Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalget Bjørn Pedersen (leder), Martin Reinertsen (nestleder), Kirsti Mathiassen, Harald Skaar, Anne Bente Aunevik Kjærre. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 16. juni 2015 kl. 13.00 15.00 i formannskapssalen SAKSLISTE ORIENTERINGER Omsorgstjenesten med utgangspunkt i Helseplanen SAK 06/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 28.04.15 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Status forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Nytt fra sekretær: Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjoner, planlegging av neste møte EVENTUELT REFERATER Ref. 06/15 Henvendelse fra Farsund Venstre med vedlegg, datert juni 2015 Ref. 07/15 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 27.05.15 Farsund, den 5. juni 2015 Bjørn Pedersen Leder Willy Gill Utvalgssekretær Kopi er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor. Forfall/inhabilitet bes meldt til: Willy Gill, tlf. 90 95 62 46 /e-post willy.gill@asekretariat.no Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 1
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 06/15 Møtedato: 16.06.15 Saksbehandler: Willy Gill SAK 06/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 28.04.15 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 28.04.15 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 28.04.15 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 28.04.15 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2
Møte nr. 02/15 Dato: 28.04.15 kl. 13.00 14.45 Sted: Rådhuset, formannskapssalen FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Bjørn Pedersen, leder Martin Reinertsen, nestleder Harald Skaar, medlem Anne Bente Aunevik Kjærre, medlem Kirsti Mathiassen, medlem Andre til stede (hele eller deler av møtet): Rådmann Vidar Torsøe Økonomisjef Anita Ore Revisor Monica Nilsen Revisjonssjef Irene Loka Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. SAKSLISTE ORIENTERINGER Presentasjon av årsregnskap og årsberetning 2014 SAK 04/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 24.03.15 SAK 05/15 ÅRSREGNSKAP 2014 FARSUND KOMMUNE FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 04/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet 17. mars 2015 Ref. 05/15 Kommunerevisjonen Vest, attestasjonsrapport finansforvaltningen 2014 Underskrift Bjørn Pedersen Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1 3
Møtebok 28.04.15 Farsund kontrollutvalg ORIENTERINGER Presentasjon av årsregnskap og årsberetning 2014, se sak 5. SAK 04/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 24.03.15 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 24.03.15 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 24.03.15 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 24.03.15 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 24.03.15 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 05/15 ÅRSREGNSKAP 2014 FARSUND KOMMUNE Administrasjonen presenterte årsregnskap og årsberetning. Revisjonen presenterte revisjonsberetningen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Farsund kommunes regnskap for 2014. Sammen med årsregnskap og årsberetning forelå revisjonsberetning og revisjonsbrev nr. 14 fra Kommunerevisjonen Vest. Det er avgitt standard revisjonsberetning. 4 2
Møtebok 28.04.15 Farsund kontrollutvalg Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 13. april 2015 og revisjonsbrevet datert 14. april 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til Farsund kommunes årsregnskap for 2014. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2014 Årsrapport for 2014 Revisjonsberetning, datert 13. april 2015 Oppsummeringsnotat, datert 14. april 2015 Saksopplysninger: Driftsregnskapet viser kr. 468 425 257 til fordeling drift, og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 0. Revisor har avgitt standard revisjonsberetning, altså er det ingen presiseringer eller forbehold. I revisjonsbrev nr. 14 har revisor kommentert følgende forhold. - Budsjettavvik drift og investering - 1B og presentasjon av skjemaet - Avsetning frie kapitalfond Det vises til revisjonsbrevet for nærmere informasjon. Kopi av brevet er sendt til administrasjonen som vil få anledning til å kommentere brevet i kontrollutvalgets møte. Både administrasjon og revisor vil være tilstede i møtet og vil kunne gi utfyllende opplysninger og svare på spørsmål. Administrasjonen vil presentere kommunens årsregnskap og årsberetning. Behandling av årsregnskapet: Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsrapport - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret 5 3
Møtebok 28.04.15 Farsund kontrollutvalg - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering/inndekning (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner årsregnskapet Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Farsund kommunes regnskap for 2014. Sammen med årsregnskap og årsberetning forelå revisjonsberetning og revisjonsbrev nr. 14 fra Kommunerevisjonen Vest. Det er avgitt standard revisjonsberetning. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 13. april 2015 og revisjonsbrevet datert 14. april 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til Farsund kommunes årsregnskap for 2014. FASTE POSTER Nytt fra revisor. Begynt så vidt på planleggingen for 2015. Status forvaltningsrevisjon Deltid: Revisjonssjef overtar oppfølgingen av dette prosjektet. Tar sikte på samme fremdrift. Nytt fra sekretær. Arbeider med å forberede møte 16. juni. EVENTUELT REFERATER Ref. 04/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet 17. mars 2015 Ref. 05/15 Kommunerevisjonen Vest, attestasjonsrapport finansforvaltningen 2014 Konklusjon: Kontrollutvalget tok referatene til etterretning. 6 4
Henvendelse til kontrollutvalget i Farsund kommune juni 2015 Farsund Venstre v/ann Karin Fuglestad og Beate Marie Johnsen ønsker med denne henvendelsen å be kontrollutvalget i Farsund kommune å gjennomgå saksbehandlingen til sak 15/39 Forespørsel om kjøp av areal Røssevika behandlet i Formannskapets møte 30.04.2015. I etterkant av denne behandlingen sendte Farsund Venstre en interpellasjon til ordføreren. Denne ble besvart i kommunestyremøte 21.05.15. Interpellasjonen og svaret fra ordføreren er vedlagt. Hvorfor ønsker vi at kontrollutvalget skal vurdere saken? Kontrollutvalget i kommunen skal bidra til å sikre tilliten innbyggerne har til kommunen og sikre en effektiv og riktig ressursbruk i kommunen. Dette innebærer en velfungerende egenkontroll der kontrollutvalget i sum skal bidra til å fremme en tillitsskapende forvaltning i kommunen. Vår henvendelse er knyttet til en enkeltsak, men er også av prinsipiell betydning. Vi anser derfor denne saken som viktig, og det er følgelig veldig ønskelig å få klarhet i kontrollutvalgets synspunkter. Vi håper derfor at kontrollutvalget vil velge å behandle vår forespørsel. Den aktuelle saken ble som nevnt behandlet i Formannskapets møte den 30.04.2015. Saken gjaldt salg av 84 000 m2 Landbruk- natur og friluftsområde (LNF-område) til en privat bedrift som ønsket å bruke arealet som utvidelse til sin næringsvirksomhet. Forslaget fra administrasjonen ble vedtatt i sin helhet med unntak av punkt 4 som hadde følgende ordlyd: Salget gjøres betinget av at arealet blir avsatt til næring ifm pågående revisjon av kommunedelplanen. Dette punktet ble vedtatt strøket. Det er flere momenter som gjør at vi ønsker å få vurdert hvorvidt behandlingen av denne saken er i tråd med de retningslinjer og lovverk som kommunen forholder seg til. I sum handler det om at salg av kommunal eiendom stiller store krav til viktige forvaltningsmessige prinsipper. I denne saken vil vi særlig rette fokuset på hvorvidt det har blitt gjennomført en forsvarlig saksutredning og saksgang, at saken gir grunnlag for ordninger som gir gyldighet for flere (likebehandling) i liknende saker og ikke minst graden av åpenhet i prosessen. Hvilke spørsmål ønskes besvart? Vi ber kontrollutvalget ta stilling til følgende: 1. Ivaretar saksgang og saksutredningen kravene til forsvarlig forvaltning? 2. Er Farsund kommunes delegasjonsreglement fulgt i den aktuelle saken? 3. Kan vedtaket anses som gyldig? Noen utfyllende kommentarer/presiseringer til de aktuelle spørsmålene: 1.En sak skal være så godt opplyst som mulig før vedtak fattes. Vår oppfatning er at saksutredningen er svært kortfattet og med vesentlige mangler knyttet til forhold som burde vært belyst i saksutredningen. Vi nevner 7
a. Begrunnelse og vurdering omkring prisfastsettingen b. Forholdet mellom arealbehov og størrelse av kjøpte areal c. Overordnede betraktninger omkring lokalsamfunnets behov for mer næringsareal d. Manglende konsekvensutredning etter plan og bygningsloven. e. Fritidsanlegg, i bruk av Lista Trialklubb og Farsund og Lyngdal tempoklubb, har innenfor det aktuelle området mottatt spillemidler ved to anledninger. Dette forplikter kommunen, og etter vår oppfatning er dette en viktig saksopplysning og et moment som man burde ha klargjort hvordan skulle ivaretas ved et eventuelt salg. Dette gjelder også ivaretakelse av barn og unges interesser som heller ikke er vurdert i saken. Området er i dag ikke regulert til næringsformål, men salget baserer seg på at arealet i fremtiden blir det. Vi stiller spørsmål ved om kommunen kan binde opp sin egen planmyndighet på en slik måte. Saksutredningen inneholder heller ingen arealplanfaglige vurderinger på hvorvidt dette arealet i bunn og grunn egner seg som næringsareal. Etter vår oppfatning burde dette være et minstekrav til saksframlegget. Vi er opptatt av at kommunen skal være preget av åpne og demokratiske prosesser der likebehandling står sterkt. For eksempel har formannskapet hatt som praksis at salg av eiendom av en viss verdi/størrelse skal legges ut på det åpne markedet for å sikre dette. Slik saken fremstår, så binder man opp et gitt areal med den forutsetningen om at dersom dette blir næringsareal, så skal en bestemt aktør få kjøpe dette. 2. I den aktuelle saken var det Formannskapet som traff beslutningen og saken hadde ikke vært behandlet av andre utvalg i forkant. Etter vår oppfatning burde denne saken vært gjenstand for behandling i Landbruksutvalget som første instans. I delegasjonsreglementet til Farsund kommune står det at landbruksutvalget vedtar i saker som angår 9 i jordloven - bruk av dyrka og dyrkbar jord (omdisponering og arealendringer i LNF-områder). Kommunelovens 13 og gjeldende delegasjonsreglement gir riktignok Formannskapet utvidet myndighet i hastesaker. Vi har vanskelig for å se at den aktuelle saken kan falle inn under dette punktet. 3. Alt i alt så handler dette om hvorvidt saken var så godt utredet og med en slik saksgang at Formannskapet kunne gjøre det vedtaket de gjorde. En avgjørelse på dette mener vi vil være viktig både for denne saken, men ikke minst for fremtidige salg av kommunale eiendommer og areal. Til det siste spørsmålet, så er det viktig for oss å få formidlet til kontrollutvalget at vi anser den aktuelle bedriften som en svært viktig næringsaktør i kommunen. Vi ønsker selvsagt å tilrettelegge for videre vekst og utvikling for denne bedriften på lik linje med andre virksomheter i Farsund. Det betyr at dersom vedtaket ikke anses som gyldig, så er det ønskelig å få det aktuelle området utredet som potensielt næringsareal i forbindelse med framtidige planprosesser. Vårt hovedbudskap er å sikre at kommunen er tydelig på hvilke premisser som skal være førende for salg av arealer, at det er forutsigbarhet i saksbehandling og saksgang og at prosessene gir tillit til forvaltningen av kommunens arealer og eiendom. 8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrolluwalg i Agder Postboks 120 449.1 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 AGDER SEKRETARIAT - styret MØTEtsOK Dato: Onsdag27. mai 2015 kl. 13.00-14.00 Sted: Sekretariatets kontor i Kvinesdal Tilstede: Bjame Johansen, leder Ebba Farre Roksvold Harald Lande Malin Stokkeland hadde forfall Andre: Kjell lvar Hommen, daglig leder Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Saksliste SAK 01/15 PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE SAK O2l15 FREMLEGGELSE AV REGNSKAP FOR 2OI4 SAK 03/15 LØNNSJUSTERING PR.. 01.05.2015 sak 04/15 ÅnSVrnlDrr{G FOR 2015 Eventuelt UNDERSKRIFTER: Øm toufuweå^,"lli Ebba Farre Roksvold rt,. (d,/a+ct Harald Lande Utskrift sendes: Stvrets deltakerkommunene. medlernmer samt kontrollutvalgsleder, ordfører og rådmann i Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle" Evje og Homnes, Farsund, Flekketl ord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal. Lindesnes, Lyngdal, Mandal. Mamardal, Sirdal, Valle. Åseral Ansatte: Daglig ledcr Kjell Ivar i{ommen Telelbn: 38 35 l4 09 Mobiltelefon: 97 5l 02 98 L-po:t: kicll. ir ar t rsekrclirrial.no Saksbehandler Willy Gill Telefbn 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: wi1ly. gill@asekretariat.no 25
Agder Sekr,etariat Sekretariat for kontrolluwalg i Agder Møtebok 27. mai2}l5 Agder Sekretariat SAK 01/15 PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Protokoll fra styrem øte 3. september 2014 godkjennes. SAK O2II5 FREMLEGGELSE AV RtrGNSKAP FOR 2OI4 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: 1. Styrets årsberetning for 2014 godkjennes. 2. Det foreliggende regnskap avlegges som selskapets regnskap for 2014. Btter at regnskapet er avlagto skal regnskapet til revisjon hos Bruli Revisjon AS. Styret giør slikt vedtak under fonutsetning av at revisor ikke har merknader til det fremlagte regnskapet: 1. Styret godkjenner regnskapet for 2014 2. Årets mindreforbruk, kr 53.429 tilføres disposisjonsfond. SAK 03/15 LØNNSJUSTERII\G PR. 01.05.2015 Styret gjorde slikt enstemrnig vedtak: Det gis et tillegg i lønn fra 01.05.2015 for selskapets ansatte tilsvarende rammen i kommuneoppgiøret for 2015. 26
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrolluwalg i Agder SAK O4II5 ÅNSUELDING FOR.2015 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Årsmeldingen for 2014 vedtas. Eventuelt 27