Administrative rutiner for finansforvaltning i Balsfjord kommune

Transkript

1 Administrative rutiner for finansforvaltning i Balsfjord kommune Behandles av kommunestyret , k-sak 16/xx (Versjon ) 1

2 1. INNLEDNING FORVALTNING OG PLASSERING AV LEDIG LIKVIDITET OG ANDRE MIDLER BEREGNET TIL DRIFTSFORMÅL Daglig likviditetsforvaltning Vurdering og håndtering av finansiell risiko Avdekning av avvik i gjeldende finansreglement LÅN OG ØVRIGE FINANSIERINGSAVTALER Daglig låneforvaltning Vurdering og håndtering av finansiell risiko Avdekning av avvik i gjeldende finansreglement

3 1. Innledning Administrative rutiner er utarbeidet i samsvar med; - Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.sept Forskrift om kommuners finansforvaltning (FOR ) Formål / Målsetninger: - Etablere rutiner som sørger for at finansforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. - Etablere rutiner for vurdering og håndtering av finansiell risiko - Etablere rutiner for å avdekke avvik fra vedtatte målsetninger og rammer i gjeldende finansreglement. Administrative rutiner skal klargjøre nærmere ansvarsfordeling og gi beskrivelse av arbeidsoppgaver for de personer som er involvert i kommunens finansforvaltning. Rutinene skal danne grunnlag en forsvarlig saksbehandling og forhindre at organisatoriske og systemmessige endringer får negative konsekvenser i utførelsen av finansforvaltningen. Rutinene vil inneholde retningslinjer for vurdering av finansiell risiko før avtaleinngåelser, og er basert på de kunnskaper Balsfjord innehar om finansielle markeder og instrumenter. 2. Forvaltning og plassering av ledig likviditet og andre midler beregnet til driftsformål Kortsiktig ledig likviditet defineres som følger; - Løpende inntekter som skal dekke løpende utgifter - Midler på disposisjonsfond eller ubundet investeringsfond - Ubrukte øremerkete drifts- og investeringstilskudd - Midler på selvkostfond - Midler på bundne fond, hvor det eventuelt er fastsatt krav om at midler skal være disponible til enhver tid - Ubrukte lånemidler - Trekkrettigheter i konsernkonto I henhold til kommunens finansreglement skal forvaltning av kortsiktig likviditet utføres med fokus på lav finansiell risiko og høy likviditet. For å oppnå disse mål er det knyttet begrensninger til; - Hvilke plasseringsinstrumenter som kan benyttes - Tidshorisonten for plasseringene - Sammensetningene av plasseringene. Balsfjord kommune inngår rammeavtale for å ivareta løpende behov for banktjenester. Reglene om offentlige anskaffelser er retningsgivende ved kjøp av banktjenester. Valg av hovedbankforbindelse gjennomføres hvert fjerde år, med muligheter for å reforhandle avtalevilkår løpende under særskilte forhold. Kortsiktig ledig likviditet skal som hovedregel plasseres på innskuddskonti hos kommunens valgte hovedbankforbindelse, jfr finansreglement kap 6. 3

4 2.1 Daglig likviditetsforvaltning Økonomienhet har ansvar for den daglige forvaltning av kommunens likviditet. Økonomienhet vurderer løpende om det ved normal drift og periodisering av utgifter er tilstrekkelig likviditet for den påfølgende måneds utbetalinger. Økonomirådgiver har ansvar for at låneopptak foreståes ihht finansreglementets kap Vurdering og håndtering av finansiell risiko Rådmannen er pliktig å fremlegge tre finansrapporter til politisk behandling hvert år. Kommunens finansreglementets pkt. 6.5 og 7.7 gir en oversikt over hva den finansielle rapportering skal angi. Rådmannen v/økonomirådgiver har ansvar for å sørge for at kommunens plasseringsportefølje er i samsvar med rammer i kommunens finansreglement, og at rapportering oppfyller minimumskrav som stilles. Økonomienhetens regnskapsavdeling foretar hver måned en regnskapsmessig avstemming kommunens folio og ocr-konti. 2.3 Avdekning av avvik i gjeldende finansreglement Hvis eventuelle avvik oppstår skal rådmannen umiddelbart underrettes, og det skal vises til hvilke tiltak som må igangsettes for at forvaltning av kortsiktig ledig likviditet er i samsvar med kommunestyrets vedtatte rammer. Rådmannen skal så snart som mulig underrette Kommunestyret når avvik i vedtatte rammer for forvaltning av ledig kortsiktig likviditet oppstår, jfr. finansreglementets pkt 6.5. Dette skal primært skje gjennom ordinær finansrapportering eller i særskilte tilfeller som egne politiske saker. 3. Lån og øvrige finansieringsavtaler Balsfjord kommune foretar låneopptak etter kommunelovens 50 og til enhver til gjeldende finansreglement. Det kan lånes opp til følgende formål, jfr. kommunelovens 50 nr.1-6; - Investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk - Konvertering av eldre gjeld - Innfri garantiansvar - Likviditetslån - Lån til videre utlån Lånegjeld avdras i henhold til kommunelovens 50, nr 7 a samt kommunestyrts budsjettvedtak. Ved avleggelse av årsregnskap vurderes nivået på kommunens utgiftsførte avdrag opp mot kommunelovens minimumskrav til avdrag. 4

5 3.1 Daglig låneforvaltning Kommunestyret fastsetter låneopptakets størrelse ved årlig budsjettbehandling. Rådmannen v/økonomirådgiver har ansvaret for den daglige forvaltning av kommunens låneportefølje i henhold til finansreglement. I dette ansvaret ligger følgende sentrale oppgaver; - Vurdere rentemarkedets utvikling i forhold til kommunens sammensetning av lån. - Forhandlinger og annen kontakt med finansinstitusjoner. - Gjennomføre låneopptak herunder utsendelse av tilbudsinnbydelse, dokumentasjon og registrering i låneoversikter. - Utarbeidelse av dokumentasjon av låneopptak iht. til vedtak og lignende. - Oppfølgning av løpende låneavtaler, herunder vedlikehold av låneoversikter. - Budsjettering, rapportering og analyse av kapitalutgifter samt alle andre deler som omfatter låneforvaltningen. - Rådgivning i forhold til kommunale foretaks låneopptak - Rapportering Økonomienheten har ansvar for; - Bokføring, samt betaling av renter og avdrag ved forfall - Totalavstemming I forkant av nye låneopptak / refinansiering av eksisterende lån vurderes flere forhold; - Størrelsen på låneopptak ut fra vedtatt investeringsbudsjett og kommunens likviditetsbehov. Det tas opp samlelån som inkluderer finansiering av diverse investeringer for det enkelte år. - Valg av rentebindingsperiode ut fra forventninger i rentemarked og risikoprofil på eksisterende låneportefølje. - Valg av låneinstrumenter. Rådmannen v/økonomirådgiver skal søke å oppnå markedets beste tilbud på lån jfr. finansreglementet pkt 7.4. Låneopptak skal gjennomføres ved begrenset anbudsrunde hvor flere banker og finansinstitusjoner har mulighet å delta. Prinsippet om anbud fravikes ved opptak av startlån i Husbanken. Ved begrenset anbud på lån benyttes enten e-post eller faks. Tilbudsforespørsel oversendes minimum to banker / finansieringsinstitusjoner hvor følgende opplysninger inntas; - Type lån og størrelse på lån (hovedstol) - Dato for innbetaling / refinansiering - Løpetid og nedbetalingsstruktur - Formål med låneopptak inkl. kommunestyret lånevedtak - Spesifiserte rentebetingelser som tilbyder bes oppgi - Tilbudsfrist og hvor tilbudet oversendes Rådmannen v/økonomirådgiver foretar en vurdering av de innkomne tilbud og fremlegger saken for rådmannen. Rådmannen foretar valg, og tildeler lånet til den tilbyder med laveste effektive rentekostnad. Dokumentasjon vedrørende kommunens låneportefølje skal oppbevares i henhold til kommunens reglement for arkivhold. 5

6 3.2 Vurdering og håndtering av finansiell risiko Rådmannen er pliktig å fremlegge tre finansrapporter til politisk behandling hvert år, jfr finansreglementets pkt 7.7. Finansreglementets gir en oversikt over hva den finansielle rapportering skal angi. Rådmannen v/økonomirådgiver har ansvar for å sørge for at kommunens låneportefølje er i samsvar med rammer i kommunens finansreglement, og at rapportering oppfyller minimumskrav som stilles. Lånekonti avstemmes regnskapsmessig pr Ved fremleggelse av årsrapport utarbeides en stresstest over både kommunens plasserings- og låneportefølje som viser økonomiske konsekvenser av renteøkninger. Stresstesten tar utgangspunkt i 1 % renteøkning og sammensetning av lån og plasseringer pr Følgende mal benyttes; Stresstest Balanse Balanse Endrings Beregnet Balsfjord kommune % MNOK parameter Tap Gjeld med p.t. rente 1 % Gjeld med flytende rente 1 % Gjeld med fast rente Finanspassiva 100 % Innskudd i bank / finans 1 % Finansaktiva 100 % Mulig tap vil utgjøre: I samme årsrapport, fortrinnsvis på samme måte, skal effekt i forhold til renteinntekter (overskuddslikviditet og startlån) samt rentekompensasjonsinntekter synliggjøres. 3.3 Avdekning av avvik i gjeldende finansreglement Dersom det fortløpende arbeide med finansforvaltningen eller arbeidet med statusrapporter avdekker avvik i forhold til reglementet, skal rådmannen umiddelbart underrettes, og det skal vises til hvilke tiltak som må igangsettes for at kommunens lånegjeld er i samsvar med kommunestyrets vedtatte rammer. Rådmannen skal så snart som mulig underrette kommunestyret når avvik i vedtatte rammer for forvaltning av kommunens lånegjeld oppstår, jfr. finansreglementets pkt 9.1. Dette skal primært skje gjennom ordinær finansrapportering eller i særskilte tilfeller som egne politiske saker. 6