Fylkesmannen Saksbehandler: Elin Lånkan Deres ref.: Vår dato: 23.05.2013 Tlf. direkte: 74 16 80 32 E-post: fmntell@fylkesmannen.no Vår ref.: 2012/121 Arkivnr: 755 Alle overformynderiene Alle kommunene v/rådmennene Vergemålsreformen - sjekkliste for overformynderiene i overgangen til ny vergemålsordning I forbindelse med overgangen til ny vergemålsordning er det utarbeidet en sjekkliste for overformynderiene. Sjekklisten tar for seg gjøremål overformynderiene har i forbindelse med at Fylkesmannen tar over som lokal vergemålsmyndighet fra 1. juli 2013. Sjekklisten følger vedlagt. I tidligere utsendt brev datert 1. februar 2013, skriver Statens sivilrettsforvaltning at: «Overformynderiene må omgjøre plasseringer som er gjort i rentefond, obligasjoner og andre verdipapirer, til midler på bankkonto i god tid.før 30.06.2013, og senest innen 20.06.2013...» Uttalelsen har medført misforståelser og i ettertid har Statens sivilrettsforvaltning presisert at dette gjelder kun innskudd i fellesmasser, og er følgelig ikke relevant for overformynderiene i Nord-Trøndelag. Når det gjelder saker som er påbegynt i overformynderiet, men hvor det ikke er fattet vedtak før 1. juli 2013, har Statens sivilrettsforvaltning uttalt at Fylkesmannen skal fatte vedtak som førsteinstans i disse sakene. Disse sakene må derfor sendes Fylkesmannen for behandling. Fylkesmannen takker for alt godt arbeid som er gjort av overformynderiene overgangen til ny vergemålsordning, og ønsker dere lykke til i innspurten. i forbindelse med Ta gjerne kontakt dersom dere lurer på noe. Med hilsen Sissel E. Slapgård (e.f.) Fung. kommunaldirektør Kommunalavdelingen Elin Lånkan Seniorrådgiver Kommunalavdelingen Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen underskrift Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 74168000 Postboks 2600 Statens hus Telefax: 74168053 7734 Steinkjer Strandveien 38 Org.nr.: 974 772 108 e-post: fmntpost@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/nt
Side 2 av 2 Vedlegg: sjekkliste av 23. mai 2013 for overformynderiene vergemålsordning i overgangen til ny Kopi med vedlegg til: Alle kommunerevisjonene
Sjekkliste av 23. mai 2013 fra Fylkesmannen Sjekkliste for overformynderiene i overgangen til ny vergemålsordning Overføring av urådighetspåtegninger Når Fylkesmannen overtar ansvaret for vergemål den 1. juli, skal vi forvalte finansielle eiendeler som er registrert i en rekke registre (VPS-konti, fondsandeler, aksjer, livrenter). Urådighetspåtegninger må overføres fra overformynderiene til Fylkesmannen. Statens sivilrettsforvaltning arbeider med å finne fram til løsninger som enkeit kan sørge for at Fylkesmannen erstatter overformynderiene i slike sammenhenger. Vi kommer tilbake til dette når vi vet mer. Dersom det på VPS-konti er registrert at det skal skje utbetalinger fra fondsaktiva til en konto som forvaltes av overformynderiet, må overformynderiet gi melding om nytt kontonummer til kontofører. Dette kan gjøres når nye kontonumre for kapitalkonti som skal forvaltes av Fylkesmannen blir kjent i løpet av juni 2013. Fastrenteavtaler Penger som er til forvaltning i overformynderiet som er plassert på konto i bank og hvor det er inngått fastrenteavtale med bindingsperiode ut over 1. juli, kan bli stående på kontoen de står i dag. Vi ber om at overformynderiene gir oss en oversikt over hvilke kontoer dette gjelder. Videre ber vi om at overformynderiene sørger for at det blir registrert i banken at myndigheten til å disponere disse kontoene overføres fra overformynderiet til Fylkesmannen fra 1. juli. Utlån av mindreårige midler Det er nødvendig at Fylkesmannen får informasjon om utlån av mindreåriges midler der overformynderiet følger opp innbetaling av renter og/eller avdrag, slik at Fylkesmannen kan overta oppfølgingen fra 1. juli 2013. Alle overformynderier må sende Fylkesmannen opplysninger om de har slike lån til oppfølging eller ikke. Vi ber om følgende opplysninger: Personnummer og navn på långiver (den mindreårige), personnummer, navn og adresse på låntaker, restgjeld pr. 1. juli 2013, rentesats og hyppighet for rentebetaling, avdragsplan og eventuell forfallsdato/innfrielsesdato for lånet. Skulle det eventuelt finnes rente- og avdragsfrie lån, må disse oppgis særskilt. Overformynderiet sitt vedtak om lånet og lånedokumentasjon i form av pantobligasjon eller gjeldsbrev må være skannet inn i Datafangstportalen. Verdipapirer Originale gjeldsbrev som forvaltes av overformynderiet oversendes Fylkesmannen. Informasjon om skifteutlegg/pantobligasjoner oversendes Fylkesmannen. Originale pantobligasjoner sendes til Fylkesmannen. Ikke tinglyste låneavtaler der den mindreårige er part skal skannes inn på saken. Originale testamenter bør sendes tingretten og ikke oppbevares av overformynderiet. Før originaltestamenter sendes tingretten bør en kopi skannes inn i Datafangstportalen. Utenlandske aksjebrev, rettighetsdokument for time-share eller lignende som befinner seg hos overformynderiet skal oversendes Fylkesmannen. 1
Sjekkliste av 23. mai 2013 fra Fylkesmannen Når det gjelder poliser for kapitalforsikringer og livrenter, er det nødvendig at Fylkesmannen er kjent med innholdet i disse. Polisene bør være skannet og følge saken, alternativt må Fylkesmannen få oversendt en originalpolise. Er overformynderiet usikker på om et originaldokument, avtaledokument eller lignende skal sendes til Fylkesmannen, så bør papirene oversendes. Alle viktige dokumenter skal uansett være skannet inn på saken. Bankbokser, safe m.m. En liste med oversikt over innhold i bankbokser til personer med vergemål skal skannes inn på saken. Bankbokser som disponeres av overformynderiet skal tømmes og innholdet håndteres. Ting som tilhører personer med vergemål og som i dag forvaltes av overformynderiet skal ikke overføres til Fylkesmannen, men til verge. Tilsvarende må skje for innhold i safe. Ting som tilhører bo som er avsluttet må stilles til boenes disposisjon eller legges i kommunens arkiv. Bankkontoer som disponeres av overformynderiet Overformynderiet må sørge for å avslutte alle kontoene som disponeres av overformynderiet, inkludert de kontoene som står direkte i overformynderiets navn, og gjøre det som er nødvendig for at de midler som fortsatt skal forvaltes av vergemålsmyndigheten er overført til nye kontoer som forvaltes av Fylkesmannen. Innestående midler per 30. juni 2013 overføres til nye konti 1. juli 2013 inklusive godskrevne renter. Fylkesmannen anbefaler at overformynderiet tar kontakt med sin hovedbank for å avtale denne prosessen nærmere. Informasjon om nye kontonummer får overformynderiet fra Fylkesmannen innen 1. juni. Enkelte overformynderier har kontoer som har tilhørt personer som er døde. Årsaken kan være at skiftebehandlingen ikke er avsluttet. Dette er ikke midler som Fylkesmannen skal overta forvaltningen av. Overformynderiet må overføre midlene til dødsboet. Eksisterer det en vergekonto, kan midlene overføres dit. Fullbyrde vedtak om utbetalinger Vedtak som overformynderiet fatter om utbetalinger fra kapitalkontoer som de disponerer må så langt det er mulig utbetales før 1. juli 2013. Det kan bety at overformynderiet må overføre midler etter en beregnet kostnad (for eksempel til en bunad), og ikke vente til det foreligger kvitteringer på kjøpet. Det samme gjelder for honorarer. Overformynderiet må sørge for godkjenning og utbetaling av honorar og utgiftsgodtgjørelser for arbeid som blir utført fram til 30. juni 2013. Ikke faste trekk på nye kapitalkontoer Dersom det er satt opp faste trekk på kapitalkontoer som overformynderiet disponerer i dag, må disse avvikles. For personer som har penger på kontoer som disponeres av overformynderiet og som har et merforbruk i forhold til løpende inntekter må overformynderiet, før den nye loven trer i kraft, 2
Sjekkliste av 23. mai 2013 fra Fylkesmannen sørge for å overføre penger til vergekonto som dekker merforbruk et kvartal fram i tid regnet fra 1. juli 2013. Vi ber om at overformynderiet gir oss en oversikt over saker der det et viktig at Fylkesmannen snarlig etter 1. juli tar stilling til om det skal foretas utbetalinger fra kapitalkontoen. Oversikt over store formuer For at Fylkesmannen skal kunne forberede verger på behov for nye bankvalg/ plasseringsalternativer for personer med verge som har store formuer, ber vi om å få oversikt over hvem som har formuer på kr 2 millioner eller mer. Feilregistrering av midler til forvaltning i Datafangstportalen Dersom overformynderiet oppdager at det er feilregistrert i Datafangstportalen at det skal være midler til forvaltning etter 1. juli 2013 for en person med verge, ber vi om at overformynderiet opplyser oss om det slik at vi kan gi beskjed til den aktuelle banken om å slette kontoen. Opphørsmelding Overformynderier med eget organisasjonsnummer må sende opphørsmelding til Brønnøysund. Dette vil vanligvis være kommuneledelsens oppgave. Husk imidlertid at overformynderiene skal bestå til de har fullført alle sine oppgaver (jf. overgangsbestemmelsene). Overformynderiet må holde datafangsportalen oppdatert og komplett fram til 15. juni 2013. 3