ÅRSMELDING IKAN 2013 Interkommunalt Arkiv Nordland Straumfjord misjonsforening Kvinnearkiv fra Steigen (udatert)
BAKGRUNN Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) ble stiftet på representantskapsmøte 11.5.2000 i Bodø. IKAN er en fortsettelse av prosjekt Kommunearkiv i Nordland som ble etablert i desember 1992 og er en interkommunal samarbeidsordning etter 27 i kommuneloven. IKAN har som mål å bistå medlemskommunene med konkrete og dagsaktuelle oppgaver i arkivarbeidet, og å arbeide fram fellesløsninger innen arkivsektoren som alle medlemskommunene har nytte av. For å kunne løse flest oppgaver på en best mulig måte må kommunene arbeide effektivt, og de må samarbeide om felles løsninger. IKAN er et instrument for kommunene som kan bidra til slike effekter. Kommunene trenger ikke selv å utvikle spisskompetanse på alle arkivfaglige områder, og IKAN kan bistå med fellesløsninger som høyner kvaliteten på tjenestene, og som demper kostnadene. Gode eksempler på slikt kan være utviklingen av arkivplan, langtidslagring av elektronisk arkivmateriale, samarbeid om sak-/arkivsystem og felles depotløsninger for personregister, eldre og elektronisk arkiv. IKAN har ingen ansatte. Alle tjenester kjøpes av Arkiv i Nordland (AiN) men det er IKANs organ som bestemmer prioriteringen av oppgavene og ressursbruken. Ved stiftelsen var 20 av fylkets 45 kommuner med. Ved årsskiftet 2013/2014 er 33 kommuner med. IKAN er med i landsdekkende nett av kommunale arkivinstitusjoner som samarbeider om gode løsninger for medlemskommunene. I tillegg til våre egne fagfolk har vi således en rekke fagpersoner som vi kan spille på i arbeidet vårt overfor kommunene i Nordland. 2
INNLEDNING Året 2013 har som tidligere år vært preget av at kommunene står overfor flere utfordringer på arkivfeltet. Arkivloven stiller krav til kommunene når det gjelder arkivdepot, bevaring og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale, rasjonalisering av arkivtjenesten med sentralarkiv og innføring av fullelektronisk arkiv. Arkivloven understreker at alt arbeid med kommunale arkiv har som primært mål å bevare arkivene for framtida. IKANs mål er å bistå eierne med å løse disse oppgavene. IKAN har i 2013 besøkt eierkommuner i alle regionene i fylket. På disse besøkene diskuteres utfordringene kommunene har på arkivfeltet. Kommunene følges opp i etterkant av besøkene. Tilbakemeldingene fra kommunene på disse besøkene er gode. IKAN skal besøke samtlige av eierkommunene i løpet av en treårsperiode. IKAN har i 2013 kommet i gang med den omleggingen av arkivplanarbeidet som var skissert i handlingsplanen for 2013. Fire av eierkommunene arbeider nå aktivt med arkivplan. Det er laget ny kursmal for arbeidet og en av våre ansatte sitter i den nasjonale utviklingsgruppen som skal evaluere og forbedre nettverktøyet Arkivplan.no. Det ble i 2013 ikke avlevert elektroniske arkiver fra eierkommunene. Årsakene til dette er flere. Mye av arbeidet knyttet opp mot elektroniske arkiver foregikk på et overordnet nivå gjennom Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS). Her er det utviklet rutiner for avlevering av digitalt materiale fra kommune til depotinstitusjon. Rutinene skal implementeres i arkivinstitusjonene og kommunene i 2014. Arbeidet med historiske arkiver er en viktig oppgave. I 2013 ble det ordnet og katalogisert nærmere 300 hyllemeter arkivmateriale. Av dette var 222 hyllemeter kommunalt materiale. Vi ser også at det er stadig flere som ber om innsyn og ønsker å bruke arkivmaterialet. I 2013 var det nærmere 300 personer som benyttet seg av arkivene. Vi ser også en klar trend med at flere brukere ønsker arkivmateriale tilgjengelig i digital form. Digital tilgjengelighet fører til at vi når et større publikum og flere benytter seg av materialet. Arkiv i Nordland hadde i 2013 tre fotosamlinger på nett. Bildene i disse samlingene hadde over 450 000 visninger i 2013. Den største utfordringen i 2013 har vært depotkapasiteten. Nordland fylkeskommune bevilget kr 1 500 000 til leie av nye depotlokaler. Vi fikk ikke på plass en avtale med Universitetet i Nordland i året som gikk. Dette førte til at vi måtte leie større midlertidige depotlokaler for å utvide kapasiteten. En avtale med Universitetet må på plass i løpet av 2014. 3
MEDLEMMER Per 31.12.2013 var følgende kommuner medlem i IKAN: Alstahaug Ballangen Beiarn Bindal Bodø Brønnøy Bø Dønna Evenes Fauske Gildeskål Grane Hamarøy Leirfjord Lurøy Lødingen Meløy Moskenes Narvik Nesna Rana Rødøy Røst Saltdal Steigen Sømna Sørfold Tjeldsund Træna Tysfjord Vega Vevelstad Værøy 4
REPRESENTANTSKAPET Representantskapet for IKAN hadde ordinært møte på Nordland kultursenter 4. april 2013. 10 medlemskommuner møtte. I tillegg møtte styreleder for IKAN, Karin Sund Olufsen og daglig leder Ketil Jensen. Møtet behandlet vedtektsfestede saker. Det vises til referat fra møtet som er sendt medlemskommunene. STYRET Styret har i 2013 bestått av: Karin Sund Olufsen, Lurøy kommune, leder Liv Krane, Saltdal kommune, nestleder Herbjørg Bjørstad, Lødingen kommune styremedlem Ann Karin Grande, Alstahaug kommune, styremedlem Bjørn Storslett Solholm, Meløy kommune Tone Øvermo Bruun, Rana kommune Solfrid Kjærran, ansatterepresentant Varamedlemmer: Bente Bye, Alstahaug kommune Håkon Sandåker, Bodø kommune Grete Nygård, Leirfjord kommune Rigmor Nordhuus, Brønnøy kommune Tove Sletten Sørensen, Nesna kommune Styret har holdt to styremøter i meldingsåret. PERSONALET IKAN kjøper tjenester av den fylkeskommunale arkivinstitusjonen Arkiv i Nordland (AiN). Følgende personale har hatt oppgaver for IKAN: Ketil Jensen, daglig leder Rolf B. Holte, IT-arkivar Solfrid Kjærran, nestleder og fagleder Sveinung Meyer Svendsen, rådgiver Espen Hansen, prosjektmedarbeider Solveig Jensen, rådgiver Arnstein Kjelaas, fagleder Beate Storeide, sekretær Aasta Karlsen, rådgiver Gertrud Haagensen, prosjektmedarbeider 5
IKAN 2013 ØKONOMI IKAN finansieres ved et årlig tilskudd fra medlemskommunene basert på en grunnavgift og en avgift per innbygger basert på folketallet per 1. januar året før budsjettåret. I 2013 var grunnavgiften kr 36 000,- og avgiften per innbygger kr. 7,75. Styret fastsetter kontingentens størrelse for interkommunale selskaper som er medlemmer. For 2013 utgjorde kontingenten kr. 17 000,-. Nordland fylkeskommune fører regnskap for IKAN, og det revideres av fylkesrevisor. Medlemskontingenten og inntekt av tjenester ga IKAN en inntekt på kr 3 230 000 for 2013 (2 861 300 for 2012). Disse inntektene går til: Refusjon til AiN for drift av sekretariatet: Tilskudd til lønn, reiseutgifter, husleie, utgifter til utstyr og diverse kontorutgifter for daglig leder, IT-ansvarlig og sekretær. Kjøp av tjenester hos AiN: Lønn pluss 30 % inndekkende kostnader (reiseutgifter, arkivmateriell, utgifter til kontorhold, IT m.m.) Styrehonorar Reiseutgifter for styret Styremøter og representantskapsmøtet Styremøte i IKAN 6
DET FAGLIGE ARBEIDET VED IKAN Arbeidet for kommunene er styrt av Handlingsplan for IKAN som rulleres kontinuerlig. Gjennomgangen under følger oppsettet fra handlingsplanen. Tall i parentes er for 2012. 1. Ordning og katalogisering av eldre arkiv fra kommunene Det er i 2013 hentet inn 20 hyllemeter arkiv til ordning (73). Det er ordnet 152,5 hm (198). Det ordnede materialet fordeler seg slik: Kommune Træna 1,5 Vega 8 Moskenes 3 Rana 5,5 Lødingen 1,5 Steigen 2,5 Skjerstad/Bodø 5 Sømna 3 Værøy 6 Sørfold 0,5 Brønnøy (g) 27 Rana (g) 46 Alstahaug (g) 36 Fauske (g) 5,5 Antall hyllemeter (g)=grovordnet arkiv 7
2. Mottak og forvaltning av personregister Personregister er personsensitivt materiale som krever spesiell behandling. Det er i 2013 avlevert ca.16 hm personregistermateriale (9,41). Det er i 2013 ordnet og katalogisert 70 hm personregistermateriale (86,3). Det ordnede materialet fordeler seg slik: Sørfold kommune 20 hm Bodø Sosialkontor 50 hm Det er registrert 136 henvendelser (135) til personregisterarkivet. Av disse er 35 til sekretariatet for kommunal oppreisningsordning, mens 101 er innsynsbegjæringer i klientmapper. 3. Depottjenester Arkivloven krever at alle kommuner innen 2012 skal ha klargjort forholdene for avlevering til godkjent arkivdepot. I 2010 inngikk IKAN en avtale om leie av midlertidig depotplass, slik at vi kan ta imot arkivmateriale fra eierkommunene. I 2013 flyttet vi inn i nye midlertidige lokaler med bedre kapasitet. Følgende 18 kommuner hadde per 31.12.2013 inngått avtale med IKAN om deponering av personregistermateriale: Alstahaug, Ballangen, Beiarn, Bodø, Fauske, Gildeskål, Hamarøy, Lødingen, Meløy, Nesna, Saltdal, Sørfold, Tjeldsund, Træna, Tysfjord, Vevelstad, Røst og Leirfjord. Følgende 13 kommuner hadde per 31.12.2013 inngått depotavtale med IKAN for oppbevaring av eldre arkivmateriale: Tysfjord, Fauske, Beiarn, Sørfold, Sømna, Lødingen, Hamarøy, Alstahaug, Saltdal, Bodø, Rana, Meløy og Ballangen. 4. Arkivfaglig kompetansesenter IKAN er et arkivfaglig kompetansesenter for medlemskommunene. Tjenestene utføres dels direkte til den enkelte kommune, og dels kollektivt i form av kurs, seminar og utviklingsarbeid. Kurs og seminar er også åpne for deltakere utenfor medlemskommunene mot kursavgift, og i den grad innholdet passer Fylkeskommunen, deltar også personale herfra. 8
Kurs og seminar Det er holdt 4 kurs/konferanser (4) med arkivfaglige emner med i alt 127 deltakere (157). Kursene er som følger: Arkivledersamling 25 deltakere Kontaktkonferansen 29 deltakere Kurs i forvaltningsloven og offentleglova 46 deltakere Kurs i personaldokumentasjon 27 deltakere Reisevirksomhet Det ble i 2012 vedtatt en økt satsing på besøk til kommunene. Besøkene skal være et ledd i gjensidig informasjon om arkivsituasjonen i kommunene i Nordland. Det skal også bidra til at kommunene i direkte møte med fagpersonale får tatt opp spørsmål og problemstillinger i egen kommune. Planen er at kommunene skal få besøk ca. hvert 2. 3. år. Rådgivere fra Arkiv i Nordland, seksjon for moderne arkivdanning, har gjennomført i alt 15 besøk til kommuner i 2013. 5. Formidling/informasjon Informasjon til kommunene og om det kommunale arkivfeltet foregår på flere plan og via mange kanaler. AiNs nettside formidler informasjon om IKAN og våre tilbud til kommunene. Her legges det ut nyheter og informasjon om kurs og seminar osv. Nettsiden hadde 18000 besøkende i 2013. Arkheion er et arkivfaglig tidsskrift som gis ut i felleskap av IKA-institusjoner. Det kom ut med to nummer i 2013. AiN har opprettet en Facebook-side hvor vi legger ut nyheter og artikler for publikum. Det er for tiden ca. 400 (200) som abonnerer på denne siden. AiN bruker fototjenesten Flickr til formidling av digitale foto. I 2013 hadde siden nærmere 500 000 visninger. Det ble i 2013 etablert et samarbeid med Bodø Nu der AiN leverer lokalhistoriske foto til deres reportasjeserie Dagens arkivskatt. Der var det i snitt 550 besøkende per dag. Utstillingen "Vi møtes på kaia" har vært vist på ca. 20 steder i hele fylket. Den ble også promotert i NRK. 9
6. Intern kompetanseheving IKAN er avhengig av å bygge sin kompetanse kontinuerlig. Det skjer hovedsakelig på to måter; gjennom det daglige arbeidet med kommunene og samarbeidende institusjoner, og ved å delta i kurs og andre utdanningstiltak. Av kurs og andre kompetanseutviklende tiltak har medarbeidere i IKAN deltatt på følgende: Tre medarbeidere deltok på Kommunearkivkonferansen i Balestrand. Dette er en årlig samling for samarbeidende KAI-institusjoner. Tre medarbeidere deltok på Sak- og portaldagene i Trondheim. To medarbeidere deltok på Digitalarkiv 2013 i Trondheim. To medarbeidere deltok på 6. Norske arkivmøte i Ålesund. De fleste medarbeiderne deltok på fellesseminar ABM i Bodø. Det ble holdt internt kurs i Asta med 12 deltakere. Sveinung Svendsen fullførte årsstudium i arkivkunnskap ved Universitetet i Oslo. Arnstein Kjelaas fullførte grunnenhet i arkiv ved Arkivakademiet. 7. Følgende kommuner har hatt besøk av IKAN en eller flere ganger i 2013 Narvik kommune Dønna kommune Rana kommune Sømna kommune Værøy kommune Røst kommune Træna kommune Moskenes kommune Bø kommune Beiarn kommune Fauske kommune Sørfold kommune Saltdal kommune Fra Arkiv i Nordlands reklamesamling 10
Liv Krane Herbjørg Bjørstad Bjørn Storslett Solholm Karin Sund Olufsen Tone Øvermo Bruun Ann Karin Grande styreleder Ketil Jensen daglig leder 11
WWW.NFK.NO