hypernet Fravær Brukermanual Lærer - Kortversjon Sist endret: 06.03.2014.2014 Side 1
Innhold Logge på som annen bruker... 3 Skifte skoleår... 3 Leksjoner... 4 Opprette ny leksjon... 4 Velge vekk elever... 4 Dobbeltlegge leksjoner... 4 Flere lærere har samme leksjon... 5 Automatisk avholding av timer... 5 Fravær... 6 Timefravær (registrere, slette, endre)... 6 Heldagsfravær (fanen Fraværsoversikt)... 7 Fraværsårsak og fraværskommentar... 8 Fraværsmelding... 9 Ordens- og atferdsmerknad (registrere, slette)... 12 Varsel... 13 Diverse... 14 Gi foresatte tilgang... 16 Side 2
Logge på som annen bruker Dersom skoleadministrator har åpnet for denne muligheten, kan man gå inn på vegne av en annen lærer og føre fravær/merknader. Hvis du vil bytte til en annen bruker enn den du er inne på vegne av, må du først logge av denne brukeren, så kan du følge prosedyren ovenfor på nytt ved å klikke på ikonet for Føre fravær på vegne av. Skifte skoleår For å se fravær fra tidligere skoleår: 1. Klikk på tannhjul -knappen under innloggingsnavnet. 2. I boksen Innstillinger velger du skoleår fra nedtrekksmenyen: 3. For å komme tilbake til inneværende skoleår må du følge ovennevnte prosedyre på nytt. Side 3
Leksjoner Opprette ny leksjon 1. Klikk i kalenderen. 2. Velg faggruppe fra nedtrekksmenyen. 3. Hvis alle elever og lærere som vises på skjermen skal ha leksjonen, klikk på Leksjoner 4. Detaljer om leksjonen a. Velg enkel leksjon eller serie med leksjoner b. Kontroller Fradato og Tildato for leksjonen(e) c. Angi eventuelt antall minutter pause (kan f.eks. benyttes ved dobbeltime) d. Hvis leksjonen ikke skal gå hver uke kan du endre frekvens 5. Klikk Lagre Velge vekk elever Du kan velge vekk elever/lærere som ikke skal ha en leksjon 1. Når du er inne på en leksjon, klikk på knappen «Velg leksjonsdeltakere» 2. Fjern haken ved eleven/læreren som ikke skal være med i undervisningen. 3. Klikk på Leksjoner og kontroller at det er rett leksjon/serie, klikk på Lagre Hvis eleven allikevel skal ha denne leksjonen går du inn samme sted og henter personen inn igjen ved å klikke i avhakingsboksen. Dobbeltlegge leksjoner Det er mulig å legge flere leksjoner til samme tidspunkt. Klikk i kalenderen og opprett leksjon på vanlig måte som beskrevet ovenfor. Hvis det allerede finnes en leksjon på samme tidspunkt, vil du få spørsmål om du vil dobbeltlegge leksjonen eller avbryte prosessen. Side 4
Flere lærere har samme leksjon Hvis flere lærere som underviser i samme fag i samme gruppe ønsker å se hverandres leksjoner i kalenderen, kan det være hensiktsmessig å dele leksjonen i stedet for at alle lærere legger opp leksjonene hver for seg. Den som oppretter leksjonen haker av ved de andre lærerne under Velg leksjonsdeltakere. Leksjonen er synlig for valgte lærere som får mulighet til å avholde timen og føre fravær. Det kommer fram hvilken lærer som har ført fravær/merknad på en elev. Automatisk avholding av timer Om funksjonen automatisk avholding av timer er slått på, er det viktig å innstille eventuelle doble timer som ikke blir avholdt. Den automatiserte logikken vil gjøre at man unngår dobbel fraværsføring der flere lærere har lagt til samme time kun for seg selv uten å dele den. Den vil også fungere der enkeltelever går ut av en eller flere timer en dag for å delta på annet opplegg. Så snart to timer overlapper hverandre med ett minutt eller mer, vil denne funksjonen tre i kraft. Vær derfor nøye med hvordan leksjonene følger skolens starttidsmal for å unngå utilsiktede overlappinger. Slette leksjon 1. Klikk på leksjonen du skal slette. 2. I boksen som vises klikker du på «Leksjoner». 3. I neste dialogboks haker du av for om du skal slette en leksjon eller hele serien. 4. Klikk på «Slett» NB! Dersom leksjonen er avholdt og det er ført tilstedeværelse/fravær på leksjonen må du først nullstille leksjonen før du kan slette den. Nullstille leksjon 1. Stå i fane Fravær og klikk på den avholdte leksjonen som skal nullstilles 2. Klikk på Nullstill avholdt time 3. Klikk Ja 4. Leksjonen er nullstilt, fravær, tilstedeværelse og merknader er slettet og det er mulig å slette eller innstille leksjonen. Innstille leksjon Dersom en leksjon blir avbrutt (pga. streik, evakuering, mangel på vikar eller andre årsaker) eller du vet at en leksjonen ikke kommer til å bli avholdt som normalt, kan du innstille timen. 1. Klikk på leksjonen i kalenderen (hvis leksjonen er avholdt må du først nullstille den). 2. Klikk på nedtrekksmenyen for å velge en forhåndsdefinert årsak til innstillingen 3. Klikk på knappen «Innstill» (i kalenderen vises leksjonen nå med et rødt kryss). 4. Dersom du skal oppheve innstillingen klikker du på leksjonen i kalenderen en gang til. Svar «Ja» på spørsmålet om du skal oppheve innstillingen. Leksjonen vil da ligge som «ikke avholdt». Dersom det skal være tilstedeværelse/fravær fører du dette på vanlig måte. Side 5
Registrere timer Avholde alle dagens timer 1. Fane Fravær. 2. Klikk på pilen til høyre for dagens dato 3. Svar «Ja» til å sette alle tilstede (elever med fraværsmeldinger får meldt fravær) Avholde alle timer på valgt dato 1. Fane Fravær 2. Velg aktuell dato i datorute 3. Klikk på knappen Sett elever tilstede for alle timer på valgt dato For å avholde en enkelt time 1. Klikk på leksjonen 2. Klikk på «Til stede» Fravær Timefravær (registrere, slette, endre) 1. Fane Fravær, klikk på leksjonen 2. Klikk på Fravær 3. Klikk på grønn kule ved fraværende elev. Skriv eventuelt inn antall minutter fravær i feltet Fraværstid, legg til en fraværsårsak. 4. Klikk «Lagre og lukk» Dersom fraværet er meldt inn på forhånd, (funksjonen fraværsmelding for lærer/elev/foresatt beskrives senere i dokumentet), vil eleven få fravær automatisk når du avholder timen. Side 6
Slette/endre timefravær 1. På fane Fravær klikker du på leksjonen i kalenderen. 2. a) For å slette fraværet til en elev klikker du på rød trekant, du får en melding om at registrert fravær, kommentar og årsak slettes, klikk Ja (eleven markeres med en grønn kule). b) Hvis du bare ønsker å endre f.eks. fraværstiden eller kommentaren gjør du endringen i dette skjermbildet. 3. Klikk «Lagre og lukk» Samme timefravær og/eller merknad på flere elever samtidig Faglærer kan føre samme timefravær og/eller ordens- og atferdsmerknad på flere elever i samme faggruppe samtidig. Dersom noe informasjon ligger inne på en elev fra før vil dette blir overstyrt. Det er mulig å gå inn på enkeltelever for å gjøre individuelle forandringer. 1. Stå i fane Fravær og klikk på leksjonen 2. Klikk på ikonet «Før fravær for flere elever» 3. Hak av for de som skal ha samme fravær og/eller merknad 4. Velg fraværsårsak, skriv inn fraværskommentar eller velg type merknad. 5. Klikk Lagre og lukk Heldagsfravær (fanen Fraværsoversikt) Kun tilgjengelig for kontaktlærer Dersom skoleadministrator har åpnet for funksjonaliteten, kan systemet automatisk sette heldagsfravær på de dager der eleven har fravær i alle dagens leksjoner/enkelttimer. For en enkeltelev kan du føre fravær på dagens dato eller tilbake i tid. Dersom du skal føre et heldagsfravær fram i tid kalles det en fraværsmelding. Føre heldagsfravær: 1. Stå i fane «Fraværsoversikt». 2. Klikk på symbolet på elevraden på aktuell dato. 3. Velg fraværsårsak. Dersom heldagsfraværet ikke skal telle på vitnemål fjerner du haken. Skriv inn en kommentar hvis ønskelig. Klikk «Lagre heldagsfravær og lukk» Samme heldagsfravær på flere elever samtidig Dette kan gjøres både bakover i tid og framover i tid (som en fraværsmelding). 1. Stå i Fraværsoversikt 2. Klikk på ikonet «Før fravær for flere elever» 3. Hak av for de som skal ha samme heldagsfravær 4. Velg fraværsårsak, om fraværet skal telle på vitnemål og event. skriv kommentar 5. Klikk Lagre Side 7
Slette et heldagsfravær 1. Stå i Fraværsoversikt 2. Klikk på heldagsfravær-symbolet ved aktuell elev 3. Nytt vindu åpnes her klikker du på «Slett» 4. I Fraværsoversikt er heldagsfraværet satt tilbake til den status eleven hadde tidligere. Fraværsårsak og fraværskommentar Fraværsårsak: Forhåndsdefinert av systemadministrator. Du kan velge en annen årsak ved å klikke på den eller fra en nedtrekksmeny (kommer an på hvilken flik du er på). Fraværskommentar: Feltet er ikke obligatorisk, klikk i feltet for å skrive inn fritekst Fjerne en feilregistrering: For å fjerne en fraværsårsak klikker du på leksjonen i kalenderen. Klikk direkte på fraværsårsaken du skal fjerne/endre. Et vindu åpnes og her kan du klikke på en annen årsak dersom du ønsker den i stedet, eller klikke på samme årsak for å slette den du allerede har lagt inn. Tilbake i fraværsoversikten klikker du Lagre og lukk. Opptelling av fritak (10-dagers regel) En fraværsårsak som f.eks. «10-dagersregelen» er i utgangspunktet passiv. Dersom man ønsker å ta den i bruk må systemadministrator tilrettelegge for dette. Denne fraværsårsaken kan benyttes dersom man ønsker å ha en opptelling av antall dager som er godkjent etter «10-dagers regelen». Systemet teller opp antall heldagsfravær som ikke skal telle på vitnemål, og det er ikke mulig å bruke fraværsårsaken mer enn ti ganger. Kontaktlærer finner dette på fanen «Fraværsoversikt». Hvis det har blitt ført et fravær med fraværsårsak = 10-dagersregel, ser du antall dager benyttet i summeringsfeltet. Side 8
Fraværsmelding Fraværsmelding brukes til å varsle om fravær som skal skje fram i tid, og du kan bruke funksjonen for å legge inn flere sammenhengende dager med fravær. Kontaktlærer kan legge inn fraværsmelding både fra Fraværsmeldinger og Fraværsoversikt. 1. Klikk på Fraværsmeldinger 2. Velg fra- og tildato for den perioden du vil se meldinger for 3. Klikk Ny 4. Velg elev i nedtrekksmenyen 5. Klikk rett i feltene (på samme rad som elevens navn) og velg dato fra kalenderikonet, til- og fratid, fraværsårsak, status og skriv inn en melding om hva fraværet gjelder. Dersom det er et heldagsfravær setter du hake i feltet «Heldag» 6. Klikk Lagre (ditt navn og rolle lagres i feltet Melding fra) Når et fravær fram i tid er registrert på en elev vil det automatisk bli satt fravær på eleven når faglærer bekrefter timen som avholdt. Faglærer kan også legge inn fraværsmelding direkte fra Elevkalender. Dette gjøres fra fanen Elever. Klikk på knappen Elevkalender på raden til aktuell elev. Slette fraværsmelding Det er mulig å slette fraværsmeldinger fram i tid. Fraværsmeldinger som ligger tilbake i tid eller der hvor leksjoner er påbegynt kan ikke slettes. 1. Stå i Fraværsmeldinger og sett hake ved fraværsmeldingen som skal slettes 2. Klikk på Slett 3. Velg Ja når du får meldingen Fraværsmeldingen slettes Side 9
Elevkalender Ved å gå inn via en av dine kontaktelevers kalender får du mulighet til å registrere, endre eller slette: - heldagsfravær - timefravær - fraværsmelding (fravær fram i tid) - ordens- og atferdsmerknad - konvertere timefravær til heldagsfravær 1. Stå i fane Elever 2. Klikk på Elevkalender-ikonet ved aktuell elev, elevens timeplan åpnes 3. For å gjøre endringer i en enkelttime/leksjon klikker du direkte på leksjonen - Klikk på rød trekant for å endre fravær til tilstedeværelse (fraværskommentar kan redigeres/slettes) - Klikk på grønn kule for å endre til timefravær, skriv eventuelt inn kommentar, årsak og fraværstid, med feltet «På vitnemål» velger du om fraværet skal telle eller ikke. - Det er mulig å legge inn en ordensmerknad eller atferdsmerknad for denne leksjonen - Klikk «Lagre og lukk» når du er ferdig (klikk Avbryt eller direkte på Elevkalenderlinken/navigasjonsstien dersom du vil tilbake til timeplanen uten å lagre) 4. For å gjøre endringer på et Heldagsfravær fra Elevkalenderen: - Klikk på Heldagsfravær-ikonet til høyre for datofeltet i elevkalenderen. - Neste bilde viser elevens status på dagens timer og du kan konvertere til/fra heldagsfravær ved å lagre, du kan velge om et fravær skal være tellende, eller du kan endre en enkelttime ved å klikke direkte på timen og gjøre dine endringer. - Klikk «Lagre og lukk» når du er ferdig (klikk Avbryt eller direkte på Elevkalenderlinken/navigasjonsstien dersom du vil tilbake til timeplanen uten å lagre) Side 10
Oversikt og informasjon om elevens fravær Det er flere steder du ser elevfraværet: a) Oversiktlig sum på fane Elever b) Detaljer under Fraværsdetaljer-ikonet c) Enkel oversikt på fanen Fraværsoversikt d) Rapporter a) På fanen Elever ser du en oppsummering av fravær i dager og timer i kolonnen Fravær 1.termin (og Fravær 2.termin). Ved å klikke rett på tallet får du opp en over sikt hvor du kan velge å se bare fravær, bare tilstedeværelse eller begge deler. b) Som kontaktlærer har du mulighet til å endre på fravær uansett fag (innen den tidsfristen skoleadministrator har satt). For å endre må du inn i et annet detaljbilde. Klikk på ikonet i kolonnen Fraværsdetaljer. Her kan du velge hvilken periode du vil se fravær for, du kan endre eller slette fravær, kommentarer og fraværstid. c) Hvis du er på fanen Fraværsoversikt har du en liste over dine kontaktelever. Oversikten kan brukes til å kontrollere om elever har vært borte flere leksjoner en dag, om noen mangler fraværsårsak og du kan sjekke om du bør konvertere til heldagsfravær. Hvis du klikker på blyanten ved en elev kan du se en enkel oversikt over dagens leksjoner og gjøre de endringer du ønsker. Du kan også gå videre inn på hver enkelt leksjon for å se eller gjøre endringer. d) Det er flere rapporter for fravær, se eget kapittel «Rapporter» for mer informasjon Side 11
Ordens- og atferdsmerknad (registrere, slette) Ordens- og atferdsmerknader er forhåndsdefinert av systemadministrator, men du har også mulighet til å skrive inn din egen tekst. Alle med tilgang kan legge til en merknad. Feltet «Lagt til av» viser hvem som har registrert merknaden. 1. Stå i Fravær og klikk på leksjonen 2. Hvis leksjonen ikke er avholdt enda klikk på Fravær 3. Klikk i feltet «Merknad» 4. Velg merknad(er) eller skriv egen tekst. 5. Klikk «Sett inn» og «Lagre og lukk». Slette en ordens-/atferdsmerknad Faglærer kan slette merknader man har registrert selv, og kontaktlærer kan slette alle merknader registrert på sine kontaktelever. 1. Stå i fane Elever 2. Klikk på tallet i kolonnen for den type merknad du skal slette (se eksempel: ordensmerknad i 1.halvår). 3. Sett hake ved merknaden som skal slettes og klikk på Slett-knappen (rød minus) 4. Klikk Lagre og lukk Atferdsmerknad i friminutt 1. Stå i kalenderen 2. Klikk på knappen «Friminuttsmerknader» til høyre for kalenderdatoen 3. Skriv inn deler av navnet, klikk «Søk» 4. Sett hake ved den du leter etter. Hvis flere elever skal ha samme merknad skriver du neste navn i søkefeltet og klikker Søk. 5. Sjekk dato og klokkeslett, velg merknad eller skriv inn en egen kommentar. 6. Klikk Lagre og lukk. Føre fravær for annen lærer («På vegne av»-funksjonen) 1. Klikk på ikonet til høyre for navnet ditt. 2. Klikk på ikonet ved den personen du vil føre fravær på vegne av. 3. Når du er ferdig med å føre på vegne av en annen, logg ut. 4. Dersom du vil bytte til en annen bruker enn den du er inne på vegne av, må du først logge av denne brukeren, så kan du følge prosedyren på nytt ved å klikke på ikonet for Føre fravær på vegne av. Side 12
Varsel Varselbrev i orden/atferd 1. Klikk på Elever. Du ser antall varsler i kolonnene Ordensvarsler og Atferdsvarsler 2. Klikk på blyant-ikonet ved aktuell elev 3. I dialogboksen må du minimum velge rapport og hake av for hvilken periode varselet gjelder for. 4. Klikk på enten «Forhåndsvis varselbrev eller Lagre og generer varselbrev. Varselbrevet blir lagret på eleven. Ved oppretting av varselbrev går det en e-post til foresatte dersom eleven er under 18 år, og til eleven selv dersom eleven er over 18 år hvis de har tilgang til programmet samt en registrert e-post adresse. Hvis e-post adresse mangler går det melding til kontaktlæreren. Varselbrev i fag 1. Klikk på Elever. Du ser antall varsler i kolonnene «Fagvarsler». Klikk på «arket» for å se varselbrevene. For å opprette ett nytt varselbrev, klikk på blyant-ikonet 2. I dialogboksen må du minimum velge rapport og hake av for hvilken periode varselet gjelder for. 3. Klikk på enten «Forhåndsvis varselbrev eller Lagre og generer varselbrev. Varselbrevet blir lagret på eleven. Annullere varselbrev Stå i fane Elever og klikk på varselet du skal annullere. 1. Klikk på det røde krysset. 2. Skriv inn merknad om hvorfor varselet annulleres. 3. Klikk Ok (varselet blir ikke lenger synlig for elev/foresatt). Side 13
Diverse Elevoversikt m/fravær, merknader og varselbrev Full oversikt! På fanen Elever har du tilgang til dine elevers: - kalender (timeplan) - om de er kontaktelev eller ikke - skoletilhørighet - basisgruppetilhørighet - link til fraværsdetaljer-bildet hvor du kan endre/se på fravær og merknader - ordensmerknader for terminene T1 og T2 - atferdsmerknader for terminene T1 og T2 - fravær i dager og timer for terminene T1 og T2 - varselbrev i fag - varselbrev i orden - varselbrev i atferd - karakterer i orden og atferd for terminene T1, T2 og S Frist for endring av fravær Det er skoleadministrator som definerer hvor mange dager tilbake i tid en lærer har mulighet for å kunne endre/registrere fravær for sine elever (gjelder kun avholdte timer). Timer som ikke er avholdt vil kunne settes som avholdt utenom fristen, men alle elevene vil da få tilstedeværelse. Slette fravær Se Timefravær og Heldagsfravær Elev har sluttet i faggruppe / byttet faggruppe Elever som har sluttet eller byttet faggruppe vil ikke vises i gruppen for fraværsføring etter den avbruddsdato som er registrert på eleven i fagsystemet (I Sats heter feltet «Dato avmeldt») Overføring av samlefravær til administrativt system Det samlede fraværet overføres automatisk og fortløpende til det administrative system (Extens eller Sats). Det er fravær merket med «På vitnemål» (tellende fravær) som overføres og det vises i Extens/Sats som en linje med samlet antall timer og dager. Dersom kontaktlærer ønsker å se summen av fraværet, anbefales det å benytte en rapport. Se eget kapittel Rapporter. E-post varsling til foresatte om fravær Foresatte som har tilgang til applikasjonen og er registrert med e-post og bruker-id kan motta e- post varsling ved fravær. En e-post som varsler om at det er ført et fravær sendes ved første fraværstime som blir registrert inneværende dag. Det går kun ut en e-post per dag. Det vil ikke bli sendt e-post på fravær som er registrert tilbake i tid. (Dette må foresatt selv gå inn i modulen for å se på). E-post går kun til foresatte til elever under 18 år. Foresatte kan selv slå av denne funksjonen dersom de ikke ønsker varsling. Side 14
Karakterer i orden- og atferd Kontaktlærer fører ordens- og atferdskarakterer. Det er skoleadministrator som åpner/låser feltene for føring. 1. Stå i fane Elever. 2. Klikk på ikonet 3. Velg karakter fra nedtrekksmenyen (Det er mulig å skrive inn en merknad til karakteren i det hvite feltet nedenfor.) Maks 256 tegn. NB! Merknad kommer ikke på vitnemål). 4. Klikk Ok. Når endringen lagres overføres den automatisk til det administrative systemet. Dersom skoleadministrator ikke har låst feltet kan du endre karakteren og sende inn på nytt. Rapporter Alle rapporter finnes på bokmål og nynorsk. Brukeren velger «språk» under Min profil. Programmet støtter ulike nettlesere. Rapportene blir oppfattet som pop-ups eller sprettoppvinduer i de forskjellige nettleserne, og dersom du ikke har satt innstillinger for å vise pop-ups, vil ikke rapporten vises. Endre innstillingene dine i nettleseren. Klikk på rapportikonet på fanen Fravær. Velg rapport m.m., og klikk Åpne rapport Side 15
Gi foresatte tilgang 1. I Meny velger du modulen «Elever» 2. Fanen «Foresattetilgang» viser søknader som har kommet inn fra personer som ønsker tilgang til en elev. 3. Kontaktlærer har ansvaret for å vurdere om personen som søker har rett til innsyn til aktuell elev. Klikk på grønn hake for å akseptere eller rødt kryss for å avslå søknaden. 4. På fanen Elever, underfane Foresatte ser du alle registrerte foresatte i listeform (eller andre som har søkt om tilgang og fått innvilget dette). Hak av i feltet «Tilgang» ved aktuell foresatt. 5. Dersom foresatte skal ha tilgang til data for elev som er over 18 år, må det stå hake i feltet «Tilgang over 18». Hvis tilgangen ble gitt før eleven fylte 18 år, vil haken (=tilgangen) forsvinne i det eleven fyller 18 år. Hvis foresatte fortsatt skal ha tilgang må kontaktlærer hake av på nytt. Lærere som også er foresatte Det er to metoder å få foresatt-tilgang for en som er lærer Metode A: Hvis den foresatte er registrert i det skoleadministrative systemet (Extens/Sats), og har blitt synket over til modulen «Elever» med riktig e-post, mobilnr og brukerid: Kontaktlærer for barnet åpner modul Elever, fane Elever, underfane Foresatte. Sett hake i feltet Tilgang (og eventuelt Tilgang over 18). Neste gang læreren/den foresatte logger inn i modulen vil han ha fått et nytt valg i menyen som heter «Foresatt» Metode B: Læreren/den foresatte kan logge seg på https://skolearena.no/iea/, velge Foresatte, og registrere seg slik som andre foresatte med ett unntak, og det er at man under «Ønsket påloggingsnavn» må legge inn sin eksisterende brukerid. Kontaktlærer må behandle søknaden på vanlig måte. Brukerid ligger i det skoleadministrative systemet, og hvis det er ukjent må læreren få det fra den som jobber med Extens/Sats på skolen han/hun jobber på. Foresattetilgang via ID-Porten Om fraværsmodulen aksesseres via hypernetportalen, er det mulig å få pålogging via ID-Porten (BankID og MinID). Da får alle foresatte som er registrert i det skoleadministrative systemet automatisk tilgang til sine barn. Dette letter skolens arbeid i forbindelse med foresattetilgang. Side 16