Kommunesammenslåing Hof og Holmestrand STATUSRAPPORT ARBEIDSGRUPPE REGNSKAP [DATO]

Kommunesammenslåing Hof og Holmestrand STATUSRAPPORT ARBEIDSGRUPPE REGNSKAP [DATO]

Innholdsfortegnelse 1 Medlemmer av arbeidsgruppen... 2 2 Mandat... 2 3 Fremdriftsplan... 3 4 Kompetansebehov... 6 4.1 Hvilken kompetanse er nødvendig (lovmessig/forsvarlig)... 6 4.2 Kompetansegap... 7 5 Organisering... 7 5.1 Forslag til organisering i ny kommune... 7 5.2 Personellmessige utfordringer... 7 6 Økonomi... 8 7 IKT... 8 7.1 Fagsystemer... 8 7.2 Digitalisering internt (i kommunen) og eksternt (innbyggere)... 8 8 Arkiv... 8 8.1 Dagens rutiner... 8 8.2 Fremtidig behov... 9 9 Lokalisering... 9 10 Anskaffelser... 9 11 Synergieffekter... 9 12 Effektiviseringsgevinster... 9 13 arbeidsgruppens egne punkter... 9 14 Oppsummering status... 9 14.1 Eventuelle kritiske faktorer for å kunne etablere en ny kommune per 1.1.2018... 9 1

1 MEDLEMMER AV ARBEIDSGRUPPEN Navn medlem Epost Stillingstittel Virksomhet Kommune Faste medlemmer Erik Berg erik.berg@hof.kommune Økonomisjef Hof Økonomi Hof.no Solveig Kjeldås Solveig.pedersen@holm Rådgiver Plan/økonomi/finans Holmestrand estrand.kommune.no Magnus Gjessing Karlsen Magnusgjessing.karlsen Rådgiver Plan/økonomi/finans Holmestrand @holmestrand.kommun e.no Mette Line Åkervik Mette.line.akervik@hof. Regnskapskonsulent Økonomi Hof kommune.no Tone Henrichsen tone.henrichsen@hof.ko Konsulent / T.v Delta Teknikk, landbruk og miljø Hof mmune.no Assosierte medlemmer Jan Arne Jacobsen Janarne.jacobsen@holm Rådgiver Plan/økonomi/finans Holmestrand estrand.kommune.no Gøril Karlsen Goril.karlsen@holmestra Konsulent Plan/økonomi/finans Holmestrand nd.kommune.no Mona Sundet Mona.sundet@holmestr Fakturering Servicetorget Holmestrand and.kommune.no Gunn Ekholt Ellefsen Gunn.ellefsen@holmestr Saksbehandler/fakturering Plan/økonomi/finans Holmestrand and.kommune.no Hege Rise Larsen Hege.rise.larsen@holme strand.kommune.no Fakturering Servicetorget Holmestrand Faste medlemmer deltar i gruppen hele tiden, mens assosierte medlemmer blir med ved behov. 2 MANDAT Fellesmandat: Den administrative organisering av nye Holmestrand kommune skal være på plass fra 01.01.18. Overordnet ledelse, rådmann og kommunalsjefer skal være tilsatt, og de områder kommunalsjefene skal ha ansvar for skal være klare. Tjenesteområdene skal være organisert i hensiktsmessige enheter, der samarbeidet med andre kommuner skal være avklart, herunder lokalisering av de ulike tjenesteområder og evt. vertskommunesamarbeide. Ansattes rettigheter på alle nivå, skal ivaretas i arbeidet med å løse utfordringer av personalmessig karakter ved dannelsen av ny organisasjon. Synergieffekter ved sammenslåingen skal synliggjøres. IKT- infrastruktur og fagsystemer skal være samordnet, og sammenslåingen skal søke utvikling og forbedring av digitale løsninger for den kommunale organisasjon, og overfor innbyggerne. Føringene gitt gjennom den politiske plattformen for kommunesammenslåingen, som framkommer i vedlegget til søknaden om kommunesammenslåing, skal ivaretas. (legges ved) Regnskapsgruppe: Mandat: Arbeidsgruppen skal etablere et helhetlig økonomi- og regnskapssystem for nye Holmestrand kommune. Systemet skal bidra til god økonomistyring med rapportering internt og eksternt. Digitalisering av alle data håndtert av økonomisystemet inklusive inn- og utgående fakturaer. Ivareta alle integrasjoner med forsystemer til og fra økonomisystemet. Identifisere områder som kan forenkles eller forbedres. Ivareta alle funksjoner og oppgaver innenfor regnskapsområdet på en god måte. Avvikle bruk av kontanter og også begrense bruk av kort. 2

Ivareta eksterne oppdragsgivere (Vestfold Krematorium, heretter betegnet med VK) 3 FREMDRIFTSPLAN Møter 1. møte 04. april i Horten 2. Møte 08. april i Hof 3. Møte 22. april i Holmestrand 4. Møte 09. mai i Hof Når skal gruppens arbeid være ferdig? Målet er våren 2017. Nedenfor er det satt opp aktiviteter vi skal jobbe fremover. Vi kommer sikkert på flere etter hvert. Aktivitetene vil bli påvirket av valgt økonomisystem og det er viktig at det blir tidlig avklart. Ved overgang til nytt system (valgt leverandør av 6K) bør kommunen selv få bestemme oppstarttidspunkt for dette. Kontoplan: Frist høsten 2016 Kontoplan må være klar høsten 2016. Den må foreligge for felles budsjett og økonomiplan fra 2018. Kontoplan må foreligge før lønn kan bli kjørt og integrasjoner mot HR og fra turnussystem. Kontoplan må foreligge klart for fakturering i ny kommune med kontering på varenummer og i fagsystemer, integrasjon mot disse. Valg av dimensjoner i kontoplan: Art (0/1+4 siffer) Balanse (10 siffer) Ansvar 3 siffer (se på organisering) Tjeneste 5 siffer (vi må bruke de tre første siffer fra funksjon i kostra) Prosjekt 5 siffer, valgfri. Anlegg, grupper, oppbygning og benevnelse, bør avklares. Bank: Frist: Anbudspapirer sendes ut våren 2017 Det skal på plass ny bankavtale fra 01.01.2018, det fordrer at anbud bank er ute våren 2017 med ekstern bistand. Nye kidnummer. Om-summering til ny bankkonto. Konvertering av avtalegiro og efaktura. Balanse: Frist: Kontoplanfrist som for kontoplan og frist for IB våren 2018. Gjennomgang i forbindelse med kontoplan. Balanse fra Hof og Holmestrand må samordnes slik at vi får korrekt åpningsbalanse IB. Endelige tall blir ikke ferdige før de separate regnskaper er avlagt og godkjent våren 2018. 3

Anlegg: Frist 2018 Planlegging oppbygning av anleggsmodul bør gjennomgås i forbindelse med kontoplan. Anleggsmodul kan legges inn i løpet av 2018. Avstemme mot saldoer i gamle regnskap. Selvkost: Frist vår/høst 2017 Selvkostområder må samordnes. Arbeid med dette er påbegynt. Holmestrand benytter Momentum, Hof benytter regnearkmodell fra NKKF. Momentum ønskes brukt. Hof har fått tilbud om overgang til Momentum. Beregning av selvkost for ny kommune til budsjett. Innfordring av krav: Frist Opprettet egen innfordringsgruppe som får i oppgave å se på innfordring. De bruker samme mal som resten. Medlemmer Mette Line Åkervik Solveig Kjeldås Gøril Karlsen Erik Berg Janne Visnes Melgaard Se på økonomi i forhold til intern / ekstern innfordring, personalmessige og faglige utfordringer. Samordne innfordringsrutiner. Holmestrand og Hof benytter Procasso som innfordringssystem. Arbeidsgruppen oppretter eget mandat. Startlån: Frist, kan trolig konvertere disse data i Lindorff pr 01.01.2018. Startlån må samordnes, begge bruker Lindorff. Kostnadene med denne forvaltningen eksternt er marginalet. Det er ikke hensiktsmessig å forvalte dette på egenhånd. Starte arbeid i forhold til Lindorff hvorledes dette kan samordnes. Leverandørreskontroer: Frist Leverandørreskontroer, vi har samme leverandører men antagelig med forskjellige informasjon som kan være vanskelig å konvertere direkte. Ved betalinger for fakturaer fra 2017 som forfaller 2018 bør vi sørge for å betale ut mest mulig før årsskiftet som forfaller året etter for å være mest mulig ajour. UB leverandørreskontro gammel kommune blir IB i ny kommune. Etter hvert som leverandører blir betalt i gammelt system ut i det nye året kan det håndteres manuelt i nytt selskap/system til saldoer er null. Denne reskontrodelen bør være null etter 1-2 måneder ved normale forfall. Diskuteres videre og må tas opp og planlegges med leverandør av system. Skyldige kommunale avgifter og krav. 4

Rydding og avskrivning er en viktig jobb slik at helst bare realistiske krav videreføres inn i ny kommune. Urealistiske krav er ingen hensikt å ta med videre. Kundereskontroer Kundefordringer, fakturaer som er sendt ut i 2017 som forfaller 2018. Fakturaer som sendes i desember gjelder normalt neste årets terminer. Det kan være fornuftig at hver reskontro reduseres så mye som mulig før dette endelig overføres til nytt selskap / løsning. Det vil si at oppdatering av systemene kan skje i gammelt system en periode ut i 2018 til en sier stopp og overfører resterende restanser til nytt selskap. Blir da en ny innlegging og registrering av gamle kunder med restanser. Diskuteres videre, tas opp med leverandør av system. Tilganger: Frist, høsten 2017 Altinn tilganger i ny kommune. Delegering fra ny rådmann. Innrapporteringer til skatteetaten. LTO leverandører, barnehage, sfo og nav. Må innrapporteres fra gammelt system. Fakturahåndtering, Frist Fakturahåndtering. Holmestrand skanner selv det som ikke er EHF. Hof skanner i Mo i Rana det som ikke er EHF. Arbeidsgruppen antar at ekstern scanning er mindre ressurskrevende enn om kommunen skanner fakturaer selv. Ehandel ehandel henger tett opp til fakturahåndtering. Hof har ehandelsmodul via IBX og Visma. Fakturering Fakturering desentralt eller sentralt? Deler av faktureringsprosessen kan med fordel sentraliseres. Fagsystemer Fagsystemer knyttet opp mot økonomi. Visma flyt skole, blir berørt av ny kontoplan å må legge inn nye varenummer. Visma barnehage, blir berørt av ny kontoplan å må legge inn nye varenummer. Visma kulturskole, blir berørt av ny kontoplan å må legge inn nye varenummer. Ressursstyring, Visma omsorg/profil/sosial mv. Flyktning Avhenger av nytt system. Andre systemer Folkeregister 5

AA-register Altinn Pai KLP SPK NETS Lindorff Parkeringssystemet Intrum Justitia Momentum Adra Match Historiske data. Vi etablerer en ny juridisk enhet som ikke har noe historikk. Spørring tilbake i tid i nytt selskap vil derfor ikke være mulig i regnskap eller fra rapporter. Historikk med detaljer må trolig ivaretas med tilgang til kommunenes gamle regnskaper. Periodisering. Antar at forsystemer for variabel lønn må ligge klare med ny kontoplan i desember. Denne lønna utbetales normalt i januar året etter for deretter å bli periodisert til året før. Det kan være at dette må ivaretas manuelt, eller at man dette ene året ser bort fra å periodisere dette, alternativt søker å få kjørt ekstra lønnskjøring i desember for å minimere dette problemet. Hensiktsmessighet og arbeidsomfang må vurderes. Øvrig periodisering må vurderes i forhold til vesentlighet og må trolig håndteres manuelt eller sees bort fra. Informasjon Gi informasjon til leverandører, nytt organisasjonsnummer, EHF. Informasjon til kunder, avtalegiroer og efaktura. Fakturaadreseendring. Holmestrand kommune fører i dag regnskapet for Vestfold krematorium og ønsker å fortsette med dette også etter sammenslåingen. Det foreligger foreløpig ingen endelig avklaring på om vi også skal føre regnskapet for Kirkelig Fellesråd, så vi velger derfor ikke og ta stilling til dette nå i første omgang. 4 KOMPETANSEBEHOV 4.1 Hvilken kompetanse er nødvendig (lovmessig/forsvarlig) Begge organisasjoner som skal slås sammen har ivaretatt økonomifunksjonene godt nok til nå og det antas at det vil vi klare også i fremtiden med den kompetansen vi har eller tilegner oss etterhvert. I ny organisasjon er det god kompetanse på bruk av Vismaløsningene da begge kommunene har samme system. Faglig sett har hver kommune hver for seg utført de oppgaver de skal. 6

Dersom ny kommune velger å fortsette med Vismaløsningene som økonomisystem, vil det være mindre behov for opplæring og kurs enn om vi skal ha et helt nytt system. Dersom ny kommune velger Visma-løsningene antas det likevel at det vil være behov bistand fra leverandør for planlegging og innspill med oppbygning av nytt selskap for å få alt på plass på riktig måte til riktig tid. Det kan antas at det ved felles anskaffelse av løsninger med flere kommuner, at det er hensiktsmessig å kjøre egne opplæringer som bør tilpasses den enkelte enhet. Lager en egen tabell med oversikt over kompetanse og hva den enkelte ønsker å jobbe med. 4.2 Kompetansegap Er det kompetanse som helt mangler i dag? Arbeidsgruppen er ikke av den oppfatning at det er kompetanse som helt mangler. Innenfor de fleste områder er det mulig å tilegne seg ny kompetanse internt etter hvert som man ser behovet. Arbeidsgruppen har bl.a. nevnt momsproblematikk som et utfordrende område som det noen ganger kan være nødvendig å hente ekstern kompetanse på utenfra. Enten ved å spørre revisjon eller advokat. Hvilke områder er det behov for eventuell kompetanseheving? Generelt holde seg oppdatert på det faglige innenfor økonomiområdet, ved å delta på kurs eller å tilegne seg kunnskap på andre måter. 5 ORGANISERING 5.1 Forslag til organisering i ny kommune I ny kommune håper man fortsatt på at økonomi, HR og innkjøp/ehandel er organisert i samme enhet da disse systemene samhandler i stort omfang med transaksjoner. 5.2 Personellmessige utfordringer Angi hvilke stillinger og/eller oppgaver det er knyttet personellmessige utfordringer til, f.eks. det er «dobbel dekning», eller oppgaven foreslås utført på annen måte enn i dag osv. Dette punktet skal avklares raskt og sendes videre til prosjektgruppen for videre behandling. Ressurser innenfor regnskap og innfordring totalt utgjør til sammen 5 årsverk i ny enhet regnskap. Holmestrand har tidligere brukt ca. 3 årsverk på regnskap. Hof har brukt ca. 1,5 årsverk, til sammen 4,5 årsverk på regnskap. I ny kommune ligger det an til 4 årsverk på regnskap. 7

Ved sammenslåing ligger vi an til en effektiviseringsgevinst på ca. ½ årsverk. Mengde og omfang / kompleksitet vil nødvendigvis øke ved at to kommuner slår seg sammen. Det vil ta lang tid før nye rutiner er blitt innarbeidet og at alt er på plass. En del av de samme daglige og rutinemessige oppgavene som gjøres i Hof og Holmestrand kan imidlertid nå kunne gjøres av en og samme person med noe mindre samlet tidsbruk. Ved innføring av ehandel og økt fokus på dette vil det medføre mer oppgaver på regnskap med tanke på ajourføring av varekataloger og at det blir et trykk på dette i organisasjonen. Det vil også bli mer å gjøre i forbindelse med overtakelse av noe utgående tilfeldig fakturering. Det ansees ikke være store personellmessige utfordringer på nåværende tidspunkt og er antagelig for tidlig å si og mindre sårbarhet er jo også et ønske. 6 ØKONOMI Ikke blitt diskutert enda. Skal vi si noe her om hva slags ressurser vi har hatt i fht kostra? 7 IKT 7.1 Fagsystemer Hvilke fagsystemer finnes i dag i de respektive kommune? Begge kommunene benytter Visma økonomisystem. Hof har flere moduler. Er det behov for nye anbud, jfr. punkt 9 om anskaffelser. Problemstillinger sendes til arbeidsgruppe for anskaffelser på e-post Morten.Jakobsen@holmestrand.kommune.no Nye kommune skal bli med på felles anbud med 6-K. Det er viktig å få avklart tidlig hva slags system vi skal ha og om vi skal bygge ny kommune i våre eksisterende løsning vi bruker i dag eller om vi skal begynne på nytt med nytt system. 7.2 Digitalisering internt (i kommunen) og eksternt (innbyggere) Elektroniske bilag, ebilag, cremul, ehandel, avtalgegiro, efaktura, EHF. 8 ARKIV 8.1 Dagens rutiner Digitalt arkiv og manuelt arkiv. Spesialarkiver for aktuarberegninger pensjon, selvkost, oppgaver, registere. 8

8.2 Fremtidig behov Mest mulig digitalt men en del spesialarkiver må man ha. 9 LOKALISERING Samlokalisering må skje i god tid før sammenslåing, kanskje allerede fra 2017. 10 ANSKAFFELSER Banktjenester, anbud klart til å legge ut våren 2017. Innhenter ekstern bistand. Startlån, Lindorff, ser vi ikke behov for å legge ut på anbud. Økonomisystem, er bestemt at vi blir med på felles anbud med 6K. ehandel IBX 11 SYNERGIEFFEKTER Mindre sårbarhet. Erfaringsutveksling og lære fra hverandre. Beste praksis. 12 EFFEKTIVISERINGSGEVINSTER Digitalisering. 13 ARBEIDSGRUPPENS EGNE PUNKTER Dersom arbeidsgruppens eget mandat identifiserer punkter som ikke er dekket i denne malen, settes disse inn her. 14 OPPSUMMERING STATUS Oppsummering av status i arbeidet skal etter oppsatt plan rapporteres til prosjektgruppen. Statusen som rapporteres skal ikke inneholde sensitive opplysninger (f.eks. navn på ansatte, brukere osv.). 14.1 Eventuelle kritiske faktorer for å kunne etablere en ny kommune per 1.1.2018 9