Dialogseminar Rana kommune Helhetlig styring

Kort om meg Seniorrådgiver KS-Konsulent AS Forretningsansvarlig for Styring og analyse og Politikk og samfunn Jobber særlig med spørsmål knyttet til strategi, ledelse- og organisasjonsutvikling, samt økonomiske, administrative og politiske analyser. Utdannet cand.mag UiO (sosiologi, historie, statsvitenskap) og Master of Managment BI (strategi, økonomi, ledelse og scenarier). Ledererfaring fra Oslo kommune Tretten år i KS-Konsulent as Tre år i KS Forskning Forfatter av boken Framtidens kommuner med ansvar for egen utvikling

Hvordan styre en kommune?

Styringsutfordringer? Hvordan hadde en privat bedrift sett ut hvis vi sammenligner med Rana kommune? Et styre bestående ev ekstremt ulike individer, med ekstremt ulik kompetanse, interesser og målsetninger. Et foretningsområde som strakk seg fra hårspenner til atombomber. Et produkt alle mener noe om og som alle mener at de kan produsere bedre enn deg. Hovedformålet er å bruke ikke tjene penger

When We Understand That Slide, We'll Have Won The War US General Stanley McChrystal

Best på kommunal sektor KS Konsulent as

Endring - er det noe å mase med da? Kilde: Alta Museum

Hva er «Helhetlig styring»? Helhetlig styring er det det sett av systematiske verktøy og metoder som vi benytter over tid for å bevege en Rana kommune i ønsket retning

Styringsfokus Det finnes i realiteten bare to måte å styre komplekse organisasjoner på: På tiltak (hva gjør du?) På resultat (hva oppnår du?) En (for sterk) kombinasjon fører til målforvirring, ansvarspulverisering og inneffektivitet.

Direkte styring (detaljstyring) Styrer med detaljmål, aktiviteter, regler, retningslinjer, instruksjoner Styring av virksomhetens aktiviteter og fremdrift Styring gjennom hva som skal gjøres når og hvordan Indirekte styring (mål og resultatstyring) Styring skjer med visjoner, verdier, strategier og dialog Styring av organisasjonens mål og resultat Styring gjennom deltagelse, kompetanse og ansvarlighet

Styringsdialog Vi må utvikle et styringssystem som både gir politikerne mulighet til å sette mål, definere rammer samt sikre resultater HHS Politikk Fag Politikk Visjoner, mål, rammer Tiltak Evaluere, sikre resultater

Hvorfor bruke mål i politikk og styring? I politikk er vi interessert i styrt (påvirket) endring («politikk er å ville») Mål (def.): beskrivelse av en framtidig ønskverdig tilstand Målsetting (def.): beskrivelse av en framtidig ønskverdig tilstand som virkning av et tiltak Hva skal endres? Hvor mye skal det endres? For hvem? Når? Hvordan bør (under visse forutsetninger) overlates til administrasjonen Mål(styring) brukes fordi det forventes å påvirke atferd, resultater og virkninger Målene må operasjonaliseres, og det er ikke alltid så lett eller fornuftig å gjøre i politikken Kilde: Åge Johnsen

Hva er hensikten med å avklare mål på tjenesten? Avklare/prioriter hva budsjettressursen skal gi brukerne/innbyggerne Gi folkevalgte beslutningsgrunnlag for å prioritere mellom tjenestene Gi rådmannen bestilling på hva som skal oppnås Avklare forventninger mellom rådmann og enhetsleder Kommunisere forventninger og krav til de ansatte Kontrollere og følge opp resultat på alle nivåer

Hva er penger?

Ulike innfallsvinkler for offentlig vs privat Tjenestene er målet (kommune), - pengene er middelet eller pengene er målet (privat bedrift), - tjenestene er middelet

Hvis vi bare styrer pengene Vi må begynne å sette mål på det som er målene til Rana kommune og ikke bare på virkemidlene vi råder over!

Interessenter Innbyggere, bruker, næringsliv, nabokommuner, stat, mm Politikk Strategier, Budsjetter og mål Ressursinnsats (input) Prosesser Produkter (output) Budsjett/ økonomiplan KOSTRA (Kommunebarometeret) Tertial/ Årsmelding KOSTRA (Kommunebarometeret)

Store forskjeller i tjenestetilbudet i kommunene

VANYLVEN ØVRE EIKER EIDSVOLL ÅSNES SØR-ODAL ØSTRE TOTEN STRYN LEVANGER HARAM LØTEN LILLESAND NÆRØY BØMLO FROSTA NAMSOS VÅLER BRØNNØY SIGDAL SØRUM SOGNDAL FLORA SANDNES OPPDAL ULLENSVANG BÆRUM HEMNE MÅLSELV AUSTRHEIM ALVDAL DYRØY VEGA SØR-FRON RØMSKOG HYLLESTAD SOLUND TYSVÆR KVINESDAL LIERNE BOKN HJELMELAND VINJE HAMMERFEST ÅSERAL 160 000 140 000 Utgiftskorrigerte frie inntekter inkl reg.pol tilskudd, skatt, finans, kraft (ikke differensiert arb.avgift) 120 000 100 000 Hadde Rana drevet like kostnadseffektivt som Horten (korrigert for utgiftsbehov) hadde man drevet 326,4mill billigere (ikke diff arb.avg. medregnet) 80 000 60 000 Horten Rana 40 000 20 000 - Eiendomsskatt 104 mill Konsesjonskraft 53 mill Utbytte 12 mill Nord-Norgetilskudd 43 mill Gevinst finans 109 mill

Interessenter Innbyggere, bruker, næringsliv, nabokommuner, stat, mm Politikk Strategier, Budsjetter og mål Ressursinnsats (input) Prosesser Produkter (output) Resultater (outcome) Budsjett/ økonomiplan KOSTRA (Kommunebarometeret) Tertial/ Årsmelding KOSTRA (Kommunebarometeret) Tertial/ Årsmelding BedreKommune Skoleporten SSB etc

Hvor er sammenhengen mellom penger og resultater? La oss avklare det først som sist Er det noen sammenheng mellom ressursinnsats og resultater i norske kommuner? NEI!

Sammenheng mellom enhetsutgifter og kvalitet? KS-FoU mai 2011 Fürst og Høverstad Pleie- og omsorgsinstitusjoner: - Ingen sammenheng mellom utgifter per plass og resultater i bruker- og pårørendeundersøkelser. - (83 kommuner med bruker- og 93 kommuner med pårørendeundersøkelser i 2008/09) Grunnskolen: - Ingen sammenheng mellom utgifter per elev og læringsresultater (nasjonale prøver, grunnskolepoeng og overgang til videregående opplæring). Enhetsutgifter i kommunene er avhengig av: - Kommunens økonomiske handlingsrom «man bruker de pengene man har». - Kommunens valg ift. tjenestestruktur (skole- og institusjonsstørrelse). - Og strukturkvalitet lærertetthet, tilpassede enerom. - Vi finner ingen tegn på at høy ressursbruk/høye utgifter per tjenesteenhet fører til bedre resultatkvalitet. Fürst og Høverstad ANS

Interessenter Innbyggere, bruker, næringsliv, nabokommuner, stat, mm Politikk Strategier, Budsjetter og mål Ressursinnsats (input) Prosesser Produkter (output) Resultater (outcome) Impact Budsjett/ økonomiplan KOSTRA (Kommunebarometeret) Tertial/ Årsmelding KOSTRA (Kommunebarometeret) Tertial/ Årsmelding BedreKommune Skoleporten SSB etc

Hvordan ser idealkommunen ut? Idealkommunen er en kommune som: jobber systematisk og planmessig jobber helhetlig og integrert vektlegger resultater og effektivitet er åpen og brukerorientert kontinuerlig evaluerer sine tiltak og resultater evner å lære av denne evalueringspraksisen. Med andre ord en effektiv, utviklingsorientert, lærende og politisk målstyrt kommuneorganisasjon

Lom 2011 Bærum Mandal Kristiansund 2012 Orkdal Nesodden 2014 Kristiansund 2010 Hemne 2011 Ulstein 2015 Tynset 2015 Gausdal Skaun Skien Marnardal 2013 Lillehammer Sauda Øvre Eiker Midtre Gauldal 2015 Ulstein 2013 Sykkylven 2012 Rendalen 2012 Lenvik Marnardal 2011 Eide Nannestad Nesodden 2011 Tynset 2012 Hamarøy Åsnes Ørland Skodje Gloppen Meldal Aurland Sund Midtre Gauldal 2010 Meland Vanvylven Ibestad Ørskog Storfjord Engerdal Røros Sør-Odal Hjelmeland Rendalen 2010 Marnardal 2009 Kåfjord 456 445 442 440 433 431 430 425 415 412 410 386 378 374 361 358 347 347 346 343 333 329 324 320 318 316 316 315 314 299 292 287 274 273 272 271 266 265 254 249 246 245 244 242 550 535 519 507 0 100 200 300 400 500 600

Poeng 8 fokusområder 100 90 80 70 75 60 50 40 30 44 35 60 37 51 34 43 20 10 0 1. Offentlighet og demokrati 2. Tilgjengelighet, 3. Politisk styring og innbygger og kontroll brukerorientering 4. Lederskap, ansvar og delegasjon 5. Resultatfokus og effektivitet 6. Kommunen som arbeidsgiver 7. Utviklingsstrategi og lærende organisasjon 8. Kommunen som samfunnsutvikler

Øvre Eiker vs alle kommuner evaluert med Kommunekompasset 2.0 7. Utviklingsstrategi og lærende organisasjon 8. Kommunen som samfunnsutvikler 1. Offentlighet og demokrati 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2. Tilgjengelighet, innbygger og brukerorientering 3. Politisk styring og kontroll 6. Kommunen som arbeidsgiver 4. Lederskap, ansvar og delegasjon 5. Resultatfokus og effektivitet Gjennomsnitt Norge Øvre Eiker

Helhetlig styring (Mål- og resultatstyring)

Mål og resultatstyring i ulike former Manaagment by Objektivs (MBO) Mål- og resultatstyring (MRS) Balansert målstyring (BMS) Fullstendige balanseregnskapet (FBR) Helhetlig styrings (HSS)

Skal vi ha mål for alt? Nei, vi må skille mellom: Målstyring Mål Målsetting Kvalitetsstyring Kontinuerlig forbedring Avvik Indikator Målepunkter for både mål, resultat og kvalitet Tiltak Det vi gjør

Kvalitetsstyring Formål: Skape en kontinuerlig utvikling i organisasjonen gjennom kontinuerlig forbedring av tjenester og virksomheter Arbeidsform: Kritiske suksessfaktorer og avvik identifiseres Effekt Umiddelbare tiltak gjennomføres for å justere kvaliteten der servicen og kvaliteten ikke holder mål Påvirkning Analyse Målstyring Formål: Skape fokus og samle organisasjonen innenfor større overgripende forandringer og satsninger Arbeidsform: Langsiktige mål prioriteres og formuleres og danner grunnlag for finansielle beslutninger Effekt Organisasjonen legger fokus og kraft på å skape aktiviteter for å oppfylle de langsiktige målene Virksomhetsplaner

Alle resultater analyseres i henhold til kvalitetshjulet

Analysetrappen Kontinuerlig forbedring Nye politisk målsettinger 9. Foreslå tiltak 8. Dra konklusjoner 7. Vurdere annen relvant informasjon 6. Reflektere over påvirkende faktorer 5. Identifisere mønster 4. Sammenligne med andre 3. Sammenligne med egne målsettinger 2. Analyser og sammenligne med tidligere målinger 1. Kvalitetssikre input

Hvilke utfordringer har målstyring? Uklare mål Uvesentlige mål Luftslott: mål uten målinger Sneversyn For mange mål og detaljstyring Rapporteringsvelde og mistillit Målejuksing Er målstyring i offentlig sektor virkelig målstyring? Kilde: Åge Johnsen

Helhetlig styring er tre ting: 1. Styring på flere dimensjoner enn bare økonomi Økonomi Tjenestekvalitet Organisasjonskvalitet Samfunnskvalitet 2. Resultatfokusering Mindre fokus på tiltak og mer fokus på resultat 3. Styringsdialog Et verktøy for å bestille mål og evaluere resultater

Flerdimesjonalt

Helhetlig styring (BMS) Vi må ha budsjett (mål) og regnskap (resultater) på mer enn bare penger Styring & Økonomi Samfunnskvalitet Tjenestekvalitet Organisasjons/ medarbeiderkvalitet

Resultatledelse forutsetter et mål og en målsetting «Alle var enige om at det hadde vært en fin tur»

Resultatfokus

Resultatfokus God innsats er bra, men i lengden holder det ikke hvis vi ikke også skaper gode resultater! Vi må styrke den målrettede innsatsen og fokusere på kjerneoppgaver.

Behovet for styring av knappe ressurser Produktiv Uproduktiv Effektiv Gjøre det riktige bra Riktige tjenester til lavest kostnad Gjøre det riktige dårlig Riktige tjenester til høye kostnader Ineffektiv Gjøre det gale bra Gale tjenester til lavest kostnad Gjøre det gale dårlig Gale tjenester til høye kostnader

Resultatfokus Aktivitet uten fokus på resultat er godt betalt tidsfordriv Einar Evensen Tidl rådmann Sarpsborg

Hva er resultatet av vår tjenester?

Styringsdialog Politisk styringsperspektiv Demokratisk innbyggerperspektiv

Kunnskapseksplosjonen gjør det krevende å være folkevalgt Vanskelig å treffe velfunderte politiske beslutninger Informasjonsgap mindre informert samme ansvar Fare for at det utvikles A og B lag ulik tilgang på adm. støtte for politikkutforming Fragmentering / oppdeling flere og flere beslutninger flyttes ut av politiske fora (delegering desentralisering, interkommunalt samarbeid, selskapsdannelser, nettverk)

Best på kommunal sektor KS Konsulent as

Styringsfokus Det finnes i realiteten bare to måte å styre komplekse organisasjoner på: På tiltak (hva gjør du?) På resultat (hva oppnår du?) En (for sterk) kombinasjon fører til målforvirring, ansvarspulverisering og inneffektivitet.

Kommuneadministrasjon Utredninger, analyser m.m. Forslag Protester Politikere og innbyggere

Kommuneadministrasjon Utredninger, analyser m.m. dialog Forslag Gjennomføring Paneler, rådslag m.m. Politikere og innbyggere

Innbyggere Styrings dialogen Administrasjon Politikere

Oppsummert

10 råd om bruk av mål- og resultatstyring i Rana kommune Kilde: Åge Johnsen 1. Målformulering målstyring 2. Resultatmåling målstyring 3. Start med resultatmåling fremfor målformuleringsprosesser men ha fokus på mulighet for målforskyvning - «What you measure is what you get» 4. Datakvalitet er viktig men skal du vente til alt er perfekt kommer du aldri i gang 85 % validitet er helt greit 5. Løse koblinger mellom innsats og effekt kan være en god ting så lenge det skaper bevegelse 6. Gapestokk vs seierspaller: Rangering er bra fordi det skaper diskusjon og bevegelse 7. Desibeleffekten: Demokrati er støy og diskusjon 8. Aktiv bruk gir læring og kompetanse start med det dere har 9. Ting tar tid: men hold fokus gjennom hele året på faste tidspunkt i årshjulet 10. Gjør det! ha fokus på gjennomføringskraft og endringstrykk

La den helhetlige styringen bli en vane! We are what we do. Excellece, then, is not an act, it is a habit. Aristoteles Vilje Vane Kunnskap Ferdigheter Stephen Covey