ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 3 / 2012 Kontrollutvalet i Hå VERT KALLA INN TIL MØTE 13. juni 2012 KL. 12.30 i Møterom 3. etasje i rådhuset - liten sal Møtet er opent for publikum og presse SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste 16/12 Godkjenning av protokoll frå førre møte 17/12 Årsrekneskap og -melding 2011 for Sirevåg Havn KF 18/12 Kommunen sin tertialrapportering 1. tertial 2012 19/12 Rekneskapsoversikt kontroll og tilsyn pr 30.04.2012 20/12 Kontrollutvalets oppgåver og ansvarsområde - forvaltningsrevisjon 21/12 Ny plan for forvaltningsrevisjon - Presentasjon av overordna analyse 22/12 Ny plan for forvaltningsrevisjon - oversikt over innkomne forslag til prosjekter, førebuing til prioritering 23/12 Statusoversikt juni 2012 EVENTUELT REFERATSAKER/MELDINGAR Periode: 25. april 2012-13. juni 2012 Nr. Referatsakstittel 2/12 Melding om vedtak - Forvaltningsrevisjon Styring av pengeflyt og finansforvaltning 3/12 Skriv til kontrollutvalet vedr. saksbehandling plan- og byggesaksbehandling Rådmann og økonomisjef er invitert til sak 17 og 18 Vennleg meld eventuelt forfall snarast på telefon 51 97 65 91 eller mobil 414 46 180, eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall vert varamedlemmer innkalla serskilt. Medlemmer som meinar seg inhabile, må og gje melding dette, slik at varamedlemmer kan innkallast. Evt. saker merka (Unnateke offentleggjering i medhald av off.l) sendast berre til medlemmer/ varamedlemmer. Hå, 7. juni 2012 Hans Obrestad Leiar av kontrollutvalet Sekretariatet
: 201000101 : E: 049 : Kontrollutvalet i Hå 13.06.2012 16 /2012 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ FØRRE MØTE Sjå vedlagt protokoll frå kontrollutvalet sitt møte den 25. april 2011. Forslag til Kontrollutvalet i Hå godkjenner protokollen frå møtet 25. april 2012. SANDNES, 6. juni 2012 Vedlegg: Protokoll frå møte 25. april 2012. Saksliste Neste 2
: 200800176 : E: 210 : Kontrollutvalet i Hå 13.06.2012 17 /2012 ÅRSREKNESKAP OG -MELDING 2011 FOR SIREVÅG HAVN KF Bakgrunn: Kontrollutvalet skal iht. til kommunelovens 77, 4. ledd og kontrollutvalsføreskrifta 7 gi uttale til kommunens årsrekneskap m/kommunale føretak, før kommunestyret vedtek rekneskapen. Kontrollutvalet behandla kommunen sin årsrekneskap m/føretaka på møtet 25.04.12. Då gav kontrollutvalet uttale til årsrekneskapen til kommunen og Jæren Everk KF, medan dei utsette Sirevåg Havn KF. Denne saka omfattar årsrekneskapen til føretaket Sirevåg Havn KF. Saksutredning: Årsak til utsetjinga hang saman med at kommunestyret hadde vald fem medlemmer i hamnestyret, medan vedtektene sa at det skulle vere ni medlemmer. Vedtektsendring var lagd fram for kommunestyret 22.03.12, men kommunestyret valde å utsetje saken til møtet 10.05.12. Under behandlinga av årsrekneskap i kontrollutvalet, drøfta kontrollutvalet kva dei skulle gjere med årsrekneskapen til Sirevåg Havn KF. Følgjande vart protokollert: Styret i Sirevåg hamn ble konstituert med fem medlemmar medan vedtektene seier at styret skulle vore ni medlemmar. Sak om endring av vedtekter vart ikkje vedtekne på førre kommunestyremøtet. Vedtektene vert lagt fram på komande kommunestyremøte. Dette førar til at dei vedtaka styre har vedteke formelt ikkje er gyldige. Kontrollutvalet vart einige om å utsette behandling av rekneskapen til Sirevåg Hamn til møtet 13. juni. Vedtaket punkt 2 vert delt som følgje av utsetjing av behandlinga av årsrekneskapen for Sirevåg hamn. Når det gjeld Jæren Everk KF vert vedtaket som foreslått. Kontrollutvalet sette fram forslag til nytt punkt 3: Behandling av rekneskapen for Sirevåg Havn KF vert utsett til møtet 13. juni slik at kommunestyret får vedteke nye vedtekter og formelle feil med vedtak kan rettast opp. Forslag til vedtak, med endringane som nemnde ovanfor, vart samrøystes vedteke. Forslag om endring av vedtektene i Sirevåg Havn KF var oppe til behandling igjen i kommunestyret sitt møte 10. mai 2012. Rådmannen sitt forslag til endring var som følgjer: Kommunestyret valgte i k-sak 72/11 nytt havnestyre med 5 medlemmer. For å få samsvar mellom vedtektene for Sirevåg Havn i Hå KF og valgte medlemmer / varamedlemmer, må det gjøres en tilføyelse i vedtektens 4, 1. setning (tilføyelsen er understreket her): "Foretakets styre skal bestå av minimum 5, maksimum 9 medlemmer med personlige varamedlemmer som alle velges av kommunestyret i Hå kommune.." 3
Kommunestyret fatta fylgjande vedtak: KS-018/12 Vedtak: 1. Forslag til endring i vedtektene for Sirevåg Havn i Hå KF tiltres. 2. Havnestyret består av medlemmer og varamedlemmer som valgt av kommunestyret i ksak 72/11 (jf k-sak 019/12). Saksutredning vedrørande årsrekneskapen Sirevåg Havn KF: Årsrekneskapen for Sirevåg Havn KF er gjort opp med eit resultat på kr. 0,-. Det ligg derfor ikkje føre forslag til årsoppgjerdisposisjonar. Rekneskapen og årsmelding ligg ved saka. Revisor har gitt normal revisjonsmelding utan presiseringar o.a. som treng å følgjast opp av kontrollutvalet. Revisjonsberetninga ligg saka. Forslag til 1. Kontrollutvalet i Hå har ingen merknader til årsrekneskap og årsmelding for Sirevåg Havn KF for 2011 ut over det som går fram av revisors årsoppgjernotat og revisjonsmelding. SANDNES, 07.06.12 Vedlegg: Revisjonsberetning Sirevåg Hamn. Årsmelding og årsrekneskap for Sirevåg Havn KF. Saksliste Neste Førre 4
: 200800177 : E: 212 : Kontrollutvalet i Hå 13.06.2012 18 /2012 KOMMUNEN SIN TERTIALRAPPORTERING 1. TERTIAL 2012 Bakgrunn Kontrollutvalet er ikkje med i sjølve behandlinga av økonomirapportane i løpet av året. Men for å halde seg orientert om utviklinga i den løpande drifta i kommunen, får kontrollutvalet økonomirapportane framlagt til orientering. Saksutredning Vedlagt ligger økonomirapporten pr 30. 04.2012, me visar til denne. Rådmannen og økonomisjefen er invitert til møtet for å orientere om rapporten. Forslag til Kontrollutvalget i Hå tar kommunens tertialrapport med for 1. tertial og rådmannens utgreiing i møtet til orientering. SANDNES, 6. juni 2012 Vedlegg: Tertialrapport 1. tertial 2012, med vedlegg Helse og sosial, Opplæring og kultur, Helse og sosialsaker, Teknisk og næring, Politisk sentraladministrasjonen og ymse, Kommunale bygg og Tilleggsnotat. Saksliste Neste Førre 5
: 200800204 : E: 212 : Kontrollutvalet i Hå 13.06.2012 19 /2012 REKNESKAPSOVERSIKT KONTROLL OG TILSYN PR 30.04.2012 Bakgrunn Kontrollutvalet har ansvar for å lage forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette inneber og at utvalet har ansvar for å fylje opp budsjettet på sitt område. Oppfyljinga skjer tertialvis, på same måte som resten av kommunen. Saksutgreiing I fylgje rekneskapen pr 30.04.12 har kontrollutvalet eit samla forbruk på kr 327.118,- som utgjer i underkant av en tredjedelen av budsjettet. Når det gjeld kontrollutvalet sine utgifter er det brukt berre 23,5%. Årsaka til dette er at kontrollutvalet har brukt mindre på kurs og opplæring hittil i år. I tillegg har kontrollutvalet avsett midlar til kjøp av konsulenttenester som det ikkje er nytta noko av enno. Utgifter til sekretariatet vert fakturert ein gong i tertialet, med en tredjedel kvar gong. Utgiftene til revisjon utgjer 36,7% av budsjettet. Revisjonen kommenterar tala sine slik: Forbruk 2012: I regnskapsrevisjonen er årsoppgjør 2011 gjennomført og interimsrevisjonen for 2012 påbegynt. Det er utført attestasjon av mva kompensasjonen for 6. termin 2011 og for 1. termin 2012. Blant særattestasjoner kan nevnes bekreftelse av tilskudd til ressurskrevende brukere og antall psykisk utviklingshemmede, som er de mest tidkrevende. Innen forvaltningsrevisjon er overordnet analyse snart klar for levering og prosjektet Styring av pengeflyt og finansforvaltning er nylig levert. Forslag til Kontrollutvalet i Hå tek rekneskapsoversikta pr 30.04.12 til orientering. SANDNES, Vedlegg: Rekneskapsoversikt pr 30.04.12 for kontroll og tilsyn Saksliste Neste Førre 6
Vedlegg: Vedlegg: Rekneskapsoversikt kontroll og tilsyn pr 30.04.2012 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Kontrollutvalet i Hå : E: 212 Saksnr. : 200800204 Rekneskapsoversikt kontroll og tilsyn pr 30.04.2012 Art Ansvar 101 Politisk sekretariat/ Teneste 1100: Revisjon og kontrollutval Vedtak KSt. Forbruk 1. tertial % Kommunens regnskap viser: 1083 Godtgjersle styrer, råd, utval 141 600 47 208 33,3 % 1085 Tapt arbeidsforteneste 10 000 1099 Arbeidsgjevaravgift 21 000 6 656 31,7 % 1101 Faglitteratur, tidsskrift og aviser 6 000 6 005 100,1 % 1129 Andre driftsutgifter 0 1159 Andre kursutgifter 50 000 6 483 13,0 % 1163 Bilgodtgjersle 5 000 1171 Reiseutlegg 0 1196 Kontingenter 3 000 3 390 113,0 % 1276 Konsulentutgifter 60 000 Sum kontrollutvalet 296 600 69 743 23,5 % 1358 Kjøp av tenester interkommunalt (sekr) 133 000 44 000 33,1 % 1375 Kjøp frå IKS der kommunen sjølv er deltakar (revisjon) 581 000 213 375 36,7 % 1429 Meirverdiavgift som gir rett til moms-kompensasjon 193 500 64 398 33,3 % 1729 Komp. Moms, påløpt i driftsregnskapet -193 500-64 398 33,3 % Kontrollutvalets budsjett for kontroll og tilsyn 1 010 600 327 118 32,4 % Tilbake Oversikt fra Rogaland Revisjon IKS Regnskapsrevisjon, attestasjoner mv. 344 250 145 800 42,4 % Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. 236 750 66 488 28,1 % Sum Revisjonens oversikt 581 000 212 288 36,5 % 7
: 200800128 : E: 033 : Kontrollutvalet i Hå 13.06.2012 20 /2012 KONTROLLUTVALETS OPPGÅVER OG ANSVARSOMRÅDE - FORVALTNINGSREVISJON Bakgrunn: I forbindelse med opplæring av det nyvalde kontrollutvalet, vedtok utvalet på første møte at man på møtet i juni 2012 skulle ha ein gjennomgang av forvaltningsrevisjon. Saksutredning: Gjennomføring av årlig forvaltningsrevisjon ble en lovpålagt oppgåve for kontrollutvalet i 2004. Revisor vil gjennomgå kva ein forvaltningsrevisjon er, korleis den vert gjennomførd og elles kome med nyttige tips for kontrollutvalet. Forslag til Kontrollutvalet i Hå tar revisors gjennomgang av temaet Forvaltnings revisjon til orientering. SANDNES, 7. juni 2012 Saksliste Neste Førre 8
: 200800121 : E: 144 : Kontrollutvalet i Hå 13.06.2012 21 /2012 NY PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - PRESENTASJON AV OVERORDNA ANSLYSE Bakgrunn: I samanheng med opplæringa der temaet i dette møtet er forvaltningsrevisjon, vil revisor som en del av gjennomgangen og presentere den overordna analysen. Analysen vart bestilt av det førre kontrollutvalet (sjå vedlegg). Saksutredning: Som et ledd i utarbeidinga av plan for forvaltningsrevisjon skal det utarbeidast ein overordna analyse. Den overordna analysen skal gi risiko- og vesentlegheitsvurderingar av kommunen si verksemd, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon i de ulike sektorar og verksemder. I tillegg til den overordna analysen har kontrollutvalet og innhente informasjon frå kommunens administrasjon, politisk leiing, revisor, sekretariat og eigne erfaringar. Analysen er bakgrunnsmateriale, som utvalet har med seg i det vidare arbeidet, og vert brukt i når kontrollutvalet no skal prioritere kva prosjekt dei vil ha med i planen. Analysen vert og eit vedlegg til planen. Forslag til Kontrollutvalet i Hå tek presentasjonen av overordna analyse til foreløpig orientering. Kontrollutvalet kjem tilbake til den overordna analysen når utvalet skal prioritere prosjekta. SANDNES, 7. juni 2012 Vedlegg: Overordna analyse 2012-2015 (eige hefte) Saksliste Neste Førre 9
: 200800121 : E: 144 : Kontrollutvalet i Hå 13.06.2012 22 /2012 NY PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - OVERSIKT OVER INNKOMNE FORSLAG TIL PROSJEKTER, FØREBUING TIL PRIORITERING Bakgrunn Kontrollutvalet har i samanheng med arbeidet med ny Plan for forvaltningsrevisjon bede om innspel til moglege prosjekt frå både kommuneadministrasjon og politiske leiare. Kontrollutvalet fekk innspel frå rådmannen i møtet 25. april. Kontrollutvalet hadde eige møte med politiske leiare 10. mai. Saksutgreiing Sekretariatet har laga eit notat der innspela som er kome til nå er lista opp, sjå eige vedlegg. Eit fyste utkast til planen ligg og ved saken som eige dokument. Før kontrollutvalet startar med utveljinga bør kontrollutvalet ta ein runde kor dei sjølv kjem med innspel til planen. Av dei innkomne forslaga og kontrollutvalet sine eigne forslag skal kontrollutvalet prioritere kva områder dei ynskjer å sjå nærare på i komande periode. Desse skal vurderast både ut frå risikomomenta som er nemnde i overordna analyse, og ut frå kontrollutvalet sine eigne vurderingar. Den overordna analysen er og eit viktig dokument i dette arbeidet, og ligg ved som eige hefte. Kontrollutvalet må ta denne med på seinare møte kor planen skal behandlast. Den kan og vere aktuell å ha med når prosjekter skal bestillast. For å lette kontrollutvalet sitt arbeid med prioriteringane er det lagt ved eit eksempel på ei matrise som kan nyttas for å få fram dei mest aktuelle prosjekta. Me vil i møtet nytte denne matrisa i eit større format. Kontrollutvalet vert utfordra til å starte arbeide med å prioritere aktuelle prosjekt i dette møtet. Kontrollutvalet i Hå har midlar til ca 6-9 prosjekt i komande 4-årsperioden. Utvalet bør likevel ta opp at planen ein gong i perioden for å sjå om det kan planen treng justering, då det fokusområdar og risikobilde fort kan endrast. 10
Forslag til Kontrollutvalet ber sekretariatet notere kontrollutvalet sine foreløpige vurderingar. Saken settes på ny på neste møte for å fullføre/arbeide vidare med prioriteringane. SANDNES, 7. juni 2012 Vedlegg: Samla oversikt over mottatte innspel. Første utkast til Plan for forvaltningsrevisjon. Eksempel på matrise til bruk ved utveljing av aktuelle prosjekter. Overordna analyse. Saksliste Neste Førre 11
: 200800127 : E: 216 : Kontrollutvalet i Hå 13.06.2012 23 /2012 STATUSOVERSIKT JUNI 2012 Bakgrunn Statusoversikta som er kontrollutvalet sitt verktøy til å fylgje saker som går over fleire møter, vert som vanleg lagd fram, oppdatert med hendingar fram til dette møtet. Saksutgreiing Kontrollutvalet har i dette møtet fått presentert overordna analyse, sjå eigen sak. Kontrollutvalet har att ein forvaltningsrevisjon og ein selskapskontroll i bestilling. Selskapskontrollen forventar ein vert ferdig til hausten, medan forvaltningsrevisjonen er forventa klar våren 2013. Kontrollutvalet har ein forvaltningsrevisjon og ein selskapskontroll som skal fylgjast opp i løpet av hausten. Selskapskontrollen skal følgjast opp på første møte etter ferien, medan forvaltningsrevisjonen skal følgjast opp på siste møte i 2012. Forslag til Kontrollutvalet i Hå tek statusoversikt juni 2012 til orientering. SANDNES, 07.06.12 Vedlegg: Statusoversikt juni 2012 Saksliste Neste Førre 12
Vedlegg: Statusoversikt juni 2012 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Kontrollutvalet i Hå : E: 216 Saksnr. : 200800127 Statusoversikt juni 2012 Saker 1 frå bestilling til behandling i kontrollutvalet Forvaltningsrevisjonar Vedtatt sett i gang Estimert tidsbruk Status/forventa ferdig 1. Innkjøp 25.04.12 200 timar Våren 2013 Merknader Selskapskontrollar 1. Interkommunalt arkiv IKS 25.04.12 9 timar Hausten 2012 Andre saker 1. Overordna analyse til ny plan for forvaltningsrevisjon 14.06.11 40-50 timar 13.06.12 Vert behandla i møtet 13.06.12 Saker under behandling i kommunestyret og til vidare oppfølging Forvaltningsrevisjonar Bestilt Handsama Handsama av /dato Planlagt følgd opp 1. Finansforvaltning 06.09.11 25.04.12 Kst: 10.05.12 05.12.12 Selskapskontrollar 1. Rogaland Revisjon 11.04.11 14.09.11 Kst: 27.09.11 29.08.12 Andre saker til oppfølging 1. Kommentarar Saker som er avslutta Forvaltningsrevisjonar Bestilt Handsama Handsama av /dato Følgd opp av K.utv. Kommentarar Selskapskontrollar Andre saker til oppfølging Tilbake 1 Forhold vedrørande ein sak, som blir behandla i dette møtet er skrive med kursiv 13
REFERATSAKER/MELDINGAR Periode: 25. april 2012-13. juni 2012 Nr. Referatsakstittel 2/12 Melding om vedtak - Forvaltningsrevisjon Styring av pengeflyt og finansforvaltning 3/12 Skriv til kontrollutvalet vedr. saksbehandling plan- og byggesaksbehandling Saksliste 14