Til tilbydere Dato: 26.01.2015 Utvikling av Statens sentrale tjenestemannsregister (SST) i hht a- Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA del I og III) Sak 15/139
Innholdsfortegnelse Utvikling av Statens sentrale tjenestemannsregister (SST) i hht a-. 1 Konkurransegrunnlag... 3 1 Innledning... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Om avtalen... 3 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 3 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon... 4 2.1 Om leveransen... 4 2.2 Omfang... 4 2.3 Bruk av underleverandører... 5 2.4 Krav til lønns- og arbeidsvilkår... 5 3 Administrative vilkår og bestemmelser... 5 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon... 5 3.2 Språk... 5 3.3 Tidsfrister... 5 3.4 Fremdriftsplan... 6 3.5 Kostnader... 6 3.6 Retur av tilbud... 6 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag... 6 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget... 6 3.9 Aksept av vilkår... 6 3.10 Forbehold og avvik... 6 3.11 Vedståelsesfrist... 7 3.12 Tilbudets utforming... 7 3.13 Innlevering av tilbud... 7 3.14 Åpning... 8 4 Kvalifikasjonskrav... 8 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav... 8 4.2 Juridisk stilling... 8 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet... 8 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 5 Tildelingskriterier... 9 6 Vedleggsoversikt...10 2 av 10
Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (KMD) har ansvaret for bolig- og bygningspolitikk, kommuneøkonomi, samordning av fornyingsarbeidet i offentlig sektor, IKT-politikk, regional- og distriktspolitikk, forvaltningspolitikk, lokalforvaltning, gjennomføring av valg, statlig arbeidsgiverpolitikk, samer og nasjonale minoriteter, forvaltningsoppgaver etter plan- og bygningslovens bestemmelser om planlegging og konsekvensutredninger, samt den nasjonale kart- og geodatapolitikken. Dette aktuelle oppdraget er knyttet til arbeidsgiverpolitisk avdeling (APA). APA har ansvaret for å forvalte og utvikle lover, avtaler, administrative bestemmelser, rammevilkår mv. for statens personal- og arbeidsgiverpolitikk. Avdelingen har herunder ansvaret for å gjennomføre sentrale tarifforhandlinger som statens arbeidsgiverrepresentant. Bl.a. i den forbindelse er innsamling og analyse av lønnsstatistikk mm fra statlige arbeidsgivere en viktig oppgave for avdelingen. 1.2 Om avtalen A-opplysningsloven (a-ordningen) får konsekvenser for KMDs lønnsstatistikk for ansatte i staten (virksomheter tilknyttet det statlige tariffområdet). Departementet har i den forbindelse behov for konsulentbistand til: 1. Tilpassing og oppdatering av eksisterende systemer 2. Utarbeide dokumentasjon knyttet til drift og brukergrensnitt 3. Løpende bistand mht drift og brukerstøtte og nødvendige tilpassinger og oppdateringer av systemet. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Utkast til kontrakt m/bilag. Kontraktsgrunnlaget er Statens standardavtaler om konsulentoppdrag (SSA-O) med følgende bilag: 3 av 10
o Bilag 1 Kundens beskrivelse av oppdraget o Bilag 2 Leverandørens spesifikasjon av oppdraget o Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 4 Administrative bestemmelser o Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Tilbyder bes fylle ut bilag nr. 3, 4 og 5. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Om leveransen A-opplysningsloven får konsekvenser for utforming av KMDs lønnsstatistikk for statlige arbeidsgivere. Registrering av lønnsdata for ca. 160 000 statsansatte skjer 2 ganger pr år. Data samles inn av Statistisk Sentralbyrå og bearbeides i databasen SST i APA. Statistikkene (tabellene) som hentes ut fra SST danner hovedgrunnlaget for årlige lønnsforhandlinger i det statlige tariffområdet. Oppdraget innebærer detaljdesign, koding av eksisterende programvare, og testing av datasystem i henhold til a-ordningens spesifikasjoner. Løsningen skal være etablert innen 5. juni 2015. Dette vil være en 1. iterasjon, og vi legger til grunn at databasen må videreutvikles i henhold til erfaringer fra datainnsamling, erfaring fra brukere og erfaring med teknisk løsning. Videre skal det utarbeides dokumentasjon knyttet til drift og brukergrensenitt. Det vil også være behov for løpende bistand mht drift og brukerstøtte og nødvendige tilpassinger og oppdateringer av systemet. For en nærmere beskrivelse av oppdraget, se bilag 1 til kontrakt kundens beskrivelse av oppdraget. 2.2 Omfang Etablering av databasen og utarbeidelse av dokumentasjon har en antatt øvre økonomisk ramme på 400.000 kr eksl.mva. For bistand mht brukerstøtte og videre drift vil omfanget kunne variere. Behovet oppstår erfaringsmessig i 1. og 2, kvartal hvert år, og er antatt å dreie seg om maksimalt 300 timer pr år. Arbeidet med etablering av databasen må starte opp så raskt som praktisk mulig etter avtaleinngåelse og må være avsluttet innen 5. juni 2015. Bistand til brukerstøtte og videre drift løper videre etter dette. Avtalen vil ha en varighet på ett år, med opsjon om forlengelse ett år av gangen i inntil 3 år. Departementet tar forbehold om opsjon på merkjøp utover angitt økonomisk ramme og tidsramme. 4 av 10
2.3 Bruk av underleverandører Det er tillatt å benytte underleverandører. Ved bruk av underleverandør(er) ber oppdragsgiver om at følgende dokumentasjon legges ved: Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget som skal ivaretas av underleverandør. Dersom leverandøren benytter underleverandør og støtter seg på dennes kompetanse for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal leverandøren vedlegge forpliktelseserklæring eller annen dokumentasjon som tydelig viser at leverandøren råder over disse ressursene. 2.4 Krav til lønns- og arbeidsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen Navn:, ved arbeidsgiverpolitisk avdeling Adresse: Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Telefonnr. 22 24 90 90 E-postadresse: postmottak@kmd.dep.no Kontaktperson Navn: Jørn-Flemming Nordvik E-postadresse: jfn@kmd.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 02.03.2015 kl.12.00. 5 av 10
Tilbudsfrist er 10.03.2015 kl.12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring 26.01.2015 Frist for å stille spørsmål 02.03.2015 kl.12.00 Tilbudsfrist 10.03.2015 kl.12.00 Evaluering Uke 11 Innstilling 16.03.2015 Meddelelse om tildeling 16.03.2015 Karensperiode 27.03.2015 Kontraktssignering Etter karensperiode Tidspunkter etter tilbudsfristen er tentative. 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli formidlet til til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 3.10 Forbehold og avvik Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 20-13 (1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 6 av 10
3.11 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til 24.april 2015 kl.12.00. 3.12 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest. 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 9. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet, og den faglige kompetanse og kapasitet til eventuelle underleverandører. 10. Utfylt eventuelt andre vedlagte dokumenter for utfylling. 11. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav. 3.13 Innlevering av tilbud Tilbudet kan sendes til: v/arbeidsgiverpolitisk avdeling Postboks 8112 Dep 0032 Oslo Eller leveres til: Varemottak Akersgt 59, innkjøring fra Munchs gate 0180 Oslo Åpningstid: 08.00 15.45 Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 15/139 v/jørn-flemming Nordvik. Åpnes kun av adressat 7 av 10
Tilbudet skal leveres i plastlomme eller lignende, uten noen form for innbinding eller stifting. I tillegg skal tilbudet leveres på minnepinne el.l. Ved motstrid går papirversjonen foran. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen. 3.14 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor bla. kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon, for eksempel årsregnskap godkjent av revisor, på at kravet ovenfor er oppfylt. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: 8 av 10
Minst tre leveranser siste tre år med relevans for dette oppdraget. Med relevant leveranse menes oppdrag som innebærer utarbeidelse av kravspesifikasjon, detaljdesign, koding av programvare og testing av datasystem (SQL-base) samt utarbeidelse av tilhørende systemdokumentasjon og brukermanualer, og adhocbasert brukerstøtte ved bruk av databasen, herunder mht oppsett av standardtabeller, uthenting av tabeller, endringer etc. Leverandør må ha tilstrekkelig faglig kompetanse og kapasitet. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste tre år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK1 Pris 20 (score 0-10) TK2 Kompetanse 50 (score 0-10) TK3 Fremdriftsplan 20 (score 0-10) TK4 Tilgjengelighet 10 (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1 Pris Her gis poeng etter sammenligning av totalprisen på etableringen av databasen og dokumentasjonen, som oppgitt i bilag 5 til kontrakten. Det skal også gis en timepris for løpende drifts- og brukerstøtte, og som også er gjenstand for tildeling. Omfanget av drifts- og brukerstøtte avtales for øvrig fra gang til gang. 9 av 10
TK 2 Kompetanse hos tilbudt personell Her gis poeng etter en vurdering av kompetansen hos tilbudt konsulent. Kompetansen skal spesifiseres i tilbudet og CV skal oppgis. Kompetanse og erfaring vil bli vurdert med utgangspunkt i særlig: - Grad og bredde av erfaring med detaljdesign, koding av programvare og testing av datasystem (SQL-base) i henhold til a-ordningens spesifikasjoner. - Grad og bredde av erfaring i videreutvikling i henhold til erfaringer fra datainnsamling, erfaring fra brukere og erfaring med teknisk løsning. - Det gis uttelling for erfaring med Microsoft Access og koding i Visual Basic for Applications. - Kjennskap til ulike databaser for bruk til lønnsstatisstikk, erfaring med SST, SSB og lignende, vil bli tillagt vekt. TK 3 Fremdriftsplan Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene ut fra leverandørens fremdriftsplan for oppdraget, herunder: I hvilken grad fremdriftsplanen synes egnet med tanke på å levere innen angitte frister. I hvilken grad fremdriftsplanen viser en tydelig og oversiktlig plan ift gjennomføringen av de ulike oppgavene under punkt 1 og 2 i bilag 1. TK 4 Tilgjengelighet Beskrivelse av konsulentens tilgjengelighet ifm løpende bistand og brukerstøtte. Herunder at konsulenten kan bistå ved behov og på kort varsel, og da spesielt i tidsrommet januar/februar og mai/juni. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 2. Vedlegg 2 Skjema for HMS erklæring 10 av 10