Byrådssak 1535 /13 Inngåelse av avtale om leie av lokaler til Bergen Legevakt og Øyeblikkelig Hjelp sengepost ANSC BBE-1661-201220136-33 Hva saken gjelder: Saken gjelder inngåelse av avtale om leie av lokaler til Bergen Legevakt og nytt kommunalt tilbud om Øyeblikkelig hjelp sengepost / døgntilbud. I forbindelse med at leieavtalen for dagens lokaler til Bergen Legevakt utløper i februar 2015 ble det igangsatt arbeid med å finne alternativ lokalisering for legevakten og de tilknyttede funksjoner. Etter nærmere undersøkelser og befaringer ble Utrustningsbygget i Solheimsviken funnet best egnet for formålet. Bygget ligger i nærhet til kollektiv- og veiknutepunkt og er nær Haukeland Sykehus. Byggets utforming muliggjør ombygging av lokalene til legevakt, der kan tilrettelegges for utrykningskjøretøy og der er gode muligheter for publikumsparkering. Lokalisering i Utrustningsbygget muliggjør fortsatt samlokalisering med Helse Bergen sin Akuttpost for ruspasienter. Man vil også kunne lokalisere Øyeblikkelig hjelp sengepost (ØH-posten), et nytt kommunalt døgntilbud for korttids sykehusopphold. Samlokalisering av disse enhetene gir driftsfordeler for fremtiden. Byggets øverste etasje vil kunne huse øvrige helserelaterte virksomheter, og man vil gjennom dette etablere et samlet helsehus i Bergen kommune med gode publikumsfunksjoner. På denne bakgrunn er det fremforhandlet leieavtaler for lokaler i bygget for nevnte tre virksomheter med Utrustningsbygget AS. Utrustningsbygget AS er heleid datterselskap av G C Rieber Eiendom AS. Av leieavtalene, er det avtalene for Legevakten og ØH-posten som gjelder for Bergen kommunes vedkommende. Helse Bergen inngår tilsvarende leieavtale for Akuttposten. Alle eiendoms- og byggeprosjekter har risikoelementer i seg. For dette prosjektet vil både kostnadselementet og fremdriftselementet måtte trekkes frem som særlig utfordrende. Tidspunkt for ferdigstillelse av ny legevakt henger sammen med tidspunkt for flytting fra dagens lokaler. Normal byggetid tilsier fraflytting fra dagens lokaler 01.01.2016. Dette skaper utfordringer for planlagt fremdrift for Medieby Bergen, Bergen Media City. Det pågår fortsatt drøftinger mellom Bergen kommune, Helse Bergen og Entra Eiendom AS for å finne en realistisk fremdriftsplan for alle parter. Hastemomentet i saken kan medføre at det i senere detaljeringsfase vil dukke opp forhold som vil måtte justeres for å oppnå en effektiv og fremdriftsrettet legevakt. Utover dette, anses lokalisering av helsetilbudene i Utrustningsbygget som hensiktsmessig og det vil gi et godt tilbud til brukerne og pasientene i et langsiktig perspektiv. Vedtakskompetanse: Byrådets fullmakter 2.4 Driftsansvar: «Byrådet har ansvar og myndighet til å forestå den løpende drift av kommunens virksomhet.» Vedtatt av bystyret 28. november 2011 i sak 260-11. Byråden for finans, eiendom og eierskap innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: Bergen kommune ved Etat for bygg og eiendom inngår avtaler om leie av lokaler til Bergen 1
Legevakt og Øyeblikkelig hjelp sengepost i Utrustningsbygget, Solheimsgaten 9, gnr. 158 bnr. 837 i Bergen. Dato: 26. november 2013 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Liv Røssland byråd for finans, eiendom og eierskap Vedlegg: 1. Leieavtale datert 21.11.2013 mellom Utrustningsbygget AS og Bergen kommune om leie av lokaler i gnr. 157 bnr. 837 i Bergen kommune til Bergen Legevakt. U.off. Jfr. Off.l. 23,1.ledd 2. Leieavtale datert 21.11.2013 mellom Utrustningsbygget AS og Bergen kommune om leie av lokaler i gnr. 157 bnr. 837 i Bergen kommune til Øyeblikkelig Hjelp Sengepost. U.off. Jfr. Off.l. 23,1.ledd 2
Saksutredning: 1. Lokaler til Bergen Legevakt. Lokaliseringsvalg Leieavtale for lokaler til Bergen Legevakt utløper 28.2.2015. Det ble arbeidet med forlengelse av leieforholdet med Entra Eiendom AS for lokalene uten at dette førte frem, og man gikk dermed ut i markedet for å finne nye lokaler. Det ble annonsert i Bergens Tidende etter nye lokaler, og seks henvendelser kom inn. Tre av disse ble befart, og av disse ble «Utrustningsbygget» i Solheimsviken, gnr. 158 bnr. 837, vurdert som best egnet. Bakgrunnen for dette var blant annet beliggenhet i forhold til kollektiv- og veiknutepunkt, beliggenhet i forhold til Haukeland Sykehus, størrelse og utforming på de aktuelle lokalene i bygget, ombyggingsmulighetene, parkeringsmuligheter og mulighet for eventuell fremtidig samlokalisering av kommunens helsetjenester og virksomheter. Areal- og funksjonskrav er mottatt fra Byrådsavdeling for Helse og Omsorg og Bergen legevakt. Disse er bearbeidet videre ut fra lokalenes utforming og muligheter, og utleier har utarbeidet et såkalt Kravsspesifikasjon/Forprosjektrapport ut fra dette. Forprosjektrapporten omfatter både lokalene til Bergen legevakt, Øyeblikkelig hjelp sengepost og Akuttpost for Helse Bergen. Kravsspesifikasjon/ forprosjektrapport med tillegg er vedlegg til leieavtalene, jfr. Vedlegg 1 og 2 med vedlegg. De aktuelle lokalene har gjennom arbeidet med forprosjektrapporten også teknisk sett blitt vurdert som godt egnet til formålet. Pasientfunksjonene kan fungere på ett stort grunnplan, noe som var en sentral forutsetning for valget av lokalitet. Samtidig har forprosjektet vist at ambulanseinngang, adkomst og trafikkforhold lar seg løse på en god måte i Utrustningsbygget. 2. Lokaler til Øyeblikkelig hjelp sengepost / døgntilbud I lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-5 er kommunene pålagt å opprette et kommunalt Øyeblikkelig hjelp tilbud på døgnbasis, her kalt Øyeblikkelig hjelp sengepost. Gjennom prosessen med analyse av mulighetene i Utrustningsbygget ble det klart at bygget også kunne huse et slikt tilbud. Samlokalisering med legevakten er ønskelig og anbefalt av fagbyråden. Byrådsavdeling for helse og omsorg har i samarbeid med Etat for utbygging og Etat for bygg og eiendom bidratt til utarbeidelse av romprogram / arealbehov som er innarbeidet i den samlede Forprosjektrapport nevnt ovenfor. De etter loven pålagte krav vil la seg løse i Utrustningsbygget, og lokalene anses av de involverte å ville bli velegnet for formålet. 3. Leieavtalene, avtalestruktur Det ble inngått intensjonsavtale om leie av lokaler til Legevakten og tilknyttede funksjoner den 21.06.13, jfr. byrådssak nr. 1329/13. Denne ble forlenget med en måned i avtale til godkjennelse i byrådet i byrådssak 1439/13. Intensjonsavtalen utløper 30.11. 2013. Basert på intensjonsavtale, forprosjektrapporter, dialog og avklaringer mellom partene er det for Bergen kommune fremforhandlet leieavtaler for både Bergen Legevakt og Øyeblikkelig hjelp sengepost i Utrustningsbygget i Solheimsviken. Avtalestrukturen er basert på en alminnelig leieavtale med Utrustningsbygget AS som utleier og Bergen kommune som leietaker. Lokalene skal leveres i henhold til utarbeidet og omforent kravspesifikasjon og ellers til krav som følger av kontraktene. 3
I byggeperioden er det avtalt at leietakerne skal dekke en basisleie for de arealer som vil stå tomme og tømmes på grunn av ombyggingen og leieforholdene, såkalt tomgangsleie. Etter overtakelse vi leien betales basert på en basisleie og en tilleggsleie. Basisleien er fast, mens tilleggsleien beregnes ut fra ombyggingskostnadene, og vil ikke være endelig fastsatt før prosjektet er ferdigstilt. Helse Bergen har forhandlet parallelt med utleier for lokaler til Akuttpost som fortsatt skal samlokaliseres med Legevakten. Både Helse Bergen og Bergen kommune har foretatt intensjonskunngjøring for avtalene iht. reglene om dette i lov om offentlige anskaffelser. Leieavtalen er omfattet av unntak i anbudsregelverket da det gjelder leie av lokaler i eksisterende bygg. Intensjonskunngjøring er foretatt både i Doffin og den Europeiske databasen TED, og det har ikke innkommet klager innen utløpet av klagefristen. 4. Samarbeidet med Helse Bergen Bergen legevakt drives i samarbeid med Helse Bergen HF, og omfatter både spesialisthelsetjenester (statlige) og kommunehelsetjenestefunksjoner. Driften er regulert i revidert samarbeidsavtale fra 1.7.1989, og driftsutgiftene deles likt mellom partene. I forbindelse med den avtalestruktur og løpetid som nå er fremforhandlet for legevakten i Utrustningsbygget, er det inngått en tilleggsavtale med Helse Bergen som blant annet da stemmer overens med ny løpetid. Partene har i denne forbindelse også blitt enige om å revidere gjeldende samarbeidsavtale. Utfallet av prosessen vil kunne påvirke forholdet i utgiftsdelingen. I herværende sak er gjeldende utgiftsdeling på 50 % på hver part lagt til grunn. 5. Byggesaksprosessen Tiltaket nødvendiggjør omregulering av eiendommen og en byggetillatelse. Utleier sørger for og har gjennomføringsansvar for denne prosessen. Denne prosessen vil iverksettes i det det foreligger underskrevne leieavtaler for lokalene. I forbindelse med varsling om oppstart har det kommet inn uttalelse fra Etat for Helsetjenester angående lokalisering i Solheimsviken. Etaten anbefaler ikke etablering av legevakt med sengepost i Utrustningsbygget på grunn av luftforurensing i området. Man vil arbeide for å oppnå tilfredsstillende luftkvalitet for brukerne av tilbudet, slik at de ikke utsettes for helsefare. All virksomhet på legevakten og de øvrige funksjoner foregår innendørs. Problemene rundt luftforurensning vil blant annet la seg løse gjennom den planlagte utskifting av ventilasjonsanlegg i bygget og øvrige bygningsmessige tilpasninger. Man vil i det videre arbeid med tiltaket sørge for å dokumentere og hensynta gjeldende retningslinjer. For øvrig har Bergen kommune en Handlingsplan for bedre luft i Bergen, og i det påbegynte arbeidet med Kommuneplan, vil tiltak knyttet til luftkvalitet være viktig. 6. Fremdriftsplan Dato for ferdigstillelse er i forprosjektrapporten basert på en normal fremdriftsplan skissert av byggeleder. Det er ikke lagt inn tidsbesparelse eller kostnadskonsekvens for en fremskynding av byggeprosessen gjennom for eksempel bruk av overtid, arbeid på helligdager, fellesferier m.m. Den avtalte ferdigstillelsesdato for legevakten ligger etter tidspunkt for utløp av leieavtalen for dagens lokaler i Lars Hillesgate. Fremdriftsspørsmålet vil dermed kunne være et risikoelement i forbindelse med flytting 4
av legevakten. Men for å muliggjøre realisering av planene for Entra Eiendom AS sitt prosjekt Bergen Media City i bygget i Lars Hillesgate, parallelt med byggeprosjektet i Utrustningsbygget, har det vært arbeidet med en alternativ løsning i eksisterende lokaler for en overgangsperiode. Endelig avklaring må skje i samarbeid med Entra Eiendom AS slik at man finner en realistisk fremdriftsplan for alle parter. 7. Økonomiske konsekvenser Flytting av legevakten og inngåelse av kontrakten vil i kommende økonomiplanperiode innebære utgifter til tomgangsleie for de nye lokalene i ombyggingsperioden, flytteutgifter og nytt inventar / utstyr og ny husleie fra overtakelsestidspunktet. a. Tomgangsleie I avtaleverket er det lagt opp til at Bergen kommune må dekke huseiers tap av leieinntekter som følge av ombyggingen. Det er avtalt en fast basisleie for dette. Dersom alle nåværende leietakere må sies opp, vil dette utgjøre ca. kr. 5,1 mill. for 2014 og 8,2 mill. i 2015 forutsatt ferdigstillelse 1.12.2015. Ved tidligere ferdigstillelse vil beløpet bli lavere. Tallene er basert på forholdsvis grove anslag, og vil eventuelt måtte justeres nærmere. b. Ny husleie etter overtakelse Foreløpig beregnet husleie er anslått til 14,5 mill. per år, det vil si en økning på 9,5 mill. i forhold til dagens leienivå. Av økningen, og husleien, må Bergen kommune forvente å finansiere minst 50 %, dvs. en økning på 5 mill. Øyeblikkelig Hjelp posten skal forutsetningsvis være fullfinansiert fra Staten, jfr. Helsedirektoratets veileder om Kommunenes plikt til øyeblikkelig hjelp døgnopphold rev. 01/2013. Det tas sikte på å innlemme dette fullt ut i det ordinære tilskuddet til kommunene fra 2016. Beregningene er beheftet med stor grad av usikkerhet, blant annet på grunn av at størrelsen på ombyggingskostnadene er basert på kalkyler og ikke endelige anbudstall. Videre er det ikke beregnet merkostnader ved en fremskyndet byggeprosess for tidligere ferdigstillelse. Noen grad av usikkerhet er også knyttet til fordelingsnøkkel for den fremtidige utgiftsdelingen med Helse Bergen. Forholdet til merverdiavgift og kompensasjonsretten må også avklares nærmere. c. Fellesutgifter. Energiutgifter Fellesutgifter og utgifter til energi forutsettes å ville ligge på samme nivå som i dagens lokaler, men dette er avhengig av energiløsninger og de øvrige tekniske krav som stilles til bygget. d. Flytteutgifter og utgifter til utstyr m.m. Utgifter til flytting og nytt utstyr og inventar til Legevakten og ØH-post budsjetteres for i 2015. De økonomiske konsekvenser innarbeides i tilleggsinnstilling til økonomiplan for 2014. 8. Oppsummering Prosjektet med flytting av Legevakten og tilknyttede funksjoner inneholder en rekke risikomomenter både fremdriftsmessig, med hensyn til byggetillatelse/reguleringsendring og økonomi som man ikke har kunnet avklare fullt ut forut for avtaleinngåelsen. Arbeidet med dette vil måtte foregå parallelt, og videre fremover, blant annet av hensyn til fremdriften i dette prosjektet og prosjektet Bergen Media City. Disse momentene må vurderes når avgjørelsen om inngåelsen av denne leieavtalen skal tas. Som nevnt under punkt 1 tilfredsstiller lokalisering av legevakten i Utrustingsbygget i Solheimsviken de grunnkrav som ble stilt til en ny plassering. Dette gjelder både beliggenhet, teknisk egnethet, planløsning mm. Muligheten for samlokalisering med Akuttposten (Helse Bergen) var også svært sentral i vurderingen. Samlokalisering med Øyeblikkelig Hjelp sengeposten med 31 sengeplasser for korttids- 5
opphold, var også en vesentlig fordel her. Kommunen med samarbeidspartnere vil gjennom dette prosjektet få realisert et helsehus i Bergen kommune, med gode publikumsfunksjoner, der også øvrige helserelaterte virksomheter eller funksjoner kan huses. 6