IDF-sak 11/2012 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene

Referat fra IDF-møte ved Fakultet for helsefag 15. mars 2012 Til stede: Nina Waaler Kristin Nordseth Claudia Steidl Talgo Simen Nørstebø Agnes Myklebostad Bente Berg-Nielsen Ewelyn Jordal Ingunn Haavardsholm Anne Reidun Dahl Børge Strømgren Asta Bye Liv Ingunn Bråten Inger-Lise Neslein Erik Dahlgren Hilde Lund Kordahl Anne-Lise Nordlie Vigdis Holmberg Dekan Administrasjonen - fakultetsdirektør Administrasjonen - seksjonssjef SA Administrasjonen seksjonssjef ØK Seksjon for økonomi Seksjon for økonomi Administrasjonen - referent Norsk sykepleierforbund Norsk sykepleierforbund FO NTL Parat/YS FF FF NFF (Norges fysioterapeutforbund) NITO Ergoterapeutene Dagsorden IDF-sak 10/2012 Godkjenning av innkalling og dagsorden IDF-sak 11/2012 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene IDF-sak 12/2012 Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene IDF-sak 13/2012 Informasjon om saker til fakultetsstyremøtet 27. mars 2012 FSHF-sak 8/2012 Meldinger til fakultetsstyret Referatsaker: a) Møtebok fra fakultetsstyrets møte 21.02.12 b) Referat fra FOU-utvalget HF 13.01.12 c) Referat fra FOU-utvalget HF 14.02.12 FSHF-sak 9/2012 Økonomisk rapport 2011 tidl. avd. AV, HEL, HF og SU FSHF-sak 10/2012 Opptakskomiteer for masterutdanninger FSHF-sak 11/2012 Tildeling av FOU-tid FSHF-sak 12/2012 Møteplan for fakultetsstyret for studieåret 2012/2013 IDF-sak 10/2012 Godkjenning av innkalling og dagsorden Det kom spørsmål fra Ergoterapeutene om papirene kunne sendes ut tidligere. Administrasjonen er i utgangspunktet positiv til det, men viser også til at det arbeides så lenge som mulig med å ferdigstille saker fram til den formelle fristen som er tre dager før møtet. IDF-sak 11/2012 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene NSF: NSF ønsker å få belyst prosessen hvor prodekan for studier skal se på det med like utdanninger innenfor fakultetet. Dekan redegjorde for at dette viktige spørsmålet er 1

noe som diskuteres. Det er to institutter på fakultetet som begge tilbyr bachelorgrad i sykepleie. Det har vært uro i noen miljøer, i det det har versert ulike rykter, bla a at opptak kun skal være i Oslo, noe som ikke stemmer. Det har også vært innspill fra andre miljøer angående bl.a. praksisplasser. Direktør, dekan, de to instituttlederne og seksjonssjef har hatt planleggingsmøte om hvordan prosessen skulle starte. Det er lagt opp en tidsplan for god prosess. Det skal gjøres en grunnleggende kartlegging av den samlede faglige profilen for hele sykepleieområdet. Fakultetet ønsker å nedsette en gruppe som skal ledes av prodekan Ingrid Narum, samt at det skal utnevnes en referansegruppe og utarbeide mandat for gruppene. Prosessen vil forankres i fakultetsstyret. Høgskolen sentralt vet at vi arbeider med saken. Det er også viktig med god informasjon og å involvere alle ansatte som blir involvert. Administrasjonen hører innspillet på at det er ønskelig med tjenestemannsrepresentasjon inn i arbeidet. PARAT: Sykepleiesaken opptar også de administrative ansatte, også sett opp mot omorganisering av studieadministrasjonen. Medarbeiderundersøkelsen 2012 vil for studieadministrasjonen på fakultetet ikke gi valide svar på vurdering av leder/gruppe pga uklarheter i undersøkelsens oppsett, og dataene kan ikke brukes som argumenter i organiseringsdiskusjonen. Dette til tross for at det er meldt på forhånd og ikke ble rettet opp før utsendelsen fra HiOA sentralt. Administrasjonen har sett dette problemet og understreker at svarene ikke skal brukes som grunnlag for organiseringsspørsmål. FO: NTL: FF: Det er en generell bekymring om at ting blir mer og mer tungrodd etter fusjonen. Spesielt BIT er et problem, det oppleves ikke at brukeren står i sentrum og man får en epost med saksnummer uten at ting nødvendigvis følges opp. Eksempler er problemer med å få ny PC, utskriftsproblematikk og oppgradering av administratorrettigheter. Vi opplever også vekst i byråkrati uten at vi er sikre på hva som er nødvendig og nyttig. Til dette opplyste administrasjonen at IT-problemer ikke er en Kjeller-problematikk, men gjelder stort sett oss alle. Slike konkrete tilbakemeldinger vil ledelsen ta opp på møte i direktørnettverket som vi skal ta dette opp i og da er det viktig at tilbakemeldinger er konkrete. Når det gjelder opplevelser av byråkratisering, så tilhører vi nå en større organisasjon og må prøve ut nye ting. Da er det viktig at vi får tilbakemelding på hva som fungerer og ikke fungerer. Medarbeiderundersøkelsen 2012 fokuserer på det nære arbeidsmiljø og forhold til nærmeste leder, ikke på det som oppleves som reelle problemer etter fusjonen. Økonomien opptar oss. Vi ser at det kan bli vanskelig å kjøre en del undervisning til høsten hvis budsjettene allerede er brukt opp. Vi er også opptatt av tildeling av FoU-tid og retningslinjene for det. Hvordan skal de som ikke har hatt tildelt tid før, komme inn og få søkt? FF etterlyser retningslinjer for arbeidsplaner som skal utarbeides for neste studieår. Svar er at de skal komme innen 1. april. NITO: NITO er bekymret for økonomien og om det er mulig å klare 50 % kutt og tilby en god nok utdanning. Administrasjonen deler bekymringen for økonomien og jobber hardt for å analysere hva som har skjedd. Når det gjelder fire institutter for tidligere 2

avd. HF, så er det løpende dialog og samarbeid med disse for å presentere funn og drøfte veien videre. Det er også en bekymring hva som skjer med studieadministrasjonen når P32 er innflyttingsklart. Det er viktig med nærheten til UF-ansatte og til studenter, spesielt de som er på laboratoriene. Administrasjonen viste til at dette tas opp i eget punkt senere i møtet. Ergoterapeutene: Er som de øvrige bekymret over den økonomiske situasjonen, mulig flytting av studieadministrasjonen og utfordringene med arbeidsplanene. NFF: NFF vil også fokusere på økonomien, studieadministrasjonens plassering og utfordringene med arbeidsplanene. Det har vært tatt opp flere enn måltallet og dette må vurderes. De ansatte er bekymret for at kvaliteten på undervisningen blir redusert som følge av innsparinger, og studentene er bekymret for tilgjengelige turnusplasser og jobbmuligheter i framtiden. Administrasjonen informerte om at det kan medføre ventetid på turnus dersom det blir forskriftsendring og ber om at utdanningen kommer tilbake til ledelsen dersom dere ønsker at vi skal foreta oss noe overfor HOD. IDF-sak 12/2012 Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene Organisasjon av studieadministrasjonen Administrasjonen melder at det er grunn til å vurdere organiseringen av seksjonen nå som vi er en ny høgskole. Seksjonen skal organiseres hensiktsmessig for å serve både ansatte og studenter og møte forvaltningens krav. Vi må forholde oss til fusjonen, tocampusproblematikken og nytt bygg. Det er utfordringer med nærhet også når virksomheten i Pilestredet strekker seg fra P32 til P56. Instituttlederne hadde egne møter med dekan i høst der de ble bedt om å konkretisere innspill angående administrativ støtte til instituttene. Temaet ble så tatt opp på ledermøte, hvor også seksjonssjefer var tilstede, 28. februar. Det var flest innspill angående studieadministrasjon. Dekan har fulgt opp dette på møte med seksjonssjefene. Det skal være et møte med alle i studieadministrasjonen 22. mars på Kjeller. Det er også tenkt et oppfølgingsmøte. Til dette ble det påpekt at mange ikke kan møte 22. mars og det bør sendes ut forslag på forhånd. Det ble videre påpekt at gruppelederordningen i studieadministrasjonen var ment å være midlertidig fram til en ny ordning kunne komme i stand. Til dette bemerket også PARAT at dette studieåret har vært preget av omlegginger for oss alle og at vi har ulike forskrifter på studieadministrasjon fram til 1. august 2012, noe som har gjort at vi har måttet arbeide adskilt på en rekke felt. Vi kan samarbeide i denne store seksjonen og man bør se nøye på hva som egentlig er nødvendig å endre før det er forsøkt å samarbeide etter nytt regelverk. NSF stilte spørsmål om det gjøres analyser mhp stordriftsfordeler, om det vurderes hva som skal være på fakultetsnivå og instituttnivå og om det gjøres vurderinger om resepsjonstilbudet. Administrasjonen viste til at det ikke er hensiktsmessig at en seksjonssjef har personalansvar for over 50 mennesker. En eventuell omorganisering er for folk skal flytte på seg, men at vi gjør det som er mest nyttig for både dem de skal serve og for de ansatte i studieadministrasjonen. Vi venter også på informasjon fra sentralt hold angående studentservice, det må være et samspill mellom lokal og sentralt serving. 3

Studieprogrammer som søkes akkreditert Det er nedsatt en ny gruppe som skal arbeide videre med nye søknad til phd-programmet i Helse og sosial deltakelse. Hans Christian Åsheim skal delta og det er bedt om innspill fra samfunnsernæringsmiljøet. På søknaden om akkreditering av master i fysioterapi har det kommet tilbakemelding fra NOKUT om en del innsigelser fra sakkyndig komite. Faglig og administrative ansatte arbeider nå med svaret til NOKUT med intern frist 23.03.12. IDF-sak 13/2011 Informasjon om saker til fakultetsstyremøtet 31. januar 2012 FSHF-sak 8/2012 Meldinger til fakultetsstyret Referatsaker: a) Møtebok fra fakultetsstyrets møte 21.02.12 b) Referat fra FOU-utvalget HF 13.01.12 c) Referat fra FOU-utvalget HF 14.02.12 FSHF-sak 10/2012 Opptakskomiteer for masterutdanninger NSF var fornøyd med at komiteene skal settes sammen av både UF- og TA-tilsatte, samt studenter. På spørsmål om hva deltakelse i komiteer skal bety for tidsressurs på arbeidsplanen ble det svart at dette er instituttleders ansvar å avtale dette med dem det gjelder. FSHF-sak 11/2012 Tildeling av FOU-tid NSF mente at det var bra at det skal gis FoU-tid i forhold til publisering, men stilte spørsmål ved at det kan bli vanskelig for høgskolelektorene å skrive prosjektskisse uten å ha tildelt tid. FO mente at tildeling av FoU-tid måtte bestemmes før arbeidsplanene måtte legges og stilte spørsmål ved søknadsprosedyre når instituttleder som skal bestemme det uansett. Dekan understreket at det er instituttleder som skal bestemme og de skal forvalte den ressursen de skal råde over. Noen instituttledere ønsket at administrasjonen skulle gjøre deler av arbeidet. Det vi ønsker er at administrasjonen er inne i prosessen bare i den grad det bidrar til verdi i arbeidet. Tildelingsarbeidet har vært gjort forskjellig på de tidligere avdelingene. Klare kriterier sparer tid ved at det er mange som ikke trenger søke, det går automatikk i det. Andre må skrive søknad og et skjema er da til hjelp for søker og for den som skal vurdere saken. Når det gjelder høgskolelektorene så har vi diskutert om vi skal ha en implementeringsfase slik at vi ivaretar så mange som mulig. Vi har også diskutert at instituttledere kan bruke FoUutvalget dersom man trenger bistand. NTL spurte om hva som er reglene på høgskolen. Dekan svarte at det er et betimelig spørsmål og at det har vært ønsket av mange. Det ligger per i dag føringer på at tildeling skal være resultatbasert samt at universitetsstrategien tilsier at produksjonen må økes. Fakultetet har etterlyst felles regler hos institusjonsledelsen, men har ikke fått det ennå. Vi må starte arbeidet selv. På spørsmål fra NSF om hvorvidt førsteamanuenser skal presentere prosjektskisse ved tilsetting, svarte dekan at tilsetting omfatter ikke framlegging av prosjektskisse. For å være attraktive for nye forskere også, må man tilby FoU-tid. Det ble også stilt spørsmål ved praktisering av tildeling av prosentvis tid til utviklingsarbeid. Dette har vært praktisert ulikt, både med henblikk på prosentdel og hva utvikling har omfattet. NSF mente at det er viktig at alle får tid til faglig utvikling som skal være en naturlig del av 4

virksomheten og ikke prosjektsettes. For eksempel hvis praksisfeltet inviterer til et utviklingsprosjekt er det viktig å ha denne tiden til å kunne delta i det, og det gjelder ikke nødvendigvis ansatte med førstekompetanse. NTL mente at utviklingsarbeid som for eksempel utvikling av studieplaner må kunne tildeles FOU-tid. Dekan viste til at det er mange slike viktige oppgaver som må utføres, men vi må vite hvor det skal legges. Vi må ikke ende med i at det kun gjøres utviklingsarbeid i forskningstiden, og det blir opp til instituttleder å følge opp på dette. Dekan understrekte også at de foreslåtte kriteriene er generelle kriterier og at det ligger til instituttleders styringsrett å ivareta de spesielle tilfellene. FSHF-sak 12/2012 Møteplan for fakultetsstyret for studieåret 2012/2013 Administrasjonen understreket at datoene for IDF ikke er oppgitt her fordi fakultetsstyret først må få vedtatt møtedatoene før IDF-møtene kan bestemmes. FSHF-sak 9/2012 Økonomisk rapport 2011 tidl. avd. AV, HEL, HF og SU Seksjonssjef for økonomi viste til at dette er siste gang vi har separate rapporter for de tidligere avdelingene. F.o.m. første tertial 2012 blir det én rapport og vi skal rapportere likt fra da av. Mest sannsynlig er det at rapporten da vil ligne på rapportformen for tidligere avd. HF og SU. Flere av organisasjonene spurte om det ville foreligge budsjetter og regnskap ned på utdannings- og programnivå, noe som ble bekreftet. Det ble også stilt spørsmål om mindre detaljer og noen uklarheter i teksten. På spørsmål fra NSF om overopptak (har nå gj.snittlig 18 studenter per lærer) ikke ville føre til det føre til dårligere kvalitet ble det svart at det ikke er nødvendigvis slik. Vi har også erfaring med å ta opp færre for å øke kvaliteten og at det ga like stort frafall og resulterte i økonomiske problemer. Det er viktig å se på kostnader og inntekter på programnivå og gå i tett dialog med instituttlederne for å diskutere hvilket overopptak som kan lønne seg og hvilket som bare skaper flere utgifter. PARAT påpekte at det er viktig også å vurdere administrativ støtte når man skal se på hva et studieprogram koster. Det bør også vurderes hvor f.eks. lisenser til programvare skal belastes fakultet eller institutt. NFF spurte om budsjettildelingen er uttrykk for gamle forhold eller om den er dynamisk. Det ble også stilt spørsmål om man ser man på hvem som bruker penger på hva, da det er vanskelig å forstå underskuddsbudsjetteringen. FF påpekte at noen utdanninger på tidligere avd HF har hatt overskudd og hva skjer nå når det er totalt sett et underskudd for tidligere HF? Administrasjonen viste til at det er nettopp denne jobben med budsjettildeling som pågår, at man nå går tilbake i den økonomiske historien for å finne fram til hva som førte til underskuddet og må deretter bygge opp igjen en god og riktig budsjettfordeling. Ledelsen ved fakultet er bevisste på at dette er en belastning for de ansatte og at de med overskudd er bekymret for hva det vil bety for dem? Ergoterapeutene viste til at mesteparten av budsjettet er lønnskostnader. Da må man vel vurdere antall ansatte per student, om vi er for mange ansatte. Administrasjonen viste til at vi per i dag går gjennom bemanningsplanene for å kvalitetssikre det, samt at vi må ha stillingsplaner og stille spørsmål om hva man gjør ved avgang osv. Fakultet for helsefag, 16.03.12 Kristin Nordseth Ewelyn Jordal 5