SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Harald Silseth Arkiv: H12 &41 Arkivsaksnr.: 14/1899 RÅDGIVNINGSTJENSTER SYKEHJEMSUTBYGGING MODUMHEIMEN - TILBUDSINNSTILLING OG FINANSIERING Rådmannens innstilling: 1. Teknisk sjefs gis fullmakt til å inngå kontrakt med Arkitektgruppen Drammen A/S. 2. Kostnadsrammen for 2014 settes til 3 930 000 kr eks. mva. 3. Mindreforbruket fra tidligere skisseprosjekt Modumheimen på totalt 740 000 kr tilføres prosjektet. 4. Det lånefinansieres ytterligere 3 190 000 kr eks. mva. for å finansiere prosjektering og prosjektledelse i 2014. 5. Det gjøres følgende budsjettendring Konto Ansvar Tjeneste Prosjekt Utgiftsøkning Inntektsøkning 027000 020000 261000 030220 Rådgivertjenester 3.930.000 091000 020000 261000 030220 Bruk av lån 3.930.000 Saksopplysninger: Det er gjennomført to skisseprosjekt hvor ulike senarioer er utredet for utbygging av Modumheimen med opp til 144 framtidige sykehjemsplasser og ombygging av deler av det eksisterende sykehjemmet. Kommunestyret behandlet den 4.11.2013 K-sak 93/13 «Nytt sykehjem gjennomgang av skisseprosjekt og valg av modell». Følgende vedtak ble fattet: 1. Alternativ A, byggetrinn prosjekteres 2. Det bygges 96 plasser i 1. byggetrinn 3. Det sendes inn ny tilskuddssøknad om 96 plasser til Husbanken 4. Byggeherreutviklet totalentreprise velges som entreprisemodell 5. Prosjektering forutsettes ferdigstilt i løpet av 2014 6. Det forutsettes at teknisk infrastruktur til neste byggetrinn gjøres i forbindelse med byggetrinn 1.
Dersom en ser at behovet for sykehjemsplasser er lavere enn forutsatt, vurderes det om noen av plassene defineres til boliger med heldøgns pleie. Det er forutsatt at utbyggingen gjennomføres i to separate byggetrinn hvorav det første skal omfatte 96 plasser. Det ble utarbeidet tre alternativer hvorav alternativ A er valgt for den framtidige utbyggingen. Oppdraget er utført av Arkitektgruppen Drammen A/S med deres rådgivningsgruppe. Komplett rapport fra skisseprosjektet kan lastes ned fra kommunenes hjemmeside på linken http://www.modum.kommune.no/prosjekt-nytt-sykehjem.5064548-108086.html. I utformingen av sykehjemmet er det lagt opp til fleksibel bruk. Fleksibel bruk av ressurser på tvers av avdelinger vil være av stor betydning for driften av sykehjemmet. Det er sendt inn søknad til Husbanken om etablering av 96 sykehjemsplasser, og planene er gjennomgått med Husbankens arkitekt. Modum kommune har fått tilsagn om tilskudd på 2,5 mill. kr fra ENOVA for å bygge den nye bygningsmassen i passivhusstandard og til ombygging av den eksisterende bygningsmasse til lavenergistandard. Det skal brukes miljøvennlige energiløsninger og bygningsmaterialer som trenger lite vedlikehold. Det skal i det videre prosjektet utarbeides søknad til ENOVA om etablering av lokal varmesentral for sykehjemmet. Målet for utformingen er et kompakt sykehjem med vekt på sikkerhet og god tilgjengelighet. Kommunen har i dag et avvik knyttet til brannsikkerhet. Hele den nåværende og den nye bygningsmassen må brannsikres med sprinkling. Pr i dag har kommunen en dispensasjon for drift av bygget. I K-sak 103/13 Budsjett 2014 økonomiplan 2014 2017 ble det vedtatt at prosjektering av nytt sykehjem ferdigstilles i 2014. Finansiering og byggestart avklares når prosjekteringen er ferdigstilt. Følgende finansiering er lagt inn i økonomiplanen: Budsjett Økonomiplan (tall i mill kr) 2013 2014 2015 2016 2017 Helse og sosial Sykehjem 25,0 80,0 100,0 Sum investeringer 25,0 80,0 100,0
Fra tidligere er det avsatt midler til to skisseprosjekt. Prosjektering nytt sykehjem K-sak 82/11 og K-sak 2/12 - WBS nr. 030220 Kostnadsramme Brukt tidligere år Brukt i 2013 Gjenstående 400 000 391 683 8 317 2 000 000 17 731 1 250 106 732 163 Sum 740 480 På bakgrunn av kommunestyrevedtak og tidligere utarbeidet underlag fra skisseprosjektet utarbeidet teknisk sjef et konkurransegrunnlag. Tilbudet er innhentet etter NS 8401. NS 8401 brukes i kontraktsforhold mellom oppdragsgiver og arkitekt, rådgivende ingeniør eller annen fagkyndig om prosjekteringsoppdrag innenfor bygg og anlegg, herunder oppfølging av prosjekteringen i bygge- og reklamasjonsfasen. Standarden er basert på et oppdrag etter fast pris. Rådgivergruppen skal utarbeide tilbudsdokument for gjennomføring av en tilbudskonkurranse for utbygging av sykehjemmet basert på NS 8407. NS 8407 brukes i kontrakter mellom byggherre og totalentreprenør, altså en entreprenør som påtar seg hele eller vesentlige deler av prosjekteringen og utførelsen av bygge- og anleggsarbeidet. Konkurransen har fulgt reglene for Forskrift om offentlige anskaffelser nr. 402 del 2. Konkurransen gjennomføres for anskaffelse som overstiger 40 mil. kroner eks. mva. for bygge- og anleggskontrakter. For å løse oppdraget er det søkt etter en rådgivningsgruppe, hvor Modum kommune skal inngå kontrakt med et arkitektfirma firma som skal lede og koordinere de andre deltagerne i rådgivningsgruppen. Det er forutsatt at rådgivningsgruppen inngår en separat gruppeavtale for å løse oppdraget. Rådgivergruppa skal bestå av følgende fagområder; Prosjektleder (PL) Prosjektgruppeleder (PGL) Arkitekt (ARK) DAK-operatør (DO) Landskapsarkitekt (LARK) Bygningsteknisk rådgiver (RIB) Energiteknisk rådgiver (RIET) Elektro (RIE)) Ventilasjon, varme og sanitær (RIV)
Brannteknisk rådgiver (RIBR) Vann- og avløpsteknikk (RIVA) Geoteknisk rådgivning (RIG) Byggeledelse (BLR) Husøkonom (HØ) Oppdraget går ut på: 1. Prosjektledelse fra skisseprosjekt til ferdigstillelse av byggeprosjektet. 2. Stille til rådighet den samlede rådgivningstekniske kompetansen som er nødvendig i gjennomføring av prosjektet. 3. Ivareta byggherrens byggeledelse i byggeperioden og i garantitiden. 4. Videreutvikle vedtatt skisseprosjekt til forprosjekt 5. Sørge for at prosjektet får endelig godkjenning fra Husbanken. 6. Organisere en effektiv prosjektgjennomføring med involvering av brukerrepresentanter og ansatte i detaljeringsfasen jfr. pkt. 13 medvirkning. 7. Etablere utvendig infrastruktur park, vei, vann og avløp 8. Planlegge gjennomføring av prosjektet samtidig som sykehjemsdriften opprettholdes. Koordinere utbyggingen slik at ulempene for den daglige sykehjemsdriften blir minst mulig. 9. Implementere moderne utrustning og inventar for brukere som er demente og andre som har sterk nedsatt funksjonsevne. 10. Integrere effektive driftsløsninger for intern transport og distribusjon av forbruksartikler og avfallshåndtering i avdelingene. Vurdere avfallsavsug til utvendige avfallssiloer i grunnen. Finne framtidsrettede avfallsløsninger i samarbeid med Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS. Etablere transport av skittentøy fra avdelingene med rørtransport til vaskeri. 11. Implementere maskinelt renhold av gulv og utstyrsrom for maskinparken 12. Legge opp til framtidsrettede IKT løsninger som åpner for bruk av velferdsteknologi på sykehjemmet med tanke på demente og andre brukere. 13. Beskrive IKT systemer som gir god kapasitet og tilknytningsmuligheter både trådløst og via kabling. Benytte størst mulig grad av «fiber to the end» løsninger til alle destinasjoner. 14. Vurdere lokal serverløsning for drift av sykehjemmet sammen med IT avdelingen i Modum kommune. 15. Beskrive leveranse av en elektronisk overvåknings- og driftsløsning for sykehjemmets tekniske anlegg. Systemet skal utvikles til et felles overvåkningsanlegg for alle kommunale formålsbygg på sikt. 16. Rapportere til prosjektansvarlig i kommunen og møte i kommunens byggekomite ved behov. 17. Utarbeide en helhetlig plan for struktur og eksteriør i bygningsmassen 18. Utarbeide funksjonsbeskrivelser for en byggherreutviklet totalentreprise etter NS 8407. 19. Fremme søknad om rammetillatelse til plan og bygningsmyndigheten i Modum kommune slik at rammetillatelse foreligger ved kontrahering av entreprenør.
20. Gjennomføre offentlig anskaffelse for kontrahering av entreprenør 21. Bistå ved eventuell klagebehandling ved valg av totalentrepriser 22. Utarbeide kontrakt med valgt totalentrepriser 23. Gjennomgå valgt totalentreprenørs prosjektering og beskrivelser som skal benyttes ved leveransen 24. Beskrive og søke ENOVA om medfinansiering for etablering av en felles varmesentral basert på elektrokjeler, gasskjeler for bruk av deponigass, oljekjeler og varmepumpeteknologi med integrert frikjøling. 25. Løpende byggeledelse med kvalitets- og fremdriftskontroll samt økonomistyring i hele byggeperioden med rapportering til Modum kommune 26. Utarbeidelse av FDVU dokumentasjon for sykehjemmet som skal implementeres i kommunens dataprogram Facilit FDVU. 27. Delta på garantibefaringer og sørge for oppfølging og lukking av avdekkede avvik. Oppdraget ble lagt ut i TED databasen 10. januar 2014 med tilbudsfrist 24. mars 2014. Det er mottatt 10 tilbud. Alle var rettmessig innlevert og var av god kvalitet. Basert på tildelingskriteriene skulle pris vektes med 70 %, prosjektgjennomføring med 15 % og oppgaveforståelse med 15 %. Det firmaet som oppnår lavest poengskår vinner konkurransen basert på formelen poeng = rangeringsnummer*vekting. Rangering Leverandører som har levert tilbud Tilbudspris inklusive mva. kr Vekting 1,00 Arkitektgruppen Drammen A/S 6 495 625 1,70 Aursand og Spangen AS - Arkitekter 9 685 000 3,15 Planforum Arkitekter AS 9 809 437 3,55 tegn_3 11 247 210 3,80 Eliassen og Lambertz-Nilssen Arkitekter AS 11 597 500 4,50 Rambøll A/S 11 760 000 5,35 HRTB AS Arkitekter 15 478 750 6,35 VSO Consuling AS og MAP Arkitekter A/S 15 675 354 7,05 Sweco AS 15 812 500 7,60 Børve og Borchsenius A/S 19 231 250 Tilbyderne ble opplyst om resultatet av konkurransen den 28.3.2014 og klagefristen ble satt til 8. april 2014. Det er ikke mottatt klager på innstillingen. Kontraktsummen skal reguleres etter reglene i NS 3405 Bestemmelser om regulering av kontraktssum for bygg og anlegg på grunn av endringer i lønninger, priser, sosiale utgifter mv., 1. utgave oktober 1984 - totalindeksmetoden - med én kalendermåned som avregningsperiode. Ved reguleringen skal Statistisk sentralbyrås byggekostnadsindeks for boligblokk i indeks pr.15.2.2014 benyttes.
Arkitektgruppen Drammen A/S har vunnet konkurransen. Fra deres tilbudsbrev gjengis følgende avsnitt; Vurdering: Basert på tilbudet fra Arkitektgruppen Drammen AS er følgende kostnadsmatrise satt opp for rådgivningstjenester og prosjektledelse i egen regi. Utredningsbehov og bistand utover det som er beskrevet i tilbudsteksten kommer i tillegg. Det følger av NS 8401. Fargene angir de ulike fasene i prosjektet. Det er lagt opp til at utbyggingen er ferdig i årsskiftet 2017/2018. Garantitiden løper fra 2018 til og med 2022.
Prosjektfase Planlegging, 2014 Byggefase, 2015-2017 Garantifase, 2018-2022 Farge Tilbudet fra Arkitektgruppen Drammen A/S er på 5 196 500 kr eks. mva., og gjelder fra 2014 til og med 2022 dvs. 9 år. Medregnet prisstigning, kostnader til kommunens egeninnsats og uforutsett, er den totale kostnaden beregnet til ca. 11 mill. kr. eks. mva. Det er nødvendig å avsette ekstra midler til oppstart av prosjekteringen i 2014. Det gjenstår ca. 740 000 kr fra de utførte skisseprosjektene. Ved å omdisponere dette beløpet og lånefinansiere ytterligere 3 190 000 kr kan prosjektet startes opp i 2014. Vedlegg: Ingen