Sak 85/09 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Sak 85/09 Sakstittel: TERTIALRAPPORT - 2. TERTIAL 2009 Arkivsaknr: 09/4157 Saksbehandler: RKO/INFO/OHE Odd Hellum K-kode: 151 &14 Saksnummer Utvalg Møtedato 23/09 Oppvekstutvalget 14.10.2009 18/09 Sosial- og omsorgsutvalget 15.10.2009 85/09 Økonomi- og administrasjonsutvalget 21.10.2009 / Miljø- og utviklingsutvalget / Kulturutvalget / Kommunestyret Administrasjonens innstilling: Den framlagte rapport vedtas som Sørum kommunes tertialrapport for 2. tertial 2009, perioden 1. mai 31. august 2009. Tidligere behandlinger: Side 1 av 31
Sak 85/09 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 09/4157-1 Sakstittel: TERTIALRAPPORT - 2. TERTIAL 2009 K-kode: 151 &14 Saksbehandler: Odd Hellum Innstilling: Den framlagte rapport vedtas som Sørum kommunes tertialrapport for 2. tertial 2009, perioden 1. mai 31. august 2009. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Rapport for 2. tertial 2009 legges fram til politisk behandling. Vedlegg som eget hefte: 1. Tertialrapport for 2. tertial 2009. Saksutredning: Bakgrunn for saken: Tertialrapport for 2. tertial 2009 bygger på samme mal som tidligere avlagte årsberetninger og tertialrapporter. Vedleggene i rapporten gir tilbakemelding om gjennomførte vedtak og mål, oppnådde resultater og status for utviklingsprosjektene våre. Forhold til eksisterende plandokumenter: Tertialrapporten bør studeres sammen med med bl.a. budsjett for 2009. Utskrift av saken til: Lederforum Daglig leder for de kommunale foretakene Sørumsand, den 06.10.2009 Rådmann Rannveig Egerdal Eidet Side 2 av 31
Sak 86/09 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Sak 86/09 Sakstittel: SNR - ROLLE OG ORGANISERING Arkivsaknr: 09/3883 Saksbehandler: RKO/INFO/OHE Odd Hellum K-kode: 026 Saksnummer Utvalg Møtedato 86/09 Økonomi- og administrasjonsutvalget 21.10.2009 / Kommunestyret Administrasjonens innstilling: Sørum kommunestyre anbefaler at Samarbeidsrådet for Nedre Romerike organiseres i tråd med SNRsekretariatets modell 1 med fokus på konkurransekraft og utvikling. Sørum kommunestyre forutsetter at de styrende organer i SNR foretar en grundig drøfting og vurdering av hvilke mål og hvilken hensikt SNR skal ha i fremtiden, før det endelig foretas valg av modell for organisering. Tidligere behandlinger: Side 3 av 31
Sak 86/09 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 09/3883-2 Sakstittel: SNR - ROLLE OG ORGANISERING K-kode: 026 Saksbehandler: Odd Hellum Innstilling: Sørum kommunestyre anbefaler at Samarbeidsrådet for Nedre Romerike organiseres i tråd med SNRsekretariatets modell 1 med fokus på konkurransekraft og utvikling. Sørum kommunestyre forutsetter at de styrende organer i SNR foretar en grundig drøfting og vurdering av hvilke mål og hvilken hensikt SNR skal ha i fremtiden, før det endelig foretas valg av modell for organisering. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Sekretariatet i Samarbeidsrådet for Nedre Romerike, SNR, har lagt fram fire alternative modeller for den fremtidige organiseringen av samarbeidsrådet. Kommunene i SNR oppfordres til å gi sitt syn til kjenne. Rådmannen i Sørum anbefaler modellen som har fokus på konkurransekraft og utvikling. Vedlegg: 1. SNRs rolle og organisering Brev med notat fra SNR datert 15.09.2009. 2. Notat datert 10.08.2009 fra Nedre Romerike distriktsrevisjon. Saksutredning: Bakgrunn for saken: Samarbeidsrådet for Nedre Romerike, SNR, har oversendt to strategiske dokumenter til behandling i medlemskommunene: 1. Fremtidig rolle for og organisering av SNR. 2. Ny organisering av arbeidet med strategisk næringsplan/næringsarbeidet i regionen. I Sørum kommune har vi valgt å behandle dette som to separate saker, én om fremtidig organisering av SNR, og én om ny organisering av arbeidet med strategisk næringsplan/næringsarbeidet. Dette fordi næringsarbeidet kan ses relativt uavhengig av hva som måtte bli fremtidig organisasjonsmodell for SNR-samarbeidet. På grunn av kort frist (SNR ønsker svar innen 27.10.2009) vil vi ikke rekke å behandle sakene i kommunestyret før fristen, men de foreløpige signalene fra Ø/A kan oversendes til SNR før fristen, og kommunestyrets vedtak kan ettersendes. Saksopplysninger: SNR har helt siden dette interkommunale samarbeidet på Nedre Romerike ble formalisert hatt en utydelig profil og en uklar rolle. Dette framheves også i strategidokumentet fra SNR. I 2008 ble det utarbeidet en evalueringsrapport for SNR, som også ble lagt fram for kommunestyret sammen med en muntlig presentasjon av hovefunnene i rapporten v/daglig leder i SNR Marianne Jørgensen. Side 4 av 31
Sak 86/09 Det er utvilsomt behov for å foreta en gjennomgang av hva som skal være SNRs rolle, hvilke saksområder som skal ha hovedfokus, og hvordan SNR med dette som bakgrunn bør organiseres. Det er bred enighet om at kommunene på Nedre Romerike primært skal samarbeide om de typer oppgaver som er en felles utfordring for hele regionen, som for eksempel areal/transport, miljø/klima, næringspolitikk, befolkningsutvikling. En utfordring for SNR-samarbeidet er at det i tillegg til samarbeidet gjennom SNR også eksisterer en lang rekke formaliserte samarbeidsordninger kommunene imellom. Disse kan omfatte to eller et flere av SNR-kommunene, noen omfatter én eller flere SNR-kommuner sammen med kommuner i andre regioner. En annen utfordring er at fylkeskommunen har en rekke oppgaver som er beslektet med SNRs oppgaver, og det må ikke være et mål at SNR blir et fjerde forvaltningsnivå ved siden av fylkeskommunen. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Ingen. Drift, vedlikehold: Kommunenes årlige tilskudd til SNR vil variere etter hvilken modell som velges, særlig fordi SNRsekretariatets størrelse varierer i ut fra type organisering. Bemanningskonsekvenser: Ingen for medlemskommunene. Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? Nei Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? Nei Barns og unges kommunestyre/arbeidsutvalget (ja/nei)? Nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? Ingen Alternative løsninger: SNR-sekretariatet presenterer fire ulike modeller for fremtidig organisering av og oppgaver for SNR: Modell 1: Fokus på konkurransekraft og utvikling. Hvilke oppgaver og hvilken organisering som vil ligge i en slik modell, framgår på side 6 i vedlegg 1. Essensen i modellen er strategisk og langsiktig tenkning og arbeid. Modell 2: Fokus på strategiske plan- og utredningsoppgaver for å møte befolkningsveksten. Hvilke oppgaver og hvilken organisering som vil ligge i en slik modell, framgår på side 7 i vedlegg 1. Essensen i modellen er strategiske planoppgaver og utredningsoppgaver, hovedsakelig innenfor planog bygningslovgivningen. Modell 3: Fokus på politiske møteplasser. Hvilke oppgaver og hvilken organisering som vil ligge i en slik modell, framgår på side 8 i vedlegg 1. Essensen i modellen er å organisere møteplasser og arenaer for politisk og administrativt nivå i kommunene, en minimumsløsning for samarbeid på det politiske nivået. Side 5 av 31
Sak 86/09 Modell 4: Fokus på løsning av ad hoc-oppgaver. Hvilke oppgaver og hvilken organisering som vil ligge i en slik modell, framgår på side 9 i vedlegg 1. Essensen i modellen er at det ikke skal ligge faste oppgaver til SNR, disse tildeles etter hvert som det oppstår behov etter en form for bestillerfunksjon. Vurdering: Før valg av modell, er det påkrevet at både kommunestyrene i medlemskommunene og SNRs styrende organer drøfter hvilke oppgaver som skal ligge til SNR og hvilken rolle SNR skal ha. I denne sammenheng må man samtidig se på hvilke oppgaver som ikke bør løses av andre enn den enkelte kommune selv, hvilke som allerede er formalisert gjennom interkommunale samarbeidsordninger, og hvilke som er fylkeskommunens. Sannsynligvis bør man også drøfte hvorvidt det i det hele tatt er behov for SNR, dersom man er i tvil om et slikt formalisert samarbeid reelt sett har noen god funksjon. Noe av det som har vært SNRs svakhet, er mangelen på tildelt rolle. Mye av dette skyldes nok at medlemskommunene prinsipielt gjerne vil samarbeide, men nødig gir fra seg ansvar og myndighet. Modell 1 er nok den modellen som best ivaretar behovet for en fremtidsrettet organisering av SNR, samtidig som den ikke går den enkelte kommune i næringen. Modellen har fokus på at SNR skal være et felles talerør utad, bl.a. ved å bidra til å sikre at regionens felles interesser blir ivaretatt i nasjonale og regionale prioriteringsprosesser. Både de politiske prosessene og kommunenes individuelle behov synes å bli ivaretatt i modellen. Modell 2 inneholder også mange positive elementer, men en klar svakhet er at oppgavene som ligger i denne modellen er svært tett opp til fylkeskommunens. Modellen kan også synes noe snever, ved sitt sterke fokus på plan- og utredningsoppgaver og lite annet. Modell 3 og 4 er noe i nærheten av minimumsmodeller. Det kan stilles spørsmål ved om man ville være like godt tjent med et ikke-formalisert samarbeid kommunene imellom som å velge så vidt uforpliktende modeller som nr. 3 eller 4. Utskrift av saken til: SNR Sørumsand, den 28.09.2009 Rådmann Rannveig Egerdal Eidet Side 6 av 31
Sak 87/09 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Sak 87/09 Sakstittel: FRAMTIDIG ORGANISERING AV NÆRINGSARBEIDET I SNR Arkivsaknr: 09/4194 Saksbehandler: PLU//IKT Inger Kronen Tveranger K-kode: 026 Saksnummer Utvalg Møtedato 87/09 Økonomi- og administrasjonsutvalget 21.10.2009 / Kommunestyret Administrasjonens innstilling: Det gis tilslutning til ny modell for organisering av næringsarbeidet i SNR. Dette medfører at kr 8 pr innbygger fortsatt må bevilges til arbeidet med strategisk næringsplan. Dette dekkes innenfor servicesenteres ramme. Tidligere behandlinger: Side 7 av 31
Sak 87/09 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 09/4194-1 Sakstittel: FRAMTIDIG ORGANISERING AV NÆRINGSARBEIDET I SNR K-kode: 026 Saksbehandler: Inger Kronen Tveranger Innstilling: Det gis tilslutning til ny modell for organisering av næringsarbeidet i SNR. Dette medfører at kr 8 pr innbygger fortsatt må bevilges til arbeidet med strategisk næringsplan. Dette dekkes innenfor servicesenteres ramme. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Kommunene er bedt om å gi tilbakemeldinger på hvordan det framtidige næringsarbeidet i SNR bør organisering. Det foreslås en mer handlekraftig organisasjonsmodell enn dagens ordning. Vedlegg: 1. Notat om ny organisering av næringsarbeidet i SNR, datert 15.09.09. 2. Handlingsplan til strategisk næringsplan 2010-2011, vedtatt i programmstyret 10.09.09. Saksutredning: Bakgrunn for saken: I ordførermøtet i SNR 22.06.09 ble sak på SNRs fremtidige næringsarbeid behandlet. Saken er nå på høring i kommunene. Denne saken må sees i sammenheng med saken om framtidig rolle og organisering av SNR. Det tas sikte på at sakene skal behandles igjen i Rådet i SNR 27.10.09. Saksopplysninger: Dagens organisering og erfaringer: Næringsarbeidet er i dag organisert som et prosjekt ved siden av de øvrige aktiviteter i SNR med eget styre, Programstyret. Programstyret består av representanter for næringslivet, Akershus Fylkeskommune, NHO og politikere. Begrunnelsen for denne modellen var å legge til rette for rask saksbehandling, fokus på fremdrift og samhandling med andre miljøer. Organiseringen fungerer ikke optimalt i dag men har i stedet bidratt til en mer byråkratisk arbeidsform enn de øvrige SNR aktiviteter. Programstyret fungerer i praksis mer som et rådgivende organ enn et styre. Samhandling med andre næringsaktører er vanskelig, fordi SNR ikke evner å iverksette handling raskt nok. Dagens organisasjonsform er tilpasset en typisk politisk beslutningsprosess. Det er ikke egnet dersom målet er samhandling med næringslivet. Næringslivet ønsker ikke delta i politiske prosesser, de forlanger større fokus på fremdrift og resultater. Side 8 av 31
Sak 87/09 Programstyret ønsker en mer prosjektrettet organisasjonsform med større handlefrihet til sekretariatet, vel og merke innenfor politisk godkjente rammer, tilføre næringsarbeidet mer energi, dynamikk og ikke minst større samhandling med flere næringslivsaktører enn hva som skjer i dag. Hovedpunkt i ny modell som foreslås: Programstyret legges ned Næringspolitisk arbeid er en del av den regulære virksomheten i SNR Sekretariatets rolle skal være: En synlig aktør i næringsarbeidet for regionen Har ansvaret for gjennomføring av næringsplanen En ansatt i sekretariatet utfører arbeidet Årlig utarbeide en retningsgivende handlingsplan for næringspolitisk arbeid, med konkret angivelse av ressursinnsats på de enkelte prosjekter Utarbeide årsrapport om ressursbruk og resultater Rapportere om framdrift i prosjektarbeidet gjennom året til SNRs organer Skal rigge prosjekter og drive prosjektstyring Skal legge til rette for to årlige drøftinger om utviklingen av arbeidet med styret Arrangere årlig næringskonferanse Kan initiere nye tiltak, og har fullmakt til å stoppe prosjekter dersom ikke tilfredsstillende resultater Arbeide i nært og forpliktende samspill med aktørene som har deltatt i utformingen av planen, og som berøres av den. Styret/øverste organs rolle: Politisk forankring av innsatsområder og økonomiske rammer Årlig vedta overordnet næringsstrategi og økonomiske rammer Drøfte utviklingen av næringsarbeidet to ganger i året, på bakgrunn av handlingsplaner og årsrapporter fra sekretariatet Holdes orientert om utviklinga i prosjektene i handlingsplanen Utarbeide klart og tydelig mandat for sekretariatet Som kontrollorgan overfor sekretariatet, også ha mulighet til å gripe direkte inn i prosjektarbeidet, om arbeidet faller utenfor vedtatte rammer. Forholdet til kommunene: Både handlingsplan og årsrapport presenteres av sekretariatet i SNRs organer, og oversendes kommunene til orientering. Det legges ikke opp til at disse planene og rapportene skal vedtas av SNR og/eller eierkommunene. Prosjektene: Ethvert prosjekt skal ha ei prosjektgruppe med prosjektleder. Prosjektleder rapporterer til sekretariatet. Forhold til eksisterende plandokumenter: Endret organisering/modell for næringsarbeidet er et av resultatene av at SNRs ordførermøte 02.12.08. besluttet å revidere strategisk næringsplan. Forhold til gjeldende vedtak: Oppfølging av ØA sak 12/09, 11.02.09. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Ingen Side 9 av 31
Sak 87/09 Drift, vedlikehold: Videreføring av arbeidet med Strategisk næringsplan vil kreve en finansiering fra hver kommune på kr. 8 pr innbygger. Bærekraftig utvikling: En mer effektiv og målrettet organisasjon er absolutt bærekraftig fordi kommunene i SNR har mye å hente på å utvikle et mer samarbeid om næringspolitikken. Alternative løsninger: Å ikke videreføre næringsarbeidet gjennom SNR vil medføre at ett at de viktigste områdene å samarbeide om på Nedre Romerike faller bort. Vurdering: På Strategisamlingen for Rådet i 2008 var det enighet om tre tema for videre samarbeid: Areal/transport Miljø/klima Næringspolitikk. Ny organisering av næringsarbeidet kan gjennomføres innenfor alle de fire modellene for fremtidig organisering av hele SNR (egen sak). I den modellen som SNRs sekretariat anbefaler, og som også rådmannen støtter, er næringsarbeidet fullt integrert i SNR. Forslag til ny organisering er fornuftig sett i lys av å få på plass en effektiv samhandling med fokus på fremdrift og resultater. Programstyrets rolle har ikke blitt slik som tiltenkt, men de grep som foreslås er fornuftige mhp å utvikle et mer handlekraftig SNR. Vedlagt følger handlingsplan for strategisk næringsplan 2010-2011, men de prosjektene som skal ingangsettes. Rådmannen anbefaler at forslaget fra SNR støttes. Utskrift av saken til: Saksbehandler Sørumsand, den 07.10.2009 Seksjonsleder: Inger Kronen Tveranger Side 10 av 31
Sak 88/09 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Sak 88/09 Sakstittel: MULIGHETSSTUDIE - BLAKER ALDERSHEIM Arkivsaknr: 09/3661 Saksbehandler: PRO//BGJ Bård Gjestvang K-kode: 614 Saksnummer Utvalg Møtedato 17/09 Eldrerådet 06.10.2009 17/09 Sosial- og omsorgsutvalget 15.10.2009 88/09 Økonomi- og administrasjonsutvalget 21.10.2009 / Kommunestyret Administrasjonens innstilling: 1. Alternativene om totalrehabilitering av Blaker aldersheim, samt nybygg på dagens tomt skrinlegges. 2. Forprosjektet videreføres gjennom utreding av tomtealternativer for ny institusjon i Blaker. Tidligere behandlinger: Utvalg: Eldrerådet Møtedato: 06.10.2009 Sak: 17/09 Behandling: Eldrerådet har behandlet dokument mulighetsstudie av Blaker aldersheim, i møte 05.10.2009. Vedtak: Eldrerådet går inn for alternativ 4. Forprosjekt videreføres gjennom utredning av tomtealternativ for ny institusjon. Eldrerådet anbefaler at ny institusjon bygges og etableres mer sentralt. Side 11 av 31
Sak 88/09 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 09/3661-1 Sakstittel: MULIGHETSSTUDIE - BLAKER ALDERSHEIM K-kode: 614 Saksbehandler: Bård Gjestvang Innstilling: 1. Alternativene om totalrehabilitering av Blaker aldersheim, samt nybygg på dagens tomt skrinlegges. 2. Forprosjektet videreføres gjennom utreding av tomtealternativer for ny institusjon i Blaker. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Det er blitt foretatt en mulighetsstudie for alternative løsninger for evt. videre bruk av Blaker aldersheim. Vedlegg: 1. Mulighetsstudie Blaker aldersheim Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Handlingsprogram med økonomiplan 2010 2013 Handlingsprogram med økonomiplan 2008-2011 Handlingsprogram med økonomiplan 2007 2010 Handlingsplan for pleie, rehabilitering og omsorgstjenester 2002 2013 (2002 2013) Saksutredning: Bakgrunn for saken: I Handlingsprogram med økonomiplan 2007 2010 er det beskrevet at Blaker aldersheim skal rehabiliteres og oppgraderes til sykehjemsstatus. I Handlingsprogram med økonomiplan 2010 2013 er det varslet at byggets beskaffenhet er av en slik karakter at det sannsynligvis er nødvendig med en omfattende oppgradering/rehabilitering for å gjøre institusjonen effektiv driftsmessig. For å avklare dette, er det utført en mulighetsstudie. Saksopplysninger: Blaker aldersheim er en institusjon med 32 beboere og til sammen ca 21 årsverk. Bygget består av en gammel del, tidligere skysstasjon, fra 1800-tallet, en nyere del fa ca 1959. Institusjonen er lite tilpasset dagens drift og behov. Lange korridorer med flere vinkler over 2 etasjer bidrar til dårlig oversikt og lange avstander. Institusjonen ble i Handlingsplan for pleie- rehabilitering og omsorgstjenester 2002 2013 (Pro-plan) vedtatt avviklet, men på grunn av fortsatt behov for plassene ble dette vedtaket senere endret. Med demografiske endringer og nye omsorgsoppgaver tillagt kommunene er det liten tvil om Sørum kommune fortsatt har behov for institusjonsplassene. Behovet har imidlertid endret seg til at det først og fremst er sykehjemsplasser Sørum kommune trenger. Side 12 av 31
Sak 88/09 Dagens aldersheim er ikke godt tilrettelagt for beboerne, med lange avstander til ulike fellesarealer. Fremtidens institusjonsbeboere vil også ha større behov for omsorg, tilsyn og behandling, og eksisterende bygningsmasse er lite tilrettelagt for dette. I Handlingsprogram med økonomiplan 2010 2013 er det skissert at driften av Blaker aldersheim flyttes over til Sørvald bo- og behandlingssenter under en eventuell rehabilitering av aldershjemmet. Overflyttingen var her stipulert til å skje høsten 2011, og rehabiliteringen ble antatt å vare ca 1,5 år. Våren 2009 ble det nedsatt en styringsgruppe bestående av - Hans Marius Johnsen, Ordfører - Tormod Dragland, dagligleder Sørum kommunale eiendomsforetak - Stein Kr. Andersen, økonomisjef, - Inger Tveranger seksjonsleder plan og utbygging, - Bård Gjestvang, seksjonsleder pleie, rehabilitering og omsorg - Prosjektleder Odd Arne Valberg, Sørum kommunale eiendomsforetak - Ståle Grinaker, fagleder Sørum kommunalteknikk med ansvar å planlegge rehabiliteringen av Blaker aldersheim. På grunn av byggets beskaffenhet og beliggenhet ble det raskt konkludert med at enkelte problemstillinger måtte avklares med tanke på om det i det hele tatt er mulig å gjennomføre de planlagte byggearbeidene. Det ble derfor besluttet å gjennomføre en mulighetsstudie, der 3 alternativer ble vurdert: 1. Totalrehabilitering av dagens byggemasse 2. Rive nåværende bygg, og bygge ny institusjon på dagens tomt 3. Nybygg på annen tomt. Mulighetsstudien konkluderer med at alternativ 3 (nybygg på annen tomt) er det klart beste alternativet for Sørum kommune. Alternativ 1 (totalrehabilitering) vil ikke kunne bli et fullgodt anlegg i forhold til funksjon og teknisk standard, og likevel svært kostnadskrevende å gjennomføre. I alternativ 2 blir byggekostnadene svært høye, samtidig vil tomtas størrelse og form sette klare begrensinger til et nybygg med tanke på antall plasser og effektiv drift. Et nybygg på annen, godt egnet tomt (alternativ 3) vil imidlertid gi optimale muligheter til å få et rasjonelt og funksjonelt bygg. Mulighetsstudiet viser at alternativ 3 er klart billigere enn alternativ 2, men noe dyrere enn alternativ 1. Likevel slår mulighetsstudien fast at alternativ 3 gir mest valuta for pengene ved at man får et bygg som er mer funksjonelt i drift, samt at det gir best kontroll av kostnadsbildet gjennom byggeprosessen. Dette alternativet gir også anledning til å vurdere behovet for flere plasser enn de øvrige alternativene gir rom for.. Forhold til eksisterende plandokumenter: I Handlingsprogram med økonomiplan 2007 2010 ble det foreslått å oppgradere Blaker aldersheim til sykehjem for å møte fremtidens utfordringer innenfor omsorg. I Handlingsprogram med økonomiplan 2010 2013 er det videre varslet om at det er nødvendig med en betydelig rehabilitering og oppgradering, og at det er nødvendig å foreta avklaringer av grunnleggende problemstillinger som blant annet byggets beskaffenhet, grunnforhold og parkeringsforhold. Avklaringene om disse forholdene er gjennomført i mulighetsstudien. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Mulighetsstudien gir følgende kostnadsoverslag for de 3 alternativene: Side 13 av 31
Sak 88/09 Drift, vedlikehold: I mulighetsstudien fremkommer det at funksjonaliteten av bygget blir klart best dersom det bygges nytt på ny, egnet tomt. Ved å få et godt oversiktelig og tilrettelagt bygg vil det være mulig å spare personalkostader i forhold til de øvrige alternativene. Bærekraftig utvikling: Ved å velge et alternativ som tar høyde for rasjonell og effektiv drift, og samtidig gir brukerne et kvalitetsmessig tilbud, vil man sørge for å bidra til bærekraftig utvikling. Bemanningskonsekvenser: En institusjon med lange korridorer i vinkler, og over flere etasjer, gir dårlig oversikt og kontroll. Dette medfører behov for høyere bemanning. Eksisterende bygg og tomt vanskeliggjør å få et funksjonelt bygg. Et godt tilrettelagt nybygg bidrar til lavere bemanning. Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? Ja Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? Nei Barns og unges kommunestyre/arbeidsutvalget (ja/nei)? Nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? Alternative løsninger: Mulighetsstudiet tar for seg 3 alternative muligheter: 1. Totalrehabilitering av dagens byggemasse 2. Rive nåværende bygg, og bygge ny institusjon på dagens tomt 3. Nybygg på annen tomt. I alternativ 3 er det forutsatt at annen tomt skal være beliggende i Blaker. Et 4. alternativ kan være at et nytt sykehjem bygges i andre deler av kommune, f.eks. Sørumsand eller Frogner, jf Handlingsprogram med økonomiplan 2008 2011. Vurdering: På grunn av bygningens form og tomtebegrensinger har Blaker aldersheim en lite tilfredsstillende drift med tanke på logistikk og funksjon. Tomten er liten og trang med overhengende fare for at deler av denne også må avstås til gang sykkelveg i fremtiden. Lange avstander med korridorer i vinkler, og beboeravdeling fordelt over 2 etasjer resulterer i uoversiktelighet og ekstra belastninger på personalet. Bygningens standard blir av takstmann vurdert som enkel og med stort rehabiliteringsbehov. De tekniske anleggene tilfredsstiller heller ikke på noen måte dagens krav. Bygningen mangler mekanisk balansert ventilasjon og har heller ikke kjøling. Takhøyden i bygget er svært lav og dette vanskeliggjør fremføring av teknisk anlegg som ventilasjon, kabelbroer etc. Bygget er ikke beregnet for å inneholde dagens tekniske anlegg. Mulighetsstudiet viser at det klart beste alternativet er å bygge nytt på annen egnet tomt. Entreprisekostnadene ved en slik løsning er noe høyere enn ved å foreta totalrenovering av eksisterende bygg. Et nybygg på annen tomt vil imidlertid sikre optimal funksjonalitet som sikrer effektiv drift og gode omsorgstjenester til brukerne i mange år fremover. Videre vil denne løsningen gi Side 14 av 31
Sak 88/09 et mer nøyaktig kostnadsbilde før byggeprosessen starter. Det vil sjelden gi store uventede ekstrakostnader på forhold man ikke har oppdaget. Ved rehabilitering kan man finne uventede forhold når man starter med å åpne en konstruksjon som gir ekstrakostnader, f. eks råte og setningskader. I Handlingsplan med økonomiplan 2010 2013 er det beskrevet at Blaker aldersheim overflyttes til Sørvald bo- og behandlingssenter under oppgraderingen av institusjonen. Ved å skrinlegge løsningen om totalrenoveringen av aldershjemmet og heller prosjektere nybygg på ny tomt, vil det ikke være nødvendig å flytte driften over til Sørvald. Blaker aldersheim kan da videreføre sin drift frem til ny institusjon er ferdig. I Handlingsplan med økonomiplan 2010 2013 er det varslet et behov for 25-30 nye heldøgns omsorgsplasser (institusjon eller bemannede omsorgsplasser) I tillegg tar den nye samhandlingsreformen høyde for helseoppgaver som tidligere er tillagt spesialisthelsetjenesten nå skal bli kommunens ansvar. Det vil sannsynligvis medføre færre liggedøgn på sykehus, og større og nye behov for institusjonsplasser i kommunene. Ved en evt. utbygging av ny institusjon i Blaker er det naturlig å planlegge for å imøtekomme noen av disse behovene/utfordringene, og vil gi beboere et omsorgs- og behandlingstilbud med verdighet. Med bakgrunn i dette foreslår Rådmannen å skrinlegge alternativene om å totalrehabilitere Blaker aldersheim, samt bygge nytt på eksisterende tomt. Rådmannen ønsker at forprosjektet videreføres, og at neste trinn blir å finne egnet tomt i Blaker for en ny institusjon. Når tomtevalget er avklart, må skisser, romprogram, plantegninger, økonomiske forhold utarbeides. Det må også vurderes hva Blaker aldersheim skal benyttes til i fremtiden. Utskrift av saken til: Lederforum Virksomhetsleder Blaker aldersheim Daglig leder, Sørum kommunale eiendomsselskap KF Sørumsand, den 24.09.2009 Seksjonsleder: Bård Gjestvang Side 15 av 31
Sak 89/09 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Sak 89/09 Sakstittel: BINGSFOSSHALLEN I SØRUM KF - RENHOLDSAVTALE Arkivsaknr: 09/4062 Saksbehandler: RKO/ØKO/SKR Stein Kristian Andersen K-kode: 037 Saksnummer Utvalg Møtedato 89/09 Økonomi- og administrasjonsutvalget 21.10.2009 / Kommunestyret Administrasjonens innstilling: Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF gis ikke tillatelse til å si opp avtalen med Sørum kommunale eiendomsselskap KF om utførelse av renholdstjenester. Tidligere behandlinger: Side 16 av 31
Sak 89/09 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 09/4062-1 Sakstittel: BINGSFOSSHALLEN I SØRUM KF - RENHOLDSAVTALE K-kode: 037 Saksbehandler: Stein Kristian Andersen Innstilling: Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF gis ikke tillatelse til å si opp avtalen med Sørum kommunale eiendomsselskap KF om utførelse av renholdstjenester. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF har bedt om kommunestyrets tillatelse til å si opp avtalen med Sørum kommunale eiendomsselskap KF om utførelse av renholdstjenester. Vedlegg: 1. Møteprotokoll fra styremøte i Bingsfosshallen KF 17.09.2009 2. Saksframlegg til sak 20/09 i styremøte 17.09.2009 i Bingsfosshallen KF 3. Notat datert 25.09.2009 fra Sørum kommunale eiendomsselskap KF Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Avtale om utførelse av renholdstjenester mellom Sørum kommunale eiendomsselskap KF og Bingsfosshallen i Sørum KF. Saksutredning: Bakgrunn for saken: I tillegg til ordinært renhold på dagtid har Bingsfosshallen i Sørum KF behov for renhold av lokaler og utstyr etter arrangementer på kvelds- og helgetider. Ihh til saksframlegg til styret er dette renhold som utføres eller bekostes av vedkommende arrangør. I tillegg kommer behov for periodisk renhold av tak, tribuner og sceneteppe. Styret i Bingsfosshallen KF har i sak 20/09 bedt om kommunestyrets tillatelse til å si opp avtalen om utførelse av renholdstjenester med Sørum kommunale eiendomsselskap KF og legge sitt renholdsbehov ut på anbud. Saksopplysninger: Daglig renhold av Bingsfosshallen utføres i samsvar med konsumprisregulert fastprisavtale mellom de to foretakene. Renhold av tak, tribuner og sceneteppe avtales og faktureres særskilt. Sørum kommunale eiendomsselskap KF utfører alt renhold i Sørum kommunes bygg. Arbeidet utføres med egne ansatte. Ordningen er en videreføring av den ordningen som gjaldt før foretakene ble opprettet, da eiendomsavdelingen i servicesenteret organiserte renholderne. Ved opprettelsen av foretakene ble det uttrykkelig presisert fra kommunestyrets side at opprettelse av foretak ikke var et tiltak for å fremme konkurranseutsetting eller privatisering av kommunale Side 17 av 31
Sak 89/09 arbeidsoppgaver. Dette er bakgrunnen for at det i avtalen om utførelse av renholdstjenester er tatt inn bestemmelse om at oppsigelse av kontrakten krever kommunestyrets vedtak. Forhold til eksisterende plandokumenter: I Handlingsprogram med økonomiplan 2010-2013 for begge fortakene er det implisitt lagt til grunn at eksisterende avtale om utførelse av renholdstjenester skal videreføres. Forhold til gjeldende vedtak: Ved opprettelsen av foretakene ble det lagt til grunn at renholdstjenester i kommunale bygg skal utføres av Sørum kommunale eiendomsselskap KF. Prinsippet er videreført ved alle senere økonomiplan- og årsbudsjettbehandlinger. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Ingen Drift, vedlikehold: Ingen Bærekraftig utvikling: Konkurranseutsetting av kommunale tjenester vil kunne være til skade for det trepartssamarbeidet som er en betydelig bidragsyter til en fortsatt bærekraftig utvikling av kommuneorganisasjonen. Bemanningskonsekvenser: Ingen Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? nei Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? nei Barns og unges kommunestyre/arbeidsutvalget (ja/nei)? nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? nei Alternative løsninger: Kommunestyret kan gi styret i Bingsfosshallen i Sørum KF tillatelse til å si opp renholdsavtalen med Sørum kommunale eiendomsselskap KF slik at styret kan legge dette arbeidet ut på anbud etter reglene i Lov om offentlige anskaffelser og i samsvar med kommunestyrets forutsetning fra sak 63/05 om at alle som arbeider for Sørum kommune skal ha norske lønns- og arbeidsvilkår. Vurdering: Etter rådmannens vurdering bør en mulig innsparing ved å legge renholdstjenestene i Bingsfosshallen i Sørum KF ut på anbud veies opp den negative effekten som en slik konkurranseutsetting av kommunale arbeidsoppgaver kan få på det årelange partssamsamarbeidet mellom politikk, administrasjon og fagforeninger. Utskrift av saken til: Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF, ved daglig leder Styret i Sørum kommunale eiendomsselskap KF, ved daglig leder Sørumsand, den 6. oktober 2010 Rannveig E. Eidet, rådmann Side 18 av 31
Sak 89/09 Vedlegg 1 Møteprotokoll SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Utvalg: Møtested: Møtedato: Styret for Bingsfosshallen i Sørum KF Bingsfosshallen 17.09.2009 Møtetidspunkt: kl 19-20 Følgende representanter møtte: Ivar Egeberg, Styreleder Senterpartiet Anette Carnarius Elseth, FrP Helge Seiertun, Sørum Kulturforum Kjell Hulby, Sørum Idrettsråd Følgende representanter hadde forfall: Ingen Følgende vararepresentanter møtte: Ingen Følgende representanter møtte ikke: Randi Michaelsen, Ap Møtet ble ledet av Ivar Egeberg Av 5 representanter møtte 4, inkludert møtende vararepresentanter. Underskrifter: Ivar Egeberg Anette Carnarius Elseth Helge Seiertun Kjell Hulby Dette ble diskutert: Styreleder informerte om endringen i styresammensetningen og vedtektene for Bingsfosshallen i Sørum KF som var blitt vedtatt av Kommunestyret 2. September 09. Sak 09/1403-4. Rådmannens representant, kultursjef Erik Vea, går ut. Ny sammensetning i styret er tre representanter valgt av kommunestyret og to representanter fra kulturlivet i Sørum Side 19 av 31
Sak 89/09 Kommune, fortrinssvis en fra Idrettsrådet og en fra Kulturforum.Som ny styrerepresentant ble Randi Michaelsen Ap valgt. Sten Magne Berglund ble valgt som vararepresentant. Styreleder informerte om vedtaket i Kommunestyret 2. September 09. Sak 08/4299-6. Kommersielle inntekter i Bingsfosshallen. Vedtak: 1. Avtale om rett til å disponere reklameplass mellom Bingsfosshallen og annonsør godkjennes. 2. Avtale om formidling av reklameplass i Bingsfosshallen mellom Bingsfosshallen og formidler godkjennes. 3. Retningslinjer for salget godkjennes. 4. Følgende endring foretas i fordelingsnøkkelen: Hallen 20.000 og Formidler 10.000. Daglig leder sender et brev for kort å informere Idrettsrådet og Kulturforum om vedtaket. Styreleder tar kontakt med Idrettsrådet og Kulturforum og drøfter saken. Deretter forfatter styreleder daglig leder et tilbudsbrev til lag og foreninger. Daglig leder gikk gjennom situasjonsrapporten som ble drøftet og tatt til etterretning. Daglig leder gikk gjennom Resultatrapporten som ble drøftet tatt til etterretning. Daglig leder gikk gjennom månedlig budsjettoppfølging for august som ble drøftet og tatt til etterretning. Kommentarer til postene var: 66 posten er økt med kr 175.000 for å finansiere innsetting av glass i lydskilleveggene på galleriet. Kr 100.000 kommer fra Kommunens disposisjonsfond og kr 75.000 fra Bingsfosshallens disposisjonsfond. Post 65 er så vidt overskredet grunnet styrevedtak om å bruke kr 58.000 fra disposisjonsfondet til utskifting av utstyr. 67 posten er overskredet grunnet bruk av advokat til utforming av kontrakt i Sak 08/4299. Kommentarene legges inn på den månedlige budsjettoppfølgingen. Møteliste for høsten er torsdag 22. Oktober og torsdag 26. November. Begge dagene kl 19.00 i Bingsfosshallen. Sakliste Utvalgsaknr. Arkivsaknr. Tittel 19/09 09/3807 GODKJENNING AV REFERAT 16.06.09 20/09 09/3808 RENHOLDSAVTALE Side 20 av 31
Sak 89/09 Sak 19/09 Sakstittel: GODKJENNING AV REFERAT 16.06.09 Behandling: Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF drøftet referatet og godkjente det slik det forelå. Vedtak: Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF godkjente møteprotokollen slik den forelå Sak 20/09 Sakstittel: RENHOLDSAVTALE Behandling: Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF drøftet saken. I henhold til renholdsavtalen mellom Bingsfosshallen og Sørum Kommunale Eiendomsselskap av 18.12.2006 pkt. 3, kreves det et Kommunestyrevedtak for en oppsigelse av kontrakten.. Styret ble enige om å be Kommunestyret godkjenne en oppsigelse av renholdsavtalen med Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF for å kunne fremme en eventuell anbudsrunde og inngåelse av ny renholdsavtale. Vedtak: Styret i Bingsfosshallen vedtok å innstille overfor Kommunestyret en oppsigelse av renholdsavtalen mellom Bingsfosshallen i Sørum KF og Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF av 18.12. 2006. Dette for å kunne fremme en eventuell anbudsrunde og inngåelse av ny renholdsavtale. Saken oversendes Kommunestyret for vedtak og Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF til orientering. Side 21 av 31
Sak 89/09 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Sak 20/09 Vedlegg 2 Sakstittel: RENHOLDSAVTALE Arkivsaknr: 09/3808 Saksbehandler: BING//ELGRA Ellen Margrete Graarud K-kode: 080 Saksnummer Utvalg Møtedato 20/09 Styret for Bingsfosshallen i Sørum KF 17.09.2009 Administrasjonens innstilling: Styret i Bingsfosshallen innstiller på å si opp kontrakten Bingsfosshallen i Sørum KF har om renholdstjenester fra Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF for å kunne fremme en anbudsrunde og inngåelse av ny renholdsavtale. Styrets vedtak oversendes Kommunestyret for godkjenning av oppsigelse av renholdsavtale.. Tidligere behandlinger: Side 22 av 31
Sak 89/09 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 09/3808-1 Sakstittel: RENHOLDSAVTALE K-kode: 080 Saksbehandler: Ellen Margrete Graarud Innstilling: Styret i Bingsfosshallen innstiller på å si opp kontrakten Bingsfosshallen i Sørum KF har om renholdstjenester fra Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF for å kunne fremme en anbudsrunde og inngåelse av ny renholdsavtale. Styrets vedtak oversendes Kommunestyret for godkjenning av oppsigelse av renholdsavtale.. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Oppsigelse av renholdskontrakt for inngåelse av ny renholdsavtale Vedlegg: Avtale om utførelse av renholdstjenester av 18.12.2006, utdelt på møtet Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Møteprotokoll av 28.04.2009, under Dette ble drøftet, pkt 2.a. Økonomiplan for Bingsfosshallen i Sørum KF 2010-2013 Saksutredning: Bakgrunn for saken: Under behandlinger til Økonomiplan for Bingsfosshallen i Sørum KF ble det lagt vekt på viktigheten av å få ned kostnadene og få opp inntektene for å få innfridd budsjettmålene i planen. Ett av tiltakene er å se på mulighetene for å få ned renholdskostnadene. Saksopplysninger: Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF avtale om renholdstjenester inneholder renholdsartikler og toalettartikler og en renholdet på 70% på dagtid for kr 531.556 i 2009. En fast pris som justeres etter KPI. Det må betales ekstra for blant annet nedvask av innvendig tak, rens av tribuner og sceneteppe. De reelle renholdskostnadene for Bingsfosshallen vil i 2009 bli over kr 570.000,- Bingsfosshallen har i tillegg til daglig renhold behov for renhold av lokaler og utstyr etter arrangementer på kvelds- og helgetider. Arrangører må i dag utføre dette selv eller bestille vask fra en dugnadsgjeng via Bingsfosshallen. Det kunne være ønskelig å se på andre renholdsmodeller og kostnadsløsninger enn dagens ved å se dag- kvelds- og helgerenholdet under ett. Med dagens bruk og antagelig fremtidig merbruk av hallen, ser man at det har vokst frem et mer fleksibelt behov for regulert renhold enn fra kl 06.00-11.15 mandag fredag. Forhold til eksisterende plandokumenter: Økonomiplan for Bingsfosshallen i Sørum KF 2010-2013 Side 23 av 31
Sak 89/09 Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Ukjent Drift, vedlikehold: Ukjent Bærekraftig utvikling: Hensikten med en ny avtale er å få ned renholdskostnadene ved å se dag- kvelds-og helgerenholdet under ett. Bemanningskonsekvenser: Ukjent Alternative løsninger: 1. Styret i Bingsfosshallen kan innstille på å si opp kontrakten Bingsfosshallen i Sørum KF har om renholdstjenester fra Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF for å kunne fremme en anbudsrunde og inngåelse av ny renholdsavtale. 2. Styret kan innstille på å beholde dagens renholdsavtale med Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF Vurdering: Samarbeidet, kvaliteten og servicen som Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF gir Bingsfosshallen i det daglige renholdet er svært god, noe som daglig leder også har uttrykt overfor renholdsleder v/eiendomsforetaket. Men Bingsfosshallen er i tillegg til å være gymsal for to skoler på dagtid, også en flerbrukshall med et større behov for renhold. Det er mange aktører inne i løpet av året og disse utøver et mer eller mindre renhold som gir ekstraarbeid for den faste renholder. Daglig leder bruker mye tid på å lære opp tilfeldige arrangører som ønsker å utføre renholdet selv. Det er mellom annet utstyr i hallen så som 1000m2 gulvmatter som ikke skal moppes, men som må maskinvaskes og hvor det er viktig at arrangør er opplært og etterettlig. Man møter også mange aktører som ønsker å betale for renholdet og hvor det er viktig hvem de bruker. Det er også perioder og dager i uken hvor det på grunn av bruken er et større behov for vask av parketten i hallen på ettermiddagstid enn kl 06.00 om morgenen eller kanskje behov for begge deler. Eller det kan være dager hvor man har behov for renhold av tribuner-/annet på ettermiddagstid fordi hallen ellers er opptatt av brukere. Dagens renholdsavtale oppleves som altfor rigid og kostbar i forhold til det Bingsfosshallen har behov for. Det er også vanskelig for daglig leder å få hjelp til opplæring av arrangører, ikke på grunn av manglende vilje fra renholder, men fordi arrangører nødvendigvis ønsker dette på kveld- og helgetid. Daglig leder ser et stort behov for å kunne knytte renholder sterkere inn i et samarbeid til døgndriften av hallen. Det har vært uttrykt et ønske fra styret om å knytte lag og foreninger nærmere til driften av hallen. Med nødvendig opplæring og utstyr kunne dette vært en modell å se nærmere på. Andre løsninger kan være å ha en fast renholder på Bingsfosshallen som i tillegg til det daglige renholdet, kunne ytt hjelp til arrangører på kveldstid og helger mot betaling. Daglig leder innstiller derfor på alternativ 1 om å si opp kontrakten Bingsfosshallen i Sørum KF har om renholdstjenester fra Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF for å kunne fremme en anbudsrunde og inngåelse av ny renholdsavtale Side 24 av 31
Sak 89/09 Notat Vedlegg 3 Til: Fra: Rådmannen v/ eiersekretæriatet Sørum kommunale eiendomsselskap KF Kopi til: Dato: 25.9.2008 Emne: Sak 20/09 Renholdsavtale arkivsaknr.: 09/3808 Til godkjenning før Til behandling den Kommentarer ønskes før Rådmannen ønsker uttalelse på sak 20/09 fra Bingsfosshallen i Sørum KF. Det er hyggelig at Bingsfosshallen er fornøyd med renholdstjenestene som SK Eiendom leverer og vi ønsker selvsagt å levere dette også i framtiden. Våre leveranser omfatter renhold som gis i ordinær arbeidstid i ukedagene inklusiv alt av utstyr og papir/såpe. Ved en eventuell anbudsinnhenting er det viktig å være klar over flere momenter. I kontrakten er det ikke kun lønn og såpe/papir som inngår. Andre kostnader er maskiner og utstyr som er nødvendig til renholdsdriften samt personalbehandling/administrasjon. Det vil ved en anbudsinnhenting tilfalle ledelsen i Bingsfosshallen oppfølgingen av de eksterne kontraktene som måtte inngås. Alt av utstyr som er nødvendig for renholdsdriften må også tas med i anbudet. Konklusjon: SK Eiendom KF ønsker å videreføre dagens avtale. Hvis avtale med annen leverandør ønskes, må anbudsgrunnlag utarbeides av andre enn SK Eiendom KF. Utstyr til renholdsdriften må erstattes av en eventuell ny tilbyder. All oppfølging av en ny renholdskontrakt vil tilfalle Bingsfosshallen i Sørum KF. Side 25 av 31
Sak 90/09 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Sak 90/09 Sakstittel: VEDTEKTER FOR INTERKOMMUNALT BEREDSKAPSUTVALG MOT AKUTT FORURENSNING REGION 2 Arkivsaknr: 09/4093 Saksbehandler: RKO/INFO/OHE Odd Hellum K-kode: K24 Saksnummer Utvalg Møtedato 90/09 Økonomi- og administrasjonsutvalget 21.10.2009 / Kommunestyret Administrasjonens innstilling: Vedtekter for interkommunalt beredskapsutvalg mot akutt forurensning region 2 vedtas. Tidligere behandlinger: Side 26 av 31
Sak 90/09 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 09/4093-4 Sakstittel: VEDTEKTER FOR INTERKOMMUNALT BEREDSKAPSUTVALG MOT AKUTT FORURENSNING REGION 2 K-kode: K24 Saksbehandler: Odd Hellum Innstilling: Vedtekter for interkommunalt beredskapsutvalg mot akutt forurensning region 2 vedtas. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Årsmøtet i interkommunalt beredskapsutvalg mot akutt forurensning i region 2 (IUA region 2) har vedtatt å anbefale at IUA region 2 organiseres som et samarbeid etter 27 første ledd i lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Vedlegg: 1. Brev datert 28.09.2009 fra interkommunalt beredskapsutvalg mot akutt forurensning region 2. 2. Forslag til vedtekter for interkommunalt beredskapsutvalg mot akutt forurensning region 2. Saksutredning: Bakgrunn for saken: Årsmøtet i interkommunalt beredskapsutvalg mot akutt forurensning i region 2 (IUA region 2) har vedtatt å anbefale at IUA region 2 organiseres som et interkommunalt samarbeid etter 27 første ledd i lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Endringen av organisasjonsform gjøres etter anbefaling av samarbeidets revisor, Nedre Romerike distriktsrevisjon (NRD). På årsmøtet i IUA region den 11.05.2009 ble følgende vedtatt i sak 5/09: 1. Årsmøtet anbefaler at det foreliggende forslag til vedtekter for interkommunalt utvalg for akutt forurensning region 2 gjøres gjeldende fra og med 01.01.2010. 2. Forslaget oversendes kommunene i IUA region 2 for behandling. 3. Etter at de nye vedtektene er gjort gjeldende revideres beredskapsplanen for IUA region 2. Forslag til vedtekter for samarbeidet interkommunalt beredskapsutvalg mot akutt forurensning region 2 legges med dette fram for politisk behandling. Det er viktig at samtlige kommuner i samarbeidet fatter likelydende vedtak. Saksopplysninger: Interkommunalt beredskapsutvalg mot akutt forurensning (IUA) region 2 består av romerikskommunene samt Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal og Åsnes i Hedmark fylke. Det vil etter de foreslåtte vedtektene få et styre med 7 medlemmer, hvorav 4 velges fra deltagerkommunene. Brannsjefen i Nedre Romerike brann- og redningsvesen (NRBR) er fast medlem, i tillegg utpeker politiet 2 representanter til styret. I styret møter også Sivilforsvaret, som har tale- og forslagsrett. Medlemskommunenes bidrag til beredskapsutvalget har i de siste årene vært 2 kr pr. Side 27 av 31
Sak 90/09 innbygger. Sørum kommunes kostnad dekkes over Østre Romerike brann- og redningsvesen (ØRBR) sitt budsjett. IUA region 2 skal på vegne av deltagerkommunene ha ansvar for å ivareta kommunens beredskapsplikter mot akutt forurensing i henhold til forurensingslovens 44, 2. ledd. Utvalget skal iverksette nødvendige tiltak når en beredskapssituasjon inntreffer. Utvalget skal planlegge og samordne beredskapssamarbeidet, herunder foreta vurdering av behov for opplæring av personell, anskaffelse av utstyr, planlegging av øvelser, evaluering av aksjoner o.l. Nedre Romerike distriktsrevisjon har påpekt at det var uklart hvilken bestemmelse i kommuneloven virksomheten var organisert etter, det er behov for å formalisere organiseringen. Rådmannen har vurdert forslaget til vedtekter for IUA region 2, og anbefaler at disse vedtas. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Ingen. Drift, vedlikehold: Uendret tilskudd til selskapet, som belastes Østre Romerike brann- og redningsvesens (ØRBRs) budsjett, som hittil. Bærekraftig utvikling: En vesentlig bidragsyter i beredskap mot akutt forurensnin kommer inn i bedre organiserte former. Bemanningskonsekvenser: Ingen for Sørum kommune. Alternative løsninger: Ingen som kan anbefales, da fremtidig organisasjonsform forutsetter likelydende vedtak i samtlige deltagerkommuner. Vurdering: Vedtekter for interkommunalt beredskapsutvalg mot akutt forurensning region 2 anbefales vedtatt. Utskrift av saken til: Sørum kommunalteknikk KF v/daglig leder. Interkommunalt beredskapsutvalg mot akutt forurensning region 2 v/nedre Romerike brann- og redningsvesen. Sørumsand, den 07.10.2009 Rådmann Rannveig Egerdal Eidet Side 28 av 31
Sak 91/09 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Sak 91/09 Sakstittel: REPRESENTANTSKAPSMØTE ØRBR 03.11.2009 Arkivsaknr: 09/3905 Saksbehandler: RKO/ØKO/SKR Stein Kristian Andersen K-kode: 026 Saksnummer Utvalg Møtedato 91/09 Økonomi- og administrasjonsutvalget 21.10.2009 Administrasjonens innstilling: Sørum kommunes representanter i representantskapet i Østre Romerike brann- og redningsvesen IKS (ØRBR) medvirker til at: 1. Representantskapet godkjenner styrets forslag til årsbudsjett for 2010. I framtidige årsbudsjetter skal det framgå hvordan tilskuddsinntekene fordeler seg på eierkommunene. 2. Representantskapet godkjenner styrets forslag til handlingsprogram med økonomiplan 2010-2013. I framtidige handlingsprogrammer skal det framgå hvordan tilskuddsinntekene fordeler seg på eierkommunene. 3. Representantskapet godkjenner styrets forslag til opprettelse av klageorgan for enkeltvedtak fattet av Østre Romerike brann- og redningsvesen IKS Tidligere behandlinger: Side 29 av 31
Sak 91/09 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 09/3905-2 Sakstittel: REPRESENTANTSKAPSMØTE ØRBR 03.11.2009 K-kode: 026 Saksbehandler: Stein Kristian Andersen Innstilling: Sørum kommunes representanter i representantskapet i Østre Romerike brann- og redningsvesen IKS (ØRBR) medvirker til at: 1. Representantskapet godkjenner styrets forslag til årsbudsjett for 2010. I framtidige årsbudsjetter skal det framgå hvordan tilskuddsinntekene fordeler seg på eierkommunene. 2. Representantskapet godkjenner styrets forslag til handlingsprogram med økonomiplan 2010-2013. I framtidige handlingsprogrammer skal det framgå hvordan tilskuddsinntekene fordeler seg på eierkommunene. 3. Representantskapet godkjenner styrets forslag til opprettelse av klageorgan for enkeltvedtak fattet av Østre Romerike brann- og redningsvesen IKS For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Østre Romerike brann- og redningsvesen IKS avholder representantskapsmøte 03.11.2009. Økonomi- og administrasjonsutvalget kan i henhold til delegeringsreglementet instruere Sørum kommunes representanter om stemmegivning. Vedlegg: 1. Saksdokumenter til representantskapsmøte i ØRBR IKS den 03.11.2009. Saksutredning: Bakgrunn for saken: Østre Romerike brann- og redningsvesen IKS avholder representantskapsmøte 03.11.2009. Økonomiog administrasjonsutvalget kan instruere Sørum kommunes representanter om stemmegivningen i representantskapsmøtet. Politisk behandling av representantskapsmøter er også en del av Sørum kommunes eierstyring, jfr eiermeldingen. Saksopplysninger: Rådmannen vil kommentere sakene nærmere under vurderinger i saksframlegget. Forhold til eksisterende plandokumenter: Ingen. Forhold til gjeldende vedtak: Ingen. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Ingen. Drift, vedlikehold: Side 30 av 31