1
INNLEIING Time kommune er ein kommune i vekst og talet på innbyggjarar er forventa å auka betydeleg framover. Folkeveksten vil krevja investeringar i barnehagar, skular, sjukeheimar og infrastruktur. Kommunen planlegg investeringar på 735 mill. kroner i vedtatt økonomiplan for 2014-2017. Kommunen budsjetterer i 2014 med 271 mill. kroner til kjøp varer og tenester til drift av kommunen sine tenester. - innkjøp frå interkommunale selskap: 48 mill. kr - innkjøp frå stat, andre kommunar og fylkeskommunen: 32 mill. kr - kjøp av private barnehageplassar: 67 mill. kr. - innkjøp etter innkjøpsreglement: 124 mill. kr Kommunen vil arbeida for å auka den økonomiske handlefridommen slik at kommunen og i framtida skal kunna yta gode tenester til kommunen sine innbyggjarar. Dette kan blant anna gjerast ved å effektivisera og forbetra kommunen sitt innkjøpsarbeid på alle nivå. Denne strategiplanen søker å fastsetta mål og strategiar for korleis Time kommune skal gjennomføra sine innkjøpsprosessar frå 2014 til 2017 for å nå sine overordna og langsiktige mål. MÅLGRUPPER Innkjøpsstrategien er laga både for dei som direkte er aktørarar i innkjøpsprosessane og for eksterne aktørar då gode og ryddige kommunale innkjøp er med på å skape eit godt omdømme for kommunen. o innbyggjarar o leverandørar o politikarar o budsjettansvarlege o bestillarar i kommunen Innkjøpsstrategien omhandlar både bygg- og anleggsprosjekt og alle innkjøp til drifta. 2
ROLLER I INNKJØPSARBEIDET Kommunestyret vedtar innkjøpsstrategi delegerer myndigheit til rådmannen i budsjettvedtaka Rådmannen overordna ansvar for alle innkjøp i kommunen skriv under alle innkjøpsavtalar Budsjettansvarlege ansvar for innkjøp i eiga avdeling Eigedomssjef/tenesteleiar kommunalteknikk gjennomføre byggje- og anleggsprosjekt Styringsgruppe for byggeprosjekt følgjer større byggjeprosjekt gjennom planleggings- og byggjeperioden Økonomisjef ansvar for at lov om «offentlege anskaffelser» blir nytta i kommunen sine innkjøp Innkjøpsleiarar gjennomføra gode innkjøpsprosessar oppfølging av inngåtte innkjøpsavtalar opplæring av kommunen sine bestillarar gje råd for å kvalitetssikra einskildkjøp Prosjektleiarar gjennomføra gode prosessar for byggje- og anleggsprosjekta frå definering av behov til ferdig overlevert bygg/anlegg. rapportera til styringsgruppe om status i prosjekt rapportera til kommunetyret ved avvik i budsjett Brukargruppe Bestillar delta i planleggingsfasen ved større avtalar og prosjekt sikra brukarinteresser bestilla varer og tenester på kommunen sine inngåtte rammeavtalar informera innkjøpsleiar ved avvik i leveringsvilkår 3
TIME KOMMUNE SINE INNKJØPSPRINSIPP Time kommune sine innkjøp skal vera formåls- og kostnadseffektive, samfunnsansvarlege og skapa tillit til Time kommune som innkjøpar. Innkjøp er eit fag og inneheld ei lang rekkje med aktivitetar som må gjennomførast før me kan oppnå eit vellukka kjøp. Innkjøpsprosessen er illustrert i figur 1 slik: Behov Markedsvurdering Konkurransegrunnlag Kunngjøring Evaluering Kontrakts -tildeling Bestilling Utarbeide kravsspesifikasjon Fakturahandtering Oppfølging Dei ulike stega i innkjøpsprosessen kan delast inn i tre hovudfasar: Planleggingsfasen, konkurransegjennomføringsfasen og oppfølgingsfasen. Planleggingsfasen består av fasane frå eit behov oppstår til utarbeiding av konkurransegrunnlag. I planleggingsfasen skal me gjennom god innkjøpsdialog stimulera til nytenking både internt og i leverandørmarknaden og slik leggja til rette for framtidsretta løysingar. Planleggingsfasen for byggje- og anleggsprosjekt er og særs viktig for å oppnå gode og kostnadseffektive prosjekt som også opnar for nye løysingar. Konkurransegjennomføringsfasen er fasane frå kunngjering til kontraktstildeling av sjølve innkjøpet vert regulert av lov og forskrift om «Offentlig anskaffelser» Kontraktsoppfølgingsfasen som er fasane frå bestilling til oppfølging er særs viktige for å sikre at kommunen får den kvaliteten, prisen, servicen og dei leveringsvilkåra som er avtalefesta. Oppfølging foregår i heile avtaleperioden. For at kommunen som innkjøpar skal kunna gjera gode innkjøp er det viktig å ha fokus på første og siste fase. Sjølve innkjøpsprosessen er eit handverk som skal følgja gjeldande regelverk, men det er i dei andre fasane kommunen som innkjøpar kan hente dei største gevinstane. DELMÅL 1: OPPNÅ FORMÅLSEFFEKTIVE INNKJØP Time kommune sine innkjøp skal vera baserte på langtidsplanlegging, tidleg dialog med brukar og leverandør for best mogleg kunne dekkja dei aktuelle behova som kommunen har. o starta tidleg opp med planlegging av kommunen sine vedtatte investeringar o definera kommunen sine reelle innkjøpsbehov o stimulera til nytenking i egen organisasjon gjennom arbeidet med behovsdefinering o samarbeida med leverandørmarknaden for søkja å finna dei beste løysingane for å dekkja kommunen sitt behov 4
DELMÅL 2: OPPNÅ KOSTNADSEFFEKTIVE INNKJØP Time kommune skal ha ein rasjonell og kostnadseffektiv innkjøpsprosess med klar og eintydig arbeidsflyt som hindrar dobbeltfunksjonar og sikrar krav til dokumentasjon og internkontroll. God kompetanse er ein føresetnad for å gjera gode offentlege innkjøp. Dette gjeld både bestillar-, innkjøpsfagleg - og juridisk kompetanse. o utnytta våre stordriftsfordeler ved å koordinera innkjøp: internt i kommunen i samarbeid med andre kommunar når dette er formålstenleg o leggja til rette for god konkurranse ved å utarbeida gjennomarbeida konkurransegrunnlag med klare krav og kriterier o inngå felles rammeavtalar for kommunen slik at administrasjonskostnadene vert redusert: auka bruk av elektroniske verktøy for innkjøp og fakturabehandling, noko som betyr færre feil og betre internkontroll auka avtalelojaliteten til inngåtte avtalar få færre direkte innkjøp frå tenesteeiningane o sikra god kontraktsoppfølging slik at me oppnår dei vilkåra som er avtala både når det gjeld pris og kvalitet. DELMÅL 3: SAMFUNNSANSVARLEGE INNKJØP Time kommune skal vera ein krevjande og konstruktiv innkjøpar som skal påverka næringslivet til å tilby løysningar med vekt på samfunnsansvar. o vurdera prisen ut frå livssykluskostnader. o krevja universell utforming o stilla sosiale og etiske krav til leverandørane og deira underleverandørar o stilla miljøkrav i alle innkjøp DELMÅL 4: SKAPA TILLIT TIL KOMMUNEN SOM INNKJØPAR I formålsparagraf i «Lov om offentlig anskaffelser» 1 vert det understreka at offentlige innkjøp skal baserast på: «forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal og bidra til at det offentlege opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelsar skjer på en samfunnstjenlig måte. Time kommune skal gje profesjonell og rettferdig behandling av alle leverandørar i samsvar med lov og forskrift om offentlege innkjøp. o Kommunen skal opptre med føreseielege og balanserte kontraktar som er kjent i leverandørmarknaden, slik at kommunen står fram som ein seriøs og attraktiv kontraktspart. 5
o Innkjøpsarbeidet skal vera organisert med klare ansvarslinjer. o Kommunen skal ha gode rutinar for intern kontroll for å skjerpa etterlevinga av regelverket om offentlege innkjøp, forvalta ressursar på ein god måte og for å førebyggja korrupsjon og misferd ved offentlege innkjøp. 6
Handlingsplan Delmål 1: Oppnå formålseffektive innkjøp Tiltak Aktivitet Ansvar 1.1 Langtidsplanlegging og tidleg oppstart av kommunen sine Bruka vedtatt økonomiplan som grunnlag for planlegging for tidleg oppstart Eigedom investeringsprosjekt. Gjennomgå og revidera gjeldande reglement for byggje- og anleggsprosjekt 1.2 Langtidsplanleggja Kartleggja og systematisera kommunen sine kommunen sine framtidige innkjøp framtidige driftsinnkjøp og Etablera rutine for innmelding av rammeavtalar behov 1.3 Nytenking Brukarar er med på å definera det reelle behovet Gjennom kartlegging og samarbeid med leverandørmarknad tilretteleggja for nye og betre løysingar for framtidige behov. Økonomi Økonomi/ eigedom Handlingsplan Delmål 2: Oppnå kostnadseffektive innkjøp Tiltak Aktivitet Ansvar Utarbeida ny fullmaktsstruktur for alle innkjøp Oppdatera innkjøpsreglement med tilhøyrande malar Tydeleggjera krav til rammeavtalelojalitet 2.1 Klargjera ansvar og myndigheit for kommunale innkjøp 2.2 Auka innkjøpskompetanse i organisasjonen Ajourført intranett skal ha oppdatert informasjon om regelverk, retningslinjer og inngåtte avtalar som kommunen har. Intern opplæring av tenesteleiarar og bestillarar Innkjøpssertifisering av minst ein av prosjektleiarane Økonomi/ Eigedom/ Rådmann Innkjøpsleiar 2.3 Forenkla innkjøpsprosessar Utarbeida malar for saksgang og konkuransegrunnlag Utarbeida felles rutinar, malar og sjekklister for gjennomføring av byggje-og anleggsprosjekt Auka bruk av elektronisk handel Redusera talet på leverandørar Auka bruk av rammeavtalar ved byggje- og anleggsprosjekt 2.4 God kontraktsoppfølging Tildela roller og ansvar i fbm. kontrakts- Innkjøps- 7
oppfølgingsfasen. 2.5 Utnytta stordriftsfordelar Fleire fellesinnkjøp Time, Klepp og Gjesdal Samarbeida også med andre når det er hensiktsmessig Inngå fleire rammeavtalar leiar Handlingsplan delmål 3: Samfunnsansvar Tiltak Aktivitet Ansvar 3.1 Sikra oppfølging av etiske og Laga kontrollrutinar for oppfølging av lønns- Økonomi sosiale krav i kontraktane og arbeidsvilkår i kontraktane Handlingsplan delmål 4 Skapa tillit til Time kommune som innkjøpar Tiltak Aktivitet Ansvar 4.1 Gje profesjonell og rettferdig behandling av alle leverandørar i tråd med lov og forskrift om offentlege innkjøp. Utarbeida ryddige og oversiktlege konkurransegrunnlag Bruka mest mogleg rettferdige konkurransevilkår Utarbeida føreseielege og balanserte kontraktar Kommunisere og stå fram som ein seriøs og attraktiv kontraktspart. Innkjøpsleiar 8