Universitetet i Oslo Senter for teknologi, innovasjon og kultur Notat Til: Fra: Sakstype: Styret Senterleder Vedtakssak Saksnr: V-sak 17/2013 Møtedato: 3. desember 2013 Notatdato: 28. november 2013 Saksbehandler: Ancha Wesnes Kapasitet Forslag til frikjøpspolicy på TIK Bakgrunn TIK-senteret skiller seg fra de andre instituttene på SV ved at basistildelingen ikke dekker alle kostnader. Vi er derfor avhengig av inntekter fra eksternt finansierte prosjekter. TIK får prosjektinntekter på tre måter 1. Frikjøp av fast vitenskapelig ansatte 2. Dekningsbidrag for indirekte kostnader 3. SVs finansieringsmodell resultatdelen Hva trenger TIK av eksterne inntekter? TIKs langtidsbudsjett uten prosjektinntekter (kun basis): 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Inntekter - bevilgning fra fakultetet/kd 13 167 12 204 11 439 10 789 11 055 11 225 Personalkostnader 14 332 14 975 13 161 11 973 12 867 13 364 Investeringer 50 80 50 50 50 50 Driftskostnader 2 670 2 841 2 661 2 661 2 636 2 636 Resultat uten prosjektinntekter -3 886-5 692-4 433-3 895-4 498-4 825 Resultat uten prosjektinntekter eksl. forskerstillinger med krav om ekstern finansiering -3 061-4 523-3 059-2 521-3 124-3 451
Gjennom forskningsprosjekter kan man søke om lønnsmidler til frikjøp av fast vitenskapelig personale. Det vil si at den andelen av stillingen vedkommende bruker på å jobbe på prosjektet, dekkes av eksterne midler. Dette frikjøpet gjøres opp mot basis og reduserer lønnskostnadene på basis tilsvarende. Hvis vi kan dekke de løpende undervisningsoppgavene uten å ansette vikar for den som er frikjøpt, vil hele frikjøpet være en inntekt til senteret og gi økt handlingsrom. I tillegg til frikjøpsmidler, får vi også om dekning av indirekte kostnader, også kalt overhead, for den årsverksandelen som dekkes av eksterne midler. To veldig enkle eksempler: 1. Uten vikarutgifter Kostnader: Frikjøp av professor 20 % (lønn/sosiale utgifter) 200 000 Indirekte kostnader (20 % av 202 000 kr.) 40 400 Totalkostnad prosjekt 240 400 Inntekter minus kostnader: Inntekt NFR 240 400 Kostnader lønn/sosiale avgifter utenom basis 0 Inntekt til TIK 240 400
2. Med vikarutgifter Kostnader: Frikjøp av professor 20 % (lønn/sosiale utgifter) 200 000 Indirekte kostnader (20 % av 202 000 kr.) 40 400 Totalkostnad prosjekt 240 400 Inntekter minus kostnader: Inntekt NFR 240 400 Kostnader lønn/sosiale avgifter utenom basis 0 Kostnader til vikar for professor (10 % for å dekke undervisningsdelen) 100 000 Inntekt til TIK 140 400 Skal man for eksempel dekke hele behovet for prosjektinntekter i 2014 ved hjelp av frikjøp, tilsvarer det 2,5 årsverk. I TIKs langtidsbudsjett er det lagt inn et snitt på 12 måneders frikjøp per år. Resten av prosjektinntektene er dekning av indirekte kostnader/overhead på prosjektansatte (ph.d., postdoktor., forskere, professor II, vit.ass.). Frikjøp av fast vitenskapelig ansatte er en viktig finansieringskilde. TIKs ledelse ønsker derfor retningslinjer for frikjøp i forbindelse med søknader om eksternt finansierte prosjekter for å sikre TIKs økonomi og å gi økte muligheter for langsiktig planlegging. Det er viktig å arbeide systematisk med å få inn eksterne inntekter. Får vi et stabilt nivå på dette over tid, vil vi også få økt handlingsrom og kan ta større sjanser når det gjelder tilsettinger og ekspansjon av TIKs aktivitet. Senteret er avhengig av at hver av forskningsgruppene tar inn en viss andel eksterne midler via frikjøp. Tar vi utgangspunkt i langtidsbudsjettet som forutsetter 12 måneder frikjøp per år, er dette 6 måneders frikjøp per forskningsgruppe.
UiOs retningslinjer for frikjøp I forbindelse med fordelingen av bevilgningen for 2010 vedtok universitetsstyret i 2009 en rekke føringer til fakulteter og institutter som ble innarbeidet i disponeringsskrivet. Der het det blant annet: Når ansattes tid dekkes av eksterne finansieringskilder skal dette normalt dekke like stor andel av undervisningstiden som forskningstiden, dvs. at frikjøp skjer både fra forskning og undervisning (Universitetsstyrets vedtak i sak 2009/10976, pkt. 3, jfr. fremleggsnotat s.4-5, pkt. 9). Normal plikt er 1695 timer i året, fordelt på 898 timer undervisning og administrasjon, og 797 timer forskning. Hvis en vitenskapelig ansatt er frikjøpt 20 % et år, tilsvarer det 340 timer. Disse timene fordeles på forskning og undervisning, og det vil si at undervisningsplikten reduseres med 170 timer. Disse prinsippene er innarbeidet i de lokale retningslinjene til samtlige av fakultetets institutter. Se for eks.: Psykologisk institutt: http://www.sv.uio.no/psi/for-ansatte/ansettelsesforhold/frikjop/ Økonomisk institutt: http://www.sv.uio.no/econ/for-ansatte/ansettelsesforhold/regler/ Det er viktig at reduksjon av undervisningsplikt blir en reell reduksjon, og at frikjøpet ikke fører til en økt arbeidsbelastning i stedet. Forslag til frikjøpspolicy på TIK - Det er ønskelig at alle fast vitenskapelig ansatte i professor- og førsteamanuensisstillinger søker tilsvarende minst en måneds frikjøp per år i eksternt finansierte forskningsprosjekter. Senterleder skal skape en tydelig bevissthet rundt dette i miljøet. - Hovedregelen er at frikjøp skal gjelde både undervisnings- og forskningstid. - Frikjøp skal avklares med senterleder i søknadsfasen. - Alle frikjøp skal godkjennes av senterleder og registreres i timeregnskapet. - Ved frikjøp skal senterleder og den ansatte snarest etter bevilgningen legge en plan for redusering av arbeidsplikt. Dette kan gjøres på følgende måter: 1. Som hovedregel skal undervisningsplikten (oppgaver knyttet til undervisning, veiledning og vurdering) refordeles mellom senterets faste og midlertidig vitenskapelig ansatte.
2. Når dette ikke er mulig, skal det hentes inn vikar/eksterne ressurser for å dekke undervisningsplikten. 3. Ved større frikjøp, eksempelvis mer enn to måneder, skal senterleder trekke inn vikar/eksterne ressurser for å dekke undervisningsplikten. 4. I forbindelse med frikjøp skal senterleder vurdere muligheten av å fordele en del av midler slik at det kommer den enkelte gruppen til gode. Vedlegg: SVs finansieringsmodell resultatmidler