Et forsøk på å rydde opp i typiske Noark-5 myter 11. November 2015 Myter om Noark-5 Martin Bould
Det er mulig jeg skal drive selvpisking på vegne av arkivmiljøet? En annen variant er selvsagt selvrefleksjon og selvkritikk Men jeg skal også gjøre et annet grep jeg skal skylde på andre! 2
Mytene om Noark-5 fører til Dårlige kravspesifikasjoner fra de som ønsker nye Noark-løsninger Har bidratt til å styrke oligopolsituasjonen som innebærer at vi leverandører av videreførte Noark-4 og Noark-3 løsninger har opprettholdt markedsandelene Har stoppet / hindret kommersialiseringer av fornuftige og gode og innovative noark- 5 løsninger Opprettholde detaljerte krav knyttet til oppfyllelse av funksjonalitet som reflekterer historikken til Noark-standarden og eldre og videreførte krav uten at man vet hvorfor Fører til krav om saksbehandlingsfunksjonalitet svært mange ikke liker og ikke bruker Fører til dårlige realiseringer av ekte elektronisk dokumentasjonsforvaltningsfunksjonalitet i løsningene 3
Mytene om Noark-5 Skyldes også svakheter med standarden Det er altså ikke bare slemme leverandører eller dumme kunder som er forklaringen Det er lovverk (journalføringsplikten som har nesten forsvunnet som arkivbestemmelse og blitt en bestemmelse for offentlighetsloven) Kunstig skille (med dagens briller) mellom fagsystemarkiv og sakarkiv Det er / var frykten for at standarden skulle utvannes Det er manglende dokumentasjonsforvaltningsbestemmelser i arkivloven 4
Fact En rekke av dagens saksbehandlingsprosesser som foregår i standardiserte dokumentsentriske noark-løsninger vil i morgen behandles utelukkende basert på strukturerte data og metadata som kommer inn og populerer datafelt i spesialiserte eller generiske arbeidsflater Den kommunale utvalgsmodulen var ikke den første spesialiserte saksbehandlingsløsningen Flere og flere arbeidsoppgaver som foregikk i noark-flaten blir flyttet ut til saksbehandlingsflater med spesialiserte metadata og registerfunksjonalitet Det vil bli slutt på at elektroniske skjemaer genererer «brev» samtidig som man bare benytter noen få av de strukturerte dataene i skjemaene for å tilpasse de metadataene som finnes i journalføringsløsningens etterkommer som dagens noarkløsninger foreløpig representerer 5
Dette er mytene som skal kommenteres! Noark-5 myter 1. Når du velger standard hyllevare Noark-løsning så vet du hva du får 2. Du får en bedre Noark-løsning ved å krysse av for alle saksbehandlingsfunksjonalitetskravene i standarden 3. Virksomhetsspesifikke metadata er ikke Noark 4. Saksbehandlingsfunksjonaliteten i Noark-5 standarden inngår som obligatoriske krav og er nødvendig for å gjøre ting riktig 5. Vår løsning har nå justert sikkerhetsfunksjonalitet slik at de oppfyller kravene i henhold til Noark-5 6. Det store spranget skjedde fra Noark-3 til Noark-4 6
Myte nr. 1 Når du velger standard hyllevare Noark-løsning så vet du hva du får! NEI Alle noark-leverandørene har lest og fortolket standarden på ulik måte, og vi leverandører har hatt ulikt fokus på ulik funksjonalitet og måten den er realisert på Vi har ulik logikk når det gjelder tilgangsregime, sikkerhetsløsninger, prioriteringer når det gjelder arbeidsflater og administrasjon 7
Myte nr. 2 Du får en bedre Noark-løsning ved å krysse av for alle saksbehandlingsfunksjonalitetskravene i standarden NEI: Desto mer funksjonalitet, desto større muligheter for feil, og jo potensielt vanskeligere blir løsningen å bruke for saksbehandlerne. Det er viktig å tenke HVA løsningen skal brukes til av HVEM for å deretter bestemme kravene Det er en svakhet ved anskaffelsen at man ikke VET hvordan løsningen skal brukes og for sikkerhets skyld stiller krav til at man skal ha alle moduler og all funksjonalitet og så får man finne ut hvordan eller hva løsningen skal brukes til etterpå Hvor mange av dere har løsninger (fagsystemer, og arkivsystemer med moduler) dere ikke bruker? 8
Myte nr. 3 Virksomhetsspesifikke felt er ikke Noark Og det er derfor ikke nødvendig å la dem inngå i avleveringsuttrekket JO! SGK-dokumenter finnes fortsatt! (hvem av dagens saksbehandlere har hørt om SGK?). Secret fact - Den reelle funksjonaliteten i SGK foreligger i dag helt andre steder enn i Noark-løsningen Det er lov å realisere løsningen på den måten 9
Myte nr. 3 Fortsatt Fra oss leverandører så er det lov å si at virksomhetsspesifikke felt ikke inngår i uttrekket (det er en begrensning i løsningen dere har kjøpt), Men, dersom en forsvarlig kassasjons- og bevaringsvurdering og vedtak fører til at fravær av virksomhetsspesifikke metadata innebærer uhjemlet kassasjon, må dere brukere av løsningen sikre at denne typen dokumentasjon blir bevart på en eller annen måte. Selvsagt er dette funksjonalitet som ikke uten videre er realiserbar. Den koster penger. I tillegg har den sjelden vært tema i anbudsforespørsler gjennom de årene jeg har vært i bransjen. 10
11 Myte nr. 4 Saksbehandlingsfunksjonaliteten i Noark-5 standarden inngår som obligatoriske krav og er nødvendig for å gjøre ting riktig
Svar til myte nr 4. Nei Noark-løsningen må være i stand til å arkivere dokumentasjon fra saksbehandlingsprosessene med nødvendige metadata som til sammen oppfyller lovpålagte krav og ikke minst (med utgangspunkt i arkivloven som forsknings- og kulturhistorielov) også sekundærinformasjonsverdien Noark-løsningen må være i stand til å produsere de rapportene (for eksempel offentlig journal mm) som man er pålagt for å sikre innsyn og offentlighet Dersom eksterne saksbehandlingssystemer ivaretar dokumentfangst og kvalitetssikring og rapporter er det åpenbart ikke nødvendig med en arkivararbeidsflate som understøtter den elektroniske journalføringen fra 1740 12
Eksempel fra Utdanningsdirektoratet Har nå fire fagsystemintegrasjoner med noark-systemet sitt De har på trappene ytterligere to fagsystemer som vil helt direkte erstatte saksbehandling som tidligere har foregått i noarkløsningen På sikt er det mulig at det meste av sakshandlingen foregår i andre systemer og oppgaven til noark-løsningen deres blir å arkivere og dokumentere EVRY må da for eksempel konkurrere med saksbehandlingssystemene til vår egen organisasjon, til BEKK, og til andre som lager mer hensiktsmessige arbeidsflater for å løse spesifiserte oppgaver enn standardproduktet 13
Myte nr 5 Vår løsning har oppfylt sikkerhetskrav i henhold til Noark Det foreligger i dag ikke noe annet enn overordnede sikkerhetskrav i Noark-5 standarden Sikkerhetskravene er avhengig av formålet til løsningen. Strenge krav til tilgangskontroll er avhengig av beskyttelsesbehovet og formålet OG ikke minst man bør aldri avfeie et ønsket sikkerhetskrav fra virksomheten med henvisning til at «det ikke er Noark» 14
Videreførte arkivarprosesskrav fra Noark-4 Har bidratt til at mange løsninger ikke alltid har oppfylt tilstrekkelig kravene til integritetssikring knyttet til dokumentasjon av saksbehandlingen Men, på den annen side er kravene gode nok for virksomheten er det ikke nødvendig å prioritere forbedringer fra leverandørsiden, når kundene etterlyser oppfyllelse av andre og mer synlige krav 15
Myte nr 6 Det store spranget var fra Noark-3 til Noark-4 Det er et faktum at etter at vi fikk Noark-5 standarden har ikke Riksarkivaren hatt behov for å gi dispensasjon fra Noark-krav systemer for elektronisk saksbehandling (med tilhørende dokumenthåndteringsfunksjonalitet) Noark-4 standarden var en fullverdig elektronisk saksbehandlingsløsning for saksbehandling innenfor et avgrenset forretningsdomene, med en (for liten?) støtte for fagsystemenes måte å organisere saksdanning og dokumentasjon på. Med en N-5 løsning kan man i prinsippet arkivere (på en tilstrekkelig god måte dokumentasjon fra et hvert fagsystem opp til pasientjournaler) 16
Allerede for 45 år siden (trygdesystemene) Oppstod den første elektroniske arkivdanningen i Norge og spør man Justisdepartementets lovavdeling, vil den dokumentasjonen som oppstod fra de systemene være journalpliktige I dag har Arkivverket mottatt en rekke elektroniske arkiver av registerbasert type Det eneste nye ved overgang fra N3 til N4 var at man nå også bevarte den elektroniske varianten av papirdokumentene. For øvrig noe som er et overgangsfenomen i oppkomsten av all den saksbehandlingen som nå foregår gjennom utveksling og gjenbruk av data i strukturert form 17