IDSAL HYTTEFORENINGEN GREND 2 INNKALLING til Årsmøte i Idsal Hytteforeningen Grend 2 2013 Dato: Lørdag 15. juni 20113 kl. 17:00 med påfølgende sommerfest med leiker for barn Sted: Treodda småbåthavn Saksliste iflg. vedtektene av 15. mai 2004 A. Valg av møteleder og to medlemmer til å underskrive protokollen B. Styrets beretning C. Årsregnskap med revisors beretning D. Styrets forslag til arbeidsprogram og budsjett for neste år E. Fastsettelse av kontingent F. Innkomne forslag G. Valg H. Eventuelt Til informasjon minnes om følgende fra vedtektene: Vedr. årsmøteprotokollen: Årsmøteprotokollen underskrives av møteleder og to medlemmer valgt på årsmøtet. Utskrift av protokollen sendes samtlige medlemmer. Vedr. avstemming: Alle saker avgjøres ved alminnelig flertall blant møtende medlemmer med mindre annet er bestemt (jfr. 7 og 8). Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Vedr.pkt. f) - Innkomne forslag: Forslag må framsettes ovenfor styret inne 11. mai. Vedr. pkt. g) Eventuelt: Det kan ikke fattes beslutning av økonomisk art i saker som tas opp under dette punkt med mindre samtlige medlemmer er tilstede. Sak A) Valg av møteleder og to medlemmer til å underskrive protokollen Forslag til vedtak. De foreslåtte kandidatene godkjennes. Sak B) Styrets beretning Det er arbeidet med følgende saker i 2012/2013: B1 Synfaring i hyttefeltet etter vinteren; tiltak for utbetringar Styret tok i augesyn skadar på molo etter storm i vinter. Spesielt vannledning på ytterste brygge ble hard skada og er ikkje reparert pr 1/6 2013 Truleg vil dette bli utbedra nå innan noen uker. Noe meir av moloen ble øydelagt, Grunndeier og utbygger er informert slik som etter forje storm2011/12 Det er behov for større kapasitet i røyr under stiar. Dette gjeld særskilt ved inngangen til hytta til hytte nr 30, dette er i ikkje utbedra pr 1/6 2013 Det er utført ein god del arbeid like nedan for og lagt røyr undre sti på det område stien pleier å skli ut. Mulig tiltak som er utført er tilstrekkeleg.
Nedgang frå parkeringsplassen ved hytte nr 25. er det gjordt betydelige utberingar så her håper vi at det er bra nok for flaum Det var noe avfall på parkeringsplass etter arbeid på bryggeanlegg i fjor. Også utført: - For å utbetre stiar: Per tingar 2stk lass med steinstøv og Geir kjøper inn filt-duk som skal ligge under grusen og dreneringsrør. Styret forutset at hytte-eigarar fortløpande utbetrar stiar dei sjølve nyttar. - Mette/Rigmor tar ansvar for at dreneringa vert bedra ved nedgang frå parkeringsplassen ved hytte nr 25. - Per har vært på møte og befaring med Atle Seljeskog kva status er for grend 3 og på bryggeanlegg her er ogsåindo sendt alle i grenda pr. e-post - Geir har undersøkt med Strand kommune kva krav som vart stilt til estetisk utforming molo då feltet vart godkjent. - Geir og Per har sørger for at avfall blir fjerna frå parkeringsplass. - Stor innsats på stiene på vårens 2 dugnader B2 Reguleringsplan Her går det fram over og det er ikkje så lenge til så kommer det forslag til regulering. Det skal være sendt ut kart til alle som viser forslag til 8 nye hytter på vårt felt. Det er planer om 8 hytter på Skarvodda også (Grend1) Det er send fleire e-poster til utbygger der vi har hatt fleire synspunkt. Det er også sendt brev frå Skarvodda (grend 1) som vi også har stilt oss bak Det er ikkje noko nytt i saka om reguleringsplan og om utviding av hyttefelt. Saka er venta til kommunal handsaming i løpet av sommarhalvåret. Når reguleringsplan er godkjent, følger styret tett opp kva som skjer med utviding av hyttefeltet. Sist sjekket 1.juni. B3 Vassleidningar Det vart også i år eit problem, spesielt når koplinga sprakk og alt vatnet i brønnen ble tømt ut. Det var litt mystisk at det ikkje var vann i brønnen, men CP kom til og fann feil. Ble utbedra av rørleggar svært kjapt, Nok eit bevis på at vassleidninga vi har pr i dag ikkje er noko å satsa på i framtida. B4 Navneliste fagfolk Røyrleggar: Strand rør 51 74 76 22 Kokaas rør 51 74 90 40 Eletrikar: Ryfylke eletriske 51 74 06 00 Tømrar: Ryfylke trelast 51 74 11 00 Hågen Langeland 906 58 021 Entreprenør-tenester/ Levering av sand og grus:
Håheller, Tor Einar 916 63 921 B5 Trådlaust nett Levrandøren ICE levere nå til fleire på hyttefeltet, har ikkje hør noe klager utan om at det går litt treigt B6 Vårdugnad Tidspunkt: 2 stk Laurdag etter påsken begge dagar kl ca 3 timer Oppgåver under dugnaden: - Jobbe med å forbedre stiene. - Her kom Carl Peder med grus og stein etter behov på begge dugnadene - Samle boss frå Skarvoddavik og nordover mot Odda. - Gå over stiane og sjå til at dei er tilstrekkeleg utbetra. - Sette på plankar på trapp frå brygganlegg opp mot nordre del av hyttefeltet ikkje utført - Fjerne gamle telefonstolper som ligger nede ved sjøen, ikkje utført - Så og alle hytter var med på ein av dugnadene - Beløpet 20.00kr som styre kunne bruke til utbetringar på sti er pr dags dato brukt X.XXX dette skyldes at dugnad er kjekt og sosialt se bilde under:
B7 Nytt navn på velforeininga er tatt i bruk Idsal Hytteforening Treodda er også eit navn Carl Peder og Jorunn er positive til. Når vi har vært i dialog med Strand Kommune bruker vi av praktiske årsaker Grend 2. B7 Økonomisk oversyn Kassabeholdning pr i dato er om lag kr XX.XXX.. Årleg kontingent er venta å bli kr 1500 for inneverande år, sidan investeringar knytta til terrasse ved bryggeanlegg no er betalt. Alle hytteeigarar har betalt kontingent for 2012. B8 Dato for årsmøte/ -fest Njål har høve til å stille med band på sommarfest på laurdag 15. juni. Tidspunkt for årsmøte: kl. 17. Årsfest kl. 18. Alrid Nystad med flere står for underholdningen.. B9 Vanntilførsel Skal være bra, Men ein test på trykket på øverste hytte skal utføres når ledninge er rep nede på brygga B10 Oppgradering av stier Noen stier er gruset opp og forbedret/reparert nå i nyere tid det gjenstår litt enno, men vonar og håpar at dei hyttene som ligg nærast ordner dette selv. Det ligger ekstra grus på p-plass og ved nedgangen hos Øy og Sundal B11 Styre og styremøter. Det er avholdt i alt to formelle styremøter, dvs. ett i 2012 og ett 2013 fram til 1. juni. Det har i tillegg til tider vært hyppig kommunikasjon mellom styremedlemmene via telefon og e-post samt på hyttefeltet for å følge opp aktuelle saker I tillegg hadde vi eit møte med Grend 1 hos Mette Grøtteland sin Militære arbeidsplass 330 Skvadrionen på Sola. Her har det også vært hyppig kommunikasjon mellom styremedlemmene via telefon og e-post ANNET: Styret har fortsatt sin gode dialog med grunneier,. Styret vil likevel igjen minne om at alle kan bidra i at det fortsetter slik, som for eksempel ved å respektere gjeldende regler for bruk av tomteareal og forvaltning av vegetasjon rundt hyttene. Jfr. reguleringsplanen og festekontrakten. Sak C - Årsregnskap med revisors beretning I skrivende stund er årsregnskap hos revisor Tore Medhus og Mette Grøtteland har ikkje fått fylt inn talla som er merket med XXXX Kan informere om at Resultat 2014 er beregnet til kr. Xxxxx Pris på platting med grillhytte kom på totalt kr 82.099(+ 2013) (2010 0g 2011 2013) Kassebeholdning pr i dag er ca XXXXXX og da er alle tidligere gjeld til utbygger betalt. Stavanger, 1.juni 2013
Per Henriksen Geir Øy Rigmor Haave Mette Grøtteland Styrets leder Styremedlem Styremedlem Kasserer Revisor beretning regnskap for 2012: Jeg har gjennomgått regnskapet for Velforeningen Idsal Grend 2 for 2011. Regnskapet gir etter min menig på en god måte utrykk for foreningens drift i 2011. Jeg anbefaler årsmøtet å godkjenne regnskapet slik det foreligger. Med vennlig hilsen, Tore Medhus Forslag til vedtak: Årsregnskapet for 2012 godkjennes. Sak D - Styrets forslag til arbeidsprogram og budsjett for neste år Arbeidsprogram: D1) Oppfølging av planene for Grend 3 (sak står likt som 2012) Styret må følge opp planene for å ivareta hytteeiers interesser gjennom fortsatt kontakt med utbygger Vest Eiendomsforvaltning AS ved Atle Seljeskog. Se orientering under Sak h Annet. For innkallelsen til årsmøte 2011 Dette skrivet er eit viktig arbeidsredskap for styre. Her har vi i klar tekst oppsummert grend 2 sine ønsker/krav brev til Atle Seljeskog Innhold som: kloakktilknytning og utvidelse av båthavnen i forbindelse med nye hytter er viktige punkt Nye brev er også sendt som vi støtter Grend 1 på D2) Tilrettelegging i havnen Det vil være behov for litt etterjustering av arbeidene i havnen som en del av naturlig oppfølging og vedlikehold. Arbeidet forutsettes ivaretatt ifm. framtidige dugnader. Skulle gjerne hatt litt mer singel foran plattingen kanskje noe mer jord på plenen Håper at når lekter kommer for å lage ny molo m.m at vi kan få heist inn noen big bag sekker med grus/pukk og jord. D3) Evaluere åres sommerfest Forslag til vedtak: Arbeidsprogrammet for 2013/2014 godkjennes. Budsjett: Inntekter 15x1500+2x800 24.100 Drift og vedlikehold - strøm 10.000 - vedlikehold pumpehuset 3.000 - leie treplattting/grillplass 3.000 - annet 3.000 Sum drift 19.000 Prosjekter - Grus 4.000 Sum prosjekter 4.000 Periodens resultat 1.100 Pr 1.juni 2013 er kassebeholdningen xx.xxx Forslag til vedtak: Budsjettetforslaget for 2013/2014 godkjennes. Sak E Fastsettelse av kontingent Kontingenten består av en del som skal dekke drift av hyttefeltet ca kr 1.500 per hytte. I tillegg kommer kostnader knyttet til prosjekter. Nå er det store prosjektene ferdig. Det legges
ikkje opp til nye prosjekter med det første. Basert på budsjettet for 2013-2014, foreslår styret at den samlede kontingenten settes til kr. 1.500 per hytte og kr 800 per hytte for de to hyttene med båtplass i Grend 1. Forslag til vedtak: Kontingenten for 2013-2014 skal være kr. 1.500 per hytte. Kontingenten for de to hyttene med båtplass i Grend 1 skal være til kr 800 per hytte. Alternativ forslag:så øker vi til kr 2.000/1.200 det kan komme flere kabelbrudd på vassledningen i framtida. I tillegg så har vi litt på konto når dei store investeringene kommer Andre forslag Forslag: Kort diskusjon ang vann og kloakk Kort diskusjon ang utvidelse av brygga. Viktig at vi tar ein kort diskusjon den lange tar vi når priser og muligheter er litt mer konkret. Sak G Valg Innkomne forslag Geir Øy og Per Henriksen har vært i styre nå i 3 år og går ut etter end tid. Nye forslag er: Jon Sundal, Rune Kvernberg og Lars Mølster Forslag til Valg Tror ikkje vi har noe rutine for valgkomite, men vist styre kan komme med forslag så tror vi det nå i denne prosessen som kommer nå innen 1-2 år er viktig at ein kjenner vår hytteforening. Dette er viktig for kontinuitetenog ikke minst innsikt i prosessen mht utbyggingen og båtplasser, at vi får med folk med "fartstid". Styres forslag er at: Rune Kvernberg og Lars Mølster gjør comback i styre. Dei er også motiverte og interessert å gjøre ein god innsats.
Sak H Eventuelt Ingen saker Stavanger, 1. juni 2013 For styret i Idsal Hytteforening Treodda Per Henriksen ------------------------------ Per Henriksen Styreleder