VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 2010/954 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: 04.10.2010 Utviding av sekretariatet for kontrollutvalet - sak frå kontrollutvalet i Vestnes Utval Møtedato Utvalssak Formannskapet Kommunestyret Kontrollutvalet si innstilling Kontrollutvalet vedtok den 30.april samrøystes følgjande innstilling i sak 13/2010: 1. Samarbeidsavtalen om interkommunal sekretariatsfunksjon for kontrollutvalgene blir vedtatt med følgende endringer: Punkt 3 Ressursfordeling Det opprettes til sammen 150 % stilling som sekretær for kontrollutvalgene. I tabellen under er 1,5 årsverk satt til 1885 timer til kontrollutvalgene eksklusiv 660 timer til administrasjon. Kommune Folketall Ressursfordeling Timeressurs Antall Pr % møter 01.01.09 Molde 24 554 36,5 688 8 * Fræna 9 257 13,8 260 6 * Eide 3 316 4,9 92 5 Gjemnes 2 618 3,9 74 5 Vestnes 6 478 9,6 181 5 Rauma 7 376 11,0 207 5 * Aukra 3 183 4,7 89 5 Nesset 3 076 4,6 87 5 Sunndal 7 347 10,9 205 5 * 67 205 100,0 1 885 49 * Mulighet for utvidelse med 1 ett møte. Stillingsressursen (150 % stilling) gir rom for 58 møter. 49 av møtene er fordelt samt 2 møter i samarbeidsforumet. Resten 7 møter fordeles etter behov.
Punkt 4 Økonomi De samarbeidende kommuner betaler et årlig vederlag for sekretariatsfunksjonen til Molde kommune, jf kostnadsfordelingen i tabellen under. Molde kommune er ansvarlig for å kreve inn vederlaget. Vederlagets størrelse er eksklusiv mva og for 2010 fordelt på 40 % etter grunnbeløp og 60 % etter folketall pr 1.1.2009. Vederlaget skal justeres i samsvar med gjennomsnittlig lønns- og prisstigning i kommunesektoren. Kommune Folketall Ressursfordeling Grunnbeløp Folketall Sum Pr % 40 % 60 % 01.01.09 Molde 24 554 36,5 50 000 246 375 296 375 Fræna 9 257 13,8 50 000 93 150 143 150 Eide 3 316 4,9 50 000 33 075 83 075 Gjemnes 2 618 3,9 50 000 26 325 76 325 Vestnes 6 478 9,6 50 000 64 800 114 800 Rauma 7 376 11,0 50 000 74 250 124 250 Aukra 3 183 4,7 50 000 31 725 81 725 Nesset 3 076 4,6 50 000 31 050 81 050 Sunndal 7 347 10,9 50 000 73 575 123 575 67 205 100,0 450 000 675 000 1 125 000 Kostnadsfordeling for 2012 og videre skal tas opp til ny vurdering innen utgangen av 2011. Det legges ikke opp til kapitalinnskudd i samarbeidsordningen. Punkt 5.1 Molde kommune som vertskommune Molde kommune er vertskommune og har arbeidsgiveransvaret angående sekretærfunksjonen. Molde kommune tilsetter 1,5 årsverk som skal utgjøre sekretariatet for de deltakende kommuner. SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Sekretær for kontrollutvalet har følgjande saksutgreiing: Samarbeidsforumet handsama saka i møte 25.03.10. Samarbeidsforumet sitt vedtak følgjer som tilråding til kontrollutvala. Det respektive kontrollutval legg fram si tilråding overfor det respektive kommunestyre. HEIMEL Det følgjer av Samarbeidsavtalen punkt 8.1: Samarbeidsavtalens varighet er 4 år og skal evalueres etter utløpet av hvert år. Samarbeidsavtalen er ikkje revidert sidan 31.12.04, med verknad frå 01.01.05. VURDERING I REVIDERING AV SAMARBEIDSAVTALEN Når det gjeld dagens samarbeidsavtale er det spesielt to punkt som bør reviderast. Bemanning
Det følgjer av avtalens punkt 3: Det opprettes i første omgang 100 % stilling som sekretær for kontrollutvalgene. I tabellen under er ett årsverk satt til 1400 timer eksklusiv interntid og reisetid. Kontrollutvala handsama i 2008/2009 sak vedrørande bemanning i sekretariatet. utvala konkluderte med at dei ønskjer å vere aktive kontrollutval med fokus på kontroll og tilsyn. Samstundes har dei konkludert med at dagens bemanning i sekretariatet er for liten samstundes som den er sårbar for sjukefråvær, ferieavvikling og liknande. Noen av kontrollutvala har og opna for eit mogleg samarbeid eventuelt samanslåing med Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre (dekkjer kommunane Aure, Averøy, Halsa, Kristiansund, Rindal, Smøla, Surnadal og Tingvoll). Kontrollsekretær skal utføre følgjande funksjonar: Sakshandsamar Utvalssekretær I tillegg kjem administrative oppgåver som m.a. journalføring, arkivering, innhenting av dokument, fakturering for kjøp av sekretariatstenester, attestering, utsending av dokument, effektuering av bestillingar, dokument og brev på vegne av kontrollutvala. 1 årsverk Dagens bemanning i sekretariatet utgjer eit årsverk. Ein ser at dette har bydd på vesentlege utfordringar når vedkommande skal følgje opp 9 kontrollutval aleine. Dette har medført at administrative oppgåver har vorte nedprioritert. Sekretariatet har kun utført ordinær sakshandsaming og overlete dei fleste oppgåver til oppfølging samt utgreiingar til revisjonen. Når det no er intensjonen at sekretariatet skal sakshandsame i den respektive kommune sitt sakshandsamingssystem, vil dette medføre ein større ressurs av sekretæren til opplæring i sakshandsamingssystem samt oppfølging av utvala sine dokument. Sekretariat bemanna med kun 1 årsverk er sårbart ved bl.a. sjukdom, ferie og liknande. Ein slik bemanning opnar ikkje for etter- og vidareutdanning for den som er tilsett i sekretariatet i noko særlig grad. 1,5 årsverk Eit sekretariat beståande av 2 personar tilsvarande 1,5 årsverk er vesentleg mindre sårbart ved bla. sjukdom, ferie og liknande. Bemanninga vil kunne opne for meir sakshandsaming samt fokus på ajourføring av administrative oppgåver. Bemanninga vil og kunne opne for noko etter- og vidareutdanning for sekretariatets tilsette. I tillegg kan sekretariatet i noko grad ta på seg utgreiingsoppgåver for kontrollutvala, herunder bl.a. utarbeiding av plan for selskapskontroll og i noko grad kunne avlaste revisjonen ved å kunne utføre noko eigarskapskontrollar (kontroll med kommunens oppfølging av kommunen sine interesser i selskap). Kontrollsekretær er av den formeining at 1,5 årsverk i sekretariatet er minimumskrav til bemanning samt vil være gunstig for kommunane når det gjeld kostnader i samband med kjøp av sekretariatstenester. Arbeidsfordelinga mellom sekretariatets tilsette bør i all hovudsak overlates til sekretariatsleiar.
2 årsverk Dobling av bemanninga til 2 tilsette vil gjere sekretariatet meir robust og lite sårbar ved bl.a. sjukdom, ferie og liknande. Bemanninga vil kunne opne for etter- og vidareutdanning. I tillegg vil sekretariatet kunne ta på seg fleire oppgåver i tillegg til ordinær sakshandsaming, herunder bl.a. utarbeide plan for selskapskontroll, plan for forvaltningsrevisjon m /overordna analyse samt utføre eigarskapskontrollar/selskapskontrollar. Bemanninga vil opne for at sekretariatet kan overta oppgåver som i dag er tillagt revisjonen og som ikkje kjem i strid med lov og forskrift og ikkje fell under definisjonen revisjon (rekneskapsrevisjon og/eller forvaltningsrevisjon). Bemanninga vil og i noko grad kunne opne for moglegheit til å tilby sekretariats- og utgreiingstenester til andre sekretariat, herunder bl.a. Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre og Sunnmøre KontrollutvalgsSekretariat IKS (SKS IKS). Arbeidsfordelinga mellom sekretariatets tilsette bør i all hovudsak verte overlett til sekretariatsleiar. Økonomiske og administrative konsekvensar Utviding av sekretariatet vil medføre ein auke i kostnadene ved kommunane sitt kjøp av sekretariatstenester. Utvidinga av sekretariatet vil innebere behov for 2 kontor mot dagens eine. Dette vil medføre flytting av sekretariatet frå dagens samlokalisering med Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R. Ressursfordeling Det følgjer av avtalens punkt 4: 4 ØKONOMI De samarbeidende kommuner betaler et årlig vederlag for sekretariatsfunksjonen til Molde kommune jf. kostnadsfordelingen i tabellen under. Vederlagets størrelse er eksklusiv merverdiavgift og er beregnet ut fra følgende fordeling: Kommune % Kroner Molde 31 186 000 Fræna 13 78 000 Eide 6 36 000 Gjemnes 6 36 000 Vestnes 10 60 000 Rauma 11 66 000 Aukra 6 36 000 Nesset 6 36 000 Sunndal 11 66 000 100 600 000 Det legges ikke opp til kapitalinnskudd ved etableringen av interkommunal sekretærfunksjon. Den prosentvise ressursfordelinga vart fastsett i høve til folketalet i den respektive medlemskommune, sist med tall pr 01.01.04. Etter denne fordelinga dekkjer Molde kommune en uforholdsmessig høg andel av sekretariatets samla kostnader i tillegg til at Molde kommune er ansvarleg for tilsetting, avlønning og stille kontorlokalar til disposisjon for sekretariatets tilsette.
Dei minste kommunane i samarbeidet dekkjer en uforholdsmessig liten del av dei samla kostnader i høve til dei tenester som vert utført for det respektive kontrollutval. Ein må kunne føresette eit minstekrav på 5 møter pr utval og fleire møter for dei større kommunane som er med i vertskommunesamarbeidet. Vedlagt følgjer 9 alternative reknemåtar for korleis ein framtidig kostnadsfordeling kan vere. Når det gjeld folketal er det tatt utgangspunkt i folketal pr kommune pr 01.01.09. Når det gjeld medgått tidsforbruk er det tatt utgangspunkt i timebudsjett for 2010. FORDELING MELLOM FOLKETAL OG MEDGÅTT TIDSFORBRUK Samla for alternativa 1 3 Alternativa føreset at det vert ført timerekneskap. Alternativa er gunstig for dei større kommunane som er med i samarbeidet, og spesielt for Molde kommune. Alternativa vil medføre ekstra kostnader for dei mindre kommunane sjølv om tidsforbruk pr møte er nokolunde lik uavhengig av kommunens størrelse. Alternativa kan medføre store kostnadssvingingar dersom det vert halde ekstramøtar i det enkelte kontrollutval. Svingingane vil være størst for dei minste kommunane. Desto større andel av kostnaden som utgjerast av timeforbruket, desto dyrare vert det for dei mindre kommunane. FORDELING MELLOM GRUNNBELØP OG FOLKETAL Samla for alternativa 4 6 Alternativa føreset ein prosentvis fordeling mellom grunnbeløp og folketal i den respektive kommune. Desto større andel av kostnaden som utgjerast av grunnbeløpet, desto dyrare vil det verte for dei mindre kommunane. FORDELING MELLOM GRUNNBELØP OG MEDGÅTT TIDSFORBRUK Ein anna berekningsmåte kunne være fordeling mellom grunnbeløp og medgått tidsforbruk. Modellen ville være ein meir ekstrem utgåve av alternativa 1 3. Modellen ville være gunstig for Molde kommune og medføre betydelige ekstrakostnader for dei andre kommunane som er med i vertskommunesamarbeidet. Modellen følgjer av alternativa 7 9. KONKLUSJON Etter ein samla vurdering finn ein at alternativ 4 vil vere mest gunstig for alle kommunane. Dei minste kommunane må pårekne å få økte kostnader i samband med kjøp av sekretariatstenester frå vertskommunesamarbeidet etter dette alternativet. For dei større kommunane vil auka i kostnadene vere vesentleg lågare. For Molde kommune vil det medføre ein reduksjon tilsvarande den samla auka for dei øvrige kommunane som er med i vertskommunesamarbeidet. II FRAMTIDIGE UTFORDRINGAR Det følgjer av avtalens punkt 8.1:
Samarbeidsavtalens varighet er 4 år og skal evalueres etter utløpet av hvert år. Samarbeidsavtalen opphørte i 2009 ifølge denne bestemminga. I denne samanheng ser ein det som hensiktsmessig å vurdere om ein bør vidareføre det interkommunale samarbeidet i si noverande form. Sekretariatsfunksjonen er organisert etter vertskommunemodellen kor det er Molde kommune som har påtatt seg hovudansvaret for administrative forhold vedrørande sekretariatet og dets tilsette. Kontrollutvalet i Molde skulle då etter intensjonen ivareta personalansvaret. Dagens vertskommunemodell kan etter sekretæren si vurdering verte utfordrande når det gjelder kven kontrollsekretæren kan ta opp saker vedrørande organisering samt personal- og arbeidshøve. Samarbeidsforumet har ikkje noko formell rolle og er kun eit samlingspunkt for kontrollutvalsleiarane i dei respektive samarbeidskommunane for koordinering av aktivitet og utveksling av informasjon og erfaringar. Det er ikkje kome innspel på ein eventuell omorganisering av dagens vertskommunesamarbeid. Eit alternativ kan vere å gjere dagens vertskommunesamarbeid om til eit interkommunalt samarbeid etter lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.) 27. Dette vil medføre oppretting av eit eige styre som formelt får ansvar for organisering av sekretariatsfunksjonen samt personalansvar for sekretariatets tilsette, herunder ansvar for lønnsforhandlingar. Dette vil være ein styrke for kontrollsekretariatet då det vert meir rolleklarleik om kven sekretariatets tilsette skal halde seg til vedrørande personelle og administrative forhold. Sjølve den praktiske utføringa av sekretærfunksjonen er det opp til det respektive kontrollutval å vurdere. Omorganiseringa frå vertskommunemodell til interkommunalt samarbeid vil ikkje medføre vesentlige økonomiske eller administrative konsekvensar i høve til dagens ordning. ØKONOMISKE OG ADMINISTRATIVE KONSEKVENSAR FOR VESTNES KOMMUNE For Vestnes kommune vil ein auke av bemanninga i sekretariatet frå 1 årsverk til 1,5 årsverk medføre ein auke av kommunen sin kostnad for kjøp av sekretariatstenester med ca kr 25.000.- årleg i høve til 2009. Vedlagt følgjer kostnadsfordeling mellom kommunane i høve til Samarbeidsavtalen for perioden 2007-2009. Kostnadsfordelinga mellom kommunane det aktuelle år utgjør kjøp av sekretariatstenester for budsjettåret samt fordeling av meirforbruk i høve til regnskapet for same år. Grunna fakturering av kjøp av sekretariatstenester er vorte gjort i august i budsjettåret, vil det i kommunen sin rekneskap framkomme budsjetterte kostnader for inneverande år samt fordeling av meirforbruk for førre år. Tall i heile kroner Kjøp av sekretariatstenester R 2009 B 2009 R 2008 B 2008 R 2007 B 2007
Vestnes kommune 88 502 82 300 79 996 72 536 71 541 66 250 Differanse B R (6 202) (7 460) (5 291) Rest føregåande år 7 460 5 291 Sum andel Vestnes kommune 89 760 77 827 66 250 Særutskrift til: Kontrollutvalet i Vestnes kommune Vedlegg: 1 Uttale frå Romsdal Regionråd