REFERATER Ref. 07/13 Agder Sekretariat, protokoll fra fellesmøte kontrollutvalgsledere 23.04.13 Ref. 08/13 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapsmøte 23.04.13 Ref. 09/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 26.04.13 Ref. 10/13 Gruppeleder Farsund Fremskrittsparti, krav om lovlighetskontroll 06.05.13 Ref. 11/13 Kommunerevisjonen Vest, attestasjonskontroll finans datert 14.05.13
AGDER SEKRETARIAT FELLESMØTE LEDERE AV KONTROLLUTVALGENE i eierkommunene til Kommunerevisjonen Vest PROTOKOLL Tilstede: Judith Birkeland Alf Skeime Svein Bøgwald Harald Lande Jens Monstad Lars Odin Engeli Bjørn Pedersen Benjamin Le Maitre Hans Gunnar Sveindal Flekkefjord kontrollutvalg (medlem) Hægebostad kontrollutvalg Kvinesdal kontrollutvalg Lyngdal kontrollutvalg Marnardal kontrollutvalg Åseral kontrollutvalg Farsund kontrollutvalg Lindesnes kontrollutvalg Audnedal kontrollutvalg (medlem) Leder av Sirdal og Mandal kontrollutvalg hadde forfall. Andre: Kjell Ivar Hommen Willy Gill Agder Sekretariat Agder Sekretariat Dato: Tirsdag 23. april 2013 kl. 19.00-20.30 Sted: Lyngdal rådhus Innkalling til møtet var utsendt 16. april 2013. DRØFTINGSSAK Bakgrunnen for møtet var å drøfte med lederne av kontrollutvalgene hvordan vi som sekretariat for kontrollutvalgene skal forholde oss til et ønske/anmodning fra eiermøte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Eiermøtet ønsket/anmodet om at Agder Sekretariat undersøkte og utarbeidet et notat/utredning om følgende forhold: Hvordan gjennomføre konkurranseutsetting av revisjonen. Innhente opplysninger fra kommuner som har privat revisjon. Kan Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS delta med anbud i en eventuell konkurranseutsetting. Enstemmig uttalelse fra fellesmøtet: 1. Fellesmøtet for ledere av kontrollutvalgene mener det er prinsipielt feil at Agder Sekretariat skal utrede denne saken etter anmodning fra eiermøte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS, avholdt 6. mars 2013. 2. Fellesmøtet viser for øvrig til at:
Det er kontrollutvalget som er det eneste organ som har rett til å avgi innstilling til kommunestyret/bystyret/fylkestinget når det gjelder valg av revisjonsordning og ved valg av revisor. Det er kontrollutvalgets ansvar at innstillingen er grundig forberedt, herunder at det innhentes eventuelle synspunkter fra andre instanser i kommunen før innstillingen blir avgitt. Det er kommunestyret/bystyret/fylkestinget som skal gjøre vedtak om revisjonsordning og foreta valg av revisor. Kvinesdal, 23. april 2013 Kjell Ivar Hommen Willy Gill Utskrift sendes til: Kontrollutvalgsledere, ordfører og rådmann i deltakerkommunene.
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Dato: Fredag 26. april 2013 kl. 13.00-14.30 Sted: Sekretariatets kontor i Kvinesdal AGDER SEKRETARIAT - styret MØTEBOK Tilstede: Bjarne Johansen, leder Malin Stokkeland Ebba Farre Roksvold Harald Lande Andre: Kjell Ivar Hommen, daglig leder Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Saksliste Sak 01/13 Protokoll fra forrige møte Sak 02/13 Årsregnskap for 2012 Sak 03/13 Lønnsreguleringer pr. 01.05.2013 Drøftingssak: Henvendelse fra arbeidsutvalg fra 16 kontrollutvalg om evt. Innlemmelse i Agder Sekretariat Orientering: Møte med ledere av KU 23.04.2013 Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder UNDERSKRIFTER: Bjarne Johansen Malin Stokkeland Ebba Farre Roksvold Harald Lande Utskrift sendes: Styrets medlemmer samt kontrollutvalgsleder, ordfører og rådmann i deltakerkommunene. 2
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Møtebok 26. april 2013 Agder Sekretariat Sak 01/13 Protokoll fra møte 13. september 2013 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Protokoll fra 13. september 2013 godkjennes. Sak 02/12 Årsregnskap for 2012 Enstemmig vedtak: 1. Styrets årsberetning for 2012 godkjennes. 2. Det foreliggende regnskap avlegges som selskapets regnskap for 2012. Etter at regnskapet er avlagt, skal regnskapet til revisjon hos Bruli Revisjon AS. Styret gjør slikt vedtak under forutsetning av at revisor ikke har merknader til det fremlagte regnskapet: 1. Styret godkjenner regnskapet for 2012. 2. Årets merforbruk, kr 14.048 dekkes fra disposisjonsfond. Sak 03/13 Lønnsreguleringer pr. 01.05.2013 Enstemmig vedtak: Det gis et tillegg i lønn fra 01.05.2012 for utvalgssekretær Willy Gill og daglig leder Kjell Ivar Hommen tilsvarende rammen i kommuneoppgjøret for 2013. Sak 04/13 Årsmelding for 2012 Enstemmig vedtak: Årsmeldingen for 2012 vedtas. 3
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder DRØFTINGSSAK: Agder Sekretariat har fått henvendelse fra arbeidsgruppe som representerer disse kommunene: Aust-Agder fylkeskommune, Vest-Agder Fylkeskommune, Søgne, Vennesla, Kristiansand, Songdalen, Arendal, Birkenes, Froland, Gjerstad, Grimstad, Lillesand, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli vedr. muligheten for et mulig samarbeid med Agder Sekretariat. Styreleder og daglig leder var invitert til møte i arbeidsgruppen 15. april 2013, hvor det fremkom ønske om at vi undersøkte muligheten for at disse kommunene kunne bli innlemmet i vårt selskap. Det er sendt en henvendelse ordføreren i de 16 eierkommunene, og samtlige har gitt tilbakemelding. Alle gir uttrykk for at de er positive til henvendelsen, men flere har tatt forbehold om bl.a. økte årlige kostnader og kapasitet for sin kommune. Før styret tar en nærmere beslutning om å arbeide videre med sikte på en utvidelse av selskapet, ønskes det en vurdering/avklaring av enkelte forhold som vil være viktige for å kunne ta en beslutning: Dette gjelder bl.a: Fiktivt budsjett for 2014 basert på en tenkt bemanningsøkning. Hvordan fordele kostnadene mellom store, mellomstore og mindre kommuner? Daglig leder arbeider videre med saken, og tar kontakt med leder av arbeidsgruppen/leder av Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Orientering Styret ble orientert om avholdt fellesmøte av KU-ledere i de 11 kommunene som eier Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Fellesmøtet drøftet hvordan Agder Sekretariat skulle forholde seg til et ønske/anmodning fra eiermøte i Kommunerevisjonen Vest om at sekretariatet skulle gjøre en utredning om forhold knyttet til en eventuell konkurranseutsetting av revisjonsselskapet. 4