EIENDOMS OG BYFORNYELSESETATEN Vedlegg 1 Oppdragsgivers spesifikasjon R
Innhold 1. Innledning... 2 2. Oppdrag som omfattes av rammeavtalen... 2 3. Forholdet til kommuneadvokaten... 3 4. Ansvarlige advokater... 3 5. Fremdrift... 4 6. Leveranser og betaling... 4 7. Tildeling av oppdrag (avrop)... 5 8. Uavhengighet... 5 9. Ansvar og forsikring... 6 10. Kvalitetssikring og oppfølging... 6 11. Bruk av underleverandør... 6 1
1. Innledning Rammeavtalen gjelder råd og bistand i forbindelse med Eiendom og byfornyelsesetatens kjøp av fast eiendom og eiendomsselskap. Rammeavtale er en kontraktstype som gir oppdragsgiver frihet til å gjøre bestillinger innenfor rammen av avtalen, men oppdragsgiver er ikke forpliktet til å kjøpe en bestemt mengde. Avtaleforholdet er løpende, og oppdragsgiver vil gjøre bestillinger hos rammeavtaleleverandøren, i stedet for å gjennomføre konkurranseutsetting av hvert enkelt kjøp. På denne måten dekker denne kontraktstypen vårt behov for løpende å foreta raske innkjøp av ytelser av samme art. Rammeavtalen skal inngås med 1 leverandør. Kontraktsperiode/ rammeavtalens varighet: Kontraktsperioden er ett år fra signering av kontrakt. Oppdragsgiver skal ha opsjon på å forlenge avtalen ytterlige 1+ 1 + 1 år på uendrede vilkår. 2. Oppdrag som omfattes av rammeavtalen Oppdraget gjelder råd og bistand i forbindelse med Eiendom og byfornyelsesetatens kjøp av fast eiendom og eiendomsselskap. Eiendoms og byfornyelsesetaten vil kunne ha behov for bistand under hele kjøpsprosessen, dvs. fra avklaring/funn av interessante objekter frem til inngåelse av bindende kjøpekontrakt og endelig overføring av eiendommen til Oslo Kommune. Bistanden kan også omfatte vurdering av eierform hos kommunen samt den praktiske gjennomføringen av dette. Nedenfor følger noen punkter som omtaler hvilken type bistand oppdraget kan omfatte. Det presiseres at listen ikke er uttømmende, og at det kan oppstå behov for bistand ved andre spørsmål i forbindelse med kjøp av eiendom. Gjennomføring av nødvendige undersøkelser/kvalitetssikring av eiendom og eiendomsselskap før inngivelse av tilbud/bud. Avklaring av spesielle juridiske problemstillinger på selgers hånd, f eks salg fra eiendomsaksjeselskapet, konkursbo, dødsbo m fl, og vurdering av juridiske spørsmål som følge av dette. Råd og bistand i forbindelse med forhandlinger og inngivelse av bud/tilbud, blant annet formulering og forbehold i tilbud, etterfølgende due diligence mm. Gjennomføring av etterfølgende due diligence ved finansiell og teknisk gjennomgang 2
av selskapet, herunder skatte, avgiftsmessige og selskapsrettslige forhold. Due diligence skal som hovedregel ikke å omfatte regulerings og forurensingforhold da dette håndteres av Eiendoms og byfornyelsesetaten selv. Råd og bistand i forbindelse med kontraktsutforming. Råd og bistand i forbindelse med overtakelse Råd og bistand ved oppgjør, f eks inngåelse av oppgjørsavtale med motpart som ønsker å bruke annet selskap enn de kommunen har rammeavtale med. Vurdering av eierform hos Oslo Kommune ved overtakelse/erverv av eiendom, f eks aksjeselskap/holdingsselskap. Videre bistand ved den faktiske gjennomføring av dette, f eks avvikling av eiendomsaksjeselskapet og/eller etablering av selskap på kommunens hånd, overføring av aksjer ol. Bistand til å etablere nytt selskap, for eksempel aksjeselskap/utviklingsselskap Råd og bistand i forbindelse med etterfølgende juridiske problemstillinger knyttet til kjøpet/eiendomstransaksjonen og inngått kjøpekontrakt. Generelle råd og bistand knyttet til kjøp av eiendom og eiendomsselskap. 3. Forholdet til kommuneadvokaten Etaten benytter Kommuneadvokaten, som har hovedansvaret for nødvendig advokatbistand i saker som gjelder kjøp og salg av fast eiendom og eiendomsselskap. Kommuneadvokaten vil i samråd med Eiendoms og byfornyelsesetaten i hvert enkelt tilfelle, vurdere i hvilken grad det er hensiktsmessig med ekstern advokatbistand basert på en konkret vurdering av sakens kompleksitet og tidsperspektiv. Det kan være aktuelt med bistand fra rammeavtaleleverandør i tillegg til bistand fra Kommuneadvokaten i tilknytning til ulike sider av en sak. 4. Ansvarlige advokater Rammeavtaleleverandøren skal utpeke de advokater som skal levere tjenester innenfor rammeavtalen. Det er ønskelig at tjenestene utelukkende skal leveres av partnere og fast ansatte advokater. Dersom advokatfullmektiger skal benyttes helt eller delvis, skal også disse utpekes. Det skal utpekes minimum 4 advokater. Rammeavtaleleverandøren plikter å benytte de oppgitte personene. 3
Det skal utpekes en hovedansvarlig advokat for rammeavtalen. Vedkommende forutsettes å ha spisskompetanse innenfor transaksjoner knyttet til fast eiendom. Hovedansvarlig advokat er ansvarlig for at oppdrag under avtalen blir utført av de advokater og eller advokatfullmektiger som er oppgitt til å kunne løse oppdrag under rammeavtalen. Dersom advokater slutter i firmaet innenfor rammeavtalens løpetid, skal disse erstattes med advokater med tilsvarende kompetanse. Oppdragsgiver skal varles på forhånd, og det kreves oppdragsgiver forutgående skriftlige samtykke. 5. Fremdrift Oppdrag skal kunne påbegynnes senest innen 24 timer fra skriftlig bestilling sendes fra oppdragsgiver. Oppdrag skal utføres innenfor de tidsfrister som blir avtalt for det enkelte oppdrag. På oppdragsgivers anmodning skal rammeavtaleleverandøren utarbeide og fremlegge en fremdriftsplan i forbindelse med det enkelte oppdrag. Planen skal vise hvordan tidsfristene skal overholdes, og skal fortløpende justeres for eventuelle tidsforlengelser eller forseringer. 6. Leveranser og betaling Oppdragene honoreres pr. time etter medgått tid. Timeprisen skal dekke alle utgifter og kostnader knyttet til oppdraget, herunder konsulentens fortjeneste og kostnader til administrasjon, kontorhold og databehandling, forbruksmateriell, rekvisita og leverings og fakturaomkostninger mv. Reisetid skal være inkludert i timeprisene. Timeprisene regnes for den effektive arbeidstiden på oppdraget. Det gis ikke tillegg til avtalt timesats for overtid med mindre annet er uttrykkelig avtalt. Reisekostnader, som kilometergodtgjørelse, parkometeravgift og bompengeavgift til og fra arbeidssted samt diettutgifter mv., skal være innkalkulert i timeprisene. Oppdragsgiver forventer ikke reiser i forbindelse med utførelse av oppdraget utenfor Oslo kommune. Utgifter til annonsering, kopiering og distribusjon/porto av tegninger og annet materiale til bruk utenfor leverandørens egen anvendelse dekkes av oppdragsgiver etter regning. Honorarbudsjett: Ved større oppdrag, som strekker seg over lang tid, kan oppdragsgiver kreve at oppdrag skal 4
utføres og belastes etter medgått tid innenfor et avtalt honorarbudsjett. Oppdragsgiver og konsulent skal sammen bli enige om et honorarbudsjett. Honorarbudsjettet utarbeides og revideres av konsulent og godkjennes av oppdragsgiver. Avvik fra honorarbudsjett skal godkjennes av oppdragsgiver før fakturering. Leverandøren har en særskilt plikt til å sørge for at avtalt ramme ikke overskrides, og har herunder umiddelbar varslingsplikt dersom de får kjennskap til forhold som kan gi risiko for at kostnadsrammen ikke kan overholdes. Dersom utviklingen viser at rammen ikke kan overholdes plikter leverandøren på et tidlig tidspunkt å fremlegge forslag til innsparinger og eventuelle omprioriteringer. Honorarendringer ved utsettelser, forsinkelser eller andre endringer som kan tilbakeføres til forhold ved EBY, skal påberopes og avtales særskilt for hvert enkelt tilfelle. EBY kan kreve at tilleggsarbeider faktureres separat, for å kunne oppnå bedre kostnadskontroll. Oppretting av feil og mangler som skyldes leverandørens tidligere arbeider, skal skje uten kostander for EBY. Timer som medgår til retting av egne feil og mangler og andre timer som ikke er grunnlag for fakturerbare timer, skal fremgå av timelistene som vedlegges faktura. 7. Tildeling av oppdrag (avrop) Det vil bli gjort avrop fra rammeavtalen for hvert oppdrag. Tildeling av oppdrag skal gjøres ved skriftlig bestilling som skal identifisere oppdraget, beskrive rammene for det og angi oppdragsgiver kontaktpersoner. Leverandøren skal levere tilstrekkelige ytelser for å dekke EBY sine behov for de avtalte tjenester. 8. Uavhengighet Rammeavtalelederandøren skal unngå interessekonflikter. De advokater/ advokatfullmektiger som skal levere tjenester, og firmaet som sådan, kan ikke ha prosess eller rådgivningsoppdrag mot Oslo kommune innenfor rettsområdene transaksjoner knyttet til fast eiendom, herunder kjøp av eiendomsselskaper, due dilligence og oppgjør. Rammeavtaleleverandøren skal være økonomisk uavhengig av enhver som kan påvirke hans objektivitet under utførelsen av oppdrag, og underrette oppdragsgiver om forhold som kan tenkes å påvirke hans objektivitet. 5
9. Ansvar og forsikring Rammeavtaleleverandøren skal ha gyldig og sedvanlig ansvarsforsikring for norske advokater i et forsikringsselskap med kontor i Norge, for ansvar som følger av brudd på kontrakten. 10. Kvalitetssikring og oppfølging Rammeavtaleleverandøren skal utføre en faglig forsvarlig intern kvalitetssikring av de tjenester som leveres til oppdragsgiver. Rammeavtaleleverandøren skal på skriftlig forespørsel gi oppdragsgiver en klar oversikt over status i aktuelle ikke avsluttede saker, på den måten og med den hyppighet som oppdragsgiver etterspør. 11. Bruk av underleverandør Rammeavtaleleverandøren har ikke rett til å la deler av oppdraget bli utført av underleverandør, uten at oppdragsgiver på forhånd har gitt skriftlig godkjennelse. Leverandøren har ansvar for at en underleverandør tilfredsstiller alle krav som er stilt til Leverandøren iht. Kontrakten. Leverandør er ansvarlig for kontraktens oppfyllelse, selv om oppdragsgiver har godkjent at underleverandør kan benyttes. 6