Referat fra IDF-møte Fakultet for helsefag, 23. april 2015 kl. 10:00 11.30 Tilstede: Kristin Nordseth Nina Waaler Claudia S. Talgo Inger Langeggen Ewelyn Jordal Liv Ingunn Bråten Asta Bye Inger Lise Neslein Tore Kr. Schjølberg Hilde Sylliaas Vivi Volden May Karin Rognstad Fakultetsdirektør, møteleder Dekan Seksjonssjef STU Stab Stab - referent Parat NTL FF NSF FF NITO Observatør, verneombud DAGSORDEN: IDF-sak 12/2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden INFORMASJONSSAKER IDF-sak 13/2015 IDF-sak 14/2015 IDF-sak 15/2015 IDF-sak 16/2015 IDF-sak 17/2015 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene, herunder Status for organisering av Seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering på HF. Orientering i møtet. Tilsettingsprosesser, Institutt NVH. Orientering i møtet. Status ang. avklaringer om ressurser til tjenestemannsorganisasjonene. Orientering i møtet Informasjon om sammenslåing Inst. HEL og SP. Arbeidsgruppe for risikovurdering. Rapport og Retningslinjer for organisasjonsendringer er vedlagt. Informasjon om oppfølging av flytting av studielederområdet Facility Management til Fakultet for samfunnsfag. Notat, ROS-analyse og Retningslinjer for organisasjonsendringer er vedlagt. Informasjon om policy om ansiktsdekkende plagg. Policynotat og internt notat vedlagt.
IDF-sak 12/2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. IDF-sak 14/2015 Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene Status for organisering av Seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering på HF Kontorsjefstillingene i studieadministrasjonen er utlyst og intervjuer er avsluttet. Saken skal til innstillingsorganet om kort tid. Målet er at de tre stillingene skal være besatt fra 01.08.15. Ang. internasjonalisering så er det er felt som var nedprioritert i inneværende strategiperiode, men det er nå i større grad satt på dagsorden. Dekan skal sette ned en arbeidsgruppe om det som skal arrangere et seminar til høsten. Det er mye aktivitet på feltet, men det må diskuteres hvordan det skal organiseres og hvem vi skal ha avtaler med. Samtidig medfører utveksling mange driftsoppgaver og PARAT viste til at det pt holdes en stilling vakant på internasjonalisering og at man bør vurdere den innsparingen i forhold til hva det koster med ny ansettelse og opplæring. Fakultetsdirektør viste til at bemanningssituasjonen behandles løpende, bl.a, med tanke på ressurser til instituttlederstøtte. Tilsettingsprosesser, Institutt NVH Bakgrunn for saken er at det er lyst ut et professorat, som ikke er særskilt drøftet. Fakultetsdirektør viser til at omgjøring av stilling er drøftet i forbindelse med budsjettbehandlingen 04.11.14, hvor det i sakspapirer i vedtakssak FSHF 21/2014 står følgende: «Fakultetet og instituttene/enhetene er rammestyrte. Det vil si at fakultetet/instituttene/enhetene selv disponerer sine tildelte midler på mest mulig hensiktsmessig måte for å kunne løse sine oppdrag og oppgaver. Lønnsbudsjettet er på personnivå, og nye stillinger er budsjettert og tydelig merket i budsjettet. Disse anses derfor som opprettet i forbindelse med denne styresaken». Administrasjonen forstår at saken allikevel kan oppleves som lite synlig og vil synliggjøre omgjøring/oppretting av stilling bedre i neste budsjettrunde. FF viste til at det er egne prosedyrer på HiOA for slike saker, men administrasjonen har oppfattet det slik at budsjettprosessen ivaretar dette. Dersom det er stillinger utenfor budsjett, så har vi egne prosedyrer. Tjenestemannsorganisasjonene mente at det koster lite å ta slike saker opp som egen sak. Parat viste til at det skal holdes et fellesseminar om tolkning av regelverket. Ressurser til tjenestemannsorganisasjonene Fakultetsdirektør viste til at dette var en komplisert sak og at det er vanskelig å informere godt nok pga usikkerhet om prosedyrer for dette. Fakultetsdirektørene har derfor rettet en samlet henvendelse til assisterende høgskoledirektør og HR-direktør og bedt om at spørsmålet om avsetting av ressurser til TMO, både sentralt og lokalt, blir avklart. Parat opplyste at TMO har stilt tilsvarende spørsmål på sentralt IDF-møte og at man har fått til svar at sentrale midler går til de som representerer på det nivået og at man ikke ønsker å gå inn på spørsmålet på fakultetsnivå. 2
NSF hadde håpet på en endelig avklaring nå. Det går mye tid til tillitsvalgtarbeid, herunder deltagelse på tilsettingsintervjuer, og det er en uholdbar situasjon at NSF ikke tildeles midler på fakultetsnivå. Tjenestemannsorganisasjonene støttet at ordningen fra 2013-2014 bør følges inntil nye retningslinjer foreligger. Fakultetsdirektør viser til at dette er budsjettinnspill og at det vil bli gitt informasjon på IDF om hva som forhåpentligvis blir felles prosedyrer for hele høgskolen. Annet Dekan opplyste at det skal avholdes valg til fakultetsråd og oppfordret til deltakelse. Det kommer informasjon på epost og på nettet. Det er mange lederstillinger som er under utlysing og tilsetting i vår og sommer. Det har vært avholdt personalmøter på Kjeller og i Pilestredet om resultater for 2014, Grund-rapporten og øvrige sentrale prosjekter i UH-sektoren. IDF-sak 13/2015 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene Parat: NSF: NTL: Liv Ingunn Bråten er valgt til ny hovedtillitsvalgt. Gro Lene Strand er plasstillitsvalgt og kommer til å møte i IDF på fakultet Får mange henvendelser ang. arbeidsplaner, da vi har dårlige kriterier å lage planene etter. Det finnes Excel-ark som brukes, men vi får ikke se hvordan arbeidsomfanget er fordelt. Det er meldt inn som IDF-sak. Fakultetsdirektør vil følge opp saken. NSF etterlyste at det bør være TMO- representasjon i alle utvalg. Fakultetsdirektør vil gjerne ha tilbakemeldinger på tilfeller hvor det skal være gjort, men ikke er oppfylt. Etterlyser plan på hvordan kvalitetssikringsrapporten skal følge opp. Langeggen viste til at det er en del av kvalitetssystemet og at det i rapportene lå forslag til tiltak. Det er også laget en handlingsplan på fakultetsnivå som lå i saken. De fleste tiltakene kommer inn i plan for fakultetsnivå og handlingsplan på instituttnivå. Spørsmål ang ansettelse av vikar og om prinsippet om førstekompetanse er absolutt. Dekan viste til at vi må øke førstekompetanse og at det ved ansettelser er hovedprinsippet; Men alle saker kan instituttleder fremme for dekan og dispensasjon kan innvilges. Det bør i slike saker bl.a. gjøres noe forskjellig vurdering i hhv faste og midlertidige stillinger, og for midlertidige har vi mer slingringsmonn. NTL viste også til at det er uro blant fast ansatte som ikke har førstekompetanse og de ikke ser en plan for egen kompetanseheving. Det er også et sterkt undervisningspress for denne gruppen. Dekan viste til at det er en viktig lederoppgave å være bevisst på hvordan den enkeltes arbeidssituasjon er og ha en plan for utvikling av stabene. Det er også kriterier for tildeling av FoU-tid som må følges. Dette er et viktig punkt som vil følges opp videre. Rognstad mente at det er like viktig å heve status på veiledning og undervisning. NTL støtter NSF uklarhet om arbeidsplaner. Vi har jobbet fram et godt grunnlag og allikevel er det usikkerhet om bl.a. faktortildelinger og hvordan det skal blir framover. 3
FF FF opplever søknader om tildeling av stipender som en lukket prosess. Man får ikke en samlet oversikt over hvem som har fått stipendene. Det oppleves også at komiteen gir for dårlig faglig funderte begrunnelser, eksempelvis på metodespørsmål. Dekan ønsker åpne prosesser på dette i den grad det er mulig. Stipendiater som er ferdig med perioden får brev om avslutning av forholdet, de må levere inn nøkler og epostadressen stenges. Kan vi få en glidende overgang på det med tilgangen? Burde de også kunne få lov til å være her i en periode for bl.a. å publisere? Fakultetsdirektør skal sjekke opp hva som er teknisk mulig ang tilganger osv. Dekan viser til at stipendiater skal ikke som hovedregel fortsette arbeidsforholdet, da det er andre forhold som kommer inn i bildet. Samtidig er postdoc-stillinger en mulighet. Det kom også spørsmål om instituttråd som ser ut til å ha lagt ned virksomheten. Dekan viste til at det er instituttleders rådgivende organ og har ansvar for at virksomheten opprettholdes ut styreperioden. FF viste til at det finnes en mal for arbeidsplaner og vil at tilsatte kan kreve at den brukes. Fakultetsdirektør viste til at det er en retningslinje, og at vi må sjekke hvilken status malen har. Internrevisjonen skal også komme med analyse av malene. FF viste til NTLs innspill om fast ansatte som ikke har førstekompetanse og som ikke ser en plan for egen kompetanseheving, og mente at det også er konflikt mellom førsteamanuensis og professor, og at heller ikke førsteamanuenser ser sin videre karrierevei i systemet. NITO: Tar opp ulike tilsettingsprosesser ved instituttet, herunder en kostbar overlappingsperiode for en stilling. Det blir også vist til stipendiat som er ferdig med doktorgrad og som har stillingsvern som ingeniør, men nå skal ansettes som førsteamanuensis uten at stillingen skal lyses ut. Dette mener NITO er i strid med kvalifikasjonsprinsippet i staten. NITO mener at alle stillinger i staten har som krav at de skal lyses ut. Medlemmene har også fått opplyst at førstestillingskompetanse er absolutt krav og mener at kompetente søkere blir avvist. Felles for disse sakene er at de tilsatte mener at sakene blir for dårlig opplyst fra instituttledelsens side. Fakultetsdirektør og dekan viser til at vi ikke kan gå inn i slike enkeltsaker i IDF, men at det må søkes råd fra HR om hvilke regler som gjelder. Ikke alle sider ved en tilsettingsprosess skal være åpen, men alle er tjent med åpenhet der det er mulig. IDF-sak 15/2015 risikovurdering. Informasjon om sammenslåing Inst. HEL og SP. Arbeidsgruppe for Fakultetsdirektør viste til sakspapirene. Dekan opplyste at det er regelmessige møter med miljøene og lederne. Hovedanliggendet i fasen fram til 1. august er informasjon og innplassering, mens det til høsten vil bl.a. dreie seg om framtidig budsjett, forskningssamarbeid mm. Det er sendt ut notat til de berørte instituttene om framdrift, møteplan, milepæler osv. Det etableres også en nettside med informasjon og dokumenter. Når det gjelder tiltakene i risikoplanen, så utarbeider fakultetsdirektør en plan for hvordan de skal følges opp. 4
Programplaner er det ikke bestemt noe på nå. SPS-prosjektet «Kvalitet i sykepleie» og de to UHR-prosjektene om praksis og felles innholdsdel, blir viktig for framtidig programplanarbeid. NSF mente at det mandatets punkt om å få til en «robust organisasjon og øke engasjement» ikke ser ut til å bli godt ivaretatt i de planene som er lagt framover. Det er begge miljøer som skal ivaretas, ikke bare Kjeller-miljøet som skal ivaretas. Administrasjonen viste til at tiltakene er forsøkt rettet inn mot hele det nye instituttet. Samtidig ligger det i risikoanalysers natur at risikoer og trusler blir mer belyst og at det positive ikke kommer fram på samme måte. IDF-sak 16/2015 Informasjon om oppfølging av flytting av studielederområdet Facility Management (FAMA) til Fakultet for samfunnsfag Parat viste til at Hus- og kostøkonomene uteksamineres 2015, ikke 2016 som det framkommer av notatet. Det må også presiseres at FAMA-studentene på kull 2013 og 2014 skal fullføre studiene ved studiested Kjeller og at de skal følges opp både faglig og administrativt der. FF viste til de berørte ansatte opplever seg godt ivaretatt i prosessen. IDF-sak 17/2015 Informasjon om policy om ansiktsdekkende plagg. Fakultetsdirektør viste til sakspapirene. Saken startet i 2014 og daværende notat om ansiktsdekkende plagg var ikke tilfredsstillende. Det har nå vært en omfattende prosess forut for nytt notat. Det ble også vist til at programplanteamet på fakultetet har diskutert hvordan policyen skal informeres om og det vises til referat i programplanteamets møte 20. april: «Teamet foreslår følgende prosedyre for videre informasjon om dette: Den enkelte saksbehandler i teamet kontakter faglig ansvarlig for «sine» studier og får avklart i hvilken grad det er behov for å tydeliggjøre begrensninger knyttet til bekledning. Der det er behov for å tydeliggjøre krav knyttet til bekledning, foreslår teamet at dette gjøres rede for under bolken «Søknad og opptak» på studiets nettside, samt i kapittelet «Opptakskrav til studiet» i studiets programplan. Teamet var enige om at informasjonen som legges på det enkelte studiums nettside og programplan ikke kan gå ned på detaljert nivå verken i beskrivelse av typer plagg eller i beskrivelse av hvilke deler av studiet kravet gjelder, men må informere på overordnet nivå hva som ikke vil være forenlig med å få gjennomført hele studiet. Forslag til tekst er: «Bruk av heldekkende hode- og ansiktsplagg er ikke forenlig med gjennomføringen av studiet» NITO var fornøyd med at saken ble tatt videre fra fakultetets side. FF mente at policyen også burde omfatte ansatte. 5
Oslo, 30. april 2015 Kristin Nordseth Ewelyn Jordal 6