hypernet Fravær Brukermanual - Systemadministrator Sist endret: Side 1

Transkript

1 hypernet Fravær Brukermanual - Systemadministrator Sist endret: Side 1

2 Innhold hypernet Fravær... 3 Innlogging... 4 Min profil... 7 Styring av På vegne av -funksjonen... 8 Gi andre lærere tilgang på dine vegne (stedfortreder)... 9 Generelt Tildele roller (administratorrettigheter) Nytt skoleår (gjøres fra 1.august) Skoletilpasninger (kan utføres av skoleadministrator) Synkronisering Kodeverk - Vurdering Kodeverk Fravær Rapporter Elever og foresatte hypernet Karakter Mobil hypernet Fravær Mobil Side 2

3 hypernet Fravær Verktøyet som lærere, elever og foresatte benytter seg av for å få oversikt over elevens fravær og tilstedeværelse, timeplan, merknader og varsler. Modulen gir også mulighet til å kunne legge inn fraværsmeldinger. Løsningen er nettbasert og støtter ulike nettlesere som Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera og Internet Explorer. Side 3

4 Innlogging Registrert bruker Du logger inn på internett: 1. Skriv inn ditt brukernavn 2. Skriv inn ditt passord 3. Velg kunde fra nedtrekksmenyen (velg aktuell skole, kommune eller fylke) 4. Klikk på Logg inn Glemt brukernavn 1. Gå inn på 2. Klikk på «Glemt brukernavn» 3. Skriv inn den e-post adressen du er registrert med i skolens administrative system 4. Skriv inn de fire siste siffer i det mobiltelefonnummeret du er registrert med i skolens administrative system 5. Velg kunde (skolen, kommunen eller fylket) 6. Klikk «Send brukernavn» (du vil motta brukernavnet på e-post) Glemt passord 1. Gå inn på 2. Klikk på «Glemt passord» 3. Skriv brukernavnet. 4. Skriv inn de fire siste siffer i det mobiltelefonnummeret du er registrert med i skolens administrative system 5. Velg kunde (skolen, kommunen eller fylket) 6. Klikk «Send passord» (du vil motta nytt passord på e-post, vi anbefaler at du endrer passord ved første pålogging). Dersom brukeren er registrert flere ganger og dermed har flere kontoer vil følgende melding vises ved forespørsel om brukerident: Side 4

5 Meny Når du kommer inn i programmet får du en meny på venstre side. Menyen kan minimeres eller hentes fram ved å klikke på pilknappen. Menyen viser de rollene (rettighetene) du har i systemet. De fleste lærere har bare tilgang til rollen Lærer, mens andre kan i tillegg ha tilgang til f.eks. Foresatt, Elev, Rådgiver, Skoleadministrator eller Systemadministrator. Hvis du ikke ser de forskjellige modulene klikker du på plusstegnet til høyre for den rollen du skal bruke (endres da til et minustegn). Klikk på Fravær for å starte modulen. Hvis du har menyen synlig til venstre i skjermbildet vil den modulen du har startet opp være farget grå i menyen. Min profil Her kan du endre enkelte av dine innstillinger. Se beskrivelse i eget kapittel. Side 5

6 Elev og lærer kan endre eget passord Det er systemadministrator som styrer om det skal være mulig for elev og lærer å endre sitt eget påloggingspassord. Om denne muligheten i det hele tatt kan tildeles er avhengig av hvilke påloggingsrutiner som gjelder for øvrig. 1. Gå til Administrasjon 2. Velg enhet og gå til fane Innstillinger 3. Sett hake dersom lærer og elev skal ha mulighet til å endre passord 4. Lagre (Elev og lærer kan nå endre passord under Min profil Brukerkonto) Logge på som annen bruker Systemadministrator har mulighet for å logge seg på som en annen bruker på hvilken som helst av skolene. 1. Logg deg på som beskrevet tidligere og klikk på ikonet ved siden av navnet ditt. (Hintet på ikonet er det samme som lærer får, men som systemadministrator har du rettigheter til alle modulene ikke bare fravær). 2. Systemadministrator har kun lesetilgang. Unntaket er dersom du i tillegg er lærer eller skoleadministrator, da vil du ha disse rettighetene for aktuell skole. Klikk rett på ikonet på raden til den personen du skal på vegne av. Det er et eget felt som viser hvilken rolle en person har. Dette gjør det enklere å skille mellom elever og personale. Les mer i kapittelet Min profil om hvordan lærere kan gi andre rettigheter til å føre fravær på sine vegne. Side 6

7 Min profil Logg deg inn på vanlig måte, i startmenyen til venstre i skjermbildet starter du modulen «Min profil» ved å klikke på den. Du har tilgang til fire faner: Personopplysninger (her kan du endre mobiltlf. og e-postadresse) Brukerkonto (her kan du endre passord) Innstillinger (her kan du velge språk, kolonneoppsett, og hvis du er foresatt kan du reservere deg mot e-post varsling og at fraværsmeldinger du har opprettet ikke vises for andre foresatte) Opprett stedfortreder (her kan du velge hvem som kan føre f.eks. fravær på vegne av deg) Brukerkonto På fanen Brukerkonto kan du endre passord. 1. Skriv inn det gamle passordet 2. Skriv inn det nye passordet 3. Skriv inn det nye passordet en gang til 4. Klikk på Lagre Innstillinger Fanen Innstillinger: Hvis du er foresatt klikker du i avkrysningsboksen dersom du ikke ønsker å få e- post som varsler om at eleven har fått en ny vurdering, et nytt vurderingsresultat eller ved dagens første fraværsregistrering. Du kan hake av for at andre foresatte ikke skal se fraværsmeldinger du har registrert. Du kan velge hvilket språk som skal benyttes for din pålogging. Du velger språk fra nedtrekksmenyen, deretter klikk på Lagre-knappen. Side 7

8 Styring av På vegne av -funksjonen Her definerer Systemadministrator eller Skoleadministrator om det skal være mulig for lærere å føre fravær på vegne av en annen lærer. 1. Logg inn i Administrasjon. 2. Velg skole du skal jobbe med. 3. Velg ett av alternativene i kolonnen Fraværsføring for andre. 4. Klikk Lagre Lærer bestemmer: Læreren kan selv bestemme hvilke av skolens lærere som får rettigheter til å føre fravær på sine vegne. Læreren går da inn på Min profil og Opprett stedfortredere (se brukermanual for lærer). Alle kan føre fravær for alle: Ingen mulighet for lærer til å bestemme, men alle skolens lærere gis tilgang til å føre på vegne av alle. Alle kan se fravær for andre: Ingen mulighet for føring, kun lesetilgang. Ved å hente fram feltet «Sist endret av» ser elev, foresatt og lærer hvem som har ført inn fraværet eller merknaden på vegne av faglæreren: Rettigheten gjelder fra den dagen den tildeles og ut inneværende skoleår. Side 8

9 Gi andre lærere tilgang på dine vegne (stedfortreder) På fane Opprett stedfortredere kan læreren styre hvem som kan føre fravær på vegne av seg. Dersom man i tillegg til rollen Lærer også har andre roller (Foresatt, Skoleadministrator, Systemadministrator osv.), vil de som logger på kun ha tilgang til din Lærer-rolle. Hvis skolen ikke har satt Lærer har to valg: a) Du kan velge å hake av i feltet Alle kan føre for meg i øverste del av skjermbildet b) Du kan la det feltet være blankt og i stedet bestemme hvilke lærere som kan føre fravær på vegne av deg. Det gjør du slik: 1. Gå til fane Lærere og underfane Liste 2. Klikk på grønn hake i feltet Godkjenn stedfortreder ved hver person du ønsker skal ha en slik funksjon. Etter du har klikket på haken vil lærerne vises på fanen Stedfortredere. Rettigheten gjelder fra den dagen den tildeles og ut inneværende skoleår. Dersom du vil fjerne funksjonen fra en lærer, klikker du på det røde krysset i kolonnen Fjern stedfortreder. Side 9

10 Generelt For informasjon om generell bruk av modulene plan, vurdering og fravær se egen brukermanual for rollen Lærer. Brukermanualer for alle roller er tilgjengelige under knappen for opplæringsvideoer. Skjermbildet Når du kommer inn i administrasjonsmodulen vises et todelt skjermbilde. Du ser skolene i øverste del av bildet og faner for skoleårsparameter, skolerute og tilganger for valgt skole vises i detaljbildet nedenfor. Før lærere kan ta i bruk systemet er det noen parametere som må settes. Systemadministrator oppretter skoleadministratorer og forskjellige parametere som er gjeldende for alle enhetene i kommunen/fylket. Deretter må skoleadministrator sette parametere som gjelder den enkelte skole (f.eks. skolerute, se egen dokumentasjon for skoleadministrator). Side 10

11 Tildele roller (administratorrettigheter) Roller er skoleårsavhengig. Det vil si at de tildeles for ett skoleår av gangen. Ny tildeling ved skolestart kan skje via en kopieringsfunksjon. Rollen forsvinner fra menyutvalget når man ikke har rettigheten for det aktuelle skoleåret. Merk at rollen Rådgiver tildeles av Skoleadministrator (ikke systemadministrator). Skoleadministrator 1. For å tildele rettigheten «Skoleadministrator» gå inn i Administrasjon. 2. Hak av for skolen du skal jobbe med, og gå til fane Tilganger i detaljbildet. 3. (Dersom du ønsker å se alle skoler du har tilgang til går du direkte til fanen Tilganger, se rød pil på illustrasjonsbildet) 4. I detaljbildet ser du hvor mange sider det finnes totalt for kommunen/fylket. Gå til underfane Tilganger og sett en hake i feltet Skoleadm, ved den personen som skal være skoleadministrator. 5. Klikk Lagre Listen med lærere kan bli lang det anbefales å bruke Søk-funksjonen. NB! Administratorer må tildeles for hvert skoleår. Beskrivelse av hvordan du kopierer skoleadministrator fra år til år er beskrevet i kapittel «Nytt skoleår». Planadministrator Se kapittel om Skoleadministrator ovenfor, men sett hake i feltet Planadm. ved den personen som skal være administrator for Planmodulen. Systemadministrator Se kapittel om Skoleadministrator ovenfor, men sett hake i feltet Systemadmin ved den personen som skal være systemadministrator med de samme rettigheter som deg. Vi anbefaler at ikke for mange deler denne rettigheten/rollen da endringer gjort av systemadministrator som regel påvirker alle brukere av systemet i fylket / kommunen / skolen Rådgiver Rådgiverrollen tildeles av Skoleadministrator. Side 11

12 Nytt skoleår (gjøres fra 1.august) Kopiere skoleadministrator Du kopierer administratorer fra ett skoleår til det neste. Du skal ikke ta bort de som ikke skal være administratorer, det gjør du etter de er kopiert. 1. Logg inn som Systemadministrator og gå til Administrasjon. Marker aktuell enhet. Klikk på tannhjul-knappen oppe til høyre for videoknappen 2. og velg skoleår fra nedtrekksmenyen 3. Gå til Administrasjon og stå i fanen Skoler. Klikk på «Kopier skoleadministrator»-knappen 4. Gå til fanen «Tilganger», listen inneholder skoleadministratorer kopiert fra forrige skoleår (dersom listen er tom klikk på knappen med to grønne piler «Oppdater utvalg»). 5. Du trenger ikke gjøre noe med resten av personalet, de vil bli overført automatisk ved synkronisering for neste skoleår. Dersom noen ikke lenger skal ha rollen skoleadministrator, fjerner du haken på fanen Tilganger. 6. Du bør sette dato for når synkronisering fra fagsystemet tidligst kan skje. Se eget kapittel om «Synkronisering av nytt skoleår». Periodekode og timelengde Før skolerute kan opprettes, må systemadministrator gjøre følgende: 1. Åpne modul Administrasjon 2. Gå til fane Skoler og underfane Skoler: sett hake ved ønsket skole 3. I detaljbildet nederst klikker du på Ny (grønn pluss) 4. Fyll inn: a. «Periodekode» (bruk format tilsvarende dette = 2015/2016) b. «Siste dag i T1» (bruk format tilsvarende dette = ) c. «Standard timelengde» (bruk format tilsvarende dette = 60) d. Resten av feltene er kun visningsfelt. «Antall skoledager» og «Kalenderdager» vises etter skoleruten er opprettet av skoleadministrator. Feltene «Fraværsføring T1 er låst» og «Fraværsføring T2 er låst» viser hva som er satt i det administrative systemet. 5. Klikk Lagre Side 12

13 Skolerute Skoleruten kan nå opprettes av den enkelte skoleadministrator. Det er også mulig for systemadministrator å opprette en felles skolerute og kopiere den til andre skoler. Systemadministrator eller Skoleadministrator oppretter skoleruten i den anbefalte rekkefølgen beskrevet nedenfor: Først opprettes felles fridager og plandager hvor det ikke skal føres fravær Deretter opprettes andre spesielle dager som gjelder for enheten Til slutt opprettes resten av skoleruten 1. Velg riktig skoleår med tannhjulknappen og stå i fane Skolerute. Hak av for aktuell skole 2. Underfane Liste 3. Klikk på «Opprett skolerute»-ikonet 4. Velg Fradato og Tildato 5. I feltet Dagnotat skriver du inn hvilken type unntak dette gjelder (f.eks. høstferie) 6. I feltet Periode velger du skoleår 7. Klikk Generer fridager 8. Gjenta pkt. 3 7 for å opprette alle felles fridager, ferier, plandager osv. Når alle fridager er opprettet på måten beskrevet ovenfor, kan du legge inn resten av undervisningsdagene. Med det menes første skoledag til siste skoledag. Dersom du ikke har lagt inn sommerferie før og etter skolestart, velger du Fradato = ,Tildato = slik at skoleåret blir et helt kalenderår. For å kontrollere at du har fått med alle datoer bør du, etter du er ferdig med punkt 11, kontrollere tallet i feltet «Kalenderdager» (skal være 365). 9. Følg punktene 1-4, ikke skriv noe i feltet Dagnotat 10. Velg riktig skoleår i feltet Periode. 11. Klikk på knappen Legg til skoledager. Distribuere skolerute til flere skoler 1. Sett hake i øverste del av skjermbildet ved den skolen du skal kopiere skoleruten fra 2. I nederste del av skjermbildet (fane Skolerute, underfane Liste), klikk på knappen «Kopier skoleruta for» 3. Du får et bilde som viser alle skoler det er mulig å kopiere til. Sett hake ved den/de skolene du skal kopiere skoleruten til 4. Klikk «Lagre og lukk». Du får en melding som forteller hvilke skoler du har kopiert til Klikk Ok Side 13

14 Skoletilpasninger (kan utføres av skoleadministrator) Rutinene som er beskrevet i kapittelet Skoletilpasninger utføres som regel av skoleadministrator for den enkelte skole, men systemadministrator har også mulighet for å utføre dette. Elev og lærer kan registrere/endre fravær Både systemadministrator og skoleadministrator har tilgang til å åpne/stenge for at elever skal ha tilgang til å melde fravær, fra hvilken alder de har denne rettigheten og antall dager tilbake i tid det er mulig å legge inn heldagsfravær. Disse parametere settes ikke felles for alle enhetene, men utføres for den enkelte skole. 1. Hak av for aktuell skole 2. Klikk i kolonnen «Elev kan endre fravær» slik at det blir en hake 3. Skriv inn antall dager i kolonnen «Antall dager en elev kan endre fravær tilbake i tid» (skal du endre for lærer heter feltet «Antall dager en lærer kan endre fravær tilbake i tid») 4. Klikk Lagre Aldersbegrensning på føring av fraværsmelding Administrator velger en alder for når elever skal kunne melde om heldagsfravær bakover i tid eller føre fraværsmelding fram i tid. Verdien er satt til 13 år, men denne kan endres ved å gå til Administrasjon og feltet «Elev kan melde fravær fra alder»: Se fravær for elev for forrige skoleår Gå inn på rollen skoleadministrator og gå til Elever Endre skoleår med tannhjulknappen Klikk på Fravær og fane Elever Velg den basisgruppen eleven gikk i fjor under Basisgruppe Logg inn som eleven derfra, da vises fravær forrige skoleår Side 14

15 Lærer kan endre fravær/merknader Både systemadministrator og skoleadministrator kan åpne eller stenge for lærers mulighet til å endre fravær og merknader. Antall dager en lærer kan endre fravær og merknader bakover i tid setter du slik: 1. Hak av for skole. 2. Klikk i kolonnen Antall dager en lærer kan endre fravær bakover i tid. 3. Skriv inn antall dager. 4. Klikk Lagre. Automatisk konvertering til heldagsfravær For skoler med god kvalitet på sin timeplan/kalender og fraværsføring kan man sette at systemet automatisk skal sette heldagsfravær de dager der eleven er fraværende i alle enkeltleksjoner. Husk at en leksjon blir merket med rød trekant hvis det er minuttfravær i timen, men om en elev f.eks. er tilstede de første 30 minuttene av første time og så borte resten av dagen, blir ikke dette automatisk heldagsfravær, selv om alle timene er merket med fraværssymbolet rød trekant. Denne funksjonen krever at alle leksjonene eleven har i løpet av en dag er lagt inn i Fraværsmodulen, hvis ikke vil elevene få heldagsfravær på et for tidlig tidspunkt. Merk at selv om faglærer legger inn en fraværsårsak ved føring av timefravær, vil fraværsårsaken ikke bli med når det konverteres til heldagsfravær. Hvis skoleadministrator er trygg på datakvaliteten kan man slå på denne funksjonaliteten Skoledager pr uke Her defineres hvor mange dager pr uke som skal være skoledager. Som oftest er det fem, men dersom skolen skal kunne registrere fravær på en lørdag og søndag, må antall dager settes til syv. 1. Hak av for skole 2. Klikk i kolonnen Skoledager pr uke 3. Skriv inn antall dager (som heltall) 4. Klikk Lagre Side 15

16 Visning i kalender for korte timer Standard skalering er 6. Hvis en skole har leksjoner som er på 45 minutter eller mindre anbefaler vi å øke kalenderskaleringen til 6 eller 7. Mange har lav skjermoppløsning og ved å øke visningslengden til 7 eller 8 forbedrer man visningen av leksjoner i kalender. Administrator endrer dette i feltet «Kalenderskalering». Ikke vise faggrupper (lærer uten tilknytning) Når en undervisningsgruppe/faggruppe blir slettet i det skoleadministrative systemet (eller får en sluttdato pga. periodisering), vil det ikke lenger være mulig å opprette leksjoner i denne kombinasjonen av lærer/faggruppe. Dersom en lærer ønsker å slette en leksjon han har opprettet selv gjør han dette i Fravær og da også for alle tilhørende lærere. Om lærer ønsker å fjerne seg fra en enkeltleksjon/leksjonsserie kan han fjerne haken ved sitt navn og så vil leksjonen forsvinne fra denne lærerens kalender. Dersom læreren skal bort fra hele faggruppen bør dette endres i det skoleadministrative systemet. Fjerne faggrupper det ikke skal føres fravær i Dersom man har en faggruppe som ikke skal gå over til Fraværsmodulen kan man i det skoleadministrative systemet Extens/Sats sette «nei» til Fraværsføring for den aktuelle undervisningsgruppen/faggruppen. Dette kan være aktuelt der man for eksempel har både norsk skriftlig, norsk muntlig og sidemål (det skal kunne settes karakterer i alle fagene, men det skal kun føres fravær i det ene faget). Periodisering av fag (annenhver uke m.m.) Systemadministrator og skoleadministrator kan bestemme hvilken modell for periodisering skolen skal benytte. Feltet heter «Kalenderuker ved leksjonsoppretting» og default er denne boksen ikke avhuket. Det betyr at periodiseringen forskyves ved en ferieuke slik at man ikke går glipp av undervisningen den uken. Dersom man ønsker at periodiseringen skal følge ukenummer uavhengig av ferie skal man sette en hake i boksen for «Kalenderuker ved leksjonsoppretting». Side 16

17 Synkronisering Synkronisering av nytt skoleår For å unngå å publisere en uferdig fag- og timefordeling fra fagsystemet og til Fraværsmodulen kan systemadministrator sette dato for når synkronisering tidligst kan skje. 1. Logg inn som Systemadministrator og gå til Administrasjon fane Innstillinger 2. På underfane Generell er det et felt som heter «Ikke synkroniser før». Velg dato i kalenderen. 3. Klikk på «Lagre»-ikonet Synkronisering med administrativt system NB! IST opplever fra tid til annen at det gjøres endringer i det administrative system som får konsekvenser for hypernet Fravær og Vurdering. Det gjelder spesielt tre endringer: - endring av fødselsnummer på elev/ansatt - endring av navn på faggruppe/undervisningsgruppe - endring av skolenummer Det er svært viktig at når du har behov for å endre denne type data FØRST tar kontakt med IST Support for å avtale når denne endringen kan utføres. Du må altså IKKE gjøre denne type endringer i det administrative systemet uten at dette er avtalt med IST på forhånd! Endringene må gjøres i det administrative systemet og i SkoleArenabasen samme dag, før synkronisering. Det må IKKE kjøres manuell synkronisering før endringene er utført i begge systemer og man har fått klarsignal fra IST Systemadministrator kan sette i gang en egen synkronisering utenom den fast oppsatte nattlige synkroniseringen. 1. Åpne modul Administrasjon 2. Fane Skoler og underfane Skoler 3. Klikk på ikon på knapperaden Side 17

18 Bilder Elevbilder kan synkroniseres fra det administrative systemet og vises i Vurdering og Fravær. Synkronisering av bilder styres av Systemadministrator, det er ingen automatisk synk av bilder. 1. Åpne modul Administrasjon 2. Fane Innstillinger 3. Hak av for «Synkroniser bilder» 4. Extens-kunder må skrive inn stien til bildefilen i feltet «Bildekatalog». (Satskunder trenger kun å hake av i Synkroniser bilder). 5. Klikk på knappen «Synkroniser bilder» Sist innlogget Systemadministrator har mulighet til å følge med på brukerpålogging. 1. Åpne modul Administrasjon, og gå til fane «Sist innlogget» 2. Velg datointervall du ønsker å se. 3. Loggen viser kun hvem (navn), hvilken rolle (lærer, elev eller foresatt) og når (dato, klokkeslett) de har vært pålogget. Det er mulig både å søke og sortere etter disse tre feltene. Side 18

19 Kodeverk - Vurdering Vurderingsform Vurderingsform er en beskrivelse av hvilken type vurdering det dreier seg om. Det kan f.eks. være skriftlig, muntlig osv. Det er systemadministrator som oppretter nye vurderingsformer. Vurderingsform er ikke et obligatorisk felt læreren må fylle ut når en ny vurdering opprettes. Lage ny vurderingsform: 1. Gå inn i Administrasjonsmodulen 2. Fane Vurd.former 3. Klikk på Ny (grønn pluss) 4. Klikk i det hvite feltet for Kode form og skriv inn ønsket tekst. 5. Klikk i det hvite feltet for Beskrivelse form og skriv inn ønsket tekst. 6. Lagre Både kode og beskrivelse vises for lærer, elev og foresatt, kan se slik ut: MUN Muntlig Passiv vurderingsform Dersom du haker av for Passiv vurderingsform vil ikke vurderingsformen være tilgjengelig for lærer. Rekkefølge for visning Systemadministrator kan bestemme hvilken rekkefølge vurderingsformene skal vises for lærer i nedtrekksmenyen. Dette gjøres ved å sette tall i feltene for Sortering form Side 19

20 Vurderingsskala Vurderingsskala er betegnelsen på en samling med vurderingskarakterer. Den kan f.eks. hete Findelt skala, Bestått/Ikke bestått, osv. Det er systemadministrator som oppretter og endrer dette. Vurderingsskala er ikke et obligatorisk felt læreren må fylle ut når en ny vurdering opprettes. Lage ny vurderingsskala 1. Gå til Administrasjon og fane Vurd.skalaer 2. Klikk på Ny (grønn pluss) 3. Klikk i det hvite feltet for Kode vurderingsskala og skriv inn ønsket tekst (en forkortelse av navnet til skalaen du skal lage, i dette eksempelet BES). 4. Klikk i feltet Beskrivelse vurderingsskala og skriv inn ønsket tekst (navnet til skalaen, i dette eksempelet Bestått/Ikke bestått). 5. Lagre Både kode og beskrivelse vises for lærer, f.eks. slik: BES Bestått/Ikke bestått Passiv vurderingsskala Dersom du haker av for Passiv vurderingsskala vil ikke vurderingsskalaen være tilgjengelig for lærer. Tilgjengelig vurderingsskala i Matrise I feltet «Ikke vis i matrise» kan man styre hvilke skalaer som skal være tilgjengelige i Matrise i vurderingsmodulen for føring av termin- og standpunktkarakterer. For å sette en vurderingsskala passiv (ikke tilgjengelig) klikker du i kolonnen «Ikke vis i Matrise». Standardskalaer i matrisen er INT (internasjonale karakterer) og OFF (offisielle karakterer), dette kan endres av systemadministrator. Rekkefølge for visning Systemadministrator kan bestemme hvilken rekkefølge vurderingsskalaene skal vises for lærer i nedtrekksmenyen. Dette gjøres ved å sette tall i feltene for Sortering vurderingsskala Skalatype I feltet Skalatype velger du hvor man skal få tilgang til denne skalaen (f.eks. i Vurdering, Plan eller i alle moduler) Knytte karakter til vurderingsskalaen For å opprette karakterene du ønsker å ha i skalaen trykk på Ny i fanen Vurd.karakterer i nederste del av bildet. Se kapittel Opprette vurderingskarakterer. Side 20

21 Vurderingskarakter Opprette vurderingskarakterer 1. Etter du har opprettet en ny vurderingsskala må du legge til innholdet i skalaen, vurderingskarakterene, på underfane Vurd.karakterer i detaljbildet på skjermen. 2. Marker skalaen i øverste del av skjermbildet (detaljbildet vises nederst på skjermen). 3. Klikk på Ny 4. I feltet Kode karakter skriver du inn den karakteren som skal vises for lærer, elev og foresatte i Vurdering (i dette eksempelet G). Pga mulighet for utskrift av matriserapport anbefaler vi at man ved andre verdier enn tall, benytter kun en eller to bokstaver for å unngå problemer med layout ved utskrift. 5. I feltet Beskrivelse vurderingsskala skriver du hele benevningen (her: Godkjent). I vurdering vises ikke beskrivelsen, men i noen rapporter er det beskrivelsen og ikke koden som vises. Det er fullt mulig at kode og beskrivelse er identiske dersom det er ønskelig. Passiv karakter Dersom du haker av for Passiv karakter vil ikke vurderingskarakteren være tilgjengelig for lærer. Rekkefølge for visning Systemadministrator kan bestemme hvilken rekkefølge vurderingskarakterene skal vises for lærer. Dette gjøres ved å sette tall i feltene for Sortering karakter. Side 21

22 Kodeverk Fravær Fraværsårsaker Systemadministrator oppretter de fraværsårsaker lærerne kan velge fra nedtrekksmenyen når de fører elevfravær. 1. Stå i fane Fraværsårsaker 2. Klikk på Ny 3. Klikk rett i feltet og skriv inn Kode (forkortelse) 4. Klikk rett i feltet og skriv inn Beskrivelse (det som vises for lærer/elev) 5. Klikk Lagre Noen fraværsårsaker leveres med systemet, som f.eks. «10-dagersregelen». Den er i utgangspunktet passiv, og dersom man ønsker å ta den i bruk fjernes haken. Denne fraværsårsaken kan benyttes dersom man ønsker å ha en opptelling av antall dager som er godkjent etter «10-dagers regelen». Systemet teller opp antall heldagsfravær som ikke skal telle på vitnemål, og det er ikke mulig å bruke fraværsårsaken mer enn ti ganger. Standard verdi Systemadministrator kan velge en standard fraværsårsak som settes automatisk når fravær blir registrert. Sett hake i feltet «Standard verdi». Det er mulig for læreren som registrerer fraværet å endre fraværsårsak. På vitnemål Ved å hake av i feltet «På vitnemål» vil valgt fraværsårsak automatisk føre til at fraværet blir tellende og vises på vitnemål/karakterutskrift. Hvis det er tomt i feltet er fraværet med valgt fraværsårsak automatisk ikke tellende og kommer ikke med på vitnemål/karakterutskrift. Det er mulig for lærer som fører fraværet å endre dette. Passiv fraværsårsak Dersom du har en fraværsårsak som ikke skal være tilgjengelig for lærerne, kan du hake av i feltet Passiv fraværsårsak. Hvis du vil den skal være tilgjengelig igjen, er det bare å fjerne haken. Side 22

23 Ordensmerknader Både Systemadministrator og Skoleadministrator kan opprette/endre de ordensmerknader lærerne kan velge fra nedtrekksmenyen: 1. Stå i fane Ordensmerknader 2. Klikk på Ny 3. Skriv inn Kode (forkortelse), og Beskrivelse (det som vises for lærer/elev) 4. Klikk Lagre Dersom du har en ordensmerknad som ikke skal være tilgjengelig for lærerne, kan du hake av i feltet Passiv. Hvis du vil den skal være tilgjengelig igjen, er det bare å fjerne haken. Ved å skrive inn et siffer i kolonnen «Sortering», velger du i hvilken rekkefølge ordensmerknadene skal vises for lærer i nedtrekksmenyen. Atferdsmerknader Både Systemadministrator og Skoleadministrator kan opprette/endre de atferdsmerknader lærerne kan velge fra nedtrekksmenyen: 1. Stå i fane Atferdsmerknader 2. Klikk på Ny 3. Skriv inn Kode (forkortelse) 4. Skriv inn Beskrivelse (det som vises for lærer/elev) 5. Klikk Lagre Dersom du har en atferdsmerknad som ikke skal være tilgjengelig for lærerne kan du hake av i boksen Passiv. Hvis du vil den skal være tilgjengelig igjen, er det bare å fjerne haken. Ved å skrive inn et siffer i kolonnen «Sortering», velger du i hvilken rekkefølge atferdsmerknadene skal vises for lærer i nedtrekksmenyen. Side 23

24 Innstiltkoder Systemadministrator oppretter de kodene lærerne kan velge fra nedtrekksmenyen når de skal sette status på en undervisningstime som ikke har blitt avholdt. 1. Stå i fane Kodeverk fane Innstiltkoder 2. Klikk på Ny (grønn pluss-ikon) 3. Skriv inn Kode (forkortelse) 4. Skriv inn Beskrivelse (det som vises for lærer/elev) 5. Klikk Lagre Dersom du har en innstiltkode som ikke skal være tilgjengelig for lærerne kan du hake av i boksen «Passiv innstiltkoder». Hvis du vil den skal være tilgjengelig igjen, er det bare å fjerne haken. Elev og lærer kan endre fravær Både systemadministrator og skoleadministrator har tilgang til å åpne/stenge for at elever skal ha tilgang til å melde fravær, fra hvilken alder de har denne rettigheten og antall dager tilbake i tid det er mulig å legge inn heldagsfravær. Disse parametere settes ikke felles for alle enhetene, men utføres for den enkelte skole. Systemadministrator gjør det på denne måten: 1. Klikk på fane Skoler 2. Hak av for aktuell skole 3. Klikk i kolonnen «Elev kan endre fravær» slik at det blir en hake 4. Skriv inn antall dager i kolonnen «Antall dager en elev kan endre fravær tilbake i tid» (skal du endre for lærer heter feltet «Antall dager en lærer kan endre fravær tilbake i tid») 5. Klikk Lagre Side 24

25 Føre fravær lørdag/søndag Dersom skolen har flere enn fem skoledager pr uke som det skal være mulig å føre fravær (lørdag/søndag), må dette defineres av systemadministrator: 1. Klikk på fane Skoler 2. Finn skolen du skal endre 3. Skriv antall dager i kolonnen «Skoledager pr uke» 4. Klikk Lagre Åpent/låst for karakterføring Hvis det er åpnet for det, kan lærer føre orden- og atferdskarakterer i Fraværsmodulen og fagkarakterer i Vurderingsmodulen. Feltene «T1 karakter er låst», «T2 karakter er låst» og «Standpunkt kar låst» er kun visningsfelt som ikke kan redigeres her. Feltene viser om det er åpent for karakterføring. Dette styres fra det administrative systemet Extens eller Sats. Overføring av fravær til administrativt system Systemadministrator avgjør om fravær skal overføres til det administrative systemet. Dersom valget ikke er gjort, har Skoleadministrator mulighet til å velge dette for egen skole Automatisk fraværsføring Skoleadministrator kan velge om timer som ikke avholdes i løpet av dagen skal avholdes ved hjelp av en nattlig synkronisering. Da får elever uten fraværsmelding automatisk tilstedeværelse alle timene denne dagen, dette kan selvsagt endres. Sett hake i feltet «Aut. Fraværsføring». Der det er lagt inn en fraværsmelding vil eleven få fravær. Side 25

26 Rapporter Alle rapporter finnes på bokmål og nynorsk. Brukeren velger «språk» under Min profil. Programmet støtter ulike nettlesere. Rapportene blir oppfattet som pop-ups eller sprettoppvinduer i de forskjellige nettleserne, og dersom du ikke har satt innstillinger for å vise pop-ups, vil ikke rapporten vises. Endre innstillingene dine i nettleseren. Lage rapport 1. Systemadministrator klikker på rapportikonet 2. Du får opp en utvalgsboks. Velg skoleår, skole (en skole eller Alle) og hvilken rapport du skal ta ut 3. Velg fra- og tildato for tidsrommet du vil ta ut data fra 4. Klikk på knappen 1/2 Forbered rapport 5. Klikk på knappen 2/2 Åpne rapport For eksempler på hvordan rapporter kan se ut, se egen manual. Side 26

27 Elever og foresatte Tilgang til programmet Elever og foresatte kan få tilgang til Fravær og Vurdering. Dette er avhengig av hvilken avtale kunden (kommunen/fylket) har med leverandøren (IST). Dersom det er avtalt å gi elever/foresatte tilgang er det noen parametere som må være satt fra leverandøren side og noen parametere settes i det administrative systemet. Skolen må informere elever/foresatte om pålogging og bruken av systemet. Dersom elever eller foresatte har behov for brukerstøtte må de kontakte skolen. Elevtilgang Elever som skal ha påloggingsmulighet til Fravær og Vurdering må ha de rette parametere utfylt i det administrative systemet. Faglærer gir elevene innsyn til de enkelte vurderinger ved å sette status til Publisert (les mer om dette i dokumentasjonen for lærer). Foresatt-tilgang Foresatte logger seg på og klikker på Foresatte. Her kan de sende inn en forespørsel om å få tilgang til systemet. Det er kontaktlærer som godtar/avviser en forespørsel. Det er også kontaktlærer som kan stenge for tilgang til en foresatt dersom det skulle være aktuelt. Se brukerdokumentasjon for Lærer for ytterligere beskrivelse. Side 27

28 hypernet Karakter Mobil Mobile nettsider (hypernet Karakter Mobil og hypernet Fravær Mobil) er ikke inkludert i hypernet Fravær. Dersom dere ønsker å bestille denne ekstrafunksjonen ta kontakt med IST AS. Pålogging Eleven logger seg på med sitt vanlige brukernavn og passord fra Skolearena (påloggingsmetode intern) eller via FEIDE. Velg riktig kunde (som er skolens, kommunens eller fylkeskommunens navn) Via den mobile nettsiden kan elevene følge med på sine publiserte karakterer. Nyeste publisering ligger øverst. Skolen kan også sette opp hendelsesstyrt SMS med link til den mobile nettsiden. Side 28

29 Oppsett Systemadministrator i Skolearena må gi tilgang til at skoleadministrator skal kunne få slå av og på hendelsesstyrt SMS. Dette gjøres via fanen innstillinger. Skoleadminstrator kan styre om hendelsesstyrte SMS skal gå ut til elevene ved nye og/eller endringer i karakterene. Dette kan også systemadministrator styre per skole via fanen Skoler. Skolen kan selv bestemme teksten i utgående SMS. Merk da at koden <url> må stå der for å gi brukeren riktig lenke. I skoleadministrativt system Det er ingen endringer i hvordan karakterer behandles i det skoleadministrative systemet. Karakterene vises først for eleven i den mobile nettsiden når karakterene er publisert/offentliggjort. Om man publiserer en karakter ved en feiltakelse (for eksempel en karakter som H2 i stedet for S (standpunkt)) må denne karakteren gjøres uoffisiell ved en synkronisering før man så endrer og synkroniserer til det riktige. Side 29

30 hypernet Fravær Mobil hypernet Fravær Mobil gir læreren mulighet til å registrere elevenes fravær, orden- og atferdsmerknader direkte på mobil eller nettbrett Slipper å ha med PC overalt Alt i forbindelse med fagfravær utføres av faglærer. Slipper å logge på PC-versjonen Lett å føre fravær og merknader der du er (gymsal, ekskursjoner, verksted osv.) Pålogging Hypernet Fravær Mobil er en mobil nettside. Det vil si at man logger på via en nettleser og aktuell lenke. Påloggingsmetode Fraværsføring Dagens leksjoner kommer opp. Klikk på aktuell leksjon for fraværsføring: Klasselisten for valgt leksjon kommer opp. Klikk på grønn hake for å føre fravær (rød minus for å endre til tilstedeværelse): Side 30

31 Klikk på pilen for å legge til en fraværsårsak, trykk Lagre for å komme tilbake til klasselisten: Side 31

32 Merknader (orden/atferd) Velg fanen Orden eller Atferd for å legge til merknader på aktuell elev. Velg ferdig merknad eller skrive inn selv. Trykk Lagre for å komme tilbake til klasselisten: Trykker du «Tilbake» øverst i venstre hjørne kommer du tilbake til dagens leksjoner. Dette ikonet: viser hvilke elever som har fått en merknad: Side 32