SAMEIET BASSENGTOMTEN I\beboerforening\innkall årsmøte 2009 280409 INNKALLING TIL ÅRSMØTE (for 2008) i BEBOERFORENINGEN BASSENGTOMTA på Scandic Hotell Solsiden tirsdag 28.april 2009 kl 1830 Beboerforeningen er et utvalg underlagt Styret i Sameiet (bolig og næring). Det avholdes derfor ikke ordinært årsmøte i Beboerforeningen, men et beboermøte som kan betraktes som en årsavslutning for året. I etterkant av beboerårsmøte avholdes Sameiemøte (se innkalling nederst).
Saksliste Styret i Beboerforeningens beretning Regnskap m/noter og balanse 2008, budsjett 2009 Valg av nytt styre i Beboerforeningen (leder og nestleder foreslås oppnevnt som representanter i Sameiestyret - jfr.vedt.) Innkomne forslag (se vedlegg) I) Styrets honorar Generelle saker til orientering og drøfting Evt andre saker som ønskes drøftet behandles under det påfølgende beboermøtet
SAMEIET BASSENGTOMTEN, Beboerforeningen I\beboerforening Bassengtomta\årsberetning 2007 060508 BEBOERUTVALGET I SAMEIET BASSENGTOMTEN STYRETS ÅRSBERETNING FOR 2008 Styret i 2008 2009 har bestått av: Styreleder Trond Buchmann (valgt for 1 år) Nestleder Marte Præsteng (valgt for 2 år) Styremedlem Odd Ovesen (valgt for 2 år) Styremedlem Bjørn Gulbrandsen (valgt for 2 år) Styremedlem Oddmund Olsen (ikke på valg 1 år igjen) Styremedlem Birgitte Mørch (ikke på valg 1 år igjen) Vararepresentant Torgeir Moksnes (valgt for 1 år)
ÅRET SOM HAR GÅTT Året som har gått har vært et normalår for vårt sameie. Både Beboerforening og Sameie fungerer godt, og Det har ikke vært behov for særskilte møter utover det som kan betegnes som normalt. Vi har nå vært i vanlig driftsmodus en tid, etter at de første årene krevde en del Ekstraordinær oppfølging. Men styret ser nå at det etter hvert oppstår behov for vedlikehold og oppgraderinger. Derfor er det både viktig og riktig at vi legger opp til å bygge et solid vedlikeholdsfond for fremtidige kostnader. Det er viktig å huske på at vårt bygningskompleks er stort og med omfattende tekniske installasjoner. Disse installasjonene vil helt sikkert kreve både vedlikehold og oppgraderinger som vil koste mye penger etter hvert. Styret har mottatt svært få henvendelser vedrørende feil og mangler. Det meste av dette gjelder ofte vanlig slitasje som den enkelte beboer/eier selv må sørge for å utbedre. Styret har inntrykk av at de fleste beboere henvender seg til KEF for hjelp og rettleding i slike saker, og at de stort sett får den hjelp som behøves derfra. Henvendelser om tekniske problemer kan gjøres direkte til KEF for veiledning. Styret har i samarbeid med KEF - så vidt startet arbeide med oppmaling av oppganger. Dette oppdraget vil bli fullført i 2009.
Tidligere årsmøter har bestemt at det skal bygges opp et fond på minimum kr 3 000 000 til avsetning for fremtidig vedlikehold. Vi er nå kommet over halvveis i denne målsettingen, og saldo pr dato er kr 1 667 973. Styret har endret innbetaling av den bestemte 100-lappen slik at avgiften nå beregnes ift seksjonsareal. Derfor betaler noen litt over 100 kr pr mnd og noen litt mindre. Endringen gjorde styret utfra et rettferdighetsprinsipp. For ordens skyld bemerkes at styret har gjort denne endringen innenfor det som anses å være innenfor styrets fullmakt. Styret har endret regnskapsoppsettet litt for å gjøre det mer lettlest og oversiktlig. Som det fremgår av regnskapet hadde vi et svært godt resultat i fjor Årsaken er at vi fikk ettergitt en betydelig sum fra Canal Digital ifjor pga problemer med signallevering og dekodere. Dette resultatet vil ikke gjenta seg inneværende år. For øvrig fikk alle beboere tilbud om bytte av dekodere gratis til en ny og bedre modell. Dette pga av tekniske problemer med de gamle. Byttet ble gjennomført på våren 2009 Og styret har ikke mottatt klager på de nye dekoderne. Det tar vi som et godt tegn. Forøvrig henvises til regnskapet for tall.
Vårt video-kamera overvåkingssystem fungerer utmerket. Det ser også ut til at systemet virker preventivt, hvilket også var hensikten. Selv om vi fortsatt har hatt tilfeller av sykkeltyveri, bilinnbrudd og hærverk, så har antallet tilfeller blitt betydelig redusert. Vi har også hatt et par tilfeller av ulovlig innklatring. Derfor er det montert piggtråd på utsiden av garasjeanlegget for å hindre slik adferd.
Vi har dessverre hatt noen tilfeller av nabostøy og beboere som ikke respekterer våre Ordensregler. Styret slår ned på de enkelte tilfeller og gir klar beskjed til de som forstyrrer hvilke regler som gjelder. Likevel er det viktig at alle husker på at vi Tross alt bor i et blokk-kompleks og man kan ikke forvente samme ro og stillhet som huset på prærien. Derfor må toleransegrensene i noen tilfeller være høyere enn i enebolig. Spesielt oppfordres seksjonseiere som leier ut (og som ikke bor her selv) om å sørge for at våre ordensregler utleveres når det inngås nye leieforhold. Naboer som forstyrres oppfordres til å føre logg over problemer, samtidig som styret oppfordrer til å selv ta kontakt. Styret kan ikke være ordenspoliti i det daglige. Våre ordensregler som ble vedtatt på årsmøtet i fjor skal følges. Styreformannens kjepphest er fortsatt skilting av postkasser og utvendig skilting. Feil merking av postkasser blir fysisk fjernet samtidig som det blir lagt skjema for bestilling av postkasseskilt i den enkeltes kasse. Gule lapper og lignende godtas ikke. Utvendig skilting ved ringeapparat rekvireres direkte fra KEF. Utleie av ledige boder administreres også av styret (Marte Præsteng).
Vi har ikke klart å få til havefest som var så vellykket de første par årene. Styret har fortsatt et ønske om at dette skal bli en tradisjon, men til det kreves noen som tar initiativ. Styret klarer ikke alt Det ble foreslått faste dager for ettermiddagskaffe. Heller ikke det har vi klart å gjennomføre. Foreløpig har vi ikke oppnådd noe som helst med den nattlige trafikkstøy i Beddingen. Hvis noen beboere har lyst til å engasjere seg omkring denne problematikken så ta kontakt med styret.
STYRETS ARBEID OG MØTEVIRKSOMHET Som tidligere har styret stort sett avviklet sine møter via E-mail. Innimellom avholdes vanlige møter, men i det daglige er det E-post som gjelder. Styret finner denne arbeidsmåten komfortabel og tidsbesparende. Samarbeidet internt i styret fungerer meget bra, og det har ikke vært noen form for konflikter eller uenighet. I alle saker som har vært drøftet er det fremkommet felles standpunkt som hele styret kunne stille seg bak. Ikke i ett eneste tilfelle har det vært nødvendig med avstemming.
EIERFORHOLD OG ADRESSER, INFORMASJON TIL BEBOERE Styret benytter stort sett e-post til å sende ut informasjon til beboerne. Viktig info prøver vi også å henge opp i oppslagstavlene, men dette blir dessverre ikke alltid gjennomført fordi vi ikke har kapasitet. Det er fortsatt ønskelig at ALLE beboere registrerer sin e-postadresse slik at vi er sikre på at info kommer frem.
VERDIUTVIKLING og KOSTNADSUTVIKLING Det er helt klart at verdiutvikling også for våre leiligheter har stagnert noe. Men styret oppfatter Ikke at verdiene har gått nedover som for enkelte andfre eiendommer i byen. Dette må vi tolke dit hen at det fortsatt er meget attraktive eiendommer vi sitter på. Fortsatt er det mulig å oppnå gode priser ved salg og tross alt er eiendommene salgbare for de som ønsker å selge. Vi har sagt det før og gjentar det gjerne - Bassengtomta er unik, ikke bare i Trondhjem, men i landssammenheng. Vi har mottatt priser og anerkjennelse for gode løsninger. Spesielt haven er vellykket (til tross for lite bruk). Det er viktig at alle beboere er behjelpelige med å opprettholde den standard vi har, slik at våre eiendommer beholder posisjonen som det beste sameiet i Trondhjem (Norge?) å bo i. Det er nødvendig at felleskostnadene reguleres tilsvarende minimum konsumprisindeks år for år. Styret ønsker derfor ikke å fremlegge budsjett som viser underskudd.
AVTALEFORHOLD Revisjon Forretningsførsel Drift / Vaktmester Kabel-TV Forsikring Statsautorisert revisor Deloitte AS Kjeldsberg Eiendomsforvaltning a/s (KEF) Kjeldsberg Eiendomsforvaltning a/s (KEF) Canal Digital as AIG Europe
EGENKAPITAL Årets resultat ble et overskudd på kr 398 857,58. Egenkapital pr 3112 er kr 1 360 140,75. I tillegg til egenkapitalen kommer opparbeidet vedlikeholdsfond kr 1.667 973,26 Disse midlene er nå iht vedtak - avsatt på egen kto. Renteinntektene for denne kontoen føres nå på samme konto. Vedlikeholdsfondet skal benyttes ifm varige investeringer, forbedringer og fremtidig vedlikehold til beste for beboerne, iht vedtektenes 17. Dessuten ønsker styret å vise vedlikeholdsfondet og dets utvikling i balansen på en slik måte at alle kan se hvor store midler vi har til rådighet for dette formål. En slik omlegging av balansen er utført ifm regnskapet for 2008. Ifm med fremleggelse av årsregnskap bør styret rutinemessig foreslå disponering av fremkommet over/underskudd.
ÅRSREGNSKAPET OG VILKÅR FOR FORTSATT DRIFT Årsregnskapet for 2008 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Styret har ingen kommentarer utover det vedlagte regnskapet med noter og balanse. ANSATTE og ARBEIDSMILJØ Beboerforeningen har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det har vært skader eller ulykker på vårt område. Styret anser arbeidsmiljøet (i styret) som godt. Vi tilstreber 50/50 balanse mellom kjønnene ved valg til styret. MILJØ Beboerforeningen driver ingen virksomhet som forurenser det ytre miljø, og tilstreber ellers å oppnå likestilling i sameiets styrende organer.
For styret i BEBOERFORENINGEN I SAMEIET BASSENGTOMTEN Trondheim 2009-04-21 Trond Buchmann (sign.) Marte Præsteng (sign.) Oddmund Olsen (sign.) Odd Ovesen (sign.) Birgitte Mørch (sign.) Bjørn Gulbrandsen (sign.)
Bassengtomten Regnskap 2007 Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Boliger År 2006 År 2007 År 2007 År 2008 Forvaltningskostnader Andel juridisk bistand 18 671 16 450 0 16 450 Arbeidsgiveravgift 0 0 0 0 Styrehonorar beboerutvalg 30 000 30 000 28 875 30 000 Arbeidsgiveravgift 4 030 4 230 4 071 4 230 Forretningsførsel KEF 91 970 89 312 89 874 81 563 Revisjonshonorar 0 14 063 7 125 14 063 Kontor / administrasjonskost 0 22 500 0 22 500 Kabel TV avgift 0 395 000 0 400 000 Sum kostnader betales direkte av Sameiet 144 671 571 554 129 945 568 805 Skatter og avgifter Forsikringer 152 640 103 710 77 819 75 000 Heisavgift pr.år 0 18 750 23 493 18 750 Driftskostnader Driftskontor / lager 11 072 11 515 11 359 12 063 Vaktmestertjenester 104 945 107 916 128 213 125 306 Vaktmester parkering / boder 2.etg 17 407 23 433 20 085 23 830 Driftsmateriell 8 586 3 750 10 788 5 000 Tekniske alarmer / telefonabonnement heiser 38 313 17 857 28 024 44 643 Ventilasjonsanlegget 67 043 81 250 63 398 81 250 Rør, sanitær, varme, kjøling, sprinkling 14 202 21 933 29 433 27 416 Elektro og automatikk / Internkontroll 59 555 61 250 92 249 74 375 Heiser 180 747 115 000 286 673 220 000 Brannalarmanlegg / Nødlys 3 050 19 191 12 942 19 191 Energi Elektrisitet fellesareal / heis,lys,ventilasjon,pumper 274 267 286 875 259 992 336 150 Fjernvarme 125 354 140 000 126 128 189 000 Tappevann 269 151 206 250 219 938 337 500 Energioppfølging / fordeling/megling 17 250 12 500 17 813 17 813 Renovasjon og renhold Skadedyrbekjempelse 3 406 4 112 3 719 4 112 Avfallshåndtering / drift søppelrom 33 731 34 125 38 841 34 847 Renhold innvendig. 157 223 148 500 137 148 187 000 Matteservice boliger 17 778 22 500 23 438 Fasaderengjøring / vindusvask boligdel 23 000 48 125 41 474 48 125 Rengjøring / feiing av utvendige plasser og veier 51 761 51 761 51 761 51 761 Rengjøring / feiing av parkeringsanlegg 2.etg 30 865 39 716 27 234 23 433 Merking / vedlikehold av betonggulv 0 3 190 0 3 190 Sikring og vakthold Vakthold / sikkerhet mobilt 13 465 13 708 14 580 15 353 Brannsikring / brannvern 20 691 19 191 19 904 19 575 Låssystem / adgangskontroll fellesarealer 325 144 16 450 49 468 24 674 Sikkerhet utrykning tekniske alarmer 6 759 9 375 646 6 250 Servicefunksjoner Utomhusanlegg / gartnerarbeide 4.etg 106 984 112 500 149 617 122 500 Planteservice fellesareal 6 250 6 250 Vedlikeholdskostnader Bygningsmessig vedlikehold fellesareal 12 132 54 832 55 817 54 832 Bygningsmessig vedlikehold utvendig Bygningsmessig vedlikehold boligdel 76 691 212 500 68 609 212 500 Diverse utgifter 0 0 0 0 Sum driftskostnader (forhåndsbetales av KEF) 2 223 211 2 028 014 2 067 164 2 445 126 Forvaltningshonorar KEF 135 682 110 486 124 030 133 958 Sum driftskostnader KEF 2 358 893 2 138 501 2 191 194 2 579 083 Sum forvaltnings-og driftskostnader 2 503 564 2 710 054 2 321 139 3 147 888 Styrehonorar 30 000 30 000 28 875 30 000 Arbgiveravg. 4 030 4 230 4 071 4 230 Driftskostnader Kjeldsberg Eiendomsforvaltning 2 469 534 2 675 824 2 288 193 3 113 658
SAMEIET BASSENGTOMTEN Innkomne forslag til årsmøte i Beboerforeningen Bassengtomta tirsdag 28. april 2009 kl 1830 Årsmøte/forslag 2008 FORSLAG I Styrets honorar Forslagsstiller : Styret Begrunnelse Styrets arbeidsbelastning er omtrent som tidligere år. For dette skal det betales honorar. Det foreslås ingen økning av honorarenes størrelser, men kun indeksregulering ift normal lønnsregulering for perioden. Forslag Styrets honorar foreslås lik fjoråret, med tillegg av lønnsregulering, avrundet til 5%. Endelig honorar avrundes oppover til nærmeste 100-kr. Trondhjem 280409 for styret i Beboerforeningen Bassengtomta Trond Buchmann, formann (sign.)
Innkalling til Årsmøte i Seksjonssameiet Bassengtomta på Scandic Hotell Solsiden tirsdag 28.april 2009 (ca) kl 2030 Saksliste Regnskap og Årsberetning Seksjonssameiet Bassengtomta Valg av styre Marianne Brurok styreformann i Seksjonssameiet