Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Fylkesmannen i Oslo og Akershus Rapport fra tilsyn 2012 med krisesentertilbudet i Ås kommune Kommunens adresse: Postboks 195, 1431 Ås Tidspunkt for tilsynet: 20. november 2012 Kontaktperson i virksomheten: Helse og sosialsjef Marit Roxrud Leinhardt Sammendrag Fylkesmannen i Oslo og Akershus gjennomførte 20.11.2012 tilsynsmøte med Ås kommune om krisesentertilbudet i kommunen. Ås kommune er vertskommune for Krise- og incestsenteret i Follo IKS, som er drevet av alle de syv Follokommunene: Ås, Ski, Oppegård, Nesodden, Vestby, Frogn og Enebakk. Tilsynet omfattet krisesenterlova 2 om krav til krisesentertilbudet, 3 om individuell tilrettelegging av tilbudet, 4 om samordning av tjenester og 8 om internkontroll. Ved tilsynet i Ås kommune ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å gi pålegg til kommunen. Dato: 30.01.13 Inger E. Tofthagen Gro Haugen

Hva tilsynet omfattet Rapporten er utarbeidet etter tilsynsmøte med Ås kommune den 20.11.2012, gjennomført av Fylkesmannen i Oslo og Akershus. Kommunen er pålagt å ha et krisesentertilbud til både kvinner, menn og barn. Tilbudet skal rette seg mot de som er utsatt for vold eller trusler om vold i nære relasjoner. Formålet med dette tilsynet var å undersøke om Ås kommune gjennom sine styringstiltak sikrer at kommunen oppfyller sine plikter i tråd med lovens krav. Temaer som tilsynet omfattet: Til 2 om krav til krisesentertilbudet o Om kommunen har et krisesentertilbud eller tilsvarende gratis og trygt botilbud som er døgn- og helårsåpent o Om kommunen har et gratis dagtilbud der alle kan henvende seg direkte uten henvisning eller timeavtale o Om krisesenteret har en døgn- og helårsåpen telefontjeneste der alle kan få råd og veiledning o Om brukerne får oppfølging i reetableringsfasen Til 3 om individuell tilrettelegging av tilbudet o Om kommunen sørger for at brukerne får oppfylt rettigheter etter annet lovverk o Om det tilrettelegges for bruk av tolk både i bo- og dagtilbud hvis dette er nødvendig for et fullgodt tilbud Til 4 om samordning av tjenester o Om kommunen sørger for at krisesentertilbudet blir samordnet med andre deler av tjenesteapparatet Til 8 om internkontroll o Om kommunen fører internkontroll og sikrer at krisesenteret utfører tjenestene sine i samsvar med kravene i krisesenterloven o Om kommunen kan gjøre rede for hvordan de utøver sin interne kontroll Tilsynet ble gjennomført ved gjennomgang av dokumenter og ved samtale med ordfører og representantskapsmedlem Johan Alnes, rådmann Trine Christensen og helse og sosialsjef Marit Roxrud Leinhardt. Fylkesmannen besøkte Follo krisesenter den 18. oktober 2010, som en del av forberedelsene til senere tilsyn. Vi fikk en omvisning på senteret og hadde samtale med daglig leder Anne Odenmarck som redegjorde for senterets arbeid. I telefonsamtale med daglig leder den 09.10.12 fikk Fylkesmannen oppdatert informasjon om bl.a. samarbeidet med eierkommunene. I medhold av kommuneloven 60 d kan Fylkesmannen gi kommunen pålegg om å rette forhold som er i strid med de bestemmelser fylkesmannen fører lovlighetstilsyn med. Rapporten gir for øvrig ingen fullstendig tilstandsvurdering av den totale virksomheten ved krisesentertilbudet i kommunen.

1. Beskrivelse av virksomheten spesielle forhold Pr. 01.01.12 hadde Ås kommune 17.284 innbyggere. Fra 01.01.12 ble Krisesenteret i Follo IKS og Incestsenteret i Follo IKS, som er samlokalisert, slått sammen til ett IKS og heter nå Krise- og incestsenteret i Follo IKS (KISiF). KISiF er drevet av alle Follokommunene: Ås, Ski, Oppegård, Nesodden, Vestby, Frogn og Enebakk. Det interkommunale selskapet er opprettet i medhold av lov 29.01.99 nr. 6 om interkommunale selskaper. Virksomheten ligger i Ås kommune, som er vertskommune. 2. Gjennomføring Tilsynet omfattet følgende aktiviteter: Varsel om tilsyn ble sendt 09.10.12. Tilsynsmøte ble avholdt 20.11.12. Dokumentasjon - Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått i forkant av tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. 3. Informasjon om Ås kommunes krisesentertilbud Krisesentertilbudet i de syv kommunene er regulert i en selskapsavtale. Etter sammenslåingen av Krise- og incestsenteret foreligger det et utkast til ny selskapsavtale (pr. 16.06.11). Slik Fylkesmannen forsto det hadde det vært problemer med å komme til enighet om alle punktene i avtalen, slik at endelig avtale ennå ikke var på plass. Ås kommune hadde i sakens anledning tatt skriftlig kontakt med Barne- likestillings-, og inkluderingsdepartementet og bedt om noen presiseringer. Fylkesmannen fikk kopi av kommunens brev og svaret fra departementet. Det forelå ennå ikke noen konklusjon i saken. Kommunen mente det fremdeles var uklare bestemmelser i Krisesenterloven, og meldte fra at Fylkesmannen antakelig ville få en henvendelse vedrørende tolkning av loven. Representantskapet er selskapets øverste organ. Det er ordførerne i eierkommunene som danner representantskapet med hver sin personlige vararepresentant. Styret består av 8 medlemmer med personlige varamedlemmer. Forvaltningen av selskapet hører under styret, som har ansvar for en tilfredsstillende organisasjon av selskapets virksomhet. Styret skal bl.a. påse at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lovgivning for virksomheten. Styrets myndighet fremkommer i selskapsavtalens Kap. 11. Alle deltakerkommunene har en representant i styret. Det er inngått avtaler mellom KISiF og Ås kommune om utføring av diverse administrative tjenester og IKT drift og system. Kopi av avtalene ble oversendt Fylkesmannen 26.11.12. Det fremkom for øvrig at ledelsen i Ås kommune har lite direkte kontakt med styret for virksomheten.

Til 2 om krav til krisesentertilbudet: Det fremkommer i årsmeldingen at Krisesenterets formål er å yte hjelp til kvinner, menn og barn i krise- og mishandlingssituasjoner, samt å synliggjøre og bekjempe den private volden. Dette gjør de ved å være et lavterskeltilbud til kvinner, menn og barn som er utsatt for vold og mishandling i nære relasjoner, gi samtaletilbud til kvinner, menn og barn, samt drive aktivt informasjonsarbeid utad. Krisesenteret jobber etter prinsippet hjelp til selvhjelp. Det fremgår av årsmeldingen at det er stort fokus på kursing og oppdatering av kunnskap for de ansatte, slik at kompetansen ved senteret er høy innen omsorg- og krisehjelp. I tillegg til dagsamtaler og botilbud tilbyr senteret selvhjelpsgrupper, nettverk, advokatvakt, tolk, hjelp ved anmeldelse og hjelp i møte med andre hjelpeinstanser. Senteret har et eget botilbud for menn i samme hus, men som er atskilt fra det øvrige senteret. Det er i tillegg til fagleder for barn, som har spesialkompetanse vedrørende barn, og fagleder miljø, som har helsefaglig bakgrunn, ansatt sosionom og barnevernpedagog. Av årsmeldingen fra KISiF fremkommer det at det har vært en nedgang i antall brukere i 2011. Under tilsynet fremkom det at dette ikke har vært noe tema som har vært problematisert i Ås kommune. De mener at årsaken kan være naturlige variasjoner. Det fremkom at det aldri har vært helt fullt på senteret. Kapasiteten har vært god. Det ble opplyst at andelen ikke norsk-etniske kvinner er stor, og at det er få etnisk norske som overnatter på KISiF. Kommunen informerte også om at senteret begynner å jobbe med reetablering fra første dag en bruker kommer inn. Kommunen kunne opplyse at senteret er sikret gjennom et anbefalt varslingssystem. Det er slusing inn og med overvåking av inn- og utganger. Det ble opplyst at uteområdet er godt sikret. Kommunen kunne videre opplyse at det ikke hadde vært noen problematiske episoder. Av årsrapporten fremkom det at det er direkte kontakt mellom senteret og vaktselskap og brannvesen. Til 3 om individuell tilrettelegging av tilbudet: KISiF har åpen adresse. Bygningen som huser KISiF sto ferdig i 2001 og er bygget spesielt for formålet (eies av en stiftelse). Senteret har universell utforming. Det er tatt hensyn til barns behov både inne på senteret og uteplassen. Senteret har to lekerom og ungdomsrom. I tillegg fikk vi under tilsynet informasjon om at det finnes treningsrom for større barn. Det ble fremhevet at senteret skal fremstå som hjemmekoselig for barna, og at det er tilrettelagt for alle aldersgrupper. Krisesenteret har egen barnehage der barnas opplevelser kan bearbeides. Skolebarn går på sine respektive skoler. Senteret har gjennomført intern opplæring i mellommenneskelig kommunikasjon for å gi minoritetsbrukerne et tilpasset samtaletilbud. Når det gjelder tolkebruk, ble vi opplyst om at det leies tolk fra Tolketjenesten på Ski (administrativt samarbeid mellom fem av Follokommunene), og at det brukes mye telefontolk. Ås kommune har ikke fått signaler om at det er for liten kapasitet i tolketjenesten.

Til 4 om samordning av tjenester: Ifølge selskapsavtalen skal daglig leder for KISiF se til at det er regelsmessig kommunikasjon mellom selskapet og hjelpeapparatet i deltakerkommunene. Hensikten er at brukerne av senteret sikres adekvat oppfølging fra hjemkommunen og dermed unngå at opphold og kontakt med senteret blir unødig langvarig. I telefonsamtale med daglig leder av KISiF 09.10.12 ble Fylkesmannen informert om at det stadig er blitt bedre samarbeid med de enkelte eierkommuner, men at bolig fremdeles er en utfordring. Dette ble bekreftet under tilsynsbesøket. Bolig vurderes som en utfordring for alle innbyggerne i kommunen, bl.a. tar studentene mye av leiemarkedet. NAV ble nevnt som en naturlig samarbeidspartner også når det gjelder bolig. Etter tilsynsbesøket fikk Fylkesmannen oversendt utkast til samarbeidsavtale mellom Krisesenteret i Follo IKS og NAV i de ulike kommunene i Follo. Ellers fremkom det ikke spesielle utfordringer når det gjaldt reetablering i Ås kommune, og det ble vurdert at kommunene hadde den kapasitet som skulle til. I telefonsamtalen med leder av KISiF ble vi informert om at virksomheten hadde fokus på kommunenes planer for vold i nære relasjoner, og at det var ønskelig med en overordnet plan for alle kommunene. Under tilsynet ble vi orientert om at det skulle utarbeides en regional overordnet plan. Prosjektplanen var i gang og var regnet å være ferdig i løpet av 2013. Når det gjaldt antall meldinger fra KISiF til barneverntjenesten i Ås, har helse- og sosialsjefen etter tilsynet oversendt disse tallene til Fylkesmannen. Pr. 29.11.12 var det sendt tre bekymringsmeldinger fra Krisesenteret til Ås barneverntjeneste inneværende år. Ingen av disse meldingene ble henlagt. Det har for øvrig vært samarbeid i 11 aktive barnevernsaker. Til 8 om internkontroll: Kommunen skal føre internkontroll for å sikre at de virksomheter og tjenester som utgjør krisesentertilbudet, utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift. Kommunen må kunne redegjøre for hvordan den oppfyller denne plikten. Kravet om internkontroll retter seg mot kommunen, ikke mot det enkelte krisesenter. Fylkesmannen har fått oversendt KISiF s Håndbok for Helse - Miljø - Sikkerhet. Det fremkommer at senteret har egen prosedyre ved avvik og avviksbehandling. Fylkesmannen ble i e-post av 07.11.12 informert om at kommunen ikke hadde utarbeidet et tilfredsstillende internkontrollsystem som skulle sikre at krisesenterets praksis er i overensstemmelse med lovkravene. Det ble vist til at dette er en større prosess som vil involvere mange kommuner. I tilsynsmøtet ble temaet utdypet, og det fremkom at vårt tilsyn hadde vært medvirkende til at prosessen med dette arbeidet var igangsatt. I selskapsavtalen fremkommer det bl.a. at styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lovgivning. Ås kommune er imidlertid inneforstått med at eierkommunene må sikre at lov og forskrift følges. Vi ble informert om at

Follokommunene samarbeider på flere områder, og at de må samarbeide for å få til et felles system for internkontroll. Planen videre er at det nedsettes en arbeidsgruppe med det mål å få internkontrollsystemet på plass i løpet av 2013. Kommunen var godt kjent med BLD s veileder for kommunen: Internkontroll i kommunalt krisesentertilbud. Ås kommune ville ta ansvar for at alle kommunene i Follo blir kjent med rapporten fra dette tilsynet. 4. Vurdering og konklusjon Ved tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for pålegg. Befaringen på Follo krisesenter IKS for ca to år siden viste at den daglige driften ble ivaretatt på en tilfredsstillende måte og i henhold til lovens krav. Oversendte dokumenter inklusive årsrapport fra senteret bekreftet dette. Ås kommune har startet med å utarbeide et internkontrollsystem, jf. krisesenterlovens 8, og har påbegynt en prosess som vil involvere alle de syv eierkommunene. Målet er å få på plass et internkontrollsystem i løpet av 2013. Fylkesmannen vil holde seg orientert om denne prosessen og ønsker en orientering om status for dette arbeidet fra Ås kommune innen 1. juni 2013, eventuelt tidligere dersom arbeidet er avsluttet før denne dato. 5. Regelverk Lov om kommunale krisesentertilbod av 19.06.2009 Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.09.92 6. Dokumentunderlag Kommunens dokumentasjon knyttet til oppfølgingen av krisesentertilbudet som ble oversendt under forberedelse av tilsynet: Administrativ organisering av Ås kommune Utkast til ny selskapsavtale etter sammenslåing av Incest- og Krisesenteret i Follo pr. 16.06.11 Håndbok for Helse Miljø Sikkerhet ved Krisesenteret i Follo IKS Eiermelding Ås kommune 2012-2015 Vedlegg 1: Oversikt over kommunal virksomhet og organisasjonsformer Vedlegg 2: Oversikt over selskaper der kommunen har eierinteresse Vedlegg 3: Samarbeid om eierstyring i de interkommunale selskapene i Follo Årsmelding 2011 for Krisesenteret i Follo IKS og Incestsenteret i Follo IKS ble oversendt av KISiF v/daglig leder. Tilleggsdokumentasjon: e-post av 06.11.12 med spørsmål om deltakelse e-post av 07.11.12 med bl.a. oversikt over deltakere og informasjon om manglende internkontrollsystem

e-post av 26.11.12 med avtaler om tjenester fra Ås kommune til KISiF e-post av 28.11.12 med utkast til samarbeidsavtale mellom Krisesenteret i Follo IKS og NAV i de ulike Follokommunene e-post av 29.11.12 vedrørende samarbeid mellom Krisesenteret i Follo og barnevernet i Ås Dokumentasjon mottatt under tilsynet: Brev fra Ås kommune til BLD av 20.07.12 Svarbrev fra BLD til Ås kommune av 17.08.12 7. Deltakere ved tilsynet Fra Ås kommune deltok: Ordfører og representantskapsmedlem Johan Alnes Rådmann Trine Christensen Helse og sosialsjef Marit Roxrud Leinhardt Fra tilsynsmyndigheten deltok: Rådgiver Gro Haugen Seniorrådgiver Inger E. Tofthagen