Flora kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Flora Samfunnshus, møterom Ytterøyane Dato: 04.03.2016 Tid: Kl. 09:30 Faste representantar som møtte: Bjørn Hollevik Eva Richter Miriam Nesje Olav Mølster Forfall faste representantar: Ole Chrstian Rynning Fylgjande vararep. møtte: Bjørg Mikalsen Sakliste Sak nr. Sakstittel 08/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 09/16 Skriv og meldingar 10/16 Florø parkering AS - informasjon om driftsåret 2014 11/16 Forventningsavklaring med ordførar og rådmann 12/16 Eigarskapskontroll 13/16 Overordna analyse 14/16 Saker og oppgåver for kontrollutvalet 15/16 Årsmelding 2015 Flora kontrollutval 16/16 Oppfølgingsliste 2-2016 17/16 Eventuelt I tillegg til medlemane møtte: Bjørg Mikalsen som vara for Ole Christian Rynning. Flora kommune ordførar Ola Teigen, rådmann Terje Heggheim (sak 8-13) og controller Berit S Osa. Frå Florø parkering: Fredrik W Gulbrandson, Åge Larsen og Jan Harald Arnesen (sak 10). KRYSS Revisjon ved Terje Førde, Stig Årdal og Charles Litsheim. Underskrifter:
08/16: Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vert godkjent. FLO- 08/16 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent 09/16: Skriv og meldingar Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Kontrollutvalsboka vart delt ut til medlemane. FLO- 09/16 VEDTAK: Skriv og meldingar vert tekne til orientering 10/16: Florø parkering AS - informasjon om driftsåret 2014 Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Desse møtte frå selskapet: Tidlegare dagleg leiar Fredrik W Gulbrandson, styremedlem Åge Larsen og dagleg leiar Jan Harald Arnesen. Fredrik W Gulbrandson informerte og svarte på spørsmål. Side 2
Tilrådinga vart samrøyses vedteken. FLO- 10/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. 11/16: Forventningsavklaring med ordførar og rådmann Saka vert lagt fram til drøfting. Ordførar Ola Teigen og rådmann Terje Heggheim møtte og deltok i drøfting av forventningar. Det er viktig at det er klart i innkallinga når kontrollutvalet forventar at ordførar og/eller rådmann skal møte. Framlegg frå leiar: Saka vert teken til vitande. FLO- 11/16 VEDTAK: Saka vert teken til vitande. 12/16: Eigarskapskontroll Revisjonsnotat om eigarskapskontroll vert teke med som grunnlag i arbeidet med plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon. Rådmann Terje Heggheim informerte om at formannskapet er orientert om at samla sak om eigarskapsstrategi først kan komme til hausten. FLO- 12/16 VEDTAK: Revisjonsnotat om eigarskapskontroll vert teke med som grunnlag i arbeidet med plan for Side 3
selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon. 13/16: Overordna analyse Saka vert lagt fram til drøfting. Revisjonssjef Terje Førde prsenterte overordna analyse. På neste møte presenterer rådmannen "BRI-systemet" for arbeidet i administrasjonen. Til neste møte lagar kvar medlem liste med ca 5 prosjekt/område som dei kan tenke seg forvaltningsrevisjon på i valperioden. Dette vert sendt til sekretariatet for oppsummering innan 1.4.16. Framlegg i møtet: Saka vert drøfta vidare på neste møte. FLO- 13/16 VEDTAK: Saka vert drøfta vidare på neste møte. 14/16: Saker og oppgåver for kontrollutvalet Kontrollutvalet ber sekretariatet om å førebu og legge fram saker i tråd med oversiktene i saksutgreiinga. FLO- 14/16 VEDTAK: Kontrollutvalet ber sekretariatet om å førebu og legge fram saker i tråd med oversiktene i saksutgreiinga. Side 4
15/16: Årsmelding 2015 Flora kontrollutval Årsmeldinga vert godkjent slik den ligg føre. FLO- 15/16 VEDTAK: Årsmeldinga vert godkjent slik den ligg føre. 16/16: Oppfølgingsliste 2-2016 Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. FLO- 16/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. 17/16: Eventuelt FLO- 17/16 VEDTAK: Side 5