Saknr. 1816/10 Ark.nr. 243 U64. Saksbehandler: Kjetil Storeheier Norheim FORPROSJEKT "ÅMOT, ELVERUM OG VÅLER EN KOORDINERT OG OFFENSIV ARRANGEMENTSREGION" Fylkesrådets innstilling til vedtak: Fylkesrådet finner at forprosjektet Åmot, Elverum og Våler en koordinert og offensiv arrangementsregion er i samsvar med Samarbeidsprogram for Hedmark 2010-2011. Fylkesrådet bevilger Elverumregionens Næringsutvikling AS (ERNU) et tilskudd på inntil kr 270 000,- fra konto11607 tjeneste 6110, Regionale utviklingsprosjekter til gjennomføring av prosjektet. Tilskuddet tas av det totale tilskuddet til ERNU på kr 1 000 000,- for 2010. Tilskuddet gjelder for perioden 01.03.2010-31.12.2010 Trykte vedlegg: - Søknad datert 9. mars 2010 med prosjektplan Hamar, 19.05.2010 Siv Tørudbakken Fylkesrådsleder
FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: FORPROSJEKT "ÅMOT, ELVERUM OG VÅLER EN KOORDINERT OG OFFENSIV ARRANGEMENTSREGION" Hedmark og Innlandet besitter en arrangementskompetanse og har et bredt spekter av arrangementer gjennom hele året. Arrangementer er viktige trafikkdrivere i reiselivssammenheng, og en sentral del av opplevelsesnæringene. Prosjektet er slik sett også godt i samsvar med det pågående arbeidet med Regional plan for opplevelsesnæringer i Hedmark, som skal ferdigstilles i 2011. Fylkesrådet mener det er spennende å se på mulige synergier mellom sentrale arrangører i Elverumsregionen, og mener dette er en helt riktig måte å jobbe på for å styrke regionen totalt sett på arrangement. Gjennom å utnytte ressursene bedre i fellesskap vil man kunne oppnå bedre økonomi i arrangementene og bedre kvalitet på de tjenestene som leveres. Man vil også kunne bidra til gjensidig produktutvikling, pakking og salg mellom de deltakende aktørene, noe som vil styrke regionen som besøksmål. De erfaringene man gjør gjennom det prosjektet som er skissert vil være av stor verdi også for andre arrangører i Hedmark, og fylkesrådet er kjent med at det i vinter har vært kontakt mellom Hamarregionen Reiseliv, Destinasjon Trysil og ERNU for å se på muligheter for et samarbeid om arrangementskompetanse. Det bør etter fylkesrådets mening jobbes videre med erfaringsutveksling med andre regioner i fylket. Fylkesrådet mener at man i forhold til felles markedsføring av arrangementene bør søke et samarbeid med Hedmark Reiseliv BA, som gjennom sine nettverk kan bidra til god synlighet på flere nivåer. Fylkesrådet går inn for å støtte prosjektet med inntil kr 270 000,- som omsøkt. Midlene prioriteres fra den totale tildelingen til ERNU for 2010 på kr 1 000 000,-. Fylkesrådets vedtakskompetanse Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 22/08.
S A K S U T R E D N I N G: FORPROSJEKT "ÅMOT, ELVERUM OG VÅLER EN KOORDINERT OG OFFENSIV ARRANGEMENTSREGION" Innledning Elverumregionens Næringsutvikling AS (ERNU) har siden oppstarten i 2008 jobbet for å styrke opplevelsesnæringene i egen region. Man har gjennomført flere aktiviteter, prosjekter og nettverkssamlinger, og resultatene av disse har lagt grunnlaget for en prosjektplan som er sterkt forankret hos prosjekteierne. ERNU er prosjektansvarlig, mens prosjekteierne er Birkebeinerorganisasjonen, næringssjef i Åmot Jan Inge Røe, Festspillene i Elverum, Grundsetmart n, Norsk Skogmuseum, Terningen Arena, Elverum Reiselivslag, Destinasjon Finnskogen, Vålerbanen/Norsk Trafikksenter og Rally Norway. ERNU søker på vegne av prosjekteierne om kr 270 000,- til gjennomføring av forprosjektet i henhold til prosjektplanen. Utredning Mål og rammer Hvert år strømmer mange tusen besøkende til Elverumsregionen (Elverum, Åmot og Våler) for å delta på et eller flere arrangementer. Arrangementene er store trafikkdrivere, og bringer mennesker med ulike interesser og nasjonalitet, i alle aldre, til regionen. Arrangement er en viktig del av opplevelsesnæringene, og fungerer som sterke reiseanledninger til regionen. Jakt- og fiskedagene, Birkebeinerarrangementene, Festspillene i Elverum, arrangementene på Vålerbanen, Grundsetmart n og Rally Norway er de største arrangementene i regionen. Opplevelsesnæringene er en viktig næring for regionen, og det er et politisk ønske om å ta vare på og videreutvikle opplevelsesnæringene. Gjennom et toårig nettverkssamarbeid har ERNU fanget opp en rekke behov fra de største arrangementsaktørene i regionen. Ved å videreutvikle samarbeid og samhandling mellom aktørene vil det igjen kunne øke omsetningen innen næringen i hele regionen. Nettverket har satt fokus på områder som: Økt samarbeid med underleverandører. Arrangørene utfordres til, utover å levere sitt kjerneprodukt, å kunne vise til andre tilbydere som kan dekke opp andre behov for overnatting, mat, transport og andre opplevelser under oppholdet. Det er per i dag ingen i området som har tatt rollen som koordinator (pakking) og formidler (booking) av disse kompletterende produktene. Enda mer fokus på samarbeid knyttet til produktpakking og markedsføring. Mat er et svært sentralt konkurransefortrinn når man skal trekke besøkende. Maten du kan forvente når du kommer til et arrangement kan bli en viktig merkebygger dersom menyen komponeres bevisst. Alle arrangørene sitter med ulikt utstyr som brukes i tilknytning til arrangementene (gjerder, toaletter, billettsystemer osv.) Det finnes i dag ingen felles oversikt over dette utstyret, og det
antas at man vil kunne gjøre felles bruk av det dersom det tilgjengeliggjøres, og innkjøp avtales og utføres i fellesskap Felles for arrangørene er at det knytter til seg et betydelig antall frivillige som sikrer en god gjennomføring av arrangementene. Aktørene har utviklet ulike systemer for å rekruttere og administrere disse ressursene. Det kan være interessant å se på hvordan regionen kan gjøre seg nytte av disse felles ressursene. Besøkstallet til regionen kan økes gjennom å utnytte alle årets årstider På bakgrunn av ovenstående ønsker aktørene nevnt innledningsvis å gjennomføre et felles forprosjekt for å undersøke mulighetene for økt samhandling og samarbeid om arrangementer i regionen. Overordnet mål: Øke omsetningen i reise- og opplevelsesnæringene i Elverumsregionen, og bidra til økt omsetning for detaljnæringen og deler av øvrig næring o Økt besøk til regionen o Øke regionens attraktivitet gjennom å øke verdiene i og forsterke dagens arrangementer o Etablere formelle avtaler om produktpakking og markedsføring o Mat skal være en sentral del av totalopplevelsen, for eksempel gjennom etablering av en good food circle i regionen o Bidra til å etablere inntil 3 nye arrangementer i løpet av 3 år o Bidra til å effektivisere logistiske løsninger arrangementene i mellom, for eksempel ved å etablere en ressurspool (utstyr og frivillige) i regionen Forprosjektmål Utarbeide en forretningsplan for regionen med utgangspunkt i arrangementer. Planen skal gi svar på: o Gjennomføre en samfunnsøkonomisk analyse for å klargjøre nåsituasjon i forhold til hovedmålsetning o Klargjøre grunnlaget for å etablere et apparat/verktøy for å effektivisere og profesjonalisere reise- og opplevelsesnæringene i Elverumsregionen Foreslå en hensiktsmessig modell og utrede det økonomiske grunnlaget for en slik virksomhet Utrede potensialet for samhandling og samarbeid knyttet til produktpakking, markedsarbeid, logistikk og arrangementsutvikling o Avdekke produsenter og leverandørers interesse for å samarbeide og videreutvikle mat som del av totalopplevelsen. Rammer Forprosjektet påbegynnes i mars 2010, og avsluttes innen utgangen av oktober 2010. Omfang og avgrensning Forprosjektet skal gjøre en nå-analyse av situasjonen innenfor: Felles logistikk Markedsføring Produktpakking Booking Frivillig arbeidskraft
Mat Studiebesøk hos organisasjoner som har lykkes. Forprosjektet har ingen aktiviteter knyttet til produktpakking eller markedsføring, men skal levere en forretningsplan basert på nå-analysen som skal gi et godt beslutningsgrunnlag for samarbeid og organisering for å øke besøkstallet til Våler, Elverum og Åmot kommuner. Logistikk-, utstyrs og ressurspool Kartlegging av materiell, utstyr, systemer hos de ulike arrangørene Hvilke krav stilles fra myndigheter Sammenstilling over materiell og utstyr Utkast til samarbeidsavtaler med priser For å få til samarbeid kreves skriftlige avtaler, og forprosjektet skal sørge for utkast til Markedsføring Kartlegging av trykt materiale, hjemmesider, samarbeid Opparbeidede mediakontakter Kjente varemerker Koordinering med Høgskolen i Hedmark Forslag til og priser på markedsføring, for eksempel annonser, Flytoget, tv. Utkast til samarbeidsavtaler For å få til samarbeid kreves skriftlige avtaler, og forprosjektet skal sørge for utkast til Produktpakking Kartlegging av eksisterende produktpakker knyttet til arrangementet o Arrangement + overnatting o Arrangement + mat o Arrangement + naturopplevelser o Arrangement + kulturopplevelser o Hvilke selger best? o Hvilke pakker omfatter flest arrangører? Forslag til nye pakker Utkast til samarbeidsavtaler For å få til samarbeid kreves skriftlige avtaler, og forprosjektet skal sørge for utkast til Booking Hvilke bookingsystemer brukes i dag?
Hvilke billettsystemer brukes i dag? Forslag til effektivisering av booking Frivillige Kartlegging hvordan jobbes det med frivillige i dag? Utkast til effektivisering, for eksempel gjennom en felles database Belønninger til frivillige Motivering av frivillige Rekruttering av frivillige Mat Hvilke restauranter er involvert? Hvor er de? Hvilke spesialiteter? Hvordan håndterer de stort volum? Samarbeid i dag? Utkast til samarbeidsavtale For å få til samarbeid kreves skriftlige avtaler, og forprosjektet skal sørge for utkast til Sikkerhet Kartlegging av samarbeid med: o Politi o Brannvesen o Sykehus o Prester Forslag til effektivisering Kvalitet Benchmarking hvordan lykkes andre Hva er man gode på? Hva må forbedres? Forslag til kvalitetssikringstiltak Kartleggingen vil også omfatte et studiebesøk (for eksempel hos Göteborg & co) Terningen Arena Hos Terningen Arena skal følgende kartlegges: Drift Arrangementer Samarbeidsavtaler
For å få til samarbeid kreves skriftlige avtaler, og forprosjektet skal sørge for utkast til Forretningsplan Nå-analysen blir input til utvikling av forretningsplan. Forretningsplanen skal også inneholde en kalkyle over gevinster på samarbeid. Prosjektledelse: Prosjektledelsen skal sørge for følgende: Verifisering av prosjektplan, data og tiltak Utarbeide skjemaer for datainnsamling Møter med styringsgruppe viktig at prosjekteierne deltar aktivt hele tiden Prosjektmøter for å sikre fremdrift skal det gjennomføres prosjektmøter en gang per måned Statusrapportering skal gis en gang per måned Organisering Prosjekteier: Representanter for Birkebeinerarrangementene, Festspillene i Elverum, Trafikksenteret i Våler, Norsk Skogmuseum, Grundsetmart n, Rally Norway og Terningen Arena Jan Inge Røe, Åmot kommune Lene Faraasen, Elverum Reiselivslag Morten Wenstad, Destinasjon Finnskogen Prosjektledelse: Prosjektleder (forenklet anbud til 3 aktører) Prosjektansvarlig Knut Henrik Aas, ERNU Prosjektmedarbeidere: Representanter for Birkebeinerarrangementene, Festspillene i Elverum, Trafikksenteret i Våler, Norsk Skogmuseum, Grundsetmart n, Rally Norway og Terningen Arena Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler Beslutningspunkter: 4. mars 2010 beslutning på om forprosjektet skal gjennomføres Oppfølging Styringsgruppemøter, prosjektgruppemøter og rapportering en gang per måned Milepæler MP-01 MP-02 MP-03 MP-04 05.03.2010 Prosjektstart 21.05.2010 Kartlegging klar, besøk hos Göteborg & Co 12.06.2010 Sammenstilling av kartlegging klar 20.08.2010 Nå-analyse Forslag og priser markedsføring Forslag til nye produktpakker Forslag til effektivisering booking
MP-05 MP-06 Belønning til frivillige Forslag til kvalitetssikringstiltak 30.09.2010 Utkast til samarbeidsavtaler klare 29.10.2010 Forretningsplan klar Økonomi Budsjett Prosjektledelse kr 304 500,- Prosjektstyring kr 225 500,- Prosjektarbeid kr 119 350,- Reiser kr 45 500,- Sum kr 694 850,- Finansiering Birkebeinerarrangementene kr 39 600,- Trafikksenteret i Våler kr 39 600,- Norsk Skogmuseum kr 39 600,- Grundsetmart n kr 39 600,- Rally Norway kr 39 600,- Festspillene i Elverum kr 39 600,- Terningen Arena kr 39 600,- Elverum kommune kr 22 550,- Våler kommune kr 22 550,- Åmot kommune kr 22 550,- ERNU kr 80 000,- Hedmark fylkeskommune kr 270 000,- Sum kr 694 850,- Fylkesrådets drøfting Hedmark og Innlandet besitter en arrangementskompetanse og har et bredt spekter av arrangementer gjennom hele året. Arrangementer er viktige trafikkdrivere i reiselivssammenheng, og en sentral del av opplevelsesnæringene. Prosjektet er slik sett også godt i samsvar med det pågående arbeidet med Regional plan for opplevelsesnæringer i Hedmark, som skal ferdigstilles i 2011. Fylkesrådet mener det er spennende å se på mulige synergier mellom sentrale arrangører i Elverumsregionen, og mener dette er en helt riktig måte å jobbe på for å styrke regionen totalt sett på arrangement. Gjennom å utnytte ressursene bedre i fellesskap vil man kunne oppnå bedre økonomi i arrangementene og bedre kvalitet på de tjenestene som leveres. Man vil også kunne bidra til gjensidig produktutvikling, pakking og salg mellom de deltakende aktørene, noe som vil styrke regionen som besøksmål. De erfaringene man gjør gjennom det prosjektet som er skissert vil være av stor verdi også for andre arrangører i Hedmark, og fylkesrådet er kjent med at det i vinter har vært kontakt mellom Hamarregionen Reiseliv, Destinasjon Trysil og ERNU for å se på muligheter for et samarbeid om arrangementskompetanse. Det bør etter fylkesrådets mening jobbes videre med erfaringsutveksling med andre regioner i fylket. Fylkesrådet
mener at man i forhold til felles markedsføring av arrangementene bør søke et samarbeid med Hedmark Reiseliv BA, som gjennom sine nettverk kan bidra til god synlighet på flere nivåer. Fylkesrådet går inn for å støtte prosjektet med inntil kr 270 000,- som omsøkt. Midlene prioriteres fra den totale tildelingen til ERNU for 2010 på kr 1 000 000,-.