Tokke kommune Møteprotokoll Formannskapet Utval: Møtestad: Kommunestyresalen, Tokke kommunehus Møtedato: 23.10.2013 Møtetid: 11:00 Møteslutt:15:30 Fylgjande faste medlemmer var til stades: Navn Funksjon Representerer Mette Lillegård Medlem AP Kjell Magne Grave Varaordførar AP Thor Arne Heggtveit Medlem SP Hilde Alice Vågslid Ordførar AP Erik Skimmeland Medlem KRF Fylgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Birgit Johanne K. Olsnes MEDL SP Einar Hovden MEDL AP Fylgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Birger Nygård Birgit Johanne K. Olsnes SP Gudrun Vangsnes Øvrebø Einar Hovden TH Til stades frå administrasjonen: Navn Stilling Protokollunderskrifter:
Saksliste Utvalssaksnr Innhald Lukka RS 13/9 RS 13/10 RS 13/11 RS 13/12 RS 13/13 RS 13/14 RS 13/15 Referatsaker 30/6 - Løyve til riving av eksisterande og oppføring av ny garasje 123/81 - Løyve til tilbygg på hytte 102/1 - Løyve til bygging av driftsbygning 72/17 - Løyve til påbygg av bod samt utviding av terrasse 123/56/53 - Løyve til terrenginngrep 128/3 - Ferdigattest for garasje 19/22 - Løyve til tilbygg av bustad Politiske saker til behandling PS 13/69 PS 13/70 PS 13/71 PS 13/72 138/4 - Storleiken på anneks, dispensasjonssøknad. Koordinerande eining/tildelingskontor Etiske retningsliner for Tokke kommune Kommunikasjonsplan for Tokke kommune
Referatsaker RS 13/9 30/6 - Løyve til riving av eksisterande og oppføring av ny garasje RS 13/10 123/81 - Løyve til tilbygg på hytte RS 13/11 102/1 - Løyve til bygging av driftsbygning RS 13/12 72/17 - Løyve til påbygg av bod samt utviding av terrasse RS 13/13 123/56/53 - Løyve til terrenginngrep RS 13/14 128/3 - Ferdigattest for garasje RS 13/15 19/22 - Løyve til tilbygg av bustad
Politiske saker til behandling PS 13/69 138/4 - Storleiken på anneks, dispensasjonssøknad. Tomtekjøparane skal framleis halde seg innanfor grensa med total BYA 150 m2 på tomtene, auka storleik i anneks fører til mindre areal på hovudhytte. Dei ynskjer større anneks enn tillete fordi annekset skal brukast som opphald og lager under oppføring av hovudhytta. Alle søkjarane har nokre timars reiseveg. Ein av tomtekjøparane Stan Odden - søkjer også dispensasjon frå føresegnene om gesimshøgd. Omsøkt høgde er 290 cm mot tillete 250 cm, mønehøgda vil bli 420 cm mot tillete 450 cm. Dette medfører ein takvinkel på ca 18 grader mot tillete 22-30 grader. Ein av kommunens oppgåver i byggjesaka er å vurdere estetikken i tiltaket dette jf. Pbl 29-2 : Ethvert tiltak etter kapittel 20 skal prosjekteres og utføres slik at det etter kommunens skjønn innehar gode visuelle kvaliteter både i seg selv og i forhold til dets funksjon og dets bygde og naturlige omgivelser og plassering. Når ein vurderar søknader om ulike bygningar på same tomta er det bl.a.vanleg å krevje at det skal vere tilnærma lik takvinkel på dei ulike bygga for at gruppa av bygningar skal framstå harmonisk. I dette tilfellet vil ein då måtte krevje at hovudhytta også har ein takvinkel på ca 18 grader. Tak med 18 graders vinkel gjev inntrykk av mykje veggflate og tilsvarande lite takflate, ut frå sakshandsamars vurdering vert det estetisk uttrykket lite tilfredsstillande. Bygningane på denne tomta vil også skilje seg ut frå dei andre bygningane i feltet. Tillete gesimshøgde på hovudhytta er 3 meter, gesimsen på det omsøkte annekset vert dermed om lag like høg som på hovudhytta. Eit anneks/uthus skal vere klart underordna hovudhytte, men dersom dei to bygga framstår om lag like høge, blir det ikkje det inntrykket ein får her. Å gje løyve til oppføring av anneks på ca 25 m2 BYA i høve tillete 20 m2 BYA er uproblematisk arealdelen til kommuneplanen tillet 30 m2 og det er planar om å endre eksisterande føresegner frå 20 m2 BYA til 25/30 m2 BYA. Unnataket vil ikkje føre til at omsynet bak føresegna det vert dispensert frå, vert vesentleg sett til side. Fordelane ved å gje dispensasjon er her vurdert som større enn ulempene, og ingen interesser vert skadelidande som følgje av ein slik dispensasjon. Grunnlaget for å gje dispensasjon etter Pbl 19 ligg då føre.
Rådmannen si tilråding: I medhald av Pbl 19 vert det gjeve dispensasjon frå reguleringsføresegnene 2.6 i reguleringsplanen for Fjøddhommen/Hylebu vedkomande storleik på anneks. Det vil bli tillete å føre opp anneks med BYA inntil 30 m2. I medhald av Pbl 19 vert det gjeve avslag på søknad om dispensasjon frå føresegnene 2-11 og 2-12 vedkomande gesimshøgd og takvinkel for søknad frå Stian Odden. Kommunen ynskjer ei harmonisk gruppe med bygningar på dei ulike tomtene i feltet, der bl.a. uthus og anneks er klart underorna hovudbygningen. Ved å tillate gesimshøgde på annekset som er om lag like stor som hovudhytta får ein ikkje dette uttrykket. Saksprotokoll i Formannskapet - 23.10.2013 Rådmannen si tilråding vart samrøystes vedteke. I medhald av Pbl 19 vert det gjeve dispensasjon frå reguleringsføresegnene 2.6 i reguleringsplanen for Fjøddhommen/Hylebu vedkomande storleik på anneks. Det vil bli tillete å føre opp anneks med BYA inntil 30 m2. I medhald av Pbl 19 vert det gjeve avslag på søknad om dispensasjon frå føresegnene 2-11 og 2-12 vedkomande gesimshøgd og takvinkel for søknad frå Stian Odden. Kommunen ynskjer ei harmonisk gruppe med bygningar på dei ulike tomtene i feltet, der bl.a. uthus og anneks er klart underorna hovudbygningen. Ved å tillate gesimshøgde på annekset som er om lag like stor som hovudhytta får ein ikkje dette uttrykket. PS 13/70 Koordinerande eining/tildelingskontor Rådmannen si tilråding: 1. Omsorgsetat oppretter saman med helseetat tildelingskontor og det blir lyst ut 100 % stilling under føresetnad av godkjenning frå kommunestyret. 2. Tildelingskontor tek også oppgåva som koordinerande eining. 3. Tildelingskontor rapporterer direkte til omsorgssjefen. 4. Finansiering av stillinga skjer ved omdisponering av nåverande stillingsheimlar i omsorgsetat og helseetat. Saksprotokoll i Administrasjonsutvalet - 23.10.2013 Samrøystes vedtak å utsetje saka. Saka vart utsett.
Saksprotokoll i Helse- og sosialutvalet - 07.11.2013 Forslag frå Kjetil Fulsås: I dei forslaga til innstramming som rådmannen legg opp til i budsjettet for 2014, er det ikkje rom for å opprette ei ny stilling innan Koordinerande eining/tildelingskontor Forslag frå Erik Skimmeland: Saka vert handsama i samband med budsjettet for 2014 Kjetil Fulsås sin forslag blei satt mot innstillinga frå rådmannen; - Kjetil Fulsås sin forslag blei vedteken 4-2 I dei forslaga til innstramming som rådmannen legg opp til i budsjettet for 2014, er det ikkje rom for å opprette ei ny stilling innan Koordinerande eining/tildelingskontor Saksprotokoll i Formannskapet - 23.10.2013 Administrasjonsutvalet sitt vedtak vart samrøystes vedteke. Saka vert utsett. PS 13/71 Etiske retningsliner for Tokke kommune 23.10.13. Rådmannen ynskjer at Etiske retningsliner skal vere eit dynamisk dokument som kan bli oppdatert ved behov, og at mindre endringar og justeringar kan gjerast administrativt utan ny handsaming. Etiske retningsliner skal liggje lett tilgjengeleg på intranettet og på kommunen si heimeside på internett. Rådmannen si tilråding: Framlegget til Etiske retningsliner for Tokke kommune vert vedteke. Etiske retningsliner skal liggje lett tilgjengeleg på intranettet og på kommunen si heimeside på internett. Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutval - 22.10.2013 Rådmannen si tilråding vart samrøystes vedteke, med fyljande endringar og tilleggspunkt:
Korrupsjonsrelaterte handlingar, ulovlege eller krenkande handlingar og varsling: Det er ikkje tillete med surfing på pornosider på kommunen sitt nett. Tilhøve blir varsla i IT-systemet. Tilsette som får kjennskap til tilhøve på arbeidsplassen som ikkje synest etisk forsvarlege, har eit sjølvstendig ansvar for å ta opp dette med sin næraste overordna eller verneombodet. Gåver og innkjøp: Tilsette kan ikkje ta imot testamentariske gåver eller låne pengar av brukarar/pasientar. Tokke kommune skal ikkje betale reiser eller gje gåver av større verdi, dersom det kan bli oppfatta som fordeling av leverandørar. Bruk av sosiale media : Du må vurdere nøye om du som privatperson skal ha kontakt med elevar/brukarar/ pårørande/ leverandørar og liknande i sosiale media. Kva som er relevant kontakt bør diskuterst i kvar avdeling, er du i tvil, avklar med næraste leiar. Organisasjonskultur: Arbeidsmiljøet er avgjerande for trivsel, stabilitet og produktivitet. Arbeidsgjevar har hovudansvar, men alle tilsette har ansvar for at det er eit godt arbeidsmiljø på arbeidsplassen Framlegget til Etiske retningsliner for Tokke kommune vert vedteke med fyljande endringar og tilleggspunkt: Korrupsjonsrelaterte handlingar, ulovlege eller krenkande handlingar og varsling: Det er ikkje tillete med surfing på pornosider på kommunen sitt nett. Tilhøve blir varsla i IT-systemet. Tilsette som får kjennskap til tilhøve på arbeidsplassen som ikkje synest etisk forsvarlege, har eit sjølvstendig ansvar for å ta opp dette med sin næraste overordna eller verneombodet. Gåver og innkjøp: Tilsette kan ikkje ta imot testamentariske gåver eller låne pengar av brukarar/pasientar. Tokke kommune skal ikkje betale reiser eller gje gåver av større verdi, dersom det kan bli oppfatta som fordeling av leverandørar. Bruk av sosiale media : Du må vurdere nøye om du som privatperson skal ha kontakt med elevar/brukarar/ pårørande/ leverandørar og liknande i sosiale media. Kva som er relevant kontakt bør diskuterst i kvar avdeling, er du i tvil, avklar med næraste leiar. Organisasjonskultur: Arbeidsmiljøet er avgjerande for trivsel, stabilitet og produktivitet. Arbeidsgjevar har hovudansvar, men alle tilsette har ansvar for at det er eit godt arbeidsmiljø på arbeidsplassen Etiske retningsliner skal liggje lett tilgjengeleg på intranettet og på kommunen si heimeside på internett. Saksprotokoll i Administrasjonsutvalet - 23.10.2013 Det vart røysta over vedtaket i AMU. Samrøystes vedteke. Tillegg frå Tokke AP: Etiske retningsliner skal delast ut og gjerast kjend for alle tilsette og folkevalde i kommunen. Samrøystes vedteke.
Framlegget til Etiske retningsliner for Tokke kommune vert vedteke. Etiske retningsliner skal liggje lett tilgjengeleg på intranettet og på kommunen si heimeside på internett. Etiske retningsliner skal delast ut og gjerast kjend for alle tilsette og folkevalde i kommunen. Saksprotokoll i Formannskapet - 23.10.2013 Administrasjonsutvalet sitt vedtak vart samrøystes vedteke. Framlegget til Etiske retningsliner for Tokke kommune vert vedteke. Etiske retningsliner skal liggje lett tilgjengeleg på intranettet og på kommunen si heimeside på internett. Etiske retningsliner skal delast ut og gjerast kjend for alle tilsette og folkevalde i kommunen PS 13/72 Kommunikasjonsplan for Tokke kommune er at me skal kommunisere på ein måte som gjer at kommunen fungerar som, og blir oppfatta som, ein effektiv og profesjonell organisasjon. Planen skal gjere det tydeleg og føreseieleg kva ansvar den einskilde har for å bidra til at kommunen fungerar slik me ynskjer. Den ferdige planen bør liggje lett tilgjengeleg på intranett og kommunen si heimeside på internett saman med etiske retningsliner. Framlegget til kommunikasjonsplan vil bli drøfta i kontaktmøte med hovudtillitsvalde og hovudverneombod 16.10., før handsaming i AMU 22.10. og i Administrasjonsutvalet 23.10. Rådmannen si tilråding: Kommunikasjonsplan for Tokke kommune vert vedteke. Planen skal liggje lett tilgjengeleg på intranett og kommunen si heimeside på internett. Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutval - 22.10.2013 Det vart samrøystes vedteke ny kommunikasjonsplan med fyljande endringar:
6. I interne prosessar følgjer me omstillingsprosedyren og føringane i Arbeidsmiljølov og Hovudavtalen og syter for at tillitsvalde og verneorganisasjonen blir involvert på eit så tidleg tidspunkt som mogleg. 13. Misnøye og klagar : Den som har spørsmål eller sak å ta opp må følgje linja, og vender seg til næraste leiar, eventuelt via verneombod eller tillitsvald/hovudverneombod eller hovudtillitsvald. Dersom dette ikkje gjev resultat, må vedkomande vende seg til leiaren over leiaren. I siste instans vert rådmannen kopla inn. Arbeidsmiljøutvalet: dette er eit partssamansett utval, som består av arbeidsgjevarrepresentantar (4) og arbeidstakarrepresentantar (4). Rådmann, personalsjef og to etatssjefar møter som arbeidsgjevar. Hovudverneombod og tre hovudtillitsvalde som representerer alle tilsette. Partane vel sine eigne representantar. I tillegg møter bedriftshelsetenesta. Kommunikasjonsplan for Tokke kommune vert vedteke med fyljande endrigar: 6. I interne prosessar følgjer me omstillingsprosedyren og føringane i Arbeidsmiljølov og Hovudavtalen og syter for at tillitsvalde og verneorganisasjonen blir involvert på eit så tidleg tidspunkt som mogleg. 13. Misnøye og klagar : Den som har spørsmål eller sak å ta opp må følgje linja, og vender seg til næraste leiar, eventuelt via verneombod eller tillitsvald/hovudverneombod eller hovudtillitsvald. Dersom dette ikkje gjev resultat, må vedkomande vende seg til leiaren over leiaren. I siste instans vert rådmannen kopla inn. Arbeidsmiljøutvalet: dette er eit partssamansett utval, som består av arbeidsgjevarrepresentantar (4) og arbeidstakarrepresentantar (4). Rådmann, personalsjef og to etatssjefar møter som arbeidsgjevar. Hovudverneombod og tre hovudtillitsvalde som representerer alle tilsette. Partane vel sine eigne representantar. I tillegg møter bedriftshelsetenesta. Planen skal liggje lett tilgjengeleg på intranett og kommunen si heimeside på internett. Saksprotokoll i Administrasjonsutvalet - 23.10.2013 AMU sitt vedtak vart samrøystes vedteke med fyljande endringsforslag frå ordførar: I prinsippet vil kommunikasjonen mellom politikk og administrasjon gå føre seg mellom ordførar og rådmann, som har faste møtetidspunkt, men i hovudutvala er det etatssjefane som representerar rådmannen, fyljer opp saker og svarar på spørsmål. Kommunikasjonsplan for Tokke kommune vert vedteke med endringar frå AMU og ordførar. Planen skal ligge lett tilgjengeleg på intranett og kommunen si heimeside på internett
Saksprotokoll i Formannskapet - 23.10.2013 Administrasjonsutvalet sitt vedtak vart samrøystes vedteke. Kommunikasjonsplan for Tokke kommune vert vedteke. Planen skal liggje lett tilgjengeleg på intranett og kommunen si heimeside på internett