MØTEINNKALLING Tysnes kommune

MØTEINNKALLING Tysnes kommune Utval : ARBEIDSMILJØUTVALET Møtestad : Rådhuset Møtedato : 02.09.2013 Tid : 12:15-13:15 SAKLISTE: Utvalsaknr. Arkivsaknr. Tittel PS 7/13 13/281 U Ofl 13 AVVIKSMELDINGAR 2013 orientering av leiar og verneombud Vågsmaka bufelleskap PS 8/13 12/1355 OMBYGGING AV RÅDHUSET I SAMBAND MED LOKALISERING AV HELSETENESTENE OG OMORGANISERING PS 9/13 12/351 REFERAT, SKRIV OG MELDINGAR YMSE Tysnes rådmannskontor, 29. august 2013 Steinar Dalland rådmann Postadresse: Besøksadresse: Rådhuset Telefon: 53 43 70 00 5685 UGGDAL UGGDAL Telefaks: 53 43 70 11

SAKSFRAMLEGG Tysnes kommune OMBYGGING AV RÅDHUSET I SAMBAND MED LOKALISERING AV HELSETENESTENE OG OMORGANISERING Sakshandsamar: Ivar Erstad/Steinar Dalland Arkivsak : Arkivkode: 12/1355 131 - Vedlegg: 1. Planteikningar 2. Kalkyle SAKSUTGREIING: DOKUMENT I SAKA: Forstudie nytt omsorgssenter Sluttrapport for delprosjekt stabsfunksjonar og innkjøp datert 22.08.12 BAKGRUNN FOR SAKA: I samband med framlegg av budsjettet for 2011 gjorde kommunestyret følgjande vedtak, sitat: «Kommunestyret ber rådmannen føreta ein gjennomgang av organisering, rutinar og oppgåver på rådhuset. I arbeidet må ein sjå på om organiseringa er rett i forhold til dei oppgåver som skal løysast, samarbeid og samordning mellom etatar og kontor. Nytt økonomisystem må utnyttast fullt ut. Kan arbeidsoppgåver og rutinar optimaliserast? Kan kommunen samarbeida med andre kommunar om einskildoppgåver? Arbeidet må gjerast når ny rådmann er på plass, og kommunestyret ber om at det vert lagt fram sak om resultatet av arbeidet innan møtet i kommunestyret i juni. Dette vedtaket fulgte rådmann opp ved å leggja fram ein sluttrapport datert 22.08.12. Rapporten konkluderte med eit forslag frå rådmannen om å endra organisasjonen gjennom å avvikla etatsstukturen og innføra ein flat organisasjonsstruktur - ein så kalla to-nivå modell. Som ein konsekvens av denne konklusjonen vil støttefunksjonar som arkiv, post, politisk sekretærarbeid etc. samordnast i eit felles sekretæriat og arkiv. Rådmannen skreiv då følgjande i si saksutgreiing sitat: Rådmannen meiner at sentralisering av stabs og støttefunksjonane på rådhuset har eit relativt stort potensiale for kostnadsreduksjon samanlikna med dagens desentraliserte struktur. Reduksjon av personalressurs vert vurdert ved naturleg avgang. Samstundes er det ingen tvil om at informasjon, kommunikasjon, tilgjenge og service andsynes publikum vert vesentleg

betre og meir brukarvenleg med ein felles stad for fysiske og digitale møte. Ein vesentleg funksjon for fyrstelina i eit kundemottak er å skjerme sakshandsamarnivået mot støy og oppgåver som kan løysast i front. På denne måten vert grunnlaget for ei effektiv sakshandsaming optimalisert, og vilkåra for høg produktivitet betra. Rådmannen vil ikkje på noverande tidspunkt estimera potensialet for kostnadsreduksjon gjennom effektivisering av fellestenesta. Inntil investeringsbehovet utløyst av den organisatoriske endringa er klarlagt er ikkje grunnlaget for kalkulasjon av transaksjonskostnadane, herunder investerings og kapitalkostnader, godt nok. Samtidig gjorde rådmannen greie for korleis ei fellesteneste kan byggjast opp og kva resurser som krevs, og konkluderte som følgjer sitat: På noverande tidspunkt, i den første fasen av OU prosjektet, er det vanskeleg å vere konkret når det gjeld kva konsekvensar av organisatorisk og personalmessig art overgangen frå etat til flat struktur vil få for Tysnes kommune. Rådmannen vil i neste fase av prosjektet klargjere konsekvensane både på organisatorisk og individuelt nivå. Saka blei handsama i kommunestyre den 180912 og kommunestyre gjorde då følgjande vedtak: 1. Felles stabs - / støtteteneste på rådhuset. Det vert etablert ei felles stabs - / støtteteneste på rådhuset med ansvar, oppgåver og tenestemeny i samsvar med tilrådinga frå styringsgruppa for prosjektet. I samband med etablering av fellestenesta skal alle sekretariata på etatane avviklas. Rådmannen skal utarbeide forslag til bemanningsplan for fellestenesta. Rådmannen får fullmakt til å utarbeide forslag til ombygging av rådhuset for å legge til rette for omorganiseringa. Investeringa skal innarbeidast i budsjett for 2013 og økonomiplan 2013-2016, og handsamast i samband med budsjetthandsaminga hausten 2012. 2. Endring av organisasjonsstruktur frå etatsstruktur til flat struktur. Tysnes kommune skal i framtida organiserast i ein flat organisasjonsstruktur med to leiarnivå. Tidspunkt for organisasjonsendringa skal sjåast i samanheng med etablering av felles stabs -/ støtteteneste på Rådhuset. Rådmannen får fullmakt til å gjennomføre organisatoriske tilpassingar og mellombelse løysingar i tilnærminga mot ein endeleg organisasjonsstruktur. Rådmannen skal utarbeide forslag til framtidig einingsstruktur kor organisasjonsprinsippa for to-nivå modellen vert lagt til grunn. I samband med endringa skal delegeringsreglementet og målstrukturen til Tysnes kommune tilpassast mynde og ansvarsstrukturen i den nye organisasjonen.» Med bakgrunn i pkt 1. fekk rådmannen utarbeida forslag til ombygging av rådhuset for å leggja til rette for omorgansieringa. Ombygginga blei innarbeida i økonomiplanen med kr 5 mill og med utgangspunkt i å gjera turvande ombygging for å få etablert fellestenesta i første omgang.

I samband med handsaminga i kommunestyret blei dette beløpet tatt ut av økonomiplanen samtidig blei det gjort følgajnade vedtak: «Framlagt forslag til ombygging av Rådhuset vert utsett slik at administrasjonen får høve til å utarbeida konsekvens av framtidig helsestruktur i Tysnes kommune, nytt forslag som skal innehalde kundetorg, fellessekretariat og arkiv. Posten på 5 mill til ombygging av rådhuset går ut i påvente av saksbehandlinga frå administrasjonen. Kommunestyre bed om at saka kjem opp til ny førehaving første halvdel av2013.» 19. februar 2013 gjorde kommunestyre vedtak om prosjektering Tysnes sjukeheim. I saka var det lagt fram eit mandat og ein framdriftsplan. Mandatet hadde to hovudmål. Fase 1a Tilråding knytt til ein samla helsestruktur, ferdig for framlegg april 2013 Fase 1b Forstudie med vidare organisering og vedtak om igangsetjing av reguleringsplan, ferdig for framlegging juni 2013. I samband med vurderinga knytt til helstrukturen var ei lokalisering av helsetenestene på rådhuset eit av 3 lokaliseringsalternativ. Rapporten fase 1a blei lagt fram for kommunestyre den 30. april 2013. Kommunestyre gjorde då følgjande vedtak: I Kommunen si helseteneste skal framleis vera lokalisert i rådhuset i Uggdal. Som det går fram av rapporten vil og framhald av tenestene i rådhuset krevja ei grad av investeringar. Det er naudsynt for å leggja til rette for tenelege og framtidsretta helsetenester for innbyggjarane, og gode arbeidsvilkår for dei tilsette. II Med tilvising til premissane i rapporten, og kommunestyret sitt vedtak i samband med handsaming av budsjett for 2013 vert rådmannen beden om å leggja fram framlegg til ombygging av rådhuset innan juni 2013» På bakgrunn av vedtak i kommunestyre i desember 2012 og vedtak i april 2013 har rådmannen hatt ein ny gjennomgang av behovet for ombygging av rådhuset. Behovet er gjort opp mot vedtak om etablering av fellestenestene etter ein to-nivå modell - og ei samlokalisering av helsetenestene. Det har i den samanhang vore maktpåliggande å ta politikarane sine innspel i debatten om økonomiplanen til følgjer. Ombygginga er derfor nedjustert til det rådmannen vurderer som eit minimum når det gjeld påbygging og oppusssing/rehabilitering. Etter som ombygginga blir utløyst av to adskilte behov og vedtak er kalkylegrunnlaget også delt. Dette for å synleggjera kostnadene som ein konsekvens av dei ulike vedtaka. Ei ombygging for å leggja til rette for fellestenestene syner ein kalkulert kostnad på ca. 1,9 mill kroner, og for ei samordning av helsetenestene ein kostnad på ca 4,1 mill kroner. Totalt vil då ei ombygging koma på ca 6,0 mill kroner.

VURDERINGAR: Rådmannen sitt utgangspunkt i denne saka er at ei ombygging løyser ut viktige føresetnader for å koma vidare med dei to viktigaste og største prosjekta i kommunen dei seinare år. 1. Samlokalisering av helse- og omsorgstenesta og bygging av eit nytt omsorgssenter 2. Omorganisering til ein to-nivå modell som iflg OU-rapporten utløyser både betre tenester og ei meir effektiv drift. Utover dette har rådmannen lagt til grunn at ombygginga skal skje til så låg kostnad som mogeleg. Ombygging av helsedel: Ombygging av helsedelen av rådhuset vart handsama utførleg i delrapport 1 i samband med nytt omsorgssenter. Rådmannen vil ikkje nytta tid på å gå gjennom detaljar i denne saka, men viser til at det der var kalkulert at ei ombygging med sikte på vidare drift av helsetenestene på rådhuset vil koma på rundt 5 millionar nok. I rådmannen sitt saksframlegg PS 18/13 heiter det mellom anna: «Dersom kommunestyret no vel å følgja tilrådinga frå prosjektgruppa inneber det ei ombygging av rådhuset. Dersom kommunestyret ønskjer å følgja prosjektgruppa si tilråding om at helsetenestene framleis skal vera lokalisert på rådhuset utan ei tilpassing der helsetenestene vert samla bør saka sendast tilbake til prosjektgruppa for ei ny vurdering då det bryt med dei pre-missa gruppa har arbeidd ut frå. Me er kjent med at særskilt fleire av helsetenestene våre har opplevd at arbeidslokala slik dei i dag er på Rådhuset ikkje er tenelege. Det er gjennom HMT vernerundar kome innspel om ueigna arbeidstilhøve frå både psykiatri, fysioterapi, helsesta-sjon og barnevern. Tysnes kommune har i dag ikkje gode tilbod om gode arbeidstilhøve for desse gruppene og det er heller ikkje gode nok rammer for dei som nyttar tenestene deira.» Rådmannen fekk ei ny kalkyle for ombygging i byrjinga av juni, men fann at det framleis var for dyrt til at det ville la seg realisera. Framlegget me no legg fram inneber at me ikkje gjer noko utanom det som er heilt turvande. Kalkylen for prosjektet er at ei ombygging for å ivareta helsetenestene sine behov har ein kostnad på nær 4,1 million eks. mva. Dette vert samstundes ein del av prosjektet med nytt omsorgssenter. I framlegget som no ligg føre får me samla fagtenester for helse på ein måte som i større grad kan stimulera fagleg samarbeid på tvers av profesjonsgrensene, noko som var eit viktig moment i vurderinga i forstudien. Rådmannen er også trygg på at dei samla helsetenestene vil opplevast betre frå eit brukarperspektiv. Det er no lagt opp til ein eigen inngang for dei som skal vitja lege, fysioterapeut, psykiatri eller anna helsepersonell, inngangen vil kunna nyttast både på dagtid og ved vitjing på legevakt. Ikkje minst med omsyn til å vitja legevakt vil dette vera ei stor kvalitetsbetring, per i dag er dei som treng legevakt tilvist til å nytta akuttrommet som inngang. Ein slik bruk av akuttrommet kan føra til uverdige situasjonar og kan heller ikkje seiast å vera optimalt med omsyn til tenestetryggleik.

Ved etablering av ein ny styringsstruktur i Tysnes kommune er det eit ønskje å få samla dei operative helsetenestene i ei eining. Det at dei no vert samla fysisk vert vurdert som ein stor føremon for å lukkast med eit slikt grep. I etasjen over legekontoret ser me føre oss å lokalisera pleie- og omsorg, barnevern og psykisk helsearbeidar for barn og unge. Rådmannen har frå tidlegare ei føring om å vurdera ei samorganisering av barnevern og psykisk helse for barn og unge. I teikningane som no er lagt fram ligg det langt betre til rette for å organisera desse tenestene saman og samstundes dra vekslar på den faglege tilknytinga til psykiatrisk helse. For ei djupare analyse av føremonar i å samle helsetenestene på rådhuset vert det vist til forstudie nytt omsorgssenter, rapport 1. Ombygging av administrasjondel: I eit tid der innsparingar er det sentrale og der me no gjennom fleire år har lagt ned skular, kan det vera vanskeleg å forsvare å nytte pengar på å gjennomføra ei ombygging av rådhuset sin administrasjondel. I framlegget som no vert lagt fram er ombyggingane justert ned til eit absolutt minimum. Det er ikkje lenger tenkt ein ny inngang eller store publikumsareal. Det er føresett at kontor ikkje vert oppgradert i samband med endringa. Endringane som er å finna i vedlagde planar har berre som mål å realisera eit felles sekretariat, andre endringar er i hovudssak tilpassingar som må gjerast for å samla helsetenestene. Den estimerte kostnaden knytt til ombygging av den administrative delen av rådhuset er kalkulert til 1,9 millionar kr. eks. mva. Dersom me vurderer denne kostnaden isolert så tilsvarar det ein årleg gjennomsnittleg kostnad dei ti første åra på kr. 153.000 i. Spørsmålet då er om prosjektet let seg forsvara ut frå ei forretnings messig vurdering. Det er tidlegare vore lagt fram tal om årlege kutt i storleik kr. 1,6 millionar kr. som følgje av ombygging av rådhuset og realisering av fellestenestene. Dette skulle i så tilfelle gje eit årleg overskot på denne investeringa på nær 1,45 millionar kr. Til dei som nærar ein viss skepsis til den årlege innsparinga, så må det nemnast at det nok i lita grad er vist kor innsparinga faktisk skal gjennomførast. Innsparinga er føresett allereie inn i økonomiplanen for neste år ved at det er lagt inn eit kutt på alle etatar på 0,4 millionar kr. Rådmannen er skeptisk til om det er mogleg å realisera ein så stor vinst på så kort tid, men meiner klart at ei ordning med samling av arkiv og sekretariatsfunksjonen vil gje vesentlege innsparingar. Noko av innsparingane vil kunna hentast ut relativt raskt, medan andre vil ta koma som eit resultat av betre fagmiljø og etablering av nye arbeidsformer. Nokre av innsparingane vil koma direkte i fellestenesta, medan andre vil kunna hentast ut på sakshandsamar og anna administrativt nivå som følgje av betre tilrettelegging av arbeidsprosessar. Eit årsverk inklusive sosiale kostnader og andre indirekte kostnader kan minimum kostnadsreknast til 550`` kr., eit personaluttak på 30 % vil då vera tilstrekkeleg til å svara for heile kostnaden som følgjer denne investeringa. i Det er då føreset eit serielån med 25 års løpetid og 5 % rente.

Medan rådmannen meiner at eit årleg uttak på 1,6 millionar kr. neppe er realistisk frå første år, meiner han at det er mogleg å gjera vesentlege innsparingar over tid. Det bør kunne gjerast stillingsreduksjonar minimum i storleik 2 årsverk, men det er viktig å gjera merksam på at den fulle reduksjonen ikkje nødvendigvis skal hentast frå fellestenesta. 1,5 årsverk må hentast frå fellestenesta som følgje av samordningsvinstar og ikkje minst som følgje av at organisasjonen vert mindre sårbar. Endringa må vurderast i ljos av naturleg avgang, dette gjev også moglegheit til å få overført kompetanse. Det må over tid kunna hentast ytterlegare eit årsverk som følgje av at dei direkte vinstar ei slik teneste gjev for sakshandsaming. Eit effektivt kundemottak sorterer og kvalitetssikrar inngåande søknader og anna post. Sakshandsamarar bruker såleis mindre tid på oppfølging av førespurnader, søknader med vidare som ikkje har tilstrekkeleg kvalitet. Etablering av kundemottak fører også til betre skjerming av sakshandsamarar, resultatet vert betre kvalitet i sakshandsaminga og større produktivitet. Det vert og eit stort føremon at fleire tilsette skal kunna løysa dei same oppgåvene. Då vert me ikkje lamma av ei sjukmelding, ferieavvikling, eller om tilsette er vekke av andre grunnar. Det ligg i dag vesentleg potensiale i å vidareutvikla funksjoner i sak og arkivsystema, det er i hovudssak tilsette på sekretariata som i dag har denne kompetansen, utfordringa er at det ikkje er eit samla fagmiljø som har kraft til utvikling. Det må vera eit mål at flest mogleg saker skal kunna løysast nærast mogleg kunden, dette inneber at ein del oppgåver som i dag ligg til ulike sakshandsamarar kan løysast direkte i kundefront. Etablering av ei fellesteneste kan også verka til å få fortgang i arbeid med elektronisk arkiv og elektroniske brevutsendingar noko som vil kunna gje innsparingar både i personell og i andre direkte utgifter. Eit forsiktig overslag på ein reduksjon tilsvarande 1,5 stilling totalt over dei nærmaste åra vil gje ein årleg innsparing på 805.000 kr. Til samanlikning er årlege kostnader til rente og avdrag for eit lån på 6 millionar kr. 483.000, gitt same premissar som ovanfor. Innsparingar i storleik 1,6 millionar bør vera mogleg sett over ein del år, men det vil vera uklokt å oversjå pukkeleffekten som ligg i ei slik endring. Det er svært få verksemder som kan visa til store innsparingar under ei omstilling, innsparingane er vanskeleg å realisera fullt ut før organisasjonen har «satt seg» att. Her synes det stundom å vera ein skilnad mellom offentleg og privat sektor, medan dei fleste private verksemder investerer i omstilling synes offentlege verksemder å tru at du kan hoppa bukk over omstillinga og gå direkte til vinsten. Eit av dei ferskaste døma på sistnemnde er den store omstillinga i helseforetak sør-aust. Me har i denne omgang berre sett litt på dei økonomiske innsparingane som føl etablering av fellestenesta, men det ligg også forventningar om vesentlege kvalitetsforbetringar. Dei som møter på Rådhuset vil no møta ein person allereie når dei går inn, me vil kunne ha eit sentralbord som er fullt ut betjent og vil kunna arbeida med kundeservice som eit fag! Til dette kan det merkjast at innsparinga skal gjennomførast uansett, og i ljos av Tysnes kommune sin økonomiske situasjon må me vera budd på det. Ei innsparing innan dei rammene som ligg i dagens struktur på Rådhuset, vil utan tvil føra til ei dårlegare kvalitativ

utvikling av tilbodet. Det vil heller ikkje vera eigna til å skapa miljø som over tid vil vera i stand til å gripa nye moglegheiter for innsparing og kvalitetsutvikling. For meir utfyllande informasjon om etablering av ei fellesteneste vert det vist til Sluttrapport for delprosjekt stabsfunksjonar og innkjøp datert 22.08.12 Trinnvis utbygging: Utfordringa ved ei ombygging er at det eine fører med seg det andre, og at det er nesten umogleg å gjennomføra ombygginga i fleire trinn. Dette er vurdert, og rådmannen har derfor landa på ei tilråding om ei så rask gjennomføring som mogleg. Det er i den samanheng også viktig å peika på at ei rask gjennomføring vil skapa minst mogleg ulempe både for tilsette og for dei tenestene kommunen er sett til å levera. Oppsummering Det kan argumenterast mykje breiare i denne saka enn det som er gjort i dette saksframlegget, mange av argumenta for å gjennomføra denne ombygginga er likevel godt kjent. Ei ombygging av rådhuset vil etter rådmannen sitt syn ha positiv effekt innafor alle dei fire grunnperspektiv i målbilete vårt: Personal, teneste, økonomi og fornying. I dette saksframlegget er det likevel økonomi som er tillagt mest merksemd. Dei andre perspektiva er i stor grad vurdert i samband med dei underliggjande arbeida som gjev grunnlag for denne saka. INNSTILLING FRÅ RÅDMANNEN: Kommunestyret føreset at det vert sett av inntil kr. 6 millionar i økonomiplanen med sikte på å realisera ombygging av rådhuset i samsvar med planteikningar lagt føre i denne saka.

SAKSPROTOKOLL HANDSAMING I ARBEIDSMILJØUTVALET 02.09.2013: Ordfører informerte kort om situasjonen. Ombygginga ville krevja ei investering på om lag 6 millioner, noko som ville vere positivt for dei 4 tjenesteområdene. Ein vil satsa på full trykk frå dag ein, slik at sjølve ombygginga ikkje ville ta for mykje tid. VEDTAK I ARBEIDSMILJØUTVALET 02.09.2013: Kommunestyret føreset at det vert sett av inntil kr. 6 millionar i økonomiplanen med sikte på å realisera ombygging av rådhuset i samsvar med planteikningar lagt føre i denne saka.

SAKSFRAMLEGG Tysnes kommune REFERAT, SKRIV OG MELDINGAR Sakshandsamar: Steinar Dalland Arkivsak : Arkivkode: 12/351 020 - Vedlegg: 1. SAKSUTGREIING: INNSTILLING FRÅ RÅDMANNEN:

SAKSPROTOKOLL Hovedverneombod la frem ynskje om ei HMT samling for heile kommunen. Det var reist framlegg om å etablera ei gruppe som kunne ta seg av dette, og at dette vart ein årleg tradisjon. Vidare er det ynskje om kursing av nye og gamle verneombod, då det har vore ein del skifte på desse verva. Arbeidsmiljøutvalet ynskjer ein meir tydeleg framdriftsplan knytt til ny organisering. Er organisasjonskartet klart? Og når starter me opp? Det vart fremja ynskje om at innkallinga kjem tidlegare. Enkelte som har vore borte helga før møtet fekk den ikkje før måndag morgon. Rapport frå arbeidstilsynet i høve pålegg på HMT arbeid og bedriftshelsetenesta burde vore fremja som eiga sak i AMU møtet.

Tom side