REFERAT ETTER MØTE I STYRET FREDAG 13. DESEMBER KL 09:00 11:30 PÅ FYLKESHUSET I KRISTIANSAND Tilstede fra styret: Åse Severinsen, Søgne kommune, Johnny Greibesland, Songdalen kommune, Jørgen Kristiansen, Kristiansand kommune, Arild Windsland, Birkenes kommune, Birkenes kommune, Gro-Anita Mykjåland, Iveland kommune, Torhild Bransdal, Vennesla kommune, Arne Thomassen, Lillesand kommune (til kl. 10:20), Hege Marie Holthe, Lillesand kommune (fra kl. 10:20), Terje Damman, fylkesordfører i Vest-Agder (til kl. 10:30), Bjørgulf Sverdrup-Lund, fylkesordfører i Aust-Agder, Ottar Stordal, Unio-K, Pål Tjøm, LO-K (til kl. 10:30). Forfall: Arvid Grundekjøn, Kristiansand kommune. Tilstede fra rådmannsutvalget Kim Høyer Holum, Søgne kommune, Tor Sommerseth, Kristiansand kommune, Svein Skisland, Vennesla kommune, Vidar Skaaland, Songdalen kommune, Jan Henning Windegaard, Lillesand kommune, Kjell A Kristiansen, Knutepunkt Sørlandet. Sakene: Til realitetsbehandling Sak 25/13 Godkjenning av referat Referat etter møtet 13.09 ble sendt på e-post til styremedlemmene etter møtet og var vedlagt innkallingen. 1. Referatet godkjennes. Sak 26/13 Ombytte styrets leder og nestleder 1. Ordfører Åse R Severinsen overtar som styreleder og ordfører Arne Thomassen er styrets nestleder fra d.d. 2. Nytt valg gjennomføres etter kommunevalget i 2015. Sak 27/13 Forslag til strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen (politisk sak) 1. Styret ber om at det arbeides videre med forslag til strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen med intensjon om å gjøre planen felles for Knutepunkt Sørlandet kommunene 2. Styret ber rådmannsutvalget sørge for nødvendig forankring og opplegg for den videre saksbehandlingen 3. Rådmannsutvalget har som oppgave å følge opp næringssamarbeidet.
Sak 28/13 Tilsagn prosjekt inkluderende læringsmiljø og pedagogisk refleksjon 1. Styret tar tilsagnet til orientering 2. Styret legger til grunn at prosjektet følges opp i tråd med fylkeskommunenes forutsetning for tildeling av økonomisk støtte kr. 1 mill. for 2014 og 2015 3. Styret ber om å bli holdt oppdatert om prosjektet. Sak 29/13 Tilsagn prosjekt næringsnær læring 1. Styret tar tilsagnet til orientering 2. Styret legger til grunn at prosjektet følges opp i tråd med Aust-Agder Utviklings- og Kompetansefonds forutsetning for tildeling av økonomisk støtte de neste to årene 3. Styret ber om å bli holdt oppdatert om prosjektet. Sak 30/13 Arbeidsform ny bymiljøpakke og grensesnitt ATP samarbeidet (politisk sak) Det ble kommentert at notatet som er utarbeidet er både informativt og nyttig. 1. Styret tar notat om arbeidsform for ny bymiljøpakke til orientering. Sak 31/13 Arbeidsgruppenes innspill felles formannskapsmøte 14.11 (politisk sak) 1. Styret tar innspillene gjennom besvarelsene av gruppeoppgavene til orientering. 2. Styret drøfter oppfølging av innspillene sammen med evaluering av felles formannskapsmøte. Sak 32/13 Evaluering felles formannskapsmøte 14.11 (politisk sak) Ordfører Torhild Bransdal pekte på at det er en krevende oppgave for styret å informere samt forankre interkommunale prosjekter og prosesser som pågår, og at felles formannskapsmøter av den årsaken er viktige. Varaordfører Jørgen Kristiansen tilføyde at flere formannskapsmedlemmer har meldt tilbake at det er en utfordring å delta i gruppearbeid som «eksperter» på krevende regionale problemstillinger. Ordfører Gro Anita Mykjåland foreslo at problemstillinger som formannskapene oppfordres til å drøfte i forkant, i stedet kan vurderes besvart som oppfølging av møtet fordi formannskapsmedlemmene da har en betydelig høyere kjennskap til prinsipielle problemstillinger og løsningsalternativer. Daglig leder kommenterte at felles formannskapsmøter i Knutepunkt Sørlandet har funnet en egnet form, og at styrets involvering både med hensyn til forberedelser, gjennomføring og etterarbeid har styrket kvaliteten. Arbeidsgruppenes innspill fra møtet 14.11 og evalueringen bearbeides videre når neste formannskapsmøte planlegges. 1. Evalueringen tas til orientering. 2
Sak 33/13 Eventuelt 1. Brev vedr. stiftelsen GRIP Songdalen og forhold til Bufetat (politisk sak) Styret valgte den 13.9 å utsette sending av et brev til Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet vedrørende nedbygging av statlige barneverntiltak i lys av ny oppgave- og ansvarsfordeling mellom Bufetat og kommuner. Det aktuelle brevet har et innhold som ikke lenger er aktuelt og realitetsbehandling av brevet er ikke er satt på dagsorden. Problemstillingen er ikke løst. Utfordringen oppstår når statlig barnevern trekker finansiering av tiltak som kommunene er fornøyd med og benytter i dag. Kommunene har ikke midler til å dekke kostnader for slike tiltak før tidligst i 2015 eller -16. Problemet kan løses med overgangsordninger som forebygger at prioriterte og velfungerende tiltak legges ned. Ordfører Johnny Greibesland orienterte kortfattet om negativ effekt for barnevernsinstitusjonen GRIP i Songdalen og ledelsens intensjon om å legge ned virksomheten fra nyttår. Stortingsrepresentant Hans Fredrik Grøvan (KrF) er involvert i den konkrete saken og gjennomførte den 6.12 et møte med statsråden i Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet. Utfallet av møtet er ikke kjent. 1. Styreleder bes vurdere behovet for en eventuell uttalelse fra styret 2. En uttalelse forankres på e-post før den signeres av styreleder og sendes. Til drøfting 1. innspill formannskapsmøte 14.11, prosess kommunereform (politisk sak) Styret hadde en kort meningsutveksling i forhold oppfølgingen av innspill på felles formannskapsmøte 14.11 fra Dag Vige (V) og Jone Nyborg (V). Ordfører Gro-Anita Mykjåland informerte om at problemstillingen er forankret politisk i Iveland kommune, og at det støttes at styret for Knutepunkt Sørlandet gis i oppgave å planlegge den regionale prosessen i forhold til regjeringens signaler om kommunereform. De andre ordførerne har pr. tid ikke gjennomført tilsvarende forankring og avklaring. 1. Ordførerne søker avklart politisk i egen kommune hvorvidt det er støtte til at styret for Knutepunkt Sørlandet gis i oppgave å planlegge den regionale prosessen i forhold til regjeringens signaler om en kommunereform 2. Ordførerne søker ved samme anledning avklart eventuelle innspill til mandat og arbeidsform i forhold til den regionale prosessen. 2. Rapport om eventuelt nytt fengsel på Stølen (politisk sak) Rådmann Svein Skisland presenterte hovedtrekkene i rapport om eventuelt nytt fengsel på Stølen. Ordfører Torhild Bransdal tilføyde at Vennesla kommune ønsker å holde styret orientert i denne saken av to årsaker: 1. Styret ble gjort oppmerksom på Vennesla kommunes initiativ da arbeidet startet opp, og det ble gitt uttrykk for støtte til at Vennesla kommune arbeidet videre med fengselsplanene 2. Basert på styrets positive tilbakemelding, ønsker Vennesla kommune med orienteringen den 13.12 å holde styret oppdatert om hvorledes det arbeides med prosjektet. Styreleder spurte om det er flere av Knutepunkt Sørlandet kommunene som har startet opp eller vurderer å starte opp et planarbeid for å etablere fengsel. Det ble klart at det pr. tid ikke foreligger konkrete vedtak og planer om etablering av nytt fengsel i andre knutepunkt kommuner, men både Birkenes og Lillesand kommuner vurderer saken. 3
I forhold til den nasjonale prioriteringsdebatten er det to andre regioner på Agder som har konkrete planer, det vil si Lister regionen og Setesdalsregionen v/evje- og Hornnes kommune. 1. Styret tar informasjonen fra Vennesla kommune om rapport om eventuelt nytt fengsel på Stølen til orientering. 3. Agdermodell for likestilling, oppfølging i regionrådene Ordførerne på Agder har mottatt brev fra Regionplan Agder datert 08.11.2013 hvor det vises til et vedtak i Politisk samordningsgruppe der regionrådene anbefales å etablere et likestillingsutvalg. Likestilling kan inngå som ansvarsområde for eksisterende utvalg. Rådmannsutvalget tilrår at oppgaven legges til styret. 1. Saken utsettes til neste møte. Til orientering 1. Visit Sørlandet AS og reiselivsprosjekter Heidi Sørvig, daglig leder Visit Sørlandet AS orienterte om Nasjonal prosess og regional tilpasning Nye Visit Sørlandet AS, organisering og kjerneoppgaver Status anbefalte tiltak i styret 14.6 (anbefalinger fra Trond Backer) prosjekt styrking av fundamentet for reiselivet i Kristiansandsregionen, hva kan/ønsker Visit Sørlandet å levere i forhold til kommunenes behov? Folier legges ut på Knutepunkt Sørlandets hjemmeside sammen med referatet. Rådmannsutvalget bes sammen med Kristiansand kommune utforme en oppgavebeskrivelse som tydeliggjør hva det ønskes at Visit Sørlandet skal utføre for Knutepunkt Sørlandet i prosjekt styrking av fundamentet for reiselivsnæringen i regionen. Oppgavebeskrivelsen fremmes for behandling i styret. 2. Forslag til strategisk næringsplan for Kristiansandsregionen Som en innledning til sak 29/13 på dagsorden orienterte Finn Aasmund Hobbesland fra Kristiansand kommune om forslag til strategisk næringsplan. Folier legges ut på Knutepunkt Sørlandets hjemmeside sammen med referatet. Tilbakemeldinger i styremøtet avklarte at det er en felles oppfatning at forslaget bygger på en god regional analyse. Det ble også påpekt at programforslaget må forankres regionalt med sikte på politisk tilslutning i Knutepunkt Sørlandet kommunene. Styret realitetsbehandlet saken. 3. Grunnlovsjubileet 2014 Prosjektleder Ragna Marie Henden gav styret en kort informasjon om mål, organisering og aktiviteter i Vest-Agder i forhold til neste års grunnlovsjubileum. I denne sammenhengen inngår kommunene Lillesand, Birkenes og Iveland i Vest-Agder. Folier legges ut på Knutepunkt Sørlandets hjemmeside sammen med referatet. Tas til orientering. 4
Meldinger Meldingsakene ble etter avtale sendt styret på e-post den 12.12. 1. Regionplan Agder 2020 Knutepunkt Sørlandet har invitert koordinator for regionplan Agder 2020 til å drøfte et samarbeid i forhold til gjennomføring av konferanse om KRIM-forebygging, ungdata undersøkelsen mm høsten 2014. Målet med konferansen er å øke kompetansen til ansatte som arbeider med ungdom. Målgruppen er alle som arbeider med barn og unge, fortrinnsvis fra Knutepunkt Sørlandet kommunene. Ansatte fra Politi, skole, fritidetater, barnevern, oppfølgingstjenesten, nav og skolehelsetjenesten vil bli invitert. Alle Knutepunkt Sørlandet kommunene har gjennomført ungdata undersøkelsen innen høsten 2014. Regionplansatsingen ønsker at hele Agder tar i bruk denne kartleggingsformen. Invitasjonen til å delta i planleggingen og gjennomføring av konferansen vil bli forankret i rådmannsgruppen for regionplanen. 2. Utredning av interkommunalt barnevernssamarbeid Arbeidsgruppen som utreder barnevernsamarbeid behandlet utkast til rapport fra Telemarkforsking (TF) i møte den 10.12. På bakgrunn av dette møtet vil TF gjøre ferdig rapporten. Arbeidsgruppens anbefaling og rapporten vil bli presentert for rådmennene den 13.1. Rådmennene vil på det grunnlaget ta stilling til den videre saksbehandlingen. 3. Utviklingsprogrammet for byregioner Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) lyser ut inntil 27 millioner kroner til et utviklingsprogram for byregioner. Programmet skal bidra til økt kunnskap om samspill mellom by og omland og styrke disse områdenes regionale vekstkraft, med sikte på utvikling i regionen som helhet. Nettverksarbeid er sentralt i programmet, og deltakelse i nettverk vil være en forutsetning for å motta tilskudd. Søknadsfrist 31. januar. Rådmannsutvalget er positiv til at Kristiansand kommune koordinert med daglig leder utformer et forslag til søknad. 4. Økt arealbehov for KS Agder i Kristiansand og konsekvens for sekretariatet KS Agder har behov for mer kontorplass i Kristiansand og har invitert Knutepunkt Sørlandet med i en prosess for å kunne videreføre nåværende samlokalisering. To alternativer på fylkeshuset er under vurdering. Rådmannsutvalget er positiv til samlokaliseringen med KS Agder og videreføring på fylkeshuset i Kristiansand. Daglig leder holder styreleder og leder av rådmannsutvalget orientert om den videre prosessen. 5. Svar på søknad om midler til å styrke Alternativ til Vold På bakgrunn av en anbefaling fra nettverk helse, sosial og omsorg, vedtok styret i møte 14.12.2012 å søke Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLID) om midler til å finansiere en ny 100 % stilling ved ATV Kristiansand. I søknaden ble det presisert at en eventuell etablering av stillingen fra 2013 forutsettes dekket av sentrale midler. Styret vedtok samtidig at avhengig av departementets svar, vil kommunenes budsjettprosesser høsten 2013 avklare hvorvidt deltakende kommuner kan delfinansiere stillingsøkingen fra 2014. BLID har i brev datert 7.11.2013 svart at departementet ikke har midler til å støtte søknaden. 6. Forprosjekt Energiprogram ENØKTOTAL AS er etter en anbudskonkurranse valgt som prosjektleder. Prosjektgruppen hadde sitt første møte den 30. oktober og er i godt i gang. Nettverk teknisk er styringsgruppe for prosjektet og blir oppdatert 24.1. Alle kommunene deltar unntatt Kristiansand, som allerede har gjennomført prosjektet. Leveranse/gevinstrealiseringsområder: kontrahere og gjennomføre felles teknisk Enøkkartlegging av formålsbyggene i hver kommune etter felles mal 5
legge frem prioritert liste med investeringsbehov og lønnsomhet pr kommune og samlet kartlegging og kontroll av areal i de enkelte bygg kartlegge energikilder, historisk forbruk og målere i de enkelte bygg utarbeide sluttrapport / beslutningsgrunnlag for et felles hovedprosjekt / energiprogram. avklare om og hvordan det skal samarbeides i driftsfase opsjon; gjennomføre lovpålagt energimerking som del av kartleggingen for å gjøre dette rimeligere. 7. Nettverk teknisk Harald Karlsen fra Kristiansand kommune er valgt som leder og Aud Sunniva Fuhr fra Lillesand kommune som nestleder av nettverk teknisk. Nettverket vil i sitt neste møte den 24.1 drøfte anbefalinger fra forstudie for samarbeid innen tekniske tjenester. Det kan bli aktuelt å velge ut 2-3 tiltak som det er fornuftig å samarbeide om såfremt to eller flere kommuner ønsker dette. 8. Innoventus - ekstraordinær generalforsamling Knutepunkt Sørlandet har en eierandel 3,4 % i Innoventus AS. I forbindelse med at Stiftelsen SRbank Næringsutvikling Sørlandet er besluttet nedlagt, fikk Innoventus AS tilbud om å tilbakekjøpe stiftelsens aksjer i Innoventus AS (333.333 aksjer tilsv. 8,82 % av aksjekapitalen) for NOK 1. For at styret skal kunne erverve egne aksjer må det innhentes fullmakt fra Generalforsamlingen. Styret for Innoventus AS ba i den sammenhengen Knutepunkt Sørlandet som en av eierne om fullmakt jfr. aksjelovens bestemmelser. Fullmakt fra Knutepunkt Sørlandet ble gitt av styreleder Arne Thomassen den 1.11. 9. Deltakelse i styringsgruppe for havneplan Kristiansand Havn skal som utpekt havn starte arbeidet med Havneplan, jfr. krav i Havne- og farvannsloven og bestilling fra bystyret i Kristiansand. Det er etablert en struktur for arbeidet med styringsgruppe, prosjektgruppe og arbeidsgrupper etter behov. Kristiansand Havn er viktig for Kristiansand og regionen. Styret ble informert om Kristiansand havn og havnas muligheter den 14.9.12. Styret gav utrykk for at det er naturlig å vurdere hvorvidt og eventuelt hvorledes Knutepunkt Sørlandet samarbeidet kan medvirke til mer helhetstenkning og mer havnesamarbeid i regionen. Det ble påpekt at problemstillingen omfatter Knutepunkt Sørlandet kommunene med «kaikant», men også de øvrige kommunene i forhold til felles muligheter for næringsutvikling. Kristiansand Havn har rettet en forespørsel til Knutepunkt Sørlandet v/daglig leder om deltakelse i styringsgruppa for havneplan. På bakgrunn av støtte fra rådmannsutvalget er det takket ja til invitasjonen. Arbeidet starter opp rett over nyttår. 10. Omdømmebarometeret Rådmannsutvalget har støttet at Knutepunkt Sørlandet deltar med midler og ressurser i Omdømmebarometeret for Kristiansandsregionen. Rådgiver John Ånon Jonassen deltar i en partnergruppe sammen med Kristiansand næringsforening, Studentsamskipnaden i Agder, UiA, Sparebanken Sør og Ordkraft. Regionene som vil bli målt er Kristiansandsregionen, Stavangerregionen, Bergensregionen, Haugesundsregionen, Trondheimsregionen og Osloregionen. Sørlandet blir også målt som regionbegrep for en samlet landsdel (kostnader dekket av Sparebanken Sør). I tillegg er det muligheter for at Hordaland, Rogaland og Tromsøregionen også blir målt. Årets omdømmebarometer vektlegger på en spesiell måte forholdet mellom universitet/høyskoler og regionenes utvikling. Tidspunkt for publisering koordineres med konferansen "Felles mål for Sørlandet 2014" som arrangeres ultimo januar. 11. Dagskurs i statistikk og planarbeid, analyse og konsekvensforståelse Helse og Omsorg i Plan er et 5-årig nasjonalt utviklingsprosjekt knyttet til å øke kompetansen innen plan og planprosesser på kommunalt og statlig nivå. Som et ledd i denne satsingen er det foreslått å lage et nytt kurstilbud knyttet til folkehelsestatistikk, analyse og kommunalt 6
planarbeid. Fagpersoner i kommuner har sterkt etterlyst et slikt initiativ. Før KS lanserer kurset i bred skala nasjonalt var det ønskelig å gjennomføre en pilot på Agder med et utvalg av kommuner og fagpersoner fra andre relevante samhandlingsaktører. På bakgrunn av drøftinger med fylkesmennene og fylkeskommunene på Agder ønsket KS å be Knutepunkt Sørlandet om å gjennomføre den nasjonale piloten. Utfordringen ble tatt, og det ble gjennomført et dagskurs i statistikk og planarbeid, analyse og konsekvensforståelse torsdag 21. november på Scandic Hotel Bystranda i Kristiansand. Evalueringen viser at 90 % av deltakerne var fornøyd med kurset og opplevde at forventninger ble innfridd. 12. Prosjekt «Fra plan til handling» Arbeidsgivernettverket i Knutepunkt Sørlandet gjennomfører i 2013 prosjektet «Fra plan til handling». Prosjektets hovedmål er å bidra til å gjennomføre endringsprosesser i deltakerkommunene på en mer effektiv måte. I tillegg har prosjektet som mål å skape større samhandling og teamfølelse blant medlemmene i arbeidsgivernettverket i Knutepunktet Sørlandet. Prosjektet er støttet med midler fra programstyre for e-lederopplæring. Faglig ansvarlig for samlingene er Storform AS v/torbjørn Hekneby med noe støtte fra PwC i Kristiansand. En viktig del av prosjektet er å utnytte den kompetansen som finnes i arbeidsgivernettverket i Knutepunkt Sørlandet. Tilbakemeldingene fra deltakerne er positive. De opplever at prosjektet gir dem større kompetanse på å håndtere endringsprosesser, noe som kan overføres til aktuelle prosesser i kommunene. 13. Klagesak Fædrelandsvennen Fædrelandsvennen har involvert Fylkesmannen i Vest-Agder og Sivilombudsmannen i en klagesak vedrørende «Knutepunkt Sørlandets avslag på innsyn i postjournal». Saken har pågått ett års tid uten kjennskap for Knutepunkt Sørlandet. Problemstillingen som var utgangspunktet for at knutepunktet ble tatt med i en klagesak mot flere selskaper er løst for lengst. Klagesaken var derved grunnløs og er nå lagt i bero. 14. Kontaktutvalg for KS KommIT Knutepunkt Sørlandet ved John Ånon Jonassen er blitt invitert til å delta i et kontaktutvalg for KS KommIT sammen med representanter for andre regionsamarbeid og interkommunale IKS-er. Hans deltakelse er avklart med rådmennene og IT-utvalget i Knutepunkt Sørlandet. 15. Prosjekt «Innføring av ehandel» Rådmannsutvalget vedtok 10. oktober prosjektplanen for gjennomføringsprosjektet for innføring av ehandel. Alle kommunene deltar unntatt Kristiansand, som allerede har gjennomført prosjektet. Det ble også vedtatt at det skal utredes hvordan man kan ta ut stordriftsfordeler ved en styrking av felles innkjøpstjeneste i Kristiansand kommune. Ekstern bistand: ODIN PROSJEKT AS. Leveranse/gevinstrealiseringsområder: bedre innkjøp økt lojalitet til inngåtte avtaler samordning av innkjøp øke forhandlingsstyrke mer effektive innkjøp effektiv arbeidsflyt effektiv kommunikasjon bedre sporbarhet unngå ulovlige direkteanskaffelser redusere feil i ordreprosessen (korrekt ordre gir korrekt faktura). Det søkes støtte fra DIFI til prosjektet i 2014. Støtten vil være i form av konsulentbistand fra et eksternt konsulentfirma samt dekning av tilknytningsavgift til ehandelsplattformen. 7
16. Etablering av folkehelsenettverk Rådmannsutvalget har opprettet et folkehelsenettverk som skal fremme samarbeid mellom de 7 nettverkskommunene for å utvikle og øke kvaliteten på folkehelsearbeidet. Nettverket skal jobbe i Kristiansandsregionen om felles utfordringer nå det gjelder innhenting av data, vurdering av årsakssammenhenger, drøfting av felles utfordringer og se på muligheten og eventuelt behov for samarbeid på tvers av kommunegrensene. Nettverket skal være en felles arena for å drøfte prosesser rundt oppfølging av folkehelseloven, og derav være en arena for kunnskapsheving og erfaringsutveksling. Felles tiltak kan bli vurdert. 17. KOSTRA kurs Knutepunkt Sørlandet gjennomfører kurs i KOSTRA spesielt rettet mot de som rapporterer innen teknisk sektor og kultursektoren. Kurset er også åpne for andre interesserte. Hensikten med kurset å øke kvaliteten på rapporteringen i kommunene. Innholdet i kurset vil være generell informasjon om KOSTRA, rapportering av data og analyse av data. Varighet er tre timer. Det har vært positiv oppslutning om kurset med ca. 30 deltakere så langt. I tillegg gjennomføres et eget kurs for administrasjonen i Birkenes kommune. 18. Ordfører og rådmann samling Rådmennene inviterte ordførerne og på felles samling 13. - 14. januar. Det viste seg å være et problematisk tidspunkt på grunn av andre forpliktelser. Ny dato bør fastsettes så snart som mulig fordi flere ordførere har ytret et ønske om en slik samling. 19. Anmodning utsatt høringsfrist om fylkesvegnettet i Vest-Agder inndeling i kategorier og funksjonsklasser Se vedlegg 1. Fylkeshuset i Kristiansand den 17. desember 2013 Åse R Severinsen sign. Styreleder Knutepunkt Sørlandet Kjell A Kristiansen sign. Daglig leder Knutepunkt Sørlandet Vedlegg: 1 (meldingsak 19) Kopi: Rådmannsutvalget, møtedeltakere, postmottak eierkommuner 8
VEDLEGG 1 9