(60 studiepoeng) Studieplan for arkiv og dokumentbehandling (60 studiepoeng)...1 Forord...1 Innledning...1 Opptakskrav...2 Formål...2...2 Presentasjon av hoved- og delemner...3 Hovedemne ADV Arkivdanning og vern...3 Hovedemne KIT Kunnskapsorganisasjon og IKT...5 Hovedemne OA Organisasjon og administrasjon...7 Forord Årsstudiet tilbys i første omgang som deltidsstudium over to år, der to emner, Arkivdanning og vern samt Kunnskapsorganisasjon og IKT, behandles første år, mens Organisasjon og administrasjon tas opp andre år. I studiet inngår en praksisperiode, lagt til de første ukene av høstsemesteret andre år. Undervisningen vil bli lagt opp som ukessamlinger, normalt fem samlinger per semester. Det tas sikte på at årsstudiet skal inngå i en fremtidig bachelorgrad i arkiv og dokumentbehandling. Innledning Enhver virksomhet, offentlig eller privat, har behov for å dokumentere beslutninger, prosesser og transaksjoner. Virksomhetens dokumenter oppbevares derfor i arkiver i kortere eller lengre tid. For å samle inn, ordne og gjenfinne dokumentene trengs spesielle kunnskaper om dokumenthåndtering, arkiveringsteori og -praksis, om informasjonsteknologi, om lover og regelverk som styrer danning og tilgang til arkivmateriale m.v. Gjennom studiet i arkiv og dokumentbehandling skal studentene tilegne seg grunnleggende kunnskaper om hvordan arkiver dannes, ordnes og oppbevares. Studiet er profesjonsrettet og kvalifiserer for ledende arkivstillinger i offentlig og privat virksomhet. Et påbygningsstudium med hovedvekt på IKT er under planlegging. Årsstudiet, med en eventuell fordypning, vil kunne inngå i en bachelorgrad i kombinasjon med andre studier. Eksempler på aktuelle kombinasjonsmuligheter er: a) studier i bibliotek- og informasjonsvitenskap b) studier i journalistikk c) studier tatt ved andre avdelinger ved HiO: Studiet i offentlig styring (ØKS) og studiet i informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IU)
d) studier fra universiteter, f eks offentlig rett, statsvitenskap, historie og sosiologi Opptakskrav Det grunnleggende opptakskravet er generell studiekompetanse. Det er også mulig å bli tatt opp på grunnlag av realkompetanse etter individuell vurdering. Formål Studiet skal gi nødvendig kompetanse for stillinger innen dokumentbehandling, dokumentasjon og arkiv. Dette innebærer at studentene tilegner seg kunnskaper, ferdigheter og holdninger slik at de har: forståelse for fagets grunnprinsipper og egenart, samt for koblingen til andre relevante fagdisipliner innsikt i og ferdigheter i arkivfunksjonen i offentlige og private virksomheter som skaper arkiver forståelse for arkivenes funksjon etter at de er gått ut av bruk. Dette innebærer forståelse for arkivene som virksomhetens og samfunnets hukommelse og som nødvendig forutsetning for historisk baserte undersøkelser og forskning, samt for rettslig dokumentasjon forståelse for IT-relaterte problemstillinger som elektronisk saksbehandling og arkivering, digitale dokumenter Studiet består av tre hovedemner: Arkivdanning og -vern (ADV), Kunnskapsorganisasjon og IKT (KIT), og Organisasjon og administrasjon (OA). Arkivdanning og -vern omfatter generell arkivteori, innsynsrett, dokumentsikring, bevaring, arkivbegrensning og kassasjon, bortsetting og avlevering. Kunnskapsorganisasjon og IKT omfatter registre og databaser, journalføring og NOARKstandarden, arkivsystemer og dokumenthåndteringssystemer, arkivnøkkel og emneindekser. Organisasjon og administrasjon omfatter organisasjonsteori og arkivledelse, saksbehandling og saksbehandlingssystemer, organisering av arkivtjeneste og arkivplan, arkivet i samfunnet, arkiv og læring, brukere og gjenfinning, samt arkivlokaler og arkivpleie. 2
Som deltidsstudium vil emnene fordeles på semestrene på følgende måte: Hovedemner Moduler Delemner Vurdering ADV Arkivdanning og - vern KIT Kunnskapsorganisasjon og IKT OA Organisasjon og administrasjon ADV1 (15 studiepoeng) Gis i kombinasjon med KIT1; gir til sammen 30 studiepoeng Første og andre semester KIT1 (15 studiepoeng) Gis i kombinasjon med ADV1; gir til sammen 30 studiepoeng Første og andre semester OA1 (30 studiepoeng) Tredje og fjerde semester ADV11 Generell arkivteori ADV12 Innsynsrett, dokument-sikring ADV13 Bevaring, arkiv-begrensning og kassasjon ADV14 Bortsetting og avlevering KIT11 Registrering, journal-føring og NOARK-standarden KIT12 Arkivnøkkel og emne-indeksering KIT13 Registre og databaser KIT14 Elektronisk arkiv OA11 Organisasjonsteori og arkivledelse OA12 Organisering av arkiv-tjeneste OA13 Saksbehandling OA14 Arkivplan OA15 Arkivet i samfunnet OA16 Arkiv og bruker OA17 Arkivlokaler og arkivpleie Skriftlig, individuell eksamen over 6 timer i 2. semester. Det er en, felles eksamen i ADV1og KIT1. Mappevurdering i 4. semester Presentasjon av hoved- og delemner Hovedemne ADV Arkivdanning og vern Modul ADV1 Arkivdanning og -vern I (12 studiepoeng) Delemne ADV11 Generell arkivteori I Studentene skal ha oversikt over og forstå de arkivfaglige grunnbegreper og sentrale elementer i arkivteorien, ansvar og myndighet knyttet til arkivdanning, lov- og regelverk av betydning for arkiv, arkivets og dokumentasjonens rolle i private virksomheter, samarbeid innenfor ABM-området (Arkiv, Bibliotek, Museer) og de etiske normer som gjelder for arkivarbeid. arkivfaglige grunnbegreper og terminologi arkivdanning versus arkivdepot arkivskapere, herunder organbegrepet 3
proveniensprinsippet arkivloven og bestemmelser i annet lovverk som har betydning for arkiv Delemne ADV12 Innsynsrett, dokumentsikring Studentene skal tilegne seg kunnskaper om lover og regler som regulerer innsynsrett, adgangsbegrensning og personvern samt forstå betydningen av tilgjengelighet sett fra både det offentliges, bedrifters og publikums side. lovverk om innsyn (offentlighetslov, forvaltningslov, personopplysningslov) hvordan lovverket regulerer tilgang for ulike brukergrupper offentlige journaler på internett taushetspliktbestemmelser regler og rutiner for håndtering av innsynsforespørsler sikkerhetsgradering Delemne ADV13 Bevaring, arkivbegrensning og kassasjon Studentene skal tilegne seg grunnleggende teorier som gjelder utvelgelse og bevaring av dokumenter samt kunne praktisere bestemmelser for arkivbegrensning, bevaring og kassasjon. bestemmelser om bevaring, arkivbegrensning og kassasjon private virksomheters behov for dokumentbevaring og kassasjon Delemne ADV14 Bortsetting og avlevering Studentene skal tilegne seg grunnleggende teorier, modeller og verktøy for arbeidet med bortsetting av arkivsaker, bli fortrolig med hvordan man forbereder og gjennomfører en avlevering, og ha kunnskaper om depotordninger i stat, kommune og for private arkivskapere. bortsetting av arkivsaker om ulike depotordninger, statlige, kommunale og private om klargjøring av arkivsaker for avlevering til depot avlevering og langtidslagring av NOARK-journaler krav til elektroniske avleveringer av fagsystemer Arbeidsformer for modul ADV1 Forelesninger, diskusjoner, selvstudium, studiebesøk, øvelser og oppgaver. Oppgavene vil være knyttet til: praktisering av offentlighetsloven (innsyn, meroffentlighet) aktuelle teorier og regelverk for bevaring og kassasjon, samt vurdering av arkivskaperes kassasjonsplaner interkommunale depotordninger, avlevering av elektronisk materiale, bruk av ASTA 4
Studentene velger oppgaver innen to av temaene. Oppgavene kan løses individuelt eller i gruppe. Det gis veiledning under arbeidet med oppgavene. Arbeidskrav for modul ADV1 Innlevering av to besvarelser innen ADV1 er en forutsetning for å få gå opp til eksamen. Vurdering se under hovedemne KIT1 Hovedemne KIT Kunnskapsorganisasjon og IKT Modul KIT1 Kunnskapsorganisasjon og IKT I (18 studiepoeng) Delemne KIT11 Registrering, journalføring og NOARK-standarden Studentene skal tilegne seg kunnskaper om ulike aspekter ved registrering av opplysninger om dokumenter og/eller saksforhold og journalføring. De skal ha kunnskaper om hvilke krav som stilles til et elektronisk registrerings- og arkivsystem, metoder for periodisering, samt sanering og periodeavslutning. generelt om registrering og journalføring historikk (herunder manuell journalføring) NOARK-standarden andre standarder/systemer for dokumentregistrering registrering av andre typer dokumenter, f.eks. fotografier Delemne KIT12 Arkivnøkkel og emneindeksering Studentene skal tilegne seg kunnskaper om grunnleggende teorier, modeller og verktøy for arbeidet med å få et metodisk grunnlag og basiskunnskaper for videre studier av sammenhengen mellom registrering av informasjon og gjenfinning av dokumenter. Studenten skal tilegne seg en forståelse av systematikken og funksjonene til ulike typer av klassifikasjons- og gjenfinningssystemer, skal kunne konstruere og utvide en arkivnøkkel og ha kjennskap til ulike arkivnøkler. Studenten skal også tilegne seg kunnskap om utforming av emneordslister, tesauri og emneregistre. innføring i ordningsprinsipper arkivnøkler forholdet mellom biblioteksystemene og arkivnøkler innholdsbeskrivelse ved hjelp av klassifikasjonssystemer, emneordlister, tesauri og emneregistre ordning av dokumenter som tilhører andre materialtyper, f.eks. fotografier 5
Delemne KIT13 Registre og databaser Studentene skal tilegne seg kunnskaper om bruksområder, funksjonsmåter og karakteristika for elektroniske registre og databaser. Studentene skal også få forståelse for de særlige arkivfaglige utfordringene som er knyttet til bruk av registre og databaser. Studentene skal lære å kjenne ulike typer dokumenthåndterings- og arkivsystemer. offentlig registerbruk og bruk av fagsystemer dataflyt mellom ulike systemer og mellom sektorer forholdet til klassisk arkivlære knyttet til proveniens sentrale begreper knyttet til relasjonsdatabaser muligheter for bevaring og langtidslagring av informasjon i registre og databaser arkivfaglige krav til fagsystemer og forholdet til journal, saksarkiv og elektronisk dokumentlager Delemne KIT14 Elektronisk arkiv Studentene skal tilegne seg kunnskaper om elektroniske arkivers karakteristika, kunne tilrettelegge rutiner for bruk av elektronisk arkiv og kunne bidra ved innføring av elektronisk arkiv. karakteristika ved elektroniske arkiver forskjeller og likheter mellom elektroniske og papirbaserte arkiver, og prinsipper som fortsatt har gyldighet i en elektronisk virkelighet nye muligheter og nye utfordringer ved bruk av edb i arkivdanningen utfordringer og problemer knyttet til bevaring og tilgjengelighet over tid saksarkiv, lagring av dokumenter og sammenhengen med journalen Arbeidsformer for modul KIT1 Forelesninger, diskusjoner, selvstudium, studiebesøk, øvelser og oppgaver. Oppgavene vil være knyttet til vurdering og drøfting av ulike gjenfinningsstrategier for arkivbaser utarbeidelse av arkivnøkkel vurdering av arkivfaglige krav til fagsystemer og forholdet til journal, saksarkiv og elektronisk dokumentlager utfordringer og problemer ved elektronisk arkiv og langtidslagring av elektroniske dokumenter Studentene velger oppgaver innen to av temaene. Oppgavene kan løses individuelt eller i gruppe. Det gis veiledning under arbeidet med oppgavene. Arbeidskrav for modul KIT1 Studentene må delta i minst to obligatoriske øvelser i bruk av NOARK-baserte arkivsystemer. Det er en forutsetning for å få gå opp til eksamen at studenten har levert inn to besvarelser i KIT1 til fastsatt frist og har deltatt i de obligatoriske NOARK-øvelsene. Vurdering av modul ADV1 og KIT 1 Det avlegges skriftlig, individuell 6 timers eksamen hvor hovedemnene Arkivdanning og -vern (ADV1) og Kunnskapsorganisasjon og IKT (KIT1) integreres. Eksamensbesvarelsen vurderes med gradert 6
karakteruttrykk der A er beste karakter og F er ikke bestått. Ekstern sensor deltar i arbeidet med å utforme vurderingskriterier. Alle besvarelser vurderes av faglærer. Et tilfeldig utvalg på 25prosent av besvarelsene vurderes også av ekstern sensor. Hovedemne OA Organisasjon og administrasjon Modul OA1 Organisasjon og administrasjon (30 studiepoeng) Delemne OA11 Organisasjonsteori og arkivledelse Studentene skal tilegne seg nødvendige kvalifikasjoner for å kunne fungere som ledere i arkiv og beslektede organisasjoner og tiltak i offentlig og privat virksomhet. Studentene skal få innsikt i økonomiske og organisatoriske rammer for ulike typer av arkiv og dokumentasjonssentre, og metoder og verktøy knyttet til ledelse, administrasjon, planlegging og evaluering av disse tjenestene. organisasjonsteorier organisasjonskultur, kommunikasjon, endrings- og utviklingsprosesser, kjønn og ledelse, kvalitetssikring, prosjektorganisering personalledelse plan- og budsjettarbeid økonomistyring Delemne OA12 Organisering av arkivtjeneste Studentene skal tilegne seg kunnskaper og innsikt i hvordan arkivtjenesten organiseres innenfor en virksomhet. organiseringen av arkivtjenesten i en organisasjon (offentlig eller privat) integrering av arkiv og bibliotektjeneste politikk og administrasjon organbegrepet i arkivforskriften statlig forvaltning kommunen som forvaltningsnivå arkivets plass i kommunen organisering av depotarkiv i kommunen, interkommunale arkivordninger utvalgs- og komitéarkiver Delemne OA13 Saksbehandling Studentene skal tilegne seg kunnskaper om saksbehandlingsprosesser i private og offentlige virksomheter, dokumentets gang gjennom virksomheten. innføring i ulike former for saksbehandling, herunder elektronisk saksbehandling saksbehandlers ansvar i arkivdanningen 7
arkivarbeidets plass og rolle i saksbehandlingsprosessen elektroniske saks- og dokumentbehandlingssystemer (herunder SGK), rutiner og redskaper for oppfølging og kontroll og utforming av interne arkivrutiner opplæring av saksbehandlere Delemne OA14 Arkivplan Studenten skal ha kunnskaper om bestemmelser som vedrører arkivplanarbeidet og kunne utarbeide en arkivplan. bestemmelser for utforming av arkivplaner maler for arkivplan utarbeide en arkivplan organisering av arkivmaterialet Delemne OA15 Arkivet i samfunnet Studentene skal tilegne seg kunnskaper og forståelse for arkivets rolle i samfunnet. døgnåpen forvaltning offentlig servicekontor lokale samlinger samarbeid arkiv, bibliotek, museum Delemne OA16 Arkiv og bruker Studentene skal tilegne seg teorier og metoder knyttet til brukerkommunikasjon, kvalitetssikring og evaluering av søketjenester. Studentene skal tilegne seg innsikt i læringsprosesser og kunne relatere disse til arkivets rolle i ulike læringssituasjoner. arkivets brukergrupper teorier og metoder for kundebehandling brukerkommunikasjon, kommunikasjons- og motivasjonsteori formidlingsarbeid brukeropplæring presentasjonsteknikk kvalitetssikring Delemne OA17 Arkivlokaler og arkivpleie Studentene skal tilegne seg kunnskaper om hvilke sikkerhetskrav som stilles til ulike lagringsmedier og informasjonsbærere, og hvordan man sikrer arkivsaker mot tyveri, brann, lys, fuktighet og andre 8
former for skader og ødeleggelser. Studentene skal også tilegne seg kunnskaper om de kravene som stilles til ulike typer arkivlokaler i offentlig forvaltning. arkivforskriftens krav til arkivlokaler oppbevaringskrav til tradisjonelle medier (papir, skriveredskaper, m.m.), fotografisk materiale, mikrofilm og edb-medier. Arbeidsformer for modul OA1 Forelesninger og diskusjoner, studiebesøk, tverrfaglig prosjektarbeid, selvstudium og oppgaver med veiledning. Oppgavene vil være knyttet til personalforvaltning arkivorganisering saksbehandling arkivarens rolle og dokumentenes livsløp i organisasjonen arkivplanarbeid informasjonsforvaltning brukergrupper og kundebehandling Arbeidskrav for modul OA1 Emneoppgaver Studentene velger oppgaver innen to av temaene nevnt i punktet over. Oppgavene løses individuelt. Faglærer gir veiledning underveis i arbeidet med oppgavene. De to individuelle besvarelsene skal inngå i studentens mappe. Prosjektoppgave i modul OA1 Studenten lager en prosjektoppgave for delemnene i modul OA1. Tema for prosjektet velges i samråd med faglærer. Oppgaven løses individuelt. Det gis veiledning under arbeidet med prosjektoppgaven som skal inngå i studentens mappe. Praksisperiode Midt i 1. studieår (ved innledningen til høstsemesteret ved deltidsstudium) har studentene en veiledet, obligatorisk praksisperiode på 6 uker heltid. Gjennom praksis skal studentene gjøre seg kjent med yrket, få praktisk erfaring med arbeid i arkivdannende institusjon, lære hvordan et arkiv fungerer i en virksomhet og utvikle evnen til kritisk evaluering av arkivarbeidet i virksomheten. Studenten blir plassert i enten en offentlig eller en privat virksomhet. Studentene forplikter seg til å ta den praksisplassen som utdanningen stiller til rådighet. Etter praksisperioden skal studenten levere en praksisrapport. Rapporten inngår i studentens mappe. Vurdering av modul OA1 Mappevurdering. Til fastsatt frist skal studenten levere mappen, som skal inneholde: de to obligatoriske besvarelsene på emneoppgavene det tverrfaglige prosjektarbeidet et refleksjonsnotat over egen læring og egne arbeider praksisrapporten De to emnebesvarelsene gis gradert vurdering der A er beste karakter og F er ikke bestått. Prosjektarbeidet gis graderte vurdering der A er beste karakter og F er ikke bestått. Refleksjonsnotatet gis vurderingen bestått/ikke bestått. 9
Praksisrapporten godkjennes av faglærer. Det tverrfaglige prosjektarbeidet teller 50 prosent, de øvrige arbeidene teller samlet 50 prosent. Hver del i mappa må være bestått eller godkjent for at hele modulen skal være bestått. Det gis en samlet, gradert karakter på mappen, der A er beste karakter og F er ikke bestått. Mappene vurderes av faglærer. Et tilfeldig utvalg på 25 prosent av mappene vurderes også av ekstern sensor. Ekstern sensor deltar i arbeidet med fastsetting av vurderingskriterier 10
11