Årsmelding Arkiv i Nordland

Årsmelding Arkiv i Nordland 2005 årsmelding2005ain_fylkesprofil.doc 1

GENERELT 2005 har vore eit produktivt år for Arkiv i Nordland. Trass i uro rundt flytting av kontora til nye lokale og eit etter måten høgt sjukefråvær, har produksjonen vore god. Privatarkivavdelinga har handsama store arkivmengder i depot, og det er etablert depot for medlemskommunane i IKAN. Det har kravd utviding av magasina, og 300 hm er installert. I tillegg har rettleiings- og kursverksemda vore omfattande, og det har vore gjennomført eit kartleggingsarbeid over arkiv i arkivinstitusjonar i Nordland på vegner av ABM-utvikling. Fylkestinget har behandla Plan for arkivfeltet, og arbeidet med oppfølging av dei sentrale måla er i gang, i første rekke planlegging av nye lokale for AiN. Drifta er under kontroll i høve budsjettet, og rekneskapen for 2005 er gjort opp med ein positiv balanse på kr 224 417 av det er eksterne midlar med kr 224 000 søkt overført til 2006. Sjukefråværet har vore 14,2 % og er i hovudsak langtidsfråvær. Personalet Det er åtte faste stillingar ved AiN ved utgangen av året. Unni Kymre har arbeidd i mellombels stilling fram til 1.11. Frå denne datoen er ho tilsett i fast stilling. Finn Myrvang har vore engasjert med stadnamnarbeid, og Kjell Alf Øye har vore engasjert i privatarkivarbeid. Namn Arbeidsområde Inge Strand Leiar Hanne Osnes Sekretær Ketil Jensen Alsos Arkivar privat sektor Kari Aspelund Kleve Arkivar kommune Nansy Schulzki Arkivar kommune Tone-Lise Fische Arkivar fylkeskommunen Solveig H. Lindbach Jensen IT-ansvarleg/arkivar kommune Unni Kymre Engasjement kommunearkiv, tilsett arkivar frå 1.11.05 Kjell Alf Øye Engasjement privatarkiv Finn Myrvang Engasjement stadnamn Møte, kurs, seminar og utviklingsarbeid for tilsette i AiN Medarbeidarane i AiN har i 2005 deltatt i ei rekkje kurs, seminar og anna utviklingsarbeid med sikte på å heve kompetansen i verksemda I alt har AiN vore representert ved 15 slike arrangement. Vi nemner eit utval av dei: Avdelingsseminar på Fauske 17. 18.1 Seminaret Ut av skattkammeret Arkiver for alle, Oslo 7. 8.2. Kurs i innsyn og bruk av arkiv, Bergen, 3. 4.3. Økonomiseminar NFK, 8. 9.3 og 2. 3.11. 1905-seminar ved Høgskolen i Bodø, 15.4. Det 2. norske arkivmøtet i Trondheim, 25. 27.4. Landsmøte LLP, Trondheim 27.4. Formidlingsprosjektet ABM-u, avslutningsseminar, Oslo 30. 31.5 årsmelding2005ain_fylkesprofil.doc 2

Kommunearkivkonferansen 2005, Bergen, 7. 9.9. Nordnorsk historieseminar, Bjørnfjell, 16. 18.9. Nettverk for rettighetsdokumentasjon, Trondheim 7. 8.12. Landsmøte og seminar, Norsk museumsforbund, 10.9. Seminar i bergverkshistorie, 15. 17.9. Samarbeid mellom statsarkivene og IKA-ene, Kr.sand 20. 21.9. Studiereise for formidlingsprosjektet ABM-u, Malmø 30.9. 1.10. Nordnorsk historieseminar, Hammerfest 1. 3.10. Organisasjonsutvalet i LLP, fleire møte Styret i LLP, to møte. Styringsgruppa for Arkivplan.no, fleire møte. Det er halde internkurs om arkivdanning. Formidling/informasjon Formidlingsaktiviteten har auka monaleg i 2005. Målet er både å kunne presentere informasjon frå arkiv til publikum på ein god måte og å innarbeide Arkiv i Nordland i folks medvit. Det har vore gjort hovudsakleg gjennom nettpresentasjonar og ved samarbeid med eksterne aktørar som skolar og historielag. AiN har deltatt i eit formidlingsprosjekt med ABM-u som har hjelpt godt til med arbeidet. Nordland fylkeskommunes bidrag til markering av unionsoppløysinga, utstillinga I skyggen av unionsoppløsningen Fortellinger fra Nordland vart produsert av ABM-enheten med deltaking frå AiN. Utstillinga vart vist på 35 ulike stader og sett av 10 15 000 menneske. Formidlingssamarbeid er gjennomført med Rønvik og Bankgata skoler og Saltdal historielag. Informasjonsbladet Nytt fra AiN kom ut med fire nummer. AiN tok i bruk ny nettstad på Internett 1. desember. Den nye nettsida er utvikla i eit fellesprosjekt under Nordland fylkeskommune og kan nåast gjennom fylkeskommunen sin portal www.nfk.no eller direkte til www.arkivinordland.no. Den nye nettsida profilerer AiN og legg sterk vekt på å formidle informasjon frå arkiva og verksemda i AiN, og å gje brukarar god tilgang til informasjon om arkiv i våre depot. Nettstaden har i løpet av året vore besøkt ca 18700 gonger, medan området for arkivsøk har hatt 4438 besøkjande, trass i at tenesta har vore ute av drift i periodar. Hovudkatalogen på nettstaden er bygd monaleg ut og rommar per 31.12. 241 arkiv. AiN samarbeider òg med Kulturnett Nordland. Arkheion er felles meldingsblad for interkommunale arkivinstitusjonar i Noreg, og det kom ut med to nummer i 2005. Arkivenes dag vart gjennomført i samarbeid med Bankgata skole, Mørke Nu og Salten Museum, med arkitektur i Bodø som tema. Ein 8. klasse arbeidde m.a. med kjelder hos AiN og laga ei utstilling som vart vist i Salten Museum sine lokale. Arkitekt Gisle Jakhelln deltok også ved arrangementet. Det var 62 besøkande. Ein medarbeidar er medlem i Seksjon for formidling i Norsk Museumsforbund. årsmelding2005ain_fylkesprofil.doc 3

Internmøte Det har vore ni internmøte i 2005. Oppdrag Lofotmuseet, rettleiing ved ordning av Lofotkrafts arkiv. Salten Kraftsamband, kurs i arkivdanning og kartlegging av eldre arkiv. Formidlingsprosjekt, på oppdrag frå ABM-utvikling. Kartlegging av privatarkiv, på oppdrag frå ABM-utvikling. Tverlandet bo- og servisesenter, transkribering av intervjumateriale. Besøk/førespurnader til arkiva Totalt Besøk Brev/tlf. Katalogsøk nett Personarkiv 2004 4962 68 364 4525 8 2005 4893 71 384 4438 9 årsmelding2005ain_fylkesprofil.doc 4

INTERKOMMUNALT ARKIV NORDLAND (IKAN) Arbeidet i IKAN har vore prega av framhald av påbegynte oppgåver innafor opplæring, rådgiving og ordning av eldre arkiv. Elektronisk arkivplan er tatt i bruk og det er sett i gang kompetanseutvikling innafor fagfeltet Langtidslagring av elektroniske arkiv. Personalsituasjonen har ført til at innsatsen på kommunal sektor har blitt skadelidande, og det har særleg gått ut over arbeidet med eldre arkiv. Medlemmer Per 31.12.05 er 22 kommunar medlem i IKAN. Siste året er Vega komen til som medlem. I tillegg er eitt interkommunalt selskap, Søndre Helgeland Miljøavfallsverk (SHMIL), medlem av IKAN. Det er arbeidd aktivt for å få med fleire kommunar som medlemer, og Brønnøy kommune og PPT-Rana er medlemer frå 1.1.2006. Styre og representantskap Styret har halde tre møte og handsama 18 saker i 2005. Representantskapsmøtet vart halde 5.4.2005 med 13 medlemskommunar representerte. Kurs og seminar Det er halde åtte kurs i arkivfaglege emne med i alt 132 deltakarar frå kommunar og fylkeskommunale etatar/driftseiningar, av desse var 11 frå ikkje-medlemskommunar. I tillegg vart det årlege kontaktseminaret halde over to dagar i tilknyting til representantskapsmøtet i april, og arkivlederseminaret i november. Kontaktseminaret hadde to tema: Bevaring og kassasjon og Formidling. Det var til saman 63 deltakarar på dei to dagane. Arkivlederseminaret tok opp temaet Samspillet mellom AiN og kundene, og samla seks deltakarar. Totalt har det dermed vore 201 deltakarar på kurs og seminar. For 2004 var talet 188. Feltarbeid/henting av arkiv Det er i løpet av året henta inn 113,0 hm arkiv til ordning. 2003: 42,5 hm Sju medlemskommunar har til saman hatt ti besøk av personell frå IKAN i løpet av året. I tillegg er sju ikkje-medlemskommunar besøkte. Arkivordning Det er i 2005 ordna 21,5 hm kommunale arkiv. 2004: 27,5 hm. Styret i IKAN har vedtatt å etablere depot for kommunearkiv ved AiN med verknad frå 1.1.2006. Manuelle personregister Det er i 2005 mottatt 6 (5) avleveringar med 15,5 hm personmateriale, og det er ordna 18,6 hm. Tilsvarande tal for 2003 var 13,2 og 6,5 hm. Materialet fordeler seg på kommunar/fylkeskommunen med om lag halvparten på kvar. Arkivplanlegging Ti kommunar er i startgropa med arkivplanar gjennom Arkivplan på nett, som er ei elektronisk teneste som gjer arkivplanlegginga enklare å gjennomføre. årsmelding2005ain_fylkesprofil.doc 5

NORDLAND FYLKESKOMMUNE Nordland fylkesting vedtok i april Plan for arkivfeltet. Planen prioriterer nye lokale for AiN, og seier også at AiN skal vere depotinstitusjon for fylkeskommunen og vere utøvande organ for fylkeskommunen i arkivfaglege spørsmål. Vedtaket blir følgt opp ved at eigedomssjefen og AiN førebur ei byggesak til behandlinga av økonomiplanen sommaren 2006. Depotsituasjonen i våre noverande lokale er anstrengt, og det er ikkje rom for noka omfattande avlevering av fylkeskommunalt arkivmateriale under dei rådande forholda. Rollen som utøvande organ i arkivfaglege spørsmål er så langt ikkje vidare utvikla. Den dominerande innsatsen innan fylkeskommunen var produksjonen og visninga av jubileumsutstillinga i høve 100-årsjubileet for unionsoppløysinga I skyggen av unionsoppløsningen Fortellinger fra Nordland. Utstillinga er nærare omtalt ovafor under punktet Formidling. AiN har deltatt i eit førebuande arbeid med innføring av nytt sak-/arkivsystem i fylkeskommunen. Konklusjonen etter arbeidet er at Nordland fylkeskommune tar i bruk Noark-4 og innfører fullelektronisk arkivløysing for alle delar av organisasjonen. Den arkivfaglige innsatsen overfor fylkeskommunen er hovudsakleg retta mot ytre etatar. Det er gitt rettleiing til Bodø vgs. i samband med fusjon mellom den og Asphaugen vgs., og det er svart på førespurnader frå ei rekke andre vidaregåande skolar. Status for arkiv etter tidlegare fylkeskommunale verksemder som har gått over til andre forvaltingsnivå er tatt opp med fylkeskommunen. Kurs Det er i 2005 skipa til eitt kurs særskilt for fylkeskommunen med 15 deltakarar. Kurset var retta mot barne- og ungdomsorganisasjonar under paraplyen av Nordland Barne- og Ungdomsråd. I tillegg deltar fylkeskommunalt personell på kurs nemnde under IKAN, kurs og seminar. Avlevering og ordning av arkivmateriale Det er i 2005 avlevert 5 (7) arkiv med i alt 7,5 hm fylkeskommunal materiale til AiN (17,6), alt personregistermateriale. Det er ordna og katalogisert 9,5 hm arkiv (18,5), alt personregistermateriale. PRIVATARKIVAVDELINGA AiN er av ABM-utvikling oppnemnd som koordinerande institusjon for privatarkivarbeid i Nordland. Det er eit uttrykk at bevaringsarbeidet for privatarkiv skal bli meir målbevisst, og samarbeidet med andre institusjonar vil vere viktig for å nå dette målet. Arbeidet med Kartleggingsprosjektet for privatarkiv som AiN har utført for ABM-utvikling, er òg viktig for det vidare arbeidet med privatarkiv i fylket. årsmelding2005ain_fylkesprofil.doc 6

Det er i inneverande år tatt initiativ til betre samarbeid med musea i Nordland om arkivvern, og AiN har i 2005 samarbeidd med Museum Nord avd. Lofotmuseet, Helgeland Museum, avd Rana og Norsk Fiskeværsmuseum om konkrete prosjekt. AiN har i 2005 hatt mange oppdrag om privatarkiv, dei fleste om bevaring av arkiv. Men vi har òg hatt oppdrag innan arkivdanning, og det er ei nisje vi bør utvikle oss i. Tilvekstar AiN har i 2005 mottatt 28 aksesjonar (28) med i alt 48 tilvekstar (28). Den samla arkivmengda ved tilvekstane er 82 hm (71 hm). Tal i parentes gjeld 2004. Ordningsarbeid Det er i 2005 ordna 37 arkiv (39) med i alt 104 hm (99,5 hm). STADNAMNARBEIDET Stadnamnprosjektet vart avslutta 31.12.2005, men leiar for prosjektet, Finn Myrvang, har vore engasjert av AiN både til å vidareføre oppgåver som ikkje var avslutta ved dette tidspunktet, og til nye oppgåver. Namnebasar er oppdaterte, og i somme kommunar er det samla inn betydelege mengder nye opplysningar, t.d. i Brønnøy der det har kome til 3150 nye innførslar. Strevet med å få det store namnematerialet lagt ut på Internett har halde fram i 2005 utan at vi har kome i mål med oppgåva. Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane har utvikla nettløysing for distribusjon av stadnamn, og AiN har inngått avtale med fylkesarkivet om å nytte same systemet for nordlandsmaterialet. Førebels har vi ikkje klart å finne finansiering for prosjektet. Det er søkt midlar frå ABM-utvikling for 2006, og vi vonar å kome i gang i løpet av året. Interessa for stadnamn er stor, og AiN leverer inntil vidare PDF-rapportar frå dei einskilde kommunebasane. Tilvekst Tilveksten i namnebasane i 2005 er 3 992 namn som fordeler seg i fremste rekke på kommunane Brønnøy, Sømna, Saltdal og Lurøy. Totalt er det 168 646 innførslar i namnebasane. årsmelding2005ain_fylkesprofil.doc 7