BIBSYS kommunikasjonsstrategi 2010-2011
Innledning BIBSYS Kommunikasjonsstrategi gir de overordnede føringene for hvordan forvaltningsorganet skal utøve sin kommunikasjonsvirksomhet. Målgruppen for BIBSYS eksterne kommunikasjonsvirksomhet er primært ansatte ved eksisterende brukerinstitusjoner, studenter, forskere, institusjonsledere og Kunnskapsdepartementet. Sekundært er målgruppen andre interessenter og samfunnet for øvrig. Kommunikasjonsstrategien er et av virkemidlene for å nå overordnet mål om samarbeids- og integrasjonsløsninger for sektoren. I BIBSYS Kommunikasjonsstrategi betegner kommunikasjon prosessen og informasjon produktet eller budskapet. Kommunikasjonsstrategi for BIBSYS utarbeides for to år, og er sammensatt av overordnet strategi og en kommunikasjonsplan, som revideres årlig. Strategien gjelder for 2010 2011, og kommunikasjonsplanen gjelder for 2011. BIBSYS direktør og informasjonsrådgiver er ansvarlige for at kommunikasjonsplanen revideres og ajourføres. BIBSYS ledelse har primæransvar for at kommunikasjonsstrategien følges opp, men ansvaret for gjennomføring av strategien ligger hos hver ansatt på sitt område. Revidert kommunikasjonsplan behandles av styret. BIBSYS hovedbudskap for 2010-2011 er sikring av stabil og trygg drift av de eksisterende informasjonstjenester, herunder biblioteksystemet og institusjonelle arkiv, samtidig som vi prioriterer kommunikasjon rundt utvikling av nytt, ønsket ILS. BIBSYS styre har som målsetning at brukere av BIBSYS biblioteksystem skal få et moderne biblioteksystem basert på fremtidens behov. Identitet og verdier BIBSYS har siden 1972 jobbet for å ivareta felles interesser innenfor informasjonstjenester for universitets- og høyskolesektoren. Utvikling av effektive informasjonstjenester, herunder biblioteksystemet, institusjonelle arkiv og forskningsinformasjon, er gjort i samarbeid med brukerne. Å skape felleskap og samarbeidsløsninger preger BIBSYS identitet. BIBSYS har en visjon: Vi gjør kunnskap tilgjengelig og overordnet mål om å skape samarbeids- og integrasjonsløsninger i sektoren. I tillegg har BIBSYS fire verdier: Troverdighet, åpenhet, respekt og mot. Både visjon, overordnet mål og verdiene er gjennomgående for alt BIBSYS gjør inkludert kommunikasjons- og informasjonsvirksomhet.
BIBSYS kommunikasjonsstrategi Mål BIBSYS Kommunikasjonsstrategi skal sikre: - at våre målgrupper får korrekt og klar informasjon om BIBSYS virksomhet - god dialog, så vel med brukerne som med medarbeidere - god informasjon om tjenester, ressurser og muligheter for sektoren innenfor informasjonstjenester BIBSYS utarbeider en virksomhetsplan som er organisasjonens redskap for måloppnåelse og arbeid for inneværende år. Kommunikasjonsstrategien skal medvirke til at BIBSYS når sine mål, styrker omdømme og at forventingene til BIBSYS samsvarer med de økonomiske rammene som vedtas av BIBSYS styre. BIBSYS kommunikasjonsstrategi for 2010-2011 baserer seg på handlingsplan for informasjonsarbeidet i 2010, samt statens kommunikasjonspolitikk. For å gjøre strategidokumentet mest mulig tilgjengelig for alle interessenter er det lagt vekt på å utforme det i et tydelig språk. Det er videre lagt vekt på at strategidokumentet skal gi føringer som skal etterleves i det daglige og evalueres, derfor er kommunikasjonsplanen tydeliggjort mht. virkemidler både eksternt og internt. BIBSYS kommunikasjonsstrategi for 2010-2011 bygger på Statens kommunikasjonspolitikk. I ny statlig kommunikasjonspolitikk er det fem prinsipper som grunnlag for statlig kommunikasjonsvirksomhet: Åpenhet: I sin kommunikasjon med innbyggeren skal staten være åpen, tydelig og tilgjengelig. / Dette betyr at BIBSYS til enhver tid skal gi brukerne informasjon om sin virksomhet på en åpen og tydelig måte. Informasjonen skal være tilgjengelig i flere kanaler. Web er prioritert som informasjonskanal. Medvirkning: Staten skal ta berørte innbyggere med på råd og involvere dem i utforming av politikk og tjenester.
/ Dette betyr at BIBSYS i sin dialog med brukerne skal oppfordre til tilbakemelding på utvikling og tilpassing av sine produkter og tjenester. Nå alle : Staten skal sørge for at relevant informasjon når fram til alle berørte. / Dette betyr at BIBSYS skal benytte flere kanaler for å få informasjon ut til alle brukere. Aktiv : Staten skal aktivt og i tide informere innbyggerne om deres rettigheter, plikter og muligheter. / Dette betyr at BIBSYS skal sørge for at dialog med brukerne ivaretar enhver utvikling og tilpassing av produkter og tjenester i forkant. Helhet: Statlig kommunikasjon skal oppleves enhetlig og samordnet / Dette betyr at BIBSYS skal sørge for at informasjon er tilrettelagt de forskjellige brukerne, men at alle har tilgang til den samme informasjon. Informasjonen skal tilpasses de forskjellige kanaler. Prinsipp for gjennomføring: kommunikasjonsansvaret følger saksansvaret. Det betyr at ansvaret for informasjon og kommunikasjon i BIBSYS følger saksansvaret både for ledere og medarbeidere. Lederansvar BIBSYS ledelse er ansvarlige for at kommunikasjonstrategien er godt kjent og etterleves i virksomheten. Ledelsen er også ansvarlig for at kommunikasjon blir brukt som strategisk virkemiddel. Kommunikasjon er et virkemiddel på lik linje med andre virkemidler for at BIBSYS skal nå ønskede resultater, og informasjon skal inngå i all overordnet planlegging.
Kommunikasjonsplanen For å sikre god kommunikasjon med våre brukere må vi sikre god informasjonsflyt internt i organisasjonen. BIBSYS vil derfor jobbe med kommunikasjon både internt mot egne medarbeidere og eksternt. BIBSYS skal bidra til fellesløsninger i universitets- og høyskolesektoren og i andre sektorer. BIBSYS skal bidra til å gi allmennheten kvalitetssikret informasjon. Det vil utarbeides egne informasjonsplaner for større prosjekter, som for eksempel innføring av et nytt biblioteksystem. Troverdighet, åpenhet, respekt og mot skal være nøkkelord i vår kommunikasjonsplan.
/ Ekstern kommunikasjon Mål BIBSYS vil jobbe for å oppnå vedvarende dialog med brukerne, dette for å gjøre organisasjonen i stand til å bidra til fellesløsninger og gode informasjonstjenester for sektoren. Løsningene skal ivareta bibliotektjenester og integrasjon med andre systemer i sektoren. Jevnlig og tilpasset informasjon om endringer og oppdateringer av våre produkter og tjenester vil stå sentralt. Målgrupper Hovedmålgruppen for ekstern informasjon er ansatte ved eksisterende brukerinstitusjoner, studenter, forskere, potensielle brukere, institusjonsledere og Kunnskapsdepartementet. Virkemidler Forståelig og tydelig språk i all informasjon Kundekontakt etter fastlagt plan Bidra til samarbeid med brukerinstitusjonene for å synliggjøre BIBSYS som bibliotekets ressurs overfor studentene og forskerne. Relevant informasjon direkte til mottaker pr. epost til riktig tid Brukerstøtte /support med oppdaterte støttesystemer. Bevisstgjøre og trene lederne i organisasjonen på ekstern kommunikasjon. Utgivelse av informasjonsbladet BIBSYS nytt tre ganger i året Informasjon i fagblader, skrevet både av interne og av eksterne fagfolk. Planlagt deltakelse på faglige arrangement: vi vil delta både som utstiller og deltaker for å fremme dialogen med våre brukere og andre sentrale aktører innen sektoren. BIBSYS nettsted vil være den foretrukne informasjonskanal, og tiltak settes i verk for å bevisstgjøre dette ytterligere blant våre brukere. Besøk på nettstedet blir overvåket og målt, og gir grunnlag for stadige utbedringer. Tilstedeværelse i sosiale medier (Facebook, Twitter, brukerforum på hjemmesidene og lignende) med informasjon og dialog om aktiviteten i BIBSYS Brukerundersøkelser vil gjennomføres for å gi et bilde av brukertilfredshet. Dette vil bli benyttet i prosessen med å vurdere mulige forbedringstiltak. For større prosjekter vil BIBSYS utarbeide egne kommunikasjonsplaner All profilering utad skal skje ved hjelp av BIBSYS logo, fargepalett, mønster og skrifttyper. Alle brev og dokumenter som sendes fra BIBSYS skal følge de maler som er fastlagt i profil. Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å styrke forholdet mellom BIBSYS, universitets- og høyskolesektoren og Nasjonalbiblioteket, samt andre interessenter.
/ Intern kommunikasjon Mål En mer tydelig intern ansvarsfordeling skal bidra til større engasjement og stolthet blant våre medarbeidere Målgrupper Hovedmålgruppen for intern informasjon er alle medarbeidere i BIBSYS. Virkemidler Forbedret intern informasjon skal styrke medarbeidernes rolle som BIBSYS ansikt utad i kontakt med våre brukere. BIBSYS vil jobbe for en bevisstgjøring av hver enkelt medarbeiders rolle i betydningen for BIBSYS omdømme. Jevnlig, relevant og god intern informasjon skal bidra til at medarbeiderne trekker sammen mot felles mål, delaktighet og fellesskap. Skape arena og kultur for god informasjonsutveksling som sikrer en bevisstgjøring rundt formål og oppgaver, og skaper trivsel og motivasjon blant medarbeiderne. Bevisstgjøre og trene lederne i organisasjonen på intern kommunikasjon. Intranett skal sikre at informasjon blir raskt og enkelt tilgjengelig for alle medarbeidere. BIBSYS fagseminarer skal bidra til faglig utvikling og bevisstgjøre medarbeidere på sin rolle både overfor våre samarbeidspartnere og i internt samarbeid. Møter i Lokalt Samarbeidsutvalg skal avholdes etter fastlagt plan for å opprettholde et godt samarbeid med de tillitsvalgte i organisasjonen. CRM, Customer Relationship Management, brukes for effektiv og oversiktlig kontakt med brukerinstitusjonene. Bevisst plan for kompetansebygging blant medarbeidere: vi ønsker å opprettholde høy kompetanse på våre medarbeidere og vil sørge for aktiv deltagelse både på interne og eksterne arrangement. Kompetansenivåer kartlegges og fremtidige behov avdekkes kontinuerlig i forbindelse med medarbeidersamtaler. Kontinuerlig evaluering av arbeidsprosesser og rutiner for gjennomføring av tiltak for forbedring. Plan for intern kommunikasjon skal implementeres i arbeidsplanen for 2011.