KONKURRANSEGRUNNLAG ANBODSKONKURRANSE TOTALENTREPRISE Pasientsignal Volda omsorgssenter Tilbodsfrist: 15.12.2015kl 14:00 INNBYDING 1
Volda Kommune innbyr til konkurranse angåande levering av nytt pasientsignalanlegg. Konkurransen gjennomførast som totalentreprise. Innkjøpet er omfatta av Lov om offentlege innkjøp, og konkurransen skal gjennomførast jamfør reglar i Forskrift om offentlege innkjøp, del I og del II Innkjøp under EØS- terskelverdiane og uprioriterte tenester og prosedyre 5-1 som anbodskonkurranse med forhandling. Konkurransen er kunngjort i DOFFINdatabasen. For lov og forskrift gjeld gjeldande versjon. Dette dokumentet, Konkurransegrunnlag, inneheld spesielle tilbodsreglar som gjeld i tillegg til, eller i staden for dei generelle tilbodsreglane. Ved eventuelle uovereinsstemmelsar gjeld dei spesielle tilbodsreglane føre de generelle. Oppdragsgjevar gjer merksam på at val av leverandør vert tatt åleine på basis av mottatte tilbod. Kontrakt skal baserast på NS 8407:2011. Tilbydar må kontrollere at dei mottekne konkurransegrunnlag inneheld all tekst, bilag og andre dokument som angitt i dokumentet. Dersom dokument manglar eller er uklare, vennlegast ta skriftleg kontakt med oppdragsgjevar. Oppdragsgivar kan forkaste alle tilboda dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 2
1. OPPDRAGET 1. OPPDRAGSGJEVAR Volda kommune ved sektor helse- og omsorg, heretter kalla oppdragsgjevar, inviterer til konkurranse angåande levering av nytt pasientsignalanlegg ved Volda omsorgssenter. Anlegget skal også vere modersystem for pasientsignalanlegg på Folkestadtun, Fjordsyn og Mork bustader og skal kunne vere utbyggbart til å handtere andre framtidige bygg i sektoren. 2. FØREMÅL MED ANSKAFFINGA Volda kommune skal skifte ut pasientsignalanlegget ved Volda omsorgssenter og vil samstundes utvide dette til å kunne kople Folkestadtun, Mork bustader og Fjordsyn til det nye pasientsignalanlegget på omsorgssenteret. Systemet må være driftssikkert, brukar- vennleg og ha god funksjonalitet. Anlegget må være dimensjonert for å kunne utvidast med fleire brukarar i framtida. Det skal vere mogleg å ta imot varsling frå eksterne tryggleiksalarmar på varslingsmedia i det nye anlegget. Anlegget skal vere framtidsretta og må basere seg på siste tekniske anbefalingar frå helsedirektoratet når det gjeld bruk av velferdsteknologi. Sjå kravspesifikasjon for nærare beskriving. 3. GENERELLE KRAV TIL ARBEIDET Arbeidet skal utførast medan omsorgssenteret er i drift og alt arbeid skal skje i samarbeid med leiinga og skal være til minst mogleg ulempe for bebuarane og dei tilsette. Arbeidet skal planleggast på ein slik måte at overlapp mellom gamalt og nytt system ikkje skal gå ut over sikkerheita for bebuarane, plan for utskifting skal difor godkjennast av leiinga. Dersom endringar i anlegget er søknadspliktige er det tilbydars ansvar. Tilbydar er og ansvarleg for at det blir branntetta der det eventuelt blir bora hol og at branncellene blir ivaretatt. 4. KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på doffin.no og består av følgande dokument: Konkurrransegrunnlag med vedlegg: 1. Skjema for eigenerklæring Innsyn i dokument 2. Skjema for eigenerklæring om HMS 3. Skjema for eigenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår 4. Kravspesifikasjon Pasientsignal med tilbodsskjema 5. Planteikning Mork bustader 6. Planteikning Folkestadtun 7. Planteikningar over Volda omsorgssenter, Barstadtun og Fjordsyn, inkludert vurderingar av behov for accesspunkt for wifiutbygging, utført av Tussa AS. 8. Serviceavtale, utkast 3
5. KUNNGJERING Kjøpet er kunngjort i DOFFIN13.11.2015 6. TIDSPLAN Vi tek sikte på følgjande framdriftsplan for kjøpet: Synfaring 23.11.2015kl 13:00 Tilbodsfrist: 15.12.2015kl 14:00 Vurdering og evaluering av anbod: I løpet av veke 51 Melding om tildeling av kontrakt ca. I løpet av veke 51 Ønska Levering: Anlegget skal være i drift før 01.05.2016 7. SYNFARING Synfaring vil bli arrangert 23.11.2015. kl 13.00, oppmøte ved Volda omsorgssenter. Det vil bli laga eit referat frå synfaring som vil bli lagt ut på Doffin. Det er tilbydar sitt ansvar å orientere seg på staden og sikre at dei har fått godt nok grunnlag til å kunne utarbeide eit dekkjande tilbod. Etter at kontrakt er signert vil ikkje ekstra kostnadar relatert til bygningsmassane sin tilstand eller gamle anlegget sin tilstand bli akseptert. 8. TILLEGGSOPPLYSNINGAR OPPDRAGSGIVARS KONTAKTPERSON Dersom leverandøren finn at konkurransegrunnlaget ikkje gjev tilstrekkeleg rettleiing, kan han be om tilleggsopplysningar på e-post til Svein Berg Rusten: svein.berg.rusten@volda.kommune.no Alle spørsmål / tilleggsopplysningar skal vere merka: Pasientsignal Volda omsorgssenter. Dersom det kjem ein førespurnad om tilleggsinformasjon i samband med konkurransegrunnlaget, og dette er framsett i tilstrekkeleg tid før tilbodsfristen, skal oppdragsgjevar sitt svar sendast til alle som har motteke konkurransegrunnlaget, seinast 6 virkedagar før tilbodsfristen. Tilsvar sendast gjennom doffin. 9. RETTINGAR, TILLEGG ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Oppdragsgjevaren har rett til å gjere rettingar, tillegg og endringar av konkurransegrunnlaget, som ikkje er av vesentleg karakter, heilt fram til fristen for levering av tilbod går ut. Rettingar, tillegg eller endringar skal omgåande sendast til alle som har motteke konkurransegrunnlaget. Opplysningane som oppdragsgjevaren gjev på førespurnad frå ein leverandør, skal også gjevast omgåande til alle dei andre leverandørane. Dersom rettingane, tillegga eller endringane, som er nemnde i første ledd, kjem så seint at det er vanskeleg for leverandøren å ta omsyn til det i tilbodet, skal det fastsetjast ei forlenging av tilbodsfristen. Alle leverandørar skal varslast om 4
forlenginga. Rettingar, tillegg eller endring av konkurransegrunnlaget sendast ut gjennom doffin. 2. VANLEGE REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 REGLAR FOR KONKURRANSEN Kjøpet er omfatta av Lov om offentlege innkjøp av 16. juli 1999 nr 69 med tilhøyrande forskrift. For dette kjøpet gjeld forskrifta del I og II. 2. OFFENTLEG INNSYNSRETT Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av 19.05.2006 som trådde i kraft 01. januar 2009, gir rett til å unnta tilbod og protokoll frå offentleg innsyn, inntil valet av leverandør er gjort. Etter at kontrakt er tildelt, er tilboda offentlege. Oppdragsgjevar skal likevel ikkje offentleggjere til dømes forretningsløyndomar. Volda kommune ynskjer at tilbydar skal levere ein elektronisk versjon av tilbodet der opplysningane som dei ynskjer skal være unntatt offentlegheit er sladda. Den elektroniske versjonen skal være slik at teksten som er sladda ikkje kan rekonstruerast. Dersom tilbydar ikkje leverar ein sladda versjon legg vi til grunn at tilbydar meiner at innsyn kan gjevast i heile tilbodet. Vi gjer elles merksam på at oppdragsgjevar er pålagt å gjere ei sjølvstendig vurdering av om ei opplysning fyller krava til teieplikt eller opplysningsplikt. Vedlagt eigenerklæringsskjema skal leggast ved tilbodet. 3 KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1. GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV Føremålet med å stille krav til leverandørane sine kvalifikasjonar er å sikre at leverandøren er i stand til å oppfylle ei kontrakt. Tilbydar kan bli avvist dersom dokumentasjon og referansar viser at dette ikkje er sannsynleg. Dersom leverandøren er klar over at opplysningane etter kvalifikasjonskrava kan gi uvisse om leverandøren si evne til å oppfylle ei kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon leggast ved tilbodet. Alle krav må vere oppfylt for at leverandør skal bli kvalifisert. Dersom kvalifikasjonskrava ikkje er oppfylt vil tilbodet bli avvist. (jf. Forskrift om offentlige anskaffelser 11-10.) Dersom tilbydar inkluderer leveransar frå andre leverandørar, skal tilbydar stå ansvarleg for desse når det gjeld oppfylling av kontrakten. Kva underleverandørar som skal nyttast skal opplysast i tilbodet. For underleverandørar gjeld same krav til kvalifikasjonar som for hovudleverandør. 5
2. OBLIGATORISKE OG UFRÅVIKELEGE KRAV 3.2.1 SKATTEATTESTAR OG FIRMAATTEST Krav Dokumentasjon prov på at stilte krav er oppfylt Leverandøren skal ha ordna forhold med omsyn til skatte- og meirverdiavgiftinnbetaling. Skatteattest (skatteattest for skatt vert utferda av kemner/kommunekasserar) Meirverdiavgiftsattest (attest for betalt meirverdiavgift utferda av skattekontoret) Attestane skal ikkje vere eldre enn 6 månader, rekna frå innleveringsdato for tilbodet. Leverandøren skal ha eit fungerande HMS- system. Utfylt og signert HMS- eigenerklæring HMS- eigenerklæring skal vere signert av den som står oppført som dagleg leiar/ adm.direktør i Firmaattest frå Brønnøysundregistra eller tilsvarande. Alternativt skal det ligge ved fullmaktserklæring frå dagleg leiar/adm.direktør. 3.2.2 Leverandøren si organisatoriske og juridiske stilling Krav Firmaattest Leverandøren skal sikre like løns- og arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet Dokumentasjon prov på at stilte krav er oppfylt Den vert kravd at leverandøren har eit lovleg etablert føretak, og som dokumentasjon på det skal det leggast ved firmaattest frå Brønnøysund registeret. Signert «Eigenerklæring ILO konvensjonen nr94» Oppdragsgjevar har rett til innsyn i dokument og rett til å foreta andre undersøkingar som gjer det mogleg for oppdragsgjevar å gjennomføre nødvendig kontroll med kravet til løns og arbeidsvilkår vert halde. 3.2.3 ØKONOMISK OG FINANSIELL KAPASITET Krav Dokumentasjon prov på at stilte krav er oppfylt Det vert kravd tilstrekkeleg økonomi for å kunne gjennomføre kontrakta. Som dokumentasjon på det skal føretaket sitt siste årsrekneskap, med notar, samt nyare opplysningar som har relevans til føretaket sine rekneskapstal leggast fram. 6
4 KRAV TIL TILBODET 1. UTFORMING AV TILBODET OG LEVERING I tillegg til dokumentasjon av kvalifikasjonskrava skal tilbodet innehalde tilbodsbrev med svar relatert til kravspesifikasjonen. Tilbodet skal vere skriftleg, og skal innehalde eit dagsett tilbodsbrev, underteikna og stempla med verksemda sitt namn Tilbodet skal vere merka: Pasientsignal Volda omsorgssenter Tilbodet skal leverast i lukka, nøytral sending og 2 eksemplar Tilbodet skal vere på norsk Tilbodet kan leverast direkte til leveringsadressa, eller sendast med post Tilbodet må ikkje leverast via e-post eller faks Det skal innehalde ein sladda og ein usladda elektronisk versjon på CD, minnepenn eller liknande Komplett tilbod skal leverast med følgjande inndeling med skiljeark: Framom skiljearka: Skiljeark 1 Skiljeark 2 Skiljeark 3 Skiljeark 4 Tilbodsbrev signert av ansvarleg representant for leverandøren. I tilbodsbrevet skal det klart kome fram kven som er leverandøren sin kontaktperson, samt kontaktpersonen si stilling, telefonnummer og e-postadresse. CD eller minnebrikke Dokumentasjon på leverandøren sine kvalifikasjonar: Skatteattestar (meirverdiavgift og skatt), jf. Punkt 3.2.1 HMS- eigenerklæring, jf. Punkt 3.2.1 Firmaattest, jf. Punkt 3.2.1 Signert «Eigenerklæring ILO konvensjonen nr94», jf. Punkt 3.2.1 Økonomisk og finansiell kapasitet, jf. Punkt 3.2.3 Oversikt over verksemda si bemanning, jf. Punkt 3.2.4 Oversikt over referanse oppdrag, jf. Punkt 3.2.4 Bruk av underleverandørar, jf. punkt 3.2.5 Eigen erklæring innsyn i dokument, jf. Punkt 2.3 Pris skjema Framdriftsplan plan for gjennomføring Andre opplysningar. Opplysningar som ikkje passar inn under andre punkt skal plasserast under dette punktet. Alle svar skal gjevast under dei respektive punkta og ikkje i form av referansar til nettsider eller liknande. 2. TILBODSFRIST Siste frist for innlevering av tilbod er 15.12.2015KL 14.00. 7
Tilbodet skal vere oppdragsgjevaren i hende på innleveringsstaden før utløpet av tilbodsfristen. Tilbod som kjem inn etter dette tidspunktet, vert automatisk avvist, dette gjeld sjølv om det skuldast tredjepart (posten, bod firma, etc.). 3. OPPRETTHALDING AV TILBODET. Leverandøren er bunden av tilbodet i 3 månader. 4. INNLEVERINGSSTAD Levering pr. Post Volda kommune Volda omsorgssenter v/ Svein Berg- Rusten Barstadmarka 2 6102 Volda Levering ved personleg oppmøte Volda kommune Volda omsorgssenter v/ Svein Berg- Rusten Leverast i informasjonsluka Konvolutten skal være nøytral og merkast med Pasientsignal Volda omsorgssenter. 5. ATTERHALD Eventuelle atterhald må vere klart og eintydig formulert i tilbodsbrevet. Det må gå klart fram kva atterhalda gjeld og kva økonomiske og framdriftsmessige konsekvensar det vil kunne få. Det er ikkje høve til å ta atterhald mot grunnleggande element i tilbodsgrunnlaget. 6. TILBOD PÅ DELAR AV OPPDRAGET Det er ikkje høve til å levere tilbod på deler av oppdraget. 7. ENDRING OG ATTENDEKALLING AV TILBOD Eit tilbod kan kallast attende eller verte endra fram til tilbodsfristen er ute. Attendekalling skal vere skriftleg. Endring av tilbodet er å sjå på som eit nytt tilbod, og skal utformast i samsvar med punkt 4.1. 5. OPPDRAGSGJEVAREN SI HANDSAMING AV TILBODA 5.1 REGISTRERING AV TILBODA Mottakar fører på dato for mottak av tilboda etter kvart som dei kjem inn. På førespurnad skal oppdragsgjevaren gje skriftleg stadfesting på at tilbodet er motteke. 5.2 TILBODSOPNING Tilbodsopninga finn stad så snart som mogeleg etter tilbodsfristen. Opninga skal verte utført av minst to representantar for oppdragsgjevaren. Det skal skrivast protokoll frå opninga av tilboda. Leverandøren har ikkje rett til å være til stade ved opninga. 8
5.3 AVVISING AV LEVERANDØRAR 11-10 i FOA seier m.a. både når oppdragsgjevar pliktar å avvise leverandørar og når oppdragsgjevar kan avvise leverandørar. Oppdragsgjevar pliktar å avvise leverandørar som m.a. ikkje oppfyller dei fastsette kvalifikasjonskrav satt i konkurransegrunnlaget. 5.4 AVVISING AV TILBOD 11-11 i FOA seier når eit tilbod skal eller kan avvisast. Oppdragsgjevaren pliktar å avvise tilbodet m.a. når det: ikkje er levert innan fastsette fristar ikkje inneheld/oppfyller dei fastsette kvalifikasjonskrava på grunn av atterhald eller feil, uklare eller ufullstendige tilbod, eller liknande som kan skape tvil om korleis tilbodet skal vurderast i høve dei andre tilboda. Oppdragsgjevaren kan avvise tilbodet når det m.a.: ikkje inneheld alle dei opplysningar, oppgåver, prøver mm. som er kravd ikkje gjev opp prisen, slik som føresett i konkurransegrunnlaget verkar unormalt lavt prisa i høve produktet det er gjeve tilbod på ikkje er underteikna 5.5 AVKLARING Jamfør prosedyren konkurranse med forhandling er det tillate å endre tilboda eller prøve å endre tilboda gjennom forhandlingar. Det er også høve til følgjande avklaringar av tilboda: klarleggje uklare punkt, så framt dei uklare momenta ikkje er av ein slik karakter at tilbodet skulle vore avvist. 6 AVGJERDA AV KONKURRANSEN 1. AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTAL FORKASTING Oppdragsgjevaren kan ved sakleg grunn avlyse konkurransen. Oppdragsgjevaren kan forkaste alle tilboda, dersom resultatet av konkurransen gjer sakleg grunn for det. Oppdragsgjevar legg til grunn at bortfall av planlagt finansiering eller manglande politisk godkjenning er sakleg grunn. 2. KRITERIA FOR TILDELING Kvart kriterium vil verte vekta etter ein målestokk frå 1 til 10 poeng. Tildelinga vert gjort på grunnlag av kva tilbod er det mest fordelaktige, basert på følgjande kriterium og vektlegging: Pris 40% Kompetanse / gjennomføringsevne 30% 9
Gjennomføringsplan for oppdraget 30% Pris: Tilbydar skal gi ein pris på oppdraget slik det er skildra i kravspesifikasjonen. Pristilbodet skal være komplett og inkludere alt naudsynt arbeid, inkludert fjerning av gamal installasjon og utgifter knytt til evt. manglar som må rettast under gjennomføring av oppdraget eller under/ etter igangsetting av anlegget. Prisen skal og inkludere opplæring av personell i forkant og undervegs i perioden etter at anlegget er sett i drift. Prisen skal være fast. Oppdragsgjevar ber om tilbod på serviceavtale og spesifisering av garantiar og garantitid. (sjå vedlegg 7) Vi ynskjer og ei prisliste på tilleggsutstyr som skal være gyldig for neste 4 år, med normale indeksreguleringar. Referansar / kompetanse: Ved vurdering av tilbydars gjennomføringskompetanse er det berre informasjon frå tilbodet som blir vurdert. Som dokumentasjon skal tilbydar legge ved ei oversikt over verksemda sin totale kapasitet og bemanning og bekrefte at firma har tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Det skal leverast ein omtale av referanseoppdrag som firmaet har utført i løpet av dei siste 5 åra. Spesifiser type oppdrag, størrelse, firmaets funksjon i oppdraget/prosjektet, verdi/volum, periode, offentlege eller privat oppdragsgjevar. Referanseperson og telefonnummer skal gjevast opp og referansar kan verte kontakta. CV og referanseoppdrag for tilbydd personell skal leggast ved. Tilbydt personell kan ikkje bytast ut utan aksept frå oppdragsgjevar. Igangsetting og gjennomføring av oppdraget: Som dokumentasjon skal tilbydar skal levere ein plan som beskriv korleis arbeida er planlagt gjennomført og gjere greie for korleis han vil bemanne for å få arbeida utført. Planen skal såleis vise både planlagt framdrift og fungere som kvalitetssikring av prosessane. Plana må vise korleis arbeidet skal gjennomførast, spesielt med omsyn til tryggleiken for bebuarane i byggjetida. Vi vil vurdere korleis oppdraget er tenkt gjennomført, kor lang oppdragstid ein forventar og kva resursar som vert sett inn for gjennomføringa og igangsetting av anlegget. Gjennomføring: Oppstart Gjennomføring/ installasjon Prøveperiode Vektinga av tildelingskriteria skal skje på følgjande vis; I vurderinga blir tilboda gitt poeng frå 1 til 10 for kvart av kriteria. Det tilbodet med den høgaste samanlagde poengsummen, vert vurdert som det mest fordelaktige tilbodet. 10
NB! Det er leverandøren sin rett og plikt å sjå til at det vert sendt med relevant dokumentasjon som gjer oppdragsgjevar i stand til å vurdere tilbodet i forhold til dei oppgjevne tildelingskriteria. All informasjon som er nødvendig for å vurdere kjøpet skal gå fram av tilbodsbrevet. Det skal ikkje være nødvendig å lese vedlagt brosjyremateriell for å finne nødvendig informasjon for kjøpet. Eventuelle avvik frå kravsspesifikasjonen må også gå klart fram av tilbodsbrevet. 3. INNSTILLING PÅ TILDELING AV KONTRAKT Oppdragsgjevaren si avgjerd om kven som får tildelt kontrakt, skal vere skriftleg, og sendast alle deltakarane samstundes i rimeleg tid før kontrakt vert inngått. Med kontrakt vert inngått meiner ein tidspunktet då begge partar underteiknar kontrakten. Meldinga skal innehalde ei grunngjeving for valet og gje ein frist for eventuell innlevering av klage over vedtaket. 4. VEDLEGG 1. Skjema for eigenerklæring Innsyn i dokument 2. Skjema for eigenerklæring om HMS 3. Skjema for eigenerklæring lønns- og arbeidsvilkår 4. Kravspesifikasjon Pasientsignal med tilbodsskjema 5. Planteikning Mork bustader 6. Planteikning Folkestadtun 7. Planteikningar over Volda omsorgssenter, Barstadtun og Fjordsyn, inkludert vurderingar av behov for accesspunkt for wifiutbygging, utført av Tussa AS. 8. Serviceavtale, utkast 11