Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Tilleggsinnkalling Saksliste nr: 5/16 Møtested: Møterom Larvik Romberggt. 4 Møtedato: 30.06.2016 Tidspunkt: Kl 09:00-10:00 Forfall meldes på telefon 33 17 16 21 til sekretariatet, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Forfallsgrunn må oppgis. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Til behandling: Sak nr. Sakstittel 014/16 Midlertidig prosjektkoordinator for sammenslåing av Lardal - Larvik kommuner. Larvik den 27. juni 2016 Knut Olav Omholt Ordfører Lardal Lise Dybdahl Sekretær 1
2
ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE - 002 Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 014/16 Partssammensatt utvalg Larvik 30.06.2016 - Lardal Fellesnemnda Lardal og Larvik MIDLERTIDIG PROSJEKTKOORDINATOR FOR SAMMENSLÅING AV LARDAL - LARVIK KOMMUNER. RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Rådmennene gis fullmakt til å engasjere en midlertidig prosjektkoordinator for sammenslåingsprosjektet mellom Lardal og Larvik kommuner i tiden fram til prosjektleder/ny rådmann i ny kommune er ansatt. 2. Prosjektleder/ny rådmann får fullmakt til evt forlengelse eller avslutning av engasjementet. SAKSBEHANDLER: Stabssjef Vilhelm Einen SAMMENDRAG: I denne saken bes fellesnemnda ta stilling til om det skal engasjeres en midlertidig prosjektkoordinator for sammenslåingsprosessen mellom Lardal og Larvik kommuner. Rådmennene er opptatt av at det administrative arbeidet med sammenslåing fra nå av blir koordinert og planlagt slik at fellesnemnda kan ha trygghet for at prosessen blir mest mulig effektiv og at sentrale oppgaver blir løst på en god måte. Det foreslås derfor å engasjere en midlertidig prosjektkoordinator fram til stillingen som prosjektleder/rådmann i ny kommune er besatt. HANDLINGSROM: Inndelingsloven Kommuneloven Relevant avtaleverk for kommunalt ansatte Felles politisk plattform for sammenslått kommune Lardal Larvik. FAKTISKE OPPLYSNINGER: Det synes nå klart at fellesnemnda står framfor en rekrutteringsprosess til stilling som 3
prosjektleder / ny rådmann. Erfaringsmessig kan en slik prosess ta mellom 3 6 måneder. Det er allerede satt i gang en rekke aktiviteter i kommunereformarbeidet i de to kommunene. Dette krever administrativ oppfølging, kapasitet og koordinering. Fellesnemda har så langt godkjent at følgende administrative oppgaver settes i gang: Kartleggeing av IT-løsninger, avtaler og eierskap. Kartlegging av HR-relaterte oppgaver Igangsetting av arbeid fram mot ny matrikkel Informasjonsaktiviteter i hht vedtatt kommunkasjonsplan I tillegg er følgende oppgaver politisk ledet: Prosess for nytt kommunevåpen og ordførerkjede Rekruttering av prosjektleder/ny rådmann. Kommunestyrene har i tillegg vedtatt at det skal samarbeides administrativt om disse planprosessene: Felles planstrategi Felles overordna ROS-analyse for kommunene Kulturplan Klima- og energiplan Integreringsplan Utover dette er det det en rekke administrative oppgaver som det nå bør gripes fatt i for å komme i mål med sammenslåingsprosessen til 1.1.18. Det nevnes blant annet: Utarbeide forslag til foreløpig budsjett og framdriftsplan for sammenslåingsprosessen inntil prosjektleder/ ny rådmann er på plass. Følge opp og rapportere på igangsatte prosesser, samt gi disse videre framdrift. Koordinering av igangsatt felles planleggingsarbeid Initiere nye nødvendige oppgaver og sørge for at disse får forsvarlig framdrift og ressurser tildelt. Saksforberedelse for fellsnemnda ØKONOMISKE KONSEKVENSER: Det legges i denne saken opp til at rådmennene i fellesskap får fullmakt til å engasjere en prosjektkoordinator som skal bidra til at sammenslåingsprosessen mellom de to kommunene går som forutsatt inntil prosjektleder /ny rådmann er ansatt. Rådmennene gis fullmakt til å ansette midlertidig i inntil full stilling. Lønnskostnadene forutsettes dekt av mottatt engangstilskudd til kommunereformen. ALTERNATIVE LØSNINGER: Det engasjeres ikke midlertidig prosjektkoordinator. VURDERINGER OG KONSEKVENSER: Slik det nå ser ut kan det ta tid å rekruttere prosjektleder/ ny rådmann til ny kommune. En kan påregne et sted mellom 3 og 6 måneder før vedkommende er ansatt. Rådmennene er derfor opptatt av at det administrative arbeidet med kommunereformen får nødvendig framdrift og kapasitet for å få alt på plass til ny kommune skal være operativ fra 01.01.2018. En legger til grunn at det også vil være behov for saksforberedelse for fellesnemnda 4
framover. I påvente av at prosjektleder/ ny rådmann er på plass anbefales det derfor å engasjere en midlertidig prosjektkoordinator. Rådmennene vurderer det i utgangspunktet som hensiktsmessig å engasjere internt fra en av de to organisasjonene da det vil kreves god kjennskap til etablerte system og rutiner internt for å kunne arbeide effektivt fra begynnelsen. Begge administrasjonene er presset på ressurser og det vil derfor være nødvendig å få tilført midler for å få løst de løpende oppgavene som må gjøres uavhengig av kommunesammenslåingen dersom det blir internt engasjert prosjektkoordinator. En ser det som svært viktig at kommunereformarbeidet i Lardal og Larvik følger en planlagt framdrift og at det blir utarbeidet en framdriftsplan der oppgaver (delprosjekt) blir identifisert og tildelt tilstrekkelige ressurser. Det legges derfor opp til at en evt prosjektkoordinator utarbeider et foreløpig budsjett for arbeidet med kommunereformen som legges fram for politisk behandling i fellesnemnda tidlig på høsten 2016. Det anbefales at prosjektleder/ny rådmann når denne er på plass får fullmakt til evt forlengelse eller avslutning av engasjementet. KONSEKVENSER FOR DEN NYE KOMMUNEN: En godt planlagt og gjennomført sammenslåingsprosess vil være en opplagt suksessfaktor for den nye kommunen. 5