Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 20. desember 2011 SAK NR 093-2011 ORIENTERINGSSAK: AVTALEBASERT LEIE FOR BRUK AV LOKALER (HUSLEIE) I FORETAKSGRUPPEN Forslag til vedtak: Styret tar saken om oppstart pilotprosjekter for å få et bedre beslutningsgrunnlag for eventuell innføring av husleie til orientering Hamar, 12. desember 2011 Bente Mikkelsen administrerende direktør Side 1 av 5
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Helse Sør-Øst RHF har klare målsetninger om effektiv utnyttelse av areal og kostnadseffektiv drift av eiendomsvirksomheten. Dette er synliggjort i eiendomsstrategien, vedtatt i styret i februar 2011 styresak 010-2011. Husleie har blitt skissert som et av flere tiltak for å nå styrets målsetting om 10 % arealreduksjon og effektivisering av driften med 10 %. Forum for utvikling av bygg og eiendom (FUBE) ble opprettet i desember 2009, og har som et ledd i eiendomsstrategien gjennomført en rekke delprosjekter for å nå styrets målsettinger, deriblant et delprosjekt som skulle utrede husleie. Det forberedes for at avtalebasert leie av arealer piloteres i ett/to HF med virkning fra 1. januar 2013. Basert på erfaringene fra disse pilotprosjektene tas den stilling til om ordningen skal gjelde for hele foretaksgruppene fra 2014. Avtalebasert leie skal være basert på prinsipper som skal gi gode insitamenter til og: ivareta tjenestens bygningsmessige behov og forsvarlig vedlikehold bidra til effektiv arealutnyttelse heve og sikre riktig kvalitet på arealene opprettholde eiendomsverdiene (finansiell og funksjonell verdi) sikre kostnadseffektiv FDV (forvaltning, drift og vedlikehold) synliggjøre kostnader ved arealbruk Fram til start pilotering gjøres nødvendige forberedelser og oppdatering av fremlagt rapport fra Forum for utvikling av bygg og eiendom (FUBE) om husleie. Det forutsettes at denne legges til grunn for prøveordningen. Det opprettes et prosjekt i FUBE med deltagere fra alle helseforetakene, konserntillitsvalgte, konsernverneombud og brukerutvalget som skal bistå i dette arbeidet. Prosjektgruppen skal også følge og evaluere piloteringen. 2. Faktabeskrivelse Helse Sør-Øst RHF har klare målsetninger om effektiv utnyttelse av areal og kostnadseffektiv drift av eiendomsvirksomheten. Dette er synliggjort i eiendomsstrategien, vedtatt i styret i februar 2011 styresak 010-2011. Husleie har blitt skissert som et av flere tiltak for å nå styrets målsetting om 10 % arealreduksjon og effektivisering av driften med 10 %. I styresak 067-2008 ble eiendomsprosjektets innspill vurdert, og styret ba om at det straks ble iverksatt arbeid for å realisere påviste gevinster innen eiendomsområdet som vist i prosjektarbeidet. Side 2 av 5
Forum for utvikling av bygg og eiendom (FUBE) ble opprettet i desember 2009, og har gjennomført en rekke delprosjekter for å nå styrets målsettinger, deriblant et delprosjekt som skulle utrede husleie (omhandlet i styresakene 010-2010, 036-2010 og 048-2010). Delprosjektet fikk som mandat å utrede en egnet husleieordning for foretaksgruppen dersom husleie skulle innføres, basert på erfaringer fra eksiterende ordninger. Rapporten ble ferdigstilt og oversendt FUBE i januar 2011. I FUBE har det vært drøftet om det skulle anbefales å innføre husleie, men det er konkludert at dette må tas som en strategisk beslutning på basis av de fakta som nå foreligger i rapporten. Sammendrag fra rapporten om husleie, delprosjekt 4 i strategiarbeidet i FUBE Forslaget til husleiemodell skal ifølge mandatet baseres på allerede eksisterende modeller. Prosjektgruppa har innhentet erfaringer med husleieordninger fra mange offentlige virksomheter. Prosjektgruppa foreslår ut fra dette en husleiemodell som er enkel å forstå, og som kan innføres på kort sikt. Modellen tar utgangspunkt i en kostnadsbasert husleie, beregnet etter gjennomsnitt av eiendomskostnader per eiendom eller per helseforetak de siste 3 år. Dette innbefatter kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling og kapitalkostnader. Løsningen bygger på registrering av arealbruk, som knyttes til kostnadssted. Løsningen kan utvikles til å differensiere på type areal, kvalitet, funksjonalitet og beliggenhet. Dette krever gode registreringer som det vil ta noe tid å innhente, men som uansett bør ligge til grunn for god arealforvaltning og disposisjon. Husleien beregnes på laveste budsjettnivå i organisasjonen, mens avtalen signeres på aggregert nivå av divisjon/klinikk. Husleieinnbetaling utføres ved intern overføring basert på data fra husleieavtalen. Ved oppstart vil alle brukere få rammebudsjett som dekker husleien. Eiendomsforvalter og driftsorganisasjon for eiendom vil ikke tildeles budsjett, men finansieres gjennom innbetalt husleie. Ved avgivelse av areal beholder enheten sin budsjettramme uavkortet og ved nye areal finansieres dette innenfor enhetens budsjettramme. Avgivelse kan være enkeltrom eller større areal, men det er en forutsetning at beliggenhet er slik at arealet er utleibart. Det skal være enkelt å avgi areal med kort oppsigelsestid. Tilsvarende er det viktig at det er tilgjengelig areal når noen enheter har behov for utvidelse. Ved endringer i pasientbehandling eller drift drøftes det med ledelsen om dette påvirker arealbehov. Budsjettramme endres etter samme prinsipper som øvrige kostnadsendringer påvirker ramme (f. eks. personalkostnader). Det tas utgangspunkt i en tredelt rollemodell med eier, bruker og forvalter. Husleieavtale, eierdirektiv og forvaltningsavtale vil regulere forholdet mellom partene. Prosjektgruppa anbefaler at hvert helseforetak har ansvar for innføring i eget HF, men at det vil være støtte fra et regionalt nettverk. Gruppa foreslår full innføring fra 01.01 12. Den skisserte løsningen vil gi insentiver for redusert arealbruk og driftskostnader på flere måter. Reduksjon eller økning av arealer endrer ikke rammen, og dette gir enhetene et sterkt insentiv til å redusere areal, og til å behovsprøve og realitetsbehandle økning av areal. (Funksjonsfordeler sett opp mot økonomisk gevinst). Side 3 av 5
Husleieordningen vil videre kunne synliggjøre arealbruk knyttet til produksjon, og benchmarking vil gjøre det mulig å se hvilke enheter som har effektiv arealutnyttelse relatert til behandling. Denne synliggjøringen vil bidra til at avdelinger har et sterkere fokus på arealbruk enn tidligere og gi god informasjon for optimalisering av drift. Eier må betale for arealer som ikke er utleid, og dette vil gi insentiver til å leie ut på nytt eller selge arealet. 3. Administrerende direktørs vurderinger Innføring av husleie/brukerbetaling har i andre sektorer og private bedrifter vist seg å være en god måte for synliggjøring av arealkostnader. Det har bidratt til økt forståelsen for at også arealbruk er forbundet med kostnader bidratt til mer effektiv arealutnyttelse bedret kvaliteten på arealene(vedlikehold) tydelig ansvarsfordeling økte midler til oppgradering og endringer initiert av brukere brukerne har fått større kvalitativ og kvantitativ innflytelse gjennom avtaler. Det er imidlertid også negative sider ved en slik ordning som man bør være oppmerksom på. Ved virksomhetsintern husleie, har det vært argumentert med at ordningen i seg selv forårsaker ekstra kostnader ved at den påfører merarbeid ved fakturerings- og oppfølgingsarbeid. Det oppstår konflikter i organisasjonen fordi ordningen ikke oppfattes som rettferdig, gir for høye arealkostnader, ikke er fleksibel etc.. Husleien oppleves ikke som virkelig (flytting av monopolpenger ) og har ingen reell betydning for resultatet. Ved innføring av husleie bør det legges stor vekt på at ordningen er enkel å administrere og lett å forstå. Videre må det etableres metoder for å tydeliggjøre gevinster og disponering av gevinstuttak (regler). I spesialisthelsetjenesten har husleie vært gjennomført fragmentert. Helse Midt-Norge er den eneste regionen som har vedtak om innføring av husleie, og har praktisert en ordning i ca tre år. Erfaringene derfra er nå evaluert, og det fremkommer der et ønske om å fortsette med ordningen. Evalueringsrapport ble lagt frem i september som styresak 74/11 i Helse Midt- Norge. I FUBE-prosjektet ble det foretatt undersøkelser som viser at ingen av de forespurte som har innført husleieording ønsker å gå tilbake til gammel ordning uten husleie. Det er et faktum at spesilisthelsetjenesten ikke har klart å drive et effektivt vedlikehold av byggene. Dette skyldes ikke nødvendigvis at det ikke finnes midler til å drive vedlikehold, men snarere at det har sin årsak i at vedlikehold blir nedprioritert når det er knapphet om midler innenfor flere områder. Ved å innføre en form for kostnadsdekkende husleie, hvor det også blir hensynstatt kostnader til normalt vedlikehold og utvikling, i tillegg til at midlene skjermes innen eiendomsvirksomheten, vil det være lettere å prioritere midler til vedlikehold. Side 4 av 5
Sett i lys av de rapporter som er utarbeidet vedrørende byggenes tilstand, og Riksrevisjonenes rapport om manglende vedlikehold, (Eiendomsforvaltningen i helseforetakene, september 2011), er dette et av de sterkeste tiltakene som kan iverksettes for å få en styrt oppgradering av byggenes tilstand og funksjonalitet. Muligheten for den kliniske virksomheten til å fremme krav om tilfredstillende lokaler vurderes av administrerende. direktør å være bedre gjennom avtalebasert leie av arealer, hvor både standard og mengde avtales, og ytelsene spesifiseres. Samtidig har eiendomsforvaltningen forutsigbar økonomi til å utvikle arealene i tråd med kjernevirksomhetens reelle behov. Oppstart av ordningen med pilot(er) vil gi nyttig læring for hele foretaksgruppen. Gjennom piloteringen kan en også påvise de mindre heldige sidene ved en husleieordning, og eventuelt eliminere disse. Det må særlig legges vekt på at det ikke blir et ekstra stress for de ansatte å måtte innskrenke sitt arealbruk der arealene allerede er knappe, for å holde budsjetter. Ordningene må heller ikke friste til å leve med dårlige arealer som er billige å leie av samme grunn. Arbeidet med pilotering bør startes snarest mulig, og deretter evalueres før de øvrige helseforetakene starter. Administrerende direktør vurderer det som en god arbeidsmåte å etablere en regional prosjektgruppe som følger piloteringen, evaluerer og bidrar ved innføring i HF-ene. Prosjektgruppen bør bestå av representanter fra hvert helseforetak, deltagere fra FUBE, og konserntillitsvalgte, konsernverneombud og brukerutvalget bør være representert.. Selv om innføring av husleie vedtas på konsernnivå, kan det være ulikt tempo for innføring ved de forskjellige helseforetakene. Det bør avklares om det er et eller flere helseforetak som kan være pilot fra årsskiftet 2012/13. Det bør være målsetting om husleieordning innført i alle foretak i løpet av 2014, dersom det blir besluttet. Dialog/forankring av saken Prosjektgruppen som har behandlet husleieordningen har vært bredt sammensatt, men uten at det har vært egne drøftinger med de ansatte før utarbeidelse av rapporten. Prosjektrapporten har vært behandlet i FUBE- møte i januar 2011 og i direktørmøtet i oktober. Videre er den presentert og drøftet med tillitsvalgte i KTV møte 2.november 2011. I direktørmøtet ble det anbefalt å etablere pilotprosjekt, mens det i KTV-møtet ikke ble gitt tilslutning til innføring av husleie, eller pilotering. Det ble her uttrykt ønske om å finne andre metoder for å finne midler til vedlikehold, øke kostnadsbevisstheten og drive effektiv arealbruk Trykte vedlegg: Ingen Uttrykte vedlegg: FUBE rapport delprosjekt 3- Beskrivelse av husleiemodell Side 5 av 5