REFERAT FRA MØTE MED KONSERNTILLITSVALGTE/-KONSERNHOVEDVERNEOMBUD Sted: Stort møterom, Helse Vest Tidspunkt: tirsdag 24. november 2009, kl 1330 kl 1600 Deltakere: Reidun Mattingsdal, Aslaug Husa, Janet Monsen, Leif Johnsen, Sigrun Solberg, Lise Strømme, Herlof Nilssen, Bjørg Sandal (1330 1400), Ivar Eriksen (1415 1430), Hilde Christiansen, Gina Beate Holsen (referent) Forfall: Sted: Stort møterom, Helse Vest Saksliste: Referat fra KTV/KHVO-møtet 27.10.2009 Info fra Helse Vest a) Styresaker Sak 104/09 Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 105/09 Protokoll fra styremøte i Helse Vest RHF 15.10.2009 Sak 106/09 Administrerende direktør sin orientering Sak 107/09 Rapportering fra virksomheten per oktober 2009 Sak 108/09 Inntektsfordeling og resultatkrav til helseforetakene i 2010 Sak 109/09 Barne- og ungdomspsykiatri i Helse Vest Sak 110/09 Etablering av vurderingsenhet for rusbehandling i Helse Bergen HF Sak 111/09 Helse Vest IKT - enerett Sak 112/09 Krohnstad DPS Sak 113/09 Nødnett - høringsuttalelse Sak 114/09 Ny mal for styrets egenvaluering Sak 115/09 Kvalitetsarbeid i Helse Vest - status Sak 116/09 Aktivitetsutvikling og pasientflyt i Helse Vest Sak 117/09 Helse 2020 - status Det ble foretatt en ordinær gjennomgang, med vekt på sak 108/09, 110/09 og 112/09. b) Orientering fra fagavdelingen (utgikk) Sak 04/09 Omstillingsavtale Det ble tilbake i 2003 etablert rutiner ved omfattende omstillinger for hele foretaksgruppen. Styret ble orientert om prinsippene og holdningene. Deretter har foretakene forvaltet dette på en god måte. Etter inngåelse av omstillingsavtale i 1
Helse Sør- Øst har det vært et krav fra organisasjonene sentralt om at denne avtalen skulle iverksettes i de andre regionene. Helse Vest har, sammen med foretakene hatt en gjennomgang av hva som foreligger av tiltak og løsninger i våre helseforetak. De konserntillitsvalgte ba om at det enten ble laget et notat som svarte på kravet fra organisasjonene sentralt, alternativt et utkast til omstillingsavtale hvor Helse Vest RHF formulerer de overordnede prinsipper som det kan arbeides videre med. Oppsummering: Helse Vest kommer tilbake til dette til neste møte. Sak 09/09 Status seniorpolitikk Helse Vest Det er satt i verk en gjennomgang sammen med helseforetakene av uførepensjon, AFP og pensjonering for øvrig. Man ønsker å få til kostnadsføring av disse kostnadene på det enkelte kostnadssted. Dette vil bidra til godt lederskap. Pensjonskostnadene føres nå på overordnet nivå i foretakene. Det er etablert et samarbeid med KLP for å få tilsendt ulike statistikker som kan danne grunnlaget for en god seniorpolitikk. Målet er å unngå uønsket AFP. Skal vi få dette til må alle parter være fleksible. Et annet moment er at vi ser på bruken av seniorer som ledd i opplæring av nye medarbeidere, synliggjøre deres kompetanse og ferdigheter i et program. Målet er å få dette på plass i løpet av 2010. Dersom seniorer ønsker en mer fleksibel tilrettelegging av arbeidet/eller jobbe deler av året må vi se nærmere på dette. Det er et ønske om å få sammensatt en gruppe bestående av tillitsvalgtapparatet, vernetjenesten og HR direktørene. Det vil bli lagt opp til føringer for dette arbeidet i styringsdokumentet 2010. Det var enighet fra KTV/KHVO om at det er bra å få tydelig styringsinformasjon på dette arbeidet, og at det kommer fra RHFet. Helse Vest RHF vil i fremtiden holde KTV/KHVO løpende orientert. Sak 21/09 Innkjøpsprogram, Eiendomsprogram Ivar Eriksen orienterte om status for Fase 3 Eiendomsprogrammet. Fase 2 i programmet ledet fram til en delt innstilling (med modellene A+ og D) i forhold til framtidig organisasjonsmodell. Modell A+ innebærer en videreutvikling av dagens organisering, mens modell D innebærer etablering av et eiendomsforvaltningsselskap. I fase 3 del 1 er det gjennomført en nærmere vurdering av de to modellene der det er fokusert på overordnet ansvarsstruktur, vurdering av gevinstoppnåelse og avklaring av personalmessige og juridiske forhold. Med bakgrunn i behov for en ytterligere konkretisering av modellene ba programstyret i juni om at fase 3 ble videreført i en del 2. Formålet med del 2 har vært å konkretisere nærmere lokal organisering av modell A+ samt å legge fram forslag til forvaltningsavtale for modell D. Sluttrapport fra fase 3 del 2 ble lagt fram for programstyret den 09.11.2009. Prosjektgruppen har i fase 3 del 2 brukt mest tid på modell A+, og det er pekt på at dersom denne modellen velges betyr det at det vil bli stilt krav til lokal organisering, og at det blir etablert en regional struktur. Et sentralt spørsmål er hvordan denne strukturen skal se ut, og om den er robust nok til å kunne gi de ønskede resultater. 2
Programstyret pekte på at modell A+, slik den er beskrevet i sluttrapporten, kan være uklar i forhold til helseforetaksstyrene og de administrerende direktørene i helseforetakene sine respektive roller. Før endelig beslutning har programstyret derfor bedt om å få framlagt et notat til den 14.12.2009 som ytterligere klargjør organisering, roller og fullmaktsstruktur i modell A+ Innkjøpsprogrammet Høringsfristen fra helseforetakene til Helse Vest RHF for Innkjøpsprogrammet er utsatt til 22. desember 2009. Saken skal opp i KTV/KHVO møte i januar. Sak 22/09 Prosess for arbeidsplanlegging Det er ganske krevende prosesser i helseforetakene rundt god aktivitetsstyrt arbeidsplanlegging. Helse Vest ønsker ikke å forstyrre dialogen som foregår ute i HFene. Helse Vest lager et utkast til veiledning som drøftes blant KTV/KHVO. Sak 26/09A Ansattes bruk av Facebook o.l Bjørg Sandal viste til det offentlige dokumentet Statens kommunikasjonspolitikk. Misbruk av media som Facebook, Twitter og lignende er ikke mye utbredt. Det er avtalt møte med alle kommunikasjonslederne i HFene hvor man skal ta opp bevisstgjøring blant ledere og medarbeidere. Formålet med møtet er å komme frem til en god felles policy - forsiktighet og tenke gjennom hva man offentliggjør og når og hvordan disse mediene skal brukes. Sak 26/09B Prosjektinformasjon Videre ble det diskutert prosjektinformasjon (spesielt knyttet til IKT prosjekter). Det ble etterlyst felles retningslinjer og maler for prosjektarbeid. Det kom frem at det har vært misforståelser og kommunikasjonssvikt i enkelte prosjekter og man har savnet en kommunikasjonsplan. Kommunikasjonsavdelingen har ikke kapasitet til å delta i alle prosjekter. Det er viktig at prosjektansvarlig kommunikasjon forankres i første fase. Helse Vest orienterte om Prosjektdirektivet som er en standard mal. Alle prosjekter i Helse Vest RHF skal følge prosjektdirektivet. Oppsummering: Helse Vest vil ta saken opp i AD møtet og minne om bruken av prosjektdirektiv, maler og bruk av et forståelig språk. Sak 27/09 Beslutningsstruktur i råd, utvalg og fora i Helse Vest Helse Vest viste til Helseføretaksmodellen Styringsstrukturen (se vedlegg) og ga en orientering om den formelle styringsstrukturen i Helse Vest RHF. Møter utenfor den formelle linjen eksempelvis AD møtene, Ledermøtet og Fagdirektørmøtet er ikke beslutningstakere. Det avholdes prosjektmøter etc. hvor man avslutter en sak med et vedtak, men det formelle besluttes i Styret i Helse Vest RHF. Møtene fungerer som et drøftelsesarena. Noen styringsgrupper etc. beslutter innenfor sitt prosjekt (mandat) ingenting annet. Alle formelle linjer blir fulgt når det kommer til viktige og avgjørende beslutninger. 3
Sak 28/09 Bierverv Det er etablert retningslinjer som er behandlet i Helse Vest sitt styre. Fra og med 2010 vil bierverv bli registrert i personalsystemet. Dokumentet er sendt KTV/KHVO. Saken utsettes til neste møte. Sak 31/09 Arbeidstid tekst i arbeidsavtalen Endringen i AML forutsetter at det er den enkeltes faktiske arbeidsplan som skal legges til grunn for fastsetting av arbeidstiden, (arbeidstiden basert på faktisk belastning for den enkelte medarbeider). Det er ikke hele arbeidsplanen for alle medarbeidere som skal legges til grunn, men den enkeltes belastning. Teksten i arbeidsavtalene bør justeres slik at en henviser til den til enhver tid gjeldende AML og tariffavtale. Sak 32/09 Oppfølgning av sykefraværet i Helse Bergen Helse Vest presenterte sykefraværet for pleiegruppen i Helse Bergen. Det ble en gjennomgang av prinsippene og noen av de bakenforliggende data. Denne ble sendt KTV/KHVO i etterkant. Eventuelt Kontor Administrerende direktør orienterte om behov for endring i disposisjon av kontorplasser på Forus. KTV/KHVO vil bli tatt med i utforming av arealene. Stavanger, 25. november 2009 4
Helseføretaksmodellen - Styringsstrukturen Sørge for Helsedep Eier Formell styring og rapportering RHF Styret RHF Adm Sørge Eier for HF Styret Operasjonell samordning HF Adm 5