VIGRA ILs KLUBBHÅNDBOK Versjon 2014
Innledning Velkommen som lagleder/trener i Vigra IL. I vedlagte hefte gies det tips, og føringer til trenere og støtteapperat i Vigra IL relatert til hvordan klubben ønsker at virksomheten skal gjennomføres. I tillegg ønsker vi i dette heftet å informere om hvor ytterligere informasjon er å finne på www.vigrail.no.
Visjon til Vigra IL er: Dette betyr at: Vigra IL er en breddeklubb, der det skal legges til rette for at alle skal trives. Selv om Vigra IL er en breddeklubb er det ingenting i veien for å gi spillere med et ekstra talent et ekstratilbud. Dette skal ikke resultere i at andre får et redusert tilbud. I den grad det er mulig skal det legges til rette for hospitering. Trenere og støtteapperat er spesielt ansvarlige for å ta hensyn til at alle føler seg velkommen i klubben. Opp til og med 12 år skal man være spesielt oppmerksom på at alle får mye spilletid på kamper, og blir verdsatt uansett hvilke ferdigheter de besitter. Fra 13 > 16 år skal det legges til rette for at alle får spilletid, men i denne aldersgruppen kan det tillates at de spillerne som viser størst innsats på trening og kamp får spille mest. Les mer om hospitering og spilletid på www.vigrail.no/hovudstyret/trenerforum. For å sikre inkludering oppfordres alle trenere og lagledere til å ta hensyn til annen aktivitet på Vigra. Det betyr at det ikke skal planlegges med trening de dager der vi vet at det fins annen «etablert» aktivitet. Det er vedtatt at Vigra IL ikke skal ha faste organiserte treninger på onsdager for de aldersgrupper som musikkkorpset henvender seg mot (8-12 år), og på fredager for de aldersgrupper som YA henvender seg mot (6 12 år). Det kan gjøres unntak for enkelttreninger dersom man vet at ingen på laget går på korps eller YA.
Organisering av Vigra IL Vigra ILs øverste organ er årsmøtet. Hovedstyret er satt til å gjennomføre de oppgaver som årsmøtet vedtar. Siden Vigra IL ikke har noen ansatte kan man på mange måter si at klubben har et «arbeidende styre». Alle lag er selvstendig organisert, og svarer direkte til hovedstyret. Vigra ILs organisering, ansvarsfordeling, oppgaver og sammensetning varierer ut fra hvem som er til disposisjon, og de oppgver som til en hver tid dukker opp. Siden vi har et ønske om å være fleksible, og tilpasse oss de muligheter som dukker opp, så er detaltert informasjon om organisering, ansvarsfordeling, oppgaver og sammensetninger ikke inkludert i dette hefte. Dette kommer av at dette dokumentet i utgangspunktet kun oppdateres en gang i året. Denne type informasjon vil alltid være tilgjengelig i oppdatert versjon på www.vigrail.no/hovudstyret/ansvarsfordeling hovedstyret
Utvalg og klubbfunksjoner Foruten klubbens fotballlag har Vigra IL etablert følgende funksjoner: 1. Vigra IL Anleggsdrift AS Ansvarlig for å drifte Vigrahallen, og bane/anlegg 2. Foreldreforeningen Ansvarlig for å gjennomføre Vigracupen 3. Husstyre Rota klubbhus Ansvarlig for å drifte klubbhuset I tillegg til disse funksjonene og hovedstyret har klubben knyttet til seg en del ressurspersoner som har dedikerte oppgaver. Dette er: Kurt Myrvang: Vedlikehold baner Jens Christiansen: Regnskapsføring Reidar Roald: Keeperkoordinator
Informasjons- og kommunikasjonshåndtering i klubben Vigra IL benytter www.vigrail.no som den sentrale kommunikasjonsformen i klubben. Det betyr at på våre hjemmesider skal man alltid finne oppdatert informasjon vedrørende organisering av klubben, ansvar, oppgavefordeling, kontaktpersoner, planer og lignende.man skal også kunne finne annen nyttig informasjon her slik som utleie av klubbhus, nyhetsartikler, banedagbok osv. Det enkelte lag har hver sin undermeny på www.vigrail.no. Det er et ønske at disse undermenyene benyttes til å spre intern lagsinformasjon, og gi informasjon om treningstider og kontaktpersoner til utenforstående som evt kunne tenke seg å begynne å spille fotball i Vigra IL. I tillegg til å spre informasjon via våre hjemmesider har også styrets sekretær et ansvar for å spre klubbintern informasjon via mail. Alle lag må melde inn trenere/lagledere m/telefonnummer og mailadresse til hovedstyret ved å sende en mail til post@vigrail.no Informasjonsflyt via Facebook og andre sosiale media er supplement til klubbens hjemmeside, og ikke en erstatning.
Klubbens målgrupper Vigra IL har et mål om å være en breddeklubb med tilbud til både gutter og jenter fra 1. klasse (7 år) til og med Oldboys (girls). Tradisjonelt har det vist seg vanskelig å ha et godt tilbud i alle klasser på en liten øy som Vigra. Der kullene er små søkes det aktivt etter samarbeidsklubber. For tiden har vi et tett samarbeid med Ellingsøy IL og Giske IL i ungdomsfotballen. Vigra IL har som mål om å gi et fotballtilbud til flest mulig. Vi har i dag få aktive jentespillere utover barnefotballen. Viser det seg at det i fremtiden kommer til flere jenter så vil vi også utvide tilbudet iht det behov som til en hver eksisterer.
Fair play (1) Vigra IL ønsker å fremstå som en fair play klubb. I praksis betyr det inkludering og respektfull oppførsel. Det enkelte lag skal alltid ifm sine hjemmekamper legge til rette for at alle spillere hilser på motstanderlaget før og etter kamp. Alle lag skal ønske motstanderlaget velkommen ved ankomst, gjerne av en kampvert. Dersom man ikke har kampvert er det lagets lagleder eller trener som har denne oppgaven. Lagleder & trener er ansvarlig for at dommerne blir behandlet med respekt. Vi skal ikke protestere på dommeravgjørelser. I barnefotballen skal det legges til rette for jevne kamper. Vigra IL skal som prinsipp alltid be sine spillere om å trekke seg tilbake når motstanderens keeper har ballen. Dersom Vigra IL leder med 3 eller flere mål skal de beste spillerne settes på benken. Les mer om fair play på www.vigrail.no/hovudstyret/trenarforum
Fair play (2) Følgende retningslinjer vedrørende Fair Play gjelder for alle Vigra ILs aldersbestemte lag: 1. Før kampen tar trener eller lagleder initiativ til en samtale (møte) med dommer og motstanderlag. Her skal det etableres Enighet om frisone, ekstra spiller, etc. Enighet om å gjøre dommeren god Enighet om at god oppførsel også gjelder i tøffe og vanskelige situasjoner 2. Spillere gjennomfører Fair play hilsen før kampen 3. Foreldre, foresatte og publikum finner sin plass på motsatt side av lagleder, spillersid 4. Spillere, trenere og dommer gjennomfører Fair play hilsen etter kampen
Oppførsel under trening og kamp! Lagets trenere og lagledere er ansvarlige for at alle (herunder spillere, lagledere/trenere og foreldre) etterstreber «fair play». Dette inkluderer også alt som blir sagt til spillere, mellom spillere, og til motstanderlaget. Dersom en spiller ikke viser nødvendig grad av «fair play», og har en språkform som vi ikke kan være bekjent av, så plikter treneren å ta spilleren av banen, evt ut av treningen. Vigra IL aksepterer heller ikke «uakseptabel» språkbruk fra foreldre. Foreldre som står på sidelinjen under kamp blir av motstanderlaget oppfattet som en del av Vigra IL. Treneren evt lagleder er pliktig å tale foreldre til rette dersom de har en språkbruk som ikke er ønskelig.
Dømming Vigra ILs dommerkoordinator (se www.vigrail.no/hovudstyret/dømming) er ansvarlig for å skaffe dommere til alle Vigra ILs hjemmekamper der dommer ikke settes opp at kretsen. Lagledere er ansvarlig for å kontakte dommerkoordinator for å fremlegge det enkelte lags behov for dommere. Lagledere kan også selv skaffe tilveie dommere, men er da ansvarlig for at vedkommende innehar nødvendig kompetanse. Som klubb har vi et ønske om å bidra til at det utdannes dommere både til lokale kamper på Vigra, og til kamper arrangert av SFK. Klubben har et klart mål om å rekruttere nye dommere. Vi fokuserer særlig på å rekruttere spillere, men foreldre utfordres til å bli dommere. For å sikre nødvendig kompetanse og kapasitet har Vigra IL som mål å årlig arrangere klubbdommerkurs sammen med SFK. De som kan delta på dette kurset må være fylt 14 år. Vi har pr i dag ingen aktive dommere i klubben men det er en målsetning å kunne tilby interesserte personer rekrutteringsdommerkurs og eventuelt videre kurs ved behov. Klubben ønsker å dekke utgiftene til den som ønsker å melde seg på slikt kurs. Dommerkoordinator holder oversikt over tilgjengelige dommere i klubben.
VIGRA IL en rusfri sone! Ledere og trenere i Vigra IL skal se nøye etter om våre utøvere trives. Våre ledere og trenere skal også være oppmerksomme på at de selv blir sett, fordi de er rollemodeller. Derfor skal de være klare på at idrett og rus (herunder også alkohol) IKKE hører sammen. VIGRA IL har retningslinjer som tydelig sier at hos oss benyttes IKKE rus i forbindelse med klubbaktiviteter. Hva betyr dette i praksis?, Hva er greit?, Hva er ikke greit?, Hvordan vil vi egentlig ha det hos oss? 5 argument for fravær av rus i VIGRA IL: Det miljømessige Det sosiale Det sportslige Den samfunnsmessige anseelsen Sikkerheten Vigra IL stiller seg bak Norges Fotballforbunds anbefaling om at fotballen skal være en rusfri sone. Null rus i forbindelse med alle lag: På hele reisen under turnering og bortekamper 24 timer i forkant av alle kamper I garderoben etter hjemmekamper På alle klubbarrangement hvor lag deltar Er det akseptabelt at foreldre, trenere/ledere benytter rusmidler i forbindelse med turer, turneringer, cuper for barn og unge? Vigra IL har ingen myndighet til å regulere voksne personers rusbruk i ferie og fritid, MEN, vi ønsker å anmode på det sterkeste at ingen nyter rusmidler i slike sammenhenger.
Forsikringer mot skade! Spillerne i Vigra IL opp til 18 år er forsikret mot skade gjennom felles forsikringsordning i NFF. Man kan lese mer om forsikringsordningen på www.vigrail.no. Ved skade på spillere under 16 år må foreldrene opplyses om at de må melde skade til NFF iht fastsatt skjema. Trenere/lagledere er forpliktet til å påse at alle spillere benytter leggskinn under kamp/trening. Dette er en forutsetning for at det skal utbetales skadeoppgjør dersom skade skulle inntreffe. For A-laget så fins det både individuelle forsikringsmuligheter og en kollektiv forsikringsordning. Den ordningen som det enkelte lag ender opp med avklares ifm oppmelding i FIKS. Alle lag er pliktig å ha sine spillere forsikret. A-laget må selv budsjettere med denne kostnaden.
Førstehjelpsskrin Alle lag plikter å ha medisinskrin tilgjengelig på alle treninger og kamper. Lagene må av egne midler anskaffe medisinskrin, og påse at dette blir etterfylt jevnlig. Klubben overfører årlig kr. 1000 til alle lag for å dekke denne type kostnder. Det enkelte lag må spesielt ta høyde for å det er behov for isspray / isposer. Klubben arrangerer årlig en klubbkveld med utstyrssponsor (for tiden Rongve). På denne kvelden selges det klubbeffekter og div. utsyr for reduserte priser. Alle lagledere skal medbringe lagets medisinskrin på denne klubbkvelden for kontroll av klubbens materialansvarlig, og for «etterforsyning». Innholdet i medisinskrinet skal være iht klubbens retningslinjer. Disse finner man på www.vigrail.no/hovedstyret/retningslinjer Spørsmål kan rettes til materialforvalter i Vigra IL (se www.vigrail.no)
Utstyr! Vigra IL holder draktsett til alle lag. Dersom noen lag eller enkeltspillere selv velger å kjøpe egen drakt så må denne godkjennes av materiellansvarlig i styret. Dette for å sikre at vi overholder de forpliktelsene vi har ovenfor sponsorene våre hva gjelder draktreklame. Laget må selv kjøpe inn keeperhansker, baller, hatter/kjegler, og evt annet treningsutstyr som måtte være ønskelig. Den enkelte spiller må skaffe sko, treningstøy og leggskinn.
Kjøring til og fra trening & kamp Vigra IL oppfordrer alle lag til å legge til rette for samkjøring til trening og kamp. Dette er viktig av mange grunner. Vigra IL skal i den grad det er mulig: - bidra til at alle inkluderes i klubben (også de som ikke har foreldre med sertifikat/bil) - forsøke å redusere belastningen på foreldre - bidra til miljø fokus blant sine medlemmer Vigra IL ønsker at det ikke praktiseres øvelseskjørering ifm sjåføroppdrag for Vigra IL. Øvelseskjøring vil lett kunne oppfattes som «utrygt» hos enkelte foreldre. Det vil også kunne skape press på foreldrene som av ulike årsaker kanskje ikke ønsker å la sitt barn øvelseskjøre med passasjerer i bilen. Vigra IL oppfordrer trenere og lagledere for junior og a-laget til å ta opp temaet på et lagmøte. I denne anledning må det også fokuseres på ansvarlig kjøring og bevisstgjøring.
Spillerregistrering Vigra IL er pålagt å registrere sine spillere og støtteapperatet i FIKS. Det enkelte lag er ansvarlig for å føre medlemslister med fødselsdato, adresse, kontaktinformasjon og oversikt over foresatte. På oppfordring skal denne informasjonen fremsendes styrets ansvarlig for oppfølgiong av info i FIKS. For tiden er det Svein Slyngstad som er ansvarlig for dette i styret.
Økonomi og Rapportering! Lagleder er ansvarlig for at lagets aktivitet gjennomføres innefor de rammer som er disponible. Det skal opprettes en lags-konto i Sparebanken Møre der «Vigra IL + klasse/årskull» fremgår i kontonavnet. Hvert år skal det innkreves medlemskontigent og aktivitetsgebyr. Styret har vedtatt at medlemskontigenten skal være kr. 400 pr år pr spiller og aktivitetsgebyret er satt til kr. 300. I tillegg kreves en anleggsleie på kr 300,- pr spiller. Laget beholder selv aktivitetsgebyret, mens medlemskontigenten skal overføres til hovedstyret for dekning av felles kostnader. Dersom en familie har mer enn 2 barn i Vigra IL skal de maks betale aktivitetsgebyret for barn nr. 3, 4, 5. I slike tilfeller betaler ikke laget inn medlemskontigent. Styret sender ut fakturamal, samt tidsfrister og lignende til lagleder hvert år. Inntekter fra eventuell Dish tabs salg og lignende beholdes av det enkelte lag, men rammene for selve salget fastsettes av hovedstyret. Alle lag kan øke sine inntekter gjennom kiosksalg osv ifm egne arrangementer (miniturneringer og kamper). Ønsker et lag å hente inn mer midler for å eksempelvis ha råd til å dra på en ekstra cup, så skal dette godkjennes av styret. Da kan det eksempelvis være snakk om loddsalg, økt medlemskontigent og tilsvarende. Det enkelte lag står fritt til å kreve egenandel fra spillere ifm deltakelse på cuper. Alle lag i aldersgruppen 7 år tom 13 år inngår i «foreldreforeningen» som hvert år arrangerer Vigra cup. Foreldreforeningen tildeler første kull og siste kull kr. 5.000 (både gutte og jentelag). I tillegg får hvert oppmeldt lag i kretsen årlig kr. 1000,- fra foreldreforeningen for innkjøp av utstyr (baller, medisinskrin osv). Spillere fra klassene over 7-13 skal stå til disposisjon for foreldreforeningen ifm dugnadsjobb på Vigra cup. Ved årets slutt skal hvert lag utarbeide en kort årsrapport (maks en side). Her skal det fremgå hvor mange betalende spillere som har deltatt på laget, hvilke aktiviterer som har vært gjennomført, samt oversikt over inntekter/utgifter og saldo ved inngangen og utgangen på året. Vedlagt til årsrapporten skal det følge en kontoutskrift som viser alle innbetalinger/utbetalinger.
Regnskapsføring og avrapportering For å lette jobben med å sette opp et felles regnskap for Vigra IL må det enkelte lag bygge opp sitt regnskap iht en gitt spesifisering som er definert i en mal. Oppdatert mal med innrapporteringsfrister og lignende sendes ut til trenere / oppmenn på mail når det nærmer seg innrapportering.
Dugnad! Vigra IL har besluttet at alle foreldre med en (1) aktiv unge, samt senior spiller må forvente å bli pålagt inntil 5 timers dugnad. Foreldre med to (2) aktive unger må forvente å bli pålat inntil 8 timers dugnad, og foreldre med tre (3) eller flere aktive unger må forvente å bli pålagt inntil 10 timers dugnad. De som av en eller annen grunn ikke kan ta del i dugnadene kan kjøpe seg fri for kr. 200,- pr. time. Det vanlige er at hvert lag blir tildelt dugnadsoppgaver, og at lagleder organiserer denne oppgaven. Det er lagleders plikt å holde oversikt over hvem som ikke stiller på dugnad, og tilby dem fritak gjennom betaling. Lagleder må så informere styret om hvem som skal ekstrafaktureres manglende oppmøte på dugnad. I tillegg til ordinær dugnad kommer deltakelse på Vigra cupen og deltakelse ifm lagets arrangementer. Eksempler på type dugnader kan være maling, gressklipping osv.
Politiattest Alle styremedlemmer, lagledere, trenere og andre med tillitsverv i Vigra IL må ha politiattest. Disse skal forelegges Petter Kåre Grytten. Les mer om hvordan ordningen praktiseres i Vigra IL på www.vigrail.no/hovedstyret/politiattester
Krav til styremedlemmer, trenere og lagledere vedrørende kompetanse Vigra IL ønsker at driften av klubben gjennomføres på en best mulig møte. Klubbens styremedlemmer plikter å ha gjennomført «leder 1 kurs». Kurset ble gjennomført sist gang i 2013. Nye kurs vil bli satt opp etter hvert som det kommer til nye medlemmer i styret. Vigra IL sin sportsplan forteller hva slags ambisjonsnivå klubben har knyttet til det tilbud vi ønsker å gi spillerne i Vigra IL. Alle trenere i Vigra IL er forpliktet til å etterleve sportsplanen, og gi et tilbud i tråd med det ambisjonsnivå som her er definert. Dersom et lag ikke er i stand til å etterleve sportsplanen er det lagets lagleder/oppmann sin oppgave å kontakte styret. Vigra IL sin sportsplan finner man her: www.vigrail.no/hovedstyret/sportsplan Minimum 1 trener pr årskull i barnefotballen (7-13 år) må ha utdannelse tilsvarende modul 1 i trener C kurset. Minimum 1 trener pr årskull i ungdomsfotballen (14 19 år) må ha utdannelse tilsvarende trener C kurset. Det er styrets oppgaver å legge til rette for at det blir arrangert C-kurs. I tillegg har Vigra IL ambisjon om årlig å arrangere en barnefotballkveld og en ungdomsfotballkveld. På disse samlingene skal alle lag være representert med minimum 1 deltaker (lagleder/trener). Styret oppfordrer alle trenere til å benytte seg av treningsøkta.no. Ta kontakt med Svein Slyngstad for bruker/passord og opplæring.
Årsfest Vigra IL arrangerer årlig en årsfest. Dette arrangementet er etablert for å bidra at klubbens medlemmer blir kjent med hverandre på tvers av lagene. Vi ønsker også å skape en enhetsfølelse, og ha dette som en arena for å ta opp forhold av felles interresse. Det er en kjennsgjerning at få foreldre møter opp på klubbens årsmøte. Av den grunn benytter vi denne festen til å presentere klubbens mål, verdisyn, retningslinjer osv. På årsfesten har klubben en gjennomgang av verdigrunnlag, fair play regler, og NFFs retningslinjer for barne og ungdomsfotball. For å sikre at alle spillere og foreldre får denne informasjon er det alle lagledere/treneres plikt å bidra til at flest mulig kommer på dette arrangementet.
Vigracup Den årlige Vigracupen (for tiden omtalt som Marine Harvest cup) som arrangeres i mai/juni er en viktig inntektskilde for klubben. Vigra IL har en «foreldreforening» ledet av Svein Slyngstad som står ansvarlig for å arrangere/organisere denne cupen. Hvert lag fra og med 7 års trinnet tom 13 års trinnet må plukke ut en representant til foreldreforeningen. Alle lag uansett alder er pålagt å bidra i gjennomføringen av denne cupen.
Bruk av klubbhuset på Rota Det er gratis for alle lag å benytte klubbhuset til felles arrangement. Kontaktperson for klubbhuset finner man på www.vigrail.no
Bruk av Vigrahallen Se eget dokument