Rapport GRENLANDSSAMARBEIDET - ENDRET ORGANISERING OG STYRINGSDOKUMENTER MAI 2013 KARIANNE RESARE DAGLIG LEDER AV GRENLANDSSAMARBEIDET «Regionen er ikke noe annet enn kommunene men kommunene i fellesskap!» Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder fra Årsrapport Kongsbergregionen 1
Innhold 1. INNLEDNING... 3 2. BAKGRUNN... 4 3. Formålet med det interkommunale samarbeidet... 5 3.1 Dagens formulerte mål... 5 3.2 Forslag til endringer av målformuleringer... 6 4. DAGENS ORGANISERING AV GRENLANDSSAMARBEIDET... 10 5. Forslag til endringer fremtidig organisering... 12 5.1 Bakgrunn... 12 5.2 Forslag - fremtidig organisering... 15 5.3 Roller og oppgaver... 16 5.4 Saksgang/saksbehandling... 22 6 Etablerte samarbeid... 23 6.3 Aksjeselskaper (AS) og Interkommunale selskaper (IKS)... 23 6.4 Kommunelovens 27 og 28... 24 6.5 Nettverkssamarbeid... 27 6.6 Kostnadsfordeling, budsjettrutiner og regnskapsrapportering... 28 7 Strategiske satsingsområder for samarbeidet... 29 8 Gjennomføring av utviklingsprosjekter... 31 8.1 Prosjektarbeid... 31 8.2 Ekstern finansiering omstillings- og utviklingsmidler fra fylkesmannen... 32 9. OPPSUMMERING... 34 2
1. INNLEDNING Grenlandssamarbeidet er et formalisert samarbeid mellom de seks grenlandskommunene (Bamble, Drangedal, Kragerø,, Siljan og ). Samarbeidet ble etablert i 2003. Samarbeidets utgangspunkt er at Grenland er et integrert bo- og arbeidsmarked, med små avstander, der innbyggerne daglig krysser kommunegrenser i stort omfang. Basis for samarbeidet er videre at kommunene ser fordeler med å samarbeide om saker av felles interesse og at de gjennom samarbeid skal søke å oppnå fagutvikling, bedre økonomi og bedre brukerservice. Grenlandssamarbeidet er organisert som et regionrådssamarbeid der Grenlandsrådet er samarbeidets politiske styre. Benevnelsen regionråd brukes i Norge om interkommunale politiske samarbeidsorganer mellom nabokommuner i et distrikt eller avgrenset geografisk område, som er formalisert og i operativ funksjon, med egne vedtekter eller samarbeidsavtaler om et bredt arbeidsfelt. I september 2007 var det kartlagt 69 forskjellige slike regionråd i Norge, som omfatter 416 av landets 430 kommuner. 14 kommuner deltar ikke i noe regionråd, mens 14 kommuner deltar i to forskjellige regionråd 1 Kartleggingen viser at det er store strukturelle forskjeller mellom regionrådene. Antall medlemskommuner med stemmerett varierer fra 2 til 13, innbyggertallet fra 7.000 til 340.000 og geografisk størrelse fra 500 til over 20.000 kvadratkilometer. Det dokumenteres også betydelige forskjeller i regionrådenes roller, aktivitetsnivå og organisering. Blant regionrådenes viktigste oppgaver framheves næringsutvikling og andre regionale utviklingsoppgaver. Politiske ledere og sekretariatsledere framhever økt påvirkningskraft og bedre samarbeidsrelasjoner som de viktigste gevinstene ved samarbeidet. Som de viktigste svakhetene framheves manglende samarbeidsvilje og liten beslutningseffektivitet i regionrådet. Gjennomgang av regionrådenes vedtekter bekrefter at svært mange regionråd ofte ivaretar flere roller, både løpende samordning av felles saker, initiering av konkrete samarbeidsordninger og samordning mot næringsliv, fylkeskommunen eller andre regionale aktører. På spørsmål om hva som har vært regionrådets viktigste roller de siste årene, framhever mange utvikling av interkommunale ordninger mellom medlemskommunene. På spørsmål om viktigste samarbeidsområder, framheves tre typer oppgaver som særlig viktige: Samarbeid om næringsutvikling/strategisk næringsplan, samferdsel/annen infrastruktur og regional utvikling/planlegging. I denne rapporten redegjøres for dagens organisering og oppgaver for Grenlandssamarbeidet og det skisseres forslag til endringer i samarbeidsavtalen og vedtektene. Rapporten legges fram som underlag til politisk diskusjon om samarbeidets styringsdokumenter. Det foreslås at endelig forslag til nye styringsdokumenter behandles på Grenlandsrådets møte i november 2013. 1 Kilde: Wikipedia 3
2. BAKGRUNN I Grenlandsrådets møte den 10. mai 2012 startet Grenlandsrådet drøftingen av organiseringen og funksjonen til samarbeidet. Saken hadde undertittelen: Hvordan bruke samarbeidet og de politiske samarbeidsarenaene best mulig? Arbeidsutvalget hadde utfordret hver kommune til å holde et 5 min innlegg med overskriften: Grenlandssamarbeidet sett fra min kommune. Punkter fra oppsummeringen: - Felles bo- og arbeidsregion. - Viktig at vi fremstår samlet i forhold til de næringsutfordringene regionen står overfor. - Er Grenlandsrådet for stort eller for lite? - Bør vi styrke Grenlandsrådet og avvikle Grenlandstinget? - Ønske om enklere saksgang - Forslag om at en av rådmennene går inn i arbeidsutvalget. - Samarbeid som et alternativ til sammenslåing. - Savner at de store kommunene tar et sterkere lederskap. - Større tillit og raushet i samarbeidet. Alle vinner på raushet og at vi gleder oss over hverandres fremganger. - Grenlandsrådet bør utvikles til en diskusjonsarena der vi også drøfter litt i forkant med hverandre. - Rådmennene synes å jobbe godt sammen. - Det er flere aktuelle saker som avgjøres sentralt; politi, sykehus, fengsel, samferdsel m.m. her må vi jobbe og jobbe sammen som region! - At vi lykkes i Grenland er viktig for hele fylket. - Kanskje et felles næringsråd et mer forpliktende næringssamarbeid - Kommentar om at dette er en nyttig runde ønske om at det fører til et nytt og vitalisert Grenlandssamarbeid! - Må forplikte oss i sterkere grad. - Styrke Grenlandsrådet og overføre myndighet. - Grenlandsrådet bør styrkes med to representanter til fra hver kommune. Her ble det også pekt på klare problemstillinger knyttet til dette (ulike størrelser på kommunene) - Ønsker et mer raust, effektivt og tøffere Grenlandsråd. - Hva kreves av medlemmene i Grenlandsrådet? Hvilket mandat skal man ha fra kommunestyrene? dette bør konkretiseres i retningslinjer/statements. - Felles lokasjon på formannskapsmøtene? som et alternativ til Grenlandstinget. - Forslag om at det i etterkant av denne drøftingen lages et notat som tar opp forslag til endringer i organisering og retningslinjer for samarbeidet og saksgang. Grenlandsrådet ga i sitt møte 14. sept. 2012 rådmennene og daglig leder i oppgave å legge fram et forslag om en mer egnet organisering av samarbeidet. Arbeidet skulle ta utgangspunkt i de føringene som er gitt i Grenlandsrådets og ordførerkollegiets møter. Det skulle ses særskilt på en avvikling av Grenlandstinget i den form det fremstår i dag. Ordførerkollegiet ble samtidig opprettet og ble gjort til arbeidsutvalg for Grenlandsrådet. Dagens arbeidsutvalg ble avviklet. 4
3. Formålet med det interkommunale samarbeidet 3.1 Dagens formulerte mål Program for Grenlandssamarbeidet 2011 2014 definerer visjon, mål og delmål for samarbeidet. Grenlandssamarbeidets visjon er: Grenland skal ha en bærekraftig utvikling hvor omdømmet er et samfunn i vekst. Som ett av de store bo- og arbeidsområder i Norge skal Grenland fremstå som en attraktiv region. Hovedmålet er formulert som: Samarbeidet mellom kommunene i Grenland skal bidra til en økt økonomisk- og befolkningsmessig vekst i området som helhet og i de enkelte kommuner. Vekstfilosofien må ha miljøaspektet som bærende ide. Det er satt følgende delmål for samarbeidet: Grenland skal framstå som et felles bo- og arbeidsmarked og skape attraktive bo- og opplevelsesområder. Grenlandssamarbeidet skal bidra til at transport til og fra området samt innen området bedres betraktelig. Det skal legges vekt på interne transportkorridorer som gir miljøforbedringer, trafikksikkerhet og trafikkavvikling uten kødannelse av betydning. Arbeidet i Grenlandstinget og Grenlandsrådet skal bidra til å forbedre og forankre næringsplanene enda sterkere enn i dag i de enkelte kommuner. Grenlandssamarbeidet skal bidra til å utvikle effektive og gode kommunale tjenestetilbud Felles arealplanlegging for å få en god og effektiv utnyttelse av felles arealer. For å nå de overordnede målene er Grenlandssamarbeidet av den mening at en i fellesskap og i de enkelte kommuner må prioritere og satse på: utvikling av det kommunale tjenestetilbudet, areal og transport, samhandling på helseområdet og næringsutviklingssamarbeid. Miljøperspektivet skal være et bærende element i alt utviklingsarbeid og det skal jobbes aktivt med å gjennomføre tiltak i tråd med handlingsplanen utarbeidet av samarbeidsprosjektet Klimakutt i Grenland. Det skal arbeides aktivt med å utnytte moderne it-teknologi og det skal utarbeides planer for dette. Arealplanlegging er strategisk avgjørende for videre vekst i regionen og må samordnes bedre. Kommunene ønsker å bruke samarbeidet som et viktig virkemiddel for å finne fram til samarbeidsfelter som bygger opp under følgende målformuleringer: Tjenesteproduksjon og organisering av kommunene skal moderniseres og fornyes, utfra lokale forutsetninger og behov i den enkelte kommune. Grenland skal utvikles og markedsføres som en sterk og attraktiv region å bo- og jobbe i. Grenlandssamarbeidet skal markedsføre regionens interesser bl.a gjennom å gi felles uttalelser i viktige saker for regionen, gjennom lobbyvirksomhet mv. 5
Samarbeidet med andre etater, organisasjoner og institusjoner som for eksempel fylkeskommunen/regionalt nivå, Vekst i Grenland (ViG), Statens vegvesen, Jernbaneverket mv., skal styrkes. Det skal samarbeides om kommunale tjenesteområder der dette kan gi økt kvalitet på tjenesten, redusert sårbarhet og/eller rimeligere tjenester for kommunenes innbyggere, i samarbeid med de ansatte og deres organisasjoner Det skal arbeides aktivt med å oppnå et godt arbeidsmiljø i kommunene Regionens egenfølelse og identitet skal styrkes Regionen skal gjøres robust og slagkraftig i forhold til sentrale myndigheter og organisasjoner. Rasjonaliseringsgevinster i et regionalt perspektiv skal tas ut for gjennom det å øke innsatsen på prioriterte områder. I prosjekter der felles lokalisering av oppgaver/tjenester skal utredes, bør en på et tidlig tidspunkt ha vurdert lokaliseringsspørsmålet. Regionale samarbeidstiltak i Grenland skal tilstrebes å ha et differensiert lokaliseringsmønster, basert på forpliktende avtaler. Over tid skal det tilstrebes en tilnærmet utjevning mellom kommunene når det gjelder lokalisering og desentralisering av oppgaver sett i forhold til størrelse og innbyggertall. 3.2 Forslag til endringer av målformuleringer Det forslås endringer i formuleringen av samarbeidets mål. Endringsforslagene tar hovedsakelig utgangspunkt i ønske om enklere og mer spisset formuleringer i samarbeidets styringsdokumenter. Videre bygges det på studie av tilsvarende formuleringer i styringsdokumentene til de øvrige kommuneregionene i Telemark og 12 kommunesamarbeidet i Vestfold. Det foreslås at Grenlandssamarbeidet, i samarbeidets styringsdokumenter, uttrykkelig kalles for er et samarbeids- og interesseorgan for 6 samarbeidende kommuner. Grenlandssamarbeidet skal arbeide for utvikling gjennom samarbeid. Hensikten er at kommunene skal lykkes bedre med sine oppgaver og utfordringer gjennom samarbeid der det er hensiktsmessig. Grenlandssamarbeidet er ikke noe annet enn kommunene - men kommunene i fellesskap. Grenlandssamarbeidet er fundert på en grunnleggende tro på at samarbeid kan gi muligheter som en enkelt kommune ikke alene kan realisere. Samtidig er samarbeidets mandat fundert i kommunenes eget mandat. Samarbeid er ikke alltid løsningen - men samarbeid kan i mange tilfeller gi flere løsningsalternativer og potensielt større styrke. I en region vil det av og til være slik at alle kommunene samarbeider om noen tiltak, mens andre ganger samarbeider noen av kommunene. Der samarbeid mellom 2 eller flere kommuner er ønsket vurdert eller initiert kan dette løftes inn i Grenlandssamarbeidets arenaer/organer. 6
Eksempler fra de øvrige kommunesamarbeidene i Telemark og Vestfold: Kongsbergregionen Kongsbergregionen er et samarbeids og interesseorgan for 7 samarbeidende kommuner - 3 av kommunene ligger i Telemark fylke (Hjartdal, Notodden og Tinn) og 4 i Buskerud fylke (Rollag, Nore og Uvdal, Kongsberg og Flesberg). Utdrag fra Overordnet Styrings- og strategidokument 2010-2021: Kongsbergregionens formål er, gjennom samarbeid mellom kommunene, å utløse større verdiskapning, utfylle hverandre og utnytte de samlede ressursene bedre. Gjennom samarbeid skal man gjennomføre satsninger eller oppnå mål som vanskelig kan nås uten å samle kreftene i regionen. Fellesskapets fokus og arbeid skal bidra til at kommunene lykkes med sine mål, oppgaver og utfordringer. Vedtektene og 2, formålsparagrafen, sier at Kongsbergregionen skal: Være et samarbeids og interesseorgan for de deltakende kommunene. Arbeide for utvikling gjennom større grad av forpliktende samarbeid. Ivareta interessene til regionen overfor fylket, stat og andre organer på regions-, fylkes- og riksplan. Profilere regionen som et attraktivt boområde, arbeidsmarked og opplevelsesregion. Arbeide for samordning og effektivisering av den kommunale tjenesteproduksjonen i regionen. Utarbeide forslag til strategier for utvikling av regionen. Vest-Telemarkrådet Vest-Telemarkrådet er et regionalt samarbeid der kommunene Fyresdal, Kviteseid, Nissedal, Seljord, Tokke og Vinje er med. Fra nettsidene: Vest-Telemarkrådet er regionalt samarbeidsorgan for kommunane Fyresdal, Kviteseid, Nissedal, Seljord, Tokke og Vinje. Rådet løyser felles spørsmål for dei deltakande kommunane, og står som koordinator for ei rekkje samarbeidstiltak i regionen. Vest-Telemarkrådet har ei viktig rolle innan kontakt og samarbeid med stat, fylkeskommune, regionråd og andre organisasjonar. Gjennom samarbeid ynskjer me å finne dei beste løysingane på felles utfordringar. Utdrag fra Vedtekter for Vest-Telemarkrådet: 2 Formål Vest-Telemarkrådet skal vere eit samarbeidsorgan for dei deltakande kommunane på alle 7
område og alle plan, og skal vere eit organ for løysing av felles spørsmål og oppgåver for dei same kommunane. Midt-Telemarkrådet Midt-Telemarkrådet er et felles koordinerende organ for kommunene Bø, Sauherad og Nome. Utdrag fra Vedtekter for Midt-Telemarkrådet: 3 Formål Midt-Telemarkrådet skal: 1. Arbeide for felles interesser overfor fylkeskommunene, fylkesmannen, stat og næringsliv. 2. Arbeide for samordning og effektivisering av den kommunale tjenesteytingen. 3. arbeide for utvikling av næringsliv og kulturliv i regionen. 4. profilere regionen som et attraktivt boområde og arbeidsmarked. 5. arbeide for bærekraftig utvikling i regionen i tråd med Fredrikstaderklæringen 12-kommunesamarbeidet i Vestfold (12k) 12-kommunesamarbeidet i Vestfold (12k) er et samarbeidsorgan mellom kommunene Andebu, Hof, Holmestrand, Horten, Lardal, Larvik, Nøtterøy, Re, Sandefjord, Stokke, Tjøme og Tønsberg. 12k er landets største kommunale samarbeid målt i antall innbyggere (ca 209 000). Samarbeidets utgangspunkt er at Vestfold er et integrert befolkningstett bo- og arbeidsmarked, med små avstander, der innbyggerne daglig krysser kommunegrenser i stort omfang. På nettsidene står følgende formulerte forutsetninger og målsetninger: Gjennom samarbeid skal deltakerne søke å oppnå fagutvikling, bedre økonomi og bedre brukerservice. Intensjonen er å ta ut fagutviklings- og rasjonaliseringsgevinster i et regionalt perspektiv. Samarbeidet bygger på følgende forutsetninger: Kommunenes frihet - kommunene bestemmer selv hvilke prosjekter / saker de deltar i Likhet - alle kommunene har samme status og stemme i samarbeidet Utviklings- og læringsarena - gi arenaer for dialog, utviklingssamarbeid og erfaringsutveksling Forankring - deltakelse i samarbeidet vedtas i de enkelte kommunestyrene Mål Samarbeidet i 12k har tre hovedmål: Utvikle, forbedre og effektivisere kommunenes tjenestetilbud 8
Samordne kommunenes plan-, areal- og næringspolitikk Være talerør for kommunale fellesinteresser i Vestfold Samarbeidet skal gi et forbedret tjenestetilbud og være et middel til å styrke fagmiljøer og rekruttering. Kommunenes plan-, areal- og næringspolitikk søkes samordnet for å fremme felles perspektiv i plan-, bolig- og næringsspørsmål de skal utvikles mellom kommunene gjennom samarbeidsprosesser i 12k. Regionale perspektiv i plan- og utviklingsspørsmål bør fortrinnsvis ivaretas gjennom partnerskapet mellom kommunene og fylkeskommunen (ev. regionen), men 12k bør hevde Vestfold-kommunenes fellesinteresser. Som talerør for kommunale interesser i Vestfold skal 12k legge vekt på å avklare forholdet til regionen etter som forvaltningsreformen fylles med innhold. 12k bør være en tydelig Vestfold-stemme i regionale spørsmål. Etter dette og i tråd med de forutsetninger som fremkommer av dette kapittelet foreslås å endre Grenlandssamarbeidets formålsbestemmelse: Forslag til endret formålsparagraf for Grenlandssamarbeidet: 2 Formål Samarbeidet mellom kommuner i Grenland skal bidra til en økt økonomisk- og befolkningsmessig vekst i området som helhet og i de enkelte kommuner. Miljøperspektivet skal være et bærende element. Grenlandsrådet skal: - Være et samarbeids- og interesseorgan for de deltakende kommunene. - Arbeide for utvikling av regionen gjennom større grad av forpliktende samarbeid og felles strategier. - Ivareta interessene til regionen overfor fylket, stat og andre organer på regions-, fylkes- og riksplan. - Profilere regionen som et attraktivt boområde, arbeidsmarked og opplevelsesregion. - Arbeide for samordning og effektivisering av den kommunale tjenesteproduksjonen og være et virkemiddel for å styrke fagmiljøer og rekruttering. 9
4. DAGENS ORGANISERING AV GRENLANDSSAMARBEIDET Grenlandssamarbeidet er organisert i henholdt til kommuneloven 27 med Grenlandsrådet som et interkommunalt styre. Grenlandssamarbeidet er ikke et eget rettssubjekt. Dagens organisering av det interkommunale samarbeidet fremgår av program for Grenlandssamarbeidet 2011 2014 side 5-6: By- og kommunestyrer Representantskapet - Grenlandstinget Deltakere: Alle formannskapene Sekretariat Daglig leder Styret Grenlandsrådet Deltakere: Ordfører, varaordfører og en representant fra opposisjon fra hver kommune Rådmennene møter med forslag- og talerett Fig 1 Kommunestyrene Det er de enkelte by- og kommunestyrer som har beslutningsmyndigheten. By- og kommunestyrene skal bl.a behandle handlingsplan-, budsjett-, regnskap-, årsmelding og strategisk plan for Grenlandssamarbeidet. I tillegg behandles resultatene av utredningene i de interkommunale prosjektene i by- og kommunestyrene. Grenlandstinget Grenlandstinget er representantskapet i Grenlandssamarbeidet. Grenlandstinget består av alle formannskapene. Grenlandstinget har ikke myndighet til å treffe politiske vedtak om endringer av den kommunale organiseringen eller saker som ved lov, regler og pålegg er tillagt det enkelte by og kommunestyre, med mindre by- og kommunestyrene selv har delegert slike avgjørelser. Slik delegasjon må være godkjent av sentrale myndigheter og/eller tilligge det enkelte by- og kommunestyre selv. Det gjennomføres minst ett møter årlig. Grenlandstinget skal behandle handlingsplan, budsjett, regnskap og lignende (interne interkommunale saker). I tillegg kan det arrangeres temamøter der for eksempel felles utfordringer i forhold til regionen og eksterne aktører settes på dagsorden (utadrettede interkommunale saker) 10
Grenlandsrådet Grenlandsrådet er styret i Grenlandssamarbeidet og består av ordfører, varaordfører og en representant fra opposisjonen fra alle kommunene i Grenlandssamarbeidet. Det velges en leder blant ordførerne for to år av gangen. Lederen skal også være leder av Grenlandstinget. Det skal tas sikte på å rullere ledelsen på en slik måte at alle kommunene i løpet av tre kommunevalgperioder har hatt ansvar for å lede Grenlandssamarbeidet. Det er en forutseting at de kommuner som har ledelsen også er behjelpelig med merkantile og praktiske oppgaver for Grenlandssamarbeidets organer. Grenlandsrådet skal påse at virksomheten drives i samsvar med vedtekter, strategisk plan, budsjett og andre vedtak og retningslinjer vedtatt av kommunestyrene. Grenlandsrådet skal være et rådgivende organ for administrasjonen. Alle saker som angår Grenlandssamarbeidet skal gjennomgås dersom dette ansees nødvendig av rådmennene selv eller av noen av Grenlandssamarbeidets organer. Grenlandsrådet skal gjennomgå og forberede behandling av handlingsplan, budsjett og regnskap for Grenlandssamarbeidet til by- og kommunestyrene. I tillegg skal Grenlandsrådet arbeide aktivt med markedsføring av regionens interesser, bl.a ved å gi felles uttalelser i viktige saker for regionen, lobbyvirksomhet mv. Det avholdes minimum 4 møter pr. år og det er ønskelig at hver møte skal avgi en felles politisk uttalelse. Grenlandsrådets medlemmer utgjør fra 1.1.2011 kommunenes representanter på generalforsamling for deres felles næringsutviklingsselskap Vekst i Grenland AS. Sekretariat/daglig leder Daglig leder er ansvarlig for den løpende driften i Grenlandssamarbeidet. Daglig leder samordner virksomheten og er sekretariat for Grenlandstinget, Grenlandsrådet og rådmennene. Daglig leder skal etablere og holde et prosjektregime med planlegging, prosjektstyring og kontroll. Daglig leder skal sørge for intern og ekstern informasjon, herunder drifte Grenlandssamarbeidets nettsider www.grenlandssamarbeidet.no. 11
5. Forslag til endringer fremtidig organisering Mandatet for dette arbeidet er å legge fram et forslag om en mer egnet organisering av samarbeidet. Det skal særskilt ses på en avvikling av Grenlandstinget i den form det fremstår i dag. Videre skal opprettelsen av Ordførerkollegiet i Grenland og dette som rådets nye arbeidsutvalg forankres i styringsdokumentene. 5.1 Bakgrunn Landsomfattende kartlegginger Nærmere halvparten av landets regionråd oppga i 2007 kommunelovens 27 som lovgrunnlag for Regionrådet 2. Nær 40 % oppgis å være basert på skriftlig avtale uten lovhenvisning. Mange av disse må tolkes å være innenfor kommunelovens 27. Lov om interkommunale selskaper utgjør lovgrunnlag for 10 % av regionrådene. Alle regionrådene har skriftlige vedtekter, samarbeidsavtale eller liknende formelle dokumenter som grunnlag. Ca 60 % av regionrådene oppgir at det kun inngår ett politisk organ i den politiske organiseringen av regionrådet. De fleste øvrige regionråd har to politiske styringsnivåer, enten gjennom et råd og et bredere sammensatt ting, eller et styre og et representantskap for regionråd som er organisert etter lov om interkommunale selskaper. Når det gjelder faste medlemmer i det operative organet, dominerer ordførermodellen, som betyr at kun ordførerne deltar som faste medlemmer med stemmerett. Rundt 45 % av regionrådene er organisert etter denne modellen, mens ca. en tredjedel har en ordfører-/opposisjonsmodell, som innebærer en bredere politisk representasjon fra medlemskommune. Modeller med deltakelse fra administrasjonen (rådmennene) omfatter ca en fjerdedel av regionrådene. 65 % av regionrådene har et fast tilsatt sekretariat direkte underlagt regionrådet. Det kan skilles mellom ulike regionrådsmodeller ut fra hvem som deltar som faste medlemmer i det operative organet. I en kartlegging gjort av Telemarksforskning-Bø fra 2000 3, er det pekt på at forskjellene i organiseringen av det operative regionorganet utspiller seg langs tre hoveddimensjoner: Rent kommunalt organ eller også fylkeskommunal deltakelse Rent politisk organ eller politisk/administrativt organ Smal eller bred forankring i de respektive kommuner. Telemarksforskning-Bø la vekt på at det er sjeldent at fylkeskommunen deltar med fulle rettigheter og brukte derfor de to siste dimensjonene til å klassifisere regionrådene. Det ble operert med følgende fire regionrådsmodeller: Ordførermodellen, som innebærer at kun ordførerne utgjør det politiske styringsorganet. Modellen innebærer smal politisk representasjon fra kommunestyrene. 2 NIVI Rapport 2007:2 Landsomfattende kartlegging av regionråd status, utfordringer og endringsplaner 3 Regionråd i Norge hvem, hva, hvor? En undersøkelse av flerkommunale politiske organer. Telemarksforskning-Bø, 2000, rapport nr. 167 12
Ordfører-/opposisjonsmodellen, som betyr at opposisjonsledere, varaordfører eller andre politikere fra kommunene deltar i tillegg til ordførerne. Modellen sikrer en bredere form for representasjon fra kommunestyrene. Ordfører-/rådmannsmodell, som betyr at ordførerne og rådmennene deltar med fulle rettigheter. Modellen gir en blanding av politikk og administrasjon med smal representasjon fra begge nivåer. Ordfører-/opposisjons-/rådmannsmodellen, som betyr at en bred representasjon fra politikerne kombineres med fulle rettigheter til rådmennene. Ovenfor er det dokumentert at fylkeskommunen i dag deltar som fast medlem med stemmerett i rundt 10 av 69 regionråd. Deltakelse som observatør omfatter 29 regionråd og dermed langt mer vanlig. En klassifisering av 69 regionrådene med utgangspunkt i definisjonen ovenfor, gir som resultat at ordførermodellen er den mest utbredte. Ordføreropposisjonsmodellen, som sikrer bredere politisk representasjon fra medlemskommunene, er den nest vanligste modellen. De to andre modellene er relativt lite utbredt. Til tross for en sterk vekst i antall regionråd siden kartleggingen i 1999, finnes relativt små variasjoner i fordelingen mellom modellene. Ordførermodellen har blitt noe mer vanlig, mens andelen som har valgt ordførerrådmannsmodellen har gått litt ned. 4 Eksempler fra de øvrige kommunesamarbeidene i Telemark og Vestfold: Kongsbergregionen I følge vedtektene til Konsbergregionen har de to politiske styringsnivåer og en ordførermodell i regionrådet. Et Representantskapet som det øverste organet og består av alle formannskapene. Representantskapet arrangerer minst en konferanse per år. Konferansens hovedhensikt er å utvikle regionale målsettinger og strategier. Andre sentrale aktører som fylkesmannen, fylkeskommunen, næringslivet osv kan være representert på konferansen, beroende hva som er på dagsorden. Ordførerne utgjør Regionrådet med varaordfører eller den kommunen velger som vararepresentant. Rådmennene har møte-, tale- og forslagsrett. Regional koordinator møter med tale- og forslagsrett. Regionrådet arbeider innenfor de fullmakter kommunene har gitt til ordførerne. Regionrådet har i hovedsak ett møte hver annen måned. Rådmannsutvalget består av rådmennene, eller deres stedfortreder, i de samarbeidende kommuner. Valgkomiteen består av 3 ordførere, oppnevnt av Regionrådet. Komiteen fremmer forslag på kandidater til leder/nestleder for Regionrådet. Regionrådets vedtektskomite er sammenfallende med rådets valgkomite. Regionsamarbeidet har et eget sekretariat, ledet av Regional koordinator. 4 NIVI Rapport 2007:2 Landsomfattende kartlegging av regionråd status, utfordringer og endringsplaner 13
Vest-Telemarkrådet Vest-Telemarksamarbeidet har to politiske styringsorganer og en ordførermodell i regionrådet. Ordfører, varaordfører, 1 annet kommunestyremedlem og rådmann i de deltakende kommunene utgjør medlemmene av Tinget. Ordførerene utgjør Rådet, med varaordførerene som personlige vararepresentanter. Rådet skal stå for den daglige driften i samarbeid med sekretariatet, og i samsvar med vedtatte arbeidsoppgaver. Rådmennene har møte- og talerett i Rådet. Midt-Telemarkrådet Midt-Telemark har to politiske styringsorganer og en ordfører-/opposisjons-/rådmannsmodellen i regionrådet. Midt-Telemarktinget er øverste myndighet (representantskap) og består av de tre formannskapene. Midt-Telemarkrådet består av ordførerne og en politiker til oppnevnt av kommunestyre samt rådmennene. Ved votering er det ordførerne eller dennes vararepresentant som forvalter kommunenes stemmerett. 12-kommunesamarbeidet i Vestfold (12k) 12k har en organisering med kun ett politisk styrende organ der representasjonen er i henhold til ordførermodellen. 12k har et styre bestående av ordførerne i deltakerkommunene. Rådmenn, fylkesordfører, fylkesmann, KS regiondirektør og en hovedtillitsvalgt er observatører med møte- og talerett. De 12 rådmennene utgjør en egen gruppe som håndterer administrative saker og innstiller overfor for styret. Samarbeidet har en daglig leder. I tillegg leies prosjektledere inn etter behov. 12k-seminar: En gang pr år møtes formannskapene, administrativ ledelse og hovedtillitsvalgte i deltakerkommunene til et 2-dagers seminar for drøfting av samarbeidets videre utvikling og / eller temaer av felles interesse. 170-190 personer deltar årlig på disse seminarene. 14
5.2 Forslag - fremtidig organisering Grenlandsrådet har uttrykt et klart ønske om en enklere organisering av samarbeidet. Grenlandstinget (representantskapet bestående av alle seks formannskapene) har vist seg å være et stort og uhensiktsmessig organ. Tinget består av 65 medlemmer og skal etter gjeldende vedtekter møtes minimum 1 gang i året. Tinget skal behandle samarbeidets handlingsplan, budsjett, regnskap og lignende. Det kan videre arrangeres temamøter der for eksempel felles utfordringer i regionen og eksterne aktører settes på dagsorden. Det har vært forslått å styrke Grenlandsrådet med to representanter til fra hver kommune. Her ble det også pekt på klare problemstillinger knyttet til dette. Problemstillingene gjelder primært at det er ulike størrelser på kommunene en av kommunene vil da møte med hele formannskapet mens andre kun vil møte med en mindre andel. En ulempe vil også kunne være at dette organet blir stort og dermed ikke en hensiktsmessig drøftings og samordningsarena. Fordelen vil være at en utvidelse vil sikre en bredere politisk representasjon og dermed muligheten for en bedre politisk forankring i de samarbeidende kommunene. Under forslås at Grenlandstinget avvikles som et politisk styringsorgan for Grenlandssamarbeidet. Rådets mulighet for å innkalle alle formannskapene i de samarbeidende kommunene til felles tema- og informasjonsmøter opprettholdes. Samarbeidet får dermed kun ett politisk styrende organ Grenlandsrådet. Grenlandsrådet opprettholdes med samme sammensetning og representasjon som i dag. Samtidig opprettes Ordførerkollegiet som et politisk samarbeidsorgan og arbeidsutvalg for Grenlandsrådet. Rådmannskollegiet omtales i vedtektene som et administrativt samarbeidsorgan i Grenlandssamarbeidet. 15
Dette gir følgende nye organisering: Fig. 2 5.3 Roller og oppgaver Alternativ 1 roller og oppgaver tilnærmet som i dagens organisering 5.3.1 By- og kommunestyrene Det er de enkelte by- og kommunestyrer som har beslutningsmyndigheten. By- og kommunestyrene tar beslutninger om innmeldelse og utmeldelse av samarbeidet. By- og kommunestyrene skal trekke opp den politiske kursen for samarbeidet gjennom å vedta strategiske og overordnede interkommunale planer. Skal bl.a behandle handlingsplan-, budsjett-, regnskap-, årsmelding og strategisk plan for Grenlandssamarbeidet. I tillegg behandles resultatene av utredningene i de interkommunale prosjektene i by- og kommunestyrene, der dette er nødvendig eller anses hensiktsmessig. 5.3.2 Grenlandsrådet Grenlandsrådet er styret i Grenlandssamarbeidet og består av ordfører, varaordfører og en representant fra opposisjonen fra alle kommunene i Grenlandssamarbeidet. Rådmennene blir innkalt og har tale- og forslagsrett i møtene. Grenlandsrådet skal påse at virksomheten drives i samsvar med vedtekter, strategisk plan, budsjett og andre vedtak og retningslinjer vedtatt av kommunestyrene. Grenlandsrådet skal være et rådgivende organ for by- og kommunestyrene i de samarbeidende kommunene. Alle saker som angår Grenlandssamarbeidet skal gjennomgås dersom dette ansees nødvendig av noen av Grenlandssamarbeidets organer. Grenlandsrådet skal gjennomgå og forberede behandling av handlingsplan, budsjett og regnskap for Grenlandssamarbeidet til by- og kommunestyrene. I 16
tillegg skal Grenlandsrådet arbeide aktivt med markedsføring av regionens interesser, bl.a ved å gi felles uttalelser i viktige saker for regionen, lobbyvirksomhet mv. Det avholdes minimum 4 møter pr. år og det er ønskelig at hver møte skal avgi en felles politisk uttalelse. Det velges en leder blant ordførerne for to år av gangen. Det skal tas sikte på å rullere ledelsen på en slik måte at alle kommunene i løpet av tre kommunevalgperioder har hatt ansvar for å lede Grenlandssamarbeidet. Det er en forutsetting at de kommuner som har ledelsen også er behjelpelig med merkantile og praktiske oppgaver for Grenlandssamarbeidets organer. Grenlandsrådet har ikke myndighet til å treffe politiske vedtak om endringer av den kommunale organiseringen eller saker som ved lov, regler og pålegg er tillagt det enkelte By og kommunestyre, med mindre by- og kommunestyrene selv har delegert slike avgjørelser. Slik delegasjon må være godkjent av sentrale myndigheter og/eller tilligge det enkelte By- og kommunestyre selv. Grenlandsrådet skal behandle handlingsplan, budsjett, regnskap og lignende (interne interkommunale saker). I tillegg kan det arrangeres temamøter der for eksempel felles utfordringer i forhold til regionen og eksterne aktører settes på dagsorden (utadrettede interkommunale saker) 5.3.3 Ordførerkollegiet i Grenland/Arbeidsutvalget Høsten 2012 opprettet ordførerne i de seks samarbeidende kommunene Ordførerkollegiet i Grenland. Første møtet i Ordførerkollegiet som ble avholdt 28. august 2012 i. Det overordnede formålet med ordførerkollegiet er å utvikle kommunesamarbeidet for best mulig vekst og utvikling i regionen. Målet er bl.a å avklare uenigheter på et tidlig tidspunkt og initiere flere felles uttalelser fra kommunene i Grenland og samarbeid henimot andre aktører og sentrale myndigheter. Ordførerne ønsker å bruke forumet til å drøfte felles utfordringer og forberede saker til Grenlandsrådets møter. Ordførerkollegiet ønsker et tett samarbeid med Rådmannskollegiet og en av rådmennene er fast deltaker på Ordførerkollegiets møter med tale- og forslagsrett. Daglig leder møter med tale- og forslagsrett. Ordførerne i de seks samarbeidende kommunene ønsket å møte kritikken som har vært rettet mot det politiske samarbeidet i Grenland ved å starte opp et ordførerkollegium og gjøre dette til Grenlandsrådets arbeidsutvalg. Arbeidsutvalget forbereder møtene i Grenlandsrådet og kan innstille i saker der dette er ønskelig. Arbeidsutvalget er ikke nevnt i samarbeidets vedtekter eller avtale. Endringen er derfor iverksatt uten vedtektsendring. Forslaget ble lagt fram for Grenlandsrådet. Forslaget ble enstemmig vedtatt i Grenlandsrådets møte den 14. september 2012. Fra samme tidspunkt opphørte tidligere nedsatte samarbeidsutvalg bestående av leder, nestleder og et medlem fra opposisjonsrepresentantene. 5.3.4 Rådmannskollegiet i Grenland De 6 rådmennene utgjør et eget kollegium som håndterer administrative saker. De skal være saksforberedende organ for ordførerkollegiet og Grenlandsrådet og innstiller i saker som skal behandles i Grenlandsrådet. Rådmennene innkalles og har tale- og forslagsrett i Grenlandsrådets møter. En fast representant for rådmennene møter på Ordførerkollegiets møter med tale- og forslagsrett. 17
I tillegg godkjenner kollegiet oppstart og avslutning av prosjekter som ligger klart innenfor rådmannens ansvarsområde. Rådmannsgruppen har et særskilt ansvar for involvering av tilsatte i egen kommune. 5.3.5 Sekretariat/daglig leder Daglig leder er ansvarlig for den løpende driften i Grenlandssamarbeidet. Daglig leder samordner virksomheten og er sekretariat for Grenlandsrådet, ordførerkollegiet og rådmannskollegiet. Daglig leder møter i disse organene med tale- og forslagsrett. Daglig leder skal etablere og holde et prosjektregime med planlegging, prosjektstyring og kontroll. Daglig leder skal sørge for intern og ekstern informasjon, herunder drifte Grenlandssamarbeidets nettsider www.grenlandssamarbeidet.no. Alternativ 2 begrenset delegert myndighet til Grenlandsrådet Alternativ 1 over fastholder by- og kommunestyrene som besluttende myndighet i alle saker som gjelder samarbeidet. Grenlandsrådet blir da et rådgivende og samordnende organ og et organ som skal påse at samarbeidet drives i samsvar med vedtekter, program, budsjettvedtak og retningslinjer vedtatt i by- og kommunestyrene. Et alternativ til dette er å gi Grenlandsrådet besluttende myndighet i enkelte saker. Dette vil kunne være saker som gjelder samarbeidets organisering og virksomhet. Kommunelovens 27 åpner for en slik myndighetsoverdragelse. Knutepunkt Sørlandet (Birkenes, Iveland, Kristiansand, Lillesand, Sogndalen, Søgne og Vennesla) er et interkommunalt samarbeid der styret er gitt slik virksomhet. Knutepunkt Sørlandet er et samarbeid organisert ihht kommuneloven 27 på lik linje med Grenlandssamarbeidet. Imidlertid er Knutepunkt Sørlandet gjort til et eget rettssubjekt. Dette gjør det mer hensiktsmessig å overføre myndighet i saker som gjelder samarbeidet til styret selv. Grenlandssamarbeidet er ikke et eget rettssubjekt. Videre viser masteroppgaven «Roller i regionråd en studie av rollehåndtering i Knutepunkt Sørlandet og Grenlandssamarbeidet» Universitetet i Agder (2009), at styret (representantskapet) i Knutepunkt Sørlandet i praksis ikke har blitt tillagt den myndigheten som vedtektene åpner for og at de fleste av de spurte i undersøkelsen ønsket av vedtaksmyndigheten skal ligge hos kommunestyrene. Det foreslås på denne bakgrunn ikke en slik delegert myndighet til Grenlandsrådet. Oversikt over sammensetning, roller og oppgaver: Organ Består av Rolle og ansvarsområde By- og kommunestyrene De ordinære valgte by- og kommunestyrene Prinsipielle beslutninger om innmeldelse og utmeldelse av samarbeidet. Trekke opp den politiske kursen for samarbeidet gjennom å vedta strategiske og overordnede inter- 18
Grenlandsrådet Ordførerkollegiet Ordfører, varaordfører og en representant fra opposisjonen fra alle kommunene i samarbeidet. Rådmennene møter med tale- og forslagsrett. Daglig leder er møtesekretær og har tale- og forslagsrett. Ordførerne i de seks kommunene. En representant fra Rådmannskollegiet møter med tale- og forslagsrett. Daglig leder er møtesekretær og kommunale planer. Skal bl.a behandle handlingsplan-, budsjett-, regnskap-, årsmelding og strategisk plan for Grenlandssamarbeidet. Skal påse at virksomheten drives i samsvar med samarbeidets vedtatte strategiske styringsdokumenter. Grenlandsrådet skal være et rådgivende organ for by- og kommunestyrene i de samarbeidende kommunene gjennom å behandle prinsipielle samarbeidssaker før de fremmes for by- og kommunestyrene. Kan forhandle i saker der kommunene har ulikt standpunkt. Skal arbeide aktivt med markedsføring av regionens interesser, bl.a ved å gi felles uttalelser i viktige saker for regionen, lobbyvirksomhet mv. Kan ta initiativ til felles utviklingsprosjekter. Kan vedta utredninger av samarbeidsløsninger. Representantene bør søke å tenke helhetlig og ta et særskilt ansvar for å bringe det regionale perspektivet inn i sitt kommunestyre. Et politisk samarbeidsorgan med mål om å utvikle kommune - samarbeidet for best mulig vekst og utvikling i regionen. Søke å avklare uenigheter på et tidlig tidspunkt og initiere flere felles uttalelser fra kommunene i 19
har tale- og forslagsrett. Grenland og samarbeid henimot andre aktører og sentrale myndigheter. Rådmannskollegiet Sekretariatet Rådmennene i de seks kommunene. Daglig leder er møtesekretær og har tale- og forslagsrett. Daglig leder De til enhver tid engasjerte og innleide prosjektlederne for de interkommunale prosjektene. Forum for å drøfte felles utfordringer og forberede saker til Grenlandsrådets møter. Kan innstille i saker til Grenlandsrådet. Et administrativt samarbeidsorgan. Saksforberedende organ for ordførerkollegiet og Grenlandsrådet. Innstiller i saker som skal behandles i Grenlandsrådet. Vedtar oppstart og avslutning av prosjekter som ligger klart innenfor rådmannens ansvarsområde. Rådmannsgruppen har et særskilt ansvar for involvering av tilsatte i egen kommune. Samarbeidets kontaktperson og ansvarlig for daglig drift.. Sekretariat for samarbeidets organer. Koordinerer samarbeidstiltak og samhandling med eksterne aktører. Oppgaver knyttet til aktiviteter /tiltak/ prosjekt som vedtas gjennomført kan legges til sekretariatet. Engasjerer evt prosjektledelse mv i forbindelse med tiltak, og opptrer i de fleste tilfeller som 20
prosjektansvarlig. Lager møteplasser og initierer og følger opp nettverk. 21
5.4 Saksgang/saksbehandling Fig.3 Figur 3 over viser saksgangen i Grenlandssamarbeidet. Forslaget om en endret organisering, jf kap 5.2 over, der en går fra to til ett politisk styringsorgan for samarbeidet vil medføre en forenkling av saksgangen. Videre foreslås at Rådmannskollegiet vedtar oppstart og avslutning av prosjekter som ligger klart innenfor rådmannens ansvarsområde. Dette betyr at de rent administrative prosjektene i hovedsak behandles i Rådmannskollegiet. Organisering, framdrift og sluttrapport er et administrativt ansvar for rådmennene dersom Grenlandssamarbeidets organer ikke anbefaler andre fremdriftsordninger. Rådmennene vurderer selv hvordan eventuelle styringsgrupper og prosjektgrupper skal sammensettes og arbeide. Rådmennene orienterer Grenlandsrådet ved behov. Rådmennene fremmer resultatet av utredningsprosjektene for politisk behandling, etter egen vurdering enten direkte for sitt kommunestyre eller via Grenlandssamarbeidets organer. Grenlandsrådets møter bør i størst mulig grad brukes til politiske drøftinger av sentrale regionale saker og kun behandle de rent administrative prosjektene når dette anses nødvendig og det er behov for prinsipielle politiske avklaringer eller beslutninger. Videre foreslås at Rådmannskollegiet får innstillingsmyndighet direkte til Grenlandsrådet. Saken skal så sant det lar seg gjøre, behandles i Ordførerkollegiet i forkant av Grenlandsrådet. Ordførerkollegiet kan innstille i saker til Grenlandsrådet dersom dette er ønskelig. 22
6 Etablerte samarbeid Kapitelet gir en oversikt over de etablerte samarbeidene mellom 2 eller flere av grenlandskommunene som per i dag er i drift. 6.3 Aksjeselskaper (AS) og Interkommunale selskaper (IKS) Aksjeselskaper (AS) Formål Eiere Eierandel Visit Grenland AS Turistinformasjon, profilering og markedsføring av reiselivstilbudet på vegne av eierkommunene. Bamble 50,0 % 34,7 % 10,0 % GREP Kompetanseutvikling Grenland AS Bistå enkeltpersoner med å finne en varig løsning ift arbeidslivet, primært arbeid. Konsern med 6 datterselskaper til sammen 613 tiltaksplasser. Siljan Bamble Siljan 5,3 % 49 % 34 % 15 % 2 % Vekst i Grenland AS Skape arbeidsplasser basert på regionens komparative fortrinn. Skape attraksjonskraft som bo/etablerersted. Forvalte det regionale næringsfond med en totalverdi på 76,5 mill. Bamble Siljan (Telemark FK 11,25 % 11,25 % 11,25 % 11,25 % 8,75 %) Skagerak Energi AS Energi og Miljøkapital AS Skageraks virksomhet er konsentrert om produksjon, omsetning og overføring av elektrisk kraft og annen energi, samt virksomhet som er i tilknytning til dette. Drive investeringsvirksomhet innen energiog miljøsektoren. Selskapets investeringer og portefølje forvaltes av BTV-Invest. Bamble (Statskraft Bamble (Skagerak Energi (Diverse øvrige 15,20 % 14,80 % 3,38 % 66,62 %) 15 % 15 % 3 % 35 %) 32 %) Buskerud Telemark Vestfold Investerings- fond AS (BTV Fond) Drive investeringsvirksomhet i regionen. Selskapets investeringer og portefølje forvaltes av BTV-Invest. Bamble 9,5 % 9,5 % 2,1 % (Norsk Hydro ASA (Diverse øvrige) 9,4 %) 69.5 %) Interkommunale selskaper (IKS) Grenland Havn IKS Formål Eiere Eierandel Samordne og ivareta den kommunale havnevirksomheten. Bidra til et samlet og konkurransedyktig havnetilbud i regionen. Bamble 33,3 % 33,3 % 33,3 % Telemark kommunerevisjon IKS Utføre lovpålagt revisjonsoppgaver for deltakerne. I tillegg utføre andre revisjonsoppdrag og rådgivning for deltakerne. Kan utføre revisjonsoppdrag og rådgivning for andre selskaper. Bamble Kragerø Drangedal (Øvrige 18,86 % 5,35 % 4,00 % 12,51 % 1,58 % 57,70 %) 23
Gea Norwegica Geopark IKS Geoparken skal spre kunnskap om vår geologiske naturarv og sammenhengene mellom geologiske prosesser og vår eksistens. (Europeisk UNESCO Geopark) Bamble Kragerø Siljan 9,63 % 2,75 % 2,29 % 6,42 % 0,46 % Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Kontrollutvalget skal føre tilsyn med at skattepengene (offentlige midler) blir brukt slik kommunestyret har bestemt. (Øvrige Bamble Kragerø Drangedal Siljan 78,45 %) 6.4 Kommunelovens 27 og 28 Samarbeid Deltakere Organisering Vertskom mune Barnevernvakt Alle i Kommuneloven Krise- og akuttberedskap for Telemark, 27 barneverntjenesten. minus: Felles barnevernsvakttjeneste på Notodden kveldstid, i helger og høytider Tinn og Hjartdal Lovpålagt oppgave Grenland landbrukskontor Felles landbruksforvaltning for deltakerkommunene 110 Telemark Felles alarmsentral for hele Telemark. Kostnadene fordeles ut fra innbyggertall i kommunene. IT enheten Felles driftssenter for deltakerkommunenes behov for IT-tjenester Siljan Bamle Kragerø Drangedal Alle i Telemark Bamble Siljan Kommuneloven 28b Kommuneloven 27. Virksomheten er organisert med eget styre samt årsmøte som bestemmende organ. Kommuneloven 27 Ja Landbrukskontoret står for myndighetsutøvelsen innen landbruksforvaltning og vilt- og fiskeforvaltningen. 24
Samarbeid Deltakere Organisering Vertskom mune Felles arkivdepot i Telemark Kommuneloven Etablere felles arkivdepot som Bamble 27 tilfredsstiller krav til Kragerø langtidslagring av arkiver Drangedal Lovpålagt oppgave Grenlandskommunenes Innkjøpsenhet GKI Oppnå stordriftsfordeler og effektivisering av innkjøpsfunksjonene i deltakerkommunene Bamble Drangedal Kragerø Siljan Kommuneloven 27. Interkommunalt styre og samarbeidsråd. Krisesenteret i Telemark Tilby hjelp og støtte til kvinner og barn som kommer i vanskelige livssituasjoner som følge av vold og mishandling. Bamble Drangedal Kragerø Siljan + 8 øvrige Kommuneloven 27. Renovasjon i Grenland RiG Hindre at avfall oppstår. Fremme ombruk, materialgjenvinning og energiutnyttelse av det avfallet som likevel oppstår. Redusere mengden skadelige stoffer i avfallet, og sikre en miljøforsvarlig sluttbehandling Bamble Siljan Samarbeidsavta le (sak vedr opprettelse av IKS behandles) Disponering av slam fra kommunale avløpsrenseanlegg Bamble Knarrdalsstrand renseanlegg Rense kommunalt avløpsvann. Miljørettet helsevern i Grenland Fremme folkehelse og bidra til gode miljømessige forhold. Føre tilsyn og foreta godkjenninger. Bamble Drangedal Kragerø Siljan Kommunelov en 28b Rådmennene, eller den rådmannen utpeker, er styre og har jevnlige møter med miljørettet helsevern. Ja Den formelle vedtaksmyndigheten delegeres til fagleder for tjenesteområdet etter de regler som følger av kommunehelsetjenest elovens 4a-3 Tolketjenesten i Grenland Levere tolketjeneste til deltakerkommunene. Ved ledig kapasitet selges tolketjenester til andre kommuner og selskaper Kommunelov en 27 25
Tilsynskontoret for byggesaker i Grenland Arbeide for bedre kvalitet i byggeprosjekter. Være en ressurs og rådgiver innenfor byggekontroll. Samarbeidsavtale for 5 år (fra 2006) Bamble Drangedal Kragerø Siljan Kommunelov en 27 Arbeidsgiverkontrollen i Grenland AiG Bedre kommunenes mulighet til å oppfylle krav om arbeidsgiverkontroll. Etablere et solid fagmiljø som kan bistå med råd og veiledning overfor næringslivet. Bamble Drangedal Kragerø Siljan Felles kommunelege Interkommunal legevakttjeneste Bamble Kragerø Drangedal Kragerø Drangedal Kommunelov en 27 Kragerø Kragerø ja ja Forliksrådet Legevakt Overgrepsmottaket i Telemark Siljan Nome Alle i Telemark Kommunelov en 28b Kommunelov en 28b Ja Ja Telemark interkommunale næringsfond Å medvirke til næringsutvikling i fylket ved å delfinansiere fellestiltak med virkning for hele fylket. Kan gi støtte til prosjekter som kommer minst to kommuner til gode. Alle i Telemark Telemark fylkeskom mune Overformynderiet i Grenland Hovedansvar for at umyndige og hjelpetrengende personer i kommunen får sine juridiske og økonomiske interesser ivaretatt etter vergemålslovens og umyndiggjøringslovens regler. Siljan Drangedal Kommunelov en 28a Ja 26
SAMBA En interkommunal institusjon for barn med store funksjonshemminger. Kommunelov en 27 Interkommunalt geodatasamarbeid i Grenland Bamble Siljan Samarbeidsavtale 6.5 Nettverkssamarbeid Regionråd kan defineres som interkommunale politiske nettverkssamarbeid. 5 Rådet fungerer som et diskusjonsforum og en arena for samordning og samarbeid. Samordning og samarbeid anses viktig for å sikre innbyggerne et godt og effektivt tjenestetilbud. Nettverket fungerer videre som en arena for erfaringsutveksling og politikkutforming på tvers av de fysiske kommunegrensene. Grenlandssamarbeidet kan sies å være er en politisk og faglig nettverksorganisasjon for felles utviklings-, utrednings- og planleggingsinitiativ. I tillegg til felles prosjekter, samarbeider kommunene i felles driftsorganisasjoner og i fagnettverk. Nettverk er viktig for deling og gjenbruk av kompetanse og kunnskap. I Grenlandssamarbeidet er det etablert mange administrative faglige nettverk og faggrupper. Disse arbeider med felles utfordringer for kommunene innenfor en rekke områder og initierer prosjekter i samarbeidet. Nettverkene kan: Utvikle ideer og hente ut gevinster ved utveksling av erfaringer Ta initiativ til systemharmonisering Ta initiativ til felles prosjekter Samarbeidet om felles opplæringstiltak og faglig oppdateringer på det aktuelle området. Her er en liste over noen av de aktive fagnettverkene for grenlandskommunene: - HMS-forum Grenland - Beredskapsnettverk Grenland - Kompetansenettverket - Samarbeidsforum for miljø - Personalsjefsnettverk - Kultursjefsnettverket - M.fl. Slike fag- og læringsnettverk bør ses på som en viktig strategi i samarbeidet for å styrke arbeidet med felles utfordringer og regionsbygging og bidra til et godt kompetanse- og læringsmiljø for de ansatte i kommunene. 5 NIVIs notat 2008-1 «Status for interkommunalt samarbeid og behov for videreutvikling og Masteroppgaven «Roller i regionråd en studie av rollehåndtering i Knutepunkt Sørlandet og Grenlandssamarbeidet» Universitetet i Agder, 2009 27
6.6 Kostnadsfordeling, budsjettrutiner og regnskapsrapportering De styrende dokumentene for Grenlandssamarbeidet inneholder ingen prinsipper vedr kostnadsberegninger og fordelinger for de samarbeidene som er i drift. Kostnadene og kostnadsfordelingen har blitt drøftet separat for hvert enkelt samarbeid ved utarbeidelsen av samarbeidsavtalene. Dette har ført til at vi i dag har ulike bestemmelser og praksis rundt de kommunale samarbeidene. Det har i flere sammenhenger blitt reist kritikk mot dette og et ønske om å ha retningslinjer å gå etter ved opprettelsen av nye samarbeider. Det er i Rådmannskollegiet drøftet et ønske om å utarbeide en anbefaling vedr prinsipper for kostnadsberegning og kostnadsfordeling knyttet til de interkommunale samarbeidene. Dette arbeidet er startet men ikke fullført. En slik anbefaling bør inneholde følgende krav til den økonomiske delen i avtalene Hvilke kostnader som skal fordeles (direkte driftsutgifter, husleie, renhold, strøm, overhead) Fordelingsnøkkel som skal benyttes (fast andel, fordeling etter folketall, faktisk forbruk mv) Faktureringstidspunkt Videre foreslås det å lage et samordnet og likt oppsett og rapporteringssystem når det gjelder de interkommunale samarbeidene organisert etter 27 og 28. Målet for dette er å få en bedre oversikt over samarbeidenes budsjett og regnskap. Videre vil det oversiktlig vise den enkeltes kommunes finansiering av disse og de ulike finansieringsmodellene. Problemstillingene og merknader fra revisjonen vil også lettere kunne ryddes opp i. Et selvstendig mål vil være å kunne vise omfanget av det interkommunale samarbeidet i Grenland. Midt-Telemarkrådet har gjennomført dette og det foreslås at vi ser nærmere på det som er gjort der ved utarbeidelse av våre egne rutiner. 28
7 Strategiske satsingsområder for samarbeidet Visjon Grenland skal ha en bærekraftig utvikling hvor omdømmet er et samfunn i vekst. Som ett av de store bo- og arbeidsområder i Norge, skal Grenland fremstå som en attraktiv region Hovedmål Styrket omdømme Økt antall innbyggere Økt antall arbeidsplasser Delmål Styrket egenfølelse og identitet Styrket omdømme utenfor regionen, innad i regionen og i hver kommune Framstå som et felles bo- og arbeidsmarked Skape attraktive boog opplevelsesområder Økt trivsel Styrket tjenestetilbud En robust og slagkraftig region Styrket kompetansemiljø og økt utdannelsesnivå Økt innovasjon Økt næringssamarbeid Større og mer effektivt logistikknutepunkt Mer næringsvennlig offentlig sektor Satsningsområder Kommunale tjenesteområder Areal og transport Samhandling helse Næringsutvikling Prosjekter Utviklingsprosjekter Fig.4 Figur 4 over viser dagens valgte satsingsområder for samarbeidet slik de defineres i Program for Grenlandssamarbeidet 2011-2014. Kort om de fire satsingsområdene: 1. Kommunal tjenesteområder de aller fleste av de felles utviklingsprosjektene som Grenlandsamarbeidet gjennomfører gjelder utvikling av god og effektiv tjenesteutvikling. Det vises her til dagens prosjekter som fremgår av Handlingsplan for 2013 for Grenlandssamarbeidet. 2. Areal og transport Det mest omfattende samarbeidet på dette området er for tiden arbeidet med Bypakke Grenland. Bypakka er et samarbeid mellom kommunene,, Bamble og Siljan, Telemark fylkeskommune, Statens vegvesen og Jernbaneverket. Bypakka er et resultat av Bystrategi Grenland, som er et regionalt, 29
forpliktende og ambisiøst samarbeid om areal, transport og klima. Bystrategi Grenland skal bidra til å oppfylle de nasjonale klimamålene og gjøre Grenland til en attraktivt og konkurransedyktig region. Bypakke Grenland er navnet på en stor «pakke» med ulike samferdselstiltak som skal bidra til å nå disse målene. Det er bred politisk enighet om hovedmålene for Bypakke Grenland: Bedre forholdene for gående og syklende Overføre en betydelig del av persontrafikken fra bil til kollektiv Bedre framkommeligheten for næringstrafikken. Etablere et transportsystem som gjør Grenland til et mer samlet by-, bolig- og næringsområde. Drangedal og Kragerø deltar i samarbeidsprosjektet «Kollektivtransport i distriktene KID» med de øvrige kommunene i Telemark. Sekretariatet og prosjektledelsen for disse samarbeidene ligger hos fylkeskommunen. 3. Samhandling på helseområdet - Fra årsskiftet 2010/2011 er arbeidet med samhandling i Grenland organisert felles for alle de 6 Grenlandskommunene og Sykehuset Telemark Helseforetak (ST HF). På administrativt nivå ledes arbeidet av en styringsgruppe bestående av adm.dir. ved ST HF, de 6 rådmennene og 7 representanter for de ansattes organisasjoner (én fra hver av kommunene og én fra ST HF). Styringsgruppen har følgende oppgaver: Legge de overordnede føringene for samhandlingen, og foreta de endelige prioriteringene innen de rammer som er lagt av bystyrene/hovedutvalgene og styret for helseforetaket Sørge for å bestille/etterspørre samhandlingstiltak Sikre en hensiktsmessig organisering og bemanning av de konkrete tiltakene som det blir besluttet å iverksette Sørge for at det blir tatt nødvendige beslutninger underveis i de prosjekter og tiltak som blir satt i gang Sørge for informasjon, forankring og støtte i egen organisasjon Under styringsgruppen er det etablert flere arbeidsgrupper og prosjektgrupper for den praktiske oppfølgingen av samhandlingsarbeidet. Framover er samhandlingsarbeidet tenkt forankret politisk på følgende måte: Det vil i juni hvert år bli lagt fram en samlet hovedsak om samhandlingsarbeidet som grunnlag for arbeidet med handlingsplan og budsjett. Ytterligere én gang per år vil det bli åpnet for å fase inn nye tiltak. Dette vil fortrinnsvis skje i januar. I tillegg vil det bli utarbeidet en Årsmelding som viser status og resultater. Som følge av dette er det utarbeidet et Årshjul for samhandlingsarbeidet basert på ovennevnte beskrivelse. 30
Samhandlingsarbeidet i Grenland omfatter en rekke ulike tiltak og prosjekter. For å lette oversikten og skape best mulig struktur i arbeidet, er innsatsen samlet under fire innsatsområder. I tillegg kommer arbeidet med samarbeidsavtaler. Se nærmere omtale i Handlingsplan for 2013. 4. Næringsutvikling - Basis for Grenlandssamarbeidet er at kommunene anser seg som et felles bo- og arbeidsmarked. Samarbeid på næringsutviklingsområdet er derfor viktig. Kommunene samarbeider i dag igjennom Vekst i Grenland AS. Det er utarbeidet og vedtatt en Strategisk Næringsplan for Grenland for 2012-2015 som angir felles mål og strategiske innsatsområder for næringsutviklingsarbeidet i regionen. Følgende tre mål skal ha det primære fokuset i planperioden: Økt antall arbeidsplasser, Økt attraksjonskraft og Økt kunnskap, forskning og utvikling. Det vises for øvrig til saken vedrørende organisering av næringsutviklingssamarbeidet i Grenland som legges fram som egen sak. 8 Gjennomføring av utviklingsprosjekter 8.1 Prosjektarbeid Kommunene bestemmer selv hvilke prosjekt de ønsker å delta i. Grenlandsrådet står som eier av prosjektene. Grenlandssamarbeidet gjennomfører utredninger og prosjekter, og lager beslutningsunderlag for videre behandling. Når et tiltak vedtas igangsatt, etter felles prosjektutredning, opprettes en egen driftsorganisasjon (vertskommuneløsning, IKS el lign), og prosjektet avsluttes som prosjekt. Rådmennene har i dag ansvar for etablering av det enkelte prosjekt. Organisering, framdrift og sluttrapport er et administrativt ansvar for rådmennene. Rådmennene vurderer selv hvordan eventuelle styringsgrupper og prosjektgrupper skal sammensettes og arbeide. Rådmennene orienterer Grenlandsrådet ved behov. Rådmennene fremmer resultatet av utredningsprosjektene for politisk behandling, etter egen vurdering enten direkte for sitt kommunestyre eller via Grenlandssamarbeidets organer. Alle prosjekter i Grenlandssamarbeidet skal gjennomføres etter Prosjektlederprosessen (PLPmodellen). Det er i samarbeid med de øvrige kommuneregionene i fylket og Telemark fylkeskommune gjennomført kurs i PLP-metodikken. Kursene ble gjennomført som ledd i programmet Lokal samfunnsutvikling i kommunene LUK Telemark. Denne våren følges dette opp ved at LUK Telemark gir tilbud om prosesslederkurs. Kursene er åpne for deltagere fra alle kommunene i Grenlandssamarbeidet. Innføring av en felles prosjektmodell basert på PLP vil bidra til en mer enhetlig og profesjonell prosjektgjennomføring. Modell gjør det lettere å følge opp prosjektenes ulike faser samt kvalitetssikre resultater. En felles modell innebærer et omforent prosjektspråk med felles forståelse av begreper for både de involverte i prosjektet samt kommunenes basisorganisasjoner. PLP-metodikken eies av Innovasjon Norge og er en velprøvd metode tilpasset offentlige organisasjoners daglige behov for metodikk i gjennomføringen av endrings- og utviklingsoppgaver. Metodikken inneholder en inndeling av prosjektet i ulike faser og definerer prosjekteier, prosjektansvarlig og prosjektleder som viktige aktører i gjennomføringen. 31
Resultatene av samarbeidet bestemmes i stor grad av kommunenes interesse for å investere tid og kapasitet til samarbeid om felles utfordringer, samt vilje til å dele kunnskap over kommunegrensene. På noen områder oppnås også direkte ekstern effekt av samarbeidet gjennom utvikling av felles systemer og felles brukergrensesnitt mot næringsliv og publikum, jf felles struktur på kommunale nettsider, felles geodataløsning mm. Ulik organisering, ulike teknisk / administrative plattformer, ulike styrings- og fagsystemer i kommunene vil kunne gjøre det vanskelig å komme fram til felles løsninger. Også på områder med ulik tjenestenivå kan felles eller like systemer, felles drift av fagsystemer og kompetanseutvikling, samt læring gjennom beste praksis, gi gevinster. Resultater må dokumenteres. På samme måte som omstilling i kommunene hver for seg som regel tar en viss tid og krever investeringer før en bedre tjeneste og/eller billigere drift avtegner seg, forløper tilsvarende prosesser i samarbeidet. Vurderingene av, og forventningene til merverdi gjennom samarbeidet, kan derfor ikke knyttes til andre kriterier enn det som generelt gjelder for utviklingsarbeid. Forholdet mellom kostnader og nytte påvirkes av flere forhold enn de samarbeidsløsninger som iverksettes. Hvordan deltakerne nyttiggjør seg felles utredninger og planlegging, for utvikling av beste praksis i egen kommunes regi, er svært viktig. Det samme gjelder realisering av gevinster i den enkelte deltakerkommune, der felles løsninger f eks er iverksatt gjennom vertskommuner. Det er den enkelte kommune som må ta ut gevinstene som kan oppnås i egen organisasjon; enten utgangspunktet er felles utredning og utviklingsarbeid eller felles driftsløsninger. 8.2 Ekstern finansiering omstillings- og utviklingsmidler fra fylkesmannen Fra og med 2003 har Fylkesmannen i Telemark satt av midler til utviklingstiltak som fordeles til de interkommunale regionrådene i fylket. Hovedbegrunnelsen for tildeling av midlene er fokus på utvikling, nytenkning, samarbeid og omstilling i kommunesektoren. Strategien for fylkesmannens tildeling har to elementer: - Vurderinger, prioriteringer og beslutninger om bruk av midlene skal overlates i kommunene selv. - En forutsetning at myndigheten skal utøves gjennom de etablerte samarbeidsordningene i fylkes regioner, dvs regionrådene (og ikke den enkelte kommune). 32
Midlene tildeles årlig etter søknad. Søknaden fra Grenlandssamarbeidet baseres på de årlige handlingsplanene og redegjør for de konkrete samarbeidsprosjektene som er i gang eller planlagt for kommende år. Grenlandssamarbeidet har de seneste årene fått tildelt kr. 2.400.000,-. De årlige budsjettene for samarbeidet har viser fordelingen av disse eksterne midlene på prosjekter. Kommunal og regionaldepartementet (KRD) lager retningslinjer for bruken av skjønnsmidler. I kommuneproposisjonen for 2014 ble lagt noen nye føringer på skjønnsmidler til omstilling og utvikling. Det dreier seg om en omlegging mer i retning av det regjeringen kaller for innovasjonstiltak. Det vil komme mer om dette senere. Det antas at Grenlandssamarbeidets fokus stemmer godt overens også med disse nye føringene. KRD ønsker også å sette i gang med et eget innovasjonsstudium for kommunene. Regjeringens definisjon av innovasjon: «Innovasjon er prosessen med å utvikle nye ideer og realisere de slik at de gir merverdi for samfunnet». Grenlandssamarbeidet bør ha fokus på å utnytte muligheter i nasjonale programmer og tilskuddsordninger. Dette kan gjelde både de omtalte tilskuddsmidlene fra Fylkesmannen og øvrige statlige og fylkeskommunale ordninger. Det kan gi utviklingsfinansiering og bidra til samsvar mellom lokale, regionale og nasjonale mål. 33
9. OPPSUMMERING I denne rapporten er det redegjort for dagens organisering og oppgaver og det er skissert enkelte endringer i samarbeidsavtalen og vedtektene. Rapporten legges fram som underlag til politisk diskusjon om samarbeidets styringsdokumenter. Det foreslås at endelig forslag til nye styringsdokumenter behandles på Grenlandsrådets møte i august 2013. Det foreslås at det jobbes videre administrativt og politisk med forslag til nytt Program for Grenlandssamarbeidet på bakgrunn av denne rapporten. Innstilling til Grenlandsrådet: «Fremlagte rapport «Grenlandssamarbeidet endret organisering og styringsdokumenter» med vedlegg tas til etterretning og legges til grunn for videre politisk diskusjon av samarbeidets styringsdokumenter. Endelig forslag til nye styringsdokumenter behandles på Grenlandsrådets møte i august 2013. Rådmannskollegiet og daglig leder gis mandat til å utarbeide en anbefaling vedr prinsipper for kostnadsberegning og kostnadsfordeling knyttet til de interkommunale samarbeidene. I dette arbeidet vurderes også å lage et samordnet og likt oppsett og rapporteringssystem når det gjelder de interkommunale samarbeidene organisert etter 27 og 28. Målet for dette er å få en bedre oversikt over samarbeidenes budsjett og regnskap.» 2 Vedlegg: Forslag til nye vedtekter og samarbeidsavtale. 34
UTKAST Avtale for Grenlandssamarbeidet Innledning Bamble, Drangedal, Kragerø,, Siljan og kommuner ønsker å benytte det interkommunale samarbeidet som et virkemiddel til å utvikle kommunene videre. Samarbeidet skal omfatte alle etater og sektorer i kommunene. Samarbeidet skal ta utgangspunkt i kommuneovergripende fellesinteresser. Kommunene ser det som et overordnet mål å sikre innbyggerne et godt og effektivt tjenestetilbud og samordne regionens framstøt overfor sentrale myndigheter og interesseorganisasjoner. Det interkommunale samarbeidet er formalisert gjennom denne avtalen og vedtekter for samarbeidet. Det utarbeides i tillegg en fireårig strategisk plan, samt en handlingsplan for Grenlandssamarbeidet hvert år. Hvert år lages det en årsrapport der alle interkommunale tiltak blir beskrevet. Det interkommunale arbeidet skal synliggjøres i kommunenes planarbeid. Bakgrunn Det er store forventninger til økt velstand fra innbyggerne, og det er et økende krav til hva som forventes av kommunene. En sterk og sunn kommuneøkonomi er en forutsetning for et godt velferdstilbud i hele landet. Økt lokal frihet vil føre til at kommunene i enda større grad kan tilpasse velferdstjenestene til lokale forhold, behov og ønsker. Det legges vekt på at målet med fornyelsen i offentlig sektor er å oppnå mer velferd og mindre administrasjon, mer lokal frihet og mindre detaljstyring. Det må arbeides med kvalitetsmål som både tar hensyn til faglig kvalitet, folks tilfredshet, helsefremmende arbeidsmiljø, kostnadskontroll og kontinuerlig kompetanseoppbygging. Ny teknologi og internett legger et godt grunnlag for bedre service, nye tjenester og økt tilgjengelighet. Samtidig er det viktig at åpningstidene ved offentlige kontorer søkes utvidet. Formål med det interkommunale samarbeidet Kommunene i Grenlandskommunene representerer et samlet folketall på ca. 120.000,- innbyggere, altså ca. 70% av befolkningen i Telemark. Antall arbeidsplasser ligger på mellom 50-55.000 og er med dette det sjuende største byområdet i Norge. En felles ambisjon er at kommunene skal levere kostnadseffektive og gode tjenester til sine innbyggere. I tillegg er ambisjonen å utvikle Grenland til en slagkraftig region, som får en vekst på høyde med andre storbyregioner. Befolkningsvekster som sådan er viktig som drivkraft i den regionale utviklingen. Grenlandsregionen er en sterkt integrert bo-, service- og arbeidsmarkedsregion og fungerer på mange måter som et felles byområde. Regionen har derfor et godt utgangspunkt for å lykkes med kommunal- og regional utvikling. Grenlandssamarbeidet er et virkemiddel i denne utviklingen. 35
Kommunene ønsker å bruke samarbeidet som et viktig virkemiddel for å finne fram til samarbeidsfelter som bygger opp under følgende målformuleringer: Tjenesteproduksjon og organisering av kommunene skal moderniseres og fornyes, utfra lokale forutsetninger og behov i den enkelte kommune. Grenland skal utvikles og markedsføres som en sterk og attraktiv region å bo- og jobbe i. Grenlandssamarbeidet skal markedsføre regionens interesser bl.a gjennom å gi felles uttalelser i viktige saker for regionen, gjennom lobbyvirksomhet mv. Samarbeidet med andre etater, organisasjoner og institusjoner som for eksempel fylkeskommunen/regionalt nivå, Statens vegvesen, Jernbaneverket mv., skal styrkes. Det skal samarbeides om kommunale tjenesteområder der dette kan gi økt kvalitet på tjenesten, redusert sårbarhet og/eller rimeligere tjenester for kommunenes innbyggere, i samarbeid med de ansatte og deres organisasjoner Det skal arbeides aktivt med å oppnå et godt arbeidsmiljø i kommunene Regionens egenfølelse og identitet skal styrkes Regionen skal gjøres robust og slagkraftig i forhold til sentrale myndigheter og organisasjoner. Rasjonaliseringsgevinster i et regionalt perspektiv skal tas ut for gjennom det å øke innsatsen på prioriterte områder. I prosjekter der felles lokalisering av oppgaver/tjenester skal utredes, bør en på et tidlig tidspunkt ha vurdert lokaliseringsspørsmålet. Regionale samarbeidstiltak i Grenland skal tilstrebes å ha et differensiert lokaliseringsmønster, basert på forpliktende avtaler. Over tid skal det tilstrebes en tilnærmet utjevning mellom kommunene når det gjelder lokalisering og desentralisering av oppgaver sett i forhold til størrelse og innbyggertall. Samarbeid og kommunikasjon med ansatte og deres organisasjoner. De ansatte er vår viktigste ressurs for å gjøre offentlig sektor enda bedre. Derfor vil vi gjøre disse til medspillere i utviklings og fornyelsesarbeid. Gjennom skolering, tillit og inkluderende rammebetingelser vil Grenlandskommunene invitere alle offentlig ansatte med i dette arbeidet. Endringer skal skje i kontakt og samarbeid med de ansatte og deres organisasjoner. Gjennom et godt samarbeid kommunene imellom og med de ansattes organisasjoner vil det være viktig å utnytte effektiviseringspotensialet der det finnes for gjennom det å forbedre og øke innsatsen på de politisk prioriterte områdene. Slikt arbeid må gjøres kontinuerlig i den enkelte kommune og ved å etablere samarbeid for felles løsninger med nabokommunene. 36
Organisering av Grenlandssamarbeidet By- og kommunestyrene Det er de enkelte by- og kommunestyrer som har beslutningsmyndigheten. By- og kommunestyrene skal bl.a behandle handlingsplan-, budsjett-, regnskap- og strategisk plan for Grenlandssamarbeidet. Alle representanter i by- og kommunestyrene kan fremme forslag til saker til Grenlandsrådet. By- og kommunestyrene vedtar prinsipielle beslutninger om innmeldelse og utmeldelse av samarbeidet. De skal trekke opp den politiske kursen for samarbeidet gjennom å vedta strategiske og overordnede interkommunale planer. Grenlandsrådet Grenlandsrådet er styret i Grenlandssamarbeidet og består av ordfører, varaordfører og en representant fra opposisjonen oppnevnt av by- og kommunestyrene. Ved forfall trer personlige vararepresentanter inn i rådet. Grenlandsrådet skal sette politisk dagsorden for samarbeidet mellom kommunene og skal følge opp de målformuleringene som står i avtalen. Grenlandsrådet skal være et rådgivende organ for by- og kommunestyrene i de samarbeidende kommunene. I tillegg skal Grenlandsrådet arbeide aktivt med markedsføring av regionens interesser, bl.a ved å gi felles uttalelser i viktige saker for regionen, lobbyvirksomhet mv. 37