Mål med våre prosjekter Skape OVERSIKT over innholdet i samlingene, gjennom å Gjennomføre flytteprosess med 30-40.000 gjenstander og 1 mill foto fra flere forskjellige lokasjoner over en 3 års periode Teste og utvikle metoder for dokumentasjon, digitalisering, tilgjengeliggjøring av samlinger ved overføring til fellesmagasin
Samlingsforvaltningens hovedoppgaver Samarbeid Koordinering Fellestjenester Overføring av gjenstander og foto Registrering og melding Pakking, håndtering og fysisk flytting Preventiv konservering Fotografering / dokumentasjon Tilstandsbedømming Magasinering Digital oversikt over hva som er hvor Drifting av klimastyrte magasiner, konserveringsfasiliteter og digitaliseringsstudio
Kristin Halaas: Prinsipper, rutiner og retningslinjer forforvaltning av gjenstands- og fotomateriale Med utgangspunkt i to store prosjekter: FLYT Flytting Logistikk Ytelse Tilgang FODAK Forvaltning Og Dokumentasjon Av Kulturhistorisk fotografi. Begge var treårige prosjekter som involverte fire frittstående museer, en fellestjeneste (Samlingsforvaltningen, el det gamle MuVe, og fellesmagasiner)
Utgangspunkt / bakgrunn Fire frittstående museer Forskjellige rutiner, forskjellige dokumentasjonssystemer Manglende oversikt over samlinger Oppbevaring av gjenstander og fotografier klimatiske forhold som var kritikkverdige
Omtrentlig størrelse på samlingene Institusjon/museum Foto Gjenstand Privatarkiv Museene i Nord-fylket 100 000 18 000 95 hm Slottsfjellsmuseet 1 500 000 20 000 180 hm Hvalfangstmuseet 200 000 16 000 1250 hm Larvik Museum 250 000 16 000 140 hm Vestfoldarkivet 50 000 noen få 2700 hm Til sammen 2 100 000 *) 70 000 4365 hm *) er antagelig mye mer, men vanskelig å kvantifisere
Case Foto Basert på erfaringer fra FORA og FODAK prosjektene FOto Rednings Aksjon, ett-årig forprosjekt Forvaltning Og Dokumentasjon Av Kulturhist. foto Kartlegging Oversikt Dokumentasjon Prioritering Tilgjengeliggjøring Forvaltnings- og logistikksystem (IKT)
Bakgrunn, FODAK Mengdeproblematikken Oppbevaringsforhold Det står kritisk dårlig til der fotografisk materiale er oppbevart i dag Vestfold I toppskiktet når det gjelder størrelse på fotosamlingene I bunnskiktet når det gjelder antall ansatte i sektoren ABM-skrift #34 Nasjonal fotobevaringsstrategi Mengdeproblematikk, utvalg, prioriteringer Rasjonalisering, effektivisering
Løsning, FODAK logistikk Lage system som gjør det mulig å bedrive kritiske, planmessige og samordnede utvalg av materiale for innsamling, katalogisering, digitalisering og kassasjon/avhending tar hensyn til den komplekse strukturen i fotosamlinger Systemet skal være et redskap for samlingsforvaltning samlingspleie, prioritering, avhending m.m. arbeidsstyring hva skal gjøres når? (mao ikke for kulturhistorisk dokumentasjon)
Hvordan tenkte vi? Prioriteringsmatrise skille mellom viktig, mindre viktig og uviktig ut i fra et sett faglige kriterier Fotohistoriske, fototekniske, estetiske, økonomiske, samlingsprofil, dokumentariske Serieregistrering i hierarkisk struktur, som gir oss oversikt over hvem har hva hvor? hvilken tilstand er det i fremtidige tilstandsvurderinger struktur er det album, hengemapper, enkeltbilder, serie hva skal i fellesmagasin, hva blir i museenes nærmagasiner m.m.
Hierarkisk struktur (Overordnet) Nasjonalt nivå Fotosamling/-arkiv Regionalt // lokalt nivå Delsamling/-arkiv Lokalt nivå Flyttebolk MAPPE (mappe) Mappe = container, wrapper, beholder Enkeltbilde Kan være fotoboks, album, hengemappe, plastbose, skoeske, syrefrie esker Mappen er den beholderen som inneholder enkeltenheter, og plasseres i magasin. Mappen kan også inneholde andre mapper Fra enkeltbildet skal være mulig å etablere poster i Primus Digitalt objekt
Foreløpig resultat Styringsverktøy planlegge hva som skal gjøres når av hvem Systemet fortoner seg forskjellig avhengig av hvem som bruker det, forskjellige behov: Samlingsforvaltningen: oversikt, mengde, struktur De fotoansvarlige i museene: søking, enkeltbilder, arkiver Minimumsregistrering det som er nødvendig å vite for å flytte samlinger til fellesmagasin Dybderegistrering på enkeltbildenivå mulig senere i prosessen Gjenstander, hendelser og lokasjoner får STREKKODER Ut i fra dette: Restanselister emballering, dokumentasjon, digitalisering etc. Datagrunnlag for virksomhetsplaner, rapporter o.l. Planlegge samlingsarbeidet M.m.
Motstridende interesser? Eller bare forskjellig ståsted? Vi som jobber med samlingsforvaltning De som jobber med gjenstander i flyt - formidling
Case Gjenstand Basert på erfaringer fra FLYT-prosjektet Flytting, Logistikk, Ytelse, Tilgang Oversikt Prioritering
I tilknytning til prosessen skulle det: gjennomføres registrering og dokumentasjon av følgende: Tilstand Eventuelle tidligere konserveringsmessige tiltak (Preventiv) konservering Kvalitetssikring av minimumsregistrering Kontroll av betegnelse og autoritetsregistre???? Dokumentert plassering i klimastyrt magasin
Stadier i gjennomføringen Prosessen organisert som et slags samlebåndsarbeid Ikke vært redd for å tenke KVANTITET http://samlingsforvaltningen.vestfoldmuseene.no/i-kulissene/arbeidet-med-gjenstander/
Forarbeid ved museene Flytteforberedende tiltak: Gjenstander som skal overføres hentes frem Kvalitetssikre at gjenstanden er registrert i Primus Minimumsregistrering: museumsnummer, (alternativ) betegnelse, gjenstandskategori, statuskode 10 i Primus (=skal flyttes til fellesmagasin) Hensikt med minimumsregistrering: identifisering av gjenstanden; hva det er, hvem som eier den 1. kontroll av identitet: Elektronisk flyttemelding i LIMA-logistikk
Forarbeid i museene forts. Viktig at gjenstander og deler av gjenstander som hører sammen holdes samlet Avgjørende at hver (del av) gjenstand er entydig identifiserbar Grundighet i identifiseringsarbeid Hver enkeltdel merkes Dette har betydning for videre prosess, f.eks. fotografering
Gjenstandskategorier Enkeltgjenstand Komplekst objekt Gruppering Samlegjenstand Funksjonell gruppe Replikagruppe Design http://samlingsforvaltningen.vestfoldmuseene.no /files/2012/04/endelig-til-trykk_hovedtekst.pdf, se side 49
Gjenstand Mottak Frysing * Identifisering * Rengjøring, preventiv konservering * Dokumentasjon * Tilstandsvurdering * Magasinering * * Gjenstandskategori har betydning i alle prosesser i samlebåndet unntatt mottak!
Viktig Rutiner, standarder Rasjonalisering, samlebånds-mentalitet Praktisk arbeid
Mottak Samarbeid mellom ansatte i museene og ansatte i Samlingsforvaltningen Forebyggende konservering (aktiv kons. kun unntaksvis) Sortering av gjenstander etter materiale Frysing: tre, teksil, papp, papir Rengjøring v/ forsiktig støvsuging og børsting med små pensler
Mottak forts. 2. kontroll av objektets identitet: koble flyttemappe, strekkode og gjenstand. Grunnlag for objektets videre ferd på samlebåndet
Fotografisk dokumentasjon Digitaliserings-modul i LIMA-logistikk Alle objekter fotograferes på nytt, INGEN objekter magasineres uten at de fotograferes Dersom objektet ikke er meldt til flytting, dukker det ikke opp i fotografens digitaliserings-modul (kvalitetssjekk) 3. kontroll av objektets identitet, strekkodelesing Museene kan bestille ønskede spesialopptak
Fotografering forts. Gjenstandene sorteres etter type/størrelse Rasjonaliserer prosessen med fotografering
Vurdering av bevaringsmessig tilstand Utføres av konservator Kode 0 som nytt/ubrukt Kode 1 noe slitt/skadet, men tilfredsstillende Kode 2 dårlig, tegn på nedbrytning, risiko for skade ved håndtering Kode 3 ubrukelig, vil skades/ødelegges ved håndtering
Bevaringsmessig tilstand Føres inn i LIMA-logistikk Grunnlag for statistikk Statistikk og oversikt grunnlag for fremtidig prioritert konserveringsplan
Plassering i magasin Mindre gjenstander pakkes i kolli (esker) Større gjenstander direkte på hylle Gjenstander strekkodeleses Kan plassere deler av gjenstand på forskjellige steder Ikke avhengig av å holde grupper av gjenstander samlet Fokuserer på materialkategori og plasseffektivitet
Utvikling av rutiner og metoder Underveis i flyttearbeidet Viktig å være i stand til å finne nye løsninger underveis Behov for mellomlagring av gjenstander, ting hoper seg opp Tunge gjenstander: fotografen trenger hjelp når disse skal tas
Ambisjoner og ressursbehov Overføring av gjenstander SAMTIDIG med utvikling av rutiner, systemer og verktøy Viktig: grundig planlegging + evne til å snu! Leddene i samlebåndsprosessen går ikke nødvendigvis i samme takt, det oppstår flaskehalser Positivt: synliggjort fremtidige oppgaver (f.eks. behovet for prioritering og avhending) Behov for øremerkede ressurser til samlingsarbeidet
Dokumentasjon og registrering Minimumsregistering MÅL: identifisere objektet; hva er det og hvem eier den Konsekvens i ettertid: dårlige søketreff i basen 1000 stoler, men hvor mange av disse er: Barokkstoler? Produsert i Larvik? Gyngestoler? Genererer mye etterarbeid Dybderegistrering MÅL: kulturhistorisk dokumentasjon; datering, eierskap, kontekst, stilhistorie, påskrifter etc Må legge planer for systematisk dybderegistrering i flere år fremover
Samarbeid, spesialisering, arbeidsdeling Gevinst: sentralisering av arbeidet. Logistikk og planer styrt fra Samlingsforvaltningen, i samarbeid med museene Gjenstandsgruppa: mange diskusjoner, helt nødvendig Må jobbe for å forene motstridende interesser (dvs Samlingsforvaltningens behov for logistikk, oversikt og kontroll, VS. avdelingenes behov for søkbarhet i samlinger) De er ikke motstridende, men to sider av samme sak
Utfordringer i flytteprosessen Hovedutfordring: knapphet på personalressurser i de samarbeidende museer/avdelinger Håndtering av gjenstander er ressurskrevende Samlebåndsprinsippet: får gjort mye, men det oppstår propper i systemet Flaskehals: fotografen; ting blir stående på vent til fotografering Behov for mellomlagringskapasitet
Oversikt over samlinger Burde overført etter kulturhistoriske kriterier: Det mest sårbare Det best bevarte Det som står i fare for å nedbrytes Det mest verdifulle Det representative Følgende burde IKKE vært overført fellesmagasin Dubletter og redundant materiale Uviktige deler av samlingene Sterkt nedbrudt materiale som det ikke knytter seg noen informasjon til. Etc. etc.
Oversikt forts. Hendelsesstyrt prosess: Hvis et museum hadde behov for å fa tømt et lokale som skulle brukes til noe annet, ble gjenstandene her prioritert til overføring Gjenstander som museet anså som uviktige eller som ikke tilhørte museets kjernevikrsomhet ble overført
Oversikt forts. Catch 22-situasjon: Behov for å prioritere hva som skal magasineres på dyre hyllekvadratmetre i klimastyrte magasiner ikke nødvendig å magasinere 200 høvler? Dette ikke mulig pga manglende oversikt over samlinger! Derfor ser prosessen hos oss slik ut: magasinering > dokumentasjon > oversikt > prioritering Fordi det er i prosessen med magasinering at vi får dokumentasjon og oversikt Prosessen burde kanskje sett slik ut: dokumentasjon > oversikt > prioritering > magasinering Dette kan ende med at det lavest prioriterte flyttes UT igjen fra magasin, og overføres til oppbevaringsforhold som er enklere/rimeligere
Hvorfor jobbe så mye med samlinger? VIKTIG: tilgang til kulturarven, dvs digitale data om våre samlinger. Delingskultur: at vi kan dele det vi har med publikum Ta i bruk web/internett som formidlingsarena, store potensialer her for museene: når flere her enn gjennom fysisk publikum i en utstilling
Samsøk, tverrsøk, delingskultur Krever at alle bruker SAMME STANDARDISERTE måte å beskrive gjenstandene på for at søkeren skal få konsistente, troverdige og relevante treff. Dette krever mye av oss som institusjon: standardisering, korrektur, revidering, rydding og kvalitetskontroll av databaser og registreringsmetoder. Eksempel: Bil, kjøretøy, fremkomstmiddel Stol, gyngestol, barokkstol
Vi er jo her for lenge siden!
Samlingene: museenes eksistensberettigelse Samlingene er grunnmuren, alt annet bygges oppå dette: utstillinger, FoU, formidling, tilgjengeliggjøring, publikasjoner etc Sammenheng mellom samlinger og utstillinger/formidling I den travle museumshverdagen: Mangel på forståelse for denne sammenhengen TING BØR HENGE SAMMEN!
God langtidsplanlegging Arbeidet med samlinger må henge sammen med fremtidige planer for Utstillinger Formidling Publisering Forskning Ellers henger ikke de forskjellige oppgavene i museene sammen!
Samlingenes plass i museet: Utstillinger Publikasjoner DKS Web, DiMu, Europeana FB, Twitter, Instagram, Flickr, Web Forskning i egen samlinger, Utviklingsprosjekter FORMIDLING Formidling og tilgjengeliggjøring FORNYING Dialog m publikum FORSKNING FoU, Kunnskapsproduksjon Samlinger / FORVALTNING