Vedlegg 4 Rense- og vaskeritjenester for Alta og Hammerfest kommune Vask av mopper for 1 Anskaffelsens formål og kravspesifikasjon Formålet med anbudsforespørselen er å inngå avtale med leverandør(er) som kan levere: Rense- og vaskeritjenester for institusjonstøy for Alta og Vask av mopper for 1.1 Kravspesifikasjon for Rense- og vaskeritjenester Anbudsforespørselen omhandler vask av sengetekstiler, frottè med mer, arbeidstøy til betjeningen i helseinstitusjonene, duker og servietter, dyner og puter, sengetepper, gardiner og gulvmatter. 1.1.1 Henting og levering Leverandøren skal hente og levere tøy ved den enkelte institusjon og tøyet skal være sortert ved levering. Levering til den enkelte institusjon i hver kommune gjelder, i all hovedsak, for: Alta kommune: Elvebakken sykehjem, Ekornsvingen sykehjem og Alta helsesenter. : Rypefjord sykehjem, Rypefjord alderspensjonat, bokollektivet for senil demente og Hammerfest pensjonærhjem. Følgende skal være inkludert i prisen: Alta kommune: henting/levering 2 x per uke : henting/levering 2 x per uke. Leverandøren skal oppgi antall virkedager for tilbakelevering av rent tøy. Oppdragsgiver ønsker en maks tilbakeleveringstid på 5 arbeidsdager. 1.1.2 Sortering Tøy fra institusjoner leveres i egne sekker som så: lintøy, frakker, håndklær/sengetøy og puter/dyner. Leverandøren skal ha ansvaret for finsortering av tøyet. Med finsortering menes også utskillelse av klær som må/bør repareres eller kastes. Dette innebærer i tillegg fjerning av fremmedelementer som er gjenglemt i lommer eller på annen måte havnet blant tøyet. Hver virksomhet har eget tøy som er merket med navn. Oppdragsgiver ønsker at leverandøren beskriver hvordan rutinen er lagt opp slik at svinn av tøy og feilsendt til feil institusjon minimaliseres. Oppdragsgiver ønsker å samarbeide med leverandøren om rutinene. Smittetøy skal fraktes og leveres i egne sekker med egne farger. Av sendetekstiler skal det gis tilbud på følgende vask: Dynetrekk Stretch laken Tekstilkladd med stropp Silkelaken Putetrekk
Nattskjorte Pysjamas Hel Nattdress Tekstilkladd Helseteppe Sengeteppe Av frottè m.m. skal det gis tilbud på følgende: Frottè håndklær i varierende størrelser og farger Vaskekluter Av arbeidstøy skal det gis tilbud på følgende: Kittel i ulike farger Bukse i hvitt Stellefrakk Smittefrakk Kokketøy, hvit Kokketøy, kulørt Forstykke, kort Forstykke, lang 1.2 Kravspesifikasjon for vask av mopper for Det vaskes i gjennomsnitt 880 mopper pr dag med følgende krav: Mopper leveres og hentes hos kommunen 5 dager i uken. Moppene leveres og hentes på ett utleveringssted. Moppene leveres i kasser med 20 stykk i hver kasse, antall 40 stk 2 kasser med 30 mopper og 3 kasser med 10 stk (vi vil se på muligheten med å øke antall 20er kasser og fjerne 10er kasene ). Hygienekrav: moppene vaskes på 90 grader, kassene desinfiseres 1 gang pr uke, men rengjøres daglig. moppene tromles eller ristes fri for støv / lo og lignende. etter vask må moppene oppevares kjølig /( kjølerom) til distribusjon dagen etter. Vi har fargekoder på institusjonsmopper, sort, grønn og oransje kasser, disse moppene vaskes separat. Distribuering av mopper til de ulike virksomhetene i kommunen tar kommunen seg selv av. 2 Bestilling og fakturering Oppdragsgiver har følgende krav til bestilling og faktureringsrutiner Oppdragsgiver og leverandør avtaler faste levering / hentedager ved inngåelse av avtalen. Enkel kommunikasjon og korte frister ved endring av bestilling, som kan bli nødvendig ved store ulykker, pandemier og annet uforutsett. I forbindelse med høytid og røde dager, avtales evt. annen leveringsdag. Leverandøren bes beskrive rutiner for vask og bringing av tøy rundt høytidene.
Faktura med stk. pris og antall forbruk ønskes tilsendt alle enheter en gang pr. mnd. Betalingsbetingelser skal være fri leveringsmåned samt ytterligere 30 dagers betalingsfrist etter at korrekt faktura er mottatt. Leverandøren må kunne tilby netthandel, og efaktura. I tillegg må leverandøren kunne tilby ehandel når oppdragsgiver innfører dette. 3 Service- og distribusjonsapparat Tilbyder må ha personer med kompetanse innenfor tjenesteområdet tilgjengelig for oppfølging og veiledning. Det forventes at mottaker av telefoner, kundeservice, har kompetanse innenfor det forespurte tjenesteområdet og er tilgjengelig mellom 8.00-16.00. Leverandøren må beskrive hvordan hasteoppdrag håndteres og leveringskravene må beskrives i enighet med oppdragsgiver. Oppdragsgiver forventer i avtaleperioden et tett samarbeid med leverandøren. Det er ønskelig at leverandøren presenterer nyheter for kommunen ev. kommer med alternative tjenester til det som ligger i avtalen ved avtaleinngåelse. Feilleveringer som skyldes leverandøren forventes rettet umiddelbart, med mindre annet avtales med den enkelte enhet. 4 Kvalitetskrav Rens skal så langt som mulig ikke føre til at materiellet får en vesentlig kortere brukstid en det som normalt kan forventes ved normal slitasje. Det er en forutsetning av tøyets vaskeanvisning sjekkes og følges før behandling av tøyet igangsettes. Innlevert tøy vil ha forskjellig bruksområde og beskaffenhet, dette medfører at det vil bli forskjellig etterbehandling. Etterbehandling kan være bretting, stryking og lignende. Det vises til Norske Vaskeriers kvalitetstilsyn, mars 2011, Smittevern for vaskerier som behandler tekstiler til helseinstitusjoner, vedlegg 5. Denne skal oppfylles av leverandør. Erklæring for kravet svares av leverandør på vedlegg 7 Svarskjema. 5 Miljøprofil Oppdragsgiver ønsker å foreta miljøeffektive innkjøp. For å minske presset på miljøet og ivareta hensynet til fremtidige generasjoner, skal kommunens innkjøp gjøres mest mulig miljøeffektivt, hvilket betyr høyest mulig verdiskapning med minst mulig miljøbelastning. Kjemikalier som kan gi helse- og miljøskader og påvirke det biologiske mangfold, bør unngås. 5.1 Krav til kjemikalier a) Alle kjemikalier skal være forskriftsmessig klassifisert, emballert, og eventuelt faremerket og deklarert til Produktregisteret ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR-2002-07-16-1139). b) Vaskeaktive stoffer skal tilfredsstille kravene til fullstendig nedbrytbarhet i EUs vaskemiddelforordning, implementert i forskrift om begrensing i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften), (FOR 2004-06-01 nr. 922). Informasjonskrav og andre krav i vaskemiddelforordningen skal også følges. c) Stoffer som benyttes skal ikke klassifiseres som kreftfremkallende i kategoriene Kreft1 eller Kreft2, reproduksjonsskadelige i kategoriene Rep1 eller Rep2, og/eller
arvestoffskadelige i kategoriene Mut1 eller Mut2, ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR-2002-07-16-1139). d) Stoffer som utgjør en alvorlig miljø- og helsefare, eller som står på SFTs prioritetsliste over kjemiske stoffer med uheldige egenskaper, er uønsket. Følgende kjemikalier skal ikke benyttes: Alkylfenoler og alkylfenoletoksilater LAS (lineære alkylbenzensulfonater) DADMAC (dialkyldimetylammoniumklorid) og tilsvarende Perborater Muskxylener e) Vaskemidler og deres nedbrytningsprodukter skal ikke være klassifisert som miljøskadelige i henhold til forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier (FOR-2002-07-16-1139), se vedlegg. f) Produkter som benyttes skal ikke klassifiseres som allergifremkallende, i henhold til forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier (FOR-2002-07-16-1139), se vedlegg. g) Det skal foreligge oppdaterte HMS-datablad på norsk 1 for alle vaskemidler, organisert i et stoffkartotek. h) Vaskemidlene skal ha bruksanvisning med doseringsanvisning på norsk. Erklæring for kravet svares av leverandør på vedlegg 6 Skjema for miljøkrav. 6 Oppfølging av avtalen Oppdragsgiver legger i sitt arbeide med anskaffelser vekt på kommunikasjon, lojalitet og kunde/leverandørutvikling. Implementering av avtalen krever ressurser fra begge parter. Partene skal i fellesskap utarbeide en strategi for implementering av avtalen. Viktige momenter er bestillingsrutiner, kontaktpersoner, opplæring og fremdrift. Leverandør og oppdragsgiver skal i samarbeid utvikle en brukermal som skal inneholde minimum følgende avsnitt: Tjenestespesifikasjoner Bestillings- og leveringsrutiner Reklamasjonsrutiner Kontaktpersoner Adresselister og kontaktpersoner hos oppdragsgiver I avtaleperioden er det er det ønskelig med 1 statusbesøk pr. år, men partene stilles fritt til å avtale hyppigere møter. Oppdragsgiver skal, i samarbeid med leverandør, innkalle til statusmøter. På statusmøter skal: Avtalen evalueres Status hittil i avtaleperioden Kjøpstatistikker og servicegrad skal presenteres og gjennomgås
Nyheter presenteres Opplæring og kurs drøftes Tilbakemeldinger fra brukerne Når avtalen er inngått skal leverandøren ta kontakt med aktuelle virksomheter som omfattes avtalen og alle nye brukere står leverandør ansvarlig for å lære opp i bruk og håndtering av produktene der det kreves dette. Dette for å sikre en faglig, økonomisk riktig bruk av produktene uten ekstra kostnader.