RISØR KOMMUNE Virksomhetsplan 2015 NAV Visjon; Vi gir mennesker muligheter Versjon 1.7 Vi skal vokse - gjennom Kunnskap, Regional utvikling og Attraktivitet
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 2 1) HOVEDMÅLSETTING, SATSINGSOMRÅDER OG MÅL... 4 2) RISØR KOMMUNES VERDIER... 6 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE... 6 3) ANSVARSOMRÅDE OG ORGANISERING... 7 3.1 ANSVARSOMRÅDE... 7 3.2 ORGANISERING... 7 4) ENHETENS ARBEID MED TILTAK I 2015... 8 4.1 KUNNSKAP... 8 4.1.1 Vi skal ha skoleresultater over landsgjennomsnittet... 8 4.1.2 Vi skal utvikle talenter innen kunst, kultur og idrett... 8 4.2 REGIONAL UTVIKLING... 8 4.2.1 Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet... 8 4.2.2 Vi skal bidra aktivt i utvikling av regionen... 8 4.3 ATTRAKTIVITET... 9 4.3.1 Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut... 9 4.3.2 Vi skal ha mer besøk... 9 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING... 9 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR..... 9 4.6 KLIMA OG MILJØ...9 5) ENHETENS ANSVAR I BUDSJETTVEDTAKET... 11 6) TJENESTEPRODUKSJON... 12 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE... 12 6.1.1 Sosial... 12 6.1.2 Flyktning... 14 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET... 15 6.2.1 Resultat av siste brukerundersøkelse... 15 6.2.2 Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse... 15 6.2.3 Status og mål for indikatorer i kommuneplanen... 15 6.2.4 Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA Sosialtjenesten... 15 6.2.5 Status på andre indikatorer... 16 6.3 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET... 16 6.3.1 Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet... 16 6.3.2 Vurdering av avviksrapportering siste år... 17 6.3.3 Tiltak for å redusere avvik... 17 7) ORGANISASJONSUTVIKLING: ENHETENS UTVIKLINGSARBEID... 18 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR... 18 7.1.1 Satse på ledere... 18 7.1.2 Utvikle en lærende organisasjon... 18 7.1.3 Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner... 18 7.1.4 Likestillingstiltak... 18 7.2 SAMARBEID MED ANDRE... 18 7.2.1 Internt i Risør kommune... 18 7.2.2 Eksternt med andre kommuner eller nettverk... 19 7.2.3 Samarbeid med frivillig sektor... 19 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE... 19 7.3.1 Siste medarbeiderundersøkelser... 19 7.3.2 Enhetsleders kommentar... 20 7.3.3 Tiltak som følge av siste undersøkelse... 20 7.4 INTERNKONTROLL: HMS... 20 7.4.1 Kommunens mål for HMS-arbeidet... 20 7.4.2 Vurdering av avviksrapportering... 20
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 3 7.4.3 Tiltak for å redusere avvik... 20 7.4.4 Forebygge og håndtere uønskede hendelser... 20 8) ØKONOMISKE RAMMER OG FORUTSETNINGER... 21 9) SAMLET VURDERING AV ENHETENS UTFORDRINGER... 22 9.1 ARBEIDSMARKEDET... 22 9.2 BEHOV FOR SAMHANDLINGSTILTAK... 22 9.3 BOSETTING AV FLYKTNINGER... 22 9.4 BREDDE, KOMPLEKSITET I RESSURSTILGANG INTERNT OG EKSTERNT... 22 9.5 SAMLET VURDERING... 22
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 4 1) Hovedmålsetting, satsingsområder og mål - Vi skal ha skoleresultater over landsgjennomsnittet - Vi skal utvikle talenter innen kunst, kultur og idrett Vi skal vokse gjennom - Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet - Vi skal delta aktivt i utvikling av regionen - Vi skal være en kommune hvor flere flytter inn enn ut - Vi skal ha mer besøk Hovedmålet Vi skal vokse er kommunens overordnede mål som alle andre mål skal peke mot. Satsingsområdene kunnskap, regional utvikling og attraktivitet er områder hvor kommunen ønsker å ha spesiell fokus i kommuneplanperioden for å nå hovedmålet om å vokse. Innenfor hvert satsingsområde er det satt to mål. Folkehelse og levekår, klima og miljø er gjennomgripende tema i hele kommuneplanen, og skal være det for all vår virksomhet. Mål- og disponeringsbrev gir de overordnede føringer for NAV kontorets virksomhet, og skal legges til grunn for virksomhetsplanleggingen 2015. Det vises også til «kommunebrevet» som gir føringer for arbeidet, samt virksomhetsplanen til NAV Aust- Agder, Risør kommunes kommuneplan og budsjettrammer. I tillegg skal vi oppfylle krav til produksjon og tjenestekvalitet som er nedfelt i lover, forskrifter og rundskriv mv. uavhengig av om disse er omtalt i styringsdokumentene eller ikke.
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 5 Styringsdokumentene tar utgangspunkt i hovedmål og delmål for NAV. NAVs virksomhetsstrategi frem mot 2020 ligger til grunn for vår satsning; Arbeid først Pålitelig forvaltning Aktive brukere Kunnskapsrik samfunnsaktør Løsningsdyktig organisasjon Veilederne skal til en hver tid være faglig oppdatert ved å delta på kompetansehevende tiltak. Det vises til NAV Aust-Agders og NAV Risørs årlige kompetanseplaner, samt den enkeltes utviklingsplan. Dette for å sikre at brukerne møter veiledere med god og oppdatert fagkompetanse. NAV Risør har implementert og tatt i bruk STANDARD FOR ARBEIDSRETTET BRUKEROPPFØLGING
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 6 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE Dette skal være temaer på allmøter, i tiltakssetting på bakgrunn av funn i gjennomført medarbeiderundersøkelser, i medarbeidersamtaler og skal være med oss i våre møter med brukerne. Kontoret skal i løpet av 2015 implementere ny veilederplattform utviklet av arbeids- og velferdsetaten.
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 7 3) Ansvarsområde og organisering 3.1 ANSVARSOMRÅDE Sosial 6 årsverk Flyktning 3 årsverk 3.2 ORGANISERING Alle ansatte i NAV Risør er organisert med felles kontor og leder. De kommunalt ansatte er underlagt kommunalsjef for helse og omsorg. NAV leders stilling (Statlig ansettelsesforhold, men 50 % av lønn faktureres kommunen) er ikke medregnet. Kommunalsjef helse og omsorg Stab: Kommuneoverlege Helse Fagansvarlig helsestasjon xx årsverk NAV med flyktning- og sosialkontortjenester NAV leder Barneverntjeneste Barnevernleder xx årsverk Enhet for habilitering Enhetsleder xx årsverk Enhet for omsorg Enhetsleder xx årsverk 9 årsverk
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 8 4) Enhetens arbeid med tiltak i 2015 4.1 KUNNSKAP 4.1.1 Vi skal ha skoleresultater over landsgjennomsnittet Fra Tiltaksplanen for å bedre levekår for barn og unge i kommunen har NAV ansvar for tiltak som indirekte kan påvirke dette målet. Vi har kontakt med foreldrene i familien og de er viktige aktører ift barnas skoleresultater. Utvikle og ta i bruk kartleggingsskjema for å avklare brukers familiesituasjon på et tidlig tidspunkt. Vi skal kartlegge barnas helhetlige livssituasjon og behov. Barnas behov for klær og sko til daglig bruk og i fritidsaktiviteter, for datautstyr og annet utstyr som er relevant. Familiefokus på deltakere i kvalifiserings- og introduksjonsprogram som har barn. Samling med familiefokus for tjenesteutøvere involvert i arbeid med barn og unge (NAV, Barnevern, Helsestasjon, skole m.fl). 2 ganger/år. I tillegg vil vi kunne styrke foreldrerollen til flyktningene som bosettes i kommunen ved å ta i bruk ICDP-foreldreveiledningsprogram, dette gjøres fra høst 2014. 4.1.2 Vi skal utvikle talenter innen kunst, kultur og idrett Dersom vi igjennom kartleggingen avdekker manglende muligheter til å delta på fritidsaktiviteter vil vi kunne innvilge stønad til dette, hjemlet i Lov om sosiale tjenester. NAV-kontoret har praksis for at alle skal kunne delta på en fritidsaktivitet. 4.2 REGIONAL UTVIKLING 4.2.1 Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet NAV Aust-Agder har delt fylket inn i fire tjenesteområder. NAV Tvedestrand, NAV Vegårshei, NAV Gjerstad og Nav Risør inngår i Tjenesteområde Øst, hvor NAV Risør er ressurskontor. Dette gjelder i hovedsak arbeidet i forbindelse med arbeidsmarkedstiltakene og markedsarbeid. Vi har tett samarbeid med og følger opp arbeidsmarkedsbedriftene Durapart og Lisand, tjenestene som leveres er under stadig utvikling og forbedring. NAV Risør er med i Regionalt næringsteam for kommunene Risør, Gjerstad, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli. NAV Risør har og skal fortsatt bidra inn i Sørlandsporten Teknologiske nettverk i samarbeid med NAV Aust-Agder. Risør bystyre fattet vedtak i oktober 2014 om å inngå i «Ressurssenter gjeldsrådgivning" med Arendal som vertskommune. 4.2.2 Vi skal bidra aktivt i utvikling av regionen NAV forsterket fokus på dette markedsarbeidet i 2014 med tett og god dialog med arbeidslivet og vil fortsette med dette i 2015. Kontoret har ansatt egen rekrutteringskontakt som skal bistå arbeidsgivere ved bemanningsbehov. Det skal arrangeres tre «Jobbsjansen» i 2015, NAV Risør er med i dette arbeidet. Jobbsjansen er en messe som finner sted i Arendal, hvor arbeidsgivere og arbeidssøkere møtes. Jobbsjansen er en gratis og lokal møtearena hvor arbeidsgivere har stand med
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 9 egen promotering og får muligheten til å møte arbeidssøkere til speed-intervjuer og presentasjon av sin bedrift. I 2014 ble tre messer avholdt med stort besøkstall og flere har i ettertid fått arbeid og stiftet nye bekjentskaper med arbeidsgivere. 4.3 ATTRAKTIVITET 4.3.1 Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut NAV Risør er og skal være en viktig samfunnsaktør og vi har god markedskontakt. Vi tilbyr våre tjenester både ved omstilling, nedbemanning og rekruttering. www.nav.no er en stillings- og kandidatbase som dekker hele landet og her kan arbeidsgivere og arbeidssøkere finne hverandre, vi tilbyr innføring i selvbetjeningsløsningene ved behov. NAV-kontoret har en god dialog med kommunens næringssjef, men dette samarbeidet bør prioriteres høyere i 2015. Kommunale utleieboliger (T) punkt 6.5.4 i HP/ØP 2015-2018 I samarbeid med Rådmannen (hovedansvar) og øvrige involverte enheter, NAV leder er representant i Bolig Koordinerende Enhet, samt i boligutvalget. 4.3.2 Vi skal ha mer besøk NAV bistår reiselivsnæringen når det er behov for arbeidskraft, her har NAV Eures en viktig rolle og samarbeidet med lokalt næringsliv skal fortsette og videreutvikles i 2015. 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING Tiltakskoordinator (U) punkt 6.8.11 i HP/ØP 2015-2018 I tråd med «Tiltaksplan for bedre levekår blant barn og unge» er stilling som tiltakskoordinator nå lagt inn i driftsbudsjettet på permanent basis med en stillingsstørrele på 50%. Kontoret ønsker primært og på sikt en 100 % stilling som tiltakskoordinator og dette fremkommer i HP, men det er ikke funnet rom for det i budsjettet for 2015. Beskrivelse av stillingens se pkt om oppfølging av ungdom < 25 år. 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR Enheten har fått delegert ansvar for oppfølging av Tiltaksplan for bedre levekår for barn og unge i Risør kommune, Helse og Omsorgskomiteen skal orienteres 1 gang årlig. 4.6 KLIMA OG MILJLØ Rullering av Klima og miljøplan er til vurdering i ny Planstrategi. Enheten bidrar med tiltak som samkjøring, påse at alle lys er slukket i bygget kveld/ natt, alle kontor har egen søppelbøtte for papir og egen for restsøppel. Vi bør bli bedre på å begrense bruk av papir / kopiering etc. Flyktningetjenesten er bevisst disse utfordringene i sin boveiledning til nybosatte.
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 10
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 11 5) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket Følgende vedtak gjort i bystyret legger føringer for enhetens arbeid: Kommuneplanen 2014 2025, vedtak september 2014 Bosetting av flyktninger i årene 2015, 2016 og 2017, vedtak oktober 2014 Boligutredningen 2014 Tiltaksplan for bedre levekår blant barn og unge, mars 2013 Interkommunalt ressurssenter gjeldsrådgivning, vedtak oktober 2014 Sosialhjelpssatser Risør kommune, vedtak desember 2014 BUDSJETT 2015 vedtatt av Risør bystyre 11.12.2014, politisk sak 151/14 1 k) Bemanningen i flyktningetjenesten (Nav) økes fra 2,6 til 3 stillinger, slik at det blir mer ressurser til å følge opp flyktninger ut i skole- og arbeidsrettet aktivitet. Inndekning: Utgiftene til sosialhjelp reduseres med 250 000 kr. Se videre kommentarer til budsjett for 2015 i kapittel 8.
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 12 6) Tjenesteproduksjon 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE Lov om sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen danner grunnlag for vårt arbeid. Vi vil ha lovens formål i fokus; bedre levekårene for vanskeligstilte, bidra til økonomisk trygghet, mulighet til å leve og bo selvstendig, fremme overgang til arbeid, sosial inkludering og aktiv deltagelse i arbeidslivet, familieperspektivet, likeverd og likestille og forebygge sosiale problemer. Vi vil i 2015 prioritere fortsatt samarbeid med psykisk helse, barnevern og helsestasjonen, samt samarbeide med aktuelle leverandører om å utvikle kommunale lavterskeltiltak i større grad. Dette må sees i lys av mulig vilkår om aktivitetsplikt for å få innvilget økonomisk sosialhjelp. Det har vært en økning av antall sosialklienter og antall langtidsmottakere, kontoret har også et stort antall flyktninger innenfor 5 års perioden pr sept. 2014 er dette 98 personer. Andelen sosialhjelpsmottakere er høyere enn gjennomsnittet i Aust-Agder og svakt økende i 2013. I 2013 mottok 66 personer med forsørgelsesplikt sosialhjelp, dvs 27 prosent av stønadsmottakerne. Dette er en svak reduksjon fra tidligere år. Kommunen har en høy andel som mottar sosialhjelp over lengre tid. 6.1.1 Sosial NAV har vært en viktig aktør i forbindelse med implementering av Tiltaksplan for bedre levekår blant barn og unge i Risør kommune. NAV har vært representert i den arbeidende prosjektgruppa. Videre har kontoret innarbeidet og utprøvd tiltak som f.eks. Ung-team, opprettelse av tiltakskoordinatorstilling og vært sentrale i familiefokus samlinger. Tiltaksplan for bedre levekår for barn og unge med sterk fokus på familieperspektivet skal følges opp av NAV i 2015. Kommunen har fått midler til evaluering fra Fylkesmannen på kr. 100 000,- og det er NAV som har ansvaret for gjennomføring av dette evalueringsprosjektet og dette arbeidet ferdigstilles i 2014. Anbefalt fokus er om midlene har bidratt til at tjenestene er samordnet med øvrig kommunale tjenester utenfor NAV kontoret. Rapporten vil gi anbefalinger om det videre arbeidet. Spesiell utfordring i NAV Risør er offensiv satsing rettet mot unge under 25 år. Videre skal det i ethvert vedtak som fattes med hjemmel i Lov om sosiale tjenester i NAV vektlegges at det sikrer en mulig overgang til arbeid, samt det skal være fokus på familieperspektivet dette betyr at barnas situasjon skal kartlegges. Vi skal i løpet av 2015 gjøre en særskilt innsats i avklaring av langtids sosialhjelpsmottakere og deres mulige rettigheter til varige folketrygdytelser.
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 13 Kvalifiseringsprogrammet Kvalifiseringsprogrammet er statens viktigste virkemiddel i fattigdomsbekjempelsen. NAV Risør planlegger at vi skal ha 10 deltagere i måneden i snitt i løpet av året. Viktig at vi sikrer at aktuelle brukere vurderes for KVP. Timing er viktig da denne tjenesten ytes kun en gang i livet. Arbeidsrettede tiltak i regi av Arbeids- og velferdsetaten vil utgjøre en vesentlig del av innholdet i kvalifiseringsprogrammet. Vi anser tiltaket Arbeid med Bistand som særskilt hensiktsmessig, samt eget AMO-kurs med bl.a. vekt på økonomisk rådgivning. Tett samarbeid med tiltakskoordinator for å skaffe kommunale tiltaksplasser, særlig til dem < 25 år, vil være en viktig suksessfaktor. Veilederne i oppfølgingsteamet, samt ung-team, har ansvar for sine deltagere. Konkrete grep: 1. Informasjon på storskjerm. 2. Jevnlig gjennomgang/vurdering av mottakere av sosialhjelp i saksbehandlermøte/kvp møtet. Notere i journal vurdering og konklusjon. 3. Jevnlig gjennomgang av brukere som er i ferd med å avslutte en lang dagpengeperiode, drøftingsmøtene fredag morgen. Vurdere opp mot KVP og gjøre notat i ARENA 4. Arbeidsevnevurdering skal gjøres før innvilgelse av program og programmet skal være arbeidsrettet. Tett oppfølging skal sikres, minimum hver tredje måned. Evalueringstidspunkt(ene) skal tydelig fremkomme i kvalifiseringsplanen. Oppfølging av brukere < 25 år Som en del av «Tiltaksplanen for å bedre levekår for barn og unge i Risør kommune» valgte kontoret i 2012 å etablere ung-team, hvor også tiltakskoordinatoren inngår. Dette fordi vi mener det er av avgjørende betydning å ha fokus på denne gruppen i vår oppfølging. De skal være prioritert gruppe i vår bruk av arbeidsmarkedstiltak og veiledning knyttet opp mot aktivitet/arbeid. Ung-team skal ha tett samarbeid med fylkets karrieresenter og oppfølgingstjeneste, målsettingen er å redusere antall drop-out og få flere til å velge videreutdanning. Tiltakskoordinatoren skal etablere og følge opp arbeidspraksisplasser i kommunen, de < 25 år er prioritert gruppe for disse plassene. Konkrete grep: 1. Videreutvikle ung team med to veiledere som følger opp alle brukere < 25 år 2. En veileder fra ung-team deltar i oppvekstforum (SLT) i Risør kommune 3. Månedlige møter med den fylkeskommunale oppfølgingstjenesten. 4. Gjennomføre oppfølging av ungdommene minimum hver tredje måned, med fokus på oppfyllelse av garantiordningene for ungdom og langtidsledige. Brukermedvirkning og arbeidsrettet aktivitet skal sikres. 5. Utarbeide aktivitetsplan i samarbeid med brukeren innen 1 måned. 6. En av veilederne i ung-team er med i arbeidsgruppe for Jobbstrategien NAV Aust-Agder 7. Gjennomføre bedriftsbesøk ved etablering av praksisplasser 8. Smartkurs (personlig økonomi) kan vurderes som en nødvendig og hensiktsmessig aktivitet for å øke den unges mulighet for overgang til arbeid.
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 14 9. En av veilederne i ung-team er ressursperson for de særskilte unntaksreglene for utdanning for unge <26 år. 10. Refleksjonsmøter sammen med Psykisk Helse siste tirsdagen i måneden. 6.1.2 Flyktning Risør kommune bosatte totalt 15 personer i 2014. I tråd med vedtak skal det bosettes 25 personer i årene 2015 2017, hvorav NAV ansvar for 20 personer da 5 er enslig mindreårige. Ved familiegjenforening på mer enn 5 skal vi gå i dialog med IMDi. Introduksjonsprogrammet Introduksjonsprogram skal tilbys nyankomne flyktninger mellom 18 og 55 år innen to år etter bosetting. Gjennomføring av programmet skal ha økt fokus på resultatoppnåelse: øke antall som er ute på språkpraksisplass for å sikre større overgang til arbeid eller ordinær utdanning. Risør kommune hadde tilsyn fra Fylkesmannen i 2013/14 og det ble avdekket avvik/lovbrudd. Deltagerne ble ikke tilbudt fullverdig program mht helårs- og fulltidsprogram. Dette avviket er nå rettet opp, NAV kjøper kurs fra både VIRK og Lisand. Miljøarbeid Satse på bedre kvalitet på miljøarbeid, boveiledning, økonomisk rådgivning/-opplæring og oppfølging av fritidsaktiviteter. Dette skal ha høy fokus videre inn i 2015 i tillegg til å videreutvikle et godt samarbeid med Bofellesskap for enslig mindreårige flyktninger. Vi ser at vi fortsatt ikke har nok kapasitet til å veilede og følge opp barnefamilier og dette er svært uheldig og lite gunstig på sikt, dette peker vi på også i budsjettprosessen. Derfor vil vi ta i bruk ICDP-veiledning (International Child Development Program) «Mamma og Pappa på bortebane» i samarbeid med Helsestasjonen og medarbeidere deltar nå på opplæring. Barnas situasjon må vies større oppmerksomhet og vi skal prioritere å følge dem inn i fritidsaktiviteter. Det er viktig at kommunen har et samordnet apparat for å skaffe boliger, høyere overgang fra å leie til å eie bør bestrebes. Det er derfor store forventinger til det arbeidet som Bolig Koordinerende enhet skal gjennomføre. Bosettingsarbeidet krever en god og samordnet innsats innad i kontoret og mot kommunens øvrige tjenester; skole, bolig, helse og miljøtiltak. Konkrete grep: 1. Programrådgiverne på VIRK annenhver torsdag for samtale med deltagerne 2. Programrådgiverne på VIRK hver tredje tirsdag for samtale med lærerne 3. Benytte kommunens 10 språkpraksisplasser 4. Miljøarbeid utføres ettermiddag-/kveld hver onsdag, samt andre kvelder etter meldt behov. 5. Opprette foreldregrupper for ICDP-veiledning.
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 15 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET 6.2.1 Resultat av siste brukerundersøkelse NAV gjennomførte brukerundersøkelse vår 2014. Undersøkelsen vil bare delvis berøre og fange opp NAV sin totale portefølje, men gir et bilde og et grunnlag for videre refleksjon. Det er relativt små endringer fra brukerundersøkelse foretatt i 2013. 6.2.2 Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse Brukerundersøkelse er jobbet med internt, både med hensyn til å si hvilke tendenser den viser og potensielle forbedringstiltak. Undersøkelsen er også oppe for gjennomgang med kontorets brukerutvalg. Brukerutvalget har 3 til 4 møter i året og består av brukerrepresentanter fra Mental Helse, Reumatikerforbundet, Blindeforbundet, Kreftforeningen, Norsk forbund for utviklingshemmede og Norges Handicap Forbund. Ingen særskilte tiltak iverksatt. 6.2.3 Status og mål for indikatorer i kommuneplanen Bosetting av flyktninger Som det fremgår av oversikten nedenfor, bosetter Risør kommune et høyere antall flyktninger enn det IMDi beregner at kommunen bør bosette ut fra folketallet. Status siste periode 2009 2010 2011 2012 2013 Antall bosatte 20 21 11 21 24 Bosatte enslige mindreårige (EMA) - 6 4 4 4 Kilde: IMDi. IMDi anmodet om bosetting av fem enslige mindreårige i 2013. En av de som ved bosetting ble regnet som enslig mindreårig fikk i ettertid avslått sin søknad om endring av fødselsdato. Derfor er totalantallet av bosatte enslige mindreårige i 2013 fire. Mål for perioden 2014 2015 2016 2017 2018 Antall bosatte 10 20 20 20 Bosatte enslige mindreårige 5 5 5 5 Målet for 2014 er justert ned, jamfør PS 77/14: Risør kommune sier seg villig til å bosette inntil 15 flyktninger i 2014, hvorav fem er enslige mindreårige. For årene 2015 2017 inntil 25 flyktninger, hvorav fem er enslige mindreårige. 6.2.4 Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA Sosialtjenesten 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Gjennomsnittlig stønadslengde mottakere 18-24 år 4,6 5 5,2 4,2 5,3 5,5 Gjennomsnittlig stønadslengde mottakere 25-66 år 5,5 4,7 5,4 4,8 5,1 5,1 Andelen sosialhjelpsmottakere 18-24 år, av innbyggerne 18-24 år Kilde: KOSTRA G. Sosialtjenesten - kvalitet I 2013 mottok 66 personer med forsørgelsesplikt sosialhjelp, dvs 27 prosent av stønadsmottakerne. Dette er en svak reduksjon fra tidligere år. Andelen sosialhjelpsmottakere er høyere enn gjennomsnittet i Aust-Agder og svakt økende i 2013. 10
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 16 6.2.5 Status på andre indikatorer Andel sosialhjelpsmottakere med stønad i 6 måneder eller mer. 2008 2009 2010 2011 2012 2013 40,3 (35) 34,8 (35) 43,8 (35) 33,8 (33) 40,6 (32,9) Gjennomsnittlig stønadslengde, antall måneder 5,2 4,7 5,3 4,6 5,1 5,2 Har kommunen i løpet av det siste året gjennomført en egen brukerundersøkelse 39 (33) 0 1 1 0 0 0 Antall kommuner som benytter statens veiledende retningslinjer som beregningsgrunnlag (som Risør) 373 382 395 405 398 406 Andel sosialhjelpsmottakere med koordinator for Individuell Plan (IP) : : : (4,4) : (4,1) Kilde: Tabell: 04687: Sosialtjenesten - nivå 3 (K). Snitt for landet uten Oslo i parentes Kommunen har en høy andel som mottar sosialhjelp over lengre tid. Kommunale boliger Det er en utfordring å jobbe målrettet med beboerne for å legge til rette for å gå fra leietil eieforhold. Økningen i antall boliger skyldes hovedsakelig flere boliger innenfor enhet for habiliteringstjenester, deriblant boliger til enslige mindreårige flyktninger. Det vil bli ytterligere økning med politisk vedtak om kjøp av to boliger til bosetting av flyktninger per år dersom en ikke samtidig selger en del av de nåværende boligene. Det vises til boligutredningen. : (3,4) 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Kommunalt disponerte boliger per 1000 innbyggere 21 (20) 22 (21) 23 (21) 26 (21) 27 (20) Andel kommunale boliger som er tilgjengelige 62 59 74 69 68 for rullestolbrukere (52) Kilde: KOSTRA Tabell: 06409: N. Bolig - kvalitet (K). Snitt for landet uten Oslo i parentes 6.3 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET 6.3.1 Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet 29 (21) 64 (48) Risør kommunes overordnete kvalitetsmål er tilfredse innbyggere, medarbeidere og politikere. Brukertilfredshet skal måles hvert andre år for alle tjenester som leveres av virksomheten. Alle virksomheter skal bruke risikoanalyser og sjekklister for å redusere risiko for uønskede hendelser (driftsfeil). Om feil, mangler eller avvik likevel skulle oppstå skal feilene rettes og logges, slik at feilstatistikken kan avdekke hvor virksomhetene har systemfeil (forbedringspotensiale). Virksomhetens ulike enheter skal bruke QM+ for å logge avvik og forbedringsforslag for å kunne få fram sammenlignbare og målbare data for den kvalitet som leveres. Ledermøter skal ha som fast punkt på dagsorden: "Kvalitetsrapport", med grafiske avviksoversikter, minimum to ganger årlig. I personalmøter skal ledelsen informere om status i kvalitetsregnskapet: avviksoversikt, trender og tiltak.
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 17 6.3.2 Vurdering av avviksrapportering siste år Fra avdelingene rapporteres det om et periodevis stort arbeidspress og nøktern bemanning. Målt i forhold til KOSTRA tall og andre normtall, varierer bemanningen i enheten fra middels til meget lav. Meldte avvik i 2014 har i hovedsak vært knyttet til truende situasjoner og adferd fra brukere av de kommunale tjenestene. Voksenopplæringen og NAV har hatt tilsyn på Introduksjonsprogrammet og avvik ble lukket juni 14. 6.3.3 Tiltak for å redusere avvik Opplæringsplan på kontoret Kollegaveiledning Vurdere å opprette saksbehandler B på utvalgte områder.
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 18 7) Organisasjonsutvikling: enhetens utviklingsarbeid 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR - med fokus på 2015. 7.1.1 Satse på ledere Nav-leder deltar på lederutviklingsprogram som gjennomføres fra statlig side, men får også tilbud om å delta på det som arrangeres fra kommunens side. Kontoret har to teamledere og det avtales egen utviklingsplan. Dersom det skal gjennomføres mellomleder opplæring i 2015 vil de få tilbud om å delta på dette. 7.1.2 Utvikle en lærende organisasjon Kontoret utarbeider en kompetanseplan hvert år og hver enkelt medarbeider avtaler utviklingsplan med leder i medarbeidersamtalen. Hver torsdag formiddag settes av til felles fagsamlinger, teammøter og fagmøter og kontoret har en utstrakt bruk av kollegaveiledning / «skulder-til-skulder-opplæring». Det er gjennomgående et høyt utdanningsnivå ved kontoret, alle de kommunalt ansatte har høyskoleutdanning. Det er flere ansatte med coaching og/eller veilederkompetanse, samt utdannelse innen flerkulturell forståelse, økonomi, ruskompetanse og innen psykisk helse. Det er et uttalt mål for enheten at alle medarbeidere med brukerkontakt Skal gjennomføre Motiverende Intervju. Det er viktig å videreføre kompetansearbeidet og kontoret utarbeider årlig kompetanseplan, planen for 2015 ferdigstilles i løpet av februar. Det er en relativt høy gjennomsnittsalder ved kontoret og flere medarbeidere vil gå av med pensjon de nærmeste årene. Vurdert behov for kompetanse som bør tilføres ved rekruttering er juridisk kompetanse, sosialfaglig kompetanse, samt arbeidsmarkedskompetanse. 7.1.3 Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Ikke satsning for NAV-kontoret kommende år. 7.1.4 Likestillingstiltak Fokus på dette i ansettelsesprosesser. 7.2 SAMARBEID MED ANDRE 7.2.1 Internt i Risør kommune Samarbeid mellom NAV-kontoret og kommunen øvrige tjenester sikres via avtalte møteplasser som; områdemøter, økonomioppfølgingsmøter, kvartalsvise møter med Psykisk Helse og barneverntjenesten og helsestasjonen og halvårlige ledermøter med
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 19 VIRK. Det gjennomføres Partnerskapsmøter hvert halvår hvor NAV direktør NAV Aust-Agder, rådmann, kommunalsjef og NAV-leder deltar. 5 er gruppa består av enhetsleder kvalifisering, rektor på voksenopplæringen, NAV leder, leder bosetting enslig mindreårige og programrådgiver. Fokus er strukturelle og prinsipielle saker knyttet til bosetting av flyktninger. Arbeidet i «5-er gruppa» (NAV, VIRK, Bofellesskapet for enslig mindreårige og enhetsleder) videreføres i 2015 for avklaring av samarbeid og organisering av flyktningarbeidet i kommunen. NAV-leder er fra 2014 fast representant i rådmannens ledergruppe (Nivå II, enhetsledere/rektorer), samt i Boligutvalget (som ledes av enhetsleder for omsorg) og i Koordinerende Enhet (KE) (som ledes av kommunalsjef). KE står sentralt når det gjelder å koordinere saker på systemnivå og individsaker som går ut over fag- og enhetsgrenser. Tverrfaglig samhandling overfor barn, unge og familier Det vises til samhandlingshåndboka Sammen på tvers. Det foreligger mange samarbeidsfora og samarbeidsrutiner som regulerer arbeidet i enheten og blant tjenester ellers i kommunen. Vi skal fortsatt arrangere dialogsamlinger hvert halvår, dette i tråd med Tiltaksplanen for bedre levekår blant barn og unge. Målgruppen for disse samlingene er medarbeidere som jobber med barn og unge i kommunen, samt ledelsen representert ved aktuelle enhetsledere. Temaene for 2015 er ikke endelig satt, men aktuelle kan være; Traumatiserte barn hvordan forstå og handle riktig Spillavhengighet Forskjellen på skolevegring og psykisk (u)helse 7.2.2 Eksternt med andre kommuner eller nettverk Se punkt 4.2.2 7.2.3 Samarbeid med frivillig sektor NAV inviterer til samarbeidsmøte en gang i halvåret, med Frelsesarmeen, Kiwanis og Sanitetsforeningen. 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 7.3.1 Siste medarbeiderundersøkelser Kontoret har valgt å fokusere på den medarbeiderundersøkelsen som planlegges og gjennomføres fra statlig side. Det utarbeides lokal HMS-plan for kontoret hvert år og kopi av denne blir sendt til kommunens ledelse og hovedvernombud/amu. Dette gjøres i desember/januar 2014/2015. Det er opp til de kommunalt ansatte om de også vil besvare den kommunale undersøkelsen, men det jobbes ikke særskilt med denne. Det er utfordrende å drifte et kontor med ansatte både fra stat og kommune, så vi har funnet det mest hensiktsmessig å løse dette på denne måten. Kontoret har plasstillitsvalgte både fra statlig og kommunal side og felles verneombud, pr i dag statlig ansatt.
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 20 NAV-leder har personalansvaret og gjennomfører årlig medarbeidersamtaler med samtlige ansatte, i 2014 100 % måloppnåelse. Alle har sin egen utviklings- /kompetanseplan. 7.3.2 Enhetsleders kommentar Kontoret har utarbeidet gode rutinebeskrivelser på alle felt som er kjent av medarbeiderne. Det utføres et kvalitativt godt arbeid, det leveres gode tjenester og det er et godt arbeidsmiljø. Det jobbes strukturert med de utfordringene som selvsagt finnes, i allmøter, teammøter, medarbeidersamtaler o.l. Det utarbeides årlig kompetanseplan og HMS-tiltaksplan, samt årshjul. 7.3.3 Tiltak som følge av siste undersøkelse HMS-tiltakene som ble iverksatt i 2014 har bidratt positivt, vi ser en høyere score på de aktuelle områdene, som anerkjennelse og tilbakemeldinger, på den siste medarbeiderundersøkelsen. Det utvikler seg tydelig i riktig retning. I 2014 har kontoret gjennomgått organiseringen på nytt, vi har gjort noen endringer både rent organisatorisk og på møtestrukturen. 7.4 INTERNKONTROLL: HMS 7.4.1 Kommunens mål for HMS-arbeidet Alle virksomheter skal måle sin HMS-virksomhet: Oppslutning om de forebyggende aktivitetene og status for ulike HMS-forhold. HMS-arbeidet skal involvere alle berørte parter ved hjelp av sjekklister, spørreskjemaer og avviks- og forslagsmeldinger, jfr. 4 og 5.3 i HMS-forskrift (Internkontrollforskriften). Hensikten er å lære av hverandres erfaringer slik at feil, mangler og avvik ikke oppstår eller gjentar seg. Leder- og personalmøter skal ha grafiske avviks- og forslagsrapporter fremlagt, minimum hvert halvår. "Avviksrapport" skal være fast punkt på dagsordenen og vise utviklingen over tid og status for tiltak som er iverksatt. Det skal ikke oppstå fravær som skyldes dårlig tilrettelegging av jobben, eller som skyldes dårlige samarbeidsforhold. Medarbeidere og de som mottar våre tjenester er en del av løsningen, ikke en del av problemet. 7.4.2 Vurdering av avviksrapportering Alle kommunalt ansatte har deltatt på opplæring QM+ og det rapporteres mer, men vi har et forbedringspotensiale her, det jobbes med økt bevissthet. 7.4.3 Tiltak for å redusere avvik Gjennomgang i aktuell faggruppe Kartlegge opplæringsbehov 7.4.4 Forebygge og håndtere uønskede hendelser Beredskapsøvelser Kollegavarsling
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 21 8) Økonomiske rammer og forutsetninger Ansvar Enhet Budsjett 2015 Regnskap hittil i år -14 Rev. budsjett 2014 Budsjett 2014 Regnskap 2013 133 Kvalifisering - Sosial 11 512 000 11 077 974 10 162 000 10 173 000 10 793 441 135 Kvalifisering - Flyktning -4 666 000-3 645 079-3 280 000-3 289 000-2 503 242 13 Kvalifisering 6 846 000 7 432 895 6 882 000 6 884 000 8 290 199 Det er vanskelig å forutse om budsjetterte utgifter på økonomisk sosialhjelp er realistisk. Enhetens økonomi er meget sårbar ifht kostnader på lovpålagte tjenester som leveres innenfor sosial og flyktning, da disse er svært uforutsigbare og lite påvirkelige. En økning til tilskuddssatsene knyttet til flyktninger på til sammen ca kr.1 mill har gått til dekning av eksisterende kostnader innen flyktning og sosial. Det er videre uklart hvordan lovforslag ift aktivitetsplikt for å motta økonomisk sosialhjelp evt vil slå ut. Bystyre har fattet vedtak på at kommunen skal bruke statens veiledende satser på utmålingen av stønad for å sikre et forsvarlig livsopphold. I tillegg at det kan benyttes lokal korttidssats i inntil 3 måneder. Budsjettet gir rom for å videreføre 50 % stilling som tiltakskoordinator og dette ansees som svært viktig i vårt arbeid med ungdom. Videre gir budsjettet rom for å øke opp bemanningen i flyktningetjenesten med 40% stilling slik at det blir totalt 3 årsverk i tjenesten. Dette for å håndtere dagens bosetting av flyktninger på en forsvarlig måte.
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 22 9) Samlet vurdering av enhetens utfordringer 9.1 ARBEIDSMARKEDET Mulighet for inntektsgivende arbeid er en forutsetning skal kommunen lykkes i å bedre levekår for barn og unge. Lønn er den viktigste inntekskilden, uten lønn 5 dobles risikoen for å være fattig (NAVs Omverdensanalysen 2014) Her er det lokale NAV kontoret en viktig bidragsyter og samfunnsaktør. Både i sin direkte kontakt med arbeidsmarkedet, tilbud om arbeidsmarkedstiltak og i sitt sosialfaglige arbeid hvor et av de viktigste formålene med bistand er å lette overgang til arbeid for dem dette er mulig for. En forventet stigende arbeidsledighet vil bli en utfordring og yrkesmessig- og geografisk mobilitet må bli et tema. 9.2 BEHOV FOR SAMHANDLINGSTILTAK Dette er en utfordring kommunen som helhet har. Spesielt er dette knyttet opp mot a) rusmisbrukere og bostedsløse og b) unge som står i fare for å falle ut av skoleløpet og c) bosetting av flyktninger 9.3 BOSETTING AV FLYKTNINGER Det legges nå opp til en mer langsiktig planlegging nå sammen med IMDi (jfr. egen sak om bosetting) med langtidsvedtak for årene 2015, 2016 og 2017. Viktig at det blir fokus på kommunens samlede ansvar for at dette skal lykkes. Utfordringer knyttet til boliger, både mtp å skaffe egnede boliger og boveiledning, og aktivitet/arbeid ser ut til å bli sentrale. 9.4 BREDDE, KOMPLEKSITET I RESSURSTILGANG INTERNT OG EKSTERNT Enheten har et stor og variert tjenestemeny, både statlige og kommunale tjenester. Dette har sine fordeler, men betyr også at det er mange som skal ha en bit av oss, og ansatte i enheten er forventet inn i mange møter, samarbeidsfora, prosjekter m.v. Enheten har behov for å rekruttere medarbeidere med juridisk kompetanse, sosialfaglig kompetanse, samt arbeidsmarkedskompetanse. 9.5 SAMLET VURDERING «Arbeid først» fokus på god arbeidsmarkedskompetanse, forventet stigende ledighet. Likeverdig samhandling / levekårsutfordringer fortsette å sette igjen spor etter prosjektperioden. Fylkesmannens kommunebilde viser at kommunen har betydelig utfordringer hva gjelder levekår. Ha fokus på Deltakelse, Aktivitet, Familieperspektiv. Flere av tiltakene som ble vedtatt i tiltaksplanen ikke er å finne i budsjett 2015 og det viser at det er utfordringer knyttet til når et prosjekt går over til drift. Kartlegging av effekt av prosjektet er gjennomført og rapport vil foreligge innen utgangen oktober 2014.
Virksomhetsplan - NAV 2015 side 23 Flyktninger kommunens samlede ressursbruk skal evalueres og en arbeidsgruppe jobber med dette. Bemanningen på NAV-kontoret er blitt styrket i budsjettet for 2015 og vil sette tjenesten bedre i stand til å utføre arbeidsoppgavene på en forsvarlig måte.