Ledermøte Haugesund, 26. august 2016 Region Norge Regionleder 2016-2017: Svend B. Jacobsen 1 Agenda Regionsledelse Arbeidsplan og budsjett Samarbeidspartnere Distriktsledelse Tjenesteledelse Medlemskommunikasjon o Y s Magasinet o Hjemmesider Portalbuzz 26.09.2016 Ledermøte august 2016 2 1
Medlemstall per 01.08.2016 1.359 medlemmer (1.409 3,5%)) 48 klubber (52) 10 distrikter 6 direktemedlemmer Gj.s. alder: 73,2 Kvinneandel: 32 % (74 % Lassa) Laveste gj.s. alder: 51,7 (Engehaugen) Høyeste gj.s. alder: 84,6 (Bergen OK) 26.09.2016 Ledermøte august 2016 3 Internasjonale bidrag 2015/16 CHF 423.175 (NOK 3,6 mill) 59 % av målet på CHF 720.000 (NOK 6,1 mill) Medlemstall pr feb2016: 26.476 (ned 5,8 %) fra feb2015 Europa ned 194 medlemmer (3,1 %) 26.09.2016 Ledermøte august 2016 4 2
Regionstyret 2016-2018 RD: Svend B. Jacobsen, Stavanger St. Svithun VRD: Finn A. Pedersen, Hinna RDE: Bjørn Arve Bentsen, Mandal (på valg) RDEE: Kai Sødal, Mandal (på valg) PRD: Svein Håvåg, Haugesund VRDE: Solveig H. Gjeruldsen, Bekkefaret 26.09.2016 Ledermøte august 2016 5 Regionen 1.5 Regionens oppgaver er: a) Å støtte KFUK-KFUM, andre organisasjoner og menigheter i å formidle kristne verdier til barn og unge b) Å skape kristne klubbmiljøer for voksne, særlig ved å arbeide for en videre utvikling og utbredelse av bevegelsen c) Å utarbeide egne eller støtte andre prosjekter som fremmer sosial og økonomisk likhet mellom mennesker d) Å medvirke til et godt samarbeid mellom tilsluttede klubber og deres medlemmer e) Å representere de norske klubbene, nasjonalt og internasjonalt. Motto: Vi vedkjenner oss den plikt som følger med enhver rett. 26.09.2016 Ledermøte august 2016 6 3
Regionstyret Vedtekt 422 Regionstyrets oppgaver: a) Forestå ledelsen av regionen, herunder utarbeide budsjettforslag, jf 4.5 og 8.1, vedtekt 815. b) Være bindeledd mellom den internasjonale ledelse, Area og regionens enheter c) Representere regionen utad d) Sørge for regional ledertrening e) Planlegge og innkalle til ledermøter f) Ta standpunkt til medlemssøknader og klubblover, samt forestå opptak av nye klubber g) Planlegge og innkalle til regionskonferanser, jf 4.6 h) Sørge for at vedtak fattet av regionskonferansen blir effektuert i) Holde kommende regionsleder (RDEE) underrettet om regionens arbeid j) Følge opp regionens planleggingsarbeid, både med hensyn til langsiktig mål, så vel som gjennom programmer og arbeidsplaner k) Holde tillitsrepresentanter og klubber regelmessig orientert om regionens virke og internasjonale saker gjennom bruk av hjemmesider og e-post. 26.09.2016 Ledermøte august 2016 7 Arbeidsplan 2016/2017 Motto: Fri og frivillig Flere klubber Flere medlemmer Flere frivillige Økonomi Ledertrening 26.09.2016 Ledermøte august 2016 8 4
Budsjett 2016/2017 Svak norsk krone Færre medlemmer Færre klubber Færre frivillige Mindre til prosjekter Annonser Kostnadsvekst Kontingentøkning 26.09.2016 Ledermøte august 2016 9 Kontingent Kontingent inn kr 500 Kontingent ut kr 385 Igjen kr 115 Ant medlemmer 1.360 Til drift kr 156.400 Kontingent inn kr 550 Til drift kr 224.400 (+43%) 26.09.2016 Ledermøte august 2016 10 5
Prosjekter: Måltall Prosjekt/Fond Beløp Andel Per medlem Bidrag Region Russland kr 10000 2,2 % kr 7 Brorskapsfondet (BF) kr 25000 5,6 % kr 18 KFUK-KFUM Global kr 70000 15,6 % kr 51 Norges KFUK-KFUM kr 50000 11,1 % kr 37 Norges KFUK-KFUM-speidere kr 35000 7,8 % kr 26 Roll Back Malaria kr 60000 13,3 % kr 44 Time of Fast (TOF) kr 150000 33,3 % kr 110 Yeep -Step kr 10000 2,2 % kr 7 Yes-SDS kr 40000 8,9 % kr 30 Sum Prosjekter kr 450000 100,0 % kr 330 26.09.2016 Ledermøte august 2016 11 Prosjektsøknad Regionstyret ønsker at alle prosjektinnbetalingerskal være frivillige. Regionstyret vil legge opp til en rutine for neste år (2017/18) slik at organisasjonene må søke om tilskudd til konkrete prosjekter og at det legges opp til regelmessig tilbakemelding fra de prosjekter som har fått støtte. Regionstyret ønsker at distriktslederne skal være med på å fastsette hvem som skal få støtte. 26.09.2016 Ledermøte august 2016 12 6
Samarbeidspartnere Norges KFUK-KFUM Norges KFUK-KFUM-speidere KFUK-KFUM Global Frivillighet Norge K-stud Den norske kirke 26.09.2016 Ledermøte august 2016 13 Distriktet 3.2 Distriktet ledesav en distriktsleder (DG), valgtav distriktets klubber på distriktskonferansen ( 3.4) året før funksjonsperioden. Gjenvalg kan finne sted dersom særlige grunner taler for det. Vedtekt 321 Distriktstyret: Distriktstyretbestår av distriktsleder, neste års (DGE) og forrige års (PDG) distriktsledere. Distriktsleder har adgang til å utpeke distriktsekretærog distriktkasserer, samt spesielle utvalg, dersom det er behov for det. 26.09.2016 Ledermøte august 2016 14 7
Distriktsleder Vedtekt 322 Distriktsleders oppgaver: o Være regionens representant overfor klubbene og distriktets talsmann overfor regionen o Hjelpe og veilede den enkelte klubb o Holde seg orientert om den enkelte klubbs virksomhet, enten ved besøk eller ved kontakt med klubben o Å virke for opprettelse av nye klubber innen sitt distrikt o Å ta initiativ overfor kretsformann/-sekretær i Norges KFUK-KFUM for samarbeid i henhold til samarbeidsavtalen mellom de to organisasjonene, jftillegg 2 o Å planlegge og lede den årlige distriktskonferansen, eventuelle distriktsrådsmøter, samt trening av ledere innen distriktet o Å sende rapport til regionsleder om arbeidet i distriktet. 26.09.2016 Ledermøte august 2016 15 Distriktsråd (høst) Dagseminar: Bistå klubbene med å skape en visjon, strategi og handlingsplan for klubbene. (Ikke i 2016) Distriktsråd: Behandle klubbenes årsmeldinger/regnskap, planlegge Week4you, kirkesøndag, etc. Målgruppe: Klubbstyrene 26.09.2016 Ledermøte august 2016 16 8
Distriktskonferanse (vår) Inspirasjonssamling for klubbens medlemmer. Velge nye distriktsleder (DGE) for neste år. Invitere representanter fra K/M-lokalt og regionstyret. Målgruppe: Alle klubbmedlemmer Tidspunkt: Uke 10 13, 16-19 26.09.2016 Ledermøte august 2016 17 Distrikt (med egen økonomi) Høst:Godkjenne distriktsleders årsmelding og reviderte regnskap (01.07-30.06). Oppdatere enhetsregister. Vår:Velge revisor for distriktets regnskap. Fastsette distriktskontingent. Velge kasserer for kommende år (gjenvalg kan finne sted). 26.09.2016 Ledermøte august 2016 18 9
Distriktsøkonomi Distriktsstyre (forrige, nåværende og neste distriktsleder) Distriktskontingent (per medlem) Distriktskasserer (2-4 år) Eget organisasjonsnummer Egen revisor Eget regnskap Formelt referat fra distriktskonferansen Distriktsleders kostnader dekkes av regionen 26.09.2016 Ledermøte august 2016 19 Distriktsgrenser Beholde fylkesgrenser Følge K/M-kretsinndeling La ett distrikt bestå av en eller flere kretser Distriktskontakt hvis opptil 3 klubber Distriktsstyret hvis minst 4 klubber Distriktet skal ha samarbeid med K/Mkretsene 26.09.2016 Ledermøte august 2016 20 10
Week4You Uke 4 hvert år Benyttes til å planlegge og gjennomføre en aktivitet for å skaffe flere medlemmer til egen klubb Klubben bestemmer form og innhold Distriktsleder sammenstiller erfaringer til regionstyret 26.09.2016 Ledermøte august 2016 21 Internasjonal kirkedag 3. søndag i januar (gammel ordning) 1. søndag i mars (ny ordning) Delta på gudstjeneste, offer, kirkekaffe, info om Y s Men Klubbene på egen hånd eller sammen med andre (på rundgang) 26.09.2016 Ledermøte august 2016 22 11
Direktemedlemmer Regionen har nå 6 direktemedlemmer Resultat av nedlagte klubber Krever egen oppfølging Egen ressurs i regionstyret som følger opp denne medlemsgruppen Krav til avstand til nærmeste klubb? 26.09.2016 Ledermøte august 2016 23 Regionale tjenesteledere (RSD) Kristen Basis (CE) Bjørn K. Nygaard Vekst og utvikling Arild Engelstad Arkivar (H) Gunnar Langvik Y s Magasinet (PR) Marit H. Kløve Norsk Symbolika(S) Jan Erik Berg Fasteprosjektet (TOF) Tore Bergseng Hjemmesider (WEB) Bjarne Bredrup KFUK/KFUM (YL) Gudbrand Robsahm-Kjørven Medlemsystem(PB) Finn A. Pedersen Kasserer (RT) Arne Thorsen Sekretær (RS) Torgeir H. Persett 26.09.2016 Y's Men International, Region Norge 24 12
Ubetjente tjenesteområder 1 Alexander studiefond (ASF) Brorskapsfondet (BF) Community Service (CS) Extention(E) - inngår i Vekst og utvikling Endowment Fund (EF) Vennskapsklubber (IBC) Ledertrening (LT) MembershipConservation (MC) -inngår i Vekst og utvikling 26.09.2016 Ledermøte august 2016 25 Ubetjente tjenesteområder 2 STEP Reisekoordinator (TC) YEEP Ungt engasjement (YIA) Ung representant (YR) Ung representants mentor (YRM) 26.09.2016 Ledermøte august 2016 26 13
Medlemskommunikasjon Medlemshåndbok (1 utgave/år) Y s Magasinet (4 utgaver/år) Y s Men s World (2+2 utgaver/år) (dansk/engelsk) Nyhetsbrev (6-8 utsendelser/år) Internett (10-15 oppdateringer/år) E-post til/fra klubber E-post til/fra distriktsledere E-post til/fra tjenesteledere E-post til/fra Lov og kontrollutvalget Telefonsamtaler 26.09.2016 Ledermøte august 2016 27 Y s Magasinet Innleveringsfrist: 1. sep/nov/feb/mai Lagt ut på nettet: siste dag i sep/nov/feb/mai Blir ikke trykket og sendt i posten, kun tilgjengelig på nettet 26.09.2016 Ledermøte august 2016 28 14
Hjemmesider www.ysmen.no (lag en snarvei/favoritt) Eksterne sider (alle har tilgang) Interne sider: o Brukernavn: klubb o Passord: klubb321 Her skal du finne alt som er verd å vite, også det som står i håndboka, Y s Magasinet, referater, kalender. Demo 26.09.2016 Ledermøte august 2016 29 Struktur på internettsidene Hvordan bygge opp en fornuftig struktur basert på dagens løsning/rammebetingelser? 26.09.2016 Ledermøte august 2016 30 15
Portalbuzz Vårt nye medlemsystem Klubben kan vedlikeholde Medlemstall Medlemslister Omfatter alle regioner Bruksanvisninger Demo 26.09.2016 Ledermøte august 2016 31 Norge + Sverige = sant? Sverige mangler regionstyret Sverige mangler ledere Sverige mister klubber og medlemmer Sverige har kontaktet Norge for ett mulig samarbeid Norge har tilbudt forskjellige samarbeidsmodeller Regionstyret inviterer regionkonferansen til å vedta at det forhandles med region Sverige om å overta de svenske klubbene, jfrsak 6.G 26.09.2016 Ledermøte august 2016 32 16
Stammespråk Regionstyret ber alle tillitspersoner å benytte norske benevnelser når man omtaler verv, fond etcnår man snakker til norske Y s Men. På samme måte ønsker man at dette også benyttes i alt skriftlig materiell/referater, presentasjoner o.l. Her kan man om ønskelig sette den utenlandske forkortelsen i parantes( ). I praksis: regionleder, ikke RD; distriktsleder, ikke DG; distriktsstyre, ikke DG-team; tjenesteleder, ikke RSD; fasteprosjektet, ikke TOF; direktemedlemmer, ikke MAL (memberat large) etc. Istedenfor «past» benyttes «forrige», og man skriver «neste» istedenfor «elect». 26.09.2016 Ledermøte august 2016 33 Regionskalender Det er laget en Google-kalender som er knyttet til internettsidene Kalender inneholder styremøter, distriktsmøter etc Egen oversikt over regionkonferansene Egen oversikt over faste tidsfrister Egen oversikt over klubbjubileum 26.09.2016 Ledermøte august 2016 34 17
Regionkonferansen 2017 Avholdes i Stavanger 11. 13. august 2017 Regionens årsmøte Representasjon basert på størrelse Kilde til inspirasjon Ledersamling med regionleder 26.09.2016 Ledermøte august 2016 35 Area konvent 2017 Avholdes i Cesis, Latvia 4. 8. juli 2017 Alle kan delta, ingen delegater Avholdes hvert andre år 50 stipend a EUR 150 (NOK 1.390). Søknadsfrist 01.12.2016 Eget søknadskjema 26.09.2016 Ledermøte august 2016 36 18
Kommende konferanser IC 2018 Sør-Korea RC 2018 ØstlandNord? AC 2019 -? RC 2019 Østfold? IC 2020 Danmark (Odense)? RC 2020 Mandal? AC 2021 -? IC 2022 -USA 26.09.2016 Ledermøte august 2016 37 Hvordan bidrar vi? Oversikt over klubbenes tjenesteomfang Sende ut et skjema/regnskapsmal i august Rapportering i juni 2017 Kunngjøres på regionskonferansen 26.09.2016 Ledermøte august 2016 38 19
Area ledermøter Hvert semester avholdes area-styremøter (Area Council Meeting) Regelmessige samlinger: o RDE-trening o R2R-samling o Kristen basis 26.09.2016 Ledermøte august 2016 39 På valg 2017 IPE = Neste Internasjonale president (fra 01.07.17), blir Internasjonal president fra 01.07.18). Kan ikke nominere fra Europa dette året. IT = Internasjonal kasserer (fra 01.07.17) ICM = Internasjonal rådsmedlem fra 01.07.17 30.06.19) og Area president Electførste året og Area president siste året. 26.09.2016 Ledermøte august 2016 40 20
Valg 2017 Region Norge 2016 o Svarprosent: 53,8 % (28/52) o 26 gyldige stemmer, 1 for sent, 1 ugyldig 2015: o 32 gyldige stemmer, 1 for sent, 2 ugyldige Mål for 2017: Minst 40 klubber Krav til klubbene: Innleveringsfrist 31.01.17, kl 17:00 til IHQ 26.09.2016 Ledermøte august 2016 41 Søke om BF-stipend Invitasjon sendes fra BFECC innen 31.08.2016 Søknadsfrist til Regionleder 01.11.2016 Anbefaling til Area president 15.11.2016 Anbefaling til BFECC 01.12.2016 Egne søknadskjema 26.09.2016 Ledermøte august 2016 42 21
Kommende aktiviteter Kontakt lokale K/M-sekretærer Mulighet for nye klubbkjerner, kontaktpersoner. Reiseregning, frist 12.09.2016 til RSD/T Planlegg distriktsråd, Week4You Motiver klubbene for nye medlemmer Stoff til Y s Magasinet FØLG MED PÅ HJEMMESIDENE! Se i kalenderen, bruk håndboka! 26.09.2016 Ledermøte august 2016 43 22