Brukermanual for reservasjon av grupperom i WebReservations Versjon 1.0 1.0 Generelle retningslinjer for reservasjon av grupperom ved HiL s. 1 2.0 Innlogging s. 2 3.0 Enkel romreservasjon s. 2 4.0 Multippel romreservasjon s. 4 5.0 Mine reservasjoner / avbestilling av rom s. 6 6.0 Ofte stilte spørsmål s. 7 7.0 Romoversikt ved HiL (grupperom) s. 8 1.0 Generelle retningslinjer for reservasjon av grupperom ved HiL Begrensninger i WebReservations: - Én student kan kun reservere inntil 20 timer i løpet av 30 dager. - Én student kan kun reservere grupperom for en måned frem i tid. - Merk også at det er i praksis mulig å reservere rom for inneværende uke i WebReservations, derimot er det fortsatt de opphengte listene som gjelder. Disse listene henges opp hver mandag morgen, og for at din reservasjon skal bli med på disse listene må du ha reservert senest fredag kl 12:00. Praksis for reservasjon av rom for inneværende uke: - Du kan reservere rommet ved å markere ledige felt direkte på romoversikten på døra. - Dersom rommet ikke er tatt i bruk til oppsatt tid, kan det fritt nyttes av andre, men vis hensyn til den akademiske timen, spesielt hvis rommet er reservert for bruk til gruppearbeid i forbindelse med undervisning. Reservasjon av grupperom fremover i tid: - Reservering gjøres i WebReservations. Har du spørsmål som ikke besvares i denne brukermanualen, se kapittel 6.0 for ofte stilte spørsmål før du sender mail til rombestilling@hil.no - Husk å avbestille rom du ikke har bruk for! - 1 -
2.0 Innlogging Brukernavn og passord for innlogging til WebReservations er det samme som benyttes ved innlogging til Fronter og Studentweb. 3.0 Enkel romreservasjon Hvis du er ute etter ett bestemt rom og vil se tilgjengeligheten på dette, kan enkel romservasjon benyttes (se bilde under). Det første du må gjøre er å finne ut om ønsket rom er ledig for reservasjon. Velg plassering, for eksempel Østhove (hvis du er usikker på hvor grupperommet er plassert på campus, se kapittel 7). Velg deretter grupperom (hvis du vil velge flere en ett rom, hold inne ctrl tasten mens du klikker på rommene). Hvis du er usikker på om grupperommet tar det antall studenter som ønskelig, klikk på Rominfo. I rominfo får du informasjon om antall plasser og om du har tilgang til PC - 2 -
(dette betyr ikke det samme som tilgang til trådløst datanett, du har tilgang til skolens datanett stort sett over hele campus så lenge du har en bærbar PC med trådløst nettverk). Velg så tidspunkt, enten uke eller en bestemt dato. Klikk deretter på søk. Etter et par sekunder vil du få opp tilgjengeligheten for ønsket rom til ønsket tidspunkt (se bilde under). I eksemplet over er grupperom Ø31 kun ledig på torsdag. For å gjøre selve reservasjonen av rommet; velg dato, som i dette tilfellet er 29.01.09, deretter velger du tidspunkt på dagen (tid), for eksempel fra klokken 09:00 til 14:00. Merk at du ikke kan reservere rom ut fra den akademiske timen (kvarteret over hel), du kan reservere kun i hele timer. Deretter skriver du navnet ditt i reservasjonstekst. Det er dette navnet som vises på de opphengte listene. Klikk deretter på reserver og du ser resultatet i bilde under. Du har nå reservert et grupperom. - 3 -
4.0 Multippel romreservasjon Hvis du skal reservere grupperom for flere dager om gangen og på faste tidspunkt, er multippel romreservasjon enkel å bruke. Velg først Multippel romreservasjon i menyen øverst i bilde (se under), velg plassering, dvs hvor på campus du vil finne et ledig grupperom eller Grupperom alle. Ved valg av sistnevnte vil WebReservations søke etter ledige grupperom på hele campus. Velg så tidspunkt, enten en uke, over flere uker eller en gitt dato fra og til. Velg dager, f.eks hvis du ønsker hele uken må du holde inne ctrl tasten mens du velger mandag til og med fredag. Velg deretter starttid og sluttid, dvs klokkeslett på dagen fra og til. Skriv deretter navnet ditt i reservasjonsteksten og klikk på søk. - 4 -
Søkeresultatet ser du under. Her vises det en oversikt over ledige grupperom som er plassert i Østhove i uke 3, mandag til fredag fra kl 10:00-12:00, altså ut fra søkekriteriene som ble valgt over. Velg så ønsket rom på de enkelte dagene og klikk på gjør en reservasjon. Etter at reservasjonen er gjennomført, får du en oversikt over hvilket grupperom som ble reservert (se neste side). - 5 -
5.0 Mine reservasjoner / avbestilling av rom Ved å gå inn på menyen Mine reservasjoner får du en oversikt over de rommene du har reservert. Ved å velge et grupperom vil du se at det står slett i en grå firkant. Klikk på denne hvis du ønsker å avbestille et rom. - 6 -
6.0 Ofte stilte spørsmål Jeg får feilmelding når jeg prøver å logge meg inn. Brukernavn og passord er det samme som ved innlogging til Fronter og Studentweb. Du må derfor ta kontakt med it-drift@hil.no. Jeg finner ikke gruppeom i Montenegro eller i Sørhove når jeg velger plassering i romreservasjon. Er det riktig? Ja, det er riktig. Disse stedene har ikke tilgjengelige grupperom for studenter. Jeg får ikke reservert grupperommet lenger enn til kl 18:00, men jeg trenger rommet lenger. Hva gjør jeg? Du får ikke reservere lenger enn til 18:00 av praktiske årsaker. Du kan fint benytte deg av rommet senere enn dette tidspunktet. Hvorfor får jeg en melding om at jeg må oppgi en uke mellom to gitte datoer? Det er lagt inn en begrensing på at du ikke kan reservere for mer enn en måned frem i tid. Når jeg velger Grupperom alle i Multippel romreservasjon er det ikke alle grupperommene som vises og jeg vet at alle rommene er ledige. Hvorfor? Det er nærmere 30 grupperom ved høgskolen og det skal mye til at alle er ledige på samme tid, derimot hvis dette skulle være tilfelle er det en begrensning på hvor mange rom som faktisk vises (maks 25). Ønsker du et rom som er plassert på Østhove, legg inn søkekriteriene deretter. Jeg har overskredet antall tillatte timer som kan reserveres i en periode, men jeg trenger et rom i forbindelse med eksamen. Hva gjør jeg? Hvis du er i en gruppe så får noen andre i gruppa gjøre reservasjonen. Husk at én student kan reservere 20 timer i løpet av 30 dager, dvs at hvis man er 4 i en gruppe kan gruppa faktisk reservere hele 80 timer i løpet av 30 dager Alternativt må du sende mail til rombestilling@hil.no. Jeg har vært uheldig å slette rommet som var reservert. Hva gjør jeg? Det er ingen angrefunksjon, du må reservere rommet på nytt hvis det fortsatt er ledig. Jeg forsøker å avbestille rommet, men får det ikke til. Hva kan være problemet? Hvis du f.eks skulle ha benyttet rommet fra kl 10:00, men av en eller annen grunn ikke kan møte allikevel, er det for sent å avbestille rommet etter dette tidspunkt (dette er en teknisk begrensning med WebReservations). - 7 -
7.0 Romoversikt ved HiL (grupperom) Gamlebygget: Underetasjen i Gamlebygget (G-004,G-005,G-006,G-007,G-013) Internatet: Underetasjen i Internatet (I-010,I-012,I-014,I-016) Paviljongen: Paviljongen (P-11,P-12,P-13,P-14) Vesthove: Vesthove (V11,V16) Østhove: Bak Hollywoodtrappa (Ø31,Ø32,Ø33,Ø34) 4.etg ved avd. for TVF (Ø44) I DownHiL (Ø11,Ø12,Ø13,Ø14,Ø15,Ø16,Ø17,Ø18) I tillegg er det grupperom i kantina og i biblioteket, disse ligger ikke i reservasjonssystemet. - 8 -