Konkurransegrunnlag Leie av helikopter og fly til selundersøkelser i Grønlandshavet (Vesterisen) Tokt nr: 2007 809 Tilbudsfrist 8. desember 2006 Åpen anbudskonkurranse 1
1. TILBUDSINNBYDELSE 1.1. Kontraktens omfang og varighet Havforskningsinstituttet ønsker å inngå avtale om leie av et helikopter og to fly til selundersøkelser i Grønlandshavet (Vesterisen) for en periode på minimum 25, maksimum 35 døgn. Startdato vil være 10.03.2007. 1.2. Anskaffelsesprosedyre /- kontrakt Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser, vedtatt ved kgl.res. 1. juli 2001. Anskaffelsen gjennomføres som et tjenestekjøp ved åpen anbudskonkurranse i henhold til del III i forskriftene, jf kapitel 15. 1.3. Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen 08.12.2006 for å komme i betraktning. Med dette mener vi at vi må ha mottatt tilbudet innen denne tidsfrist. For sent innkomne tilbud avvises, og returneres uåpnet. 1.4. Innlevering av tilbud Tilbud med nødvendig dokumentasjon leveres i lukket konvolutt merket Tokt nr. 2007 809. Tilbudet skal leveres eller sendes til: Havforskningsinstituttet Postboks 6404 9294 Tromsø 1.5. Kontaktperson(er) Navn : Tore Haug / Siv Nordmo / Kjell Tormod Nilssen Telefon : 77 60 97 22 (95 28 42 96) / 77 60 97 04 / 77 60 97 24 (90 09 28 29) Telefaks: 77 60 97 01 2
1.6. Tilbudsåpning Det vil bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbudene som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget blir forkastet. 1.7. Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 10.03.2007. 2. TILBUDSREGLER 2.1. Spesielle tilbudsregler Krav til utforming av tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. 2.1.1. Kvalifikasjonskrav Ved vurdering vil det bli lagt vekt på at tilbyderen har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som er nødvendig for å kunne oppfylle kontraktens forpliktelser. Ved vurdering av leverandørs egnethet vil følgende kriterier bli vektlagt: Skatteattester Krav til helikopteret og flyene (se punkt 3.2.) Følgende dokumentasjon skal følge tilbudet : Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester; 1 attest fra kemner/kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og 1 attest fra skattefogd i vedkommende fylke (merverdiavgift). Begge attestene har betegnelsen RF 1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal være oppdragsgiver i hende senest ved tilbudsfristens utløp. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Dersom skatteattestene ikke er oppdragsgiver i hende ved tilbudsfristens utløp kan tilbudet avvises. 3
Våre tilleggskrav : Både helikopter og fly må kunne operere i de polare forholdene som råder inne i drivisen i selenes kasteområder i Vesterisen. Både helikopter og fly må ha tilfredsstillende kommunikasjons- og navigasjonsutstyr (herunder GPS som kan tilknyttes datautstyr). I tillegg til nødvendig besetning må helikopteret ha plass til 3 passasjerer og hvert fly ha plass til 1-2 passasjerer. Flyene må ha fotoutstyr som muliggjør tilfredsstillende fotografering under transektflyging over kasteområdene, inkludert høydemåling for hvert foto. I helikopteret må det være mulig å installere ekstrautstyr nødvendig for gjennomføring av de visuelle seltellingene (VHF-peiler, tittetrakt ). 2.1.2. Tildelingskriterier Tilbydere som anses egnet ihht ovennevnte kriterier får vurdert sine tilbud ihht tildelingskriteriene. Kontrakten vil bli tildelt på grunnlag av det mest fordelaktige tilbud. Ved tildeling av kontrakt vil følgende kriterier bli vektlagt : Utrustning for operasjon i Vesterisen, dvs. fra fartøy (helikopter) og fra polare flyplasser (fly) Erfaring fra aktivitet i isfylte farvann Pris Moderne utrustning generelt Kriteriene er ikke angitt i prioritert rekkefølge. 2.1.3. Kontrakt Det vil bli inngått kontrakt med en evt. flere leverandører. 2.2. Generelle tilbudsregler 2.2.1. Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 2.2.2. Tilbyders rett til å gjøre endringer og tilbakekall Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endringen av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 4
2.2.3. Oppdragsgivers rett til å foreta suppleringer, endringer og tilbakekall Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endringer eller rettelse vil umiddelbart bli sendt til samtlige tilbydere som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 2.2.4. Rettidig levering av tilbud Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. 2.2.5. Avvisning av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud i henhold til: Forskrift om offentlige anskaffelser 15-10/ 8-10, Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet. Forskrift om offentlige anskaffelser 15-11/ 8-11, Avvisning av unormalt lave tilbud. Forskrift om offentlige anskaffelser 15-12/ 8-12, Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Beslutning om avvisning med kort begrunnelse vil bli meddelt skriftlig. 2.2.6. Avlysning av konkurransen eller forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, eventuelt bruke deler av tilbudet. 2.2.7. Valg av tilbud Oppdragsgiver velger blant de ikke avviste tilbud, på basis av de angitte tildelingskriterier, det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det kan velges flere leverandører. 5
2.2.8. Oppdragsgivers opplysningsplikt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Kontrakt er inngått når begge parter har undertegnet kontrakten. 3. ORIENTERING OG KRAVSPESIFIKASJON 3.1. Orientering om oppdragsgiver: HAVFORSKNINGSINSTITUTTET: Er den største forskningsinstitusjonen innenfor ressursforvaltning, havmiljø og havbruk i Norge. Med mer enn 600 ansatte er instituttet også blant de største i verden på dette området og internasjonalt ledende på en rekke forskningsfelt. Havforskningsinstituttet er underlagt Fiskeri- og kystdepartementet. Kjerneområdet til Havforskningsinstituttet er de marine ressursene, havmiljøet og havbruk. Instituttets hovedmål er å levere faglige råd til myndigheter, næring og samfunn om spørsmål knyttet til disse tre områdene. 3.2. Kravspesifikasjon, beskrivelse av leieavtalens innhold: Krav til helikopteret og flyene Havforskningsinstituttet ønsker å leie et helikopter og to fly til et forskningstokt med formål selundersøkelser i drivisområdene i Grønlandshavet (Vesterisen). Helikopteret og flyene må : Kunne operere under polare forhold i drivisområder Ha tilfredsstillende utstyr for kommunikasjon og navigasjon (herunder GPS som kan tilknyttes datautstyr) Ha fotoutstyr for fotografering under transektflyging over kasteområdene (flyene) Ha mulighet for installering av ekstrautstyr for visuelle seltellinger (VHF-peiler, tittetrakt, gjelder helikopter) I helikopteret må det være ekstra plass til 3 passasjerer I hvert av flyene må det være ekstra plass til 1-2 passasjerer 3.2.1 Forutsetninger for gjennomføring av oppdraget Under forutsetning av finansiering fra Fiskeri- og kystdepartementet, skal Havforskningsinstituttet leie et helikopter og to fly til et forskningstokt med formål selundersøkelser i drivisområdene i Grønlandshavet (Vesterisen). 6
Toktets formål er bestandsestimeringer av klappmyss, eventuelt også grønlandssel. Dette foretas ved telling av unger i dyrenes kasteperiode (medio mars til medio april). Tellingene gjennomføres langs transekter med fly (basert på fotografering) og helikopter (basert på visuelle observasjoner). Både flyene og helikopteret vil bli brukt til rekognoseringsflygninger med formål lokalisering av kasteområdene. Helikopteret vil også bli benyttet til andre oppdrag inne i kasteområdene, bl.a. transport av personell som skal foreta aldersbestemmelse og merking av årsunger. Flyene vil bli stasjonert i Constable Point, Scoresbysund på Øst-Grønland. Flyene vil også ha mulighet for landing på Island, Svalbard og Jan Mayen ilandbringing av drivstoff på fat på sistnevnte øy blir en av helikopterets oppgaver. Drivstoff er allerede bragt til flyplassen i Scoresbysund. Helikopteret bringes med og opereres fra et isgående fartøy. Det legges derfor opp til et forskningstokt med isgående fartøy som må kunne fungere som base for helikopter. Toktet vil få en varighet av minimum 25 og inntil 35 døgn, med startdato fra Tromsø 10. mars 2007 og retur til Tromsø etter endt tokt. Det ene flyet skal brukes hele perioden (fra 10. mars til senest 10. april), det andre kun i perioden 20. mars til seinest 10. april. Forventet antall flytimer vil være mellom 60 og 70 for helikopteret og til sammen mellom 80 og 90 timer for de to flyene. Forventet antall flyfoto vil være inntil 5000 bilder. 3.3. Generelt om oppgjør Alle priser skal være nettopriser. Eventuelle andre elementer som inngår i prisene skal beskrives. Alle priser skal være oppgitt i norske kroner. 3.3.1 Oppgjørsordning Tilbudet gis i form av tilflyging, døgnpris/grunnpris, timepris pr. flytime, eventuelle personellkostnader, og kostnader ved bruk av utstyr. Leier dekker utgifter til drivstoff (fuel). Leier betaler for leieperiodens faktiske forbruk av eventuelle landingsavgifter samt telefon, telegrammer og eventuell annen kommunikasjon som gjelder leietjenesten etter regning. 7