Innbydelse til Åpen anbudskonkurranse Elektriske artikler til bolig og institusjon SENTRALADMINISTRASJONEN Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon 67 93 40 00, Faks: 67 98 98 03, Org.nr.: 842 566 142 (mva) postmottak@lorenskog.kommune.no, www.lorenskog.kommune.no
Innholdsfortegnelse 1 OM OPPDRAGSGIVER... 3 1.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 3 2 ANSKAFFELSEN... 3 2.1 OMFANG... 3 2.2 AVTALEBESTEMMELSER... 3 3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 3.1 KUNNGJØRING AV ANSKAFFELSEN... 4 3.1.1 Eventuelle uklarheter... 4 3.1.2 Tilleggsopplysninger... 4 3.2 TILBUDSBEFARING... 4 3.3 TILBUDSKONFERANSE... 4 3.4 OFFENTLIGHET... 4 4 KRAV TIL TILBYDEREN... 5 4.1 LOVPÅLAGTE, OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV... 5 4.2 ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 5 4.3 ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET... 5 4.4 TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER:... 5 4.5 MILJØKRAV... 5 5 KRAV TIL TILBUDET... 6 5.1 TILBUDETS UTFORMING... 6 5.2 TILBUDSDISPOSISJON... 6 5.3 INNLEVERING AV TILBUDET... 6 5.4 TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST... 6 5.5 FORBEHOLD... 7 5.6 ALTERNATIVE TILBUD... 7 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSE... 7 6.1 GENERELT... 7 6.2 TILDELINGSKRITERIER... 7 6.2.1 Totalkostnad... 7 6.2.2 Kvalitet, service og evne til å betjene kunden... 8 6.2.3 Miljø... 8 7 VEDLEGG... 8 Side 2 av 8
1 Om Oppdragsgiver Lørenskog kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, har i overkant av 34 000 innbyggere og i overkant av 2 100 ansatte. Totalt er det over 20 000 arbeidsplasser i kommunen. Akershus universitetssykehus er den største arbeidsgiveren med over 8300 ansatte. Lørenskog har sterke fagmiljøer innen medisin, logistikk og handel, og har spesielt mange ansatte innen helse- og sosial. Lørenskog har den høyeste arbeidsmarkedsintegrasjonen av kommunene i det svært sammenvevde arbeidsmarkedet i Akershus og er nr. to på landsbasis. Les mer om Lørenskog kommune på: www.lorenskog.kommune.no. 1.1 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Lørenskog kommune Enhet: Sentraladministrasjonen Kontaktperson: Marit Solfjeld E-post: anskaffelse@lorenskog.kommune.no Telefon nr.: 67 93 40 00 Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anskaffelseskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 2 Anskaffelsen Oppdragsgiver innbyr til konkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale på kjøp av elektriske artikler til bolig og institusjon, til bruk for kommunens virksomheter og foretak. Oppdragsgiver har til hensikt å inngå en avtale med en eller to Leverandører. Dersom tilbyder oppdager at det i dette konkurransegrunnlag er feil og/eller viktige momenter som er uteglemt for at anskaffelsen skal kunne fungere etter intensjonene, er det tilbyders ansvar å påpeke dette i tilbudet 2.1 Omfang Avtalen omfatter inngåelse av rammeavtale på levering av elektriske artikler som nevnt nedenfor. Det økonomiske omfanget er anslått til å være på mellom 2 og 5 mill. NOK i en 4 års periode. Beløpet baserer seg på estimert forbruk. Anskaffelsens omfang er delt inn i seks områder: Område 1. Hvitevarer Område 2. Hvitevarer til storhusholdning Område 3. Brunevarer Område 4. Småelektrisk Område 5. Småelektrisk til storhusholdning Område 6. Fasttelefoni (ekskl. IP-telefoni) Det er anledning til å inngi tilbud innenfor ett, flere eller alle områder. Tilbyderne kan selv velge hvilket område det er ønskelig å inngi tilbud på. Det skal tydelig framkomme i tilbudet hvilke deler det inngis tilbud på. 2.2 Avtalebestemmelser Anskaffelsen vil bli regulert av avtalebestemmelser i vedlagte avtalevilkår, jf. ets vedlegg 1. Bindende avtale anses ikke inngått før den er undertegnet av begge parter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå en foreløpig avtale med utvalgt(e) tilbyder(e). Side 3 av 8
3 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen følger prosedyren Åpen anbudskonkurranse og gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser, blant annet forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). 3.1 Kunngjøring av anskaffelsen Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN. Alle dokumenter knyttet til denne anskaffelsen er lagt ut på DOFFIN. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. NB! For å få tilsendt slike rettelser, suppleringer eller endringer MÅ tilbyder ha registrert sin interesse på www.doffin.no. 3.1.1 Eventuelle uklarheter Tilbyder plikter, i god tid før tilbud inngis, å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarheter før endelig tilbud inngis. Dersom tilbyder ikke melder fra om uklarheter, eller dersom tilbyder ikke oppdager uklarheter som burde vært avdekket ved en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget, har tilbyder ansvar for eventuell tolkningstvil. 3.1.2 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger skal merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse 14/575", og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3.2 Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring. 3.3 Tilbudskonferanse Tilbydermøte/konferanse vil kun bli avholdt dersom noen tilbydere legger frem ønske om dette. Spørsmål skal være Oppdragsgiver i hende i hende senest 48 timer før tilbudskonferansen. Spørsmål skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avholde slike møter med én og én. Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte tilbyder. 3.4 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) samt lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 17. oktober 2008 gitt i medhold av offenleglova og forvaltningsloven. Oppdragsgiver vil unnta offentlighet anskaffelsesprotokollen og alle mottatte tilbud i sin helhet, fram til valg er gjort jf. offentleglova 23, 3. ledd. Det bes opplyst om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte i tilbudet. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne til å levere et tilbudssett som er sladdet for taushetsbelagt informasjon. Side 4 av 8
4 Krav til tilbyderen Mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskrav kan medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. 4.1 Lovpålagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 1: ; Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 4.2 Organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 2: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør og/eller underleverandør er etablert. Oversikt over foretakets antall faste ansatte og antall ledere de siste årene. 4.3 Økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 3: Det kreves god soliditet, kredittrating minimum A (D&B) eller tilsvarende. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Erklæring om foretaket omsetning de siste to årene med relevans til denne avtalen. Der leverandøren har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 4: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Krav 5: Det kreves god gjennomføringsevne Foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert tidspunkt og mottaker (gjelder vare- og tjeneste kontrakter). Beskrivelser og/eller prospekter av produktene som skal leveres mottaker. Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy. 4.5 Miljøkrav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 6: Det kreves at Tilbyder er medlem av returordning for avfall. Grønt Punkt eller tilsvarende ordning. Bekreftelse på at Tilbyder er medlem av returordninger, bevis eller beskrivelse av ordningene og hvilke produkter som er resirkulerbare. Side 5 av 8
5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudets utforming Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet. Eventuelle tilleggsopplysninger, forbehold, evt alternative utførelser med priser skal fremkomme av tilbudsbrevet. Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til prisutfyllingsskjema gitt i vedlegg 2. 5.2 Tilbudsdisposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den kapitteldisposisjon som følger under. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses. Struktur på tilbud: Flik 1. Skjema for kontaktdata, Egenerklæring etisk handel Flik 2. Tilbudsbrev Flik 3. Besvart prisutfyllingsskjema gitt i vedlegg 2a Flik 4. Kravspesifikasjonen (vedlegg 2) som skal være elektronisk besvart, event. med ytterligere beskrivelse Flik 5. Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner i henhold til de krav som fremkommer i kapittel 4. 5.3 Innlevering av tilbudet Tilbudet skal leveres i en (1) original og tre (3) kopiervennlige eksemplar. I tillegg skal det leveres en (1) komplett elektronisk versjon av tilbudet i PDF format (helst i én fil). Ved avvik mellom eksemplarene er det den elektroniske versjonen i PDF-format som gjelder. Tilbudsteksten samt vedleggene til konkurransegrunnlaget (jf. kap. 0), som skal fylles ut av tilbyder, skal i tillegg vedlegges i elektronisk versjon i MS Word og/eller MS Excel-format. Eventuell prisliste skal kun vedlegges i elektronisk versjon. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Tilbud - Anskaffelse 14/575 v/marit Solfjeld" Tilbudet leveres direkte til leveringsadressen nedenfor, eller sendes med post men kan ikke avgis pr epost, telefaks el.l. Postadresse er: Leveringsadresse er: Lørenskog kommune Lørenskog kommune Enhet: Sentraladministrasjonen Enhet: Sentraladministrasjonen Adresse: Postboks 304 Adresse: Hasselveien 6 Adresse: 1471 Lørenskog Adresse: 1470 Lørenskog 5.4 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Siste frist for innlevering av tilbud er mandag 31.3.2014 kl. 12.00. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf pkt 5.3, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyders ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderen er bundet av tilbudet til 1.6.2014. Side 6 av 8
5.5 Forbehold Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget med vedlegg skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. 5.6 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. Dette hindrer ikke tilbydere å gi tilbud på flere forskjellige løsninger dersom det tilfredsstiller krav gitt i dette konkurransegrunnlag (parallelle tilbud). 6 Avgjørelse av konkurranse 6.1 Generelt Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp og tilbyder har ikke rett til å være til stede. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Oppdragsgiver tar ved denne anskaffelsen forbehold om budsjettmessig dekning og/eller godkjenning fra politisk hold før inngåelse av avtale. 6.2 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget med vedlegg vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Kriteriene for tildeling av avtalen, gitt med vekting, er som følger: Tildelingskriterier Kommentar Vekt Totalkostnad Se punkt. 6.2.1 50% Kvalitet, service og evne til å betjene kunden Se punkt. 6.2.2 30% Miljø Se punkt. 6.2.3 20% Det vil bli gitt score fra 1 til 6 der den beste i hvert kriterium får score 6. Det kreves at tilbyder dokumenterer/kommenterer alle ovennevnte kriterier. 6.2.1 Totalkostnad Totalkostnad beregnes ut fra totalprisen som framkommer i prisutfyllingsskjemaet, hvert område blir evaluert for seg. For område 3, der det kan gis tilbud på flere alternativer vil priser for sammenlignbare produkter bli evaluert. Det benyttes lineær metode og matematisk formel er som følger: Score = 6 6 x (Pe-Pb)/Pb Der Pe er den prisen som evalueres og Pb er den laveste prisen. Side 7 av 8
6.2.2 Kvalitet, service og evne til å betjene kunden Dette kriteriet måles ut fra følgende: 1. Produktkvalitet bedømt ut fra innsendte produktbeskrivelser og brosjyrer (på norsk). 2. Beskrivelse av prosessen fra bestilling til leveranse. 3. Beskrivelse av prosessen for å håndtere klager og/eller retur av varer. 4. Brukerveiledning levering av den og innholdet i den. 5. Oppgitte garantitid og garantibestemmelser. 6. Tilbyderens serviceapparatet tilgjengelighet, responstid og reparasjonstid. Tilbyder må påse at nødvendig dokumentasjon for å vurdere punktene ovenfor er med i tilbudet. Dersom informasjon mangler kan det medføre at det blir gitt laveste score for dette punktet. 6.2.3 Miljø Dette kriteriet måles ut fra følgende: 1. Tilbyderens dokumentering av at produktene er blant de minst belastende for miljøet i sin produktgruppe. 2. Produktenes strømforbruk, støynivå, vannforbruk, materialtype og reparasjonsmulighet (kontra nykjøp). 3. Tilbyderens returordning og gjenvinning for både emballasje og kasserte produkter. 4. I hvilken grad miljøinformasjon framgår av bruksanvisningene. Tilbyder må påse at nødvendig dokumentasjon for å vurdere punktene ovenfor er med i tilbudet. Dersom informasjon mangler kan det medføre at det blir gitt laveste score for dette punktet. 7 Vedlegg Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1. Rammeavtalen med Alminnelige innkjøpsvilkår, Kjøp av varer Vedlegg 2. Kravspesifikasjon med prisbestemmelser og Prisutfyllingsskjema Vedlegg 3. Egenerklæring om etisk handel Vedlegg 4. Skjema for kontaktdata Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller filene ikke kan leses slik de skal, er det tilbyderens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. Side 8 av 8