Notat Veiledning for førstegangsregistrering av produsenter av fisk og fiskevarer for eksport til Vietnam Kun for virksomheter som ikke fra før av er godkjent i Vietnam, jfr. Godkjentliste 21.11.2014 på http://www.mattilsynet.no/mat_og_vann/eksport_av_mat/eksport_av_fisk_av_ sjomat/eksport_av_fisk_og_sjomat_til_vietnam.9283 Vietnamesiske myndigheter krever at norske produsenter av fisk og fiskevarer skal være registrert i deres system før varer kan importeres til landet. Mattilsynet innførte elektronisk innmelding av registreringsopplysningene høsten 2014. Dette notatet beskriver hvordan registreringen skal gjøres når en virksomhet skal registreres for første gang. 1. Produsent logger inn på https://www.mattilsynet.no/mats 2. «Endre informasjon om næringsmiddelvirksomhet» Velg «Skjema» og «Endre informasjon om næringsmiddelvirksomhet» 1 Side 1 av 14
3. «Velg tilsynsobjekt» Merk «Velg tilsynsobjekt», produsenten som skal registreres og velg «Neste» Virksomheter med flere godkjenningsnummer (pakkenummer) vil i de fleste tilfeller ha ett godkjenningsnummer per linje. Registreringen gjøres som egen sak for hvert av godkjenningsnumrene som skal produsere for eksport til Vietnam. 2 Side 2 av 14
4. «Rediger detaljer» Kontrollér oppgitt informasjon om tilsynsobjektet, og velg «Neste» Feltet «Navn» viser tilsynsobjektets navn, altså navnet som blir knyttet til virksomhetens godkjenningsnummer (pakkenummer). o Benyttes i Mattilsynets lister over godkjente virksomheter o Hentes opp sammen med godkjenningsnummer i fiskeattester o Fartøy (Frysefartøy og fabrikkskip) bør om mulig ha fartøynavn som virksomhetsnavn, da det ofte står fartøynavn sammen med godkjenningsnummer på kasseetikett. Det har ved noen tilfeller skapt problemer at det i importlandets virksomhetsliste og norsk attest står f.eks rederinavn, mens fartøynavn benyttes på etikett. «Benytt virksomhetens adresse» hukes av, og Skjematjenesten henter inn virksomhetens forretningsadresse fra Enhetsregisteret. 3 Side 3 av 14
5. «Velg produksjonsform» Legg til ny produksjonsform: «Produksjon for eksport av fisk og fiskevarer til Vietnam» 4 Side 4 av 14
6. Fyll ut informasjonen som skal meldes til Vietnam, velg «Legg til» og «Neste» Fritekstfelt som fylles ut på engelsk alle spørsmål må besvares: A. Products (NYE KRAV FRA VIETNAM): Velg produktene dine i henhold til produktkategoriene vedlagt i Vedlegg A nedenfor. Produktkategoriene velges ut i fra fiskeslagene som du skal produsere for eksport. Listen består av 8 hovedkategorier. Dersom du har flere produkter som faller under forskjellige produktkategorier må du legge til alle kategoriene som gjelder for dine produkter. Det vises til eksempel nedenfor: 5 Eksempel 1: Har du frossen laksefilet og laksehoder noteres dette som f.eks: Fish and fishery products. Frozen, Farmed. species - Atlantic Salmon Other fish material intended for human consumption species - Atlantic Salmon, heads Side 5 av 14
Eksempel 2: Har du villfanget frossen torsk, blåkveite og uer noteres dette som f.eks: Fish and fishery products. Frozen, Wild-caught Species - Cod, Greenland halibute and Redfish VIKTIG INFORMASJON: Spiselig rest-råstoff har egne tilleggskrav, se punkt 7. B. Farming and processing areas: Fyll inn fangstområdet hvor fisken er fanget eller produsert. Fangsområdet skal oppgis som FAO-område. Eksempel: f.eks. FAO27 (ikke fylke, fiskebank, eller lokalitetsnavn m.m). C. Farming, harvesting, preparation and processing methods: Gi en kort og presis beskrivelse av produksjonssystemet i henhold til hva som blir produsert. Dette skal også korrespondere med et flytskjema som viser prosessene med angitt kritiske kontrollpunkt. Må ses i sammenheng med punkt F. D. Feed handling and control measures applied in farming process: Skal kun fylles ut dersom det gjelder eksport av akvakulturprodukter. Alle andre skriver N/A (Not applicable). E. Packing (labelling), transport and distribution methods: Gi en kort beskrivelse om pakking/etikker, lagring, transportsystem og distribusjon. F. Quality management systems applied: Skriv hvilken type kvalitetssystem virksomheten bruker, (f.eks. HACCP osv.) Ikke navnet på bedriften du bruker eksternt. Send med et enkelt HACCP flytskjema for hver produktkategori du har valgt (jf. punkt 3). I flytskjemaet skal det angis kritiske kontrollpunkter. Informasjon om flytskjema finnes i vedlagt vedlegg B nedenfor. G. Remarks: Her kan du skrive eventuelt utfyllende informasjon 7. «Registrer vedlegg (NYE KRAV FRA VIETNAM)» Last opp alle vedlegg som du ønsker å levere inn sammen med registreringen. Husk at det skal lastes opp et flytskjema for hver produktkategori du har valgt. Dersom du har valgt spiselig restråstoff (f.eks. hoder osv.) skal det også lastes opp standardisert bekreftelse fra ditt lokale Mattilsyn på at produktet er egnet for human konsum. Bekreftelsen er skrevet på engelsk. 8. «Kontroller opplysninger» Se over informasjonen du har skrevet inn, sørg for at alt er korrekt og alle felt er besvart. Dersom noe mangler eller er feil, så gå tilbake ved å klikke i menyen til venstre på punktet du ønsker å endre. 9. «Send inn» Velg «Send inn skjema» 6 Side 6 av 14
10. Dette skjer videre: Mattilsynets distriktskontor mottar skjemaet som en melding. Opplysningene gjennomgås og registreringen bekreftes. Når registreringen er bekreftet, dukker den opp som ny produksjonsform for virksomheten, i den nederste boksen det er bilde av på punkt 5. Mattilsynets Hovedkontor, Seksjon for eksport og import tar med jevne mellomrom ut lister som sammenstiller informasjonen fra de ulike produsentene, og oversender disse til Vietnams myndigheter for videre behandling. De vietnamesiske listene som er publisert per dags dato har mange feil. Ved første gangs oversendelse i elektronisk form vil Mattilsynet be om at den nye listen erstatter den gamle i sin helhet. Dette vil bli gjort i mars 2015. Vietnamesisk liste ligger tilgjengelig på følgende nettside: www.nafiqad.gov.vn VEDLEGG Tilleggsinformasjon som er viktige å lese før registering: A. Produktkategorier for eksport av fisk og fiske-produkter til Vietnam B. Flytskjema som brukes for å forklare produksjonsprosessene til produktkategoriene valgt. 7 Side 7 av 14
Vedlegg A. PRODUKTKATEGORIER FOR EKSPORT AV FISK OG FISKE- PRODUKTER TIL VIETNAM Myndighetene i Vietnam kom med nye krav, i januar 2015, for registering av virksomheter til godkjenning for eksport av fisk og fiskeprodukter til Vietnam. Dette innebærer at i registreringsskjemaet til Vietnam skal virksomheten kategorisere sine produkter, samt legge ved flytskjema over produksjonsprosessen til den produktkategorien som er valgt med angitte kritiske kontrollpunkt. Mattilsynet har sammen med næringsorganisasjonene utarbeidet fastsatte produktkategorier som passer med de produkter som sendes til Vietnam. Definisjon: Fish and fishery products er definert til å bety i denne sammenheng: - til å inkludere Fish, Crustaceans, Molluscs and other aquatic invertebrates. Valg av produktkategori: Hvert enkelt virksomhet må velge fra tabell 1, som består av 8 hovedkategorier, hvilken produktkategorier som passer best til de produktene som ønskes eksportert til Vietnam. Produktkategorier 1 Fish and fishery products. Live, fresh or chilled, Wild-caught. 2 Fish and fishery products. Live, fresh or chilled, Farmed. Tilhørende HS-kode 03.01; 03.02; 03.04; 03.06; 03.07; 03.08 03.01; 03.02; 03.04; 03.06; 03.07; 03.08 Arter (eksempler) of Cod, Saithe, Greenland halibut, mackerel, herring, King crab, molluscs etc. Atlantic Salmon, Rainbow Trout etc. Type H/G or fillets or whole gutted CHILLED, LIVE OR FRESH H/G or fillets or whole gutted CHILLED LIVE OR FRESH 3 Fish and fishery products. Frozen, Wild-caught. 4 Fish and fishery products. Frozen, Farmed. 5 Fish and fishery products. Dried; smoked, whether or not cooked before or during the smoking process; fermented; salted or in brine. 6 Fish and fishery products. Prepared or preserved 7 Products derived from Fish and fishery products. 03.03; 03.04; 03.06; 03.07; 03.08 03.03; 03.04; 03.06; 03.07; 03.08 03.05; 03.06; 03.07; 03.08 Cod, Saithe, Greenland halibut, mackerel, herring, King crab, molluscs etc. Atlantic Salmon, Rainbow Trout etc. Farmed or Wild caught fishery products etc. 16.04; 16.05 Farmed or Wild caught fishery products 03.05; 05.11; 16.03; 15.04; 21.04; 23.01 Farmed or wild caught fishery products H/G or fillets or whole gutted FROZEN H/G or fillets or whole gutted FROZEN Smoked, klipp fish, dried fish, brine Fish burgers, Caviar, other prepared or preserved fish (excluding whole fish pieces) Fish fats, oils, extracts and juices of fish, crustaceans, molluscs, soups and broths, homogenised composite food preparations, Fish meal, pellets from fish, crustaceans, molluscs (not for human consumption) 8 Side 8 av 14
8 Other fish material intended for human consumption 03.02; 03.03 Farmed or Wild caught fishery products Chilled or frozen Salmon roe, Cod liver, Cod roe, Herring roe, and fish heads from farmed or wild caught fish, belly flaps and backbone from farmed and wild caught fishery products etc. (REST-RÅSTOFF for humant konsum) Tabell 1. Liste over produktkategoriene som kan benyttes. Hver kategori er linket opp med tilhørende HS-koder. Det gis informasjon om forslag til arter som passer inn under de forskjellige kategoriene. Dette er bare forslag da de er de vanligste artene som blir eksportert til Vietnam. Det gis også informasjon om type produkt som passer inn under alle kategoriene. Ved utfylling av skjemaet i MATS skjematjenesten, er det ikke behov for å skrive latinsk navn på art. Dette kreves kun dersom det er eksport av levende arter. Dersom det gjelder eksport av levende kongekrabbe til Vietnam, så må bedriften selv sende en søknad til Directorate of Fisheries i Vietnam som ligger under Ministry for Agriculture and Rural Affairs. Dersom eksport gjelder rest-råstoff til humant konsum, så skal virksomheten ta kontakt med sist lokale kontor og be om å få en erklæring som viser til at virksomheten er godkjent for produksjon av rest-råstoffer. Denne erklæringen skal så lastes opp sammen med flytskjema, når virksomheten registrerer seg. Det skal ikke refereres til HS-kodene i skjemaet i MATS. Informasjon om tilhørende HS-kode er kun ment som hjelp ved utvelgelse av riktig kategori. Det er heller ikke behov for å skrive H/G, filets osv. Dette er kun nødvendig for rest-råstoff for humant konsum. Eksempel på registering er: 1. Produserer for eksport: Frossen H/G og filet av torsk, sei og breiflabb: Fish and fishery products. Frozen, Wild-caught. species cod, saithe, monkfish eller, 2. Produserer for eksport: Rest-råstoff for humant konsum hoder, buklister av laks: Other fish material intended for human consumption species Atlantic Salmon heads and belly flabs eller, 3. Produserer for eksport: Frossen regnbue ørret og laks, filet og sløyd: Fish and fishery products. Frozen, Farmed species - Rainbow Trout, Atlantic Salmon Dersom en virksomhet har flere produkter som må klassifiseres i flere produktkategorier, vil det se slik ut: (Både fersk og frossen oppdretts ørret og laks og røykte lakseprodukter pakkes på samme fasilitet) 1. Fish and fishery products. Live, fresh or chilled, Farmed. species Rainbow Trout and Atlantic Salmon 2. Fish and fishery products. Frozen, Farmed. species Rainbow Trout and Atlantic Salmon 3. Fish and fishery products. Dried; smoked, whether or not cooked before or during the smoking process; fermented; salted or in brine species Atlantic Salmon 9 Side 9 av 14
Vedlegg B. FLYTSKJEMA SOM BRUKES FOR Å FORKLARE PRODUKSJONSPROSESSENE TIL PRODUKTKATEGORIENE VALGT. Myndighetene i Vietnam krever at det skal legges ved et flytskjema som forklarer produskjonsprosessen til hvert av produktkategoriene valgt, hvor det angis kritiske kontrollpunkt i produksjonsprosessen. Mattilsynet har sammen med næringen og sjømatrådet satt opp forslag til ekspempler på hvordan slike flytskjema skal se ut. Det som er viktig å være oppmerksom på, når flytskjema legges ved registeringen, er at flytskjema representerer den (de) produktkategoriene valgt. Flytskjema skal ikke være på mer enn en side. Baksiden av flytskjemaet kan brukes til å forklare kritiske kontrollpunkt i produksjonen, dersom dette ikke passer inn på en side. Vedlagte eksempler på flytskjema er til illustrasjon som kan benyttes som utgangspunkt for flytskjema for egne produkter. Eksemplene er hentet fra Codex Alimentarius. Virksomheter med slike prosesser har egne skjema for HACCP som vil se omtrent likdan ut. Virksomheten kan fjerne det som ikke passer/legge til etter behov. Dersom du produserer produkter innenfor produktkategoriene 6-8 (i listen overfor) så må det utarbeides egne flytskjema for dette, da vi ikke har eksempler for de gruppene. Ved registering av produkter som, hoder, rygger m.m. det vil si rest-råstoff for humant konsum, er det også krav om erklæring fra ditt lokale Mattilsyn. Ta kontakt med ditt lokale kontor og be om en erklæring for dette. De vil sende ut til virksomheten og den skal lastes opp sammen med flytskjema i skjematjenesten. Flytskjemaene og erklæringer skal være på engelsk. Eksempler: 10 Side 10 av 14
Eksempel på flytskjema for produktkategoriene 1-4. Dette eksempel er hentet fra Codex Alimentarius «Code of Practice for Fish and Fishery Products». Section 8. «Processing of fresh, frozen and minced fish.» Skjema 1. Processing of fresh, frozen and minced fish. Dersom du har produkter som passer inn i kategoriene 1 4 så kan lignende skjema benyttes. Her er det viktig å ta vekk det som er overflødig slik at skjemaet kun viser det som finnes i prosessen. Legg til kritiske kontrollpunkt i skjemaet, med forklarer i tekst. Husk at skjemaet og all tekst skal være utformet på engelsk. 11 Side 11 av 14
Eksempel på prosessen for salt fisk, produktkategori 5. Flytskjemaet er hentet fra Codex Alimentarius «Code of Practice for Fish and Fishery Products», Section 11.«Processing of salted and dried-salted fish.» Skjema 2. Dette skjemaet passer for salte produkter i kategori 5. Ved bruk av dette skjemaet pass på at de prosessene som ikke er med i din produksjon fjernes fra skjemaet. Legg til kritiske kontrollpunkt, med forklarende tekst. Husk at skjemaet og all tekst skal være på engelsk. 12 Side 12 av 14
Eksempel på flytskjema for røkte produkter i produktkategori 5. Dette eksemplet er hentet fra Codex Alimentarius «Code of Practice for Fish and Fishery Products», Section 12. «Smoked fish, smoked-flavored fish and smoked-dried fish». Skjema 3. Dette skjemaet passer for røkteprodukter i produktkategori 5. Husk å fjerne de prosessene som ikke er med i din produksjon før innsending. Ta med kritiske kontrollpunkt, og forklarende tekst. Husk at skjemaet og all tekst skal være på engelsk. 13 Side 13 av 14
Eksempel på flytskjema for krabbeprodukter, produktkategori 1 eller 3. Dette eksemplet er hentet fra Codex Alimentarius «Code of Practice for Fish and Fishery Products», Section 13 B. «Processing of crabs.» Skjema 4. Dette skjemaet passer for produkter av krabbe i kategoriene 1 eller 3. Husk å fjerne i prosessene som ikke er med i din produksjonsprosess. Angi kritiske kontrollpunkt. Husk at skjemaet og all tekst skal være på engelsk. 14 Side 14 av 14