Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/13 Dato: 11.02.2013 kl. 09.00 11.00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Atle Osen,nestleder Judith Birkeland Jan Lester Nilsen, 1. vara Øystein Grytten, 3. vara Jan Kleppe, Randi Jacobsen Mygland og Kjell Larsen hadde forfall Dessuten møtte: Revisor Monica Nilsen Revisor Helene S. Egeland Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 01/13 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 02/13 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET SAK 03/13 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL SAK 04/13 ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET Referatsaker: Notat om revisjonskostnader fra BDO Notat fra Kommunerevisjonen Vest Protokoll fra representantskapsmøte i Kommunerevisjonen Vest Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Fast post: Revisor orienterer Eventuelt Agder Sekretariat UNDERSKRIFTER Atle Osen Nestleder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, rådmann, revisorer, Avisen Agder. 2
Møtebok 11.02.2013 Flekkefjord kontrollutvalg SAK 01/13 GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møteboken fra 3. desember 2012 godkjennes. SAK 02/13 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET Enstemmig vedtak: Årsmeldingen for 2012 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 02/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2012 Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2012 Sekretær har utarbeidet forslag til årsmelding for Flekkefjord kontrollutvalg 2012. Forslag til vedtak: Årsmeldingen for 2012 vedtas. SAK 03/13 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget anbefaler at bystyret gjør slikt vedtak: Bystyret godkjenner Plan for selskapskontroll i Flekkefjord kommune 2012-2015. Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. 3
Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 03/13 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Vedlegg: 1. Forslag til plan for selskapskontroll, mottatt 14.01.2013 Bakgrunn: Hva er selskapskontroll? Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra 1.7.2004, er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommuneloven 77 nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll), og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret minst en gang i løpet av valgperioden. Hvilke selskaper er omfattet av selskapskontroll? Kommunelovens 80 utdyper videre i hvilke selskaper selskapskontroll kan utføres, og på hvilken måte selskapskontrollen kan gjennomføres på. Selskapskontroll kan kun gjennomføres der kommunen/fylkeskommunen alene, eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommunen eier selskapet fullt ut, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. Med selskaper menes interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskaper (AS). Formålet med selskapskontroll Kommunen ønsker å ivareta følgende formål med selskapskontrollen: 1. Sikre at de regler som gjelder innenfor vedkommende organisasjonsform og virksomhetsområde etterleves i de virksomheter som faller inn under den lov- og forskriftspålagte selskapskontrollen. Foruten etterlevelse av selskapslovgivningen anses det særlig påkrevd å sikre at Lov om offentlige anskaffelser overholdes. Videre er arbeidsmiljø- og miljøvernlovgivningens regler i virksomheter som er kommunalt eid, et viktig kontrollaspekt 2. Kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresse utøver myndigheten på den måten som er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven og ivaretar kommunens interesser og kommunestyrets vedtak og forutsetninger vedrørende forvaltningen av eierinteressene (eierskapskontroll) 3. Tilstrebe en bevissthet om hva kommunen ønsker å oppnå ved å etablere virksomheter, eller ved å erverve eller eie eierandeler i virksomheter, alene eller sammen med andre eiere/ deltakere 4. Vurdere økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger i de selskaper hvor dette særskilt besluttes (forvaltningsrevisjon) 4
En del av kontrollen vil i første omgang være å påse at kommunen har rutiner for å følge opp eierinteressene ved at det foretas kontroll. Det ligger ikke i selskapskontrollen å foreta kontroll med forretningsmessige disposisjoner da dette faller inn under styrets ansvar. Gjennomførte selskapskontroller: Det er ikke gjennomført selskapskontroller i perioden 2007-2012. Selskapskontroll i Momentor Flekkefjord AS ble bestilt av kontrollutvalget i møte 15.10.2012, men denne er ikke ferdigstilt pr. dato. Gjennom bestilling av Vest-Agder Fylkeskommune er det gjennomført selskapskontroll i IKAVA IKS og Vest-Agder Museet IKS (selskap hvor Flekkefjord kommune har eierinteresser) Forslag til plan: Ved prioritering av selskapskontroll kan følgende kriterier være relevante i forbindelse med en risiko- og vesentlighetsvurdering: 1. Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskapets samfunnsmessige ansvar 3. Kommunens eierandel 4. Økonomisk gevinst- og tapspotensial 5. Kommunens motiv for eierskapet Det er i forslag til Plan for selskapskontroll for Flekkefjord kommune 2012-2015 foreslått å gjennomføre selskapskontroll i følgende selskap i prioritert rekkefølge: IRS Miljø IKS Lister Bompengeselskap AS Flekkefjord Kommunebygg AS Dersom det i perioden frem til 2015 etableres eierskap i nye selskaper, kan det bestilles selskapskontroll særskilt for disse selskap. Forslag til innstilling: Kontrollutvalget anbefaler at bystyret godkjenner Plan for selskapskontroll i Flekkefjord kommune 2012-2015. Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. SAK 04/12 ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET Enstemmig vedtak: Flekkefjord kontrollutvalg avholdes som åpne møter fra og med neste møte etter de regler som fremgår av kommunelovens 31. 5
Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 04/13 ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET Bakgrunn: I møte den 30.01.2012 fattet kontrollutvalget slikt vedtak vedr. vurderingen av om møtene i kontrollutvalget skulle være åpne: Saken vurderes på nytt i 2013 I samråd med leder settes saken opp til ny behandling i dette møtet. (Saksutredningen er den samme som til møte 30.01.2012.) Gjeldende lov- og forskriftsbestemmelser: Gjeldende bestemmelser fremgår av kommunelovens kapittel 12 Internt tilsyn og kontroll. Kommuneloven var som kjent gjenstand for ganske omfattende endringer i 2003 hva angår kontrollutvalg. Det er med hjemmel i loven fastsatt egen forskrift om kontrollutvalg den 15. juni 2004. Kommunelovens 77, nr. 8 sier følgende om kontrollutvalgets møter: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. I forarbeidene til loven (Ot.prop nr 70) er temaet drøftet. Det siteres: Nr. 8 fastslår at utvalgets møter som hovedregel holdes for lukkede dører. Bestemmelsen er den samme som i dag følger av forskrift for kontrollutvalg 3, med unntak av at kommunestyret eller fylkestinget ikke kan bestemme noe annet. Kontrollutvalget har selv imidlertid anledning til å bestemme noe annet for den enkelte sak. Av annen setning følger at dørene likevel skal lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt. Henvisningen i annen setning til 31 nr. 3 siste punktum innebærer at personalsaker alltid skal behandles for lukkede dører. For øvrig gjelder saksbehandlingsreglene i kapittel 6 tilsvarende. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har følgende bestemmelse: 19. Saksbehandling. Møte og talerett i kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Departementets merknader til 19: Første ledd er identisk med kommunelovens 77 nr. 8 og fastslår at utvalgets møter som hovedregel holdes for lukkede dører. Kontrollutvalget har imidlertid anledning til å bestemme at møtene skal være åpne for offentligheten for den enkelte sak med de unntak som fremgår av første ledd. 6
I rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane blir det anbefalt (tilråding nr. 8) at kommuneloven bør endres slik at møtene i kontrollutvalget som hovedregel er åpne møter. Departementet (KRD) har hatt ute på høring forslag til endringer av kommuneloven, og foreslo bl.a. at kommunelovens 77 nr. 8 blir opphevet. Etter departementets vurdering er hensynet til personvern og til offentlige interesser godt sikret i kommunelovens 31. Dette betyr at møtene i kontrollutvalget på samme måte som møtene i andre styrer og utvalg i kommunen er åpne møter. I Kontrollutvalgsboken fremgår det at alle partier på Stortinget (Innst. S. nr. 259 2008-2009) har sluttet seg til et forslag om å endre kommuneloven slik at åpne møter i kontrollutvalget blir hovedregel. Vurdering: Ut fra de signaler som er kommet fra departementet og partiene på Stortinget om åpne møter, og det forhold at det i en rekke kontrollutvalg landet over har vært åpne møter en tid uten at det har fremkommet særlige vanskeligheter med det, vil en anbefale at møtene blir åpne fra og med neste møte i utvalget. Det blir viktig å ha en god struktur på sakslisten, slik at de sakene som etter sitt innhold må være lukket, kommer som de siste sakene. Det kan selvsagt oppstå forhold som gjør at saker i åpent møte også blir lukket, spesielt når det blir bedt om uttalelse fra revisor, og denne ikke kan uttale seg i medhold av sin taushetsplikt om forhold som han/hun har fått gjennom sitt arbeide i kommunen. Dette kan en i vesentlig grad løse med å ha en fast post i hvert møte hvor revisor orienterer og lukker denne orienteringen dersom utvalget finner dette nødvendig. Alternative forslag til vedtak: Flekkefjord kontrollutvalg avholdes som åpne møter fra og med neste møte etter de regler som fremgår av kommunelovens 31. Eller: Flekkefjord kontrollutvalg skal fortsette med lukkede møter etter gjeldende bestemmelser i kommuneloven. Referatsaker: Disse sakene ble referert og tatt til orientering: Notat om revisjonskostnader fra BDO Notat fra Kommunerevisjonen Vest Protokoll fra representantskapsmøte i Kommunerevisjonen Vest 7
Fast post: Revisor orienterer Revisor Monica Nilsen orienterte om arbeidet med selskapskontroll i Momentor AS Revisor Helene S. Egeland orienterte om forhold omkring regnskapsrevisjon Eventuelt I forbindelse med at det er innført nye rutiner i administrasjonen vedr. utsendelse av saksdokument til politikere, ble det opplyst at kontrollutvalget også skal få slike. Det fremkom ønske om at også varamedlemmene får Ipad, fordi det er forhold som gjør at varamedlemmer ofte må møte i KU. 8