MIDTRE GAULDAL KOMMUNE Rapportering på gjennomført forvaltningsrevisjon i Midtre Gauldal kommune i valgperioden 2003-2007
PROSJEKT: BENYTTER INNKJØPERNE I MIDTRE GAULDAL SEG AV INNKJØPSAVTALEN MED FYLKESKOMMUNEN. Rapport avlevert: 2004 Problemstilling: Benytter innkjøperne fylkesavtalen for de aktuelle varer og tjenester? RAPPORTENS KONKLUSJON Undersøkelsen viser at innkjøpere og ansatte med anvisningsmyndighet er tilstrekkelig informert om at kommunen er tilsluttet fylkeskommunens innkjøpsordning. Bare 35 % svarer at de bruker internet aktivt til oppdateringer, mens 50 % svarer at de har avtalen i egen perm. Det kan dermed være usikkert om innkjøperne er oppdatert på gjeldende avtaler. Vi spurte om rammeavtalene ble fulgt, og 71 % svarte at de foretar alle eller de fleste innkjøpene innenfor rammeavtalen, 7 % svarte at de foretar noen få eller ingen bestillinger innenfor rammeavtalene. Den vanligste årsaken til at avtalen ikke følges er oppgitt til å være enklere å kjøpe inn lokalt. Undersøkelsen viser at rammeavtalene etterleves i noe varierende grad. Rådmannen opplyser i sitt svarbrev at han vil innskjerpe forpliktelsene om å overholde innkjøpsavtalen og vilkårene for innkjøp. REVISJONENS ANBEFALINGER Kommunen må anstrenge seg for å etterleve inngått innkjøpsavtale med fylkeskommunen. Så lenge kommunen har inngått avtale med fylkeskommunen om tilknytning til innkjøpsavtalen er denne forpliktende for kommunens innkjøpere. Kommunens innkjøpere bør på nytt informeres om at oppdaterte avtaler bare er tilgjengelig på fylkeskommunens nettsted på internett. POLITISK BEHANDLING Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-11/2004: - Kontrollutvalget tar revisjonens rapport av 7.11.03 Benytter innkjøpere i kommunen seg av innkjøpsavtalen? til orientering. - Kontrollutvalget har merket seg rådmannens uttalelse av 29.10.03. - Saken oversendes kommunestyret til orientering. Kommunestyrets vedtak: Ingen vedtak fattet i saken. 2
PROSJEKT: OPPFØLGING AV HANDLINGSPLANEN FOR ELDREOMSORGEN (1998-2001) FELLESRAPPORT FOR 123 KOMMUNER. Rapport avlevert: 2004 PROBLEMSTILLING: Er omfanget og kvaliteten på pleie- og omsorgstjenestene styrket i satsningsperioden for eldreplanen? RAPPORTENS KONKLUSJON Er omfanget styrket? Omfanget måles i forhold til styrking av dekningsgrad og produktivitet fra 1997 til 2001. Beregning av dekningsgrader bygger på antall institusjonsplasser og omsorgsboliger der beboer mottar heldøgns pleie og omsorg, samt antall brukere av hjemmetjenester i forhold til innbyggere 80 år og eldre. I undersøkelsen er produktivitet beregnet som antall brukere per årsverk i hjemmetjenesten og antall institusjonsplasser i forhold til årsverk i institusjoner. Undersøkelsen viser at omfanget er noe styrket i perioden, basert på at dekningsgraden synes noe økt, men at produktiviteten synes å være som før satsingen. Dekningsgrad institusjonsplasser var redusert i perioden, og samlet for alle kommunene var den 20% i 2001. Inkluderes omsorgsboliger der beboerne mottar heldøgns pleie- og omsorg i dekningsgraden var den økt fra 1997 til 2001. Dekningsgrad på hjemmetjenestene samlet for alle kommunene var også økt noe fra 37% i 1997 til 39% i 2001. Dekningsgraden på hjemmebaserte tjenester viser samme tendens som dekningsgraden for institusjonsplasser og omsorgsboliger samlet, små og mellomstore kommuner med høy inntekt har høyere dekningsgrad enn de øvrige grupper av kommunene. De store kommunene har lavest dekningsgrad. Produktiviteten i hjemmebaserte tjenester var økt i perioden, mens den er redusert i institusjoner. Andelen årsverk i forhold til innbygger 80 år og eldre har vært stabil i perioden. Samlet for alle kommunene økte antall brukere pr årsverk i hjemmetjenesten fra 3.55 i 1997 til 3.70 i 2001. Kommuner med høy inntekt hadde den største økningen. Mellomstore kommuner med høy inntekt hadde flest bruker pr årsverk i hjemmetjenesten, samtidig som de hadde størst andel ressurskrevende brukere i 2001. Undersøkelsen viste derfor lite samsvar mellom produktivitet og ressurskrevende brukere. Det var i hovedtrekk et årsverk pr institusjonsplass både før og etter satsingen. Andelen årsverk i pleie og omsorg i forhold til innbyggere 80 år og eldre har også var forholdsvis stabil i perioden. Er kvaliteten styrket i perioden? Kvaliteten måles i forhold til om kommunene har systemer som bidrar å sikre kvaliteten på tjenesten og kvantitative mål på kvalitet. Undersøkelsen viser at kvaliteten er styrket på noen områder. Boforholdene er bedret. Trygghet og brukermedvirkning er noe ivaretatt, mens arbeidsforholdene ikke er bedret. 3
Boforholdene synes bedret i de aller fleste kommunene. Alle kommunene har hatt en økning i andelen enerom på institusjonene fra 73% i 1997 til 81% i 2001. De fleste kommunene mener boforholdene er bedret i perioden. En tredjedel av kommunene ser bedring på de sosiale sidene ved boforholdene, som muligheter for sosialt fellesskap og hjelp til sosiale aktiviteter. Trygghet synes noe ivaretatt i kommunene og forskjellene er ikke store mellom kommunene. En hovedtendens er at de store kommunene har flest systemer for å ivareta tryggheten i tjenesten, mens de små kommunene har færrest systemer. Arbeidsforholdene synes ikke bedret i perioden. Alle kommunene hadde en økning i sykefraværet fra 1997 til 2001. Kun en tredjedel av kommunene mener arbeidsmiljøet og rekrutteringen av personell er bedret i satsningsperioden. De små kommunene rapporterer at arbeidsmiljøet er forbedret i noe større grad enn de store kommunene. De fleste kommunene mener at kompetansen er økt i satsningsperioden. Brukermedvirkningen synes noe ivaretatt i kommunene. Kommunene har omtrent halvparten av de rutiner som ligger til grunn for denne vurderingen. De store kommunene har flest rutiner for å ivareta brukermedvirkningen, spesielt gjelder dette brukerundersøkelser og bruk av Eldrerådet. POLITISK BEHANDLING Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-12/2004: - Kontrollutvalget tar fellesrapporten om oppfølging av eldreplanen til orientering. - Rapporten oversendes til rådmannen som et hjelpemiddel i det videre arbeidet for å styrke omfang og kvalitet i kommunens eldreomsorg. - Rapporten legges fram for kommunestyret som referatsak. - Kommunerevisjonens rapport av 3. februar 2003 og fellesrapporten oversendes eldrerådet til orientering. Kommunestyrets vedtak: Ingen vedtak fattet i saken. 4
PROSJEKT: SELVKOSTPRINSIPPET PÅ VAR SEKTOREN. Rapport avlagt: 2004 Bakgrunn: Kontrollutvalget vedtok i sak 07/04 punkt 3 at kommunerevisjonen skulle foreta en gjennomgang av kommunens selvkostprinsipp på VAR sektoren. Selvkost er den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. RAPPORTENS OPPSUMMERING Undersøkelsen viser at kommunen de siste 5 årene har bygd opp selvkostfondene, og avsetningene er innenfor de 3 5 årsperiodene som er anbefalt i retningslinjene. Avsetning til disposisjonsfond i 2001 er inndekking av tidligere års underskudd og bruk av disposisjonsfondet til dette, og var tillatt i samsvar med de forrige retningslinjene. Retningslinjene i dag tillater ikke slik avsetning for andre enn renovasjon (forurensingsloven) eller dersom kommunestyret har vedtatt at kostnaden ved tjenestene fullt ut skal dekkes av brukerne. Hvis kommunen ikke har slikt vedtak og kostnadene skal fullt ut dekkes av brukerene, er det viktig at kommunestyret vedtar dette. Kommunen foretar beregninger av selvkost årlig i forbindelse med budsjettbehandlingen, og årsregnskapet er kommunens etterkalkyle av beregningene. Kommunen følger gjeldende retningslinjer for avskrivninger og har innarbeidet gode avskrivningsrutiner. Alternativkostnaden (rentekostnaden) beregnes i forbindelse med budsjettbehandlingen og etterreguleres innen regnskapet avsluttes. Rentesatsen kommunen har brukt i 2003 er 0,16 % høyere enn gjeldende rentesats på 5,24 %. Det innebærer at selvkostregnskapet er belastet med en rentekostnad som er kr 52 000 høyere enn tillatt. Selvkostfondene er ikke tillagt renter, og det er i strid med gjeldende retningslinjer. Det skal legges til renter på avsatte midler og tilsvarende prinsipp kan legges til grunn ved framføring av underskudd. Renter beregnes på samme vis som rentekostnaden beregnes. For 2003 utgjør ikke tillagte renter kr 212 805. Kommunen har sammen med Melhus og Klæbu etablert det interkommunale renovajonsselskapet ENVINA IKS. Det gjenstår fortsatt noe arbeid før selskapet er i full drift. En viktig problemstilling som må løses her er hvor mye av renovasjonsfondet som skal overføres til det nye selskapet, og hva som skal gjøres med ev. resterende beløp. Undersøkelsen har avdekket brudd på selvkostprinsippet ved at kommunen ikke har godskrevet selvkostregnskapet med renter av fondsmidlene, og det er beregnet for høy rentekostnad på kommunens invsteringer i anleggsmidler. For øvrig har undersøkelsen ikke avdekket alvorlige brudd på selvkostprinsippet. POLITISK BEHANDLING Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-25/2004: - Rapporten oversendes kommunestyret som referatsak. - Rapporten oversendes LNT til orientering. 5
- Kontrollutvalget ber om at rådmannen følger opp at (kalkulatoriske) renter godskrives fondsmidlene, og at riktig rentesats brukes når (kalkulatoriske) rentekostnader beregnes. Kommunestyrets vedtak: Ingen vedtak fattet i saken. 6
PROSJEKT: FORELDREBETALING I GRUNNSKOLEN. Rapport avlagt: 2004 Bakgrunn: Endringen i opplæringsloven ble vedtatt av Stortinget i desember 2002 og trådte i kraft 31. januar 2003. Den nye paragrafen har følgende ordlyd: 2-15 Rett til gratis offentleg grunnskoleopplæring Elevane har rett til gratis offentleg grunnskoleopplæring. Kommunen kan ikkje krevje at elevane eller foreldra dekkjer utgifter i samband med grunnskoleopplæringa, til dømes utgifter til undervisningsmateriell, transport i skoletida, leirskoleopphold, ekskursjonar eller andre turar som er ein del av grunnskoleopplæringa. RAPPORTENS OPPSUMMERING Denne rapporten oppsummerer en kartlegging av foreldrebetaling i skolen som revisjonen har gjennomført for skoleåret 2003/2004. Undersøkelsen viser at 65% av skolene har foreldrebetaling. Betalingen fordeler seg slik: 3 skoler tar betaling for ekskursjoner som en del av undervisningen 5 skoler tar betaling for leirskole 11 skoler tar betaling for rene fornøyelsesturer/ aktivitetsturer 1 skole tar betaling for utstyr og pynt 3 skoler tar betaling for annet som f.eks sparing til klasseturer Midtre Gauldal kommune fremhever seg som den kommunen med størst andel av foreldrebetaling, mens Oppdal har minst foreldrebetaling i grunnskolen. Foreldrebetaling til leirskole er lite utbredt, unntatt i Midtre Gauldal der det ser ut til å være en betalingsandel på 400 500 kr til leirskole. Det er foreldre ev. sammen med rektor, FAU eller klassestyrer som bestemmer, og 2 av skolene opplyser at betalingen betraktes som gave. Foreldrebetaling til rene fornøyelsesturer/aktiviteter betraktes av noen skoler som gave, og er vanligvis styrt av foreldrene. Det dreier seg ofte om frivillige fritidsaktiviteter både i og etter skoletid. I denne sammenhengen kan det være behov for noen rammer for kommunen som helhet for å unngå betalingspress og store ulikheter mellom skolene. Det samme gjelder betaling til utstyr/pynt som skal øke trivselen. En skole har vedtatt i skolens foreldreutvalg hvilke kriterier som gjelder når foreldre vil gi pengegaver til skolen. Undersøkelsen har ikke avdekket utbredelse av ulovlig foreldrebetaling i grunnskolen. Kartleggingen har imidlertid vist en del uklarheter angående foreldrebetaling. Det kan være behov for en nærmere klargjøring av hva det er lov å ta betaling for, og hvilke kriterier som skal gjelde når foreldre gir pengegaver til skolene. 7
POLITISK BEHANDLING Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-32/2004: - Kontrollutvalget tar revisjonens rapport av 12.11.04 Foreldrebetaling i grunnskolen til orientering. - Kontrollutvalget har merket seg kommentaren fra administrasjonen. - Rapporten oversendes kommunestyret som referatsak. Rapporten sendes ut sammen med saksdokumentene til kommunestyret. - Rapporten oversendes kultur- og opplæringsutvalget til behandling. Kommunestyrets vedtak: Ingen vedtak fattet i saken. 8
PROSJEKT: OVERFORMYNDERIETS ROLLE I FORHOLD TIL HJELPEVERGEN Rapport avlagt: 2006 Problemstilling: Har overformynderiet etablert rutiner for hjelpevergeordningen som bidrar til å sikre klientens midler? RAPPORTENS KONKLUSJON Størrelsen på overformynderiet i Midtre Gauldal sammenlignet med de øvrige overformynderiene i undersøkelsen er middels stort, vurdert ut fra kapitalen som forvaltes og antall hjelpeverger. Overformynderiet, som består av to personer, har erfaring og ser ut til å ha funnet en god arbeidsform og har et godt samarbeid med kontorhjelpen. Denne arbeidsformen og samarbeidet sikrer at overformynderiet har god innsikt i virksomheten. Sammenlignet med de andre overformynderiene i undersøkelsen, har overformynderiet i Midtre Gauldal mest kontorhjelpbistand. Overformynderiet har gode rutiner for oppnevning av hjelpeverger og har en klar prioritering av hvem de ønsker som hjelpeverge. Overformynderiet har samtaler med mulig hjelpeverge før oppnevnelsen og går gjennom hva vervet går ut på og hva som kreves av hjelpevergen. Etter vårt syn er det positivt at hjelpevergen får en grundig gjennomgang i forkant av oppnevnelsen og bidrar med å sikre at oppnevnt hjelpeverge er kvalifisert for vervet. Det foretas ingen spesiell habilitetsvurdering men overformynderiet oppgir at de har god lokalkunnskap. Selv om overformynderiet hevder de ikke gjør en konkret habilitetsvurdering av aktuelle hjelpevergekandidater, er vi av den oppfatning at deres vurdering i realiteten ikke avviker vesentlig fra den habilitetsvurderingen som lovverket krever. Det har også i Midtre Gauldal vært vanskelig å rekruttere hjelpeverger. Etter vårt syn er viktige momenter for å lette rekrutteringen, bl.a. at mandatet for hjelpevergens myndighetsområde er tilstrekkelig avgrenset. Vi mener at overformynderiet i Midtre Gauldal har en god vurdering av klientens behov og avgrenser mandatet til økonomisk bistand og der det er behov Å ivareta den hjelpevergetrengendes interesser i sin alminnelighet. Beløpsbegrensningen som er satt for hjelpevergens disposisjonsrett, bidrar foruten å redusere risikoen for eventuelle mislighetssaker, men også å redusere hjelpevergens ansvarsbyrde og forenkle overformynderiets tilsynsansvar mht hjelpevergens disposisjoner. Et annet viktig moment for å lette rekrutteringen er å sikre at hjelpevergen ikke blir økonomisk belastet for hjelpevergeoppdraget. Overformynderiet i Midtre Gauldal har ikke fastsatt egne retningslinjer for godtgjøring og utgiftsdekning til hjelpevergen. Både godtgjøring og utgiftsdekning gis likevel i noen tilfeller etter søknad, men kun i svært begrenset omfang. Ettersom hjelpevergene kun orienteres muntlig ved oppnevnelsen om at dette kan bli gitt, vil det i realiteten ikke være likebehandling på dette området. Det er ingen tradisjon for å gi godtgjøring til hjelpevergene. Dette er heller ikke et krav i vergemålsloven, men anbefales brukt som virkemiddel for å rekruttere hjelpeverger. I forslag til ny vergemålslov er fast godtgjøring til hjelpevergene foreslått som et virkemiddel for å bedre rekrutteringen. Dette er ikke noe som er særskilt for overformynderiet i Midtre Gauldal, men et gjennomgående funn i svært mange av overformynderiene i undersøkelsen. 9
Samtaler med hjelpevergene før hjelpevergeoppnevnelsen og ved å sende årlige orienteringsbrev om regnskapsplikt og krav til dokumentasjon, har overformynderiet gjort relativt mye for å gi hjelpevergene opplæring. Likevel er det en del av regnskapene som kontorhjelpen mottar, av dårlig kvalitet. Etter vårt syn er det grunnlag for ytterligere opplæring i regnskapsføring. På sikt bør en økning i hjelpevergenes regnskapskompetanse redusere overformynderiets bistand fra kontorhjelpen. Overformynderiet har ikke fast kontortid hvor de kan treffes, men er tilgjengelig på telefon. I tillegg er kontorhjelpen tilgjengelig på rådhuset i vanlig arbeidstid. Dette gjør at overformynderiet blir relativt godt tilgjengelig for hjelpevergene. Det årlige hjelpevergeregnskapet er den eneste rapportering som overformynderiet mottar fra hjelpevergen. Regnskapet må derfor gi nødvendig informasjon for at overformynderiets tilsyns- og kontrolloppgave skal kunne ivaretas. Ved å stille klare dokumentasjonskrav til det årlige hjelpevergeregnskapet, og ha gode rutiner på å sikre at regnskapet blir avlagt, har overformynderiet et godt utgangspunkt for å få tilfredsstillende rapportering fra hjelpevergen. Undersøkelsen viser at alle regnskap for 2004 er mottatt og godkjent av revisor. Foruten det avdekkede opplæringsbehovet til hjelpevergene, har også overformynderne etterlyst aktuelle kurs for å ivareta sin tilsynsoppgave men gir samtidig uttrykk for at har mottatt god og nyttig bistand fra kontorhjelpen. Overformynderiet i Midtre Gauldal krever dokumentasjon fra hjelpeverger som er fritatt fra regnskapsplikten. Dokumentasjonskravene er fra og med 2005, ytterligere skjerpet. Etter vår vurdering har overformynderiet nå gode rutiner og et godt grunnlag for kontroll av de disposisjoner som hjelpevergen utfører i disse tilfellene. Kontorhjelpens etterkontroll og overformynderiets behandling av de avlagte hjelpevergeregnskapene viser at overformynderiet har et bevisst forhold til sin tilsyns- og kontrolloppgave med hjelpevergene. REVISORS ANBEFALINGER Retningslinjer for godtgjøring og utgiftsdekning Det utarbeides skriftlige retningslinjer for godtgjøring og utgiftsdekning som gis til hjelpevergen ved oppnevnelsen. Retningslinjene for utgiftsdekning bør beskrive hvilke typer utgifter som omfatter ordningen. Dette vil sikre bedre likebehandling og mindre tvil blant hjelpevergene. Anbefalingen bør også sees i sammenheng med at det legges opp til at hjelpevergen, i den nye vergemålsloven, har krav på godtgjøring og utgiftsdekning. Godtgjøring og utgiftsdekning kan også bidra til å lette rekrutteringen av kvalifiserte hjelpeverger. POLITISK BEHANDLING Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-03/2006 Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning, og legger frem rapporten for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Overformynderiets rolle i forhold til hjelpeverger til etterretning. Kommunestyrets vedtak, sak KS-15/2006: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Overformynderiets rolle i forhold til hjelpeverger til etterretning. 10
ADMINISTRATIV OPPFØLGING Utkast til retningslinjer er utarbeidet, men ikke lagt frem for overformynderiet. Målsettingen er å få dette gjort innen 01.06.08. 11
PROSJEKT: DOKUMENT OG SAKSBEHANDLING Rapport avlagt: 2006 Problemstilling: Hvordan ivaretas krav til dokumenthåndtering og saksbehandling? RAPPORTENS KONKLUSJON: Denne undersøkelsen er en kartlegging av hvordan utvalgte områder innen kommunens 3 sektorer samt rådmannens stab håndterer dokumenter og saksbehandling. I dette ligger også at revisor har sett på arkivering og praktisering av arkivloven. Revisor har gjennom rapportens funn påvist positive forhold ved dokumenthåndteringen og saksbehandlingen samt områder hvor det er forbedringspotensiale. Revisor vil her trekke fram tre forhold som kan forbedres: Det ene er en oppdatert arkivplan, det andre er forvaltningens bruk av foreløpig svar/og eventuelt forsinkelsesmelding, og det tredje er at restanselistene inneholder restanser som burde vært avskrevet. Kommunens ledelse er oppmerksom på svakhetene i dokumenthåndteringen og i forbindelse med overgang til oppgradert saksbehandlingssystem og prosjektarbeid med målsetting å utarbeide arkivplan samt etablere sentralt elektronisk arkiv fra og med 01.01.07, vil områdene i dokumenthåndteringen bli ivaretatt. Det er imidlertid nødvendig med tilstrekkelig opplæring. De forbedringspotensialer som undersøkelsen har påvist bør hensyntas i prosjektarbeidet. Når det gjelder saksbehandlingsregler/bruken av foreløpig svar og/eller forsinkelsesmelding bør kommunens ansatte i enkelte sektorer forbedre sine rutiner på dette området. POLITISK BEHANDLING Kontrollutvalgets vedtak, sak 04/2006: Kontrollutvalget tar den fremlagte rapporten fra forvaltningsrevisjonsprosjekt om dokumenthåndtering og saksbehandling til etterretning. Rapporten legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar den fremlagte rapporten fra forvaltningsrevisjonsprosjekt om dokumenthåndtering og saksbehandling til etterretning. Kommunestyrets vedtak, sak KS-14/2006: 1. Midtre Gauldal kommune tar Forvaltningsrapport Dokumenthåndtering og saksbehandling i Midtre Gauldal kommune til etterretning. 2. Det arbeides med forbedringer innen følgende områder påpekt av revisor: a. Oppdatert arkivplan b. Forvaltningens bruk av foreløpig svar/og evt. forsinkelsesmelding c. Restanselister: Restanser som burde vært avskrevet d. Tilstrekkelig opplæring i forbindelse med etablering av sentralt elektronisk arkiv. 12
ADMINISTRATIV OPPFØLGING - Arkivplan er ikke helt oppdatert, men innføringen av ephorte gir organisasjonen en helt annen sikkerhet mht dokumenthåndtering generelt. - Foreløpig svar/og evt forsinkelsesmelding fungerer godt ift byggesak og ansettelsessaker. Noe varierende på andre områder. - Restanseoppfølging er fremdeles en utfordring. Arkivleder sendte ut purring til den enkelte enhetsleder i oktober om å kontrollere eget område, men fremdeles forbedringspotensial. - Ansatte i sentralt arkiv er gitt god og tilstrekkelig opplæring. Intern opplæring av ephorte var og god, men for ansatte som bruker ephorte lite vil det hele tiden ligge behov for repetisjon og oppfølging. 13
PROSJEKT: OMORGANISERING I MIDTRE GAULDAL KOMMUNE Rapport avlagt: 2007 Problemstilling: Er oppgaver og ansvar organisert på en slik måte at målsettingen om effektivisering av forvaltningen oppnås? Har kommunen etablert gode tilbakemeldingsrutiner på driftsstatus fra oppvekstområdene? Har de vedtatte tiltakene (rammestyring, avviksrapportering, etableringen av oppvekstområder) ført til at de forventede innsparingene er oppnådd? RAPPORTENS KONKLUSJON Oppvekstsektoren: Det er en mangel på klarhet i rektorenes oppgaver, og hovedårsaken til det er at det ikke er utarbeidet lederavtaler. Mangelen på lederavtaler er til en viss grad kompensert ved at sektorsjef har hatt regelmessige møter med områderektorene. Revisor mener likevel at lederavtalene burde vært utarbeidet tidlig i prosessen. Sektorledelsen har bare i begrenset grad delegert ansvar. Det er selvsagt opp til sektorledelsen å avgjøre hvilke oppgaver som skal delegeres, men det kan se ut for at manglende delegering skyldes dårlig opplæring og for dårlige tekniske løsninger. Der man har delegert ansvar mener revisor at man burde ventet til tekniske løsninger og opplæring holdt et tilstrekkelig godt nivå. Sektorledelsen har utarbeidet en kvalitetsstandard, som revisor anser som et godt utgangspunkt for brukerne å vurdere tjenestene etter. Videre kan arbeidet som er igangsatt i opplæringsområdene med kvalitetsstandarden, bidra til å styrke de ansattes bevissthet rundt de 7 kvalitetsområdene standarden beskriver. Dette kan i sin tur gi brukerne bedre tjenester. Revisor oppfatter delvis dette arbeidet som et forsøk på å skape et fellesskap rundt mål og holdninger innenfor sektoren. Det er ikke etablert skriftlige rapporteringsrutiner. Den tette oppfølgingen fra sektorledelsen kompenserer for dette, og rapporteringen til administrasjon og politisk nivå anses som tilfredsstillende. Innsparingsmålet på 2 millioner kroner i årlig innsparing, 6,9 millioner totalt, i forbindelse med etableringen av oppvekstområdene, framstår som for optimistisk. Hovedårsaken til dette er etter revisors syn man i forberedelsene ikke foretok en tilstrekkelig grundig økonomisk utreding. Det er etter revisors mening feil å inkludere reduserte utgifter på grunn av nedgang i elevtallet som en innsparing på grunn av etablering av oppvekstområdene. Denne innsparingen ville funnet sted uavhengig av etableringen av oppvekstområdene. Organiseringen i oppvekstområder skjedde som en følge av kommunens anstrengte økonomi. Hvorvidt det kan sies å være en god løsning avhenger av flere forhold enn de som er vurdert i denne rapporten. Forholdene som er diskutert her viser at planleggingen og gjennomføringen har en del mangler. Forbedringspotensialet består i første rekke av skriftliggjøring, og en avklaring av ansvarsdelegering. Gjennom slike forbedringer kan man oppnå en mer samstemt rolleforståelse blant aktørene i sektoren. 14
REVISORS ANBEFALINGER Generelle anbefalinger En gjennomgående kommentar fra revisor i de foregående kapitlene har vært er at det ikke er utarbeidet lederavtaler med rektorene. Sektorsjefen tilstreber en profesjonalisering av ledelsen i områdene, derfor er det etter revisors syn viktig å ta i bruk et verktøy som en lederavtale. For det første kan lederavtaler benyttes til evaluering av ledernes arbeid. For det andre kan slike avtaler benyttes til å evaluere hvorvidt lederutviklingsprogrammet rektorene deltar i har ønsket effekt. For det tredje virker lederavtaler avklarende for arbeidstaker og arbeidsgiver, og i tillegg kan avtalene avklare rektors oppgaver for omgivelsene også. Det er etter revisors syn særlig viktig ved så vidt omfattende administrative omorganiseringer som overgangen til oppvekstområder. For det fjerde kan lederavtaler bidra til å lette overgangen ved personellutskiftinger. Endelig kan lederavtaler bidra til å styrke kommunens stilling som arbeidsgiver ved eventuelle konflikter med lederne. Revisor anbefaler derfor kommunen å utarbeide lederavtaler for enhetslederne når tonivåmodellen innføres. I tillegg til å ha et standardoppsett, bør det være konkrete resultatmål for hver leder, som revideres årlig. Som det framgår av rapporten, har dårlige IKT-løsninger, kombinert med utilstrekkelig opplæring av områderektorene, bidratt til at sektoradministrasjonen har måttet gå inn på arbeidsoppgaver som egentlig var delegert til enhetene. Revisor antar at en tonivåmodell fører til at resultatenhetene i de andre sektorene i kommunen må overta noen av sektoradministrasjonens oppgaver. Derfor anbefaler revisor kommunen å legge stor vekt på opplæring og utbygging av tekniske løsninger, for å lette overgangen til tonivåmodell. I oppvekstsektoren har man etablert avdelingslederstillinger, i tillegg til områderektorene. Dersom dette skjer i resten av kommunen vil revisor advare mot en byråkratiseringsprosess, som kan finne sted når det nye administrative nivået skal koordinere aktiviteten i underliggende enheter. Samtidig er det viktig at enhetene får nødvendig tid til å finne en arbeidsform som gir en mest mulig effektiv organisasjon. Revisor vil også understreke behovet for å etablere rapporteringsrutiner, med klare krav til innholdet i hva som skal rapporteres. Dette blir spesielt viktig dersom det legges opp til utstrakt ansvarsdelegering, for å hindre at resultatenhetene ikke faller utenom administrativ og politisk kontroll. POLITISK BEHANDLING Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-03/2007 : Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning, og legger frem rapporten for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Ansvarsdelegering og rolleforståelse i oppvekstsektoren til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen om å ha spesiell fokus på revisors anbefalinger. Kommunestyrets vedtak, sak KS-12/2007: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Ansvarsdelegering og rolleforståelse i oppvekstsektoren til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen om å ha spesiell fokus på revisors anbefalinger. 15
ADMINISTRATIV OPPFØLGING Ved overgang til to-nivå modell er anbefalingene forsøkt fulgt opp. Rådmannen har vært særskilt opptatt av skriftliggjøring mht lederavtaler samt delegasjonsskriv. Mht delegasjon vil det og gjennomføres en ny runde når kommunestyret har vedtatt nytt delegasjonsreglement. 16