Kjente problemstillinger og løsninger BASIS- OG DELSERVICEKUNDER 16.APRIL
Agenda Oppdateringer i SAP Endringer i SAP-biblioteket Hvordan abonnere på kundenotat Ofte stilte spørsmål Hvordan forholder SAP seg til regelverket Fokus på lave/høye utbetalinger i juni Negativt oppgjør og forskuddstrekk i juni Sikringsbestemmelsen Fungering i juni Overgang til annen statlig virksomhet Nyttige transaksjonskoder YHR_SJEKK_FERIE PC_PAYRESULT Kvoter ved fratredelse 29.04.2015 2
Oppdateringer i SAP
Endringer i SAP-biblioteket 29.04.2015 4
Hvordan abonnere på kundenotat 29.04.2015 5
Ofte Stilte Spørsmål
Hvordan forholder SAP seg til regelverket SAP er regelstyrt. Lønnen du har per 1.juni ligger til grunn for beregningen av verdien av en feriedag. En feriedag er brutto årslønn OU-midler / 260 x deltidsprosent. Ansatte har rett til 25 feriedager (+ 5 feriedager - 60 år) hvis man jobber 5 dager i uken. SAP delberegner feriedager ut i fra registrert arbeidsplan (IT0007). 29.04.2015 7
Hvordan forholder SAP seg til regelverket (2) Ulønnet ferie (Type 40) overføres ikke til påfølgende kalenderår ettersom trekkperioden (Sl.trekk) settes til siste dag i ferieåret (31.12.2015). Lønnet ferie (Typene 30 og 31) overføres automatisk til neste kalenderår ettersom trekkperioden (Sl.trekk) settes til siste dag i påfølgende år (31.12.2016). 29.04.2015 8
Fokus på lave/høye utbetalinger i juni Sjekk at eventuelle lave/høye beløp som utbetales i ferieoppgjøret er riktige. Eksempler på lave beløp som kan være feil: Tildelt for mange lønnede feriedager. Den 6. ferieuka. 29.04.2015 9
Fokus på lave/høye utbetalinger i juni (2) Eksempler på høye beløp som kan være feil: Feriekvote er ikke opprettet (IT2006) slik at det ikke blir generert et ferietrekk og at opptjente feriepenger fra i fjor går til utbetaling. LA9510 (feriepenger opptjent i fjor) i IT0015 kan være lagt inn med opptjent feriepengegrunnlag i stedet for opptjente feriepenger. Dersom feriekvote er opprettet i IT2006 med en 2 års gyldighet (Start/Slutt) blir det ikke foretatt ferietrekk. Kun trekkperioden (Sl.trekk) skal være på 2 år. Endring av MG/ MUG kan føre til at ferietrekket ikke kommer. 29.04.2015 10
Negativt oppgjør i juni Dersom en arbeidstaker har lønn som innrapporteres som utlandslønn samtidig som den ansatte har innlandslønn, vil det bli foretatt dobbelt ferietrekk i juni. Det kommer da trekk både på LAOF19 (Ferietrekk ordinært) og LAOF39 (Ferietrekk utland). Vi anbefaler at en slik kombinasjon ikke bør forekomme i juni måned. Hvis det allikevel er nødvendig, må dette korrigeres manuelt. Opptjeningsinformasjon fra annen statlig virksomhet er ikke registrert, eventuelt feilregistrert i IT0015. 29.04.2015 11
Forskuddstrekk i juni Det skal ikke foretas forskuddstrekk i: Feriepenger som utbetales i ferieåret (kalenderåret etter opptjeningsåret) Avtalefestede feriepenger eller avtalefestet lønn for opptjent feriefritid som utbetales i ferieåret når ytelsene er opptjent i opptjeningsåret. Overstiger utbetalingen feriepenger beregnet etter ferieloven med mer enn 21 prosent, skal det foretas forskuddstrekk i det overskytende beløpet. jf Skattebetalingsforskriften 5-7 (Ytelser som det ikke skal foretas forskuddstrekk i) 29.04.2015 12
Forskuddstrekk i juni (2) Eksemplifisering av teksten over: Feriepengene utgjør kr 60.000 (12% av feriepengegrunnlaget på kr 500.000) De avtalefestede feriepengene (10,2%) utgjør: kr 51.000 21% av de kr 51.000 utgjør kr 10.710 Summen av kr 51.000 og kr 10.710 er kr 61.710 Dersom feriepengene på kr 60.000 hadde oversteget summen av de 21 prosentene (kr 61.710) ville det ha blitt foretatt et forskuddstrekk av det overskytende beløpet (vises med LA/453). Forskuddstrekket beregnes da av tabelltrekket, dersom den ansatte har dette. 29.04.2015 13
Sikringsbestemmelsen Når trer sikringsbestemmelsen i kraft? Hvis en ansatt har jobbet sammenhengende hele året i samme stillingsprosent, men har hatt en stor lønnsøkning slik at trekket av lønnede feriedager blir høyere enn utbetalingen av de opptjente feriepengene, så inntreffer sikringsbestemmelsen. Full kvote er en forutsetning for at sikringsbestemmelsen inntreffer. I de tilfellene sikringsbestemmelsen kommer til anvendelse vil det i stedet bli utbetalt ordinær lønn i juni, ettersom feriepengene og ferietrekket da utligner hverandre. 29.04.2015 14
Sikringsbestemmelsen (2) Når trer ikke sikringsbestemmelsen i kraft? Hvis den ansatte har vært i streik eller i permisjon i løpet av opptjeningsåret. Når ansatte går fra eksternt ansettelsesforhold til internt. Dersom antallet og beløpet i LA9508 (IT0015) ikke er riktig registrert. På den 6. ferieuken. 29.04.2015 15
Lønnslipp som viser sikringsbestemmelsen Utbetalte feriepenger 46.744,79 + Differansen 188,02 = Ferietrekket 46.932,81 29.04.2015 16
Fungering i juni Ved registrering av en fungering i høyere stilling, for et tidsrom som omfatter juni måned, er det viktig å velge riktig lønnart i IT0509: Ved bruk av LA1128 (Stedfortredergodtgj. dager) omregnes ikke ferietrekket. Ved bruk av LA1130 (Stedfortredergodtgj. kort) vil ferietrekket omregnes, slik at en får et høyere ferietrekk. 29.04.2015 17
Overgang til annen statlig virksomhet For ansatte som slutter i en statlig virksomhet og begynner i en annen statlig virksomhet i juni, skal feriepengeoppgjøret foretas i den virksomheten den ansatte slutter i dersom den ansatte begynner i den nye virksomheten i perioden 2. til 30.juni. For ansatte som begynner i en ny virksomhet 1.juni, skal ferieoppgjøret foretas av den nye virksomheten: Feriepengegrunnlag for inneværende år. Opptjeningsinformasjon inneværende år. Overføring av feriedager fra fjoråret må registreres slik som beskrevet for ansatte som begynner i en ny statlig virksomhet før feriepengeberegningen i juni. 29.04.2015 18
Overgang til annen statlig virksomhet (2) Benytt alltid en dato i inneværende år for posten i IT0015 og la lønnarten vise til inneværende eller foregående år: Forutsatt opptjent fastland benytt LA9501 (feriepengegrunnlag inneværende år). De ulike opptjeningsforholdene ligger mellom LA9501 og LA9506. Opptjeningsinformasjonen registreres i LA9509. Dersom du kun har fått opplyst opptjente feriepenger i år, beregner du feriepengegrunnlaget slik: Feriepenger * 100 / 12 = Feriepengegrunnlag. (For ansatte over 60 år eller som fyller 60 år i løpet av kalenderåret, skal du dele med 14,3 i stedet for 12). 29.04.2015 19
Overgang til annen statlig virksomhet (3) Feriepenger fra foregående år registreres i LA9510. Dersom du har fått oversendt feriepengegrunnlaget for foregående år, må du beregne feriepengene. Feriepengene beregnes som 12 % av feriepengegrunnlaget. LA9511 benyttes for ansatte over 60 år. Dersom du har fått oversendt feriepengegrunnlaget for foregående år, må du beregne feriepengene. Dette utgjør 2,3 % av feriepengegrunnlaget. 29.04.2015 20
Overgang til annen statlig virksomhet (4) For LA9510 og LA9511 må det i feltet antall/enhet legges inn en tallkode (1-5) som spesifiserer opptjeningsforholdet: 1 = Opptjent fastland 2 = Opptjent Svalbard 3 = Utland avgiftspliktig 4 = Utland avgiftsfritt 5 = Arbeidsmarkedstiltak Opptjeningsinformasjon registreres i LA9508 (IT0015) Beløp = Antall måneder x stillingsprosent Antall/enhet = Antall måneder (NB! Vær nøyaktig) Opprinnelsesdato = dato for tiltredelse i virksomheten 29.04.2015 21
Nyttige transaksjonskoder
YHR_SJEKK_FERIE Skal kjøres før hver hovedlønn for å angi satsen den ansatte skal bli trukket hvis den tar ut ulønnet ferie (Type 220) under permisjon (IT2001). Trekk for ulønnet ferie foretas via lønnsutbetaling i samme måned som ferien tas ut, og vises i IT2001 som type 220K. Rydder opp i feriekvotene (IT2006) ved å redusere antall feriedager ved bruk av fiktive arbeidsplaner i forbindelse med permisjoner. 29.04.2015 23
YHR_SJEKK_FERIE (2) 29.04.2015 24
Lønnslipp i juni på ansatt - 60 år Eksempel 1 Vi ser her at den ansatte får kr 11.763,81 i feriepenger fordi personen er over 60 år, men ettersom dagene koster kr 4.607,69 per stykk går denne personen i minus med kr 11.274,65 på grunn av uttak av disse 5 lønnede feriedagene. Dette fordi det er et tak på 6G på opptjening av de 2,3 % til 6.ferieuke. 29.04.2015 25
Lønnslipp i juni på ansatt - 60 år Eksempel 2 I dette eksempel tjener personen også over 6G, men her har personen valgt å kun ta 4 seniordager da det er dette personen har råd til i følge feriepengeopptjeningen. Hvordan kan en vite hvor mye en person «taper» i ferieopptjening når en tjener over 6G? Og hvor finner en dagsatsen? 29.04.2015 26
PC_PAYRESULT Slik ser bildet ut når du kommer inn i transaksjonskoden. Skriv inn ansattnummeret på personen du vil sjekke. De(n) ansatte vises under «Valgte ansattnumre», og når en trykker på et ansattnummer får en opp alle kjøringene som den ansatte har vært med på. 29.04.2015 27
29.04.2015 28
Feriepengegrunnlaget i PC_PAYRESULT 29.04.2015 29
Dagsats i PC_PAYRESULT Velger en annen tabell i PC_PAYRESULT: Lønnart /07Z angir dagsatsen: Dagsatsen kan sjekkes for hver periode det utbetales lønn. 29.04.2015 30
Dagsats i PC_PAYRESULT (2) Eksempel på en person som har fått lønnsforhøyelse i mars 2015: Januar April 29.04.2015 31
Kvoter ved fratredelse
Feriekvoter Feriekvotene i SAP genereres i desember og gir grunnlaget for ferieberegningen i juni. Rapporter kan hentes ut fra SAP. F.eks. YHR_FRAV10. Fulltidsansatte: < 60 år - 25 dager 5 uker > 60 år - 30 dager 6 uker Deltidsansatte: Antall dager vedkommende jobber i uka (IT0007) * 5 uker Eks. 80% stilling, fri hver fredag (IT0007): 4 * 5 = 20 feriedager Eks. 80% stilling, arbeider hver dag -> 5 * 5 = 25 dager 29.04.2015 33
Opprydding/avgrensing av kvoter Kvoter skal avgrenses og ubrukte feriedager skal nullstilles ved fratredelse. Med avgrensning mener vi både avgrensning av sluttdato på kvotene og avgrensning på sluttdato på kvotetrekk. 29.04.2015 34
Opprydding/avgrensing av kvoter (2) Når sluttoppgjøret foretas etter juni og ubrukte feriedager skal utbetales er det lettere å huske å vedlikeholde IT2006. Utbetaling av dager i rest sørger for at kvotene blir nullstilt selv om de ikke nødvendigvis blir tidsavgrenset. 29.04.2015 35
Opprydding/avgrensing av kvoter (3) Ved sluttoppgjør før juni er det vanskeligere å huske på å vedlikeholde IT2006. Kvotene bør tidsavgrenses slik at de ikke påvirker feriepengeberegningen i juni (og nullstilles slik at dagene ikke kan benyttes) dersom den ansatte skulle gjeninntre i virksomheten. IT2006 skal ryddes også ved sluttoppgjør før feriepengeoppgjøret i juni. 29.04.2015 36
Ansatte som slutter før juni Alternativ 1 Kvotetypene 30 (Betalt ferie) og 31 (Betalt ferie over 60 år) for inneværende år forblir uforandret. Ubrukte dager kompenseres via IT0416 med bruk av kompensasjonsregel 0001 - Utbetaling rest feriedager. Fordelen med dette alternativet er at det blir lik behandling uansett når på året man slutter. Antall dager i IT2006 blir uforandret. Ulempen er at slippen får en pluss/minus postering hvor forskjellen er brukte dager. 29.04.2015 37
Ansatte som slutter før juni Alternativ 2 Kvotetypene 30 (Betalt ferie) og 31 (Betalt ferie over 60 år) for inneværende år endres direkte i IT2006 til brukte dager. Fordelen med dette alternativet er at slippen viser bare en linje og at rest dager på slippen som gjelder inneværende år nullstilles. Ulempen er at vi endrer det kvotegenereringen opprinnelig foreslo, og at behandlingen gjøres ulikt deler av året. 29.04.2015 38
Ansatte som slutter i juni Eksempel 1: Den ansatte har ikke brukt noen feriedager. Alternativ 1 Ubrukte dager kompenseres via IT0416 Kompensasjon for tidskvote. Velg kompensasjonsregel 0001Utbetaling rest feriedgr. Alternativ 2 Kvotene settes til 0 og feriepenger opptjent i fjor går til utbetaling uavkortet. 29.04.2015 39
Ansatte som slutter i juni Eksempel 2 : Ved kvotegenerering fikk ansatt tildelt 25 dager. Den ansatte har brukt 2 dager. Alternativ 1 Ved å la kvoten på 25 dager bli stående går man da inn via IT0416 og kompenserer for de 23 dagene som ikke er brukt. Velg kompensasjonsregel 0001 (Utbetaling rest feriedgr). Alternativ 2 Siden den ansatte har brukt 2 feriedager endres kvotens størrelse i IT2006 til 2, og ferietrekket blir på 2 x den ansattes dagsats. 29.04.2015 40
Takk for oppmerksomheten 29.04.2015 41