Offentlige anskaffelser og rammeavtaler

Forvaltningsrevisjon Offentlige anskaffelser og rammeavtaler Rapport Mai 2014

FORORD Forvaltningsrevisjon er en pålagt oppgave i henhold til kommunelovens 77 nr 4. Formålet med forvaltningsrevisjon er å utføre systematiske undersøkelser av den kommunale tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvaltning, herunder se etter muligheter til forbedringer, eventuelt påpeke svakheter og mangler. Kontrollutvalget i vedtok i møte 19. desember 2013 å gjennomføre en undersøkelse om offentlige anskaffelser og bruk av rammeavtaler i kommunen. Ansvarlig for gjennomføring av undersøkelsen har vært forvaltningsrevisor Inger Håkestad. Denne rapporten oppsummerer resultatene fra undersøkelsen. Bodø, den 30. april 2014 Svein Erik Moholt ansvarlig forvaltningsrevisor Inger Håkestad forvaltningsrevisor Salten kommunerevisjon IKS 2

Innhold: 0. SAMMENDRAG... 4 1. INNLEDNING... 6 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSNINGER... 7 2.1 FORMÅL... 7 2.2 PROBLEMSTILLING... 7 2.3 AVGRENSNINGER... 7 3. METODE OG GJENNOMFØRING... 8 4. REVISJONSKRITERIER... 9 5. FAKTA OG VURDERINGER... 10 5.0 Generelt om kommunens anskaffelser... 10 5.1 I hvilken grad har kommunen system og rutiner for å sikre at anskaffelsesregelverket følges?... 11 5.1.1 Revisjonskriterium... 11 5.1.2 Fakta... 11 5.1.3 Vurdering... 14 5.2 Hvilke rutiner har kommunen i forhold til samarbeidet i SIIS?... 15 5.2.1 Revisjonskriterium... 15 5.2.2.1 Fakta data samlet inn blant kommunens innkjøpere... 15 5.2.2.2 Fakta data samlet inn hos SIIS... 20 5.2.3 Vurdering... 22 5.3 Er kommunens praksis i tråd med inngåtte rammeavtaler?... 24 5.3.0 Generelt om rammeavtaler... 24 5.3.1 Revisjonskriterium... 25 5.3.2 Fakta... 25 5.3.3 Vurdering... 27 5.4 Er kommunens praksis i tråd med lov om offentlige anskaffelser i tilfeller som ikke omfattes av rammeavtaler?... 28 5.4.1 Revisjonskriterium... 28 5.4.2 Fakta... 29 5.4.3 Vurdering... 33 6: KONKLUSJON OG ANBEFALINGER 35 7. RÅDMANNENS KOMMENTAR... 38 Salten kommunerevisjon IKS 3

0. SAMMENDRAG Salten kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet undersøkt om etterlever reglene i Lov om offentlige anskaffelser. Kommunen er medlem i innkjøpssamarbeidet Samordnet innkjøp i Salten (SIIS). Vi har undersøkt kommunens praksis i forhold til inngåtte rammeavtaler, og spesielt fokusert på samarbeidet med SIIS. I undersøkelsen ligger følgende problemstilling til grunn: 1. I hvilken grad har kommunen system og rutiner for å sikre at anskaffelsesregelverket følges? 2. Hvilke rutiner har kommunen i forhold til samarbeidet i Samordnet innkjøp i Salten? 3. Er kommunens praksis i tråd med inngåtte rammeavtaler? 4. Er kommunens praksis i tråd med lov om offentlige anskaffelser i tilfeller som ikke omfattes av rammeavtaler? Innsamlingen av data baserer seg på intervju med ansatte i som har ansvar for innkjøp. Vi har også intervjuet leder og nestleder ved innkjøpskontoret for Samordnet innkjøp i Salten. Ellers har vi brukt kommunens årsmelding, regnskap, andre kommunale saksdokumenter og dokumenter for innkjøpssamarbeidet. har ikke hatt eget innkjøpsreglement og skriftlige rutiner på innkjøpsområdet. Det mangler skriftlig delegering av anvisningsmyndighet for mange av dem som anviser faktura. Likevel har rådmannen sørget for god struktur og ryddighet i forhold til ansvarsforhold på innkjøpsområdet. Kommunen har innført elektronisk attestasjon og anvisning, og har strammet inn på hvem som kan attestere og anvise. Det er fortsatt behov for opprydding i forhold til hvem som kan bestille varer i innkjøpsverktøyet Ajour. Over flere år har det blitt lagt for liten vekt på den rollen som kommunens innkjøpskoordinator i innkjøpssamarbeidet bør ha. Det er etter revisors vurdering stort behov for grunnleggende opplæring i bruk av innkjøpsverktøyet Ajour og sterkere fokus på konstruktivt engasjement og deltakelse i brukergrupper. Innkjøpskontoret må sørge for at det til enhver tid finnes datateknisk gode, brukervennlige varekataloger, slik at bestillerne kan arbeide effektivt og forholde seg mest mulig til et innkjøpsverktøy, slik forutsetningen var da Ajour ble innført. De fleste forbruksvarer kommunen kjøper, inngår i rammeavtaler. Kommunens innkjøpere er i stor grad lojale i forhold til rammeavtalene som er inngått. Det kjøpes inn atskillig mer på rammeavtalene enn hva som framgår av statistikken i Ajour. Salten kommunerevisjon IKS 4

Kommunen gjennomfører selv hele innkjøpsprosessen for varer og tjenester utenom rammeavtalene. Når det gjelder større bygningsmessige prosjekter over 1 mill. kr., har kommunen stort sett praktisert anskaffelsesregelverket på en god måte. For investeringer som ligger litt over og i området rundt terskelverdi og for kjøp under terskelverdi, er det variabelt med tanke på korrekt innkjøpsmetode og dokumentasjon i form av protokoll. Anbefalinger 1. Det bør være skriftlig dokumentasjon av anvisningsmyndighet/budsjettfullmakter. Disse bør finnes i arkivsystemet. 2. Kommunen bør vurdere grundig hvem som skal ha bestillerrolle i Ajour med tanke på å oppnå størst mulig effektivitet i bestillerarbeidet. 3. Alle bestillere i kommunen bør få en grundig opplæring i bruk av både bestillerverktøy og konkurranseverktøy i Ajour. 4. Alle kjøp over terskelverdi må konkurranseutsettes i tråd med regelverket. 5. Kommunen bør gjennomgå praksis i forhold til kravet om protokoll for kjøp over terskelverdi og for kjøp over 100 000 kr. Salten kommunerevisjon IKS 5

1. INNLEDNING Innkjøp og offentlige anskaffelser står som nummer 5 i planen for forvaltningsrevisjonsprosjekter i. Kontrollutvalget besluttet i møte 19. desember 2013 å bestille rapporten Offentlige anskaffelser og rammeavtaler. I denne rapporten vurderes det om kommunen etterlever regelverket for offentlige anskaffelser og i hvilken grad kommunen benytter rammeavtaler. er medlem i Samordnet innkjøp i Salten (SIIS). Dette samarbeidsforumet har regler for hvordan samarbeidet skal foregå, herunder hvilke forpliktelser kommunen har i forhold til samarbeidet. SIIS har inngått en rekke rammeavtaler på vegne av kommunen. Det er utledet fire problemstillinger som alle omhandler kommunens håndtering av offentlige anskaffelser. Problemstilling 2 omhandler samarbeidet med SIIS og herunder kommunens bruk av, og erfaring med innkjøpsverktøyet som benyttes i SIIS. For å belyse denne problemstillingen i tilstrekkelig grad, har vi også samlet inn data ved innkjøpskontoret for SIIS. Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter angir regler for hvordan selve anskaffelsen skal gjennomføres. Utgangspunktet i loven er at så langt det er mulig, skal det være konkurranse når offentlige virksomheter gjennomfører sine innkjøp. I rapporten presenteres først de fire problemstillingene og våre metodiske tilnærminger. Deretter er det en kort generell del om revisjonskriterier. Revisjonskriteriene angir hvilke krav vi kan stille til kommunens praksis på anskaffelsesområdet. Så utledes revisjonskriterier for hver enkelt problemstilling og vi beskriver fakta som vi har samlet inn til den aktuelle problemstillingen. Deretter følger revisors vurdering, der vi vurderer kommunens praksis opp mot revisjonskriteriene. Til slutt kommer konklusjon for hver problemstilling og revisors anbefalinger. Salten kommunerevisjon IKS 6

2. FORMÅL, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSNINGER 2.1 FORMÅL Formålet med denne rapporten er å undersøke om kommunen etterlever gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Herunder undersøkes kommunens bruk av rammeavtaler og hvordan kommunen samhandler med Samordnet innkjøp i Salten. 2.2 PROBLEMSTILLING Av formålet har vi utledet følgende problemstilling: 1. I hvilken grad har kommunen system og rutiner for å sikre at anskaffelsesregelverket følges? 2. Hvilke rutiner har kommunen i forhold til samarbeidet i Samordnet innkjøp i Salten? 3. Er kommunens praksis i tråd med inngåtte rammeavtaler? 4. Er kommunens praksis i tråd med lov om offentlige anskaffelser i tilfeller som ikke omfattes av rammeavtaler? 2.3 AVGRENSNINGER Vi har først og fremst konsentrert oss om anskaffelser som er regnskapsført i kommunens regnskap for 2012. Dersom det har vært nødvendig for å trekke en konklusjon, har vi også sett på tidligere år i regnskapet og på regnskapet for 2013. For kjøp fra enkeltleverandører utenfor rammeavtale, har vi i hovedsak konsentrert oss om kjøp over 100 000 kr. pr. år. Vi har ikke undersøkt konkurranseutsettingen av rammeavtaler inngått av Samordnet innkjøp i Salten (SIIS). Her har vi forutsatt at regelverket har blitt fulgt. Vi har kun undersøkt s praksis på anskaffelsesområdet. Våre undersøkelser i forhold til Samordnet innkjøp i Salten begrenser seg først og fremst til forhold som har å gjøre med innkjøpsprogrammet Ajour. Forkortelser: SIIS: Samordnet innkjøp i Salten KS-sak: Kommunestyresak Salten kommunerevisjon IKS 7

3. METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Av skriftlige dokumenter har vi benyttet kommunens regnskap, årsmeldingen for 2012, enkelte andre kommunale saksdokumenter og dokumenter fra Samordnet innkjøp i Salten (SIIS). Vi har gått gjennom hele leverandørreskontroen for 2012. Her finnes alle inngående faktura (faktura for kommunens kjøp av varer og tjenester hos ulike leverandører), for både drift og investering. Vi har registrert hvilke leverandører som finnes der, og dannet oss et bilde av hvilke innkjøp som ble gjort dette året. Så har vi sett utvalget av leverandører opp mot lista over rammeavtaler inngått av SIIS. Vi har plukket ut 30 bilag for nærmere kontroll. Alle regnskapstall i rapporten er oppgitt eksklusive merverdiavgift så langt det har vært mulig. Vi har intervjuet følgende personer i kommunen: Omsorgsektoren: Enhetsleder for Sørfold sykehjem Oppvekstsektoren: Inspektør ved Straumen skole Kultursektoren: Kultursjefen Teknisk/næring/landbruk: Kommunalsjef for teknisk avdeling (konstituert rådmann) Leder byggteknisk Leder vei vann og avløp Sentraladministrasjon: Kommunalsjef for drift Økonomisjef It-konsulent/Innkjøpskoordinator For å kunne belyse kommunens forhold til SIIS og bruk av innkjøpsverktøyet i SIIS har vi samlet inn data ved innkjøpskontoret for Samordnet innkjøp i Salten. Ved innkjøpskontoret har vi intervjuet: Leder ved innkjøpskontoret Nestleder ved innkjøpskontoret Salten kommunerevisjon IKS 8

4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som kan stilles til den funksjon, aktivitet eller prosedyre som er gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes i en forvaltningsrevisjon. Aktuelle kilder for utledning av revisjonskriterier er lover, forskrifter, retningslinjer, vedtak, avtaler og anerkjent teori. I dette prosjektet skal vi vurdere anskaffelsesprosessen i inkludert bruken av rammeavtaler og samarbeidet med SIIS. Vi henter revisjonskriteriene fra: Kommuneloven Lov om offentlige anskaffelser Forskrift til Lov om offentlige anskaffelser Avtale om Samordnet innkjøp i Salten (SIIS) Kommuneloven angir hvem i kommunen som er ansvarlig for at kommunen har nødvendige rutiner og ansvarsfordeling på plass, slik at det tilrettelegges for at Lov om offentlige anskaffelser kan etterleves. Lov om offentlige anskaffelser har grunnleggende retningslinjer som gjelder for alle kjøp som foretas av kommunen. Disse retningslinjene finnes i lovens 1 og 5 pkt. 2. I 1 er lovteksten som følger: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. I 5 pkt. 2 står det: En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Prinsippet om konkurranse er det viktigste vi kan trekke ut av Lov om offentlige anskaffelser. Loven med forskrifter har også klare retningslinjer for hvilken konkurranseform som skal benyttes, og for framgangsmåten ved den enkelte konkurranseform. Loven med forskrift regulerer kommunens bruk av rammeavtaler og inngåelse av rammeavtaler, både når kommunen inngår egne rammeavtaler og når rammeavtaler inngås av SIIS. Revisjonskriterier for de enkelte problemstillingene følger under fakta og vurderinger nedenfor. Salten kommunerevisjon IKS 9

5. FAKTA OG VURDERINGER 5.0 Generelt om kommunens anskaffelser Driftsregnskapet for 2012 viser totale utgifter på 234,9 mill.kr.(dette tallet er inkl. mva.). Driftsinntektene samme år var 238,9 mill. kr.(inkl. mva.). Kjøp av varer som inngår i kommunal tjenesteproduksjon utgjør 43,5 mill. kr og kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteproduksjon utgjør 20,2 mill. kr. Totalt er det anskaffelser for 63,7 mill. kr. i driftsregnskapet. Investeringsregnskapet for 2012 viser totale utgifter på 12,0 mill. kr. Det er relativt lite investeringer dette året. Opprinnelig budsjett for investeringer i 2012 var 26,3 mill.kr. og regulert budsjett 30,4 mill. kr. Det betyr at prosjekter har blitt utsatt, spesielt gjelder dette rehabilitering av Straumen skole. Til sammenligning ble det investert for 22,8 mill. kr. i 2011. Det er til sammen 885 ulike leverandører i reskontroen for 2012. Saldoen for hver enkelt leverandør er naturlig nok svært forskjellig, fra millionbeløp og helt ned til 12 kr. for den minste leverandøren. Grovt inndelt har reskontroen for 2012 denne fordelingen: Kjøp i kr. Antall leverandører Antall i % 1.000.000 19* 2,2% 500.000 < 1.000.000 21 2,4% 100.000 < 500.000 87 9,8% 10.000 < 100.000 239 27,0% < 10.000 519 58,6% *) Her inngår 5-6 store poster som ikke uten videre kommer inn under Lov om offentlige anskaffelser. Det gjelder blant annet KLP og Kommunalbanken. Det kan også være enkelte slike poster i de andre gruppene. Av oversikten over framgår det at nesten 60 % av leverandørene hver for seg representerer anskaffelser som utgjør mindre enn 10 000 kr. for 2012. Nesten 86 % av leverandørene representerer hver for seg anskaffelser som utgjør under 100 000 kr. i 2012. Våre undersøkelser vil i det alt overveiende omfatte anskaffelser over 100 000 kr. fra den enkelte leverandør. Det vil si at vi konsentrerer oss om anskaffelser fra 14-15 % av leverandørene. deltar i Samordnet Innkjøp i Salten(SIIS) som er en avtale om samordning av innkjøp mellom kommunene i Salten, jfr. Kommuneloven 28 1b om administrativt vertskommunesamarbeid. Det er Bodø kommune som er vertskommune for samarbeidet. Avtalen om Samordnet innkjøp i Salten kom i 2008, og omfatter et reglement og en instruks for samarbeidet. SIIS har inngått rammeavtaler på en lang rekke områder til bruk for medlemmene. Det meste av rutinemessige innkjøp i kommunen dekkes av rammeavtaler fra SIIS. Det at kommunen er med i samarbeidet, innebærer at kommunen i størst mulig grad bør bruke Salten kommunerevisjon IKS 10

rammeavtalene som SIIS har inngått på vegne av kommunen. SIIS har også inngått parallelle rammeavtaler på noen områder. Hvordan medlemskommunene skal bruke rammeavtalene i praksis, framgår i avtaleteksten i hver enkelt rammeavtale. Der står de betingelsene SIIS og leverandørene har blitt enige om. har ikke inngått noen rammeavtaler på egen hånd. Derfor er alle rammeavtalene som kommunen benytter, rammeavtaler inngått av SIIS på vegne av kommunene i Salten eller på vegne av bare. I avtalen med SIIS inngår bruk av innkjøpsverktøyet Ajour som inneholder både et bestillerverktøy og et konkurranseverktøy. Dersom det skal bestilles varer/tjenester på et område som ikke omfattes av noen rammeavtale og kostnaden er over 10 000 kr, skal kommunen selv sende forespørsel/innhente tilbud fra tre ulike leverandører eller lyse ut på anbud kjøp som anslås å komme over anbudsgrensen - i tråd med Lov om offentlige anskaffelser. 5.1 I hvilken grad har kommunen system og rutiner for å sikre at anskaffelsesregelverket følges? 5.1.1 Revisjonskriterium Det er administrasjonssjefen som er den øverste lederen for kommunens samlede virksomhet. Av kommunelovens 23.2 framgår det at Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Det er rådmannen i kommunen som har det overordnede ansvaret med å sørge for organiseringen av innkjøpsfunksjonen med fordeling av ansvar og myndighet. Rådmannen bør herunder sørge for at kommunen har innkjøpsreglement og rutinebeskrivelser, at nødvendig kompetanse forefinnes, og at samarbeid finner sted. 5.1.2 Fakta var tidligere organisert med en tradisjonell etatsstruktur slik en finner det i mange kommuner. De senere år har dette endret seg til en relativt flat struktur. Kommunen er organisert med rådmann og to kommunalsjefer for henholdsvis drift og teknisk, og med tilhørende stab og servicekontor. I rådmannens stab er blant andre en fagansvarlig for enhetene på oppvekstområdet og en IT-ansvarlig/innkjøpskoordinator. Ansvarslinjene går egentlig direkte fra rådmannen til lederne ved de 14 ulike enhetene som er: Salten kommunerevisjon IKS 11

Straumen skole Røsvik skole Leirfjorden skole Mørsvik oppvekstsenter Straumen barnehage Røsvik barnehage Helse (består av helsestasjon, sykepleier rus/psykiatri, legekontoret) Sørfold eldresenter Sørfold sykehjem Hjemmetjeneste Sør Hjemmetjeneste Nord Kultur (består av kulturkontoret, kulturskolen, bibliotek, ungdomsklubber, folkehelse/idrett) NAV (består av barnevern, tidligere trygd/arbeidskontor, økonomisk sosialhjelp) Teknisk avdeling (består av teknisk/næring/landbruk) Samtidig er den flate strukturen litt blandet. Det er en omsorgsleder som har et slags etatsansvar for de fire enhetene på omsorgssektoren. Kommunalsjefen for drift har ansvar for alle enhetene unntatt teknisk avdeling. Dette går mest på koordinering mellom de ulike enhetene. Kommunalsjefen for teknisk er leder for det som ligger under teknisk avdeling. Personalansvar og budsjettarbeid går i direkte linje mellom rådmann og enhetsledere. har ikke eget innkjøpsreglement og heller ikke egne skriftlige rutiner for anskaffelser. Det er imidlertid planen at kommunestyret skal behandle Reglementet for offentlige anskaffelser som er utarbeidet av SIIS i samarbeid med medlemskommunene. Dette er en generell veileder for hvordan offentlige anskaffelser bør håndteres, og ikke relatert direkte til. Kommunen har en oversikt over delegasjon av anvisnings/budsjettmyndighet som viser at alle enhetslederne, kommunalsjefene, omsorgsleder og rådmannen har anvisningsmyndighet. Til sammen er dette 16 fullmakter. Det foreligger skriftlig delegasjonsfullmakt enten i arkivsystemet Ephorte eller i Word for en del av disse, men det mangler skriftlig delegasjon for sju av dem, alle som mangler er på helse/omsorg og oppvekst. har med virkning fra april 2013 innført elektronisk attestasjon og anvisning i økonomisystemet, som er Agresso. Her kan det legges klare tilganger og begrensninger for hvem som kan anvise og attestere i systemet. Alle som anviser/attesterer har fått sitt eget ressursnummer som de må bruke. Bestillers ressursnummer skal stå på alle faktura som kommer inn til kommunen. Ifølge økonomisjefen fungerer dette nå slik at faktura som kommer inn uten ressursnummer, ikke behandles, men sendes tilbake til leverandøren sammen med et opplysningsskjema. Den som skal attestere må eie et ressursnummer. Innkjøp som gjøres av en enhetsleder, anvises på høyere nivå, for eksempel av kommunalsjef drift. Salten kommunerevisjon IKS 12

Teknisk avdeling kjøper inn stort sett alt av investeringsvarer og gjennomfører innkjøpene av større utstyr, nybygg og vedlikehold av kommunal eiendom for hele kommunen. Det betyr at de fleste anbudsutlysninger blir gjort ved teknisk avdeling i kommunen. De fleste enkeltinnkjøp over 100 000 kr. blir nok også gjennomført av teknisk avdeling. IT-ansvarlig tar seg av IT-investeringene når det handler om litt større innkjøp. De forskjellige enhetene har små egne budsjettposter på IT. Dersom det er mindre ting som skal kjøpes inn, kan det være et samarbeid mellom IT-konsulenten og den enkelte enhet. Noe utstyr kan være definert ut av IT-varer og over til for eksempel pedagogisk hjelpemiddel. Ved Straumen skole har de en egen IT-ansvarlig som kjøper inn en del utstyr, mens IT-ansvarlig i rådmannens stab bistår ved større innkjøp. Av dette følger at det ved de ulike driftsenhetene i kommunen først og fremst kjøpes inn forbruksvarer til daglig drift av enheten og varer som er direkte fagrelaterte. Det kan være innkjøp av inventar, men her vil teknisk avdeling kunne være behjelpelig ved større innkjøp. Det framgikk i flere av intervjuene at det har blitt foretatt en innstramming i forhold til tidligere med hensyn til hvem som kan kjøpe inn. Ved Straumen skole er det blitt bestemt at alt skal attesteres enten av sekretær eller inspektør og anvises av rektor. En enhetsleder som gjør innkjøp selv, kan ikke lenger få noen i sin enhet til å attestere, men må attestere selv i økonomisystemet, og det anvises høyere opp. I teknisk avdeling kan personer som ikke har ressursnummer, likevel handle dersom det er klarert med en person som har ressursnummer, og som vil låne det ut for anledningen. I disse tilfellene må da eieren av ressursnummeret attestere for kjøpet. I kulturavdelingen er det flere som kan kjøpe inn etter avtale. Det som er nødvendig for den daglige drift, kjøpes av den som er ansvarlig for det aktuelle fagområdet. Vedkommende attesterer, og så anviser kultursjefen. På Sørfold sykehjem er det to som kjøper inn, kokken kjøper mat og enhetsleder kjøper alt annet av forbruksvarer. Avtalen med SIIS medfører at Ajour innkjøp skal benyttes av alle som skal bestille varer. For å kunne benytte Ajour til å bestille varer, må en ha bestilleradgang i systemet. En rapport fra Ajour viser at i perioden feb. 2009 til feb. 2013 er det i alt 74 personer som har hatt adgang til å bestille varer i. Av disse har 31 personer vært aktive i denne perioden. Med andre ord er det 43 personer med tilgang som ikke har benyttet systemet. Av de 31 personene som har vært inne i systemet, er det 19 som fortsatt benytter det i 2014. De fleste av disse har hatt tilgang hele tida siden 2009. Salten kommunerevisjon IKS 13

5.1.3 Vurdering Selv om kommunen har en relativt flat organisasjonsstruktur, har det lyktes å lage en ansvarsstruktur som vil kunne ivareta kommunens økonomiforvaltning og budsjettansvar på en god måte. Med innføring av elektronisk anvisning og attestasjon av regninger og med tilhørende ressursnummer på alle faktura, vil kommunen kunne sikre at dette blir en betryggende og oversiktig ansvarsstruktur i økonomisk/budsjettmessig forstand. Det sikrer også at innkjøpsansvaret er oversiktlig fordelt på ledernivå i kommunen. Det er betryggende at enhetsleder ikke kan be en av sine ansatte om å attestere for så i neste omgang å anvise selv. Det virker nå gjennomført at enhetsleder selv må attestere på sine kjøp, for så å få det anvist høyere opp i systemet. Delegasjon av anvisningsmyndighet/budsjettfullmakt bør være skriftlig. Dette mangler for 7 av enhetslederne. Dette bør ajourføres. Det er også betenkelig at de skriftlige fullmaktene som foreligger, finnes dels i arkivsystemet og dels i Word. Denne typen dokumenter bør befinne seg i arkivsystemet, slik at de kan finnes fram på vegne av kommunen når det etterspørres. Dette bør ikke ligge lokalt i Word på en PC eller på serverområdet til en medarbeider i kommunen. Utskriften fra Ajour over brukere av innkjøpsfunksjonen viser at det har vært totalt 74 brukere med adgang til å bestille varer på vegne av kommunen over den siste 5 årsperioden. Det kan være ulike årsaker til at tilgangen er blitt tildelt så mange, men det synes å være et altfor høyt antall. Det er 43 personer med adgang til bestillerfunksjonen i Ajour som ikke har benyttet sin adgang i den aktuelle perioden. Det at en person har adgang i Ajour som bestiller, og ikke har benyttet systemet i løpet av hele perioden, betyr nødvendigvis ikke at vedkommende ikke har tillatelse til å bestille på vegne av kommunen. Det kan i noen tilfeller skyldes at personen ikke har brukt Ajour for å bestille varer, men har bestilt varer på andre måter. Det bør uansett foretas en opprydding og begrensning av tilganger i Ajour, slik at kun de som faktisk skal ha tilgang til å bestille på vegne av kommunen pr. i dag, har adgang til å bestille. Revisors inntrykk er ellers at en har forsøkt å begrense antall innkjøpere i den senere tid, og blitt mer bevisste på hvem som skal attestere og anvise for å ha god kontroll over innkjøpene til kommunen. Det ble nevnt i intervju med representanter fra teknisk avdeling at noen kan låne et ressursnummer og bestille. Revisor tenker at det nok av og til kan være gode grunner til at dette er praktisk både med tanke på avstander i kommunen og fagkunnskap i forhold til det som skal kjøpes inn. Det betinger et tillitsforhold mellom eier og låntaker av nummeret. Slik som fordelingen av ressursnummer er lagt opp, må det imidlertid forutsettes at en person med ressursnummer attesterer og står som ansvarlig for kjøpet. Salten kommunerevisjon IKS 14

5.2 Hvilke rutiner har kommunen i forhold til samarbeidet i Samordnet innkjøp i Salten? 5.2.1 Revisjonskriterium Av reglementet for medlemskapet i SIIS framgår følgende: kommunen skal så langt det er praktisk mulig søke samarbeid ved inngåelse av leverandøravtaler/rammeavtaler for varer og tjenester rådmennene i de deltakende kommunene sørger for at hver enkelt kommune til enhver tid har en innkjøpsansvarlig innkjøpsansvarlig representerer kommunen i det interkommunale samarbeidet ved å inngå i innkjøpsforumet Innkjøpsansvarlig skal som kommunens representant i det interkommunale innkjøpsforumet søke å ivareta kommunens interesser på en måte som er forenlig med et fruktbart interkommunalt samarbeid Innkjøpsansvarlige skal samtidig legge vekt på at de rammeavtaler som blir inngått interkommunalt har bred oppslutning i kommunen. Det er rådmannen i den enkelte kommune som skal sørge for at hver kommune har en innkjøpsansvarlig / innkjøpskoordinator. Av instruksen for samarbeidet framgår at innkjøpskoordinatoren skal sørge for at kommunens innkjøp til enhver tid er basert på etiske regler som gjelder for innkjøp og at disse er kjent for alle ansatte i kommunen. Herunder ligger å sørge for at etats-/seksjons-/avdelingsledere får tilstrekkelig informasjon om innkjøpsordningen til at de kan ta ansvaret for praktiseringen av denne ute i de enkelte virksomheter. Vedkommende skal også gi rådmannen råd med hensyn til å instruere mellomledere/andre ledere i kommunen om praktisering av innkjøpsordningen, og gi råd og veiledning til prosjektgrupper, byggekomiteer og lignende. Dataprogrammet Ajour er både et elektronisk bestillerverktøy (e-handel) og et konkurransegjennomføringsverktøy for innkjøp under terskelverdi. Punkt 3 i selve avtalen som er inngått mellom kommunene i samarbeidet omhandler Ajour. Der står det blant annet: Ajour innkjøp benyttes som verktøy for alle kommunene Ajour brukes i arbeidet med samordning av felles rammeavtaler, delegasjon i forbindelse med fordeling av arbeidsoppgaver/innkjøpsprosesser, kjøp på rammeavtaler og evaluering/avvikshåndtering Det etableres felles elektroniske varekataloger (elektronisk bestillerløsning) som kommuniserer med inngått rammeavtaler og kontraktssammendrag i Ajour innkjøp. 5.2.2.1 Fakta data samlet inn blant kommunens innkjøpere Generelt om rollen som innkjøpskoordinator i kommunen Innkjøpskoordinatoren i kommunen er ansatt i 100 % stilling som IT-konsulent. Han har sitt kompetansefelt først og fremst innenfor IT. Han begynte i kommunen i juli 2012. Han ble da utpekt til å være innkjøpskoordinator. Han er kjent med reglement/instruks om hvilken rolle Salten kommunerevisjon IKS 15

koordinatoren skal ha. Kommunen har ikke egen stillingsinstruks for denne oppgaven, og det foreligger ikke klare retningslinjer fra kommunen på hva denne oppgaven skal omfatte. Det er ikke satt av en bestemt tidsressurs til dette. Det gis uttrykk for at det blir venstrehåndsarbeid. Koordinatoren deltar på noen av de felles samlingene som innkjøpskontoret har, ca. annenhver måned, og er kontaktpunkt for innkjøpskontoret i Bodø. Den tiden han har vært med, har det blitt arbeidet med generelt oppkomne saker. I den senere tid har det vært arbeidet med den nye veilederen, som skal vedtas i alle kommunene. Han gir uttrykk for at kommunene får være med når nye rammeavtaler skal inngås. Kommunen får informasjon i forkant og blir invitert til brukergruppe for faglige problemstillinger. Da innkjøpssamarbeidet ble igangsatt fra 2008 og Ajour skulle tas i bruk i kommunene, ble det gjennomført en relativt omfattende opplæringsrunde på dette blant innkjøperne i kommunen. Koordinator var den daværende IT-konsulenten som hadde vært der i mange år. Da denne sluttet i 2011, ble det ansatt en ny person i samme stilling, men denne sluttet før prøvetiden var ute. Så overtok leder for bygg på teknisk avdeling for en periode, inntil ny IT-ansvarlig ble ansatt i midten av 2012. Nåværende innkjøpskoordinator sier at han ikke har noen oppdatert oversikt over hvem som har fått opplæring, eller hvem som eventuelt kunne trenge det. Han tviler ikke på at kommunen vil få hjelp til opplæring fra innkjøpskontoret, dersom det blir bedt om det. Koordinatoren ga uttrykk for at hovedproblemet med innkjøpssamarbeidet er bruken av Ajour innkjøpsverktøy. Det er dette programmet som skal være navet i systemet. Hans oppfatning er at det må kunne finnes et bedre program rent IT-faglig. De fleste klagene han får fra ansatte i forhold til innkjøpordningen handler om Ajour. Bruk av Ajour på IT-området IT-konsulenten benytter Ajour til kjøp på rammeavtaler. Det er rammeavtale på kjøp av ITutstyr. Varekatalogene over IT-utstyr har aldri vært i Ajour. For å benytte egendefinerte ordrer, må en gå inn på dataselskapets ordinære web-butikk, finne varenummer, varebetegnelse og priser, og legge alt inn manuelt. Innkjøpskontoret har arbeidet for å få til en gjennomslagsløsning (punchout), der en fra Ajour kunne hente inn produktet fra leverandørens webshop. Mens leverandøren av Ajour har jobbet med dette, har valget for å lage egendefinerte ordrer i perioder vært borte fra Ajour (hvert fall for avtalen om kjøp av IT-utstyr). Det har medført at det ikke har vært mulig å bestille IT-ustyr via Ajour. Det at en god katalog mangler, er et forsinkende element og medfører at kjøpene ikke blir registrert i statistikken i Ajour. For datarekvisita og mobiltelefoner er det varekataloger som kan brukes. Han har meldt tilbake til innkjøpskontoret om IT-utstyrskatalogen som mangler, og fått beskjed om å benytte leverandørens egen nettbutikk. IT-ansvarlig kontrollerer at faktura som mottas, inneholder korrekt prising. Ajour har et oppfølgingssystem for ordrer der en kan melde avvik. Han ga uttrykk for at avvikene synes å Salten kommunerevisjon IKS 16

bli registrert i et bakenforliggende system, men at tilbakemelding sjelden blir gitt for hvordan avviket blir håndtert. Det kan etter hans oppfatning medføre at avviksrapportering ikke blir brukt. Rapporten fra Ajour som viser statistikk over kommunens bruk av programmet viser at ITkonsulenten har benyttet bestillerfunksjonen i Ajour over 60 ganger. Det er ikke registrert bruk av konkurranseverktøyet for å sende forespørsler. Bruk av Ajour på omsorgssektoren Enhetsleder på Sørfold sykehjem bestiller alle forbruksvarer til institusjonen unntatt matvarer. Matvarer bestilles av kokken. Enhetsleder har benyttet Ajour i tre år og fikk opplæring av forrige person i stillingen. Bare bestillerfunksjonen har vært i bruk. Enhetsleder var ikke klar over at systemet kan brukes som konkurranseverktøy for å sende forespørsler. Det ble gitt uttrykk for at bestilling via Ajour tar uforholdsmessig lang tid, og at det er vanskelig å finne produktene. Det mangler bilder i katalogene. Noen ganger har du ikke nummeret, og du forsøker å søke på navnet, men så ligger ikke det der, og du får ikke opp noen ting. Så kan det være byttet leverandør, noe som medfører at det er andre produkter enn før. Mangelen på bilder av produktene er et stort savn. Det å bestille helseartikler, noe som gjøres 4-5 ganger pr. år, kan legge beslag på to hele dager når bestilling skal sendes. Enhetsleder mener at det ikke er kataloger for alle leverandørene, hvert fall får ikke hun dem opp. Hun får ikke opp den nåværende katalogen for medisinske forbruksvarer i Ajour. Hun har fått tilsendt en katalog i posten som benyttes ved bestilling fra denne leverandøren. Hun har ikke ringt til innkjøpskontoret om dette, for det er noe som er tatt opp med dem, og det er ikke noe nytt. Hun sier at dersom katalogen lå inne i systemet, måtte vel leverandøren i så fall ha opplyst om det. Hun gir uttrykk for at det er ikke så mye innkjøpskoordinatoren kan hjelpe til med når det gjelder manglende/- mangelfulle kataloger. Det kan være vanskelig å forholde seg til antall når hun skal bestille. Noen ganger tror hun at hun bestiller 10 stk,. men så er det bare 1 stk. som kommer. Noen ganger kan hun se av prisen hvor mange det må være. Hun gir uttrykk for at det ville vært enklere å ringe for å bestille, for da kunne hun ha snakket med noen. På spørsmål om hun sjekker prisene i rammeavtalene når faktura kommer, sier hun at hun ofte ikke ser noen priser. Det står ikke avtalepriser i katalogen hun har fått tilsendt. Hun beklaget seg over at budsjettet på renholdsartikler ble overskredet i fjor, og sier at det er ingenting i sykehjemmets aktivitet som skulle tilsi det. Det ble skiftet leverandør forleden år. Hun ga utrykk for skepsis i forhold til om rammeavtalene gir rimeligere innkjøp, og sier at hun tror det alt i alt er fordyrende. Hun sier videre at hvis du vet akkurat hva du skal ha, så er det greit. Hvis det er noe du har bestilt før, og skal bestille igjen, finner du det, for der er et favorittfelt hvor det du har bestilt tidligere ligger. Kokkens bestillinger av matvarer synes å gå greit, der bestilles mye det samme fra gang til gang. Salten kommunerevisjon IKS 17

Flere av de samme ankepunktene som ovenfor, kommer fram i en liten rundspørring pr. mail til enhetslederne, foretatt av omsorgsleder. Statistikken fra Ajour viser at bestillerfunksjonen har vært benyttet til sammen 135 ganger av to ulike personer ved Sørfold sykehjem. For resten av omsorgsektoren viser statistikkrapporten fra Ajour at ved Sørfold eldresenter er det i hovedsak en person som har brukt bestillerverktøyet, i alt 111 kjøp. Ved Elvheim omsorgsboliger/hjemmetjeneste Nord har bestillerverktøyet blitt brukt av tre personer, totalt 435 kjøp. Ved hjemmetjeneste sør har to personer brukt bestillerverktøyet, totalt 43 kjøp. Statistikken har ingen registreringer på det å sende forespørsler. Bruk av Ajour på kultursektoren. Kultursjefen ga utrykk for at Ajour så å si ikke har blitt brukt i kultursektoren. Dette skyldes at det sjelden er behov for det. De gangene det er klart at et innkjøp omfattes av en rammeavtale, har en bedt teknisk avdeling om hjelp til å bestille. Kultursjefen har fått flere tilbud om opplæring i Ajour, enn hun har deltatt på. Hun gir uttrykk for at hun ikke har prioritert det, det har ikke vært jevnlig oppfølging i bruken av det, og hun har tenkt at siden de har så lite bruk for det, så blir det bare glemt. Hun sa blant annet det kan godt hende det er småting som vi skulle ha bestilt via Ajour som vi ikke har gjort. Jeg hører jo andre si at de sitter i timevis og strever med det. Statistikken fra Ajour bekrefter at systemet ikke har blitt brukt i kulturavdelingen til bestilling. Det er registrert en forespørsel. Bruk av Ajour i oppvekstsektoren Her ble det hevdet at Ajour er et fordyrende ledd og et veldig tungvint system. Inspektøren ved Straumen skole sa at han var med på en god del av de første rundene når det skulle lages anbud på fritt skolemateriell og formingsmateriell, og at de har prøvd å være lojale mot ordningen ved å bruke rammeavtalene. Han ga uttrykk for at da Ajour ble innført, var det en god runde med opplæring. Ved bruk av rammeavtalene for fritt skolemateriell har de blitt skuffet hele veien både på pris, levering og kvalitet. For en av leverandørene var papirkvaliteten så dårlig at bruk av viskelær gikk tvers gjennom papiret i skrivebøkene. Svamper kjøpt til tavlene var slike som brukes på biler. To ganger ved bestilling av fritt skolemateriell (på to ulike avtaler) til skolestart, har de opplevd at varene har blitt levert stykkevis utover høsten og med en tilhørende mengde med faktura. Da mister en oversikten. Den ene gangen dette skjedde, var med nåværende avtalepartner. Denne bestillingen ble ikke sendt via Ajour, men ved at en representant for leverandøren kom innom og tok opp bestillingen. Prisene ble i etterkant av levering sjekket hos et par andre leverandører som da kom lavere ut. Inspektøren har forsøkt å bestille via Ajour og strevde med å finne det han skulle ha, det hele tok to dager. Det var en katalog, men den lå ikke i Ajour, og varenumrene stemte ikke med de han skulle bestille på. Han var usikker på mengdene, hvor mye var det i en kartong? Salten kommunerevisjon IKS 18

Han måtte prøve seg fram. Han ga uttrykk for at avtalene på fritt skolemateriell aldri har fungert. Inspektøren hadde aldri ringt til innkjøpskontoret og tatt opp noen av problemene nevnt ovenfor. Han hadde brukt innkjøpskoordinatoren en del, men koordinatoren har naturlig nok ikke oversikten over fritt skolemateriell. Sekretæren på skolen bruker Ajour til bestillinger, og det går rimelig greit, selv om hun også klager på at det er tungvint. Det påpekes ellers at de forbruksvarene som kjøpes inn til skolen, er fordelt på for mange rammeavtaler, det burde etter hans oppfatning ha vært bredere varespekter fordelt på færre avtaler. Statistikken fra Ajour viser at ved Straumen skole har to personer gjennomført totalt 16 kjøp i Ajour. Ved Røsvik skole har to personer kjøpt via Ajour, totalt 51 kjøp. Ved de to andre skolene er bruken av Ajour minimal. Ved to av barnehagene er det gjort h.h.v. 294 og 42 kjøp via Ajour. Det er totalt registrert bare 2 forespørsler (bruk av konkurranseverktøy) i Ajour i oppvekstsektoren. Bruk av Ajour i teknisk avdeling Leder for bygg ga uttrykk for at han i og for seg mente at innkjøp på rammeavtaler går greit, spesielt på enkle forbruksvarer. Han har vært i en del innkjøpsgrupper (var koordinator en periode) og fått en del innblikk i det. Han ga uttrykk for at dersom en skal bruke Ajour til punkt og prikke, så tar det mye tid. Varekatalog på byggevarer kommer ikke opp, der er det et veldig utvalg av ulike varianter, så det blir til at de tar kontakt over telefon eller pr. mail for å høre hvilke varer leverandøren har. Så bestilles varene der samtidig. I en travel hverdag velges enkleste vei. Det ble gitt uttrykk for at kommunen blir tatt med på råd når nye avtaler skal inngås, og at en har blitt mer drevne på det etter hvert, en har sett hva som manglet i avtalene, og etter hvert har mindre bedrifter i lokalmiljøet fått være med i konkurransene. Det ble også sagt at kanskje er innkjøperne i kommunen lite flinke til å gi tilbakemelding til innkjøpskontoret når en er misfornøyd med noe. Det blir mye klager ute på enhetene, uten at klagene kommer inn til innkjøpskontoret. Leder for vei, vann og avløp ga utrykk for at det er lenge siden det har vært opplæring i bruk av Ajour, og at hun mener det er et tungvint program. For rammeavtale på kjøp av rør, blir det til at bestillingene går på mail. Statistikken fra Ajour viser i alt 68 kjøp i Ajour og 17 forespørsler fra teknisk avdeling. I tillegg er det gjort en god del etterregistreringer av kjøp foretatt utenom Ajour. Overordnet nivå Gjennom intervju med kommunaldirektør for drift og med kommunens økonomisjef fikk revisor bekreftet at bruken av Ajour oppleves tungvint og tidkrevende for mange av kommunens brukere. Salten kommunerevisjon IKS 19

Oppsummering Her er en kort punktvis oppsummering av hvilke forhold som ble trukket fram i intervjuene i : Kvaliteten på dataprogrammet Ajour, brukergrensesnitt Manglende varekataloger, mangelfulle varekataloger, fravær av bilder, problemer med å finne varenummer, antall enheter i bestilling Lang leveringstid Kvalitet på varene i rammeavtalene. Priskontroll For smalt varespekter i avtalen 5.2.2.2 Fakta data samlet inn hos SIIS Ved SIIS s innkjøpskontor intervjuet vi leder og nestleder. Data fra dette intervjuet framkommer nedenfor. Kvaliteten på dataprogrammet Ajour Ajour har blitt utviklet over tid, og hatt ulike utviklingstrinn fra starten i 2008 fram til nå. Utgangspunktet for programmet var å lage en videreutvikling eller utvidelse av en ordinær nettbutikk. Innkjøpskontoret ønsket en løsning med en database for alt som skulle skje av innkjøpsarbeid, med både en bestillerfunksjon, der det kunne legges inn bestillinger før kjøp, og et konkurranseverktøy til gjennomføring av konkurranser under terskelverdi. Nettstedet skulle inneholde alle SIIS s kontrakter med leverandørene samt varekataloger. Det skulle være en nettløsning å forholde seg til. I 2013 ble programvare til innkjøpsordningen konkurranseutsatt to ganger. Første gang var mislykket. Før neste konkurranse ble flere konkurrerende bedrifter invitert til å presentere sine løsninger og et revidert konkurransegrunnlag ble utarbeidet. I forkant av prosessen var det innleid ekstern advokat som vurderte juridiske forhold sett opp mot funksjonalitet. Leverandøren som leverer Ajour var eneste tilbyder, og ble valgt. Den nye utgaven av Ajour er for tiden til utprøving via link i kommunene for å få inn tilbakemeldinger. Den vil inneholde store forbedringer i forhold til tidligere, og brukergrensesnittet vil være bedre. Når det gjelder den IT-faglige kvaliteten på Ajour, ble det gitt uttrykk for at brukergrensesnittet først og fremst må ta hensyn til at det vil være mange godt voksne brukere. Disse er ikke spesialister på IT. Det skal framstå med en praktisk tilnærming for dem som skal være brukere av systemet. Dette medfører at programmet kan se banalt ut for en øvet IT-kyndig person. Varekatalogene For kjøp av IT-utstyr har det aldri vært varekatalog. Ifølge innkjøpskontoret skyldes dette at i begynnelsen mente brukergruppa at det var såpass komplisert å kjøpe IT-utstyr at produktene ikke var mulig å legge i strukturen i Ajour. Prisene går mye opp og ned på slike Salten kommunerevisjon IKS 20

produkter. I den nye versjonen av Ajour vil det være gjennomslagsløsning (punchout), som betyr at den som bestiller IT-utstyr i Ajour, blir rutet direkte til leverandørens ordinære varekatalog. Der vil det være et eget avtaleområde for SIIS hvor varene hentes inn i Ajour. Innkjøpskontoret utformer varekatalogene selv basert på det som ble lagt til grunn i anbudsprosessen, herunder behovene til den faggruppa som har utformet de faglige kravene til produktutvalget. Det er de varene som det er konkurrert på, som gjenspeiles i varekatalogen. Det gis uttrykk for at det en ikke har lyktes med i Ajour, er i noen grad varekatalogene. Det medgis at for enkle forbruksvarer har det fungert veldig godt med mange fornøyde brukere, mens det har vært en del klager på katalogene for mer kompliserte og sammensatte produkter. Det største bakdelen mener innkjøpskontoret er at det ikke er bilder av produktene i nåværende versjon av Ajour, slik det oftest er i en ordinær nettbutikk. Det understrekes at i den nye versjonen vil det være bilder av produktene. Ellers opplyses det at varekataloger finnes i Ajour på alle områder der det er hensiktsmessig vareflyt. Blant annet for kjøp av medisinske forbruksvarer. For den forrige leverandøren av disse varene fungerte varekatalogen godt. For nåværende leverandør har det vært atskillige problemer med katalogen. Det har blitt laget en løsning der bestilleren via Ajour går inn på nettsida til leverandøren. Det opplyses at for denne nye leverandøren er det et strukturproblem i oppsettet av varekatalogen, det er brukt andre kategorier enn tidligere. Det stilles krav til varekatalog i kravspesifikasjonen for inngåelse av rammeavtale. Nestleder ved innkjøpskontoret ga uttrykk for at en kanskje burde fokusere på kategorisering i større grad, ved å legge føringer for hvordan kategoriseringen skal være. Fra tid til annen får innkjøpskontoret klager på at det er problemer med å finne antallet enheter på det som bestilles. Det er et kjent problem som det har vært arbeidet med. Det er forskjellige varianter i katalogene fordi leverandørene har forskjellig oppbygning av sine varekataloger. En har beveget seg i litt forskjellige landskap og praksis har blitt litt forskjellig. Innkjøpskontoret har ellers fokusert på at brukerne av systemet selv må engasjere seg og bruke litt energi på systemet i samarbeid med innkjøpskontoret. Det legges vekt på at brukeren av en varekatalog bør være en fagperson som er kjent med fagterminologien. Det kommer godt med blant annet når en skal søke etter produkter i systemet. Lang leveringstid Ved innkjøpskontoret har en ikke fått noen tilbakemelding på at leveringstiden har vært uakseptabelt lang ved levering av fritt skolemateriell. Når varer er bestilt via Ajour, er det en avvikslogg der det skal meldes dersom det er manko i forhold til bestillingen. Dette går direkte til leverandøren, med kopi til innkjøpskontoret. Kvalitet på varene i rammeavtalene. Ifølge innkjøpskontoret er det faggruppen for den aktuelle varegruppen som må mene noe om kvalitet. Innkjøpskontoret fokuserer på at årssykluskostnader skal ligge i bakhodet når en stiller kvalitetskrav, og at en bør tenke totaløkonomi, beskrive kvalitet som gjør at varig- Salten kommunerevisjon IKS 21

heten på produktene er akseptabel. I dette perspektivet er ikke lave priser det viktigste. Når det gjelder fritt skolemateriell, ble levering av for dårlige skrivebøker stanset. Det påpekes av innkjøpskontoret at dersom bestillerne i Ajour aktivt benytter avviksloggen, vil dette medføre en kontinuerlig evaluering av leverandørene. Priskontroll Innkjøpskontoret har ansvaret for at prisene som ligger i varekatalogene er i tråd med rammeavtalene. Brukerne skal kunne stole på at det er riktige priser, men melde fra hvis noe er påfallende. Det opplyses at prisen på produktet vanligvis kommer opp i det øyeblikket en bestiller. Ordreseddelen i Ajour vil da kunne brukes som kontroll mot faktura for å se at leverandøren benytter korrekt pris. Det ovenstående forutsetter at varekatalogen fungerer problemfritt, at en ikke f.eks. henter varene fra leverandørens ordinære netthandel. Varespekter i avtalen Det har vært et sterkt ønske fra starten med innkjøpsordningen at lokale leverandører skulle få mulighet til å gi tilbud. Det har ført til mer oppsplitting av rammeavtalene enn dersom en hadde gjort det lett og effektivt innkjøpsfaglig med stordriftstenking og valg av en stor leverandør. Det gis samtidig uttrykk for at varer som er beslektet med hverandre kanskje kunne vært i samme rammeavtale, men at det er grunner til at en noen ganger har splittet opp. Kontorrekvisita er for eksempel nært beslektet med fritt skolemateriell og kopipapir. 5.2.3 Vurdering Oppgaven som innkjøpskoordinator i kommunen er relativt omfattende. Koordinatoren skal være kommunens bindeledd mellom innkjøpskontoret og innkjøperne i kommunen. Han skal påse at det blir et mest mulig fruktbart samarbeid. Koordinatoren skal påse at rammeavtalene blir fulgt, og sørge for at de som trenger det, hele tiden har den nødvendige informasjon om regelverket for offentlige anskaffelser. Møter og ulike brukergrupper skal koordineres. Det ligger begrensninger i at koordinatorfunksjonen er lagt til en 100 % stilling som IT-konsulent. Rådmannen bør påse at koordinatoren får tid til å gjøre oppgavene som følger med koordinatorrollen. Koordinatoren bør få tid til å fokusere på innkjøpsfunksjonen. Det bør også klargjøres for innkjøperne i kommunen hva som er koordinatorens oppgaver. Det er rådmannens oppgave å gi klar beskjed om at Ajour skal brukes. Rådmannen som den øverste ansvarlige, bør også fronte innkjøpsavtalen overfor kommunens ansatte. Rådmann og koordinator bør i felleskap oppmuntre innkjøperne i kommunen til å delta aktivt i utformingen av kravspesifikasjoner og øvrig samarbeid om rammeavtalene internt i SIIS. Bare på den måten kan kommunen påvirke og oppnå det som fagpersonalet i kommunen ønsker av varer og tjenester. Revisors inntrykk er at dette ikke har blitt tilstrekkelig ivaretatt i kommunen. Salten kommunerevisjon IKS 22

Rollen som koordinator har vært pålagt fire forskjellige ansatte i perioden fra 2008 og fram til nå. Det har vært ustabilt og usammenhengende, og det har ikke vært gjennomført planlagt og systematisk opplæring i Ajour etter førstegangsopplæringen. Revisors inntrykk er at flere av de ansatte som har ansvar for innkjøp, trenger en grundig opplæring i bruk av Ajour. Dette passer fint når det nå skal legges ut en ny og forhåpentligvis vesentlig forbedret utgave av programmet. Det finnes flere gode brukere av Ajour blant dem som jevnlig bestiller standardvarer/- forbruksvarer til. Men det er også bestillere som av ulike grunner vegrer seg for å bruke Ajour. Noen har gjort seg dårlige erfaringer, og noen har hørt av andre at det er tungvint og tar altfor lang tid. Det er utvilsomt mange som har strevd med dette. Andre har knapt brukt Ajour, men har likevel en oppfatning om at det ikke er bra. Det har på et vis befestet seg en holdning, et slags mantra, om at systemet fungerer dårlig. Dette er uheldig for kommunen som ikke får full uttelling av innkjøpssamarbeidet. Det er hittil svært få av kommunens innkjøpere som har benyttet konkurranseverktøyet i Ajour, noen vet ikke engang at det finnes. God kommunikasjon er viktig. I to av intervjuene kom det fram at det var stor misnøye, men likevel ble det ikke tatt kontakt med innkjøpskontoret. Det er revisors vurdering at innkjøpskontoret er avhengig av konstruktive tilbakemeldinger for at rammeavtaler og innkjøpsverktøy skal bli bedre. Innkjøpskontoret har bestemte meninger om at de som skal bruke Ajour bør være fagpersoner på de områdene der de har ansvar for å kjøpe inn varer. Revisor anser også at det er viktig. Det er også klart at det vil være en fordel at de som har innkjøpsansvar får god trening i det de holder på med, de bør være en slags superbrukere. Dette bør ikke være noe de gjør bare to ganger i året. Med trening kommer også rutine, noe som vil medføre at bestillinger går greiere for hver gang. Rutinemessig kan en lage standardordrer/favoritter i Ajour, som kan settes i bestilling med små endringer fra gang til gang. Å gjøre gode og effektive innkjøp handler i stor grad om god planlegging. En helhetlig bruk av bestillerverktøyet i Ajour fra ordreseddel, bestilling, varemottak med kontroll av faktura, og avviksmeldinger på for eksempel pris og kvalitet, vil kunne medføre en viktig evaluering og forbedring av rammeavtalene. Kommunen betaler for avtalen med SIIS og heri inngår Ajour. Bruk av felles rammeavtaler og et eget innkjøpsverktøy, er ment å skulle spare både tid og ressurser internt i kommunen. Det er viktig å vitalisere bruken av Ajour slik at kommunen får full effekt av innkjøpsavtalen. Innkjøpskontoret har etter revisors vurdering et stort ansvar i forhold til å sørge for at det finnes gode nok varekataloger på de områdene der dette er et fornuftig verktøy. Det er ingen tvil om at katalogene har vært, og er for dårlig i en del tilfeller. Bilder av produktene og entydighet med hensyn på antall enheter må være en selvfølge. Det bør også være slik at Salten kommunerevisjon IKS 23